1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksen hyväksyminen. Puheenjohtaja esitteli RAKETTI ohjausryhmän antaman toimeksiannon KOKOA-koordinaatioryhmälle.

Transkriptio

1 RAKETTI-KOKOA koordinaatioryhmän kokous Pöytäkirja Aika: klo Paikka: Opetusministeriö, Meritullinkatu 10, neuvotteluhuone Louhi Osallistujat ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, OPM, puheenjohtaja rehtori Risto Ilomäki, LAMK (ARENE, KA-Pilottiohjausryhmä) professori Timo Tiihonen, JYO (TUTKI-ohjausryhmän pj.) kehityspäällikkö Ismo Kantola, TuAMK (toiminnan kehittäminen) johtaja Klaus Lindberg, CSC (Raketti-hanke) tietohallintojohtaja Kari Välimäki, LUT ( XDW ohjausryhmä pj.) tietojärjestelmäpäällikkö Sami Hautakangas, TaY (OPI- ohjausryhmä pj.) projektipäällikkö Jussi Koskivaara, HY ( KA- käsikirja ohjausryhmä) tietohallintopäällikkö Jaakko Riihimaa, SeAMK ( KA-Pilotti projektiryhmä pj.) IT-pääsihteeri Ahti Planman, UEF ( YO-IT-pääsihteeri ) IT-pääsihteeri Esko Ala-Peijari, CSC ; sihteeri ( Raketti-Kokoa, amk- IT-pääsihteeri) Työryhmän jäsenille on avattu postituslista KOKOA@postit.csc.fi 1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksen hyväksyminen Puheenjohtaja avasi KOKOA-koordinaatioryhmän ensimmäisen kokouksen klo ja todettiin, että kaikki kutsutut henkilöt olivat läsnä. Hyväksyttiin osallistujille ennakkoon lähetetty kokouksen alustava työjärjestys sellaisenaan kokouksen työjärjestykseksi. 2 Ryhmän toimeksianto (12:00-12:20) Puheenjohtaja esitteli RAKETTI ohjausryhmän antaman toimeksiannon KOKOA-koordinaatioryhmälle. "[15.2. RAKETTI] Ohjausryhmä päätti, että asetetaan KOKOA-koordinaatioryhmä toistaiseksi siten, että siihen kutsutaan kokonaisarkkitehtuuripilotin, -koulutuksen ja -asiantuntemuksen edustajia, ja osahankkeiden välistä yhteistoimintaa vahvistamaan osahankkeiden puheenjohtajat, molemmilta korkeakoulusektoreilta korkeakoulun johdon edustajat, laatutyön edustaja, koordinaattoritahon CSC edustusta ja IT-pääsihteerit edustamaan IT-johtoa. Ohjausryhmä nimitti koordinaatioryhmän puheenjohtajaksi Ilmari Hyvösen opetusministeriöstä. Ohjausryhmä päätti, että ehdotuksessa mainituilta henkilöiltä vahvistetaan heidän mahdollisuutensa osallistua toimintaan ja kokoonpano vahvistetaan sen jälkeen.

2 KOKOA-koordinaatioryhmän tehtäväksi asetettiin kokonaisarkkitehtuurityön koordinoiminen ja kokonaisarkkitehtuuriosaamisen lisääminen korkeakoulusektorilla, ja se ohjaa myös IT benchmarkingpienryhmän toimintaa. Ryhmän tulee toimittaa seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen tarkennettu tehtävänkuvaus ja toimintasuunnitelma, jonka jälkeen ohjausryhmä ottaa kantaa toiminnan jatkamiseen ja ryhmän kokoonpanoon. Ohjausryhmässä keskusteltiin myös mahdollisesta työn resurssoinnista lyhyesti." Toimeksiannon mukaisesti ryhmään oli kysytty suostumus ja lähetetty kutsu kaikille nyt paikalla oleville henkilöille. Puheenjohtaja tiedusteli puuttuuko vielä joitakin keskeisiä henkilöitä, joiden panosta ryhmässä tarvittaisiin. Ryhmää voidaan täydentää, mikäli esim. tarkennettu tehtävänkuvaus ja toimintasuunnitelma sitä edellyttävät. 3 Osahankkeiden ja projektien tilannekatsaukset kokonaisarkkitehtuurin kannalta (12:20-13:20) Jokaisen RAKETTI-osahankeen tai pilottihankkeen edustaja piti n min tilannekatsauksen oman hankkeensa nykytilanteesta ja siitä miten ne kytkeytyvät kokonaisarkkitehtuuriajatteluun. OPI (Sami Hautakangas) Sami Hautakangas esitteli oheisen liitteen (ks. liite 1) mukaisen alustuksen OPI:n tilanteesta arkkitehtuurin näkökulmasta. OPI ohjausryhmän puheenjohtaja odottaa koordinaatioryhmältä keskustelua mm. siitä mikä on työjako eri osapuolien/hankkeiden välillä. Myös yhteinen formaatti dokumentaatiolle edistää kokonaisarkkitehtuurin muodostamista yhteisten kokonaisarkkitehtuurikäsikirjojen/menetelmien työkalujen, wikien pohjalta. XDW (Kari Välimäki) Kari Välimäki piti tilannekatsauksen oheisen ( ks. liite 2.) kalvosarjan mukaisesti ja kuvasi miten se liittyy kokonaisarkkitehtuuriviitekehykseen. XDW-osahankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja totesi, että ensimmäinen versio 1.0 käsitemallista on julkaistu 2/2010, jossa on mukana sekä YO että amk.. Hän korosti käsitemallin merkitystä tietojärjestelmien yhteentoimivuudessa ja toiminnan/tietojärjestelmäkehityksen perustana. Käsitemalli määrittelee tiedon rakenteen, joten se sisällä prosessia kuten OPI ja TUTKI. Käsitemallin ja tietovaraston termien merkitys ei saisi sekoittua, joten voisi olla eduksi nimetä ne uudelleen. TUTKI (Timo Tiihonen) Timo Tiihosen tilannekatsaus juuri käynnistyneestä TUTKI-osahankkeesta (ks. liite 3) TUTKI hankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja totesi, että hanke on juuri saatu käyntiin ja 2 ensimmäistä kokousta on pidetty. Osahanke kattaa tutkimushallinnon ja jure(julkaisuaineistot). Pääpaino on tutkimushallinnossa, koska julkaisurekisteri käsitellään omassa JURE-ala-projektissa. Tutkimusaineistojen rooli on toissijainen. Tutkimushallinto eroaa olennaisesti opintohallinnosta, jossa tapahtumisa on huomattavan paljon enemmän. Koska tutkijoita on suhteessa pieni määrä, tietojärjestelmien kehittäminen tulee suunnata sinne missä saadaan suurin säästö, kuten esim. mikrotason tukijärjestelmiä kehittämällä. Kansainvälinen tutkimushanke on varsinainen happotesti korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurille ja perusjärjestelmille. Siinä tulee esille monia uusia kysymyksiä koskien kansainvälisiä tutkimusryhmiä, jotka toimivat useassa maassa, kuten esim. yhteiset standardit, yhteensopivuus, tunnistautuminen, jne

3 Kokonaisarkkitehtuuripilotti (Jaakko Riihimaa) Jaakko Riihimaa kertoi tilannekatsauksen KA-pilottiprojektin nykytilaan ja tavoitteisiin (ks. liite 4.) Projektiryhmän puheenjohtaja totesi, että hanke on lähtenyt hyvää vauhtiin. KA-pilottihanke muodostuu 4 (+2) osa-projektista, joissa on vireillä jokin merkittävä rakenteellinen muutos- tai yhteistyöhanke. Yhden osa-projektin teema on laatu ja on sateenvarjohanke kaikille osaprojekteille. Tässä osa-projektissa aiheena on mm. strategian, laadun ja kokonaisarkkitehtuurityön keskinäinen yhteensovittaminen. Esisuunnitteluvaihe on saatu päätökseen 1/2010 ja nyt 2.vaiheessa otetaan käyttöön ja koulutetaan Kartturi-menetelmämallia työkalupakkeineen. Se on jatkotyö HY:n käsikirjan, JHS:n uuden suosituksen ja ValtIT:n ohjeistuksen pohjalta ja samalla se sovelletaan korkeakoulujen toimintaan sopivaksi. Toukokuussa julkaistava 1,5 versio on KA-pilotin osahankkeiden pilotointivaiheen menetelmäopas. Korkeakoulujen osa-projektien pilotoinnissa saatavat kokemukset kootaan syksyllä julkaistavaan Kartturi 2.0 versioon. Kaksi konsulttia on helmikuussa saatu mukaan toteutusvaiheen ohjaamiseen. KA-pilotin tavoiteaikataulu on vuosi 2010 ja päätösseminaari pidettäneen 2/2011. Kokonaisarkkitehtuurikäsikirja (Jussi Koskivaara / Ahti Planman) Jussi Koskivaaran loi tilannekatsauksen Korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurikäsikirjan nykytilaan (ks.liite 5) Käsikirjaprojektin projektipäällikkö totesi, että käsikirjan pohjalta pidettävä koulutus on lähes kokonaan toteutettu. Pari yksittäistä tilaisuutta vielä pidetään. Koulutuksien yhteydessä on koottu palautetta tarvittavasta jatkotyöstä. Käsikirjan vastaanotto on ollut myönteinen. Varsinaisia toteutuksia ei ole vielä korkeakoulutasolla käynnistynyt. Käsikirjatyön jatkotyötä on pohdittu hankeen ohjausryhmässä, jossa on HY:n edustajien lisäksi ITpääsihteerit Planman ja Ala-Peijari. Yhtenä vaihtoehtona CSC:n ylläpitämä wiki, josta erikseen esitys myöhemmin. 4 Näkökulmat kokonaisarkkitehtuuriin, ryhmän toimeksianto ja toimintasuunnitelman muotoileminen ( ) Puheenjohtaja esitteli asian liitteenä olevien kalvojen pohjalta. (ks liite 6 ja 7) ja keskusteltiin asiasta laajasti ja sovittiin asian jatkotyöstämisestä seuraavaan kokoukseen. Liitteet: Liite_4b_kokonaisarkkitehtuurinäkökulmia.xls Liite_4c_01_Valtionhallinnon_arkkitehtuuriperiaatteet_ja_-linjaukset_v0.62.pdf Ilmari Hyvärinen alustus herätti laajan keskustelun, josta poimintoja alla: - AMK:n etu on nuori kulttuuri, yhteisiä isoja hankkeita kuten Proamk.

4 - Rakennekehitys tuonut paineita jo useamman vuoden. Vielä on kuitenkin pitkä tie ennen kuin kansalainen/peruskäyttäjä tuntee asian. Myös OPM: julkaisu kannustaa korkeakouluja kehittämään tietojärjestelmiä ydintoimintaa tukeviksi. Absoluuttisesti ollaan oikealla tiellä. - HY kannustanut aktiivisesti myös muita korkeakoulut mukaan KA-työhön. Myös IT-pääsihteerit käsikirjaohjausryhmässä mukana. - Onko tutki-hankkeessa amk:n lakisääteinen soveltava tutkimus huomioitu riittävästi. - ARENE miettii haku-järjestelmän uusimista. Odotetaan Raketti-hankkeen kantaa asiaan. - xdw oltava hteinen tiedonsiirtokanava kahden operatiivisen järjestelmän välillä. Mikä kuuluu Rakettihankkeeseen, ei ehdotonta rajausta. - Kari: tietomallin tulee sisältää operatiivisen tietovaraston sisällön määrittelyt. - kari: tutkimuksen tuloksien tallentamine yhteneinen sen sijaan tutkimuksen tekotavat vapaat. - kari: kaikissa esityksissä tulisi viitata xdw tietomalliin. - pj. XDW ja OPI vastaa keskinäisestä yhteistyöstä. - amk vaatii myös operatiiviset toiminnot. - Kari: Nimetään XDW:n tietovarasto osa uudelleen ettei käsitteet sekaannu. - pj. strateginen raportointi/operatiivinen raportointi =käsitteen tarkennus. - Asiakasnäkökulma korostuu oppijan palvelukokonaisuudessa: Ahti: Opiskeli/opettaja lähtöisyys myös rakettiin. Tutkijalähtöisyys tutkiin. - pj. Tehtävät: Ryhmä voi toimia suosituksien antajana isoissa asioissa Raketti-ohjausryhmälle ja pienissä CSC:lle. - Sami: Kuka tekee mitäkin; tärkeä rajata mikä ryhmä tekee mitäkin. rajapinnat osahankkeiden välillä. - =Hankeroolit! - pj. Valtion periaatteet: ok otetaan sellaisenaan tai soveltaen käyttöön. Korkeakoulutason periaatteet tehdään yhdessä= koordinaatioperiaatteet.(korkeakoulutaso vain tarvittavin tarkennuksin?) - esim. ahti: Sisäisten korkeakoulujen konsulttien kierrätys? tarvittaisiin selkeät pelisäännöt. - Kari: ryhmän focus. yhteisistä toimintamalleista. - Valtion periaatteet sovelletaan opm:n hallinnonalalle. - Klaus: tehtävistä ja toimijoiden rooleista pp-kuva. - Tietoa tarvitaan pedagogisen tiedon rajalta. Opiskelijahaun uudistaminen - Klaus:yhteentoimivuus!!! hyvä sana. - pj. kuuluuko sidosryhmähankkeiden kuten VALTASA Kunta It ym toiminnan seuranta työryhmän tehtäviin? => sidosryhmien huomiointi kuuluu koordinaatioryhmälle. - Kuuluuko, travelin seuraaja tai tilahallinto työryhmälle. - Muiden kk:n sisäisten hankkeiden osalta: Hyvä viittauskäytäntö rajapintoihin (roolit tärkeät!) seuraava kokous ranskalainen - Halutaanko käyttää konsulttia työryhmän tukena? ei/ehkä esim. kokopäivä workshop? - Jaakko: kasvavaa tarvetta tarvetta KA:n viestintään. Miksi tätä tehdään, argumentointi. rehtorille, opettajalle tutkijalle Kokousmateriaalin ja käydyn keskustelun pohjalta puheenjohtaja lupasi laatia mennessä ensimmäisen version tarkennetusta tehtäväkuvauksesta ja toimintasuunnitelmasta ryhmän kommentoitavaksi. Koordinaatioryhmän palautetta siihen odotetaan viikon kuluessa. Versio 2 jaetaan ennen seuraavaa kokousta 11.5., jossa päätetään sisällöstä. 4.1 Benchmarking (Ahti Planman) Ryhmän pj. Ahti Planmanin tilannekatsaus neljän hengen valmistelutyöryhmän työstä (ks. kalvot 8). Ryhmä muodostuu 2 yliopiston ja 2 amk:n edustajasta. Tähän mennessä on pidetty 2 kokousta, joiden tuloksien yhteenveto liitteenä. Ryhmä tekee esityksen Raketti-ohjausryhmän kesäkuun kokoukseen. Eri korkeakoulujen valmiudet ja kokemukset hyvin erilaiset. Pisimmällä työssä ovat ne 7 yliopistoa, jotka olivat yhteisessä BM-projektissa 3 vuotta sitten. He ovat halukkaita osallistumaan myös jatkotyöhön. Bencmarkauksen tilaajana olisivat sekä korkeakoulun johto että IT-johto. Focus olisi tietohallinnon ja sen ITresurssien nykytilakartoituksessa, kuten laitteistojen määrä, järjestelmien käyttö, henkilöajan käyttö, kustannukset jne. Tuottavuuden tai jopa vaikuttavuuden arviointi vaatii erillisen harjoituksen..

5 Työryhmän 2 linjausta: 1. linjaus: Kaikki korkeakoulut mukaan! (=kannatettiin!) 2. esitys: konsultti tekemään esityksen 7000 (=hyväksyttiin) Konsulttityö OK, raketti ohjausryhmä on jo aikaisemmin periaatteessa hyväksynyt asiantuntijan käytön. Ahti: yliopistojentilikarttojen vertailu tehty. VM:n kyselyssä 160 kysymystä Kari: tehdään xdw:n vakio kyselystä ja automatisoidaan. Jaakko: verrataanko 3%:n IT-kuluja vai niiden aikaansaamaa tuottavuutta 97%. pj. Aluksi vain IT-kustannukset mukaan lukien IT-työ 4.2 Kypsyystasoarvionti (Jaakko Riihimaa) Jaakko Riihimaa: alustava ehdotus kypsyystasoarvioinnin toteuttamiseksi KA-Pilotissa ValtIT:n mallia kokeiltu syksyllä. Nyt sovelletaan Kartturiin liittyvää parannettua versiota. Yliopistot ovat halukkaita tekemään kaikkia korkeakouluja kattavan kypsyystasoarvioinnin. Vaihtoehtoisia menetelmiä: Nestori Syynimaan väitöskirjatyöhön voitaisiin kytkeä laajempi haastatteluun perustuvan kypsyystasoarviointi. Metodi vaatii laajuudesta riippuen n. 1-3 työpäivän organisaatiokohtaiset haastattelut. Konsulttien ValtIT.n metodiin perustuva pikatesti: voidaan toteuttaa n. puolen päivän koulutus/työohjaus worksopilla korkeakoulussa. Käytännön toteutustapoja voisi olla esim: 1) organisaation itsearvio ( halpa, mutta keskinäinen vertailtavuus heikko. Kokeiltu KA-pilotissa 09) 2) pikatesti organisaatiokohtaisesti ( kustannustehokas ja yhtenäinen metodi kaikille. Käytössä KA-pilotissa) 3) Syynimaan malli ( laaja ja kalliimpi, mutta sisällöllisesti paras ja huomioi johdon) 4) laatuauditoinninprosessin osa ( hyvä jatkuvuusmalli, käynnistyy hitaasti) 5) 3 kansallista workshop prosessia ( yhteisöllinen ja informatiivinen, vaatii riittävästi ohjausvoimaa) (5) Tapa edetä: Kokeillaan KA-pilotissa ja laajennetaan kaikille korkeakouluille Jaakko Rihimaa valtuutettiin IT-pääsihteerien avustamana tekemään tarkemman esityksen seuraavaan kokoukseen. 4.3 Kokonaisarkkitehtuuri WIKI ja käsikirjatyö (Ahti Planman) Ahti Planman esitteli alustavia suunnitelmia sekä tilannekatsausta kokonaisarkkitehtuurikäsikirjatyöstä. Asiaa pohdittiin mm. KK-käsikirjatyön ohjausryhmässä HY:llä aamupäivällä Todettiin, että pyritään yhdistämään KK-käsikirjan, uuden JHS:n ja työnalla olevan Kartturi 1.5 tulokset mahdollisimman kattavaksi, korkeakoulujen käytännön arkkitehtuurityötä tukevaksi menetelmäohjeeksi ja hyvien käytäntöjen viitearkkitehtuuripankiksi. Alustavia ehdotuksia toteutuksesta on, että sen kokoaminen ja ylläpito toteutettaisiin verkossa olevassa yhteisessä WIKIssä ja työtä koordinoisi CSC. Ylläpidon organisointi vaatinee puolipäiväisen moderaattorin. Kokous valtuutti pääsihteerit Ahti Planmanin ja Esko Ala-Peijarin tekemään tarkennetun esityksen seuraavaan kokoukseen. 4.4 Budjetin kohdentaminen edellisille Budjetin käsittely siirrettiin ajan puutteen vuoksi seuraavaan kokoukseen.

6 5 Muut asiat 5.1 Tarkennettu tehtäväkuvaus ja toimintasuunnitelma Kokousmateriaalin ja käydyn keskustelun pohjalta puheenjohtaja lupasi laatia mennessä ensimmäisen version tarkennetusta tehtäväkuvauksesta ja toimintasuunnitelmasta ryhmän kommentoitavaksi. Koordinaatioryhmän palautetta siihen odotetaan viikon kuluessa. Versio 2 jaetaan ennen seuraavaa kokousta 11.5., jossa päätetään sisällöstä. 6 Seuraavat kokoukset klo paikka opetusministeriö. Tarkistaaan kokouksen aloitusaikataulu, sillä pitkämatkalaiset ehtivät vasta klo Selvitetään myös voiko osallistua kokoukseen videoyhteyden kautta.