1 Hankintayksikkö Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitos, PL 6400, ESPOON KAUPUNKI.

Transkriptio

1 HINTATIEDUSTELU 1(6) ESPOO KAUPUNKITEKNIIKKA LIIKELAITOS / /2012 RYHMÄKASVIT Hankintayksikkö Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitos, PL 6400, ESPOON KAUPUNKI. 2 Hankinnan kohde Espoo Kaupunkitekniikka liikelaitos pyytää Teiltä tarjoustanne ryhmäkasvien taimista istutuksiin kasvukaudelle 2013 tämän hintatiedustelun ja liitteenä olevien asiakirjojen mukaisesti. Hankinnan ennakoitu arvo on noin (alv 0%). Määrät ja kasvit on esitetty, tarjouksen liite 2. 3 Hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, ja siinä käytetään hintatiedustelu -menettelyä. 4 Hankintasopimus Hankintasopimuksena tehdään kirjallinen tilaus yhden tai useamman toimittajan kanssa. 5 Tarjous 5.1 Tarjouksen tekeminen Tarjouksen tulee perustua tähän hintatiedustelukirjeeseen sekä hintatiedusteluasiakirjoihin, joista liitteenä ovat seuraavat asiakirjat jotka tulee palauttaa. - Tarjouslomakkeet - Tarjous, tiedot tarjoajasta - Tarjouksen liite 1: Tarjoajan vakuutus rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvistä vaatimuksista - Tarjouksen liite 2: Hinnoiteltava yksikköhintaluettelo

2 HINTATIEDUSTELU 2(6) Tarjous tulee antaa hintatiedustelun mukaisilla tarjouslomakkeilla. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon vain yksikköhintaluettelossa esitetyt tuotteet ja hinnat. Hankintapäätös annetaan ensisijaisesti tiedoksi sähköisesti (sähköpostilla). Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, johon ote päätöksestä lähetetään. Tarjouksen laatimiskieli on suomi, myös liitteiden osalta. Tarjouksen tulee vastata hintatiedustelua. Tarjousta voidaan täydentää muilla mahdollisilla asiakirjoilla. 5.2 Tarjoushinta Tarjoushinnat tulee antaa ilman arvonlisäveroa (ALV 0 %). 5.3 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjous on tekijäänsä sitova ja sen voimassaoloaika on neljä kuukautta sen jättämiselle varatusta viimeisestä määräpäivästä lukien, saakka. 5.4 Tarjouksen antaminen Tarjous on toimitettava joko sähköpostitse osoitteella kirjaamo@espoo.fi tai faxilla no (09) Tarjoukseen merkintä: 4788/ /2012 Tarjouksen on oltava perillä klo mennessä. 5.5 Osatarjous tai vaihtoehtoinen tarjous Osatarjous otetaan huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä 6 Tarjousten käsittely, tarjoajien kelpoisuuden arviointi, tarjousten vertailu ja hankintapäätös 6.1 Tarjousten käsittely Tarjousten käsittely ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten hintatiedustelun mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu 6.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä pyydettäessä toimitettava mainittujen vaatimusten

3 HINTATIEDUSTELU 3(6) täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys. Selvitykset tullaan pyytämään hyväksyttävältä tarjoajalta ennen tilauksen tekemistä. Tarjouksen yhteydessä tarjoajan tulee antaa allekirjoitettu hintatiedustelun mukainen vakuutus, jossa tarjoaja vakuuttaa vaadittujen vaatimusten täyttyvän, tarjouksen liite 1. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyä vakuutusta, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyönti on vähäinen tai maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Vaatimus 2 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: kaupparekisteriote selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. Yleistä Selvitykset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava selvityksissä tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois.

4 HINTATIEDUSTELU 4(6) Toimittajan tulee vaatia aliurakoitsijoilta ja näiden alihankkijoilta vastaavat selvitykset kuin siltä itseltään hintatiedustelun mukaan vaaditaan. Tilaajalla on oikeus hylätä sellainen tarjoaja joka ei ole toimittanut tilaajalle vaadittuja selvityksiä aliurakoitsijoistaan tai alihankkijastaan. 6.3 Tarjousten hintatiedustelun mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata hintatiedustelua ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Hintatiedustelua vastaamattomat tarjoukset voidaan hylätä. 6.4 Tarjousten vertailu ja hankintapäätös Vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset, vertaillaan seuraavasti. Vertailuperusteena on halvin hinta kasvilajeittain toimitettuna neljään eri kohteeseen Espoossa. Toimittajaksi valitaan kunkin kasvilajin osalta edullisimman tarjouksen tehnyt toimittaja. 6.5 Yleistä Tarjouksen peruutus voidaan hyväksyä, jos peruutus on saapunut tilaajalle ennen tarjousten jättämisen määräaikaa. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta huomioon. Tilaajalla on oikeus pyytää ja tarjouksen tekijällä velvollisuus antaa tilaajalle tarpeellisia lisäselvityksiä, joita tilaaja tarvitsee tarjousten vertailussa ja tarkastuksessa. Tilaaja pidättää oikeuden perustellusta syystä hyväksyä tehdyistä tarjouksista osan tai hylätä kaikki tarjoukset. Tarjoukset voidaan jättää hyväksymättä ilman, että se aiheuttaa kaupungille velvollisuutta korvata tarjouksen tekemisestä antajalle aiheutuneita kustannuksia. Sitova tilaus ei synny hankintapäätöksellä ja sen tiedoksiannolla, vaan vasta kirjallisella tilauksella. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen tilaus. Tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. 7 Ympäristövaatimukset Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitos pyrkii siihen, että sen hankinnat ovat ympäristölle ja terveydelle mahdollisimman haitattomia.

5 HINTATIEDUSTELU 5(6) 8 Maksuehto 30 pv netto. 9 Keskeiset sopimusehdot 9.1 Suositus Tarjousten hintatiedustelun mukaisuuden varmistamiseksi, tarjoajia suositetaan sisällyttämään tarjoukseensa teksti: "Tämä tarjous on tehty hintatiedustelun ehtoja vastaavaksi ja sitoudumme kaikkiin hintatiedustelussa esitettyihin vaatimuksiin. Mikäli tähän tarjoukseen olisi jäänyt hintatiedustelusta poikkeavia ehtoja, hintatiedustelun ehdot saavat etusijan." Tekstin voi sisällyttää esim. tarjouksen liitteellä Muut ehdot 10.1 JYSE 2009 TAVARAT ja muita ehtoja Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettujen alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa JYSE 2009 TAVARAT (saatavilla Tarjouksen pyytäjä voi myös perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tilaaja voi hankkia tämän tarjouskilpailun ohella myös muilla tarjouskilpailuilla ko. tuotteita. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Hänellä ei kuitenkaan ole tietojen saantioikeutta liike- ja ammattisalaisuuksiin. Salassa pidettävät tiedot tulee tarjouksessa esittää omina liitteinään. Hinta ei kuitenkaan ole liike- ja ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen Alihankkijoiden käyttö Mikäli toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa toimittaja käyttämiensä alihankkijoiden tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava käyttämänsä alihankkijat.

6 HINTATIEDUSTELU 6(6) 11 Lisätiedot ja tarjousasiakirjojen täydennys Mahdolliset kysymykset on esitettävä klo mennessä sähköpostilla osoitteeseen: Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti sähköpostilla. Vastaukset ja hintatiedusteluun mahdollisesti tehdyt tarkennukset lähetetään toimittajille viimeistään Vain tilaajan kirjallisesti antamat lisätiedot ovat sitovia. Juha Pelkonen Palvelujohtaja Liitteet - Tarjous -lomake, tiedot tarjoajasta - Tarjouksen liite 1: Tarjoajan vakuutus rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvistä vaatimuksista - Tarjouksen liite 2: Hinnoiteltava yksikköhintaluettelo