2.0 Ominaisuudet ja käyttö

Transkriptio

1 Lyhyt opas käyttöön

2 Sisällys 1.0 Yleistä 2.0 Ominaisuudet ja käyttö 2.1 Päävalikko 2.2 Tietojen luku Semel TM4000-taksamittarista 2.3 Ajot Ajopäiväkirja Ajovaraukset Tulosteet Ylläpito 2.4 Laskut Laskujen kirjaus Suoritukset yrityksittäin Tulosteet Ylläpito 2.5 Palkat 2.6 Kirjanpito 3.0 Exim Internetissä 3.1 Päivitykset 3.2 Virheraportointi

3 1.0 Yleistä Exim -ohjeima on kehitetty taksiyrittäjille ja taksiyhdistyksille, jotka ovat kyllästyneet sekavaan kirjanpitoon perinteisen paperin ja kynän avulla. Exim helpottaa kirjanpitoa, ja kaikki tielo on saatavissa esille vain muutamalla napin painalluksella. Exim Iaskee myös verot valmiiksi, ja voit tulostaa Iaskut ja yhteenvedot todella helposti. 2.0 Ominaisuudet ja käyttö 2.1 Päävalikko -Päävalikosta pääsee muihin valikoihin painamalla esim. kuvaketta Palkat, jos haluat päästä valikkoon Palkat. Eximin voi Iopettaa Päävalikosta valitsemalla Lopeta Exim, tai jostain muusta valikosta valitsemalla Lopeta-valikon, ja sieltä Lopeta Exim.

4 2.2 Tietojen Luku Semel TM Taksamittarista. Jos sinulla on Semel TM4000-mittari kytkettynä tietokoneeseesi, Exim osaa Iukea ja Iajitella mittarin tiedot. Jos haluat purkaa mittarin tiedot, paina päävalikosta M.purku ja ohjelma kysyy sinulta haluatko Iukea mittarin tiedot. Jos painat kyllä, ja mittari on oikein kytketty koneeseesi, osaa ohjelma Iajitella tiedot oikeisiin paikkoihin. 2.3 Ajot Valittavissa olevat valikot Ajopaiväkirjan ja varausten seuranta, kauden yhteenveto, kuljettajaraportit, autojen yhteenveto, ajopäiväkirjat, lista ajopaiväkirjoista ja varauslista. Auto- ja kuljettajatietojen ylläpito, huomautusten ja asiakastietojen ylläpito. Valikot saat näkyville Iiikuttamalla hiiren osoittimen vaiikon nimen päälle, ja painamalla hiiren painiketta. Huom! ohjelma ei näytä valikoita näin, kuvaan on selkeyden vuoksi Iaitettu kaikki valikot yhtä aikaa näkyville!

5 2.3.1 Ajopäiväkirja Kuva ajopäiväkirjat-ikkunasta Ajopäiväkirjat saat näkyville painamalla Ajot-Tapahtumat- Ajopäiväkirjat. Saat ajopäiväkirjat näkyville myös näppäin yhdistelmällä Ctrl+3 kautta, jos olet jo Ajot-valikossa. Ajopäiväkirjat voi myös lajitella vuoronumeron, auton, kuljettajan ja päivämäärän mukaan painamalla haluttua lajittelupainiketta Ajopäiväkirjat-ikkunan vasemmasta alareunasta.

6 2.3.2 Ajovaraukset Kuva ajovaraukset-ikkunasta Ajovaraukset saat näkyville Ajot-Tapahtumat-Ajovaraukset, tai Ajot valikosta painamalla Ctrl+V. Varauksia voi lisätä ja poistaa helposti, sekä hakea haluttu varaus listalta Hae Pvm - tai Hae Asiakas -toiminnolla. Varaukset voi joko tulostaa kokonaisuudessaan, tai pelkän listan varauksista.

7 2.3.3 Tulosteet Esimerkki tulostusikkunasta Ajot valikosta voi tulostaa kauden yhteenvedon, kuljettajaraportit, autojen vertailut, listan ajopäiväkirjoista, ajopäiväkirjat ja varaukset. Kaikki löytyvät Ajot-Tulosteetvalikosta. Syöttämällä tulostusvälin ohjelma tulostaa kaikki ajopäiväkirjat halutulta väliltä.

8 2.3.4 Ylläpito Asiakkaat-ikkuna Ylläpitovalikossa valittavia vaihtoehtoja ovat autot, kuljettajat, huomautustyypit ja asiakaat (kuvassa). Haluamasi ikkunan saat näkyville valitsemalla sen Ajot- Ylläpito -valikosta ja painamalla haluamaasi vaihtoehtoa.

9 2.4 Laskut Valittavissa olevat valikot Laskujen ylläpito ja tulostus, asiakastietojen, palveluiden/tuotteiden ja maksuehtojen ylläpito Laskujen kirjaus Kuva laskut- ikkunasta

10 Laskut saat näkyville painamalla päävälikosta Laskut- Tapahtumat-Laskujen kirjaus. Laskut voi lajitella numeron, päivämäärän, asiakasnimen, viitenumeron ja asiakasnumeron mukaan painamalla haluttua Lajittelu painiketta Laskut-ikkunan alareunassa. Voit myös etsiä haluamasi laskun Etsi lasku - toiminnolla. Laskuja voi muokata kaksoisklikkaamalla haluttua laskua ja laskujen poisto tapahtuu valitsemalla halutut laskut ja painamalla Poista - painiketta. Laskujen tulostus onnistuu valitsemalla halutut laskut ja painamalla Tulosta valitut. Laskuja voi esikatsella valitsemalla Tulosta näytölle - painikkeen, ja voit tarkastella laskuja ruudulla jotta ei tarvitse turhaan käyttää paperia kokeiluihin, vaan laskut saa kerralla oikein kun ne haluaan tulostaa paperille. Vinkkejä: -Asiakkaan hakeminen laskun lomakkeelle: kirjoita asiakastunnuksen alku tai ensimmäinen kirjain ja paina Enter. Jos kyseisellä kirjaimella alkavia on vain yksi, se kirjautuu suoraan. Jos niitä on useita, ohjelma antaa valita näkyviin tulevasta luettelosta. Jos et muista tunnusta, ja paina Enter, jolloin saat koko listan näkyville. Palveluiden ja tuotteiden hakeminen toimii täsmälleen samalla tavalla. -Laskun rivien järjestystä voi muuttaa mieleisekseen aloittamalla rivin selitetekstin numerolla tai kirjaimella (1, 2, 3, tai a, b, c, jne.). Ohjelma lajittelee rivit uudelleen ensimmäisen merkin mukaan.

11 2.3.6 Suoritukset yrityksittäin Kuva1 Yritykset Kuva2 Suoritukset Suoritukset saat näkyville painamalla päävalikosta Laskut- Tapahtumat-Suoritukset yrityksittäin. Kuva1 on esimerkki yrityslistasta, jossa saa halutun yrityksen suoritukset näkyville (Kuva2) tupaklikkaamalla haluttua yritystä. Suoritukset voi myös lajitella haluamallaan tavalla (ks. Kuva2) klikkaamalla halutun hakukriteerin alla olevaa Lajittelu -painiketta.

12 2.3.7 Tulosteet Esimerkki tulostusikkunasta Laskut-Tulosteet valikosta voi tulostaa Laskut ja laskut asiakkaittain. Syöttämällä tulostusvälin ohjelma tulostaa kaikki laskut halutulta väliltä.

13 2.3.8 Ylläpito Palvelut/Tuotteet- ikkuna Ylläpito- valikosta valittavat vaihtoehdot ovat Asiakkaat, Palvelut/Tuotteet (kuvassa) ja Maksuehdot. Haluamasi ikkunan saat näkyville valitsemalla Laskut-Ylläpito valikosta haluamasi vaihtoehdon ja painamalla sitä.

14 2.5 Palkat Valittavissa olevat valikot Palkkakortit, tiedot ajoseurannasta. Palkkanauhat, palkkalista, palkkakortit, kauden yhteenveto, yhteenveto palkansaajille ja eläkeilmoitus voidaan tulostaa. Kaikkien palkkakausien seuranta. Vinkkejä: -Vuositilastot lasketaan vain "valmiista" palkkakausien tapahtumista. Käy palkkakaudet läpi ja merkitse ne lasketuiksi -Jos käytät automaattista palkanlaskentaa, varmista että jokainen tarpeellinen palkkalaji on ruksattu mukaanotettavaksi. -Palkkalaji nimeltä Provisio pitää määrittää seuraavasti: Arvon tyypiksi valitaan "Prosentti" ja lajin tyypiksi "Peruspalkka". Lomakorvauksen lajin tyyppi on myös "Peruspalkka". -Valikossa harmaana näkyvät tulostukset ovat remontissa

15 2.6 Kirjanpito Valittavissa olevat valikot Tositteiden kirjaus, tiliotteen näyttö/tulostus, automaattiset alvviennit. Pääkirjan, päiväkirjan, alv-erittelyn, saldon, tasetuloslaskelman, tilikartan, laskelmatunnusten taseen ja tuloksen tulostus. Vinkkejä: -Toistuvat kirjausketjut voi automatisoida. Tilikastassa tilin "vastatiliksi" voi merkitä seuraavaksi syötettävän tilin numeron. Esimerkiksi peräkkäin tilit 4700, 4701, 4704 ja 2700 eli polttoaine, voiteluaine ja tarvikkeet ostolaskuna. Viimeisen viennin voi aina kirjata pelkällä kuittauksella, jolloin ohjelma laskee sekä kirjaa saldon sille kuuluvalle sarakkeelle automaattisesti. -Laske kaikki alv:t ennen tilinpäätösvientejä. Muutoin ohjelma voi tunnollisuudessaan yrittää tehdä alv-vientejä esimerkiksi poistokirjauksista! -Luottotappiot on aikaisemmin kirjattu myynnin oikaisuihin (esim. 3630). Vastaisuudessa ne tulee kirjata ryhmään "liiketoiminnan muut kulut". Muutos on helpointa toteuttaa tilinpäätöksen ja kaikkien tulostusten jälkeen. Muuta tilikartasta numeroiden alkuosat 36:sta 39:ksi.

16 Seuraavan kerran kun avaat tilikartan on se järjestänyt itsensä uudelleen ja viennit on numeroitu vastaavasti uudelleen. -Vakuutusten kolarikorjauksen alv-lasku on sataprosenttisesti läpikulkuerä. Perusta sitä varten satunnaisten erien ryhmään tili 9102 "Vakuutuskorjauksen alv", siten että alv-kertoimena on 100% ja tasetunnuksina 2519 ja 2419, lyhytaikaiset velat. Tasetunnuksilla ei ole vaikutusta koska alv-laskenta nollaa tilin 9102 kuun vaihteessa, jolloin siihen ei koskaan kerry saldoa. -Tilinpäätöstä ja uuden vuoden avausta varten perusta ensin uudelle vuodelle avauskausi päivämäärillä Sen jälkeen aja vanhan vuoden viimeisellä kaudella Ylläpito -> Tilinpäätös. Joissakin ohjelman versioissa toiminto antaa aiheettoman virheviestin, josta ei siis tarvitse välittää. Kun vaihdat uuden vuoden puolelle kaudelle 0, löydät sieltä avaavan taseen tositenumerolla 1. Tositetta voi muokata vapaasti, esim. nollata yksityisotot edellisten vuosien tuloksen tilille Tositteen voi uusiakin kokonaan milloin tahansa, myös sen jälkeen kun olet aloittanut uuden vuoden kirjaukset.

17 3.0 Exim Internetissä Eximin kotisivuilla on runsaasti tietoa ohjelmasta, päivityksistä ja muista ajankohtaisista asioista. Klikkaamalla linkkiä Uutiset pääset selaamaan tieotuksia uusista päivityksistä ja versioista. 3.1 Päivitykset Eximin uusin versio on haettavissa Internetissä Eximin kotisivuilta klikkaamalla kohtaa Päivitykset. Avautuvalla sivulla on valittavissa päivityksen laji. Ellet ole varma päivityksen kulusta, sivulta löytyvät ohjeet, jotka kannattaa tulostaa ja lukea läpi ennen päivitystä. 3.2 Virheraportointi Mikäli olet käytössäsi huomannut ohjelmassa virheellisen toiminnon tai sinulla on ehdotus parannuksesta tai uudesta toiminnosta, sinun kannattaa ilmoittaa siitä meille. Tämä onnistuu parhaiten Internetissä Eximin kotisivuilla klikkaamalla kohtaa Kehitystoiveet. Avautuvalle sivulle voit raportoida virheet tai ehdotukset. Pyrimme kehittämään ohjelmaa käyttäjien toiveiden mukaisesti.