Yliopistojen opintohallinnon tietojärjestelmäselvitys

Transkriptio

1 Yliopistojen opintohallinnon tietojärjestelmäselvitys KOTA AMKOTA seminaari, Helsinki Sami Hautakangas,

2 Selvitysmiesten tehtävät 1. Tunnistaa yliopistoissa käytössä olevat opintohallinnon tietojärjestelmät (OODI, OPSU, OPRE, Otto...) ja lyhyesti kuvata ne 2. Kuvata meneillään oleva tietojärjestelmien kehitystyö 3. Tunnistaa ja kuvata nykyisten opintohallinnon tietojärjestelmien edut ja haitat 4. Koota toimenpide ehdotukset ja suositukset siitä, miten opintohallinnon sähköinen asiointi tulisi jatkossa hoitaa. Lisäksi asetuskirjeessä mainitaan, että toimenpide ehdotuksessa tulee kuvata esitettävä sähköisen asioinnin järjestelmä modulaarisena ja suositeltava kehityspolku järjestelmän toteuttamiseksi.

3 Selvitystyön toteutus Selvitystyö alkoi ja valmistui ja toteutettiin kahden selvitysmiehen oman toimen ohella tehtävänä työnä. Selvitystyö perustui haastatteluihin, joihin yliopistoilta pyydettiin avainhenkilöitä, käytännössä haastatteluihin osallistui pääosin tietohallinnon ja opintohallinnon edustajia Haastateltaville toimitettiin etukäteen lista kysymyksiä eri järjestelmän kehittämiseen liittyvistä näkökulmista, joiden pohjalta yliopistojen pyydettiin nostamaan esiin omasta näkökulmista keskeisimpiä asioita esiin Selvitystyössä haastateltu seitsemän Oodi yliopiston sekä seitsemän ei Oodiyliopiston edustajia. Lisäksi selvitysmiehet ovat olleet selvityksen puitteissa yhteydessä mm. Oodikonsortioon, Suomen virtuaaliyliopistoon, Opetushallitukseen sekä Valtiokonttoriin. Selvitys pohjautuu selvitysmiesten tekemien haastatteluiden ja oman kokemuksen pohjalta syntyneeseen käsitykseen.

4 Opintohallinnon perusjärjestelmät, taustaa Yliopistojen opintohallinnon perusjärjestelmät ovat kehittyneet 1960 luvun lopulta lähtien tarpeesta rekisteröidä opiskelijoiden opinto oikeuksia, opintosuorituksia ja tutkintoja. Opintohallinnon henkilökunnan käytössä olevien tietojen tallentamisen perusvälineiden oheen on syntynyt sähköisiä asiointipalveluita, jotka liittyvät opiskelijoiden opintoihin liittyviin rutiinitehtäviin (ilmoittautumiset, suoritusten seuraaminen jne.) ja yhä enemmän myös varsinaiseen opintojen ja opetuksen suunnittelun ja toteuttamisen tukemiseen (opetussuunnitelmat, ohjauksen välineet, kurssinhallinnan välineet). Tarve sujuvalle tietojen siirtämiselle eri järjestelmien välillä (oppimisympäristöalustat, tilavaraukset, kalenterit ym.) on tullut ilmeiseksi. Järjestelmien keskinäinen integrointi ja yhteentoimivuus on tullut koko ajan tärkeämmäksi ja arkkitehtuuriratkaisut näihin vaatimuksiin ovat kehittyneet vasta viime vuosina. Opintohallinnon tietojärjestelmät ovat kehittyneet monipuolisiksi ja samalla monimutkaisiksi järjestelmiksi. Yhteistyön tarve ongelmien ratkaisemiseksi on tiedostettu kaikissa yliopistoissa ja asenne siihen oli kaikissa yliopistoissa positiivinen.

5 Nykyisin käytössä olevat opintohallinnon perusjärjestelmät Yliopistoissa on käytössä tällä hetkellä seitsemän keskitetysti ylläpidettyä opintohallinnon perusjärjestelmää, joiden piirteet ja toimintojen painotukset poikkeavat jonkin verran toisistaan. OODI käytössä 13 yliopistossa OTTO, Kuopion yliopisto Kopsu, Kuti, Kuvataideakatemia OPSU, OPSI, ja Turun yliopisto Jore, Korppi, Tutti, (Ad)Acta, Jyväskylän yliopisto OPREK ja n. 15 osajärjestelmää, Tampereen teknillinen yliopisto Sture, MinPlan, TeRes, Åbo Akademi

6 Nykyisin käytössä olevat opintohallinnon perusjärjestelmät Yhteenvetona voitaneen todeta, että haastattelujen perusteella yliopistot ovat pääsääntöisesti tyytyväisiä nykyisten järjestelmiensä palvelutasoon. Kehittämistä on etenkin yhteiseen tietosisältöön sekä järjestelmäarkkitehtuuriin liittyvillä alueilla. Useat perusrekisterit ovat iältään vanhoja ja niiden uudistaminen tulee ajankohtaiseksi seuraavien vuosien aikana. Palvelujen osalta järjestelmät ovat erilaisissa elinkaaren vaiheissa.

7 Toimenpide ehdotukset ja suositukset Ei ole osoitettavissa yksittäistä kehittämiskohdetta, jossa yhteistyöllä voitaisiin nopeasti ja helposti saavuttaa mittavaa hyötyä. Yhteisen järjestelmän potentiaaliset hyödyt koostuvatkin useammista pienemmistä kehityskohteista, ja näkyvät pidemmällä aikavälillä. Tilanteessa ei ole perusteita ottaa suuria riskejä, vaan suosituksena on ennakoiva opintohallinnon perusjärjestelmän ja siihen liittyvän arkkitehtuurin uudistaminen sekä yhteisen kehittämisen ja ylläpidon organisointimallin luominen. pyritään yhdistämään yhteisten tietojärjestelmien hyvät puolet yliopistojen toimintavapauteen kehittyvillä toiminta alueilla ja vaiheittaisella etenemistavalla pyritään vähentämään investointeihin liittyviä riskejä.

8 Toimenpide ehdotukset ja suositukset 1. Muodostetaan opintohallinnon tietojärjestelmäkehityksen yhteistyön väliaikainen organisaatio, joka vastaa kehityksen ensimmäisestä vaiheesta. 2. Määritellään yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen kanssa neuvotellen tarkemmat yhteiset tavoitteet, joihin tietojärjestelmällä pyritään. Toiminnan laadun tukeminen Raportoinnin kehittäminen Uusien mahdollisuuksien hyödyntäminen Arkkitehtuurin kehittäminen Kustannussäästöjen toteuttaminen 3. Jaetaan kehitystyö prosessialueisiin, tunnistetaan niiden sisältämät prosessit ja valitaan yhteisellä tietojärjestelmillä tuettavat prosessit.

9 Toimenpide ehdotukset ja suositukset 4. Järjestelmän tekninen tavoitearkkitehtuuri määritellään kiinteässä yhteistyössä ValtIT:n ja muun julkisen hallinnon arkkitehtuurityön kanssa. 5. Valmistellaan yhteinen toiminta ja päätöksentekomalli pitkäjänteiseen opintohallinnon tietojärjestelmien kehittämiseen ja ylläpitoon. 6. Em. yksikön johdolla määritellään ja toteutetaan prosessilähtöisesti yhteinen perusjärjestelmä, jolla korvataan vaiheittain kaikki yliopistojen käytössä olevat tekniikaltaan vanhenevat perusjärjestelmät.

10 Toimenpide ehdotukset ja suositukset 7. Yhteistyöhön osallistuvat organisaatiot muokkaavat nykyisiä opiskelijoiden ja opettajien palveluitaan käyttämään yhteistä perusjärjestelmää rajapintojen kautta. Vaihtoehtoisesti uusia palveluliittymiä voidaan kehittää yhteistyössä tai yksin. 8. Järjestetään yhteisen perusjärjestelmän käyttöpalvelut palvelukeskusmallin mukaisesti. 9. Rahoitetaan uuden järjestelmän kehitystyö OPM:n tietohallintostrategiassa kuvatun mallin mukaisesti siten, että järjestelmän 10. Kehittämisvaiheen kustannukset katetaan OPM:n rahoituksella ja liittymien rakentamisesta ja käyttöönotosta vastaavat yliopistot.

11 Yhteenvetona 1. Kehittämisyhteistyö: Ehdotetun yhteistyön laajuus ylittää tämänhetkiset yhteistyömuodot, kyseessä ei pelkkä tietojärjestelmäkehitys > Muoto mietittävä ja sovittava yhteisesti olemassa olevaa yhteistyötä unohtamatta. 2. Tavoitteiden selkeyttäminen: Haastatteluiden perusteella ei tullut esiin selkeitä suuren linjan hyötyjä, jotka luontevasti ohjaisivat koko toimintaa. Pienempiä konkreettisia kohteita tuotiin kyllä esiin. Mm. valtakunnallisen opinto oikeus ja tutkintorekisterin ratkaiseminen tässä yhteydessä. > Peruslinjaukset ja lähtökohdat sovittava yhteisesti.

12 Yhteenvetona 3. Yhteisten prosessien valinta: Mitä prosesseja voidaan yhtenäistää kansallisella tasolla? 4. Teknisten ratkaisujen valinta: Kun edelläolevista asioista on sovittu, on olemassa pohja kriteereille, joiden pohjalta toteuttamisvaihtoehto kustannuksineen voidaan arvioida. Vaihtoehdot ovat teknisesti uuden järjestelmän kehittäminen tai kehittäminen jonkin nykyisen järjestelmän pohjalta (käytännössä ainoastaan Oodia tarjottiin haastatteluissa tekniseksi pohjaksi, muut toivat esiin, että ratkaisumalleja on hyödynnettäväksi)

13 Yhteenvetona Tekijän näkökulmasta selvitystyö on jäsennys ja avaus keskustelun pohjaksi ja tarjoaa yhden näkemyksen johon jatkokeskustelua voidaan suhteuttaa. Todelliset ratkaisut voidaan tehdä vain yhteistyössä.