Parnetti Alfonso jäsen

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta AIKA klo 12:00-16:25 PAIKKA Messi OSALLISTUJAT LÄSNÄ Packalen Paul puheenjohtaja Sjögren Pirjo varapuheenjohtaja Jaskari Minna jäsen Parnetti Alfonso jäsen Peippo Jukka jäsen MUUT LÄSNÄOLIJAT Lindström-Koli Tove tilintarkastaja Partanen Henri asiantuntijajäsen Långström Ulla pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT :t ALLEKIRJOITUKSET Paul Packalén puheenjohtaja Ulla Långström pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Minna Jaskari, pöytäkirjan tarkastaja Lohja / 2017 PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ alkaen Lohjan kaupungin verkkosivuilla

2 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta KÄSITELLYT ASIAT Sivu 42 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 43 Pöytäkirjan tarkastaja 4 44 Ipadien jako tarkastuslautakunnan jäsenille 5 45 Tilintarkastuksen työohjelman esittely 6 46 Talousjohtajan talouskatsaus 7 47 Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt vuosina Tarkastuslautakunnan osallistuminen BDO:n risteilyseminaariin Tarkastuslautakunnan kokouspäivät Tarkastuslautakunnan tilikauden arviointisuunnitelma Tarkastuslautakunnan tilikauden 2017 työohjelma Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuudet Tarkastuslautakunnan muut asiat Tarkastuslautakunnan tiedotusluonteiset asiat Tarkastuslautakunnan seuraava kokous ja kokouksen päättäminen 18

3 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKLK Hallintosäännön 136 :n mukaan avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Toimielimen kokous on laillinen, jos se on toimielimen tai puheenjohtajan päättämänä kokousaikana (hallintosääntö 128). Toimielimen kokous on päätösvaltainen, jos läsnä on vähintään puolet toimielimen jäsenistä tai varajäsenistä. pj Tarkastuslautakunta toteaa, että kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Kokouksessa läsnä kaikki tarkastuslautakunnan varsinaiset jäsenet. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastaja TARKLK Pöytäkirjan pitämisestä ja tarkastamisesta määrätään hallintosäännön 149 :ssä. Toimielin päättää tarkastustavasta. pj Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan tarkastuslautakunnan jäsen Minna Jaskari. Hyväksyttin.

5 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Ipadien jako tarkastuslautakunnan jäsenille TARKLK Lohja kaupungissa käyttössä sähköinen kokouskäytäntö. Sen yhteydessä on luottamushenkilöille hankittu kaupungin kustannuksella ipadit/kannettavat tietokoneet ja nettiyhteydet niihin. Tietotekniikkapalvelut luovuttaa laitteet tarkastuslautakunnan jäsenille ja opastaa tarvittaessa laitteen käytössä. Tietotekniikkapalvelut luovutti Ipadit tarkastuslautakunnan jäsenille ja opasti laitteiden käytössä. Päätettin, että tarkastuslautakunnan sihteeri toimittaa tarkastuslautakunnan jäsenille ja varajäsenillä linkit joilla Lohjan kaupungin sähköpostiin ja luottamushenkilöportaaliin pääsee muilta koneilta joissa on internetyhteys.

6 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastuksen työohjelman esittely TARKLK Tilintarkastaja esittelee laatimansa tilintarkastusohjelman. Tarkastuslautakunta merkitsee tilintarkastusohjelman tiedoksi. Hyväksyttiin. Liite (salainen) Tilintarkastusohjelma Tilintarkastaja Tove Lindström-Koli poistui asian käsittelyn jälkeen.

7 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Talousjohtajan talouskatsaus TARKLK Tarkastuslautakunta on sopinut, että talousjohtaja tulee pitämään jokaisessa kokouksessa talouskatsauksen. Tässä kokouksessa pidetään katsaus tilanteeseen. pj Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi talousjohtajan talouskatsauksen. Tarkastuslautakunta merkitsee talousjohtajan talouskatsauksen kuulluksi. Liite Talouskatsaus (tilanne ) Henri Partanen paikalla asian käsittelyn ajan

8 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt vuosina TARKLK Lohjan kaupungin hallinto uudistui vuonna 2017 kahdessa vaiheessa. Kaupungin organisaatiossa viisi toimialaa supistui lukien Elinvoima-toimialaan ja Hyvinvointi-toimialaan. Lautakuntien ja muiden toimielinten esityslistojen kokoaminen, pöytäkirjojen laadinta ja päätösten täytäntöönpano ym. käytännön hallintoasiat siirtyvät Elinvoima-toimialaan kuuluvan Palvelutuotannon alaisen Keskitetyt hallintopalvelut -yksikön tehtäviksi. Siksi monia hallintokäytäntöjä mallinnetaan ja yhdenmukaistetaan asteittain; tämä pykälä pohjautuu mallinnukseen. Kaupunginvaltuusto hyväksyi uuden Lohjan kaupungin hallintosäännön. Hallintosäännön 128 :n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen. Hallintosäännön 129 :n mukaan kokouskutsun antaa julkaistavaksi puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. lista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Johtosäännön 76 :n mukaan tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on läsnäolovelvollisuus kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Hallintosäännön 130 :n mukaan esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot. Hallintosäännön 131 :n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään (pääsääntöisesti) sähköisesti. Hallintosäännön 133 :n mukaan toimielimen jäsenen on itse kutsuttava henkilökohtainen varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Hallintosäännön 149 :n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Hallintosäännön 150 :n mukaan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 :ssä tarkemmin määrätään. listat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin internetsivuilla siltä osin kuin siinä ei ole salassa pidettäviä tai ei-julkisia

9 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta tietoja. Tarkastuslautakunta päättää, että 1. johtosäännön 76 :n mukaisesti pöytäkirjanpitäjänä toimii controller, tarvittaessa sijainen määrätään erikseen. 2. kokouskutsut ja esityslistat lähetetään sähköisesti luottamushenkilöportaaliin jäsenille ja varajäsenille sekä muille, joilla on oikeus tai velvollisuus olla läsnä kokouksessa, pääsääntöisesti neljä päivää ennen kokousta; 3. tarkastuslautakunnan esityslistaa ei julkaista kaupungin internet-sivuilla 4. pöytäkirjan tarkastaa yksi kussakin kokouksessa valittu pöytäkirjantarkastaja. Pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti siten, että valmistunut pöytäkirja toimitetaan sähköpostilla puheenjohtajalle ja tarkastajalle. Puheenjohtaja ja tarkastaja kuittaavat pöytäkirjan oikeellisuuden sähköpostilla ja allekirjoittavat sen seuraavassa tarkastuslautakunnan kokouksessa; 5. pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla kokousta seuraavana torstaina siten kuin kuntalain 140 :ssä tarkemmin määrätään. Hyväksyttiin.

10 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan osallistuminen BDO:n risteilyseminaariin TARKLK Kuntasektorin viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden risteilyseminaari järjestetään perjantaina Syksyn seminaarin keskeisenä teemana on uusien tarkastuslautakuntien valmistautuminen tehtäväänsä. Kunnallishallinnon ja talouden ajankohtaisten asioiden lisäksi aiheina ovat tarkastuslautakunnan asema ja tehtävät, lautakunnan toiminnan suunnittelu sekä arviointityön käytännön toteutus. Tarkastuslautakunnan talousarviossa on varattu määräraha koulutukseen. pj Tarkastuslautakunta keskustelee ja päättää osallistumisesta BDO:n järjestämään Varsinais-Suomen ja Satakunnan risteilyseminaariin. Tarkastuslautakunnan jäsenistä Minna Jaskari ja Pirjo Sjögren osallistuivat tarkastuslautakunnan puheenjohtajan päätöksellä FCG:n järjestämään tarkastuslautakunnan koulutuspäivään. Tarkastuslautakunta päättää ettei osallistu BDO:n risteilyseminaariin.

11 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan kokouspäivät TARKLK Hallintosäännön 128 :n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen. Hallintosäännön 132 :n mukaisesti, jos kaikkia kokouskutsussa mainittuja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksessa poissaolleille lähetetään sähköinen viesti jatkokokouksen ajasta ja paikasta. pj Puheenjohtajan esityksen perusteella esitetään, että kokoukset pidetään pääsääntöisesti torstaisin alkaen kello 12:00 seuraavasti: Tarkastuslautakunta päätti kokouspäiviksi seuraavat: Kokoukset alkava klo 12. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

12 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan tilikauden arviointisuunnitelma TARKLK Tarkastuslautakunnan tilikauden kattava työohjelma ja koko valtuustokauden kattava arviointisuunnitelma koordinoidaan tilintarkastuksen työohjelman kanssa yhtenäiseksi arviointikokonaisuudeksi. Tarkastuslautakunta laatii valtuustokauden arviointisuunnitelman ja päättää vastuu alueet tarkastuslautakunnan jäsenille. Tarkastuslautakunta päätti tarkastuslautakunnan jäsenten vastuu alueet seuraavasti. Palvelutuotantolautakunta: Paul Packalén ja Jukka Peippo Vetovoimalautakunta ja sen jaostot: Minna Jaskari ja Pirjo Sjögren Lasten, nuorten ja perheiden lautakunta ja sen jaostot: Paul Packalén Sosiaali- ja terveyslautakunta: Alfonso Parnetti Liite Arviointisuunnitelman vastuut

13 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan tilikauden 2017 työohjelma TARKLK Tarkastuslautakunnan tilikauden kattava työohjelma ja koko valtuustokauden kattava arviointisuunnitelma koordinoidaan tilintarkastuksen työohjelman kanssa yhtenäiseksi arviointikokonaisuudeksi. Arviointisuunnitelman pohjalta laaditaan työohjelma tilikaudelle. Tarkastuslautakunta päättää tilikauden 2017 työohjelmasta. Tarkastuslautakunta päätti tilikauden työohjelmasta. Työohjelma jaetaan tarkastuslautakunnan jäsenille pöytäkirjan liitteenä. Liite (salainen) Tarkastuslautakunnan työohjelma tilikaudelle 2017 Täytäntöönpano

14 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuudet TARKLK Kuntalain 84 :n pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta. Ilmoitusvelvollisia luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita ovat: Kaupunginhallituksen jäsenet ja varajäsenet Valtuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat Lautakuntien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat Vetovoimalautakunnan jäsenet ja varajäsenet Keskusvaalilautakunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja lautakunnan esittelijä Vaalilautakunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja lautakunnan esittelijä Kaupunginjohtaja Kaupunginhallituksen esittelijät Lautakuntien esittelijät Ilmoitukset julkaistaan yleisessä tietoverkossa tarkistuksen jälkeen. pj Tarkastuslautakunta hyväksyy annetut ilmoitukset ja kehottaa tarvittaessa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Hyväksytyt ilmoitukset viedään tiedoksi valtuustolle ja linkki sidonnaisuuksiin lisätään kaupungin verkkosivulle.

15 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Kaikki ilmoitusvelvolliset eivät ole jättäneet ilmoitustaan. Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä tehdyt ilmoitukset.tarkastelun perusteella vaikuttaa kuitenkin siltä, että osa ilmoituksista on puutteellisia. Tarkastuslautakunta kehottaa ilmoitusvelvollisia täydentämään puutteelliset ilmoitukset (mm kiinteistön omistuksia puuttuu) ja niitä joiden ilmoitukset puuttuvat tekemään ilmoituksen viipymättä. Ilmoitukset on tarkastusmerkinnän jälkeen nähtävissä Lohjan kaupungin verkkosivulla (kaupunki-päätöksenteko- Sidonnaisuusrekisteri ) Tarkastuslautakunta päättää viedä tehdyt ilmoitukset tiedoksi valtuustolle. Liite Luottamushenkilöiden sidonnaisuusilmoitukset

16 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan muut asiat TARKLK Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. pj Muita asioita ei ollut.

17 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan tiedotusluonteiset asiat TARKLK Jos tarkastuslautakunnalla on tiedotusluonteisia asioita, ne esitetään tässä. pj Tarkastuslautakunta merkitsee asiat tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kutsun Anttilan koulun Laurentius-salissa pidettävään sisäilmaseminaariin.

18 PÖYTÄKIRJA 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan seuraava kokous ja kokouksen päättäminen TARKLK pj Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään pp.kk.vvvv klo 00:00. Puheenjohtaja päättää kokouksen Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään klo alkaen. Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 16:25.