RAKETTI-OPI Ohjausryhmä Pöytäkirja

Transkriptio

1 RAKETTI-OPI Ohjausryhmä Pöytäkirja Aika: klo Paikka: CSC Läsnä: Kutsuttuina: Sami Hautakangas Arja Hovila (ACP-yhteydellä Vaasan yliopistosta) Pekka Koivukoski Kirsti Kylä-Tuomola Klaus Lindberg Aleksis Nokso-Koivisto Päivi Pakkanen Tuulikki Paturi Esko Tirkkonen Ulla Voutilainen Kuno Öhrman Jussi Auvinen Pekka Linna Asialista 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen kello Asialistan hyväksyminen Hyväksyttiin asialista kokouksen työjärjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Pöytäkirjaan päätettiin lisätä asiakohtaan 3. orientoituminen ohjausryhmätyöskentelyyn osahankkeen tehtävät ennen ohjausryhmän tehtäviä. Pöytäkirja hyväksyttiin muutetussa muodossaan. 4. RAKETTI-tilannekatsaus Klaus Lindberg esitteli RAKETTI-hankkeiston tilannekatsauksen muiden osahankkeiden osalta. XDW-osahankkeessa tietovaraston hankinta on kilpailutettu ja kustannusarvio tietovaraston toteuttamiselle on tarkistettu sen perusteella. Kustannusmallin ja kustannusten jaon ratkettua tietovarastoa lähdetään toteuttamaan siinä laajuudessaan kuin se on mahdollista. Tietovarastopiloteiksi ilmoittautuneiden korkeakoulujen kanssa käydään parhaillaan neuvotteluja, jotta pilottien osa-alueet jakautuisivat tasaisesti. Tietovaraston testaaminen alkaa kesällä 2009, ja 1

2 se tulee tuotantokäyttöön vuodesta 2011 lähtien. Tietovaraston odotetaan tuottavan ensimmäiset raportit vielä tämän vuoden puolella. XDW:n käsitemäärittelytyössä on parhaillaan käynnissä AMK-käsitteiden käsittely. Opetusministeriö tulee jatkossa määrittelemään uudet tietotarpeensa ja indikaattorinsa yhteisen XDW:ssä määriteltävän käsitemallin avulla. XDW tulee korvaamaan pääosin mm. Kota- ja AMKotajärjestelmillä tehtävää tiedonkeruuta. KOKOA-osahanketta ei ole organisoitu OPI:n ja XDW:n kaltaisesti, vaan aiheen laajuuden vuoksi valmistelua on vielä jatkettu muilla tavoilla. Osahankkeessa on aktiivisesti osallistuttu korkeakouluissa käynnissä olevaan kokonaisarkkitehtuurityöhön tai tuettu sitä (mm. AAPA-ryhmän kokonaisarkkitehtuuripilotti, HY:n kokonaisarkkitehtuurikäsikirja ja viimeisimpänä on liitytty SOLEAnimiseen TEKESin rahoittamaan kokonaisarkkitehtuurityötä tukevaan ja tutkivaan hankkeeseen). RAKETTI-ohjausryhmän kokouksessa keskusteltiin uudesta TUTKI-osahankkeesta. Kokouksessa ehdotettiin perustettavaksi konkreettinen projekti julkaisurekisterinpalvelujen rakentamiseksi XDW-käsitemallin laajennuksen ja CSC:n vuonna 2008 tekemän teknisen selvityksen pohjalta. Laajemman TUTKI-osahankkeen, johon RAKETTI-ohjausryhmä palaa myöhemmin, tavoitteena on tarkastella ja tukea korkeakoulujen tutkimusprosessia vastaavalla tavalla kuin OPIosahankkeessa tarkastellaan ja tuetaan opinto-/opetusprosessia. Ohjausryhmä merkitsi tilannekatsauksen tiedoksi. 5. OPI-osahankkeen tavoitemuistio (pöydällä edellisestä kokouksesta) Lauri Stigell pohjusti keskustelua osahankkeen tavoitteiden määrittelytyön jatkamisesta korkeakoulujen lausunnoissaan antaman palautteen sekä OPI-ohjausryhmän ja RAKETTIohjausryhmän kokouksissaan antamien ohjaavien kommenttien pohjalta. Aiemmassa käsittelyssään osahankkeen ohjausryhmä linjasi, että muistion jatkotyöstämisessä on tarpeen kiinnittää huomiota hankkeen tavoitteiden tarkempaan jäsentämiseen, perusjärjestelmän määrittelyyn, eri vaihtoehtojen väliseen kustannusvertailuun, osahankkeen etenemisen aikatauluttamiseen sekä hankekauden jälkeisen koordinaatio-, kehittäjä- ja ylläpitäjäorganisaation hallinta- ja rahoitusmalliin ja tehtäväkenttään. (Ks. tarkemmin: RAKETTI-ohjausryhmä puolestaan päätti, että muistion vaihdantamallin tavoitteeseen tulee sisällyttää ajatus ohjelmistopoolista, johon korkeakoulujen tuottamat sovellukset tulee luovuttaa kaikkien korkeakoulujen käyttöön ilmaiseksi ja vapaasti jatkokehitettäväksi. Lisäksi ohjausryhmä päätti, että tulevassa RAKETTI-hankekauden jälkeisessä organisoitumismallissa päätökset tehdään yksinkertaisella enemmistöllä. Ohjausryhmä myös edellytti, että muistion jatkotyöstössä on otettava huomioon mahdollisuus, että tulevaisuudessa korkeakouluissa on käytössä yksi tai useampia järjestelmiä. (Ks. tarkemmin: OPI-ohjausryhmä kiinnitti keskustelussaan huomiota erityisesti osahankkeen rajaukseen. Keskustelussa esitettiin tavoitemuistioon viitaten, että perustavoitteena tulisi olla opintohallinnon perusjärjestelmän tuottaminen, jota muut osatavoitteet vaihdantamalli, koordinaatiomalli sekä käsite- ja tietomalli osaltaan tukevat. Ohjausryhmä linjasikin, että osahankkeen keskiössä tulee olla huolellisesti määriteltävä ja tuotettava tai hankittava tietojärjestelmä, sen tuottamat palvelut sekä järjestelmän ylläpidon ja kehitystyön organisointi. 2

3 Ohjausryhmä totesi tavoitemuistion järjestelmäkehitykseen liittyvän palvelumallin sisältävän tällä hetkellä käytännössä kolme rinnakkaista linjaa: 1) yleisellä tasolla tapahtuvan järjestelmien yhteentoimivuuden edistämisen ja osahankkeen kokonaisuuden jäsentämisen, 2) mahdollisiin valmisratkaisuihin (kuten HISinOne) liittyvät lisäselvittelyt, joilla osaltaan valmistellaan mahdollista tarjouskilpailua (ks. tarkemmin pöytäkirjan asiakohta 6 b) ja 3) Oodi-konsortion yhteistyömallin integrointimahdollisuuksien selvittämisen osaksi OPI-kehystä. Ohjausryhmä katsoi, että korkeakoulut pystynevät sijoittamaan itsensä OPI-kehyksessä ainakin yhteen kehityslinjaan, minkä ansiosta kokonaisuutta saadaan vietyä tasapainoisesti eteenpäin. Lisäksi ohjausryhmä katsoi, että kokonaiskuvan hahmottamista edistää kokonaisuuden kuvaaminen myös nykyisten toimijoiden kautta. Tällöin voidaan havainnoida, miten eri sidosryhmät asettuvat edellä mainittujen rinnakkaisten kehityslinjojen suhteen. Keskustelussaan ohjausryhmä totesi, että tulevassa organisoitumismallissa ydinkysymyksenä on päättää korkeakoulujen ja järjestelmän toimittajien välissä toimivan organisaation roolista suhteessa tilaaja tuottaja-malliin. Ohjausryhmä katsoi, että osahankkeessa kehitystyö tapahtuu luontevimmin siten, että päätöksiin kykenevä, riittävän suuri intressitaho lähtee olemassa olevan tiedon pohjalta edistämään järkeväksi katsomaansa kehitysajatusta. Kehitysajatuksen tuominen OPI-ohjausryhmään mahdollistaa puolestaan idean tarkastelun osana opintohallinnon kokonaisarkkitehtuuria ja mahdollisuuksien mukaan osahankkeessa jo olemassa olevien sekä tulevan organisaation resurssien hyödyntämisen. Ohjausryhmä piti tärkeänä, että tavoitemuistiossa esitetyn mukaisesti osahankkeessa hyödynnetään aiemmin tehtyä työtä mahdollisimman paljon. Järjestelmien yhteentoimivuuden ja aiemman työn hyödyntämisen näkökulmista esimerkiksi ProAMK-hankkeen tulosten vertautumisen tarkastelua suhteessa yliopistosektorin tarpeisiin pidettiin perusteltuna. Ohjausryhmä päätti asettaa valmistelutyöryhmän (Sami Hautakangas, Tuulikki Paturi, Lauri Stigell) tekemään pohjaa opintohallinnon perusjärjestelmän vaatimusmäärittelylle kesän aikana. Työskentely päätettiin aloittaa ProAMK-hankkeessa määritellyn ammattikorkeakoulusektorin tavoitejärjestelmän ja yliopiston tarpeiden vertailulla, jossa tehtävä työ muodostaa osaltaan pohjia syksyllä perustettaville osahankkeen asiantuntijaryhmille. Ohjausryhmä edellytti, että vertailu on tehtävä palvelu- ja prosessilähtöisesti, ei järjestelmäsidonnaisesti. Työn tulokset esitellään ohjausryhmän seuraavassa kokouksessa. Ohjausryhmä päätti, että tavoitemuistion työstämistä jatketaan CSC:llä, ja se tuodaan OPIohjausryhmän syksyn ensimmäiseen kokoukseen. Työssä hyödynnetään tarvittaessa ohjausryhmän asiantuntemusta. 6. Hankekoordinaatiomalli a) Hankeavausten käsittely OPI-osahankkeessa Lauri Stigell esitteli suunnitelman OPI-osahankkeeseen sisällytettäväksi aiottujen hankkeiden käsittelymenettelystä. Menettelyn tavoitteena on päättää toimintavoista, joilla aiemmin tehty, parhaillaan käynnissä oleva ja suunniteltu opintohallinnon järjestelmäkehitystyö voidaan luontevasti nivoa osaksi kansallista viitekehystä. Keskustelussa nostettiin esiin, että Helsingin yliopistossa valmistelussa olevassa Korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurin käsikirjassa esitetty ajatus hankesalkusta voisi olla hyvä lähtökohta kokonaisuuden hahmottamiselle, sillä salkun avulla on mahdollista muodostaa kokonaisnäkemys opintohallinnon järjestelmäarkkitehtuurista, ja se osaltaan parantaa 3

4 kokonaisuuden läpinäkyvyyttä. Vastaavasti keskustelussa todettiin, että kunta-it:ssä käynnissä olevaa integraatiokehitystä on järkevä seurata ja pyytää tarvittaessa konsultaatiota. Ohjausryhmä totesi, että hankeavausten mahdollinen keskitetty rahoitus määräytyy sillä perusteella, kuinka hyvin esitettävät kehityssuunnitelmat niveltyvät osaksi opintohallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Perustavoitteena on, että korkeakoulut pystyvät yhdessä sopimaan osahankkeen puitteissa halutuista kehityssuunnista, joiden toteuttamiseen ministeriö mahdollisesti osallistuu rahoitusosuudella. Ohjausryhmä totesi, että OPItavoitemuistioluonnoksessa esitettyä hankekoordinaatiomallia hyödynnetään hankeavausten käsittelymenettelyn pohjana. Hankeavausta ehdottavilla organisaatioilla on mahdollisuus hyödyntää CSC:n OPI-henkilöstöä hankeavausten valmistelussa ennen kuin niitä tarjotaan ohjausryhmän käsittelyyn. Lisäksi ohjausryhmä painotti, että kaikki OPI-kehyksessä tarvittava kehitystyö ei vaadi erillisiä järjestelmiin liittyviä kehityshankkeita, vaan osa kehitystarpeista voidaan hoitaa koordinoidusti sopimalla. Ohjausryhmä totesi, että toistaiseksi keskustelussa ollut kehitystyön lähtökohta opintohallinnon perusjärjestelmä on noussut edeltävissä selvityksissä kipeimmin tarvittavaksi uudistamisen kohteeksi. Sen vuoksi perusjärjestelmän määrittely ja siihen liittyvät kehityshankkeet ovat koordinaatiomallissakin tässä vaiheessa osahankkeen keskiössä. Ohjausryhmä päätti, että Jussi Auvinen työstää puheenjohtajan aloittamaa perusjärjestelmän ja moduulien suhdetta kuvaavaa hahmotelmaa ( kesän aikana eteenpäin ja tarkastelee, mitä kaikkea töpselimalliin tulisi tämän hetken tiedon mukaan liittää. Ohjausryhmä päätti kannustaa korkeakouluja ja olemassa olevia järjestelmäpalveluita tarjoavia organisaatioita tarjoamaan kehitysajatuksiaan osaksi OPI-kehystä. CSC:llä valmistellaan ohjeistus hankeavausten tekemistä varten. Ohjausryhmä totesi, että hankeavaukset voivat olla luonteeltaan erilaisia (esimerkiksi määrittelyn tuki, pilotointi, palvelun tuottava hanke), joiden pohjalta hankkeet voidaan lokeroida osaksi hankesalkkua. b) Ammattikorkeakoulujen IT-päälliköiden AAPA-verkoston ehdotus HIS-projektoinnista: osana OPI-hanketta tulee projektoida HIS-järjestelmän käyttöönottoaskeleet mukaan lukien myönteisen päätöksen edellyttämät toimet (lisäselvitykset ja tiedotus) (pöydällä edellisestä kokouksesta) AAPA-verkosto käsitteli HISinOne-järjestelmää kokouksessaan helmikuussa 2009 ja päätti esittää järjestelmän käyttöönottoaskelten projektoimista osaksi OPI-osahanketta otsikossa mainitussa muodossa. OPI-ohjausryhmä käsitteli asiaa alustavasti järjestäytymiskokouksessaan ja päätti palata asiaan seuraavassa kokouksessaan. Ammattikorkeakoulujen IT-pääsihteeri Pekka Linna esitteli osana OPI-hanketta toteutettavaksi esitettävää käyttöönottoaskelten projektoimisen suunnitelmaa. Linna oli esitellyt suunnitelman AAPA-verkoston kokouksessa kesäkuussa 2009 varmistaakseen, että laadittu suunnitelma on AAPA-verkoston helmikuussa esittämän projektointiehdotuksen mukainen. AAPA oli pitänyt suunniteltuja etenemisaskelia hyväksyttävänä ja kannatettavana tapana edetä asiassa. Verkosto kuitenkin korosti, että ammattikorkeakoulut eivät ole tässä vaiheessa tehneet tulevaa opintohallintojärjestelmää koskien sitovia päätöksiä. Tämän vuoksi AAPA piti tärkeänä, että selvitystyöllä pyritään tuottamaan konkreettista tietoa ammattikorkeakoulujen päätöksenteon tukemiseksi. 4

5 Linnan esittämässä HIS-projektointisuunnitelmassa on lähtökohtana niiden ehtojen vaiheistettu tarkastelu, joiden tulee täyttyä, jotta HISinOne-järjestelmä voitaisiin ottaa käyttöön opintohallinnon perusjärjestelmänä suomalaisissa (ammatti)korkeakouluissa. Mainituiksi ehdoiksi esitettiin, että 1) HISinOne-järjestelmän ottaminen lähtökohdaksi täytyy olla juridisesti mahdollista, 2) järjestelmän täytyy soveltua tehtäväänsä ja 3) järjestelmän täytyy olla (riittävästi) paras ratkaisu. Vaiheistettu eteneminen mahdollistaa kunkin selvitysvaiheen jälkeen korkeakouluille päätöksen tekemisen järjestelmän käyttöönotosta, selvittämisen jatkamisesta seuraavaan vaiheeseen tai HISinOne-selvityksen lopettamisen erillisenä kysymyksenä. Ohjausryhmä totesi keskustelussaan, että järjestelmien kilpailutukseen liittyy tyypillisesti ongelma, ettei mukaan saada lainkaan avoimeen lähdekoodiin perustuvien järjestelmien tarjoajia. Open source -tuotteet olisivat kuitenkin korkeakoulujen näkökulmasta houkuttelevia, sillä lisenssimaksujen puuttuessa niiden käyttökustannukset jäisivät todennäköisesti nykyistä edullisemmiksi. Tämän vuoksi HISinOne-järjestelmän kumppanuuspohjalta tapahtuvan kehitystyön selvittämistä suunnitelmassa esitetyssä muodossa pidettiin hyödyllisenä. Keskustelussa nostettiin esiin, että vaikka avoimeen lähdekoodiin perustuvaa ohjelmistoa ei tarvitsisi kumppanuuspohjalta tapahtuvassa kehitystyössä todennäköisesti kilpailuttaa, järjestelmän tukipalvelut tulisi kuitenkin kilpailuttaa. Ohjausryhmä totesi, että Suomessa on olemassa olevat opintohallinnon järjestelmämarkkinat sekä toimijoita, joilta voi hankkia tuki- ja kehityspalveluita erityyppisille järjestelmille. Nämä tekijät on otettava huomioon mahdollisessa kumppanuuspohjalta tapahtuvassa järjestelmähankinnassa ja tukipalveluiden organisoinnissa. Ohjausryhmä päätti, että HIS-projektointi otetaan osaksi OPI-valmistelutyötä suunnitelmassa esitetyssä muodossa ja siihen voidaan käyttää OPI-osahankkeen olemassa olevia resursseja. Ohjausryhmä linjasi, että - HIS-projektointipäätös ei tarkoita HISinOne-järjestelmän suomalaisen järjestelmäversion kehitystyön aloittamista - OPI-tavoitemuistioon annettujen lausuntojen mukaisesti vertailua eri vaihtoehtojen ja kustannusten välillä jatketaan - HIS-selvitystyö on toteutettava siten, että sen perusteella voidaan arvioida yleisesti open source / community source -vaihtoehtojen, kuten kehitteillä oleva KUALI Student - järjestelmän ( käyttöönottoon liittyviä juridisia reunaehtoja - juridiikan selvittämisessä on otettava huomioon sekä EU-alueen sisäiset että EU:n ulkopuoliset reunaehdot - mahdollisissa soveltuvuuden ja paremmuuden arvioinnin vaiheissa selvitystyön tuloksia tulee voida hyödyntää myös muiden vaihtoehtojen arvioinnissa c) Suomen virtuaaliyliopiston palveluyksikön (SVYPA) ehdotus opintosuoritustietojen siirtojen pilotoinnin ja tuotantokäyttöön siirtymisen jatkamisesta Sami Hautakangas esitteli SVYPA:n opintotoimistohankkeessa tehtyä opintosuoritusten siirtoon liittyvää työtä. Hankkeessa on tavoitteena vuoden 2009 aikana kehittää hakujärjestelmän toiminnallisuuksia yleispätevämmiksi, valmistella ja pilotoida tiedonsiirrot opiskelijan kotikorkeakoulun, hakujärjestelmän ja kohdekorkeakoulun välillä sekä kehittää opintotarjontapalvelua mm. siten, että M-tiedonsiirtoihin sisällytetään akateemisen aikuiskoulutuksen tarvitsema tuki. Hautakangas kertoi, että opintotoimistohankkeen tavoitteisiin ei tiedonsiirtojen tuotantokäyttöön siirtymisen osalta päästä. Keskeinen haaste 5

6 liikkuvuuden tuen palveluiden jatkokehittämiseen on se, että virtuaaliyliopiston hankerahoitus on loppumassa. Ohjausryhmä totesi keskustelussaan, että korkeakoulutukseen liittyvien muutosten, kuten kaksiportaisen tutkintorakenteen, opintoaikojen rajauksen ja rakenteellisen kehittämisen vaikutuksia korkeakoulusektorien sisällä ja välillä tapahtuvan liikkuvuuden volyymiin on vaikea ennakoida. Selvää kuitenkin on, että liikkuvuuden tukemisessa on otettava huomioon sekä kotimaisen että ulkomaisen liikkuvuuden tarpeet. Ohjausryhmä korosti, että virtuaaliyliopistossa on tehty liikkuvuuden edistämisessä ansiokasta työtä; joopas-palvelu on ollut tarpeellinen ja nyt haasteena on se, miten kehitystyö parhaalla mahdollisella tavalla saadaan nivellettyä RAKETTI-hankkeeseen. Keskustelussa todettiin, että liikkuvuuden tuen tietojärjestelmätason palveluiden toteutus riippuu paljolti siitä, millainen on tuleva kansallinen järjestelmäarkkitehtuuri. Esimerkiksi yhteisellä perusjärjestelmällä toimittaessa liikkuvuuden hallinta tarjontatietoineen ja puolto- ja myöntömenettelyineen voitaisiin hoitaa todennäköisesti järjestelmän sisällä. Ohjausryhmä totesi, että virtuaaliyliopiston tulisi selvittää mahdollisuudet joustavan opiskelun palveluiden jatkokehittämiskustannusten kattamiseen korkeakouluilta esimerkiksi niiden liikkuvuusvolyymien mukaisessa suhteessa, koska ministeriöstä on annettu selkeä viesti, että hankemuotoista rahoitusta ei enää jatketa. Tästä johtuen ohjausryhmä katsoi, että virtuaaliyliopiston kannattaisi käydä keskustelu rehtorien neuvostojen kanssa. Ohjausryhmä piti selvänä, että liikkuvuuden tukemiseksi on oltava palvelu myös 2009 jälkeen. Päivi Pakkanen kertoi, että ainakin isommilta korkeakouluilta löytynee rahoitusta siirtymäajaksi niiden näkökulmasta tarvittavien palveluiden kattamiseen, mutta palveluiden toteuttamistapa on vielä avoinna. Sami Hautakangas, Päivi Pakkanen ja Lauri Stigell osallistuvat elokuussa järjestettävään siirtymäajan liikkuvuuden tuen tarpeita käsittelevään valmistelevaan palaveriin. Palaverissa käytävä keskustelu tuodaan tiedoksi seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen. 7. Asiantuntijaryhmien perustaminen Ohjausryhmä keskusteli alustavasti osahankkeessa tarvittavista asiantuntijaryhmistä. Ohjausryhmä totesi, että ainakin tietohallinnon/tekniikan ja opintohallinnon asiantuntijaryhmien perustaminen on välttämätöntä. Ohjausryhmä totesi, että asiakohdissa 5 ja 6 tehdyt päätökset kesän aikana tehtävästä valmistelutyöstä toimivat pohjatyönä syksyllä perustettaville asiantuntijaryhmille. Asiantuntijaryhmät jatkavat yhtäältä palvelulähtöisesti opintohallinnon kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta perusjärjestelmän ja moduulien suhteen määrittelytyötä ja toisaalta opintohallinnon prosessien tarkastelua ja perusjärjestelmän tietosisältöjen määrittelytyötä. Asiantuntijaryhmien tehtävänantoon päätettiin palata tarkemmin syksyn ensimmäisessä kokouksessa. 8. Opintohallinnon prosessien arviointi Ohjausryhmä keskusteli järjestäytymiskokouksessaan opintohallinnon prosesseihin liittyvistä järjestelmiin tehtävistä kirjauksista ja näiden harmonisointitarpeesta. Ajatusmallia on testattu kahdella esimerkkiprosessilla: 1) tavoiteajassa valmistuneen opiskelijan opintolainavähennysoikeuden arviointi ja 2) Diploma Supplement. Tavoitteena oli selvittää esimerkkiprosessien näkökulmasta, millaisia erilaisista tulkinnoista aiheutuvia eroavaisuuksia järjestelmiin tehtävissä kirjauksissa voi syntyä. 6

7 Ohjausryhmä siirsi asian käsittelyn seuraavaan kokoukseen. Ohjausryhmä totesi arvioinnin olevan keskeisesti perustettavan opintohallinnon asiantuntijaryhmän työsarkaa. 9. Muut asiat Ei muita asioita. 10. Ilmoitusasiat Ei ilmoitusasioita. 11. Seuraavien kokousten ajankohdat Seuraavan kokouksen ajankohdaksi päätettiin klo (CSC). Sihteeri lähettää sähköpostitse ehdotuksen ohjausryhmän kokousajankohdiksi vuosille Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello ja toivotti ohjausryhmäläisille hyvää kesää. Pöytäkirjan vakuudeksi Lauri Stigell 7