tarjouspyyntö 1 / 8 1. Asukasmarkkinoinnin kampanjamallin suunnittelu-, toteutus- ja tukipalvelut

Transkriptio

1 tarjouspyyntö 1 / 8 TARJOUSPYYNTÖ 1. Asukasmarkkinoinnin kampanjamallin suunnittelu-, toteutus- ja tukipalvelut pyytää tarjousta asukasmarkkinoinnin kampanjamallin suunnittelu-, toteutus- ja tukipalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintayksikkö Hankintayksikkönä toimii Heinolan kaupungin Elinvoima-toimiala. 2. Hankinnan kohde ja kuvaus Hankinnan kohteena on Heinolan kaupungin tarvitsemat asukasmarkkinoinnin kampanjamallin suunnittelu-, toteutus- ja tukipalvelut, joista on kuvaus tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Tilaajalla eli Heinolan kaupungilla on vapaa käyttö-, muokkaus- ja levitysoikeus työn lopputuloksiin sekä muuhun työn aikana syntyvään aineistoon (mukaan luettuna originaalit) kaikissa mahdollisissa levitysmuodoissa rajoittamattoman ajan sekä oikeus edelleen luovuttaa ko. oikeudet (tekijänoikeuslain ja muiden mahdollisten asiaan liittyvien lakien puitteissa) kolmansille osapuolille. Tilaajalla on oikeus käyttää hankinnan tuloksia jatkossa tapahtuvissa hankinnoissa sekä tehdä niihin haluamiaan muutoksia. Toimittaja vastaa, että toimeksiannon perusteella valmistetun aineiston tekijänoikeuksiin ei kohdistu vaateita kolmansilta osapuolilta. Jos toimitettavassa tuotoksessa käytetään kuvia, kuvien tulee sisältyä tarjotun materiaalin hintaan ellei erikseen muuta sovita. 3. Sopimuskausi Sopimus on määräaikainen ja päättyy, kun kampanjamallin suunnittelu-, toteutus- ja tukipalvelut on toteutettu, kuitenkin viimeistään Hankintamenettely Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ja EUkynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus HILMA-palveluun ( sekä Heinolan kaupungin verkkosivuilla osoitteessa /hankinnat. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinta-

2 tarjouspyyntö 2 / 8 päätöksen jälkeen tulee käymään valittujen toimittajien kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. 5 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti seuraavassa kuvatulla tavalla: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu (tarvittaessa osana tarjousvertailua järjestetään tarjoajakohtainen tarjouksen esittelytilaisuus, jonka mahdollisesta järjestämisestä päättää hankintayksikkö) 4. Hankintapäätös varautuu järjestämään tarjousten esittelytilaisuudet toimitiloissaan klo Tarjoajat kutsutaan esittelytilaisuuteen mennessä ja kutsu lähetetään tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä hylätään, eivätkä ne ole mukana tarjousvertailussa. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. 6 Tarjousten kieli, määräaika tarjousten jättämiselle ja voimassaolo Tarjousten jättöaika päättyy klo 12:00. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 4). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty.

3 tarjouspyyntö 3 / 8 Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjousja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjouslomake liitteineen toimitetaan ensisijaisesti sähköpostilla osoitteeseen tarjoukset@heinola.fi, viestin aiheeksi on merkittävä Tarjous asukasmarkkinoinnin kampanjamallin suunnittelu-, toteutus- ja tukipalveluista. Tarjouksen suurikokoiset liitteet on mahdollista toimittaa latauslinkin kautta. Tarjouksen jättäjä vastaa siitä, että linkki toimii ongelmitta. Vaihtoehtoisesti tarjouksen voi toimittaa myös postitse osoitteella:, Asianhallintakeskus,. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kolme (3) kuukautta em. päivästä lukien. 7 Hinnat ja hinnanmuutokset Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 4). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava hinnoittelun osalta täydellisesti täytettynä. Tilaajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää hinnoittelun osalta puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä (lukuun ottamatta mahdollisia erillishinnoiteltavia tilaustöitä, joiden hinnoittelu on hyväksytettävä ostajalla etukäteen kirjallisesti). Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. Hintavaraumia (esimerkiksi erikseen ilmoitettuja matkakuluja, päivärahoja, tms.) ei hyväksytä. Kaikki tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.

4 tarjouspyyntö 4 / 8 8 Tarjoajan soveltuvuus Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2 9 Tarjousten vertailuperusteet Tarjousten vertailuperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero Hankinnasta tehtävä sopimus Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouskilpailun ratkaisusta ilmoitetaan kaikille tarjoajille lähettämällä hankintapäätös tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tilaaja pidättää oikeuden keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Tilaaja pidättää oikeuden keskeyttää hankinnan, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin tilaaja pidättää oikeuden keskeyttää hankinnan muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia tilaajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Sopimuksen syntyminen Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta toimittajan ja tilaajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus tilaajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen hankintasopimus. Tarjoajien sopimuskumppanina on Heinolan kaupungin Elinvoima-toimiala. Sopimus laaditaan tilaajan sopimuspohjalle. Sopimusehdot Sopimus tehdään julkisten palveluhankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE Palvelut 2016) mukaisesti. Sopimus laaditaan ja sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia tai oman alan ehtoja. Tekijänoikeudet

5 tarjouspyyntö 5 / 8 Tilaaja saa vapaat käyttö-, muutos-, levitys- ja omistusoikeudet kaikkiin työn tuloksiin. Sopimusvelvoitteet Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästi virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle sopimusosapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2016 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (14 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen sopimusosapuolen kannalta kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan ohjeiden noudattamatta jättäminen tai toistuvat perustellut valitukset toimittajan toiminnasta. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan hankinnan kohteena olevia palveluja sopimuksen mukaisesti sovitussa aikataulussa ja viivästyminen on oleellisesti toimintaa haittaavaa ja/tai viivästykset ovat toistuvia, on ostajalla oikeus purkaa sopimus huomautettuaan siitä kirjallisesti toimittajalle ja jos toimittaja ei ole korjannut virhettään kahden (2) viikon aikana huomautuksesta. Mikäli sopimusrikkomus on olennainen, voi tilaaja purkaa sopimuksen välittömästi. Odotusaika Tilaaja ei tee hankintasopimusta eikä pane hankintapäätöstä täytäntöön ennen kuin 14 päivää on kulunut siitä, kun tarjouskilpailussa mukana olleet tarjoajat ovat saaneet hankintapäätöksen muutoksenhakuoikeuksineen tiedoksi.

6 tarjouspyyntö 6 / 8 Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tilaajan kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy tarjoajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tilaajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. 11 Hankinta-asiakirjojen pätemisjärjestys 1. Tarjouspyyntö liitteineen ja ennen tarjouspyynnön jättämistä annetut kirjalliset lisäselvitykset 2. Hankintasopimus 3. Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot JYSE Palvelut Tarjous liitteineen 12 Sopimuksen siirtäminen ja alihankinta Toimittajalla ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä toimittajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käyttö on kuitenkin aina hyväksytettävä tilaajalla etukäteen kirjallisesti. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta sopimusosapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. 13 Lakien ja määräysten noudattaminen Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja se mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. 14 Salassapitovelvollisuus Sopijapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jota on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. 15 Maksuehto Maksuehto on 21 päivää netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, eikä pidemmästä maksuehdosta hyvitetä tarjousvertailussa. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, eikä pidemmästä viivästyskorosta hyvitetä tarjousvertailussa.

7 tarjouspyyntö 7 / 8 16 Laskutus Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen/toimenpiteen tms. hyväksytyn toteuttamisen jälkeen. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Jos palvelua ei ole suoritettu sovitulla tavalla, ei ostajalla ole velvollisuutta maksaa laskua. Laskuista tulee ilmetä vähintään seuraavat tiedot: - laskutuksen pohjautuessa yksikköhintaan kyseinen yksikköhinta ja laskutettavien yksikköjen määrä toimenpiteittäin - toimenpide-erittely: kampanjan, toimenpiteen, tms. nimi sekä keskeiset toimenpiteet, joista kustannus koostuu - tiedot, joilla tilaaja pystyy kohdistamaan laskun oikein ja joilla tilaaja pystyy tarkistamaan, että laskutus on sopimuksen mukainen. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. 17 Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Hänellä ei kuitenkaan ole tietojen saantioikeutta liike- ja ammattisalaisuuksiin. Tarjoajan tulee merkitä ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä salainen, jotka ovat salassa pidettäviä, esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko salassa pidettäviksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia, vaan julkisia tietoja. Tarjousten esittelytilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on hankintayksiköllä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio sähköisesti veloituksetta.

8 tarjouspyyntö 8 / 8 18 Lisätietoja hankinnasta Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on esitettävä kirjallisesti klo 12:00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen lauri.majuri@heinola.fi. Sähköposti tulee otsikoida Kysymys, asukasmarkkinoinnin kampanjamallin suunnittelu-, toteutus- ja tukipalvelut Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Kaikkiin tarjouspyyntöä tai menettelyä koskeviin määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin vastataan keskitetysti ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Heinolan kaupungin verkkosivuilla osoitteessa /hankinnat viimeistään 1. Hankinnan yhteyshenkilö on tiedottaja Lauri Majuri, puh Tarjouspyynnön liitteet Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Kuvaus mainostoimistopalveluista Tarjoajan soveltuvuusperusteet Tarjousten vertailuperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake Heikki Mäkilä Elinvoimajohtaja Lampikatu 8, Heinola etunimi.sukunimi@heinola.fi