KOSKEN TL TARKASTUSLAUTAKUNTA

Transkriptio

1 1 Kokousaika Keskiviikko klo Kokouspaikka Kosken Tl kunnanvirasto, kunnanhallituksen huone Saapuvilla olleet jäsenet Läsnä Poissa Puheenjohtaja Marja Jalli x Varapuheenjohtaja Pertti Kujala x Jäsenet: Pekka Leime Tapio Satto Eve Vist x x x JHTT-tilintarkastaja Hannu Laurila x Pöytäkirjanpitäjä Nina Relander x Muut saapuvilla olleet Varajäsenet: Osmo Korhonen x Jaakko Mikkola x Minna Lehti x Jukka Lehti x Eini Ahti x Kunnanjohtaja Jukka Matilainen x 9-11 Sosiaalijohtaja Laura Willman-Kitola x 9-11 Sivistystoimenjohtaja Mirja Rautavuori-Lehtinen x 9-11 Tekninen johtaja Mikko Salmi x 9-11 Talouspäällikkö Teija Autio x Kunnanhallituksen puheenjohtaja Heikki Tuominen x 9-11 Kunnanvaltuuston puheenjohtaja Heikki Pietilä x 9-11 Nuorisovaltuuston edustaja Rasmus Kuusivaara x Laillisuus ja päätösvaltaisuus 9 Pöytäkirjan tarkastustapa 10 Asiat Allekirjoitukset Marja Jalli Puheenjohtaja Nina Relander Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Tarkastusaika Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Maanantai Allekirjoitukset Pertti Kujala Pöytäkirjan nähtävänäolo kello Todistaa Pekka Leime Toimistosihteeri Nina Relander

2 2 KOSKEN TL TARKASTUSLAUTAKUNTA Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kuntalain 103 :n mukaan muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet sen jäsenistä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään lautakunnan päättämällä tavalla. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäoloja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kokouskutsu on postitettu Todetaan tarkastuslautakunnan kokoonpano ja kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3 3 10 Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Kosken Tl kunnan hallintosäännön 39 :n mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Kuntalain 140 :n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirjat pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Pöytäkirja päätettiin tarkastaa Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Pertti Kujala ja Pekka Leime. Tämän kokouksen pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä maanantaina viraston aukioloaikana

4 4 KOSKEN TL TARKASTUSLAUTAKUNTA Kunnan toiminnan ja talouden ajankohtaiskatsaus Lautakunta kuulee ajankohtaiskatsauksessa erityisesti kunnan toiminnan ja talouden tämänhetkistä tilannetta ja alustavaa suunnitelmaa vuodelle Kuullaan kunnan johdon esitykset. Saatiin tiedoksi johtoryhmän selvitykset.

5 5 12 Kunnan hallinnon ja talouden tarkastus tilikausille Kunnanvaltuusto : Tarkltk : Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja on pyytänyt BDO Audiator Oy:ltä tarjousta Kosken Tl kunnan hallinnon ja talouden tarkastuksesta tilikausille Hankinta tehdään suorahankintana. Pyynnössä on myös ollut maininta 2-6 vuoden mahdollisesta optiosta erillisellä päätöksellä. Tarjous on pyydetty jättämään mennessä. Tarjouspyyntö on kokouskutsun liitteenä. Lautakunta arvioi saatua tarjousta. Tutustuttiin BDO Audiator Oy:n antamaan tarjoukseen. Tarjouksen kokonaishinta tilikausille on ja koko valtuustokauden osalta Tarkastuksen arvioitu laajuus on viisi tarkastuspäivää vuodessa. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Vastuulliseksi tilintarkastajaksi BDO Audiator Oy esittää JHTT tilintarkastaja Hannu Laurilaa. Sopimuskautta voidaan jatkaa optiolla erillisellä päätöksellä. Lautakunta esittää kunnanvaltuustolle, että kuntalain mukaisen kunnan hallinnon ja talouden tarkastajaksi valitaan BDO Audiator Oy tilikausille sekä optio vuosille Kv Hyväksyttiin Merkitään tiedoksi kunnanvaltuuston päätös. Päätös : Merkittiin tiedoksi.

6 6 KOSKEN TL TARKASTUSLAUTAKUNTA Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen Hallintosäännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään lautakunnan päättämällä tavalla. Lautakunta päättää kokouskutsun ja esityslistan lähettämistavasta. Kokouskutsu ja esityslista lähetetään jäsenille postitse paperiversiona sekä sähköisesti vähintään viikkoa ennen lautakunnan kokousta.

7 7 14 Esittely lautakunnan kokouksessa Tarkastussäännön mukaan esittelijästä päättää lautakunta. Hallintosäännön mukaan asiat päätetään viranhaltijan esittelystä. Kun lautakunnalla ei ole alaisuudessaan viranhaltijoita, päätöksenteko tarkastuslautakunnan kokouksessa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman varsinaista viranhaltijaesittelyä. Tarkastuslautakunta päättää, että esittely ja päätöksenteko tarkastuslautakunnan kokouksissa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Lautakunta tekee päätöksensä puheenjohtajan selostuksen pohjalta.

8 8 KOSKEN TL TARKASTUSLAUTAKUNTA Esteellisyydet Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 ja 28 pykälissä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Lautakunnan jäsenet ilmoittavat esteellisyytensä ja ne merkitään pöytäkirjaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lautakunnan jäsenet ilmoittavat välittömästi. Todetaan esteellisyydet: Marja Jalli: sivistyslautakunnan puheenjohtaja, Pekka Leime: keskusvaalilautakunnan jäsen

9 9 16 Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat Kuntalain 74 :n mukaan tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on oikeus salassapitosäännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että lautakunnan jäsenille toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Lautakunta pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti seuraavat asiakirjat: - talousarvio ja suunnitelma - osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit - hallintosääntö ja sen muutokset - valtuuston pöytäkirjat - hallituksen pöytäkirjat - jäsenen seurantavastuulla olevien lautakuntien pöytäkirjat Lautakunnan jäsenten on tarpeen tehdä tilikauden aikaisista havainnoistaan muistiinpanoja, jotka auttavat lautakunnan työskentelyä ja arviointikertomuksen laatimista. Lautakunnalle toimitetaan kunnanvaltuuston ja hallituksen pöytäkirjat sekä muut edellä mainitut asiakirjat. Saatetaan lisäksi tiedoksi lautakuntien pöytäkirjanpitäjille, että lautakuntien pöytäkirjat liitteineen pyydetään toimittamaan välittömästi niiden valmistuttua tarkastuslautakuntien jäsenille arviointisuunnitelmassa jaetun seurantavastuun mukaisesti.

10 10 KOSKEN TL TARKASTUSLAUTAKUNTA Arvioinnin käytännön suorittaminen Tarkastuslautakunta on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Lautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arviointisuunnitelma. Lautakunta käy periaatekeskustelun työskentelynsä käytännön järjestelyistä. Arviointisuunnitelma valmistellaan tässä kokouksessa tilintarkastajan valmistelun pohjalta. Valmistelu tapahtuu yhteistyössä jäljempänä esitetyn tilintarkastajan tarkastussuunnitelman valmistelun kanssa. Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä arviointisuunnitelman vuosille ja työohjelman vuodelle Tarkastuslautakunta hyväksyi liitteenä olevan arviointisuunnitelman vuosille ja työohjelman vuodelle Merkittiin, että arviointisuunnitelmaa ja työohjelmaa päivitetään arviointityön edetessä.

11 11 18 Tilintarkastuksen työohjelma Tilintarkastaja valmistelee ja esittää lautakunnalle tiedoksi tilikautta koskevan työohjelman. Tässä yhteydessä päätetään myös tilintarkastajan raportoinnista lautakunnalle. Merkittiin tiedoksi tilintarkastajan työohjelma vuodelle 2017.

12 12 KOSKEN TL TARKASTUSLAUTAKUNTA Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön tilattava materiaali Lautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että lautakunta perehtyy ja kouluttautuu tehtäväänsä hyvin. Lautakunta käy keskustelun ja päättää tarvittavasta perehtymissuunnitelmastaan, osallistumisesta koulutukseen ja mahdollisesti lautakunnan käyttöön hankittavasta kirjallisuudesta ja muusta materiaalista. Päätettiin tilata lautakunnan uusien jäsenien käyttöön kolme kappaletta Audiatorin julkaisemaa kirjaa Tarkastuslautakunta osana kunnan valvonta- ja arviointijärjestelmää. Todettiin että lautakunta osallistuu BDO Audiator Oy:n järjestämään Varsinais-Suomen ja Satakunnan risteilyseminaariin Osallistutaan harkinnan mukaan myös muihin tarjottaviin koulutustilaisuuksiin.

13 13 20 Sidonnaisuusilmoitukset Kuntalain (410/2015 mukaan tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava julkisesti sidonnaisuuksistaan. Säännöstä sovelletaan alkaen. Kunnanjohtaja on pyytänyt tarkastuslautakunnan puheenjohtajalta toimeksisaaneena laissa tarkoitettuja luottamushenkilöitä sekä viranhaltijoita toimittamaan sidonnaisuusilmoitukset tarkastuslautakunnalle. Sidonnaisuusilmoitukset käsitellään lautakunnassa ja saatetaan tiedoksi kunnanvaltuustolle, jonka jälkeen ne julkaistaan kunnan internetsivulla olevassa sidonnaisuusrekisterissä. Kuntalaki 84 : Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Tämän pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta. Todettiin, että lautakunnalle on tehty sidonnaisuusilmoituksia. Päätettiin, että sidonnaisuusilmoitusten käsittelyä jatketaan seuraavassa lautakunnan kokouksessa.

14 14 KOSKEN TL TARKASTUSLAUTAKUNTA Tarkastuslautakunnan talousarvioesitys vuodelle 2018 Taloustoimistossa on laadittu virkamiestyönä vuodelle 2018 tarkastuslautakunnan talousarvioesitys, joka jaetaan lautakunnan jäsenille esityslistan liitteenä. Laadittiin esitys kunnanhallitukselle tarkastuslautakunnan talousarvioksi vuodelle 2018.

15 15 22 Muut asiat Seuraava lautakunnan kokous päätettiin pitää torstaina klo ja seuraava yhteinen kokous keskiviikkona klo Ilmoitusasiat Ei ollut Kokous päätettiin klo