Työtyytyväisyyskyselyyn vastasi 1307 työntekijää eli noin 18 % työntekijöistä. Työtyytyväisyys näyttää hieman alentuneen edellisestä mittauksesta.

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunnan arviointikertomus (KV ) Henkilöstöyksikkö on valmistellut seuraavan vastineen tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessaan esiin ottamiin asioihin, jotka liittyvät henkilöstöyksikön toimialaan. Arviointikertomus: Henkilöstöraportti Sairauspoissaolot nousivat 0,7 päivää / htv (14,7 15,4), keskiarvon kasvusta huolimatta useilla kaupungin toimialoilla sairauspoissaolot myös alenivat. Neljä työntekijää kymmenestä ei sairastanut vuoden aikana lainkaan. Kokonaisuudessa keski-määräinen poissaolojakso lisääntyi 14,7 15,4 pvä. Neljän vuoden seurantajaksolla lisäys on 1,2 pvä/henkilö. Joka kolmannella työntekijällä sairauspoissaoloja oli 4-29 pvä. Eniten poissaoloja oli hoito- ja hoivapalveluissa ja vähiten hallinnossa. Työtyytyväisyyskyselyyn vastasi 1307 työntekijää eli noin 18 % työntekijöistä. Työtyytyväisyys näyttää hieman alentuneen edellisestä mittauksesta. Tarkastuslautakunnan arvio: Henkilöstökertomus on erittäin informatiivinen. Sairauspoissaolot ovat lisääntyneet ja työtyytyväisyys on hieman alentunut. Molemmat tekijät vaikuttavat työn tuottavuuteen jo pieninä muutoksina, joten jatkossa tulee erityisesti paneutua henkilöstön työhyvinvointiin. Henkilöstöyksikön vastine tarkastuslautakunnan arvioon: Kuten jo vuoden 2014 henkilöstöraportissa on todettu ja kuten tarkastuslautakuntakin kertomuksessaan mainitsi, sairauslomien määrä on useimmilla kaupungin sektoreilla ilahduttavasti vähentynyt. Luonnollisesti huolemme kohdistuu nyt erityisesti teknisen keskuksen, koulujen sekä hoito- ja hoivapalveluiden kohonneisiin sairauslomamääriin. Toisaalta millään sektorilla ei ole vara herpaantua; vähintäänkin pieneen parannukseen tai saavutetun tason säilyttämiseen on aina pyrittävä. Sairauslomakertymän perusteita ja niihin reagointia käymme kohdennetusti alueiden esimiesten kanssa läpi. Saimme kesäkuussa 2015 käyttöömme tuoreimman Kevan tekemän vertailun verrokkikaupunkien ja meidän työkyvyttömyyskustannuksista, joten sekin toimii hyvänä tausta-aineistona, kun suunnittelemme kohdennettuja toimenpiteitä työkyvyttömyyskustannuksiin vaikuttamiseksi. Lisäksi lähdemme syksyllä mukaan Kevan Työhyvinvointia strategisesti valmennukseen. Tämän kautta voimme yhdessä Kevan asiantuntijoiden kanssa suunnitella pieniä parannuksia nykyisiin työhyvinvointikäytäntöihimme. Sairauspoissaoloihin liittyen olemme vuoden 2014 aivan lopussa sekä vuoden 2015 alussa uudistaneet toimintatapojamme. Esimiehet voivat nyt antaa harkinnallaan sairauslomaluvan viideksi päiväksi tämä menettely perustuu luottamukseen ja on ajatus, että se on joustava työntekijälle ja vähentää ilmeisesti rutiininomaista työterveyshuollon tarvetta. Samalla se on alentanut työterveyshuollon sairausvastaanoton kustannuksia ja mahdollistaa resurssien kohdentamisen ennaltaehkäisevään työterveyshuoltotyöhön. Olemme myös valmistelleet kaupungille Osatyökykyinen sissi eli OSSI mallin. OSSIn idea on se, että työntekijämme voivat toisinaan olla osin työkyvyttömiä ja samalla osin toimintakykyisiä. Tavoitteemme siis on, että sairausloman sijasta työntekijämme voivat tehdä rajattuja, soveltuvia työtehtäviä. OSSIa

2 valmisteltiin yhteistyössä työterveyshuollon ja esimiesten kanssa. Pääluottamusmiesten kanssa asia käytiin myös ennakolta läpi. Erityisen ilahduttavaa on se, että ennenaikaisista eläköitymisistä kaupungille tuleva varhe -maksu on ennakkotiedon mukaan alentunut vuodesta 2014 vuoteen ,8 Me (v ,16 Me/ ennakko v ,3 Me). Kaupungin työntekijöiden uudelleensijoituksiin on etsitty myös uusia keinoja. Erityisesti hoitoalan koulutuksen saaneille pidämme hyvin lupaavana uudelleen sijoittumisen mahdollisuutta vammaisten henkilökohtaisiksi avustajiksi. Tätä palvelua kaupunki nykyisellään paljonkin ostaa. Jatkossa myös teemme tarkempia ennakkolaskelmia, minkä verran mikäkin mahdollinen ennenaikainen eläköityminen euroina tarkoittaa tämä auttaa talouden ennakoinnissa ja toisaalta voi motivoida etsimään luovia ratkaisuja työkykypulmiin. Kaikkien edellä kerrottujen keinojen avulla pyrimme vaikuttamaan työkyvyttömyyden määriin ja kustannuksiin. Näiden ohella on erittäin tärkeä muistaa, että työssä viihtyminen ja asennoituminen työhön vaikuttavat osaltaan jopa selkeästi koettuun työkykyyn ja erityisesti työn tuottavuuteen. Siksi on tärkeää, että työpaikoilla työntekijät osallistuvat ja heille annetaan mahdollisuus osallistua arkipäiväiseen työnsä suunnitteluun sekä kehittämiseen. Myös spontaani hyvä olo työyhteisöissä, tavanomaiset kohteliaat käytöstavat sekä jopa yllättävät myönteiset huomioimiset niin esimiesten kuin työkavereidenkin toimesta ovat mahdollisesti erittäinkin vaikuttavia ja kestäviä keinoja parantaa päivittäistä työhyvinvointia. Näiden seikkojen muistutteluun ja näiden toteuttamisen tueksi aiomme jatkossa ideoida käytännönläheisiä konsteja yksi jo käytössä oleva tapamme on palkita kuukausittain työpaikkojemme Huipputyyppejä. Arviointikertomuksessa viitataan myös työtyytyväisyyskyselyn tuloksiin. Tältä osin toteamme, että vuonna 2014 emme toteuttaneet työtyytyväisyyskyselyä eli henkilöstöraportissa esitetyt tulokset ovat jo vanhoja, vuodelta Tästä syystä emme erityisesti ryhdy analysoimaan työtyytyväisyyskyselyn tuloksia. Rytmityksemme on sellainen, että joka toinen vuosi toteutamme työtyytyväisyyskyselyn ja puolestaan tämän kyselyn välivuosina esimiesarvioinnit. Vuonna 2015 toteutettava työtyytyväiskysely raportoidaan mahdollisimman pienten työpaikkojen tasolle, jotta henkilöstö motivoituu vastaamaan ja jotta onnistumiset ja haasteet kyetään kohdentamaan tarkemmin. Samoin kyselyn kysymyksiä uudistetaan ja siihen liitetään osio, joka mittaa henkilöstön työnimua. Näillä uudistuksilla pyrimme samalla siihen, että saamme motivoitua työntekijämme paremmin vastaamaan kyselyyn eli vastausprosentti toivottavasti nousee. Myös kyselyn vastausaikaa on järkevä jatkaa aiempaan kertaan verrattuna ja vastaamisesta on perusteltua muistutella useammin. Arviointikertomus: Pääluottamusmiesten tapaaminen Tarkastuslautakunta kuuli vuoden aikana ammattijärjestöjen pääluottamusmiehiä. Henkilöstön näkemyksen mukaan johtavat viranhaltijat tulee valita avointa hakumenettelyä käyttäen. Henkilöstön näkemyksen mukaan ainakin osa säästöistä oli näennäissäästöä, menojen siirtämistä menokohdalta toiselle. Tarkastuslautakunnan arvio: Työilmapiirin on aistittu kiristyneen mm. työyhteisöneuvottelujen lisääntymisen, sijaisjärjestelyjen vaikeutumisen, annettujen varoitusten ja irtisanomisten lisääntymisen seurauksena. Henkilöstön kehittämisessä tulisi nostaa entistä voimakkaammin esiin työssä viihtymisen merkitys. Pääluottamusmiesten pyytämät työsopimusasiakirjat ja kaupungin esimiehille jaetut

3 johtamisohjeistot tulee toimittaa heille sopimusten mukaisesti. Samoin sopimusten mukaisesti tulee vastata heidän kysymyksiinsä ja neuvottelupyyntöihin. Henkilöstöyksikön vastine tarkastuslautakunnan arvioon: Tarkastuslautakunta otti esille sen, että johtavat virat täytyisi täyttää julkista hakua käyttäen. Kaupungin voimassa olevissa rekrytointiohjeissa todetaan mm. seuraavaa: Ennen viran tai toimen hakuun laittamista harkitaan, onko tehtävään sijoitettavissa työkykyisistä tai toiminnallisista tarpeista johtuen henkilöä. Tämän jälkeen vielä ennen tehtävien laittamista julkiseen hakuun harkitaan mahdollisuus sekä perusteet täyttää virka sisäisellä siirrolla tai toimi sisäisellä hakumenettelyllä. Virkojen täyttö ilman julkista hakumenettelyä on mahdollista vain viranhaltijalaissa mainituissa erityisissä tapauksissa. Toimien osalta henkilöstöjohtaja päättää, käytetäänkö ulkoista vai sisäistä hakua. Viranhaltijalaki rajaa siis varsin selkeästi ja kapeasti ne tilanteet, joissa viran täyttö ilman julkista hakumenettelyä on laillista. Tämän lisäksi asiassa voidaan perustellusti nähdä toinen puoli, jota on nostettu esiin myös voimassa olevan henkilöstöohjelmamme valmistelussa. Valmistelu tapahtui yhteistoiminnassa ylempien esimiesten, pääluottamusmiesten, osin työsuojeluvaltuutettujen, henkilöstö- ja työllisyysjaoston sekä henkilöstöyksikön kesken. TIETOA, TAHTOA, TUKEA -henkilöstöohjelmassamme vuosille yksi pääasiakokonaisuus on Ennakoiva henkilöstösuunnittelu ja hallittu rekrytointi. Kokonaisuuden yhdeksi keskeiseksi tavoitteeksi on kirjattu: Kattavalla henkilöstösuunnittelulla luodaan raamit sisäiselle ja ulkoiselle rekrytoinnille, henkilöstön kehittämiselle sekä sisäiselle liikkuvuudelle, jolla varmistetaan osaamisen kohdentaminen organisaatiossa, työurien pidentäminen sekä mahdollisuudet edetä virka- ja työtehtävissä, millä osaltaan pienennetään rekrytointiriskiä. Tätä tavoitetta toteuttavaksi konkreettiseksi toimenpiteeksi on puolestaan nimetty: Otetaan sisäinen liikkuvuus entistä selkeämmin osaksi henkilöstösuunnitelmia ja keinoksi täyttää avoimeksi tulevia tehtäviä. On siis tärkeä muistaa, että urakehityksen mahdollistaminen ja seuraajien kasvattaminen ovat myös oivallisia keinoja sitouttaa osaavia työntekijöitä sekä varmistaa onnistuneet rekrytoinnit eli samalla pienentää rekrytointiriskiä myös organisaation avaintehtäviin. Arviointikertomuksessa otetaan esille myös sijaisjärjestelyjen vaikeutuminen. Tähän liittyen henkilöstöraportissamme vuodelta 2014 kerrotaan, että hoito- ja hoivapalveluiden kolmessa yksikössä aloitimme asteittain kevään 2014 aikana niin kutsutun mitoituspilotin. Pilotin kesto on puolitoista vuotta ja ideana on vähentää sijaisten työhönottoon liittyvää työtä siten, että yksiköiden mitoitus turvataan entistä vahvemmin varahenkilöstön ja vakituisen henkilöstön kautta. Kokonaisuutena pilotilla tavoittelemme seesteisempiä työoloja ja siten laadukkaampaa hoitotyötä pysyvämmän henkilöstön myötä. Seuraamme toimintaa edelleen kuukausittain. Tähänastiset kokemukset ovat olleet monessa suhteessa erittäin myönteisiä. Pilotista saatujen myönteisten kokemusten perusteella olemme lähteneet laajentamaan edellä kerrottua käytäntöä merkittävästi sote työpaikoilla vuonna Näiden mainittujen työpaikoille suoraan sijoittuvien pitempiaikaisten sijaisten määrä lisääntyy selkeästi syksyn 2015 aikana. Luonnollisesti kuitenkin sillä tavoin, että henkilöstökulut kokonaisuutena tarkastellen eivät saa kasvaa. Tämän lisäksi sijaisten saatavuutta on pyritty parantamaan siten, että kaupungin rekry on haastatellut urakkaluonteisesti kevään ja alkukesän aikana avoimen hakemuksen jättäneitä työnhakijoita. Nämä

4 haastattelut jatkuvat edelleen ja tavoitteena on saada haastattelutilanne sillä tavoin tasapainoon, että kaikki kaupungin sijaisuuksiin ilmeisesti soveltuvat uudet hakijat saadaan jatkossa haastateltua hyvin lyhyellä viiveellä. Haastattelujen avulla sähköistä sijaisrekisteriä saadaan siis laajennettua. Myös keskitettyä varahenkilöstöä on täydennetty kesän ja alkusyksyn aikana. Rekrytoinneissa on erityisesti yritetty huomioida muut alueet kuin kantakaupunki. Tämä tarkoittaa siis sitä, että olemme pyrkineet valitsemaan sellaisia työntekijöitä, joilla on valmius ja halu työskennellä esimerkiksi Outokummussa. Lisäksi järjestämme syyskuussa kaupungilta vasta eläköityneille ja ilmeisesti lähikuukausina eläköityville, erityisesti hoito- ja päivähoitotehtävissä työskenteleville, työntekijöillemme päiväkahvitilaisuuden, jossa kerromme myönteisiä kokemuksia sekä käytännön vinkkejä eläkkeellä olemisen ja keikkailun yhdistämisestä. Olemme kesän ja syksyn aikana tavanneet muutamien alueiden esimiehiä, ja esimiehiltä saadun palautteen perusteella työ- ja sijaistilanne vaikuttaa parantuneen. Sijaistilanne on voinut parantua kaikkien edellä kerrottujen toimenpiteiden ansioista ja toisaalta täytyy olla realisti; siihen on voinut vaikuttaa myös kylmä kesä. Tavanomaisesti sijaisten saatavuudessa on myös aaltoliikettä, joten hereillä ja aktiivinen on oltava koko ajan. Arvioinnissa on myös viitattu irtisanomisten ja varoitusten lisääntymiseen. Yksittäisten viimeisten vuosien aikana näin ei ilmeisesti ole tapahtunut, pidemmän aikavälin kehitystä emme pysty luotettavasti toteamaan, koska yhdenmukaista seurantaa emme ole tehneet. Kun huomioimme kaupungin työntekijämäärän (kaikkinensa yli 6000), sitä taustaa vasten mielestämme näiden toimenpiteiden määrä ei ole lainkaan kohtuuton vaan pikemminkin on rehellistä myöntää, että suuressa joukossa voi hyvin olla erilaisia ilmiöitä ja tapahtumia, joihin on vastuullista puuttua ja esimerkiksi antaa ensisijassa varoituksella mahdollisuus oikaista tilanne. Varoitusten, irtisanomisten ja muiden työnjohdollisten toimien suhteen koulutamme esimiehiä säännöllisesti. On siis vastuullista esimiestyötä puuttua myös työskentelyn tai käyttäytymisen epäkohtiin. Varoitukset ovat harvoin kuitenkaan ensisijainen keino reagoida näihin puutteisiin. Viimeksi vuonna 2015 talvella esimieskoulutuksissa kävimme läpi lainsäädäntöä ja menettelyjä, jotka ohjaavat varoituksia, irtisanomisia, työsuhteen purkua, purkautuneena pitämistä sekä koeaikapurkua. Näissä menettelyissä myös henkilöstöyksikkö on keskitetysti esimiesten tukena. Samat ohjeet kävimme myös pääluottamusmiesten kanssa läpi ja mainitut ohjeet lisäämme myös koko henkilöstön nähtäville lokakuussa julkaistavaan uuteen intraan. Tarkastuslautakunta myös toteaa, että pääluottamusmiesten pyytämät työsopimusasiakirjat ja kaupungin esimiehille jaetut johtamisohjeistot tulee toimittaa heille sopimusten mukaisesti. Samoin sopimusten mukaisesti tulee vastata heidän kysymyksiinsä ja neuvottelupyyntöihin. Työnantajan edustajien perustyötä on noudattaa sopimuksia parhaan kyvyn ja taidon mukaan. Jos ylipäätään jokin sopimusasia hoidetaan tai tulkitaan väärin tai tulkinnasta ollaan erimielisiä, asiat on totuttu hoitamaan ja ratkaisua etsimään ottamalla puolin tai toisin yhteyttä ensisijassa epävirallisesti (puhelut, sähköpostit, tapaamiset) tai tarvittaessa paikallisneuvotteluissa. Jos emme hoitaisi edellä kerrottuja asioita, oletuksemme on, että pääluottamusmiehet ja järjestöt tavalla tai toisella astetta tiukemmin keinoin lähestyisivät meitä. Puolestaan erilaisten pyydettävien tietojen luovuttaminen työnantajan täytyy arvioida tapauskohtaisesti, toisinaan raja luovutettavien tietojen sisällöstä ja tarkkuudesta on lievästi epäselvä. Arviointikertomuksessa mainitut henkilöstöyksikön esimiehille jakamat johtamisohjeistot on sen sijaan nykyisellään jaettu hyvin avoimesti ja kokonaisvaltaisesti pääluottamusmiehille, joten siltä osin ei parannettavaa juurikaan liene. Tarkastuslautakunta oli kiinnittänyt pääluottamusmiesten kanssa käymänsä keskustelun perusteella huomioita työyhteisöneuvotteluiden lisääntymiseen ja tulkitsi mm. sen olevan merkki työilmapiirin kiristymisestä. Samaa asiaa voi katsella myös toisesta suunnasta: Teimme kaupungilla vajaa kaksi vuotta

5 sitten harkitun ratkaisun siitä, että koulutamme työyhteisösovittelijoita ja pyrimme nimenomaan työyhteisösovitteluiden kautta tarjoamaan tukea työpaikkojen ongelmien ratkaisuun keveillä keinoilla. Työyhteisösovittelijoiksi kouluttautui valtaosa pääluottamusmiehistämme ja työsuojeluvaltuutetuistamme. Ylipäätään työyhteisösovitteluita ei siis ole toteutettu vielä kauaa, joten niiden määrän kehittymisestä on vaikea antaa arviota. Lisäksi määrän lisääntyminen tulevina aikoina voisi olla sekin lähes myönteistä, jos se olisi merkki siitä, että ongelmia osataan ja uskalletaan ratkoa entistä paremmin ja aikaisemmin. Työyhteisösovitteluiden toteuttaminen voi osaltaan myös vähentää esimerkiksi suunnattujen työpaikkaselvitysten ja erilaisten työyhteisöjen kehittämisprosessien tarvetta. Tavoite on siis puuttua haasteisiin entistä nopeammin. Mitä pienempiä ja tuoreempia erilaiset ongelmat ovat, sitä todennäköisemmin ne saadaan onnistuneesti ratkaistua. Emme siis halua, että ongelmat muhivat, paisuvat, mahdollisesti uhkaavat jo työkykyä ja sitä myöten aiheuttavat ehkäpä työterveyshuollon tai muun ulkopuolisemman avun tarvetta. Lisäksi ongelmat on järkevintä ratkaista siellä, missä ne ovat syntyneet ja mikä toivottavinta, niiden ihmisten toimesta, joiden välille ongelma on muodostunut näin tuloksetkin ovat oletettavasti kestävimmät. Olemme siis halunneet aiempaa matalammalla kynnyksellä ja arkijärkisin sovittelun keinoin auttaa työntekijöitä ja esimiehiä etsimään ratkaisuja työpaikoilla ehkä vaivaaviin ongelmiin. Lisätietoa työyhteisösovittelusta: MISTÄ TYÖYHTEISÖSOVITTELUSSA ON KYSYMYS? Työyhteisösovittelu on yleisiin sovittelun malleihin ja ratkaisukeskeisyyteen perustuva menetelmä. Se tarjoaa mahdollisuuden kohdata työyhteisön ristiriidat sekä työvälineen niiden ratkaisemiseksi. Työyhteisösovittelussa puolueeton ulkopuolinen henkilö, sovittelija, auttaa riidan osapuolia erityisen sovittelumenettelyn avulla löytämään kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisun. Sovittelun kohteena voi olla kaksi ihmistä, tiimi tai suurempi ryhmä. SOVITTELIJAN ROOLI Sovittelija ei ratkaise erimielisyyttä osapuolten puolesta, vaan toimii sovinnon mahdollistajana (fasilitaattorina). Hän ohjaa prosessia, jonka lopputuloksena asianosaiset itse löytävät ratkaisun. Sovittelijan tehtävänä on varmistaa, että kaikki osapuolet tulevat kuulluiksi sekä luoda ilmapiiri, joka sallii tunteiden käsittelyn, moraalisen pohdinnan ja arvokeskustelun. Sovitteluprosessissa, keskustelujen kautta, tavoitteena on saada aikaan sopimus, jonka kaikki osapuolet voivat hyväksyä ja allekirjoittaa. MILLAISIIN TILANTEISIIN SOVITTELU ESIMERKIKSI SOPII? Kiusaamiset Organisaation muutokseen liittyvät konfliktitilanteet Esimiehen ja alaisen tai työntekijöiden väliset konfliktit Esimiesvallan väärinkäyttö: esim. suosiminen, uhkailu, epäasiallinen kommunikaatio Stressi- ja työuupumustilanteet Työajan käyttö Yhteistyön kehittämisen haasteet Töiden valikointi ja uusien työtapojen vastustaminen Jatkuvien poissaolojen aiheuttamat tilanteet Työtehtävien jakoon, rooleihin ja pelisääntöihin liittyvät epäselvyydet Monikansallisten tiimien yhteistyön ongelmat

6 Kuppikunnat, juorut, puhumattomuus ja pahanpuhuminen Piilojohtaminen ja/tai johtajuuden menetyksen aiheuttamat tilanteet SOVITTELUPROSESSI Sovitteluprosessi käynnistyy yleensä silloin, kun konfliktin todetaan haittaavan työyhteisön toimintaa merkittävällä tavalla ja sitä ei ole saatu ratkaistua työyhteisön sisällä tai työsuojeluvaltuutetun/ luottamusmiehen avulla. Sovittelussa puolueeton ja ulkopuolinen henkilö eli sovittelija avustaa konfliktin osapuolia sovittelumenettelyn avulla löytämään kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisun yhdessä keskustellen ja kuunnellen. Tämän jälkeen ne asiat, joihin osapuolet haluavat sitoutua tilanteen paranemiseksi, kirjataan yhdessä allekirjoitettavaan sopimukseen. Sovitun toteutumista myös seurataan ja tarvittaessa sovittelua jatketaan. Ristiriitatilanteeseen kannattaa puuttua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta ongelmat eivät pääse kasvamaan tarpeettoman suuriksi. Sovittelu on yksi mahdollisuus selvittää ongelmaa. Mikäli sovittelu ei johda tarpeeksi hyvään ratkaisuun, voi työnantaja käyttää tarvittaessa työnjohdollisia toimia. Sovitteluprosessiin lähteminen ei myöskään estä esim. varoituksen antamista, mikäli työnantajalla on siihen selkeät perustelut. Miten sovittelu etenee? 1. Aloitus Sovittelija kartoittaa toimeksiantajan kanssa miten sovitteluprosessista voisi olla hyötyä kyseisessä konfliktissa. Sovitaan prosessin aloittamisesta sekä kartoitetaan keitä kaikkia tilanne koskeen ja keiden tulisi olla mukana sovittelussa. 2.Erillistapaamiset Sovittelija kuulee jokaista osapuolta erikseen. 3.Yhteistapaaminen Jokaiselle annetaan mahdollisuus kertoa oma näkökulmansa ja kokemuksensa siitä, miten konfliktitilanne on syntynyt ja mikä siinä on oleellista. Tavoitteena on, että osapuolet ymmärtävät toistensa näkemykset ja tunteet mahdollisimman hyvin. Sovittelun osapuolet nostavat esiin asiat, joista haluavat sovittavan ja sovittelija kirjaa ne sopimukseen, jonka jokainen allekirjoittaa. Mikäli sopimukseen ei päästä, sovittelu keskeytetään ja asia ratkaistaan muulla tavoin. 4. Tiedottaminen Sopimuksen syntymisestä kerrotaan toimeksiantajalle sekä kaikille muille, joille asian tiedottamista pidetään tärkeänä. Tästä sovitaan yhdessä. 5.Seuranta Seurantatapaaminen pidetään viimeistään kolmen kuukauden kuluttua sovittelun jälkeen. Tapaamisessa keskustellaan siitä, miten sopimuksen noudattaminen on sujunut. Mikäli tarpeellista, sopimusta muokataan tai itse sovittelua jatketaan. Sovittelun keskeisiä periaatteita ovat luottamus, joustavuus, avoimuus, puolueettomuus, yhteistoiminnallisuus, arvon ja aseman palauttaminen, anteeksianto, toisten kunnioittaminen, sopiminen ja asioiden korjaaminen.