VASTINEET ARVIOINTIKERTOMUKSEEN 2014

Transkriptio

1 JOENSUUN KAUPUNKI TARKASTUSLAUTAKUNTA VASTINEET ARVIOINTIKERTOMUKSEEN 2014 Luettelo saapuneista vastineista : KV, KH, Soten tilaajajaosto Henkilöstöyksikkö Kaupunkirakennelautakunta Tuottajan neuvottelukunta Varhaiskasvatus- ja koulutuslautakunta Sosiaali- ja terveyslautakunta Vapaa-aikalautakunta Liiketoiminnan johtokunta Joensuun alueellinen jätelautakunta Rakennus- ja ympäristölautakunta Joensuun työterveys Karelia AMK Oy Opiskelija-asunnot Oy Joensuun Elli

2 Yleiset, kaupunginvaltuustoa ja kaupunginhallitusta koskevat arviot (henkilöstöjaosto käsitellyt erikseen henkilöstöä koskevat arviot): Tarkastuslautakunnan arvio (kaupunkistrategia): Talousarvion strategisten tavoitteiden ja toteuman seurantaan määritettävien mittareiden tulee olla selkeämpiä ja käytännönläheisempiä. Kullekin kaupunkikonsernin tavoitteelle tulee oman toiminnan osalta juontaa saman suuntaiset tavoitteet ja niille kriittiset menestystekijät, joille tulee löytää selkeitä mittareita. Kun tavoitteeksi oli asetettu "Kehitetään operatiivisia toimintoja" ja toteuma oli "Operatiivisia toimintoja on kehitetty", kaupunkikonsernin tavoitteiden jalkautumista ei ole todennettavissa. Strategisen suunnittelun työkalupakkiin kuuluvat missio, visio, strategiset tavoitteet, kriittiset menestystekijät ja niille mittarit. Tavoitteet asetetaan neljälle osa-alueelle: talous, asiakas/vaikuttavuus, prosessit/rakenteet ja henkilöstö. Toteuma raportoidaan samoilla mittareilla kuin tavoitteet on asetettu, eikä tavoite -saraketta pidä muokata enää toteutumien raportointivaiheessa. Vastaus: Talousarviossa asetettujen tavoitteiden asettamista on tarkennettu vuoden 2015 talousarviossa ja tarkennetaan edelleen vuoden 2016 talousarvion valmistelussa. Tarkastuslautakunnan arvio (strategian ja palveluohjelmien talousarviovuoden tavoitteiden toteutuminen): Talousarvio- ja tilinpäätös asiakirjat on saatettava sellaiseen esitysmuotoon, että kokonaiskuvan saaminen on kohtuudella mahdollista. Kuntalain mukaan talousarvion käsittelyssä asetetaan sitovat toiminnalliset tavoitteet ja niiden toteuttamiseen annetaan tarvittavat määrärahat (Kuntalaki 65 ). Tarkastuslautakunta ei löytänyt ympäristöterveydenhuollolle sitovia toiminnallisia tavoitteita, mutta määrärahat on myönnetty. Vastaus: Sekä talousarvio- ja tilinpäätösasiakirjojen rakennetta kehitetään jatkuvasti ja esitettyjen huomioiden perusteella on sovittu asiakirjojen rakennetta selventäviä toimenpiteitä. Talousarviossa asetettujen tavoitteiden asettamista ja niistä raportointia on tarkennettu vuoden 2015 talousarviossa ja tarkennetaan edelleen vuoden 2016 talousarvion valmistelussa. Tarkastuslautakunnan arvio (lasten ja nuorten palveluohjelma): Tavoitetta yhdistää eri toimijoiden palvelut tukemaan nuoria ja ehkäisemään raskaan tuen tarvetta tarkastuslautakunta pitää erinomaisena. Ensimmäisen vuoden tavoitteet on pääosin saavutettu. Lasten pitkäaikaisia sijoituksia käsitteleviä mittareita toteutumineen ja vertailutietoineen ei esitetä tilinpäätöksessä. Vastaus: Kodin ulkopuolelle sijoitettujen lasten määrät tulevat esille vuosittaisissa tilaustaulukoista. Tilaustaulukot sisällytettiin vuoden 2013 tilinpäätökseen, mutta ei enää vuoden 2014 tilinpäätökseen. Vuoden 2016 osalta talousarvioon on tavoitteena erityisesti sote-palveluiden osalta kerätä keskeisten mittareiden (tavoitetasot) yhteenvetotaulukko, joka esitetään myös tilinpäätöksessä. Tarkastuslautakunnan arvio (ikääntyvien palveluohjelma): Toiminnallisissa tavoitteissa on onnistuttu. Mittaritavoitteisiin olisi tullut asettaa sekä lähtöarvot että tavoitetila vuoden lopussa. Eri toimenpiteiden vaikuttavuuden arviointi olisi antanut lisäinformaatiota tavoitteiden saavuttamisesta. 1

3 Vastaus: Palveluohjelman toteutumisen raportoinnissa pyritään kiinnittämään huomiota tarkastuslautakunnan esiin nostamiin parannusehdotuksiin. Tarkastuslautakunnan arvio (kaupunginvaltuusto): Talousarvion laadinnassa on kiinnitettävä huomiota sen rakenteeseen, että se on mahdollisimman helppolukuinen. Talousarvion seurantaa helpottaa mm. se, että sen rakenne noudattaa mahdollisimman pitkälle tilinpäätöksen rakennetta, joka puolestaan muotoutuu pitkälti kirjanpitolain mukaan. Vastaus: Sekä talousarvio- ja tilinpäätösasiakirjojen rakennetta kehitetään jatkuvasti ja esitettyjen huomioiden perusteella on sovittu asiakirjojen rakennetta selventäviä toimenpiteitä. Tarkastuslautakunnan arvio (kaupunginvaltuusto): Kaupungin päättäjät ovat tehneet välttämättömän ratkaisun purkaa korjauskelvottomaan kuntoon päätyneet AB- ja C- osat Siilaisen terveysasemasta, vaikka päätös nosti hankkeen kustannusarviota valtuuston aiemmin hyväksymästä. Toiminnallisia tavoitteita on asetettu vaihtelevasti. Valtuustoon nähden sitovia toiminnallisia tavoitteita ei ole tai niitä ei ainakaan ole merkitty selkeästi. Sitovat toiminnalliset tavoitteet tulee johtaa strategiasta, niiden on oltava olennaisia, yksikäsitteisiä ja mitattavia. Mittarit on valittava siten, että mittareiden seuranta vastaa kysymykseen, onko toiminnalliset tavoitteet saavutettu tai onko tavoitteiden saavuttamisessa edistytty. Sitovat toiminnalliset tavoitteet tulee yksilöidä talousarviossa. Sitoviin toiminnallisiin tavoitteisiin tulee vastata tilinpäätöksessä samassa muodossa kuin ne on talousarviossa asetettu. Tilinpäätöksessä 2014 joidenkin tavoitteiden kohdalla toteumatieto vastaa huonosti alkuperäisen tavoitetilan kuvaukseen. Vähimmäisvaatimuksena voidaan pitää tulosalueen toiminnan tiivistettyä kuvausta, jotta lukija saa käsityksen siitä, mihin toteutuneet eurot on käytetty. Vastaus: Talousarviossa asetettujen tavoitteiden asettamista ja niistä raportointia on tarkennettu vuoden 2015 talousarviossa ja tarkennetaan edelleen vuoden 2016 talousarvion valmistelussa. Valtuustoon nähden sitovat toiminnalliset tavoitteet on esitetty vuoden 2015 talousarviossa lihavoidulla fontilla. Tarkastuslautakunnan arvio (kaupunginhallitus): Valtuustoon nähden sitovia toiminnallisia tavoitteita ei sisälly talousarvioon eikä tilinpäätökseen 120 yleishallinnon ja 150 konsernihallinnon tulosalueilla. Valtuustoon nähden sitovien taloudellisten tavoitteiden toteutumattomuus oli selvitetty siellä missä se oli tarpeen. Sinkkolan ja Niinivaaran päiväkodit toteutettiin omana hankkeena. Aikataulu oli niin kireä, että niihin ei ehditty tehdä hankesuunnitelmia. On tärkeää pohtia tarkoin hankkeiden toteutusvaihtoehdot kaupungin lisävelkaantumisen estämiseksi ja taloudellisimman toteutusvaihtoehdon valitsemiseksi. Oman toiminnan ohella tehtävä urakkakilpailutus oli tavoitteena siirtää hankintatoimen tehtäväksi. Tässä ei ole onnistunut kovin hyvin, joten jatkossa tähän on syytä kiinnittää huomiota entistä enemmän. Oman toiminnan ohella tehtävään urakkakilpailutukseen täytyy olla erityinen ja perusteltu syy. Kokonaisuutena kaupunginhallituksen toiminnan taloudellinen tulos 2014 oli huomattavasti talousarviota parempi. Vastaus: Talousarviossa asetettujen tavoitteiden asettamista ja niistä raportointia on tarkennettu vuoden 2015 talousarviossa ja tarkennetaan edelleen vuoden 2016 talousarvion valmistelussa. Tavoitteet asetetaan kaikille tulosalueille. 2

4 Tulevien vuosien toimitilainvestoinneista valmistellaan parhaillaan vuoteen 2020 asti ulottuvaa kokonaisohjelmaa, jossa arvioidaan tulevien vuosien välttämättömiä toimitilainvestointeja ja niiden toteutusvaihtoehtoja sekä investointien vaikutusta kaupungin talouteen. Tarkastuslautakunnan arvio (kaupunginhallitus, tilaaja-tuottajamallinen organisaatio) : Tuottajalautakuntien asemaan, rooliin ja tehtäviin tulee kiinnittää huomiota esim. tukipalvelujen tuottamisessa ja oman toiminnan organisoimisessa. Yhtenä tavoitteena tulee olla tuottavuuden ja prosessien kehittäminen mm. raportointityökaluja hyödyntäen. Varhaiskasvatus-ja koulutuspalveluissa raportoinnin parantuminen ja nopeutuminen antaa päättäjille entistä paremmat mahdollisuudet reagoida muutostarpeisiin. Vastaavaa kehitystä tulee tapahtua kaikilla toimialoilla. Raportointiaineiston mukaan esim. päiväkotien suuri yksikkökoko ei tuo tehokkuutta. Vastaus: Tuotannon kehittämisessä on lisätty systemaattisesti mm. lean-kehittämisotetta, millä on saatu jo hyviä tuloksia. Lean-kehittämistä varten on palkattu kehittämispäällikkö. Raportointityökaluja on tarpeen kehittää myös jatkuvasti, näiltä osin tilanne ei ole kaikilta osin hyvällä tasolla, vaikka raportointi viime vuosina onkin parantunut. Tilaaja-tuottajamallia ja sovellettuja menettelytapoja tarkennetaan jatkuvasti. Tarkastuslautakunnan arvio (tietojärjestelmät): Tietojärjestelmien hankinta edellyttää erityistä osaamista ja huolellisuutta, sillä ne ovat keskeisessä roolissa modernissa yhteiskunnassa ja oikein toteutettuna lisäävät tuottavuutta. Järjestelmät tulee hankkia riittävän toimintakelpoisina. Järjestelmiä hankittaessa kaupungin tulee määrittää keskeiset rajapinnat, jotta ohjelmat voivat vaihtaa informaatiota ja linkittyä toisiinsa saumattomasti osaksi kaupungin toiminnanohjausjärjestelmää. Tietojärjestelmien ja koneiden ylläpidon tulee toimia joustavasti asiakkaiden tarpeiden mukaan, sillä mikäli järjestelmä ei toimi, työnteko kärsii. Vastaus: Kaupungin ict-osaamista ja tilaajaosaamista vahvistettiin vuoden 2014 aikana kun uusi tietohallintopäällikkö aloitti toimintansa. Kaupunginjohtaja on nimennyt myös eri keskusten ja konsernihallinnon edustajista muodostuvan tietohallintoryhmä, joka ohjaa kaupungin tietohallintoa strategisella tasolla. Tietohallintopäällikön ja työryhmän tehtävänä oli laatia ensin tietohallinto-ohjelma, jossa on asetettu neljä keskeistä kokonaisuutta, joihin lähivuosina keskitytään. Tarkastuslautakunnan arvio (sosiaali- ja terveyspalvelujen tilaajajaosto): Varsinkin kun kyseessä on uusi toiminta, yhteistoiminta-alueen toiminnan arvioinnin tulosten julkistamisella tilinpäätöksessä olisi ollut suuri informatiivinen arvo. Taloudelliset tavoitteet toteutuivat kohtuullisesti, tapahtui vain yhden miljoonan euron ylitys. Ylitysten kohdalla informatiivisuutta olisi lisännyt selostus ylitysten syistä. Joensuun kaupunginvaltuusto on sitoutunut siihen, että se ei muuta tilaajajaoston talousarvioesitystä. Se voi kuitenkin palauttaa asian uudelleen valmisteluun. Kaupungin talousarvion käsittelyaikataulutusta on korjattu siten, että luottamushenkilöorganisaatiolla on todellinen mahdollisuus vaikuttaa talousarvion sisältöön. Tilaus on käsitelty talousarviossa yksityiskohtaisesti, mutta valtuuston tahtotilan ilmaisevat sitovat toiminnalliset tavoitteet puuttuvat siitä. Talousarvion laadinnassa tulee kiinnittää huomiota sen rakenteeseen siten, että talousarvista tulee helppolukuinen. Talousarvion lukemista helpottaa mm. se, että sen rakenne noudattaa mahdollisimman pitkälle tilinpäätöksen rakennetta, joka puolestaan muotoutuu pitkälti kirjanpitolain mukaan. 3

5 Vastaus: Yhteistoiminta-alueen arvioinnista on raportoitu vuoden aikana tilaajajaoston ja lautakunnan kautta kaupunginhallitukselle ja valtuustolle erillisenä pykälänä. Talousarvion ylityksiä on selvennetty tilinpäätöksessä Joensuun maksuosuuden osalta tulosalueen 192 Sote yhteistoiminta-alueen maksuosuus sekä sosiaali- ja terveyslautakunnan kohdalla. Joensuun maksuosuus kohdentuu tulosalueelle 192, joka on sitova valtuustoon nähden. Sekä talousarvio- ja tilinpäätösasiakirjojen rakennetta kehitetään jatkuvasti ja esitettyjen huomioiden perusteella on sovittu asiakirjojen rakennetta selventäviä toimenpiteitä. Talousarviossa asetettujen tavoitteiden asettamista ja niistä raportointia on tarkennettu vuoden 2015 talousarviossa ja tarkennetaan edelleen vuoden 2016 talousarvion valmistelussa. Tavoitteet asetetaan kaikille tulosalueille. 4

6 Tarkastuslautakunnan arviointikertomus (KV ) Henkilöstöyksikkö on valmistellut seuraavan vastineen tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessaan esiin ottamiin asioihin, jotka liittyvät henkilöstöyksikön toimialaan. Arviointikertomus: Henkilöstöraportti Sairauspoissaolot nousivat 0,7 päivää / htv (14,7 15,4), keskiarvon kasvusta huolimatta useilla kaupungin toimialoilla sairauspoissaolot myös alenivat. Neljä työntekijää kymmenestä ei sairastanut vuoden aikana lainkaan. Kokonaisuudessa keski-määräinen poissaolojakso lisääntyi 14,7 15,4 pvä. Neljän vuoden seurantajaksolla lisäys on 1,2 pvä/henkilö. Joka kolmannella työntekijällä sairauspoissaoloja oli 4-29 pvä. Eniten poissaoloja oli hoito- ja hoivapalveluissa ja vähiten hallinnossa. Työtyytyväisyyskyselyyn vastasi 1307 työntekijää eli noin 18 % työntekijöistä. Työtyytyväisyys näyttää hieman alentuneen edellisestä mittauksesta. Tarkastuslautakunnan arvio: Henkilöstökertomus on erittäin informatiivinen. Sairauspoissaolot ovat lisääntyneet ja työtyytyväisyys on hieman alentunut. Molemmat tekijät vaikuttavat työn tuottavuuteen jo pieninä muutoksina, joten jatkossa tulee erityisesti paneutua henkilöstön työhyvinvointiin. Henkilöstöyksikön vastine tarkastuslautakunnan arvioon: Kuten jo vuoden 2014 henkilöstöraportissa on todettu ja kuten tarkastuslautakuntakin kertomuksessaan mainitsi, sairauslomien määrä on useimmilla kaupungin sektoreilla ilahduttavasti vähentynyt. Luonnollisesti huolemme kohdistuu nyt erityisesti teknisen keskuksen, koulujen sekä hoito- ja hoivapalveluiden kohonneisiin sairauslomamääriin. Toisaalta millään sektorilla ei ole vara herpaantua; vähintäänkin pieneen parannukseen tai saavutetun tason säilyttämiseen on aina pyrittävä. Sairauslomakertymän perusteita ja niihin reagointia käymme kohdennetusti alueiden esimiesten kanssa läpi. Saimme kesäkuussa 2015 käyttöömme tuoreimman Kevan tekemän vertailun verrokkikaupunkien ja meidän työkyvyttömyyskustannuksista, joten sekin toimii hyvänä tausta-aineistona, kun suunnittelemme kohdennettuja toimenpiteitä työkyvyttömyyskustannuksiin vaikuttamiseksi. Lisäksi lähdemme syksyllä mukaan Kevan Työhyvinvointia strategisesti valmennukseen. Tämän kautta voimme yhdessä Kevan asiantuntijoiden kanssa suunnitella pieniä parannuksia nykyisiin työhyvinvointikäytäntöihimme. Sairauspoissaoloihin liittyen olemme vuoden 2014 aivan lopussa sekä vuoden 2015 alussa uudistaneet toimintatapojamme. Esimiehet voivat nyt antaa harkinnallaan sairauslomaluvan viideksi päiväksi tämä menettely perustuu luottamukseen ja on ajatus, että se on joustava työntekijälle ja vähentää ilmeisesti rutiininomaista työterveyshuollon tarvetta. Samalla se on alentanut työterveyshuollon sairausvastaanoton kustannuksia ja mahdollistaa resurssien kohdentamisen ennaltaehkäisevään työterveyshuoltotyöhön. Olemme myös valmistelleet kaupungille Osatyökykyinen sissi eli OSSI mallin. OSSIn idea on se, että työntekijämme voivat toisinaan olla osin työkyvyttömiä ja samalla osin toimintakykyisiä. Tavoitteemme siis on, että sairausloman sijasta työntekijämme voivat tehdä rajattuja, soveltuvia työtehtäviä. OSSIa

7 valmisteltiin yhteistyössä työterveyshuollon ja esimiesten kanssa. Pääluottamusmiesten kanssa asia käytiin myös ennakolta läpi. Erityisen ilahduttavaa on se, että ennenaikaisista eläköitymisistä kaupungille tuleva varhe -maksu on ennakkotiedon mukaan alentunut vuodesta 2014 vuoteen ,8 Me (v ,16 Me/ ennakko v ,3 Me). Kaupungin työntekijöiden uudelleensijoituksiin on etsitty myös uusia keinoja. Erityisesti hoitoalan koulutuksen saaneille pidämme hyvin lupaavana uudelleen sijoittumisen mahdollisuutta vammaisten henkilökohtaisiksi avustajiksi. Tätä palvelua kaupunki nykyisellään paljonkin ostaa. Jatkossa myös teemme tarkempia ennakkolaskelmia, minkä verran mikäkin mahdollinen ennenaikainen eläköityminen euroina tarkoittaa tämä auttaa talouden ennakoinnissa ja toisaalta voi motivoida etsimään luovia ratkaisuja työkykypulmiin. Kaikkien edellä kerrottujen keinojen avulla pyrimme vaikuttamaan työkyvyttömyyden määriin ja kustannuksiin. Näiden ohella on erittäin tärkeä muistaa, että työssä viihtyminen ja asennoituminen työhön vaikuttavat osaltaan jopa selkeästi koettuun työkykyyn ja erityisesti työn tuottavuuteen. Siksi on tärkeää, että työpaikoilla työntekijät osallistuvat ja heille annetaan mahdollisuus osallistua arkipäiväiseen työnsä suunnitteluun sekä kehittämiseen. Myös spontaani hyvä olo työyhteisöissä, tavanomaiset kohteliaat käytöstavat sekä jopa yllättävät myönteiset huomioimiset niin esimiesten kuin työkavereidenkin toimesta ovat mahdollisesti erittäinkin vaikuttavia ja kestäviä keinoja parantaa päivittäistä työhyvinvointia. Näiden seikkojen muistutteluun ja näiden toteuttamisen tueksi aiomme jatkossa ideoida käytännönläheisiä konsteja yksi jo käytössä oleva tapamme on palkita kuukausittain työpaikkojemme Huipputyyppejä. Arviointikertomuksessa viitataan myös työtyytyväisyyskyselyn tuloksiin. Tältä osin toteamme, että vuonna 2014 emme toteuttaneet työtyytyväisyyskyselyä eli henkilöstöraportissa esitetyt tulokset ovat jo vanhoja, vuodelta Tästä syystä emme erityisesti ryhdy analysoimaan työtyytyväisyyskyselyn tuloksia. Rytmityksemme on sellainen, että joka toinen vuosi toteutamme työtyytyväisyyskyselyn ja puolestaan tämän kyselyn välivuosina esimiesarvioinnit. Vuonna 2015 toteutettava työtyytyväiskysely raportoidaan mahdollisimman pienten työpaikkojen tasolle, jotta henkilöstö motivoituu vastaamaan ja jotta onnistumiset ja haasteet kyetään kohdentamaan tarkemmin. Samoin kyselyn kysymyksiä uudistetaan ja siihen liitetään osio, joka mittaa henkilöstön työnimua. Näillä uudistuksilla pyrimme samalla siihen, että saamme motivoitua työntekijämme paremmin vastaamaan kyselyyn eli vastausprosentti toivottavasti nousee. Myös kyselyn vastausaikaa on järkevä jatkaa aiempaan kertaan verrattuna ja vastaamisesta on perusteltua muistutella useammin. Arviointikertomus: Pääluottamusmiesten tapaaminen Tarkastuslautakunta kuuli vuoden aikana ammattijärjestöjen pääluottamusmiehiä. Henkilöstön näkemyksen mukaan johtavat viranhaltijat tulee valita avointa hakumenettelyä käyttäen. Henkilöstön näkemyksen mukaan ainakin osa säästöistä oli näennäissäästöä, menojen siirtämistä menokohdalta toiselle. Tarkastuslautakunnan arvio: Työilmapiirin on aistittu kiristyneen mm. työyhteisöneuvottelujen lisääntymisen, sijaisjärjestelyjen vaikeutumisen, annettujen varoitusten ja irtisanomisten lisääntymisen seurauksena. Henkilöstön kehittämisessä tulisi nostaa entistä voimakkaammin esiin työssä viihtymisen merkitys. Pääluottamusmiesten pyytämät työsopimusasiakirjat ja kaupungin esimiehille jaetut

8 johtamisohjeistot tulee toimittaa heille sopimusten mukaisesti. Samoin sopimusten mukaisesti tulee vastata heidän kysymyksiinsä ja neuvottelupyyntöihin. Henkilöstöyksikön vastine tarkastuslautakunnan arvioon: Tarkastuslautakunta otti esille sen, että johtavat virat täytyisi täyttää julkista hakua käyttäen. Kaupungin voimassa olevissa rekrytointiohjeissa todetaan mm. seuraavaa: Ennen viran tai toimen hakuun laittamista harkitaan, onko tehtävään sijoitettavissa työkykyisistä tai toiminnallisista tarpeista johtuen henkilöä. Tämän jälkeen vielä ennen tehtävien laittamista julkiseen hakuun harkitaan mahdollisuus sekä perusteet täyttää virka sisäisellä siirrolla tai toimi sisäisellä hakumenettelyllä. Virkojen täyttö ilman julkista hakumenettelyä on mahdollista vain viranhaltijalaissa mainituissa erityisissä tapauksissa. Toimien osalta henkilöstöjohtaja päättää, käytetäänkö ulkoista vai sisäistä hakua. Viranhaltijalaki rajaa siis varsin selkeästi ja kapeasti ne tilanteet, joissa viran täyttö ilman julkista hakumenettelyä on laillista. Tämän lisäksi asiassa voidaan perustellusti nähdä toinen puoli, jota on nostettu esiin myös voimassa olevan henkilöstöohjelmamme valmistelussa. Valmistelu tapahtui yhteistoiminnassa ylempien esimiesten, pääluottamusmiesten, osin työsuojeluvaltuutettujen, henkilöstö- ja työllisyysjaoston sekä henkilöstöyksikön kesken. TIETOA, TAHTOA, TUKEA -henkilöstöohjelmassamme vuosille yksi pääasiakokonaisuus on Ennakoiva henkilöstösuunnittelu ja hallittu rekrytointi. Kokonaisuuden yhdeksi keskeiseksi tavoitteeksi on kirjattu: Kattavalla henkilöstösuunnittelulla luodaan raamit sisäiselle ja ulkoiselle rekrytoinnille, henkilöstön kehittämiselle sekä sisäiselle liikkuvuudelle, jolla varmistetaan osaamisen kohdentaminen organisaatiossa, työurien pidentäminen sekä mahdollisuudet edetä virka- ja työtehtävissä, millä osaltaan pienennetään rekrytointiriskiä. Tätä tavoitetta toteuttavaksi konkreettiseksi toimenpiteeksi on puolestaan nimetty: Otetaan sisäinen liikkuvuus entistä selkeämmin osaksi henkilöstösuunnitelmia ja keinoksi täyttää avoimeksi tulevia tehtäviä. On siis tärkeä muistaa, että urakehityksen mahdollistaminen ja seuraajien kasvattaminen ovat myös oivallisia keinoja sitouttaa osaavia työntekijöitä sekä varmistaa onnistuneet rekrytoinnit eli samalla pienentää rekrytointiriskiä myös organisaation avaintehtäviin. Arviointikertomuksessa otetaan esille myös sijaisjärjestelyjen vaikeutuminen. Tähän liittyen henkilöstöraportissamme vuodelta 2014 kerrotaan, että hoito- ja hoivapalveluiden kolmessa yksikössä aloitimme asteittain kevään 2014 aikana niin kutsutun mitoituspilotin. Pilotin kesto on puolitoista vuotta ja ideana on vähentää sijaisten työhönottoon liittyvää työtä siten, että yksiköiden mitoitus turvataan entistä vahvemmin varahenkilöstön ja vakituisen henkilöstön kautta. Kokonaisuutena pilotilla tavoittelemme seesteisempiä työoloja ja siten laadukkaampaa hoitotyötä pysyvämmän henkilöstön myötä. Seuraamme toimintaa edelleen kuukausittain. Tähänastiset kokemukset ovat olleet monessa suhteessa erittäin myönteisiä. Pilotista saatujen myönteisten kokemusten perusteella olemme lähteneet laajentamaan edellä kerrottua käytäntöä merkittävästi sote työpaikoilla vuonna Näiden mainittujen työpaikoille suoraan sijoittuvien pitempiaikaisten sijaisten määrä lisääntyy selkeästi syksyn 2015 aikana. Luonnollisesti kuitenkin sillä tavoin, että henkilöstökulut kokonaisuutena tarkastellen eivät saa kasvaa. Tämän lisäksi sijaisten saatavuutta on pyritty parantamaan siten, että kaupungin rekry on haastatellut urakkaluonteisesti kevään ja alkukesän aikana avoimen hakemuksen jättäneitä työnhakijoita. Nämä

9 haastattelut jatkuvat edelleen ja tavoitteena on saada haastattelutilanne sillä tavoin tasapainoon, että kaikki kaupungin sijaisuuksiin ilmeisesti soveltuvat uudet hakijat saadaan jatkossa haastateltua hyvin lyhyellä viiveellä. Haastattelujen avulla sähköistä sijaisrekisteriä saadaan siis laajennettua. Myös keskitettyä varahenkilöstöä on täydennetty kesän ja alkusyksyn aikana. Rekrytoinneissa on erityisesti yritetty huomioida muut alueet kuin kantakaupunki. Tämä tarkoittaa siis sitä, että olemme pyrkineet valitsemaan sellaisia työntekijöitä, joilla on valmius ja halu työskennellä esimerkiksi Outokummussa. Lisäksi järjestämme syyskuussa kaupungilta vasta eläköityneille ja ilmeisesti lähikuukausina eläköityville, erityisesti hoito- ja päivähoitotehtävissä työskenteleville, työntekijöillemme päiväkahvitilaisuuden, jossa kerromme myönteisiä kokemuksia sekä käytännön vinkkejä eläkkeellä olemisen ja keikkailun yhdistämisestä. Olemme kesän ja syksyn aikana tavanneet muutamien alueiden esimiehiä, ja esimiehiltä saadun palautteen perusteella työ- ja sijaistilanne vaikuttaa parantuneen. Sijaistilanne on voinut parantua kaikkien edellä kerrottujen toimenpiteiden ansioista ja toisaalta täytyy olla realisti; siihen on voinut vaikuttaa myös kylmä kesä. Tavanomaisesti sijaisten saatavuudessa on myös aaltoliikettä, joten hereillä ja aktiivinen on oltava koko ajan. Arvioinnissa on myös viitattu irtisanomisten ja varoitusten lisääntymiseen. Yksittäisten viimeisten vuosien aikana näin ei ilmeisesti ole tapahtunut, pidemmän aikavälin kehitystä emme pysty luotettavasti toteamaan, koska yhdenmukaista seurantaa emme ole tehneet. Kun huomioimme kaupungin työntekijämäärän (kaikkinensa yli 6000), sitä taustaa vasten mielestämme näiden toimenpiteiden määrä ei ole lainkaan kohtuuton vaan pikemminkin on rehellistä myöntää, että suuressa joukossa voi hyvin olla erilaisia ilmiöitä ja tapahtumia, joihin on vastuullista puuttua ja esimerkiksi antaa ensisijassa varoituksella mahdollisuus oikaista tilanne. Varoitusten, irtisanomisten ja muiden työnjohdollisten toimien suhteen koulutamme esimiehiä säännöllisesti. On siis vastuullista esimiestyötä puuttua myös työskentelyn tai käyttäytymisen epäkohtiin. Varoitukset ovat harvoin kuitenkaan ensisijainen keino reagoida näihin puutteisiin. Viimeksi vuonna 2015 talvella esimieskoulutuksissa kävimme läpi lainsäädäntöä ja menettelyjä, jotka ohjaavat varoituksia, irtisanomisia, työsuhteen purkua, purkautuneena pitämistä sekä koeaikapurkua. Näissä menettelyissä myös henkilöstöyksikkö on keskitetysti esimiesten tukena. Samat ohjeet kävimme myös pääluottamusmiesten kanssa läpi ja mainitut ohjeet lisäämme myös koko henkilöstön nähtäville lokakuussa julkaistavaan uuteen intraan. Tarkastuslautakunta myös toteaa, että pääluottamusmiesten pyytämät työsopimusasiakirjat ja kaupungin esimiehille jaetut johtamisohjeistot tulee toimittaa heille sopimusten mukaisesti. Samoin sopimusten mukaisesti tulee vastata heidän kysymyksiinsä ja neuvottelupyyntöihin. Työnantajan edustajien perustyötä on noudattaa sopimuksia parhaan kyvyn ja taidon mukaan. Jos ylipäätään jokin sopimusasia hoidetaan tai tulkitaan väärin tai tulkinnasta ollaan erimielisiä, asiat on totuttu hoitamaan ja ratkaisua etsimään ottamalla puolin tai toisin yhteyttä ensisijassa epävirallisesti (puhelut, sähköpostit, tapaamiset) tai tarvittaessa paikallisneuvotteluissa. Jos emme hoitaisi edellä kerrottuja asioita, oletuksemme on, että pääluottamusmiehet ja järjestöt tavalla tai toisella astetta tiukemmin keinoin lähestyisivät meitä. Puolestaan erilaisten pyydettävien tietojen luovuttaminen työnantajan täytyy arvioida tapauskohtaisesti, toisinaan raja luovutettavien tietojen sisällöstä ja tarkkuudesta on lievästi epäselvä. Arviointikertomuksessa mainitut henkilöstöyksikön esimiehille jakamat johtamisohjeistot on sen sijaan nykyisellään jaettu hyvin avoimesti ja kokonaisvaltaisesti pääluottamusmiehille, joten siltä osin ei parannettavaa juurikaan liene. Tarkastuslautakunta oli kiinnittänyt pääluottamusmiesten kanssa käymänsä keskustelun perusteella huomioita työyhteisöneuvotteluiden lisääntymiseen ja tulkitsi mm. sen olevan merkki työilmapiirin kiristymisestä. Samaa asiaa voi katsella myös toisesta suunnasta: Teimme kaupungilla vajaa kaksi vuotta

10 sitten harkitun ratkaisun siitä, että koulutamme työyhteisösovittelijoita ja pyrimme nimenomaan työyhteisösovitteluiden kautta tarjoamaan tukea työpaikkojen ongelmien ratkaisuun keveillä keinoilla. Työyhteisösovittelijoiksi kouluttautui valtaosa pääluottamusmiehistämme ja työsuojeluvaltuutetuistamme. Ylipäätään työyhteisösovitteluita ei siis ole toteutettu vielä kauaa, joten niiden määrän kehittymisestä on vaikea antaa arviota. Lisäksi määrän lisääntyminen tulevina aikoina voisi olla sekin lähes myönteistä, jos se olisi merkki siitä, että ongelmia osataan ja uskalletaan ratkoa entistä paremmin ja aikaisemmin. Työyhteisösovitteluiden toteuttaminen voi osaltaan myös vähentää esimerkiksi suunnattujen työpaikkaselvitysten ja erilaisten työyhteisöjen kehittämisprosessien tarvetta. Tavoite on siis puuttua haasteisiin entistä nopeammin. Mitä pienempiä ja tuoreempia erilaiset ongelmat ovat, sitä todennäköisemmin ne saadaan onnistuneesti ratkaistua. Emme siis halua, että ongelmat muhivat, paisuvat, mahdollisesti uhkaavat jo työkykyä ja sitä myöten aiheuttavat ehkäpä työterveyshuollon tai muun ulkopuolisemman avun tarvetta. Lisäksi ongelmat on järkevintä ratkaista siellä, missä ne ovat syntyneet ja mikä toivottavinta, niiden ihmisten toimesta, joiden välille ongelma on muodostunut näin tuloksetkin ovat oletettavasti kestävimmät. Olemme siis halunneet aiempaa matalammalla kynnyksellä ja arkijärkisin sovittelun keinoin auttaa työntekijöitä ja esimiehiä etsimään ratkaisuja työpaikoilla ehkä vaivaaviin ongelmiin. Lisätietoa työyhteisösovittelusta: MISTÄ TYÖYHTEISÖSOVITTELUSSA ON KYSYMYS? Työyhteisösovittelu on yleisiin sovittelun malleihin ja ratkaisukeskeisyyteen perustuva menetelmä. Se tarjoaa mahdollisuuden kohdata työyhteisön ristiriidat sekä työvälineen niiden ratkaisemiseksi. Työyhteisösovittelussa puolueeton ulkopuolinen henkilö, sovittelija, auttaa riidan osapuolia erityisen sovittelumenettelyn avulla löytämään kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisun. Sovittelun kohteena voi olla kaksi ihmistä, tiimi tai suurempi ryhmä. SOVITTELIJAN ROOLI Sovittelija ei ratkaise erimielisyyttä osapuolten puolesta, vaan toimii sovinnon mahdollistajana (fasilitaattorina). Hän ohjaa prosessia, jonka lopputuloksena asianosaiset itse löytävät ratkaisun. Sovittelijan tehtävänä on varmistaa, että kaikki osapuolet tulevat kuulluiksi sekä luoda ilmapiiri, joka sallii tunteiden käsittelyn, moraalisen pohdinnan ja arvokeskustelun. Sovitteluprosessissa, keskustelujen kautta, tavoitteena on saada aikaan sopimus, jonka kaikki osapuolet voivat hyväksyä ja allekirjoittaa. MILLAISIIN TILANTEISIIN SOVITTELU ESIMERKIKSI SOPII? Kiusaamiset Organisaation muutokseen liittyvät konfliktitilanteet Esimiehen ja alaisen tai työntekijöiden väliset konfliktit Esimiesvallan väärinkäyttö: esim. suosiminen, uhkailu, epäasiallinen kommunikaatio Stressi- ja työuupumustilanteet Työajan käyttö Yhteistyön kehittämisen haasteet Töiden valikointi ja uusien työtapojen vastustaminen Jatkuvien poissaolojen aiheuttamat tilanteet Työtehtävien jakoon, rooleihin ja pelisääntöihin liittyvät epäselvyydet Monikansallisten tiimien yhteistyön ongelmat

11 Kuppikunnat, juorut, puhumattomuus ja pahanpuhuminen Piilojohtaminen ja/tai johtajuuden menetyksen aiheuttamat tilanteet SOVITTELUPROSESSI Sovitteluprosessi käynnistyy yleensä silloin, kun konfliktin todetaan haittaavan työyhteisön toimintaa merkittävällä tavalla ja sitä ei ole saatu ratkaistua työyhteisön sisällä tai työsuojeluvaltuutetun/ luottamusmiehen avulla. Sovittelussa puolueeton ja ulkopuolinen henkilö eli sovittelija avustaa konfliktin osapuolia sovittelumenettelyn avulla löytämään kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisun yhdessä keskustellen ja kuunnellen. Tämän jälkeen ne asiat, joihin osapuolet haluavat sitoutua tilanteen paranemiseksi, kirjataan yhdessä allekirjoitettavaan sopimukseen. Sovitun toteutumista myös seurataan ja tarvittaessa sovittelua jatketaan. Ristiriitatilanteeseen kannattaa puuttua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta ongelmat eivät pääse kasvamaan tarpeettoman suuriksi. Sovittelu on yksi mahdollisuus selvittää ongelmaa. Mikäli sovittelu ei johda tarpeeksi hyvään ratkaisuun, voi työnantaja käyttää tarvittaessa työnjohdollisia toimia. Sovitteluprosessiin lähteminen ei myöskään estä esim. varoituksen antamista, mikäli työnantajalla on siihen selkeät perustelut. Miten sovittelu etenee? 1. Aloitus Sovittelija kartoittaa toimeksiantajan kanssa miten sovitteluprosessista voisi olla hyötyä kyseisessä konfliktissa. Sovitaan prosessin aloittamisesta sekä kartoitetaan keitä kaikkia tilanne koskeen ja keiden tulisi olla mukana sovittelussa. 2.Erillistapaamiset Sovittelija kuulee jokaista osapuolta erikseen. 3.Yhteistapaaminen Jokaiselle annetaan mahdollisuus kertoa oma näkökulmansa ja kokemuksensa siitä, miten konfliktitilanne on syntynyt ja mikä siinä on oleellista. Tavoitteena on, että osapuolet ymmärtävät toistensa näkemykset ja tunteet mahdollisimman hyvin. Sovittelun osapuolet nostavat esiin asiat, joista haluavat sovittavan ja sovittelija kirjaa ne sopimukseen, jonka jokainen allekirjoittaa. Mikäli sopimukseen ei päästä, sovittelu keskeytetään ja asia ratkaistaan muulla tavoin. 4. Tiedottaminen Sopimuksen syntymisestä kerrotaan toimeksiantajalle sekä kaikille muille, joille asian tiedottamista pidetään tärkeänä. Tästä sovitaan yhdessä. 5.Seuranta Seurantatapaaminen pidetään viimeistään kolmen kuukauden kuluttua sovittelun jälkeen. Tapaamisessa keskustellaan siitä, miten sopimuksen noudattaminen on sujunut. Mikäli tarpeellista, sopimusta muokataan tai itse sovittelua jatketaan. Sovittelun keskeisiä periaatteita ovat luottamus, joustavuus, avoimuus, puolueettomuus, yhteistoiminnallisuus, arvon ja aseman palauttaminen, anteeksianto, toisten kunnioittaminen, sopiminen ja asioiden korjaaminen.

12 Kaupunkirakennelautakunta Joensuun kaupungin tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2014 / kaupunkirakenne 5707/ /2015 KRAKLK 161 Kuntalain 71 :n mukaan tarkastuslautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston aset ta mat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa to teu tu neet. Joensuun kaupungin tarkastussäännön 9 :n mukaan tarkastuslautakunta antaa val tuus tol le arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoit tei den toteutumisesta kultakin vuodelta tilintarkastuskertomuksen val tuusto kä sit te lyn yhteydessä. Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan päättänyt velvoittaa kaupun gin hal li tuk sen, lautakuntien, liikelaitosten ja tytäryhtiöiden ryhtymään toimiin arviointikertomuksessa esitettyjen huomioiden johdosta sekä ra por toi maan näistä tarkastuslautakunnalle syyskuun 2015 loppuun mennessä. Tarkastuslautakunnan arvio kaupunkirakennelautakunnan toiminnasta: "Kaupunkirakennelautakunnan tulosalueella toiminnalliset tavoitteet ja niiden to teu tu mi nen on esitetty esimerkillisesti." Teknisen johtajan päätösehdotus: Kaupunkirakennelautakunta päättää merkitä tarkastuslautakunnan ar vion tiedok seen ja todeta, että se ei edellytä toimenpiteitä. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.

13 Tuottajan neuvottelukunta Joensuun kaupungin tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2014 / Tuottajan neuvottelukunta 5707/ /2015 TUOTNK 22 Joensuun kaupunginvaltuusto on merkinnyt tar kas tus lau ta kun nan arviointikertomuksen tiedokseen ja velvoittanut kau pun gin hal li tuk sen, lau ta kunnat ja liikelaitokset ryhtymään toimiin ar vioin ti ker to muk ses sa esitettyjen huomioi den johdosta sekä raportoimaan näistä tarkastuslautakunnalle syys kuun 2015 loppuun mennessä, jonka jälkeen tarkastuslautakunta raportoi valtuustolle. Liite. Tilaajan kanssa on sovittu, että raportit ovat tilaajalla mennessä. Valmistelija: palvelupäällikkö Olli Kauppinen Tuotantojohtajan päätösehdotus: Tuottajan neuvottelukunta päättää merkitä tiedoksi tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen vuodelta 2014 ja raportoida tarkastuslautakunnalle arviointikertomuksessa esitetyistä tar kas tuslau ta kun nan arvioista seuraavasti: 3.1. Strategian ja palveluohjelmien talousarviovuoden tavoitteiden to teu tumi nen (sivu 9) Sosiaali- ja terveyspalveluja koskevat palveluohjelmat talousarviossa ja ti lin päätök ses sä on esitetty sekavalla tavalla useassa eri kohdassa, mikä vaikeuttaa luke mis ta ja ymmärtämistä. Tarkastuslautakunnan arvio: Talousarvio- ja tilinpäätös asiakirjat on saa tet tava sellaiseen esitysmuotoon, että kokonaiskuvan saaminen on kohtuudella mah dol lis ta. Tuottajan neuvottelukunta: Asia on todettu tilaajalle osana TA2016 val mis telua. Kokonaiskuvan saamista saattaisi edistää, jos talousarvion ja tilinpäätöksen ra ken ne ja sisältö olisi mahdollista määritellä yhteneväksi. Lasten ja nuorten palveluohjelma Tarkastuslautakunnan arvio: Tavoitetta yhdistää eri toimijoiden palvelut tu kemaan nuoria ja ehkäisemään raskaan tuen tarvetta tarkastuslautakunta pitää erin omai se na. Ensimmäisen vuoden tavoitteet on pääosin saavutettu. Lasten pit kä ai kai sia sijoituksia käsitteleviä mittareita toteutumineen ja ver tai lu tietoi neen ei esitetä tilinpäätöksessä.

14 Tuottajan neuvottelukunta: Esittäminen sovitaan tilaajan kanssa. Tässä ti linpää tök ses tä puuttuvat tiedot: Pitkäaikaisen sijaishuollon kustannukset, lapset ja hoitopäivät vuonna (189 lasta ja hoitopäivää) vuonna (249 lasta ja hoitopäivää) Ikääntyvien palveluohjelma Tarkastuslautakunnan arvio: Toiminnallisissa tavoitteissa on onnistuttu. Mit ta rita voit tei siin olisi tullut asettaa sekä lähtöarvot että tavoitetila vuoden lo pussa. Eri toimenpiteiden vaikuttavuuden arviointi olisi antanut li sä in for maa tiota tavoitteiden saavuttamisesta. Tuottajan neuvottelukunta: Mittaritavoitteet sovitaan tilaajan kanssa. Kunkin toi men pi teen vaikuttavuuden varma todentaminen on hankalaa. Jatkossa voidaan tarvittaessa antaa arvio eri toimenpiteiden vaikutuksista Tuottajan neuvottelukunta (sivu 21) Tarkastuslautakunnan arvio: Neuvottelukunnan toiminnan laatua ja mer kit tävyyt tä/vai kut ta vuut ta olisi voitu kuvata laajemmin selostamalla kokouksissa käsi tel ty jä asioita, määriä, sisältöjä ja lopputuloksia. Tavoite on asetettu koko asiakas työ hön kohdistuvan työajan osuuteen. Toteumassa puhutaan vain ko ti hoidos ta. Kun tavoite koskee vain osaa toimialasta, niin se tulee ilmaista selkeästi. Tuottajan neuvottelukunta: Jatkossa tilinpäätöksessä kuvataan laajemmin neu vot te lu kun nan toimintaa. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.

15 Varhaiskasvatus- ja koulutuslautakunta Lausunto tarkastuslautakunnan arviointikertomuksesta vuodelta / /2015 VARKOLK 68 Kaupunginvaltuusto merkitsi tarkastuslautakunnan laatiman ar vioin ti ker to muksen vuodelta 2014 tiedokseen , 56 ja edellytti lautakuntia ryhtymään toi miin arviointikertomuksessa esitettyjen huomioiden johdosta sekä ra por toimaan näistä tarkastuslautakunnalle syyskuun 2015 loppuun mennessä. Tarkastuslautakunnan arviointien johdosta lausutaan seuraavaa: Tarkastuslautakunta kommentoi tilaaja-tuottaja mallia todeten, että toi min ta orga ni saa tion jakaminen tilaajiin ja tuottajiin on synnyttänyt tarpeen opetella uu sia toimintatapoja sekä henkilöstön että luottamushenkilöiden keskuudessa. Edelleen tarkastuslautakunta jatkaa: tämä on nähtävissä varsinkin tuot ta ja or ga nisaa tios sa. Henkilöstöstä aivan kaikki eivät ole vielä pystyneet sisäistämään ti laaja-tuot ta ja mal li sen organisaation mukaisia rooleja. Tilaaja-tuottaja malli on muuttanut monella tavalla toimintaa hallintokunnissa. Kes kus ten johdon ja valmistelijoiden sekä lautakuntien rooli on muuttunut. Ennen tilaaja-tuottaja mallia asioiden valmistelu eteni suoraan lautakunnasta hal lituk seen ja edelleen valtuustoon. Tilaaja-tuottaja mallissa lautakunnan ja hal lituk sen väliin on tullut tilaajan valmistelu. Tämä saattaa olla perusteltua pää töksen teon oikeellisuuden näkökulmasta, mutta muutos toimintatavoissa on kuiten kin havaittavissa. Aina ei ole myöskään ollut selvää, miten valmistelun tulisi ede tä tässä uudessa tilanteessa, jossa tilaaja on tullut uudeksi toimijaksi. Eräs teki jä, joka olisi ehkä selventänyt rooleja, olisi ollut se, että tilaajan tehtävät ja ratkai su val ta olisi kirjattu hallintosääntöön, samalla tavalla kuin muidenkin joh tavien viranhaltijoiden ja päätöksentekoelimien. Tällä hetkellä tilaajan rooli on mää ri tel ty kaupunginjohtajan päätöksessä ( , 118). Tarkastuslautakunnan havainto siitä, että raportointi on kehittynyt var hais kas vatus- ja koulutuspalveluissa, on varmasti oikea. Kuntamaiseman ohella meillä on käytössä muitakin valtakunnallisia vertailutiedostoja kuten Kouluikkuna. Kou luik ku na on suurimpien kaupunkien koulutuspalvelujen vertailutietokanta, jo ta ylläpitää Kuntaliitto. Tätä kautta on saatu arvokasta tietoa mm. erityisen tuen ja oppilashuollon palveluista. Tämä tieto on ohjannut meidän ta lous ar viom me tavoitteenasettelua ja kehittämistyötämme. Tarkastuslautakunnan tulkinta siitä, että päiväkotien koko ei liity toiminnan tehok kuu teen, ei vastaa täysin tuottajan näkemystä asiasta. Asiaa tutkittiin tuot tajan toimesta perusteellisesti. Päivähoidon tehokkuuteen vaikuttavat monet asiat. Päiväkotien vertailu pelkän koon perusteella on hankalaa, koska lap si ryhmän ikärakenne (alle 3 ja yli 3 -vuotiaat), erityisen tuen ja ohjauksen tarve, hen kilös tön rakenne, ilta- ja vuorohoidon tarve ja yksikön sijainti sekä tilojen käyt tömah dol li suus vaihtelevat niin paljon päiväkodista toiseen. Tuottajan vertailujen

16 pe rus teel la toimintayksikön koollakin on merkitystä, mutta ei aina. Myös pienet yk si köt voivat toimia kustannustehokkaasti. Riittävän suuret yksiköt voivat kuiten kin järjestää toimintansa huomioiden henkilöstön ja tilojen käytön pieniä yksi köi tä joustavammin. Päivähoidon kallein toimintamuoto on ryh mä per he päi väko dit. Ne ovat tyypillisesti pieniä yhden tai kahden lapsiryhmän yksiköitä, joissa mi toi tus on aina perhepäivähoidon mitoitus eli yhtä kasvatusvastuullista kohden voi olla vain neljä lasta. Näistä kalliista ryhmiksistä olemme vähitellen pää se mässä eroon uusien päiväkotiyksiköiden valmistuttua. Syksyllä alkava päivähoidon pal ve lu oh jaus vaikuttaa todennäköisesti myös siihen, että jatkossa yllättäviin lisä tar pei siin ei enää tarvitse perustaa uusia ryhmiksiä, vaan lisätilojen tarvetta voi daan arvioida pitkäjänteisemmin. Varhaiskasvatus- ja koulutuslautakunnan toimintaa koskevassa arviossaan tarkas tus lau ta kun ta huomauttaa mittareiden tärkeydestä talousarvion ta voit teenaset te lus sa. Vuoden 2015 talousarviossa tavoitteenasettelua on selkeytetty ja tavoit teet ovat paremmin mitattavissa olevia, kuin vuonna Edelleen tar kastus lau ta kun ta toteaa arviossaan, että kun tilinpäätöksessä on avattu yli tyk seen johtaneet tekijät, tulee vastaavasti uloskirjoittaa vastaavat talousarvion läh tösum mat. Tämä arvio huomioidaan jatkossa mahdollisten ylitysten koh dal la. Tarkastuslautakunnan näkemys siitä, että jokaisen talousarviosumman kohdalla ta voit tee na pitää olla talousarviossa pysyminen, on haasteellinen. Kaikki vuoden ai ka na tapahtuvat muutokset eivät ole ennakoitavissa, josta seuraa se, että talous ar vion summat eivät aina pidä. Varhaiskasvatus- ja koulutuskeskuksen si tovuus ta so valtuustoon nähden on tulosalueiden koulutuspalvelut, var hais kas vatus, konservatorio ja kansalaisopisto toimintakatteiden summa. Tavoitteena on tie ten kin se, että kokonaisuutena talous toteutuu siten, kuin valtuusto on päät tänyt. Tarkastuslautakunta toteaa, että toimialaan vaikuttavien säädösten muut tu minen tulee huomioida talousarviossa. Tämä on tärkeä linjanveto myös var hais kasva tus- ja koulutuspalvelujen näkökulmasta. Valmistelija: varhaiskasvatus- ja koulutusjohtaja Mauno Väänänen Varhaiskasvatus- ja koulutusjohtajan päätösehdotus: Varhaiskasvatus- ja koulutuslautakunta päättää antaa edellä mainitun sel vi tyksen koskien tarkastuslautakunnan vuoden 2014 arviointikertomusta. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.

17 ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2014 Puheenjohtajan katsaus Johdanto Joensuun kaupungin tarkastuslautakunta antaa toimikautensa toisen arviointikertomuksen, jossa arvioidaan vuoden 2014 toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista kaupunginvaltuuston asettamien tavoitteiden mukaisesti Joensuun kaupungissa ja kaupunkikonsernissa. Vuosi 2014 oli kaupungin toinen toimintavuosi tilaaja tuottajamalliseksi muutetulla organisaatiolla. Taloudellinen tilanne oli vuonna 2014 edelleen haasteellinen myös kuntasektorilla. Joensuussa jatkettiin säästötoimia talouden pitämiseksi positiivisessa kehityssuunnassa, johon se saatiin käännettyä jo vuonna Tässä myös onnistuttiin, vaikkakin poikkeuksellisen suuret kertaluonteiset erät olivat myös vuonna 2014 merkittävästi auttamassa kaupungin talouden saamista positiiviselle puolelle. Sosiaali- ja terveyspalvelut olivat vuonna 2014 ylivoimaisesti suurin menoerä Joensuun tilinpäätöksessä, reilusti yli puolet kaupungin kokonaismenoista. Kaupungin omistamassa kiinteistömassassa on paljon käyttämättömiä ja käyttökelvottomia tiloja. Kiinteistöjen priorisointisalkutus on hyvä tapa seurata kiinteistömassojen kehitystä eri salkuissa. Tarpeettomien kiinteistöjen realisoimista on syytä tehostaa entisestään. Tilaaja- tuottajamallinen organisaatio Vuoden 2013 alussa käyttöönotettua uutta tilaaja- tuottajamallista organisaatiota arvioitaessa tarkastuslautakunta on tullut siihen käsitykseen, että organisaatiomuutos on onnistunut odotetulla tavalla. Kuitenkin edelleen tuntuisi olevan tilaaja-tuottajaroolien omaksumisessa jonkin asteisia ongelmia. Taloustilanne Joensuun kaupungin vuoden 2014 taloudessa oli positiivista se, että lopulta tulos oli 7,2 milj. ylijäämäinen. Kuitenkin tuloksen ennustettavuus oli vaikeaa. Kertaluontoiset erät olivat jälleen merkittävässä roolissa siinä, että lopputulos saatiin positiiviseksi. Positiivinen asia oli se, että toimielimet ja liikelaitokset pysyivät pääsääntöisesti talousarviossa. Joensuun kaupungin toimintakatteen kasvu oli 3,6 %. Koko kaupungin toimintakate vuonna 2014 oli -350,9 milj.. Muutetun talousarvion mukaan koko kaupungin toimintakate oli -354,8 milj.. Toteuma oli 3,9 milj. parempi. Peruskaupunki toteutui 9,0 milj. talousarviota paremmin. Vuoden 2014 tulosta paransivat erityisesti eräät kertaluontoiset erät, kuten tonttien ennakoitua suuremmat myyntivoitot, rahastojen omaisuudenhoitajan vaihdon yhteydessä kirjautuneet voitot sekä hätäkeskuksen tilojen vuokrasopimuksen päättymisestä saatu kertakorvaus. Lisäksi vuodelle

18 JOENSUUN KAUPUNGIN TARKASTUSLAUTAKUNTA 2014 toteutettu kunnallisveroprosentin korotus näkyi kaupungin verotulokertymässä. Hyvää tulosta tuki myös kaupungin eri toimialojen ja liikelaitosten sitoutuminen talousarvioihinsa ja toiminnan jatkuvaan kehittämiseen. Vaikka edellä esitetyistä, tulosta parantavista syistä suuri osa olikin kertaluontoisia eriä, niin mukana oli myös syitä, jotka on mahdollista toteutua myös seuraavilla tilikausilla. Sosiaali- ja terveyspalvelut Sosiaali- ja terveyspalveluissa oli huomionarvoista se, että vuoden 2014 alusta Outokumpu tuli mukaan Joensuun ja Kontiolahden lisäksi yhteisen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoiminta-alueen toimintaan, jossa Joensuu toimii isäntäkuntana. Valtuustoon nähden sitovat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ovat toteutuneet. Asia, josta tarkastuslautakunnassa on keskusteltu, on edelleen isäntäkunnan ja yhteistyökuntien sote-alan toimijoiden välinen tiedonsaannin tärkeys. Niinivaaran terveysasema otettiin omaksi toiminnaksi vuoden 2015 alussa. Tästä ei esitetty perusteluja, joita olisivat voineet olla esimerkiksi kustannus- ym. vertailut terveysasemien kesken päättäjille. Toimenpide oli tuotu suoraan talousarvioesitykseen. Valtuutetuilla ei ollut tosiasiallista mahdollisuutta saada tarvittavaa tietoa päätöksenteon pohjaksi talousarviota hyväksyttäessä. Talousarvioesitykseen Niinivaaran terveysasema oli tietoisesti alibudjetoitu. Positiivisena asiana on pidettävä sitä, että vuoden 2014 talousarviossa sosiaali- ja terveyspalveluihin varattua summaa ei ylitetty, näin tapahtui nyt jo toisena vuonna peräkkäin. Sosiaali- ja terveyspalvelujen uudistushanke koki kovan kolahduksen, kun sitä ei saatu päätökseen, vaan se siirtyi mm. perustuslaillisten ongelmien vuoksi seuraavan hallituksen viimeisteltäväksi. Sosiaali- ja terveyspalvelut tulevat jatkossakin olemaan suurin kuntien menoerä, joten sillä sektorilla ei ole varaa epäonnistua. Strategian ja palveluohjelmien talousarviovuoden tavoitteiden toteutuminen Tarkastuslautakunnan arvio: Talousarvio- ja tilinpäätös asiakirjat on saatettava sellaiseen esitysmuotoon, että kokonaiskuvan saaminen on kohtuudella mahdollista. Kuntalain mukaan talousarvion käsittelyssä asetetaan sitovat toiminnalliset tavoitteet ja niiden toteuttamiseen annetaan tarvittavat määrärahat (Kuntalaki 65 ). Tarkastuslautakunta ei löytänyt ympäristöterveydenhuollolle sitovia toiminnallisia tavoitteita, mutta määrärahat on myönnetty Ympäristöterveydenhuollon valtuustoon nähden sitovat toiminnalliset tavoitteet vuodelle 2014 on kirjattu taulukkoon talousarviokirjan kohdassa Ympäristöterveydenhuolto. Nämä valtuustoon nähden sitovat toiminnalliset tavoitteet ovat terveysvalvonnan tarkastusten lukumäärä sekä eläinlääkärikäyntien lukumäärä. Valtuuston asettamien tavoitteiden ja määrärahojen rajoissa Pohjois-Karjalan Ympäristöterveyden toimintaa ohjaa tarkemmin ympäristöterveydenhuollon jaoston hyväksymä valvontasuunnitelma, joka päivitetään vuosittain. Valvontasuunnitelmassa esitetään ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA

19 JOENSUUN KAUPUNGIN TARKASTUSLAUTAKUNTA valvonnan painopisteet sekä valvontaprojektit. Valvontasuunnitelmassa on esitetty myös tarkastuksen sisältö, valvontakohteiden tai valvontakohdetyyppien tarkastustiheys, tarkastukseen keskimääräisesti käytettävä aika, kunnan toimesta tapahtuva näytteenotto ja näytteiden tutkiminen sekä valvontasuunnitelman toteutumisen arviointi. Se sisältää myös suunnitelman eläinlääkäripalveluista sekä eläinten terveyden ja hyvinvoinnin valvonnan järjestämisestä. Valvontasuunnitelmassa on siten esitetty Pohjois-Karjalan Ympäristöterveyden yksityiskohtaiset toiminnalliset tavoitteet ympäristöterveydenhuollon jaostoon nähden. Valvontasuunnitelman toteuma käsitellään vuosittain ympäristöterveydenhuollon jaostossa. Ympäristöterveydenhuollon valtuustoon nähden sitovat toiminnalliset tavoitteet pyritään kirjaamaan selkeämmällä tavalla vuoden 2016 talousarviota valmistellessa. Sosiaali- ja terveyslautakunta Sosiaali- ja terveystoimen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden ja toteutumien esitystapaa on muutettu tilaaja-tuottajamallin myötä. Tavoitteet on esitetty talousarvion kohdissa 3.2 (strategian toteuttaminen ja talousarviovuoden tavoitteet) ja (sosiaali- ja terveyspalvelut) ja tavoitteiden toteutumista esitellään tilinpäätöksen kohdissa 6.1 (strategian ja palveluohjelmien talousarviovuoden tavoitteiden toteutuminen), 6.2 (peruskaupungin toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen kohdassa Sosiaali- ja terveyslautakunta) ja 9.3 (taseyksiköiden erillistilinpäätökset). Tarkastuslautakunnan arvio: Sitovien toiminnallisten tavoitteiden asetanta on puutteellista ja sekavaa. Sitovat tavoitteet on määritelty palveluohjelmissa, mutta ei sosiaali- ja terveyspalveluissa. Asetettujen tavoitteiden toteuman seuranta ei ole yhtenevä talousarvion tavoitteiden kanssa. Osa talousarvion kohdassa (sosiaali- ja terveyspalvelut) on tilinpäätöksessä esitetty kohdassa Joensuu-Kontiolahti- Outokumpu sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen taseyksikkö. Toiminnallisten tavoitteiden ja toteutumien vertailu on kohtuuttoman hankalaa. Tavoiteasetannassa mitattavuuteen tulee kiinnittää huomiota. Sosiaali- ja terveyslautakunta toteaa, että tarkastuslautakunnan huomio on aiheellinen. Sosiaali- ja terveyslautakunnan keskeiset strategiset tavoitteet vuosille on esitetty sosiaali- ja terveyslautakunnan kohdassa ja ovat samoja kuin palveluohjelmien kärkihankkeet. Lisäksi ne koskevat vain Joensuuta ja yhteistoiminta-alueen muiden kuntien kehittämiskohteet on esitetty palvelusopimuksessa. Kärkihankkeiden toteutumista Joensuun osalta on raportoitu ikäihmisten palveluohjelman ja työikäisten palveluohjelman osalta osavuosikatsauksissa lautakunnalle, sen sijaan lasten ja nuorten palveluohjelma on raportoitu suoraan tuotannon neuvottelukunnalle. Kontiolahden ja Outokummun kehittämishankkeet on raportoitu myös osavuosikatsausten yhteydessä sekä lautakunnan antamassa toimintakertomuksessa. Terveyspalvelujen kehittämishankkeet on muista kehittämishankkeista poiketen raportoitu taseyksikön kohdalla, koska ne oli käsitelty lautakunnan talousarvioesityksen yhteydessä, vaikka niitä ei varsinaisessa budjettikirjassa esitettykään muiden kehittämishankkeiden yhteydessä. ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA