HÄME OPEN CAMPUS (HOC) -VERKOSTON VERKKOYMPÄRISTÖPALVELU

Transkriptio

1 1 (16) HÄME OPEN CAMPUS (HOC) -VERKOSTON VERKKOYMPÄRISTÖPALVELU HANKINNAN KOHDE HANKINTAMENETTELY Häme Open Campus (HOC) on kantahämäläinen koulutus-, tutkimus- ja kehittämisyhteistyöverkosto. Toimijoita ovat Hämeen ammattikorkeakoulu, Hämeen kesäyliopisto, Helsingin yliopiston Lammin biologinen tutkimusasema sekä Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenian Hyvinkään alueyksikkö, Tampereen yliopiston Opettajankoulutuslaitos sekä Ammattikasvatuksen tutkimus- ja koulutuskeskus, Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus MTT, Forssan kaupunki, Hämeenlinnan kaupunki, Riihimäen kaupunki, Hämeen ja Riihimäen- Hyvinkään kauppakamarit, Hämeen Yrittäjät ja Hämeen liitto. Häme Open Campus -verkoston tavoitteena on uudenlaisen verkkoympäristötuetun alueellisen yhteistyön ja -toiminnan kehittäminen ja synnyttäminen. Yhteisen verkkoympäristön avulla tuodaan yhteen maakunnassa varsin hajallaan olevaa osaamiseen sekä tutkimus- ja kehittämistoimintaan liittyvää tietoa ja toimijoita. Tiedon välityksen lisäksi verkkoympäristö mahdollistaa ideoiden välittämisen ja jalostamisen. Verkkoympäristö poikkeaa perinteisestä kotisivusta palvellen käyttäjiään työskentely-ympäristönä, virtuaalisena kohtauspaikkana ja innovaatioalustana. Se mahdollistaa tiedon jakamisen ja jalostamisen sekä uuden tiedon tuottamisen. Häme Open Campus/Hämeen liitto pyytää tarjoustanne Häme Open Campus (HOC) - verkoston verkkoympäristöpalvelusta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimusaika on saakka, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana (mikäli Häme Open Campus -verkosto saa riittävästi rahoitusta huhtikuusta 2013 eteenpäin; jos verkosto ei saa riittävästi rahoitusta, niin sopimus päättyy ) ostajan puolelta kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla/myyjän puolelta 12 kuukauden irtisanomisajalla. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) toimittaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. Hankinnan kohteena on verkkoympäristöpalvelu Häme Open Campus -verkoston käyttöön. Tarjoaja tuottaa palvelun omia tilojaan, työvälineitään ja metodeitaan hyödyntäen, yhteistyössä tilaajan kanssa. Tarkempi kuvaus hankinnasta on liitteessä numero 1. Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun ( Hankintapäätöksen jälkeen hankintayksikkö tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen.

2 2 (16) ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarvittaessa tarjouksen läpikäynti tarjoajan kanssa 4. Tarjousvertailu (osana tarjousvertailua järjestetään esittelytilaisuus, jossa tarjoaja näyttää konkreettisesti, kuinka sen tarjoama verkkoympäristö toimii) 5. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007) soveltuvine liitteineen. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa.

3 3 (16) Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) soveltuvine liitteineen 4. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään valmiita sopimus-, toimitus- tms. ehtoja. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta pureta. Valitulla toimittajalla ei ole oikeutta minkäänlaisiin korvauksiin, mikäli purkaminen tapahtuu heikkoon palvelutasoon/toimimattomaan palveluun vedoten. Purkamisperusteeksi riittää tilaajan toimesta todettu sovitun palvelutason toistuva alitus, jos palvelun tarjoaja ei ole huomautuksista huolimatta nostanut palvelutasoaan sopimuksen mukaiselle tasolle. Mikäli ostaja ei pura sopimusta yllä mainituin perustein, sopimus päättyy aikaisintaan Mikäli Häme Open Campus -verkosto saa riittävästi rahoitusta huhtikuusta 2013 eteenpäin, sopimus jatkuu jälkeen toistaiseksi voimassa olevana (jos verkosto ei saa riittävästi rahoitusta huhtikuusta 2013 eteenpäin, niin sopimus päättyy ). Siitä, jatkuuko sopimus jälkeen, ilmoitetaan myyjälle vuoden 2012 loppuun mennessä. Sopimuskauden siirryttyä toistaiseksi voimassa olevaksi on ostajalla oikeus irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Tällöin irtisanomista ei tarvitse perustella. Sopimuskauden siirryttyä toistaiseksi voimassa olevaksi on myyjällä oikeus irtisanoa sopimus 12 kuukauden irtisanomisajalla. Tällöin irtisanomista ei tarvitse perustella. Ennen irtisanomista/purkamista on toiselle osapuolelle poikkeuksetta varattava mahdollisuus neuvotteluihin, jotka on saatettava päätökseen 14 päivän kuluessa neuvottelupyynnön esittämisestä. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka lopulliseen pituuteen valittu toimittaja voi itsekin vaikuttaa pitämällä palvelun laadun sovitulla tasolla ja hinnan oikeassa suhteessa markkinahintoihin.

4 4 (16) Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisen hallinnon IThankintojen yleisten sopimusehtojen (JIT 2007) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa. HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 4). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot. Mitään sellaisia maksuja/veloituksia, joita ei ole tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittu, ei hyväksytä. Tarjous- ja hinnoittelulomakkeen hintojen on sisällettävä kaikki palvelun tuottamisesta sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden ehdoista tarjoajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa. Tarjoaja EI SAA esittää tarjouksessaan mitään muita veloituksia kuin mitä tarjous- ja hinnoittelulomakkeella on tilaajan toimesta mahdollistettu. Tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamatta jätetyt pyydetyn laajuisen ja sisältöisen palvelun kustannuskomponentit ovat veloituksettomia. Hinnat ovat voimassa kalenterivuoden kerrallaan. Tarjoajan tulee tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittaa kalenterivuosittainen hinnankorotus-/alennusprosentti. Esitetty korotusprosentti on maksimitaso hinnankorotukselle. Sopimuskaudella korotus on kuitenkin perusteltava. Korotusta on esitettävä vähintään kolme (3) kuukautta ennen kalenterivuoden umpeutumista.

5 5 (16) Hinnankorotus hyväksytään perustelluin osin. Esitetty hinnanalennusprosentti on sitova alennus ja se tulee voimaan ilman erillistä ilmoitusta. Vertailuhinta lasketaan kolmelle vuodelle esitettyjen maksimikorotusten perusteella ja/tai esitettyjen sitovien hinnanalennusten perusteella. Kolmen vuoden jälkeen sopimushinnasta sovitaan erikseen neuvotellen (mikäli sopimus jatkuu jälkeen). Jos sopimus päättyy , niin ostaja on velvollinen maksamaan vuoden 2013 osalta palvelun ylläpito- ja tukikustannuksia korkeintaan kolmen kuukauden ajalta sekä koulutuskustannuksia siltä osin kuin koulutuksia on vuoden 2013 kolmen ensimmäisen kuukauden aikana mahdollisesti järjestetty. HUOM! HINNAT TULEE EHDOTTOMASTI ILMOITTAA TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKKEESSA HINNOILLE VARATUISSA KOHDISSA. TARJOUKSEN EI TULE SISÄLTÄÄ MITÄÄN MUITA HINTATIETOJA KUIN TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKKEEN TÄYTETTY HINNOITTELU- TAULUKKO (erikseen ilmoitettavat hintatiedot, joita ei ole sisällytetty hinnoittelutaulukon hintoihin, ovat suurin yksittäinen tarjousten hylkäämiseen johtava tekijä). TARJOUKSESSA EI TULE MISSÄÄN KOHDIN MAINITA MUISTA HINTAEHDOISTA KUIN MITÄ TARJOUS- JA HINNOIT- TELULOMAKKEESSA ON MAHDOLLISTETTU. TARJOUKSEEN EI SAA LIITTÄÄ MITÄÄN OMIA HINTAEHTOJA/HINTAVARAUMIA. Sopimuskauden aikaisissa veloituksissa noudatetaan maksuja, jotka tarjoaja on tarjous- ja hinnoittelulomakkeella tarjonnut. Muunlaista hinnoittelua ei hyväksytä. Kaikki tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN SEKÄ TIETOTURVA TOIMITUSAIKA TOIMITUSEHTO Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Tietoturvarajapinnan tarkempi määrittely tehdään sopimuksen teon yhteydessä. Valituksi tulevalta toimittajalta edellytetään tämän ehdon täyttämistä. Valittu toimittaja on velvollinen allekirjoittamaan salassapitosopimuksen hankinnan kohteeseen liittyen. Käyttöönottoprojektin on oltava kokonaisuudessaan valmis, eli verkkoympäristöpalvelun on oltava testattuna ja täydessä toimintavalmiudessa, viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluessa siitä, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa annetut hinnat sisältävät kaikki palvelusta tarjoajalle aiheutuvat kustannukset: mukaan lukien mm. sopimusaikainen ylläpito-/viankorjauspalvelu,

6 6 (16) versiopäivitykset ja muut toimitus- ja käyttöönottokustannukset, liittymä- ja mahdolliset muut ohjelmistokustannukset sekä käyttöön, ylläpitoon sekä toimivuuteen ja asiakaspalavereihin liittyvät matka-, työ-, päiväraha-, majoitus- jne. kustannukset sekä sopimusaikaiset palaverit asiakkaalla ja muut kustannukset. SANKTIOT Jos verkkoympäristöpalvelun käyttöönottoprojekti ei ole kokonaisuudessaan valmis tarjouspyynnössä/sopimuksessa määritellyssä ajassa, maksaa tarjoaja viivästyssanktiona 200 euroa (alv 0 %) jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos käyttöönottoprojekti viivästyy tilaajasta johtuvista syistä. Palvelun huoltoon, päivitystoimenpiteisiin tms. toimenpiteisiin liittyvistä käyttökatkoista toimittajan on sovittava hyvissä ajoin etukäteen tilaajan kanssa. Kaikista muista käyttökatkoista joko koko palvelussa tai jossain palvelun osassa on tarjoaja velvollinen maksamaan sopimussanktiona kaksi (2) prosenttia (%) palvelun ylläpidon ja tuen kuukausimaksusta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta tunnilta. Sopimussanktio on korkeintaan yhtä kuin palvelun ja ylläpidon tuen kuukausimaksu, alv 0 %. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos käyttökatko ei ole ollut tarjoajasta tai sen alihankkijasta johtuva katkos (tarjoajan on tarvittaessa näytettävä tämä asia toteen). MAKSUEHTO Maksuehto on 14 päivää netto. Lyhyempää ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Sopimuskauden aikaisten veloitusten osalta laskutus perustuu jälkikäteislaskutukseen. Laskutus lähtökohtaisesti kolmen kuukauden välein jälkikäteen, mutta tästä voidaan sopimusta tehdessä erikseen neuvotella. Käyttöönottoprojektin kaltaisten kertaluonteisten maksujen laskutus tapahtuu pääsääntöisesti jälkikäteen työvaiheen hyväksynnän jälkeen. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassaolevan arvonlisäverolain vaatimukset. Toimittajalla on tulevaisuudessa oltava valmiudet sähköisen laskun lähettämiseen. Toimittaja vastaa kustannuksellaan näiden valmiuksien olemassaolosta. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty liitteessä numero 2. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty liitteessä numero 3.

7 7 (16) HANKINTAPÄÄTÖS JA HANKINTASOPIMUS Häme Open Campus/Hämeen liitto tekee hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Hankintasopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN ANTAMINEN VASTAUSAIKA VASTAUSOSOITTEET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään klo 23:59 mennessä. Viestin otsikoksi pyydetään merkitsemään Kysymykset HOCverkkoympäristöstä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 4). Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. Tarjoukset liitteineen on jätettävä klo mennessä. Tarjouksen liitteineen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous liitteineen tulee palauttaa suljetussa pakkauksessa (kirjekuori, laatikko tai vastaava) yhtenä (1) allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena alla olevaan osoitteeseen (pakkaukseen merkintä Tarjous HOC-verkkoympäristöstä ).

8 8 (16) Tarjous liitteineen tulee lisäksi palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin otsikoksi Tarjous HOC-verkkoympäristöstä ). osoite: sähköposti: Pipa Heinonen Häme Open Campus/Hämeen liitto Niittykatu Hämeenlinna pipa.heinonen@hame.fi PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Jos paperilla oleva tarjous on ristiriidassa sähköpostitse toimitetun tarjouksen kanssa, niin paperilla oleva versio on pätevä. Hämeenlinnassa Pipa Heinonen Aktivaattori Häme Open Campus TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 Kuvaus hankinnasta Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake

9 9 (16) LIITE 1 KUVAUS HANKINNASTA Kuvaus: Häme Open Campus -verkoston tavoitteena on uudenlaisen verkkoympäristötuetun alueellisen yhteistyön ja -toiminnan synnyttäminen. Yhteisen verkkoympäristön avulla tuodaan yhteen maakunnassa olevaa osaamiseen sekä tutkimus- ja kehittämistoimintaan liittyvää tietoa ja toimijoita. Tiedon välityksen lisäksi verkkoympäristö mahdollistaa ideoiden välittämisen ja jalostamisen. Verkkoympäristö poikkeaa perinteisestä kotisivusta palvellen käyttäjiään työskentely-ympäristönä, virtuaalisena kohtauspaikkana ja innovaatioalustana. Se mahdollistaa tiedon jakamisen ja jalostamisen sekä uuden tiedon tuottamisen. Verkkoympäristöstä halutaan maakunnan toimijoiden solmukohta. Verkkoympäristö on tarkoitettu kaikille Kanta-Hämeen maakunnan koulutus-, tutkimus- ja kehittämisyhteistyöstä kiinnostuneille, esimerkiksi alueen korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten henkilöille (ml. opettajat ja opiskelijat), yrittäjille ja yrittäjäjärjestöjen edustajille, julkisille kehittäjätahoille (ml. kuntien virkamiehet), yhdistystoimijoille ja aktiivisille kansalaisille. Yleiset vaatimukset: - alusta/käyttöliittymä/tietokannat, visuaalinen ilme - joustava, mahdollisuus itsenäiseen työskentelyyn (esim. ryhmien perustaminen) - mahdollisuus yhtäaikaiseen työskentelyyn muiden käyttäjien kanssa - sosiaalisten medioiden integrointivalmius - selkeä ulkoasu - helppokäyttöisyys - yhteensopiva eri käyttöjärjestelmien ja sovellusten, esim. yleisimpien selainten kanssa - palvelun eri osa-alueiden keskinäinen yhteensopivuus ja täydentävyys - palvelun joustavat jatkojalostusmahdollisuudet - eri käyttäjätasot (avoimet ja kirjautumista edellyttävät) - eri käyttöoikeustasot (käyttäjä ja ylläpitäjä) - käyttökieli suomi Toiminnalliset vähimmäisvaatimukset: - KÄYTTÄJÄTASO: rekisteröityminen (mahdollisuus sosiaalisten medioiden hyödyntämiseen), käyttäjätilit ja omien tietojen hallinta - RYHMÄTASO: ryhmätyötilat/työskentely-ympäristöt (avoimet ja suljetut) - ideointi/innovaatio-, kommentointi- ja äänestystyökalut - monipuolinen julkaisu-/media-arkkitehtuuri esimerkiksi ääni- ja videojulkaisut, esitykset - mahdollisuus dokumenttien yhteiseen editointiin (wiki-ratkaisut) - kyselytyökalut (esim. palveluun integroitavissa oleva) - tapahtumien hallinta kutsut ilmoittautumiset esitykset tallenteet - RSS-syötteet ja uutiskirjeet - sähköpostilistat (massapostitus tietyille käyttäjäryhmille)

10 10 (16) - sosiaalisen median integraatiot: Facebook - blogi - tilastotoiminnot (esim. ajanjakso- ja toimijakohtaisesti) - hakutoiminnot (tarkennettu sanahaku (esim. Boole)) - tiedon luokittelumahdollisuus (tagit, labelit)

11 11 (16) LIITE 2 SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan on täytettävä seuraavat soveltuvuusperusteet sekä toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat soveltuvuuden tarkastamiseen liittyvät selvitykset ja asiakirjat: 1. Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Mikäli otetta ei anneta, on ostajalla oikeus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Tarjouksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka ei saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Mikäli todistusta ei anneta, on ostajalla oikeus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Mikäli todistusta ei anneta, on ostajalla oikeus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. 4. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava ostajalle (kahden viikon sisällä) tarjoajayhteisön viimeisin tilinpäätös liitetietoineen (jossa näkyy kahden edellisen tilikauden tuloslaskelma ja tase) ja viimeisin tilintarkastuskertomus. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Jos tarjoaja ei erikseen pyydettäessä toimita viimeisintä tilinpäätöstä liitetietoineen ja viimeisintä tilintarkastuskertomusta, on ostajalla oikeus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. 5. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisiin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppanien osalta. 6. Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä. 7. Tarjous täyttää ne tekniset ja toiminnalliset vaatimukset, joita hankinnalle on määritetty. Edellä olevilla kohdilla sekä selvityksillä ja asiakirjoilla arvioidaan tarjoajan soveltuvuutta. Jos tarjoajan soveltuvuus katsotaan puutteelliseksi, varataan oikeus hylätä annettu tarjous. Edellä kuvatun hylkäämismahdollisuuden synnyttyä tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden päättää siitä, toteutetaanko hylkääminen vai ei. Lisäksi tarjoajan on varauduttava toimittamaan hankintayksikölle vastaavat selvitykset ja asiakirjat (ote kaupparekisteristä, verovelkatodistus ja todistus maksetuista työeläkemaksuista) ennen sopimuksen tekemistä ja pyynnöstä tarvittaessa myös sopimusaikana. Kyseiset selvitykset ja asiakirjat on varauduttava toimittamaan myös käytettävistä alihankkijoista ennen sopimuksen tekemistä ja pyynnöstä tarvittaessa myös sopimusaikana. Tarjoajan on varauduttava toimittamaan hankintayksikölle viimeisin tilinpäätös liitetietoineen ja viimeisin tilintarkastuskertomus pyynnöstä tarvittaessa myös sopimusaikana. Käytettävien alihankkijoiden viimeisin tilinpäätös liitetietoineen ja viimeisin tilintarkastuskertomus on varauduttava toimittamaan pyynnöstä tarvittaessa ennen sopimuksen tekemistä ja myös sopimusaikana.

12 12 (16) LIITE 3 HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätösperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: PERUSTE PAINOARVO PISTEMÄÄRÄ Kokonaishinta 25 % 0-25 pistettä Suunnitellun palvelun käytettävyys 35 % 0-35 pistettä Alustava projektisuunnitelma 25 % 0-25 pistettä Käyttöönoton projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan osaaminen 15 % 0-15 pistettä YHTEENSÄ 100 % pistettä Kokonaishinta: Edullisin kokonaishinta saa vertailussa 25 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin kokonaishinta / vertailukokonaishinta) * 25 pistettä. Suunnitellun palvelun käytettävyys: Alustava projektisuunnitelma: Suunnitellun palvelun käytettävyyden osalta arvioidaan tarjottavan verkkoympäristöpalvelun käytettävyyttä tilaajan tarpeisiin (sekä ylläpitäjien että käyttäjien näkökulmasta) ja palvelun ominaisuuksien monipuolisuutta (vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin). Osana arviointia toteutetaan tarjoajakohtainen esittelytilaisuus, jossa tarjoaja näyttää konkreettisesti, kuinka sen tarjoama verkkoympäristöpalvelu toimii (esittelytilaisuudet sovitaan sitten, kun tiedetään, mitkä tarjoajat ovat soveltuvia, ja mitkä tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia). Suunnitellun palvelun käytettävyys pisteytetään siten, että parhaimmaksi arvioitu tarjous saa 35 pistettä, ja muut tarjoukset pisteytetään suhteessa parhaan pistemäärän saaneeseen tarjoukseen. Alustavan projektisuunnitelman osalta arvioidaan alustavan projektisuunnitelman tehtäväluettelon ja -kuvauksen kattavuutta sekä alustavan projektisuunnitelman mukaista resurssimäärää. Alustava projektisuunnitelma pisteytetään siten, että parhaimmaksi arvioitu tarjous saa 25 pistettä, ja muut tarjoukset pisteytetään suhteessa parhaan pistemäärän saaneeseen tarjoukseen.

13 13 (16) Käyttöönoton projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan osaaminen: Käyttöönoton projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan osaamisen osalta arvioidaan projektipäällikön työkokemusta projektipäällikkönä toimimisesta vastaavissa tai vastaavantyyppisissä toteutuksissa, projektipäällikön kokemusta tarjottavasta palvelusta ja projektipäällikön muuta erityisosaamista (hankinnan kohteeseen liittyen) sekä teknisen asiantuntijan työkokemusta teknisenä asiantuntijana toimimisesta vastaavissa tai vastaavantyyppisissä toteutuksissa, teknisen asiantuntijan kokemusta tarjottavasta palvelusta ja teknisen asiantuntijan muuta erityisosaamista (hankinnan kohteeseen liittyen). Käyttöönoton projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan osaaminen pisteytetään siten, että parhaimmaksi arvioitu tarjous saa 15 pistettä, ja muut tarjoukset pisteytetään suhteessa parhaan pistemäärän saaneeseen tarjoukseen. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.

14 14 (16) LIITE 4 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: HINNOITTELUN TÄYTTÖOHJE Hinnoittelu (hinnoittelutaulukko) tulee täyttää täydellisenä. Tarjoaja syöttää hinta- ja muut tiedot taulukkoon sinisiin sarakkeisiin/kohtiin/soluihin. Taulukkoon ei saa tehdä muutoksia (lisätä rivejä, muuttaa kaavoja, tms.). 1. KERTA- JA KÄYTTÖÖNOTTOKUSTANNUKSET - Kerta- ja käyttöönottokustannusten alakohdissa 1.a-1.e ilmoitetaan käyttöönottoa koskevat kertaluonteiset kustannukset. - Kerta- ja käyttöönottokustannusten alakohdissa 1.a-1.e hinnoitellaan KAIKKI verkkoympäristöpalvelun perustamiseen ja käyttöönottokoulutukseen liittyvät kertaluonteiset kustannukset seuraavasti: 1.a Palvelun perustamiskustannukset - Ko. riville merkitään kaikki palvelun perustamisesta mahdollisesti aiheutuvat perustamiskustannukset. 1.b Käyttöönottoprojektin kustannukset - Riveille merkitään käyttöönottoprojektiin käytettävät henkilötyöpäivät (kpl) sekä henkilötyöpäivien yksikköhinta ( ). Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki käyttöönottoprojektiin liittyvät kustannukset sekä käyttöönottoon liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä käyttöönottopalaverit ja muut kustannukset (tarjottu summa on maksimisumma, jonka toimittaja voi projektista veloittaa, riippumatta siitä, ylittyykö toimittajan arvio henkilötyöpäivien lukumäärästä vai ei): Projektin suunnittelu, toteutus ja testaus Projektin dokumentointi Projektin johto (toimittajan osuus) - Taulukko laskee automaattisesti käyttöönottoprojektin kustannusten yhteismäärän kertomalla annetun käyttöönottoprojektin yksikkökustannuksen annetulla henkilötyöpäivien lukumäärällä. 1.c Koulutuskustannukset - Riveille merkitään tarjoajan arvio palvelun käyttöönottoon liittyvästä koulutustarpeesta sekä koulutukseen tarvittavina henkilötyöpäivinä (kpl) että henkilötyöpäivien yksikköhintana ( ). Ylemmälle riville arvioidaan, montako henkilötyöpäivää koulutusta tarvitaan (noin 2-4 henkilölle) tarjottavan palvelun käyttöönottamiseksi. Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki käyttöönottoon liittyvät koulutukset ja niihin liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä muut kustannukset. - Hintavertailussa käytetään tarjoajan määrittelemää koulutuspäivien lukumäärää. Mikäli koulutusmäärä ei perustellusta syystä riitä, tulee toimittajan järjestää lisäkoulutukset veloituksetta. - Taulukko laskee automaattisesti koulutuskustannusten yhteismäärän kertomalla annetun koulutusten yksikkökustannuksen tarjoajan arvioimalla tarvittavien koulutusten henkilötyöpäivien lukumäärällä. 1.d Muut kertakustannukset - Jos tarjoukseen sisältyy muita kertakustannuksia, ne ilmoitetaan yhteissummana omalla rivillään.

15 15 (16) 1.e Tilaajan omat käyttöönoton työkustannukset - Tarjoaja ilmoittaa arvion tilaajalle aiheutuvasta tarjoukseen liittyvästä työmäärästä (henkilötyöpäivissä) omalle rivilleen. - Tilaajalla on oikeus muuttaa toimittajan työmääräarviota tarjousvertailua tehdessään. - Tilaaja on esittänyt omalla rivillään oman työkustannuksensa /henkilötyöpäivä. - Taulukko laskee automaattisesti tilaajan omat käyttöönoton työkustannukset kertomalla tarjoajan työmääräarvion (henkilötyöpäivissä) tilaajan määrittelemällä oman työn yksikkökustannuksella ( /henkilötyöpäivä). Vertailussa sovelletaan tilaajan määrittämää henkilötyöpäivien lukumäärää, jos tilaaja katsoo tarpeelliseksi poiketa tarjoajan arviosta. 1.f KERTA- JA KÄYTTÖÖNOTTOKUSTANNUKSET YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen kerta- ja käyttöönottokustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 2. VUOSIKUSTANNUKSET - Vuosikustannusten alakohdissa (2.a-2.h) ilmoitetaan kaikki tarjottavan palvelun vuosikustannukset. - Vuosikustannusten veloittamisen voi aloittaa aikaisintaan siitä päivästä lähtien, kun käyttöönottoprojekti on kokonaisuudessaan valmis, eli verkkoympäristöpalvelu on testattu ja täydessä toimintavalmiudessa, ja kun tilaaja on hyväksynyt käyttöönottoprojektin valmistumisen. 2.a Palvelun ylläpito- ja tukikustannukset - Alemmalle riville merkitään palvelun ylläpito- ja tukikustannukset /kuukausi. Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki palvelun ylläpitoon ja tukeen liittyvät kustannukset sekä ylläpitoon ja tukeen liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä ylläpito-/tukipalaverit ja muut kustannukset. - Taulukko laskee automaattisesti palvelun ylläpito- ja tukikustannusten vuosisumman kertomalla annetun yksikkökustannuksen ( /kuukausi) luvulla b Koulutuskustannukset - Alemmalle riville merkitään muuhun kuin käyttöönottoon liittyvän koulutuksen yksikköhinta ( /henkilötyöpäivä). Ylemmälle riville tilaaja on arvioinut, montako henkilötyöpäivää koulutusta tarvitaan (noin henkilölle). Annettuun hintaan tulee sisältyä koulutus ja siihen liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä muut kustannukset. - Hintavertailussa käytetään tilaajan määrittelemää koulutuspäivien lukumäärää. - Mikäli koulutusmäärä ei tilaajalle riitä, voi tilaaja tilata sopimusaikana lisää koulutuksia tarjoajan tässä kohdassa ilmoittamaan yksikköhintaan. - Taulukko laskee automaattisesti koulutuskustannusten yhteismäärän kertomalla annetun koulutusten yksikkökustannuksen tilaajan arvioimalla tarvittavien koulutusten henkilötyöpäivien lukumäärällä. 2.c VUOSIKUSTANNUS YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen vuosikustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 2.d Vuosikustannukset, 1. vuosi - Taulukko käyttää automaattisesti 1. kalenterivuoden kustannuksena edellisen kohdan (2.c) vuosikustannusta yhteensä. 2.e Vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus toisena vuonna, % - Aikaisintaan toisena kalenterivuonna mahdollisesti toteutuva vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus (%).

16 16 (16) - Jos käyttöönottoprojekti on kokonaisuudessaan valmis, eli verkkoympäristöpalvelu on testattu ja täydessä toimintavalmiudessa, kesken kalenterivuotta, niin tällöin 1. vuodella tarkoitetaan ensimmäistä täyttä kalenterivuotta ja 2. vuodella tarkoitetaan toista täyttä kalenterivuotta, eli mahdollinen korotus/sitova alennus tulee voimaan toisen täyden kalenterivuoden alusta. - Tarjoaja merkitsee taulukkoon omalle rivilleen mahdollisesti toteutuvan vuosikustannusten enimmäiskorotusprosentin tai sitovan alennusprosentin. 2.f Vuosikustannukset, 2. vuosi - Taulukko laskee automaattisesti 2. kalenterivuoden vuosikustannuksen lisäämällä tarjoajan määrittelemän prosentuaalisen korotuksen tai alennuksen edellisen vuoden vuosikustannukseen. 2.g Vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus kolmantena vuonna, % - Kolmantena kalenterivuonna mahdollisesti toteutuva vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus (%). - Jos käyttöönottoprojekti on kokonaisuudessaan valmis, eli verkkoympäristöpalvelu on testattu ja täydessä toimintavalmiudessa, kesken kalenterivuotta, niin tällöin 1. vuodella tarkoitetaan ensimmäistä täyttä kalenterivuotta, 2. vuodella tarkoitetaan toista täyttä kalenterivuotta ja 3. vuodella tarkoitetaan kolmatta täyttä kalenterivuotta, eli mahdollinen korotus/sitova alennus tulee voimaan kolmannen täyden kalenterivuoden alusta. - Tarjoaja merkitsee taulukkoon omalle rivilleen mahdollisesti toteutuvan vuosikustannusten enimmäiskorotusprosentin tai sitovan alennusprosentin. 2.h Vuosikustannukset, 3. vuosi - Taulukko laskee automaattisesti 3. kalenterivuoden vuosikustannuksen lisäämällä tarjoajan määrittelemän prosentuaalisen korotuksen tai alennuksen edellisen vuoden vuosikustannukseen. 2.i VUOSIKUSTANNUKSET 3 VUODELTA YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen vuosikustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 3. KOKONAISKUSTANNUKSET YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti kohtien 1.f ja 2.i yhteissumman omalle rivilleen.