35 Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat

Transkriptio

1 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) Aika , klo 13:00-16:00 Paikka Kangasniemen kunnantalo, kunnanhallituksen huone Käsitellyt asiat 28 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 29 Tarkastuslautakunnan vaalin toteaminen 30 Esittely lautakunnan kokouksessa 31 Pöytäkirjan tarkastaminen 32 Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen 33 Pöytäkirjanpitäjän valinta 34 Esteellisyydet 35 Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat 36 Arvioinnin käytännön suorittaminen 37 Tilintarkastajan työohjelma 2017 ja tarkastussuunnitelma 38 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön tilattava materiaali 39 Tarkastuslautakunnan palkkiot 40 Tarkastuslautakunnan talousarvio ja menojen hyväksyminen 41 Kunnan toiminnallinen ja taloudellinen katsaus 42 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen 43 Sidonnaisuusrekisteri 44 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus 45 Muut asiat

2 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) Saapuvilla olleet jäsenet Matti Tulla, puheenjohtaja Juhani Raatikainen Marjo Heikkinen-den Arend Mervi Savolainen Petri Pylvänäinen Muut saapuvilla olleet, sihteeri Risto Nylund, vt. kunnanjohtaja, poistui 13:45 Allekirjoitukset Matti Tulla Puheenjohtaja Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Marjo Heikkinen-den Arend Petri Pylväväinen Juhani Raatikainen Mervi Savolainen Pöytäkirjan nähtävänäolo Kangasniemen kunnantalolla virka-aikana johdon sihteerin työhuoneessa. Sari Akkanen, johdon sihteeri

3 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 28 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Hallintosäännön 123 :n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen. Hallintosäännön 124 :n mukaan kutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai - velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asiasta päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Hallintosäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunta totesi kokouksen laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 29 Tarkastuslautakunnan vaalin toteaminen Kuntalain 121 :n 1. momentin mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Hallintosäännön 9 :n mukaan tarkastuslautakunnassa on 5 jäsentä, joista kunnanvaltuusto valitsee lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Valtuusto on kokouksessaan valinnut tarkastuslautakuntaan seuraavat jäsenet ja varajäsenet: Varsinainen jäsen Matti Tulla, puheenjohtaja Henk.koht.varajäsen Jari Särkkä Juhani Raatikainen, varapuheenjohtaja Raija Vinkola Mervi Savolainen, jäsen Marjo Heikkinen-den Arend, jäsen Petri Pylvänäinen, jäsen Ansa Riikonen Elina Partanen Erkki Paatola Tarkastuslautakunta toteaa valtuuston päätöksen. Tarkastuslautakunta totesi valtuuston päätöksen.

5 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 30 Esittely lautakunnan kokouksessa Hallintosäännön 67 :n tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Kokousmenettelyssä noudatetaan muutoin hallintosäännön 15 luvun määräyksiä. Tarkastuslautakunta päättää, että päätöksenteko tarkastuslautakunnassa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Hyväksyttiin.

6 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 31 Pöytäkirjan tarkastaminen Hallintosäännön 144 :n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta. Tarkastuslautakunta päättää, että lautakunnan pöytäkirjat tarkastetaan seuraavassa lautakunnan kokouksessa, ellei yksittäisen pöytäkirjan tai asian osalta erikseen muuta päätetä. Hyväksyttiin.

7 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 32 Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen Hallintosäännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään lautakunnan päättämällä tavalla. Lautakunta päättää, että kokouskutsu ja esityslista liitteineen lähetetään sähköisesti vähintään 4 päivää ennen kokousta. Lisäksi esityslista toimitetaan paperisena lautakunnan jäsenille. Tarkastuslautakunta päätti, että kokouskutsu ja esityslista liitteineen lähetetään sähköisesti vähintään 4 päivää ennen kokousta. Lisäksi esityslista lähetetään sähköpostitse lautakunnan jäsenille.

8 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 33 Pöytäkirjanpitäjän valinta Toimielimen pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Tarkastuslautakunta valitsee pöytäkirjanpitäjän joko keskuudestaan tai lautakunnan ulkopuolelta. Tarkastuslautakunta nimeää pöytäkirjanpitäjäksi tilintarkastajan. Hyväksyttiin.

9 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 34 Esteellisyydet Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 ja 28 pykälissä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Lautakunnan jäsenet ilmoittavat esteellisyytensä ja ne merkitään pöytäkirjaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lautakunnan jäsenet ilmoittavat välittömästi. Todettiin, että lautakunnan jäsenillä ei ollut pysyviä esteellisyyksiä.

10 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 35 Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat Kuntalain 124 :n mukaan tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että heille toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Lautakunta pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat: talousarvio ja suunnitelma osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit hallintosääntö ja sen muutokset valtuuston pöytäkirjat hallituksen pöytäkirjat Lautakunnan jäsenten on tarpeen tehdä tilikauden aikaisista havainnoistaan muistiinpanoja, jotka auttavat lautakunnan työskentelyä ja arviointikertomuksen laatimista. Lautakunta päättää sille säännönmukaisesti toimitettavista asiakirjoista. Tarkastuslautakunta päätti, että lautakunnan jäsenille toimitetaan paperisena kunkin vuoden talousarvio ja tilinpäätös. Lisäksi sähköpostin liitteenä lähetetään kunnan säännökset ja tarvittava kotisivujen linkki.

11 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 36 Arvioinnin käytännön suorittaminen Liitteet 1 Arviointisuunnitelma 2017.pdf Tarkastuslautakunta on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla sekä arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää. Lautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arviointisuunnitelma. Lautakunta käy periaatekeskustelun työskentelynsä käytännön järjestelyistä. Arviointisuunnitelma valmistellaan tässä kokouksessa tilintarkastajan valmistelun pohjalta. Valmistelu tapahtuu yhteistyössä jäljempänä esitetyn tilintarkastajan tarkastussuunnitelman valmistelun kanssa. Arviointisuunnitelma vuosille ja työohjelma vuodelle 2017 on liitteenä nro 1. Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä arviointisuunnitelman vuosille ja työohjelman vuodelle Tarkastuslautakunta hyväksyi arviointisuunnitelman ja vuosille ja työohjelman vuodelle 2017, liite nro 1.

12 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 37 Tilintarkastajan työohjelma 2017 ja tarkastussuunnitelma Tilintarkastaja valmistelee ja esittää lautakunnalle tiedoksi toimikauttaan koskevan tarkastussuunnitelman ja tilikautta koskevan työohjelman. Kunnanvaltuuston päätöksellä on kunnan tilintarkastusyhteisöksi vuosille valittu BDO Audiator Oy. Tarkastussuunnitelma vuosille on esitetty tarkastuslautakunnassa Vastuunalaisena tilintarkastajana toimii JHT, HT. Tässä yhteydessä päätetään myös tilintarkastajan raportoinnista lautakunnalle. Vuoden 2017 työohjelma ja tarkastussuunnitelma jaetaan lautakunnan kokouksessa. Tarkastuslautakunta päättää merkitä tiedoksi tilintarkastajan tarkastussuunnitelman vuosille ja työohjelman vuodelle Tarkastustyön kulusta raportoidaan vähintään 2 kertaa vuodessa, kerran tarkastusvuoden kuluessa ja kerran tilinpäätöksen yhteydessä. Hyväksyttiin.

13 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 38 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön tilattava materiaali Lautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että lautakunta perehtyy ja kouluttautuu tehtäväänsä hyvin. Tiedossa olevia koulutustilaisuuksia on seuraavasti: FCG koulutus: Tarkastuslautakuntien koulutuspäiviä mm. seuraavasti: Kouvola, 330 e Kuopio, 330 e Hallinnon ja tarkastustoimen seminaari Tallinna, Apuepro Oy koulutus: Tarkastuslautakuntien koulutuspäivä Kuopio, 250 e Jyväskylä, 250 etiedt Lautakunta käy keskustelun ja päättää tarvittavasta perehtymissuunnitelmastaan, osallistumisesta koulutukseen ja mahdollisesti lautakunnan käyttöön hankittavasta kirjallisuudesta ja muusta materiaalista. Tarkastuslautakunta päätti, että lautakunnan jäsenet voivat halutessaan osallistua Jyväskylässä järjestettävään koulutuspäivään.

14 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 39 Tarkastuslautakunnan palkkiot Valtuusto on päättänyt luottamushenkilöille maksettavista palkkioista uuden hallintosäännön yhteydessä. Palkkiosääntö on tullut voimaan Tarkastuslautakunnan kokouspalkkio on 55 euroa kokoukselta ja puheenjohtajalle 80 euroa. Jos kokous kestää yli kolme tuntia, korotetaan tämän puheenjohtajan ja jäsenen peruspalkkioita 50 prosentilla. Puheenjohtajan vuosipalkkio on 1400 euroa. Hallintosäännössä on määräykset luottamushenkilöiden ansionmenetysten korvausmenettelystä. Todetaan palkkiosäännön mukaiset palkkiot. Tarkastuslautakunta totesi luottamushenkilöiden palkkiosäännön.

15 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 40 Tarkastuslautakunnan talousarvio ja menojen hyväksyminen KNGDno Tarkastuslautakunnan talousarvio on omana vastuualueenaan kunnan talousarviossa. Valtuuston hyväksymän vuoden 2017 talousarvion mukaan tarkastuslautakunnan talousarvion menot ovat euroa. Kesäkuun lopun tilanteen mukaan menoista on käytetty euroa. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi vuoden 2017 talousarvion ja toteaa sen olevan myös lautakunnan käyttösuunnitelman. Tarkastuslautakunta päättää, että lautakunnan laskujen hyväksyjänä toimii taloussuunnittelija. Lisäksi laskujen hyväksyjänä toimii lautakunnan puheenjohtaja. Hyväksyttiin.

16 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 41 Kunnan toiminnallinen ja taloudellinen katsaus KNGDno Kunnan vt. kunnanjohtaja Risto Nylund on kutsuttu selostamaan kunnan talouden kehitystä ja toimintaa kuluvan vuoden osalta. Tarkastuslautakunta kuulee vt. kunnanjohtajan selostuksen kunnan taloudesta ja toiminnasta. Merkittiin pöytäkirjaan, että kuultiin vt. kunnanjohtajan selostus kunnan taloudesta ja toiminnasta.

17 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 42 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen Kuntalain 140 : Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 :n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Hallintosäännön 145 :n mukaan kaupunginhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisu-vaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 :ssä tarkemmin säädetään. Kunnanhallitus antaa ohjeet salassapito- ja tietosuojavelvoitteiden huomioon ottamisesta annettaessa päätöksiä tiedoksi yleisessä tietoverkossa. Lautakunta voi antaa tarkentavaa ohjeistusta omalla toimialallaan. Tarkastuslautakunta päättää, että pöytäkirjat pidetään yleisesti nähtävillä tietoverkossa pöytäkirjan tarkastamisen jälkeisestä seuraavan viikon ensimmäisestä arkipäivästä lähtien. Hyväksyttiin.

18 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 43 Sidonnaisuusrekisteri KNGDno Liitteet 1 ohjeistus sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä.pdf Kuntalain 84 käsittelee sidonnaisuuksien ilmoittamista. Tämän pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta. Kuntaliitto on antanut ohjeet sidonnaisuusilmoituksista ja rekinterinpidosta, liite nro 1. Em. tehtävän hoitamiseksi on hankittu erillinen ohjelmisto. Kuullaan vt. kunnanjohtajan selvitys sidonnaisuusrekisterin perustamisen tilanteesta. Merkittiin pöytäkirjaan, että kuultiin vt. kunnanjohtajan selvitys sidonnaisuusrekisteerin perustamisen tilanteesta. Tiedot rekisteriin on pyydetty

19 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 44 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Hyväksyttiin.

20 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) 45 Muut asiat KNGDno Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat. Todettiin, että muita asioita ei ollut.

21 Kangasniemi Pöytäkirja 5/ (21) Muutoksenhakukielto 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45 Muutoksenhakukielto Muutoksenhakukieltoja koskevista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 91 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.