Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10)

Transkriptio

1 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10) Tarkastuslautakunta Aika klo 14:00-14:48 Paikka Iisalmen sairaala, kokoustila Salmi Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 57 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 58 Pöytäkirjantarkastajien valinta 4 59 Asioiden käsittelyjärjestys 5 60 Sidonnaisuusilmoitukset 6 61 Tilintarkastusyhteisön kilpailutus 7 62 Muut esille tulevat asiat 10

2 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10) Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Hänninen Juha Jäsen Itkonen-Brilli Teija Jäsen Laitinen Pirjo Jäsen saapui klo Lapveteläinen Minna Jäsen Partanen Minna Jäsen Suokonautio Markku Puheenjohtaja Tikkanen Arto Varapuheenjohtaja Miettinen Tiina Pöytäkirjanpitäjä Allekirjoitukset Markku Suokonautio Puheenjohtaja Tiina Miettinen Pöytäkirjanpitäjä Asiat Pöytäkirja tarkastettu Teija Itkonen-Brilli Pöytäkirjantarkastaja Minna Lapveteläinen Pöytäkirjantarkastaja Pöytäkirja asetettu nähtäville Pöytäkirja pidetään nähtävillä viikon kuluttua kokouksesta Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän yleisessä tietoverkossa osoitteessa

3 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10) Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarklk Kutsu tarkastuslautakunnan kokoukseen on toimitettu tarkastuslautakunnan jäsenille Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10) Tarkastuslautakunta Pöytäkirjantarkastajien valinta Tarklk Tarkastuslautakunta valitsee kaksi jäsentä tarkastamaan tämän kokouksen pöytäkirjan. Kaksi seuraavaa vuorossa olevaa ovat Teija Itkonen-Brilli ja Pirjo Laitinen. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Teija Itkonen-Brilli ja Minna Lapveteläinen.

5 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10) Tarkastuslautakunta Asioiden käsittelyjärjestys Tarklk Tarkastuslautakunta hyväksyy esityslistan kokouksen asioiden käsittelyjärjestykseksi. Päätösehdotus hyväksyttiin.

6 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10) Tarkastuslautakunta Sidonnaisuusilmoitukset 366/ /2017 Tarklk Kuntalain (410/(2015) 84 :n mukaan tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava sidonnaisuuksistaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset yhtymävaltuustolle tiedoksi. Lain mukaan kunnan on on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitus on tehtävä johtotehtävistä ja luottamustoimista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudesta sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Ilmoitusvelvollisuus on rajattu koskemaan keskeisiä luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita. Luottamushenkilöistä ja viranhaltijoista ilmoitusvelvollisia Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä ovat: kuntayhtymän hallituksen jäsenet yhtymävaltuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja, lautakuntien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat kuntayhtymän toimitusjohtaja hallituksen ja lautakuntien esittelijät. Sidonnaisuusilmoitus ei poista velvollisuutta ilmoittaa esteellisyydestään kunnallisessa päätöksenteossa. Esteellisyydet ratkaistaan tapauskohtaisesti kuntalain ja hallintolain säädösten mukaan. Yhteenveto sidonnaisuusilmoituksista on julkaistu Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän verkkosivuilla Yhteenveto sidonnaisuusilmoituksista esitellään kokouksessa. Tarkastuslautakunta käsittelee sidonnaisuusilmoitukset ja saattaa ne edelleen yhtymävaltuuston käsiteltäväksi. Päätösehdotus hyväksyttiin.

7 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tilintarkastusyhteisön kilpailutus 397/ /2018, 422/ /2018 Tarklk Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän tilintarkastusyhteisön toimikausi on päättymässä vuoden 2018 tarkastukseen, minkä vuoksi on syytä käynnistää tilintarkastuspalvelujen kilpailutusprosessi. Tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelu on osa tarkastuslautakunnan vastuulle kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä. Tarkastuslautakunnan toiminta tarjouskilpailun järjestäjänä koko konsernin puolesta perustuu kuntalakiin (121 kohta 4). Sen mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Lain perustelujen mukaan yhteensovittaminen voi tarkoittaa kuntakonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä koskien muun muassa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja tilintarkastajaehdokkaiden nimeämistä konserniyhteisöihin. Tilintarkastajan valinnasta päättää kuitenkin aina tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toimielin. Ylä-Savon SOTE kyntayhtymän tytäryhteisöt on syytä huomioida kilpailutuksessa siltä osin, kun niiden nykyiset tilintarkastuksen sopimuskaudet sen mahdollistavat. Iisalmen kaupunki on kilpailuttanut tilintarkastusyhteisön vuonna 2017, mutta tarkastuslautakunnan saamien tietojen perusteella SOTE kuntayhtymän tilintarkastus ei ole sisältynyt kilpailutukseen. Kilpailutuksen käynnistämisestä on tehty alustava tiedustelu Sanssia Oy:lle (entinene IS-hankinta), joka voi toteuttaa kilpailutuksen tuntihintaisella toimeksiantosopimuksella. Sote- ja maakunta uudistus on tämän hetken aikataulun mukaan tulossa voimaan vuoden 2021 alusta. Tämä on otettava huomioon sopimuskautta määritettäessä. Sopimuskausi voisi kattaa vuodet ja optiovuodet. Päätösehdotus annetaan kokouksessa. Kokouksessa annettu päätösehdotus:

8 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta päättää kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut Sansia Oy:llä (entinen IS-hankinta) toimeksiantosopimuksella. Tarkastuslautakunta pyytää kuntayhtymää tilaamaan tilintarkastusyhteisön kilpailuttamiseen tarvittavat hankinnan konsultointipalvelut ja hankinnan julkaisupalvelut Sansia Oy:ltä. Kuntalain 122 mukaan tilintarkastusyhteisön valinnasta päättää yhtymävaltuusto kilpailutuksen jälkeen. Tarkastuslautakunta valmistelee tarjouspyyntöä. Tarklk Tarkastuslautakunta päättää kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut Sansia Oy:llä (entinen IS-hankinta) toimeksiantosopimuksella. Tarkastuslautakunta pyytää kuntayhtymää tilaamaan tilintarkastusyhteisön kilpailuttamiseen tarvittavat hankinnan konsultointipalvelut ja hankinnan julkaisupalvelut Sansia Oy:ltä. Kuntalain 122 mukaan tilintarkastusyhteisön valinnasta päättää yhtymävaltuusto kilpailutuksen jälkeen. Tarkastuslautakunta valmisteli tarjouspyyntöä. Talousjohtaja on viranhaltijapäätöksellään 45 /2018 päättänyt tilata tarvittavat asiantuntijapalvelut tilintarkastusyhteisön kilpailuttamiseen Sansia Oy:ltä. Sansia Oy on valmistellut tarjouspyyntöaineistoa Tarkastuslautakunnan luonnoksen pohjalta. Tarkastuslautakunta hyväksyy Sansia Oy:n valmisteleman tarjouspyyntöaineiston ja pyytää Sansia Oy:tä julkaisemaan tarjouspyynnön, ottamaan vastaan saapuvat tarjoukset, tekemään tarjousvertailun ja esityksen valinnasta. Tarkstuslatuakunta tekee yhtymävaltuustolle esityksen tilintarkastusyhteisön valinnasta seuraavassa kokouksessaan. Tarkastuslautakunta hyväksyy Sansia Oy:n valmisteleman tarjouspyyntöaineiston kokoukessa sovituin muutoksin ja pyytää Sansia Oy:tä julkaisemaan tarjouspyynnön, ottamaan vastaan saapuvat tarjoukset, tekemään tarjousvertailun ja esityksen

9 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarklk valinnasta. Tarkstuslatuakunta tekee yhtymävaltuustolle esityksen tilintarkastusyhteisön valinnasta kokouksessaan Merkitään, että hankinta-asiantuntija Jani Ronkainen osallistui kokoukseen asian esittelyn ajan kello Kuntayhtymä on kilpailuttanut tilintarkastuspalvelut vuosille yhteistyössä Sansia Oy:n kanssa. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy, BDO Audiator Oy ja KMPG Julkishallinnon Palvelut Oy. Kaikki tarjouksensa jättäneet täyttivät ehdokkaille asetetut vähimmäisvaatimukset. Esityslistan lisäaineistona: - tarjousvertailu Tarkastuslautakunta tekee yhtymävaltuustolle esityksen tilintarkastusyhteisön valinnasta. Tarjousvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt KPMG Julkishallinnon palvelut Oy. Tarkastuslautakunta päättää esittää yhtymävaltuustolle, että tilintarkastusyhteisöksi vuosille valitaan KPMG Julkishallinnon palvelut Oy vastuullisena tilintarkastajana Katri Hokkanen. Merkitään pöytäkirjaan, että Pirjo Laitinen saapui kokoukseen tämän pykälän käsittelyn alkaessa klo

10 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 10/ (10) Tarkastuslautakunta Muut esille tulevat asiat Tarklk Lautakunta käsittelee tarvittaessa muita esille tulevia asioita. Päätettiin tarkastuslautakunnan alustava kokousaikataulu keväälle 2019: klo 15: klo 15: klo 15: klo 13: klo 13: klo 13:00