JANAKKALAN MARKKINOINTI- JA VIESTINTÄKUMPPANUUS

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (14) JANAKKALAN MARKKINOINTI- JA VIESTINTÄKUMPPANUUS Janakkalan kunta etsii markkinointi- ja viestintäalan kumppania Janakkalan viestintästrategian toteuttamiseen. Vuoden 2012 markkinoinnin ja viestinnän painopisteet ovat kuntastrategian ja viestintäsuunnitelman yhteensovittaminen, sisäisen ja sidosryhmäviestinnän toiminnan ja työvälineiden kehittäminen sekä tapahtumatuotannon kehittäminen. Janakkalan kunta pyytää tarjoustanne markkinointi- ja viestintäkumppanuudesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on saakka + optio vuodelle optio vuodelle Hankintakausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Jos optiovuosi aiotaan käyttää, ilmoitetaan siitä edellisen vuoden aikana. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) toimittaja. Kilpailuttamisen hallinnoijana toimii Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Janakkalan kunnan toimeksiannosta. Tarjouksen pyytäjällä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. 1. HANKINNAN KOHDE Tällä kilpailutuksella haetaan - markkinointi- ja viestintätoimistopalvelujen tarjoajaa toiminnan kehittämisen kumppaniksi - markkinointi- ja viestintämateriaalien sekä kampanjoiden suunnittelu- ja toteutuspalvelua Etsimme sitoutunutta kumppania, joka sparraa suunnitteluvaiheessa, toteuttaa asumisen ja yrittämisen markkinointikampanjat sekä kehittää sisäistä ja sidosryhmäviestintäämme sekä tapahtumatuotantoamme. Palvelun on tapahduttava suomen kielellä. Käyttöoikeus kaikkiin tuotoksiin kaikissa eri muodoissa on Janakkalan kunnalla. Toisin sanoen valitun toimittajan tekemien töiden täydet käyttöoikeudet ovat Janakkalan kunnalla. Valitun toimittajan on aina toimitettava Janakkalan kunnalle ilman eri veloitusta ja ilman erillistä pyyntöä taittotiedostot kuvineen CD-levylle tallennettuna. Janakkalan kunta Kunnanvirasto Puh. (03) tai (019) Juttilantie 1 Fax (03) tai (019) Turenki janakkalan.kunta@janakkala.fi

2 2 (14) 1.1. vuoden 2012 suunniteltuja markkinoinnin ja viestinnän toimenpiteitä, joissa tarvitsemme suunnittelu- ja toteutuspalvelua Kuntastrategian ja viestintäsuunnitelman yhteensovittaminen Kuntastrategian 2020 painopisteiden esille nostaminen viestinnän keinoin/keinojen ideointi Kuntaesitteen uudistaminen Kunnan työntekijöille ja luottamushenkilöille tarkoitetun strategiakalenterin toteutus Sisäisen ja sidosryhmäviestinnän toiminnan ja työvälineiden kehittäminen Verkkoviestinnän ja sähköisen asioinnin kehittäminen ja tehostaminen Tapahtumatuotannon kehittäminen Tapahtumatuotannon kehittäminen yhdessä kunnan eri yksiköiden, yritysten ja yhdistysten kanssa Kui siistii ympäristötekokampanjan kehittäminen Muut toimenpiteet Yrittämisen/yritystonttien kampanjointi Janakkalan kunnan työnantajakuvan nostaminen Nimettyjen toimenpiteiden lisäksi toivomme tarjoajalta raikkaita avauksia viestintään ja kuntamarkkinointiin. 2. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on tallennettu hankintailmoitus HILMA-palveluun ( Hankintapäätöksen jälkeen Janakkalan kunta tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu (tarvittaessa osana tarjousvertailua järjestetään tarjoajakohtainen tarjouksen esittelytilaisuus) 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007).

3 3 (14) 3. SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TAI SUPISTAMINEN Hankintakauden aikana saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjoajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. 4. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen/yhteisön toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen Janakkalan kunta tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen Janakkalan kunnan tiloissa (tarjouksen pyytäjä päättää siitä, kumpaa tapaa käytetään). 5. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT).

4 4 (14) Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä (sama tarjoaja ei voi tehdä kahta tai useampaa eri tarjousta). Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 5. Tarjous liitteineen Janakkalan kunta tekee hankintapäätöksen. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta myyjän ja ostajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja myyjän välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja. Sopimus tulee voimaan, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus, ja päättyy viimeistään Janakkalan kunta pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän hankinnan seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman.

5 5 (14) Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (14 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Osapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen osapuolen kannalta kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan ohjeiden noudattamatta jättäminen tai toistuvat perustellut valitukset toimittajan toiminnasta. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on ostajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy tarjoajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on ostajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös.

6 6 (14) 6. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JA ALIHANKINTA Tarjoajalla ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä tarjoajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa etukäteen kirjallisesti. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. 7. HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 3). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti täytettynä. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan ( asti, mikäli optiovuodet käytetään), lukuun ottamatta luovan toteutuksen esimerkin painatuksen osuutta. Hintavaraumia ei hyväksytä. Luovan toteutuksen esimerkin painatuksen osuus on kiinteä saakka, minkä jälkeen painatuksen osuudesta neuvotellaan erikseen. Tarjoajan on toimenpiteen suunnitteluvaiheessa esitettävä hinta-arvio, jota ei saa ylittää ilman ostajan kirjallista suostumusta. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. 8. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan.

7 7 (14) 9. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA Sopimusosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. 10. MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO Maksuehto on 21 päivää netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. 11. LASKUTUS Laskutus sopimuksen mukaan. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Laskuista on löydyttävä vähintään seuraavat tiedot: - laskutuksen pohjautuessa tuntihintaan tai puolikkaan päivän hintaan tai koko päivän hintaan kyseinen yksikköhinta ja käytetty työaika - kampanjan, toimenpiteen tms. nimi - tiedot, joilla ostaja pystyy kohdistamaan laskun oikein ja joilla ostaja pystyy tarkistamaan, että laskutus on sopimuksen mukainen Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. 12. SOVELTUVUUS- JA PÄÄTÖSPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2.

8 8 (14) 13. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään klo mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset markkinointi- ja viestintäkumppanuudesta. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internetsivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. 14. TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 3). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu (tarjous- ja hinnoittelulomake on allekirjoitettava ja skannattava allekirjoituksella/- kirjoituksilla varustettuna sähköiseen muotoon, mielellään pdf-tiedosto, tai skannatun allekirjoituksen/skannattujen allekirjoitusten nimenselvennyksineen on löydyttävä vähintään yhdestä tarjouksen liitteenä toimitettavasta tiedostosta). Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt.

9 9 (14) 15. VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä klo mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. 16. VASTAUSOSOITE Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Tarjous markkinointi- ja viestintäkumppanuudesta ). sähköposti: 17. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Janakkalassa Anna-Mari Ahonen kunnanjohtaja Liisa Puranen hallintojohtaja 18. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake

10 10 (14) LIITE 1 SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 1. Tarjoajayritystä/-yhteisöä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 4. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajayrityksen kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta vähintään toisen liikevoiton on oltava positiivinen. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayrityksen/-yhteisön tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. 5. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. 6. Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä. 7. Tarjoajalla on vuosilta vähintään kolme (3) referenssiä vähintään vastaavankokoisista markkinointi- ja viestintäkumppanuuksista, joissa kumppanuus on kestänyt vähintään yhden (1) vuoden ja joissa kumppanuus on tuonut osoitettavissa olevaa lisäarvoa asiakasyhteisön markkinointiin ja viestintään. 8. Tarjoajan työn jäljen ja laadun tulee olla riittävä. Tarjouksen liitteenä on toimitettava vähintään seuraavat työnäytteet: - 1 kpl yrityksen tai muun organisaation yleisesite - 1 kpl isompi viestintäkokonaisuus/kampanjaesimerkki mediavalintoineen

11 11 (14) LIITE 2 HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätösperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Painoarvo Pistemäärä Hinta 40 % 0 40 pistettä Toimintamalli 20 % 0 20 pistettä Tiimin osaaminen 20 % 0 20 pistettä Luovan toteutuksen esimerkki 20 % 0 20 pistettä YHTEENSÄ 100 % pistettä Hinta Edullisin hinta saa vertailussa 40 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin hinta / vertailuhinta) * 40 pistettä. Luovan toteutuksen esimerkin osalta kummankin tarjottavan hinnan tulee sisältää koko esitteen suunnittelu ja toteutus (ks. lisäksi tarjous- ja hinnoittelulomake) seuraavasti: projektihallinta sisältöjen suunnittelu yhdessä asiakkaan kanssa, 3 tapaamista asiakkaan tiloissa tekstien tuottaminen ja stilisoiminen kuvien käsittely esitteen taitto ja painovalmiiksi saattaminen 3 kommenttikierrosta kuvamateriaali asiakkaalta Luovan toteutuksen esimerkin osalta optiona tarjottavan hinnan tulee sisältää lisäksi painatus ja koko painoksen toimitus Janakkalan kuntaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeen mukaisesti.

12 12 (14) Toimintamalli Tiimin osaaminen Toimintamallin osalta arvioidaan tarjoajan esittämää markkinointi- ja viestintätoimistoyhteistyön toimintamallia seuraavien esimerkkien pohjalta: Miten tarjoaja toteuttaa asumisen/tonttien (Eväsojan tontit) markkinointikampanjan yhteistyössä Janakkalan kunnan kanssa? Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot, joita arvioidaan: Toimintamalli ja prosessikuvaus Miten tarjoaja toteuttaa verkkoviestinnän ja sähköisen asioinnin kehittämisen ja tehostamisen yhteistyössä Janakkalan kunnan kanssa? Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot, joita arvioidaan: Toimintamalli ja prosessikuvaus Parhaaksi arvioitu toimintamalli koskien asumisen/tonttien markkinointikampanjaa saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun toimintamalliin koskien asumisen/tonttien markkinointikampanjaa. Parhaaksi arvioitu toimintamalli koskien verkkoviestinnän ja sähköisen asioinnin kehittämistä ja tehostamista saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun toimintamalliin koskien verkkoviestinnän ja sähköisen asioinnin kehittämistä ja tehostamista. Janakkalan kunnan Internet- ja intranet-sivujen teknisestä toteutuksesta vastaa Media Cabinet Oy, joten tämä tarjouspyyntö ei koske kunnan Internet- ja intranet-sivujen teknistä toteutusta. Toimintamallin osalta arvioidaan tarjoajan esittämien toimintamallien ja prosessikuvausten toteutuskelpoisuutta, kattavuutta ja systemaattisuutta sekä tarjoajan esittämien toimintamallien ja prosessikuvausten toimivuutta ja joustavuutta asiakkaan näkökulmasta. Tiimin osaamisen osalta arvioidaan tarjoajan nimeämän tiimin vastuuhenkilön ja varahenkilön (vastuuhenkilön ja varahenkilön rooli/osaamisalue tiimissä ilmoitettava) osaamista seuraavien kohtien pohjalta: Tiimin vastuuhenkilön ja varahenkilön kokemus kunta- ja aluemarkkinoinnista vuosien ajalta

13 13 (14) Tiimin vastuuhenkilön ja varahenkilön kokemus verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä vuosien ajalta Parhaaksi arvioitu tiimin vastuuhenkilön ja varahenkilön kokemus kuntaja aluemarkkinoinnista saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun tiimin vastuuhenkilön ja varahenkilön kokemukseen kunta- ja aluemarkkinoinnista. Parhaaksi arvioitu tiimin vastuuhenkilön ja varahenkilön kokemus verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun tiimin vastuuhenkilön ja varahenkilön kokemukseen verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä. Tiimin osaamisen osalta arvioidaan tiimin vastuuhenkilön ja varahenkilön kokemuksen määrää ja monipuolisuutta (monipuolisuuden osalta arvostetaan ko. henkilöiden laaja-alaista osaamista kunta- ja aluemarkkinoinnista sekä verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä). Luovan toteutuksen esimerkki Luovan toteutuksen esimerkin osalta arvioidaan tarjoajan luovan toteutuksen esimerkkiä Janakkalan kuntaesitteen (sivumäärä sisältäen kannet 24, koko A4, paperi Galerie Art Silk 150 g tai vastaava, stiftattu) uudistamisesta. Esimerkin tulee sisältää seuraavat tiedot: Toteutustapa Kuinka uuden kuntastrategian painopisteet nostetaan esille kuntaesitteen sisältöön? Esimerkkiaukeama Esimerkissä arvostetaan toimivan ja joustavan toteutustavan sekä raikkaan visuaalisen ilmeen lisäksi uuden kuntastrategian painopisteiden esille nostamista kuntaesitteen sisältöön (kuntastrategia löytyy osoitteesta Parhaaksi arvioitu luovan toteutuksen esimerkki saa vertailussa 20 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun luovan toteutuksen esimerkkiin. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.

14 14 (14) LIITE 3 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE Erillinen tiedosto, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: