PALVELUNHALLINTAJÄRJESTELMÄ

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (22) PALVELUNHALLINTAJÄRJESTELMÄ 1. Tausta 2. Hankinnan kohde ja tavoitteet Seutukeskus Oy Häme ja KuntaPro Oy pyytävät tarjoustanne palvelunhallintajärjestelmästä ja sen käyttöönotosta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskausi on kolme (3) vuotta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana ostajan puolelta kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla/toimittajan puolelta 12 kuukauden irtisanomisajalla. Sopimus voidaan irtisanoa ennen kolmannen sopimusvuoden loppua kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla, mikäli palvelun/tuotteen toimivuudessa esiintyy jatkuvasti ongelmia. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) toimittaja. Seutukeskus Oy Hämeestä ja KuntaPro Oy:stä käytetään termejä ostaja/tilaaja/hankintayksikkö. Tarjouksen tekijästä käytetään termejä tarjoaja/toimittaja. Sopimusosapuolilla tarkoitetaan Seutukeskus Oy Hämettä ja KuntaPro Oy:tä sekä valituksi tulevaa tarjoajaa. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous tullaan hylkäämään. Seutukeskus Oy Häme ( on Hämeenlinnassa sijaitseva kuntahallinnon tukipalveluita tuottava palvelukeskus. Yhtiön omistavat Hämeenlinnan seudun kunnat: Hattula, Hämeenlinna ja Janakkala. Yhtiö tarjoaa palveluja seuraavilla aloilla: talous, henkilöstö, ICT sekä hankinnat ja logistiikka. KuntaPro Oy ( tarjoaa kunnille talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sekä muita kunta-alalle suunniteltuja ja räätälöityjä palveluja. Nämä palvelut tuotetaan kahden yrityksen, Seutukeskus Oy Hämeen ja Taloustuki Kuntapalvelut Oy:n kautta. Molemmilla yrityksillä on erittäin vahva kunta-alan tuntemus. Hankinnan kohteena on palvelunhallintajärjestelmä ja sen käyttöönotto tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankittavan järjestelmän on oltava joustavasti prosesseihin mukautettavissa oleva ja käyttöönotoltaan nopea valmisratkaisu. Toimittajalla on oltava tuki järjestelmälle koko sopimuskauden ajan ja joka tapauksessa vähintään viiden (5) vuoden ajan käyttöönotosta.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (22) 3. Hankintamenettely 4. Sopimuksen laajentaminen tai supistaminen Palvelunhallintajärjestelmän ja sen käyttöönoton voi tarjota jommallakummalla seuraavista tavoista tai kummallakin seuraavista tavoista (tämä on eri asia kuin vaihtoehtoiset tarjoukset): - TAPA 1: Tarjoaja tarjoaa palvelunhallintajärjestelmän ja sen käyttöönoton kokonaispalveluna (SaaS). Järjestelmän on oltava käytettävissä 24/7 (24 tuntia vuorokaudessa ja 7 vuorokautta viikossa). - TAPA 2: Tarjoaja tarjoaa palvelunhallintajärjestelmän ja sen käyttöönoton niin, että ostaja hoitaa sovellukselle laitealustan sekä ylläpidon käyttöjärjestelmätasolle. Tässä tavassa tarjouksen hintaan lisätään ostajan käyttämän konesalipalvelutoimittajan veloittama hinta alustan ylläpidosta. Toimitus on kokonaistoimitus, jossa tarjoaja vastaa kokonaisvastuullisena tarjoajana mahdollisten alihankkijoidensa työstä kuin omasta työstään ja tuloksista kuin omista tuloksistaan. Järjestelmän toimitusprojektin takuuaika on kuusi (6) kuukautta ja se alkaa toimituksen hyväksymisestä. Takuuaikana ilmenneet järjestelmän virheet tarjoajan on viipymättä korjattava veloituksetta. Tilaaja tarkastaa ja hyväksyy erikseen kaiken toimituksessa syntyvän dokumentaation. Ominaisuusvertailutaulukko on tämän tarjouspyynnön liitteenä numero 5. Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun ( Hankintapäätöksen jälkeen ostaja tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi tarvittaessa tarjotun järjestelmän ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien esittely (esittelyn tarpeellisuudesta päättää ostaja) 4. Tarjousvertailu 5. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Sopimuskauden aikana Seutukeskus Oy Hämeen ja/tai KuntaPro Oy:n toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä toimittajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (22) 5. Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee yleensä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yhteisön toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. Sopimusehdot ja tarjouspyynnön muut ehdot Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on hankintayksiköllä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta. Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007) soveltuvine liitteineen. JIT ehtoja (ks. asiakirjojen pätevyysjärjestys) noudatetaan soveltuvin osin ja siltä osin kuin ne eivät ole ristiriidassa tarjouspyynnön liitteineen kanssa. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (22) Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) a. Poikkeamat JIT ehtoihin b. Erityisehtoja valmisohjelmistohankinnoista c. Erityisehtoja palveluista d. Yleiset ehdot 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Poikkeamat JIT ehtoihin ovat tämän tarjouspyynnön liitteenä numero 1. Selvyyden vuoksi kuitenkin todetaan, että ohjelmistolisenssien osalta voidaan tarvittaessa soveltaa kunkin tarjoajan valmisohjelmiston vakiolisenssiehtoja (mikäli sopimusneuvotteluissa sille ei ilmaannu estettä), lukuun ottamatta sitä, että hinnoittelu hyväksytään vain tarjous- ja hinnoittelulomakkeen hinnoittelutaulukon mukaisesti. Sopimus laaditaan ostajan sopimuspohjalle. Mahdollisiin lisenssisopimuksiin voidaan tarvittaessa soveltaa toimittajan vakiopohjaa, mikäli sopimusneuvotteluissa sille ei ilmaannu estettä. Hankittava palvelu/tuote tulee ensisijaisesti Seutukeskus Oy Hämeen ja KuntaPro Oy:n käyttöön, mutta ostaja pidättää oikeuden laajentaa palvelun/tuotteen käyttöä omistajiensa, asiakkaidensa ja yhteistyökumppaniensa piiriin ilman erillistä kilpailutusta ja sopimuksen mukaisilla hinnoilla. Ostaja pidättää oikeuden siirtää sopimus toisen yhtiön nimiin ilman lisäkustannuksia ostajalle. Ostaja pidättää oikeuden siirtää sopimus myöhemmin perustettavan yhtiön nimiin ilman lisäkustannuksia ostajalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja toimittajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (22) Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle sopimusosapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli JIT ehtojen soveltuvine liitteineen mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (14 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen sopimusosapuolen kannalta kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan toistuvat perustellut valitukset toimittajan toiminnasta tai toimittajan henkilökunnan tai alihankkijan suomen kielen taidon puute sellaisessa tilanteessa, jossa se katsotaan turvallisuuden vuoksi tarpeelliseksi. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan turvallisuus- ja salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on ostajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. IPR-asioista sovitaan sopimusneuvotteluissa. Sopimuksen päättyessä ostajan tulee joka tapauksessa saada pysyvä käyttöoikeus dokumentaatioon ja räätälöinteihin. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on Seutukeskus Oy Hämeen kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan sopimusosapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on ostajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös.

6 TARJOUSPYYNTÖ 6 (22) 7. Avustamisvelvollisuus sopimuksen päättyessä 8. Sopimuksen siirtäminen ja alihankinta Toimittajan vaihtuessa toimittaja on velvollinen avustamaan ostajaa sopimusvelvoitteiden siirtämisessä uudelle toimittajalle tai ostajan itsensä hoidettavaksi. Osana avustamisvelvollisuutta toimittaja on velvollinen veloituksetta avustamaan siirron edellyttämien tehtävien suorittamisessa ja osallistumaan siihen toimittamalla tietoa, aineistoa ja tukea toimimalla yhteistyössä ostajan ja sen kanssa, jolle toimittajan tehtävät siirtyvät. Avustamisvelvollisuus alkaa jo ennen sopimuksen päättymistä, kun sopimus on irtisanottu tai purettu päättyväksi tai kun ostaja ilmoittaa käynnistävänsä hankinnan, joka koskee sopimuksen alaisia palveluja. Velvollisuus jatkuu korkeintaan siihen asti, kun sopimuksen päättymisestä on kulunut kuusi (6) kuukautta. Toimittajalla ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmennalle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä toimittajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käyttö on kuitenkin aina hyväksytettävä ostajalla etukäteen kirjallisesti. Jos toimittajan omistussuhteissa tapahtuu sopimuskauden kestäessä sellaisia muutoksia, että sopimuksen allekirjoitushetkellä toimittajan omistajina olleet omistajat eivät enää omista enemmistöosuutta toimittajayhtiöstä, sopimus ei siirry toimittajan uusille enemmistöomistajille ilman ostajan kirjallista suostumusta. 9. Hinnat ja hinnoittelumekanismi sekä hinnanmuutokset Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 2). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava hinnoittelun osalta täydellisesti täytettynä. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää hinnoittelun osalta puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot. Mitään sellaisia maksuja/veloituksia, joita ei ole tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittu, ei hyväksytä. Tarjous- ja hinnoittelulomakkeen hintojen on sisällettävä kaikki palvelujen tuottamisesta sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden ehdoista tarjoajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa. Tarjoaja ei saa esittää tarjouksessaan mitään muita maksuja/veloituksia kuin mitä tarjous- ja hinnoittelulomakkeella on ostajan toimesta mahdollistettu. Tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamatta jätetyt pyydetyn laajuisten ja sisältöisten tuotteiden ja palvelujen kustannuskomponentit ovat veloituksettomia.

7 TARJOUSPYYNTÖ 7 (22) Ylläpidon ja tuen osalta hinnat ovat voimassa sopimusvuoden kerrallaan. Tarjoajan tulee tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittaa sopimusvuosittainen hinnankorotus-/hinnanalennusprosentti. Esitetty hinnankorotusprosentti on maksimitaso hinnankorotukselle. Sopimuskaudella korotus on kuitenkin perusteltava. Korotusta on esitettävä vähintään kolme (3) kuukautta ennen sopimusvuoden umpeutumista. Hinnankorotus hyväksytään perustelluin osin. Esitetty hinnanalennusprosentti on sitova alennus ja se tulee voimaan ilman erillistä ilmoitusta. Vuosikustannukset lasketaan kolmelle (3) sopimusvuodelle esitettyjen maksimikorotusten perusteella ja/tai esitettyjen sitovien hinnanalennusten perusteella. Kolmen (3) sopimusvuoden jälkeen hinnoista sovitaan erikseen neuvotellen (tällöin hinnanmuutokset ovat mahdollisia korkeintaan kerran sopimusvuodessa). HUOM! HINNAT TULEE EHDOTTOMASTI ILMOITTAA TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKKEESSA HINNOILLE VARATUISSA KOHDISSA. TARJOUKSEN EI TULE SISÄLTÄÄ MITÄÄN MUITA HINTATIETOJA KUIN TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKKEEN TÄYTETTY HINNOITTELUTAULUKKO (erikseen ilmoitettavat hintatiedot, joita ei ole sisällytetty hinnoittelutaulukon hintoihin, ovat suurin yksittäinen tarjousten hylkäämiseen johtava tekijä). TARJOUKSESSA EI TULE MISSÄÄN KOHDIN MAINITA MUISTA HINTAEHDOISTA KUIN MITÄ TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKKEESSA ON MAHDOLLISTETTU. TARJOUKSEEN EI SAA LIITTÄÄ MITÄÄN OMIA HINTAEHTOJA/HINTAVARAUMIA. Sopimuskauden aikaisissa maksuissa/veloituksissa noudatetaan maksuja/veloituksia, jotka tarjoaja on tarjous- ja hinnoittelulomakkeella tarjonnut. Muunlaista hinnoittelua ei hyväksytä. Kaikki tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Ominaisuusvertailutaulukossa vaadittujen ja tarjottujen ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien tulee sisältyä tarjous- ja hinnoittelulomakkeella tarjottaviin hintoihin. Tarjottu hinnoittelu sitoo sekä tarjoajaa että sen alihankkijoita. Jos tarjoaja tarjoaa palvelunhallintajärjestelmän ja sen käyttöönoton (TAPA 2) niin, että ostaja hoitaa sovellukselle laitealustan sekä ylläpidon käyttöjärjestelmätasolle, lisätään tarjouksen hintaan ostajan käyttämän konesalipalvelutoimittajan veloittama hinta alustan ylläpidosta. Ostajalla on oikeus jälleenmyydä palvelunhallintapalveluja omistajilleen, asiakkailleen ja yhteistyökumppaneilleen käyttäen hyväkseen hankittavaa ohjelmistoa.

8 TARJOUSPYYNTÖ 8 (22) 10. Sanktiot Lisäpalveluista ja laajennuksista on valitulla toimittajalla luonnollisesti oikeus veloittaa niiden aiheuttamat kustannukset. Tältä osin matkakustannukset maksetaan maksimissaan Suomen sisäisen liikenteen veloitusten perusteella. Lähtökohtaisesti matkakustannukset maksetaan toimittajan tilaajaa lähinnä olevasta toimipisteestä lukien riippumatta siitä, miltä paikkakunnalta asiantuntija tilaajalle saapuu. Lisäpalveluista ja laajennuksista on aina sovittava etukäteen kirjallisesti tilaajan kanssa ennen työhön ryhtymistä. Käyttöönottoprojekti Jos käyttöönottoprojekti viivästyy, maksaa toimittaja sanktiona kymmenen (10) prosenttia (%) käyttöönottokustannusten kokonaissummasta jokaiselta alkavalta viikolta, jonka käyttöönotto myöhästyy. Sanktion realisoitumisen ehtona on, että myöhästyminen johtuu toimittajasta tai sen alihankkijasta. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta johtuvasta syystä ja siitä aiheutuu käyttöönottoprojektin viivästyminen, on toimittaja velvollinen korvaamaan käyttöönoton myöhästymisen yllä mainitulla tavalla. Ylläpito Ylläpidon sanktioon liittyvä palveluaika on arkipäivisin (maanantai-perjantai) klo Suomen aikaa. Jos järjestelmästä tai toimittajasta tai sen alihankkijasta johtuvasta virheestä johtuen järjestelmä on pois käytöstä tai järjestelmä toimii vain osittain kalenterikuukauden aikana yli 30 minuuttia (seuranta on toimittajan vastuulla), maksaa toimittaja sanktiona kaksi (2) prosenttia (%) palvelun ylläpito- ja tukikustannusten seuraavan kuukauden kokonaissummasta jokaiselta alkavalta tunnilta, jonka järjestelmä on pois käytöstä tai jonka järjestelmä toimii vain osittain. Huoltokatkoista on sovittava aina etukäteen kirjallisesti tilaajan kanssa. Huoltokatkot on ajoitettava yllä mainitun palveluajan ulkopuolelle. Kaupan purku Järjestelmän ollessa toistuvasti pois käytöstä tai järjestelmän toimiessa toistuvasti vain osittain järjestelmästä tai toimittajasta tai sen alihankkijasta johtuvasta syystä, on tilaajalla oikeus kaupan purkuun.

9 TARJOUSPYYNTÖ 9 (22) 11. Käyttöönottoaikataulu Käyttöönottoaikataulu on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero Lakien ja määräysten noudattaminen sekä tietoturva 13. Salassapitovelvollisuus Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Tietoturvarajapinnan tarkempi määrittely tehdään sopimuksen teon yhteydessä. Vähintään edellytetään JIT ehtojen soveltuvine liitteineen mukaista tietoturvarajapintaa. Valittu toimittaja on tarvittaessa velvollinen allekirjoittamaan salassapitosopimuksen hankinnan kohteeseen liittyen. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopimusosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Sopimusosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopimusosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen, kun sopimus päättyy tai kun sopimusosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Ostajalla on oikeus luovuttaa aineisto sille, jolle ostajan tehtävät siirtyvät. Kummallakin sopimusosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopimusosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle.

10 TARJOUSPYYNTÖ 10 (22) 14. Maksuehto 15. Laskutus Maksuehto on 30 päivää netto laskun saapumisesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Sopimuskauden aikaisten veloitusten osalta laskutus perustuu jälkikäteislaskutukseen. Laskutus kuukausittain jälkikäteen mielellään verkkolaskutuksena. Tunti- ja päiväveloitteiset kustannukset maksetaan toteutuneiden tuntien/päivien mukaan jälkikäteen kuukausittain. Käyttöönottoprojektin maksujen laskutus tapahtuu pääsääntöisesti jälkikäteen työvaiheen hyväksynnän jälkeen. Laskutus mielellään verkkolaskutuksena. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Jos palvelua ei ole suoritettu sovitulla tavalla, ei tilaajalla ole velvollisuutta maksaa laskua. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. 16. Soveltuvuusperusteet sekä valinta- ja vertailuperusteet 17. Hankintapäätös ja sopimus Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. Valinta- ja vertailuperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 4. Hankintapäätöksen tekee Seutukeskus Oy Häme. Sopimuksen tekevät Seutukeskus Oy Häme ja KuntaPro Oy. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu.

11 TARJOUSPYYNTÖ 11 (22) 18. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset 19. Tarjouksen antaminen 20. Vastausaika 21. Vastausosoite Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään klo mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset palvelunhallintajärjestelmästä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 2). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä ja ominaisuusvertailutaulukko täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelutaulukko ja ominaisuusvertailutaulukko ovat täydellisesti täytetyt. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. Tarjous liitteineen on jätettävä klo mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien, kuitenkin korkeintaan siihen saakka, kun hankinnasta on allekirjoitettu sopimus valitun toimittajan kanssa. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin.

12 TARJOUSPYYNTÖ 12 (22) 22. Päiväys ja allekirjoitus Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. MUITA KUIN SUOMENKIELISIÄ TARJOUSASIAKIRJOJA EI HUOMIOIDA. TÄMÄ TARKOITTAA SITÄ, ETTÄ MYÖS KAIKKIEN TARJOUKSEN LIITTEIDEN ON OLTAVA SUOMENKIELISIÄ. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Tarjous palvelunhallintajärjestelmästä ). sähköposti: Hämeenlinnassa SEUTUKESKUS OY HÄME ja KUNTAPRO OY puolesta 23. Tarjouspyynnön liitteet Mika Kantola toimitusjohtaja LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 Poikkeamat JIT ehtoihin Tarjous- ja hinnoittelulomake Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Ominaisuusvertailutaulukko Käyttöönottoaikataulu

13 TARJOUSPYYNTÖ 13 (22) POIKKEAMAT JIT EHTOIHIN Erillinen tiedosto, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: LIITE 1

14 TARJOUSPYYNTÖ 14 (22) TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE Erillinen tiedosto, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: HINNOITTELUN TÄYTTÖOHJE LIITE 2 Hinnoittelu (hinnoittelutaulukko) tulee täyttää täydellisesti. Tarjoaja syöttää hinta- ja muut tiedot taulukkoon sinisiin sarakkeisiin/kohtiin/soluihin. Taulukkoon ei saa tehdä muutoksia (lisätä rivejä, muuttaa kaavoja, tms.). 1. KÄYTTÖÖNOTTOKUSTANNUKSET - Käyttöönottokustannusten alakohdissa 1.a-1.e ilmoitetaan käyttöönottoa koskevat kertaluonteiset kustannukset. - Käyttöönottokustannusten alakohdissa 1.a-1.e hinnoitellaan kaikki käyttöönottoon liittyvät kertaluonteiset kustannukset seuraavasti: 1.a Käyttöönoton perustamiskustannukset - Ko. riville merkitään kaikki käyttöönotosta mahdollisesti aiheutuvat perustamiskustannukset. 1.b Käyttöönottoprojektin kustannukset - Riveille merkitään käyttöönottoprojektiin käytettävät henkilötyöpäivät (kpl) ja henkilötyöpäivien yksikköhinnat ( ) sekä projektipäällikön että muiden henkilöiden osalta. - Annettuihin hintoihin tulee sisältyä kaikki käyttöönottoprojektiin liittyvät kustannukset sekä käyttöönottoon liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä käyttöönottopalaverit ja muut kustannukset (tarjottu summa on maksimisumma, jonka toimittaja voi projektista veloittaa, riippumatta siitä, ylittyykö toimittajan arvio henkilötyöpäivien lukumäärästä vai ei): o Projektin suunnittelu, toteutus ja testaus o Projektin dokumentointi o Projektin johto (toimittajan osuus) - Taulukko laskee automaattisesti käyttöönottoprojektin kustannusten yhteismäärän kertomalla annetut käyttöönottoprojektin yksikkökustannukset annetuilla henkilötyöpäivien lukumäärillä. 1.c Koulutuskustannukset - Alemmalle riville merkitään koulutuspäivän yksikköhinta ( ). - Ylemmällä rivillä on ostajan arvio siitä, kuinka monta koulutuspäivää koulutusta pääkäyttäjille (korkeintaan viisi (5) henkilöä) tarvitaan järjestelmän käyttöönottamiseksi. - Annettuun hintaan tulee sisältyä koulutuspäivän koulutus ja siihen liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä muut kustannukset. - Mikäli koulutusmäärä ei ostajalle riitä, voi ostaja tilata sopimusaikana lisää koulutuksia tarjoajan tässä kohdassa ilmoittamaan yksikköhintaan. - Taulukko laskee automaattisesti käyttöönoton koulutuskustannusten yhteismäärän kertomalla annetun koulutusten yksikkökustannuksen ostajan arvioimalla tarvittavien koulutuspäivien lukumäärällä.

15 TARJOUSPYYNTÖ 15 (22) 1.d Muut kertakustannukset - Jos tarjoukseen sisältyy muita kertakustannuksia, ne ilmoitetaan yhteissummana omalla rivillään. 1.e Asiakkaan omat käyttöönoton työkustannukset - Tarjoaja ilmoittaa arvion ostajalle aiheutuvasta tarjoukseen liittyvästä työmäärästä (henkilötyöpäivissä) omalle rivilleen. - Ostajalla on oikeus muuttaa toimittajan työmääräarviota tarjousvertailua tehdessään. - Ostaja on esittänyt omalla rivillään oman työkustannuksensa /henkilötyöpäivä. - Taulukko laskee automaattisesti asiakkaan (ostajan) omat käyttöönoton työkustannukset kertomalla tarjoajan työmääräarvion (henkilötyöpäivissä) ostajan määrittelemällä oman työn yksikkökustannuksella ( /henkilötyöpäivä). Vertailussa sovelletaan ostajan määrittämää henkilötyöpäivien lukumäärää, jos ostaja katsoo tarpeelliseksi poiketa tarjoajan arviosta. 1.f KÄYTTÖÖNOTTOKUSTANNUKSET YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen käyttöönottokustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 2. VUOSIKUSTANNUKSET - Vuosikustannusten alakohdissa (2.a-2.l) ilmoitetaan kaikki tarjottavan palvelun vuosikustannukset. - Vuosikustannusten veloittamisen voi aloittaa aikaisintaan siitä päivästä lähtien, kun käyttöönottoprojekti on kokonaisuudessaan valmis, eli palvelu/järjestelmä on testattu ja täydessä toimintavalmiudessa, ja kun ostaja on hyväksynyt käyttöönottoprojektin valmistumisen. 2.a Nimettyjen lisenssien kustannukset - Tässä kohdassa tarjoaja ilmoittaa nimettyjen lisenssien (muokkauslisenssien) hinnat /kuukausi/lisenssi, riippuen siitä, kuinka paljon nimettyjä lisenssejä kokonaisuudessaan on. - Taulukko laskee automaattisesti annettujen hintojen keskiarvon ja kertoo sen luvulla Taulukko kertoo automaattisesti luvulla 500 kerrotun keskiarvon kuukausien lukumäärällä. 2.b Kelluvien lisenssien kustannukset - Tässä kohdassa tarjoaja ilmoittaa kelluvien lisenssien (muokkauslisenssien) hinnat /kuukausi/lisenssi, riippuen siitä, kuinka paljon kelluvia lisenssejä kokonaisuudessaan on. - Taulukko laskee automaattisesti annettujen hintojen keskiarvon ja kertoo sen luvulla Taulukko kertoo automaattisesti luvulla 50 kerrotun keskiarvon kuukausien lukumäärällä. 2.c Rajattoman loppukäyttäjälisenssin kustannukset - Tässä kohdassa tarjoaja ilmoittaa rajattoman loppukäyttäjälisenssin (lisenssi sille, että rajaton määrä loppukäyttäjiä voi tehdä tikettejä, seurata tikettejä ja raportoida tikettitilannetta järjestelmässä) hinnan /kuukausi. - Taulukko kertoo automaattisesti annetun hinnan kuukausien lukumäärällä. 2.d Palvelun tukikustannukset, OPTIO (hankinnassa optiona) - Tässä kohdassa tarjoaja ilmoittaa palvelun tukikustannusten hinnan /kuukausi. - Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki palvelun tukeen liittyvät kustannukset sekä tukeen liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä palaverit ja muut kustannukset. - Taulukko kertoo automaattisesti annetun hinnan kuukausien lukumäärällä.

16 TARJOUSPYYNTÖ 16 (22) 2.e Lisenssien ylläpitokustannukset, OPTIO (hankinnassa optiona) - Tässä kohdassa tarjoaja ilmoittaa lisenssien ylläpitokustannusten hinnan /kuukausi. - Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki lisenssien ylläpitoon (mukaan luettuna versiopäivitykset) liittyvät kustannukset sekä ylläpitoon liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä palaverit ja muut kustannukset. - Taulukko kertoo automaattisesti annetun hinnan kuukausien lukumäärällä. 2.f Sovellusylläpitokustannukset, OPTIO (hankinnassa optiona) - Tässä kohdassa tarjoaja ilmoittaa sovellusylläpitokustannusten hinnan /kuukausi. - Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki sovellusylläpitoon liittyvät kustannukset sekä ylläpitoon liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä palaverit ja muut kustannukset. - Taulukko kertoo automaattisesti annetun hinnan kuukausien lukumäärällä. 2.g Koulutuskustannukset - Alemmalle riville merkitään muuhun kuin käyttöönottoon liittyvän koulutuksen yksikköhinta ( /koulutuspäivä). - Ylemmälle riville ostaja on arvioinut, montako koulutuspäivää koulutusta tarvitaan. - Annettuun hintaan tulee sisältyä koulutus ja siihen liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä muut kustannukset. - Hintavertailussa käytetään ostajan määrittelemää koulutuspäivien lukumäärää. - Mikäli koulutusmäärä ei ostajalle riitä, voi ostaja tilata sopimusaikana lisää koulutuksia tarjoajan tässä kohdassa ilmoittamaan yksikköhintaan. - Taulukko laskee automaattisesti koulutuskustannusten yhteismäärän kertomalla annetun koulutusten yksikkökustannuksen ostajan arvioimalla tarvittavien koulutusten koulutuspäivien lukumäärällä. 2.h Muut vuosikustannukset - Jos tarjoukseen sisältyy muita vuosikustannuksia, ne ilmoitetaan yhteissummana omalla rivillään. 2.i VUOSIKUSTANNUS YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen vuosikustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 2.j Vuosikustannukset, 1. vuosi - Taulukko hakee tähän automaattisesti ensimmäisen sopimusvuoden vuosikustannukset edellisestä kohdasta (2.i). 2.k Vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus toisena vuonna, % - Aikaisintaan toisena sopimusvuonna mahdollisesti toteutuva vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus (%). - Tarjoaja merkitsee taulukkoon omalle rivilleen mahdollisesti toteutuvan vuosikustannusten enimmäiskorotusprosentin tai sitovan alennusprosentin. 2.l Vuosikustannukset, 2. vuosi - Taulukko laskee automaattisesti toisen sopimusvuoden vuosikustannuksen lisäämällä tarjoajan määrittelemän prosentuaalisen korotuksen tai alennuksen vuosikustannukseen (2.j).

17 TARJOUSPYYNTÖ 17 (22) 2.m Vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus kolmantena vuonna, % - Aikaisintaan kolmantena sopimusvuonna mahdollisesti toteutuva vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus (%). - Tarjoaja merkitsee taulukkoon omalle rivilleen mahdollisesti toteutuvan vuosikustannusten enimmäiskorotusprosentin tai sitovan alennusprosentin. 2.n Vuosikustannukset, 3. vuosi - Taulukko laskee automaattisesti kolmannen sopimusvuoden vuosikustannuksen lisäämällä tarjoajan määrittelemän prosentuaalisen korotuksen tai alennuksen edellisen vuoden vuosikustannukseen (2.l). 2.o VUOSIKUSTANNUKSET YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen vuosikustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 3. KOKONAISKUSTANNUKSET YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti kohtien 1.f ja 2.o yhteissumman omalle rivilleen.

18 TARJOUSPYYNTÖ 18 (22) SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: LIITE 3 1. Tarjoajayhteisöä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajayhteisö on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin. 3. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. - Tarjouksen liitteenä on toimitettava kaupparekisteriote, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Pyydettäessä vastaava ote mahdollisten alihankkijoiden osalta on toimitettava yhden (1) viikon sisällä. 4. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. - Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Todistus/selvitys ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Pyydettäessä vastaava todistus/selvitys mahdollisten alihankkijoiden osalta on toimitettava yhden (1) viikon sisällä. - Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Todistus/selvitys ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Pyydettäessä vastaava todistus/selvitys mahdollisten alihankkijoiden osalta on toimitettava yhden (1) viikon sisällä. 5. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajayhteisön Rating-luokituksen Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -raportissa on oltava vähintään tyydyttävä A (tai tarjoajayhteisön luottokelpoisuuden on oltava vähintään vastaavalla tasolla muussa vastaavassa yleisesti hyväksytyssä luottokelpoisuus- ja talousraportissa). Jos tarjoajayhteisön Rating-luokitus (Rating Alfa -raportin tai muun vastaavan yleisesti hyväksytyn luottokelpoisuus- ja talousraportin mukaan) on välttävä B tai heikko C (toisin sanoen huonompi kuin tyydyttävä A), suljetaan tarjoaja pois tarjouskilpailusta. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. - Tarjouksen liitteenä on toimitettava Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -raportti tai muu vastaava yleisesti hyväksytty luottokelpoisuus- ja talousraportti. 6. Tarjottava tuote on ns. valmistuoteratkaisu. 7. Tarjoaja pysyy tarjouspyynnössä liitteineen esitetyssä käyttöönottoaikataulussa. 8. Tarjoajalla on vuosilta vähintään kolme (3) vastaavaa referenssitoimitusta. Vastaavaksi referenssitoimitukseksi katsotaan palvelunhallintajärjestelmän toimitusprojekti siten, että järjestelmä on ollut asiakkaalla käyttöönoton jälkeen aktiivisessa käytössä vähintään yhden (1) vuoden ajan. - Tarjouksessa on ilmoitettava referenssitoimitukset ja referenssitoimitusten yhteyshenkilöt suorine yhteystietoineen. 9. Tarjoajalla on tarjottavaan järjestelmään erikoistunut suomenkielinen tekninen tuki, joka on tavoitettavissa ainakin arkipäivisin klo Suomen aikaa. - Tarjouksessa on ilmoitettava teknisen tuen puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 10. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. 11. Tarjoajan palvelu annetaan kokonaisuudessaan suomen kielellä.

19 TARJOUSPYYNTÖ 19 (22) HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätösperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: LIITE 4 Painoarvo Pistemäärä Hinta 40 % 0 40 pistettä Ominaisuusvertailutaulukko 30 % 0 30 pistettä Käyttöönoton alustava projektisuunnitelma Käyttöönoton projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan osaaminen 15 % 0 15 pistettä 15 % 0 15 pistettä YHTEENSÄ 100 % pistettä Hinta Edullisin hinta saa vertailussa 40 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin hinta / vertailuhinta) * 40 pistettä. Ominaisuusvertailutaulukko Käyttöönoton alustava projektisuunnitelma Ominaisuusvertailutaulukon osalta arviointi suoritetaan ominaisuusvertailutaulukon (liite numero 5) mukaisesti. Ominaisuusvertailutaulukosta suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjous saa vertailussa 30 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailupistemäärä / suurin pistemäärä) * 30 pistettä. Käyttöönoton alustavan projektisuunnitelman osalta arvioidaan alustavan projektisuunnitelman tehtäväluettelon ja -kuvauksen kattavuutta, alustavan projektisuunnitelman mukaisen toimitusprojektin toteutuskelpoisuutta sekä alustavan projektisuunnitelman mukaisten resurssi- ja työmäärien realistisuutta. Alustavan projektisuunnitelman on noudatettava käyttöönottoaikataulua (liite numero 6). Käyttöönoton alustava projektisuunnitelma pisteytetään siten, että parhaimmaksi arvioitu tarjous saa 15 pistettä, ja muut tarjoukset pisteytetään suhteessa parhaan pistemäärän saaneeseen tarjoukseen.

20 TARJOUSPYYNTÖ 20 (22) Käyttöönoton projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan osaaminen Käyttöönoton projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan osaamisen osalta arvioidaan projektipäällikön työkokemusta projektipäällikkönä toimimisesta vastaavissa käyttöönotoissa ja projektipäällikön koulutusta ja sertifiointeja sekä teknisen asiantuntijan työkokemusta teknisenä asiantuntijana toimimisesta vastaavissa käyttöönotoissa ja teknisen asiantuntijan kokemusta tarjottavasta tuotteesta. Käyttöönoton projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan osaaminen pisteytetään siten, että parhaimmaksi arvioitu tarjous saa 15 pistettä, ja muut tarjoukset pisteytetään suhteessa parhaan pistemäärän saaneeseen tarjoukseen. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.

21 TARJOUSPYYNTÖ 21 (22) OMINAISUUSVERTAILUTAULUKKO Erillinen tiedosto, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: LIITE 5

22 TARJOUSPYYNTÖ 22 (22) KÄYTTÖÖNOTTOAIKATAULU Erillinen tiedosto, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: LIITE 6