KYSYMYKSET JA VASTAUKSET. Tarjouspyyntö JOHDON RAPORTOINTIRATKAISUSTA

Transkriptio

1 (7) KYSYMYKSET JA VASTAUKSET Tarjouspyyntö JOHDON RAPORTOINTIRATKAISUSTA KYSYMYS 1 Liite 4. Kohta 6. Tarjoajalla on viimeisen kolmen vuoden ajalta vähintään viisi (5) vastaavaa referenssiä. Tarjouksessa on ilmoitettava referenssistä asiakkaan nimi, yhteyshenkilön yhteystiedot sekä hankkeen lyhyt kuvaus. Vastaavaksi referenssitoimitukseksi katsotaan käyttäjämäärältään yli 100 käyttäjän raportointiratkaisun toteuttaminen julkisen sektorin toimijalle. - Tarjouksessa on ilmoitettava viisi vastaavaksi katsottavaa referenssiä Kysymys: Onko referenssien maantieteellistä sijaintia rajoitettu? Referenssien maantieteellistä sijaintia ei ole rajoitettu. KYSYMYS 2 Kysymykset pilotin scopeen liittyen: a) Mikä on pilotissa toteutettavan ratkaisun käyttäjäryhmä(t) ja miten pilotin lähdeaineisto on rajattu? 2a: Käyttäjämäärät eivät ole oleellista pilotissa. Lähdeaineisto toimii pilottidatana jolla voidaan osoittaa datamallin ja raporttien toimivuus. b) Millaisia käyttöoikeustasoja pilottiratkaisu edellyttää Kaikille samat (kaikki oikeudet), raporttikohtaiset vai sisältörivitasoiset esim. organisaation mukaan (näen vain oman kustannuspaikkani). 2b: Pilotissa ei ole käyttöoikeustasoja c) Rakennetaanko DW kanta ja sen rakenteet (faktat ja dimensiot) vain pilotoinnin lähtökohdasta vai onko olemassa alustava tietomalli, jota pilotissa voidaan hyödyntää?

2 (7) 2c: Kaikki tehdään pilotin datan ja tarvittavien raporttien lähtökohdasta. Tietomallia ei ole olemassa. d) Onko kuution sisältörakenne alustavasti määritelty vai tehdäänkö määrittely osana pilotin toteutusta suoraan raportoinnin tarpeiden pohjalta? 2d: Ei ole määritelty. e) Onko jakelukanava ja sen rakenne pilotissa tuotettaville raporteille valmiiksi määritelty ja toteutetaanko se osana pilottia vai julkaistaanko ja jaellaanko raportit listana loppukäyttäjille pilottivaiheessa? 2e: Jakelukanavana käytetään SharePoint 2010:ä. Tarkempi käyttö määritellään pilotin aikana. f) Toteutetaanko pilottiratkaisulle ajastukset (ETL-koostelataukset ja kuutioiden päivitys) ratkaisun automatisoimiseksi? 2f: ETL:iä ei vaadita pilotissa. KYSYMYS 3 Tarjouspyynnön mukaan sopimus laaditaan ostajan sopimuspohjalle. Koska tarjouksessa ei ole mukana sopimuspohjaa ja tämän osalta ei voida etukäteen tehdä kysymyksiä, niin ilmeisesti tarjoukseen voidaan laittaa olettama, että sopimus laaditaan ostajan sopimuspohjalle, josta käydään tarkentavia neuvotteluja sopimuksen tekovaiheessa? Sopimus laaditaan ostajan sopimuspohjalle, joka pohjautuu tarjouspyynnössä mainittuihin ehtoihin. Tarkentavia neuvotteluja voidaan käydä sopimuksen tekovaiheessa, mutta ostaja voi aina vedota tarjouspyynnössä olleisiin ehtoihin. KYSYMYS 4 Kohdassa avustamisvelvollisuus sopimuksen päättyessä todetaan, että toimittajan on veloituksetta avustettava sopimuksen tehtävien siirrossa myös niissä tapauksissa, kun tilaaja kilpailuttaa sopimuksen kohteen uudestaan. Avustamisvelvollisuus on 12 kuukautta.

3 (7) Koska kyseessä on veloitukseton työ, niin miten monta tuntia kyseinen avustus on korkeintaan? Jos tätä ei voi rajata, niin tarkoittaako tämä kohta sitä, että jos tarjoaja ei voi suostua tällaiseen ilmaiseen työhön, niin tällöin tarjoaja hylätään automaattisesti? Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään kaikkiin tarjouspyynnön ehtoihin ja mikäli tarjoaja ei voi suostua joihinkin tarjouspyynnön ehtoihin, joudutaan tarjous hylkäämään. KYSYMYS 5 Sopimuksen siirtäminen ja alihankinta kohdassa todetaan, että jos sopimuksen allekirjoitushetkellä toimittajan omistajina olleet omistajat eivät omista enemmistöosuutta toimittajayhtiöstä, sopimus ei siirry toimittajan uusille enemmistöomistajille ilman ostajan kirjallista suostumusta. Miten tätä käsitellään pörssiyhtiöiden osalta, jolloin omistajien omistusosuuden seuranta on haasteellista? Tarjouspyyntöä muutetaan tältä osin ja kyseinen kohta poistetaan tarjouspyynnöstä. KYSYMYS 6 Minkätasoinen ratkaisu pilotti on? Toteutetaanko jo pilottiin raporttien jakelu SharePointin kautta? Kytketäänkö pilotissa toteutettavat raportit AD:en? Tehdäänkö pilotissa toteutettaviin raportteihin käyttöoikeuksien mukaisia rajauksia ja jos tehdään, niin minkälaisia? Kyllä toteutetaan SharePointin kautta. AD on käytössä mutta pilotissa ei rajoiteta raporttien sisältöä käyttöoikeustasoilla. KYSYMYS 7 Liitteessä 4 pyydetään ilmoittamaan käyttäjätuen puhelinnumero ja sähköpostiosoite? Yleensä nämä tiedot sovitaan sopimuksen teon yhteydessä perustaen tarvittaessa palvelulle oma sähköpostiosoite. Riittääkö tarjouksessa, että luvataan kyseiset yhteydenotot kanavat ja tarkennetaan nuo ennen palvelun aloittamista?

4 (7) Tarjouksessa riittää, että sitoudutaan luomaan kyseiset yhteydenottokanavat ennen palvelun aloittamista. KYSYMYS 8 Onko hankinnan kohteena pelkästään henkilötyötä, vaiko myös ohjelmisto- ja teknologialisenssejä? Kuka asentaa ja konfiguroi tuotantoympäristöt? Hankinnan kohteena on vain ja ainoastaan henkilötyöt. KYSYMYS 9 Voiko ratkaisun toteutuksessa käyttää ulkomaisia resursseja esim. teknisen konsultoinnin osalta? Asiakasrajapinnassa kaikki kommunikointi, niin kirjallinen kuin suullinenkin, tulee tapahtua suomen kielellä. KYSYMYS 10 Vastaavaksi referenssitoimitukseksi katsotaan käyttäjämäärältään yli 100 käyttäjän raportointiratkaisun toteuttaminen julkisen sektorin toimijalle. Tarkoitetaanko vastaavalla tässä ympäristöä vai talousraportointia? Vastaavalla tarkoitetaan tässä vastaavaa ympäristöä.

5 (7) KYSYMYS 11 Kuinka suuri on käyttäjien lukumäärä? Kenen vastuulla on käyttäjien ja käyttäjäryhmien perustaminen? Pilotin osalta käyttäjämäärä tulee olemaan Käyttäjien (ja käyttäjäryhmien) perustamisesta huolehtii asiakas. KYSYMYS 12 Sivulla 13 mainitut wiki/blogit/keskusteluryhmät - miltä osin näiden toteutus on tarjouksen kohteena ja millä teknologialla ne toteutetaan? wikit, blogit ja keskusteluryhmät ovat osa Sharepoint 2010 perustoiminnallisuuksia. Nämä piirteet eivät kuitenkaan sisälly pilotoitavaan ratkaisuun. KYSYMYS 13 Kysymykset/muutosehdotukset (merkitty tässä sinisellä) tarjouspyynnön kohtaan 6. Sopimusehdot ja tarjouspyynnön muut ehdot: a. Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007) soveltuvine liitteineen. JIT ehtoja (ks. asiakirjojen pätevyysjärjestys) noudatetaan soveltuvin osin ja siltä osin kuin ne eivät ole ristiriidassa tarjouspyynnön liitteineen kanssa. Tarjouspyynnössä ei suoranaisesti kielletä toimittajaa ehdottamasta neuvotteluvaiheessa täydennyksiä JIT ehtoihin. Onko tulkintamme oikea? b. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle sopimusosapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Korvauksiin ehdotamme määritettäväksi tiettyyn prosenttiosuuteen (15%) palvelumaksuista.

6 (7) a. Ks. vastaus kysymykseen 3 b. Tarjouspyyntöön ei tehdä muutoksia tältä osin. KYSYMYS 14 Kysymys (merkitty tässä sinisellä) tarjouspyynnön kohtaan 7. Avustamisvelvollisuus sopimuksen päättyessä: Toimittajan vaihtuessa toimittaja on velvollinen avustamaan ostajaa sopimusvelvoitteiden siirtämisessä uudelle toimittajalle tai ostajan itsensä hoidettavaksi. Osana avustamisvelvollisuutta toimittaja on velvollinen veloituksetta avustamaan siirron edellyttämien tehtävien suorittamisessa ja osallistumaan siihen toimittamalla tietoa, aineistoa ja tukea toimimalla yhteistyössä ostajan ja sen kanssa, jolle toimittajan tehtävät siirtyvät. Avoin, rajaamaton velvollisuus on toimittajalle hankala. Ehdotamme rajattavaksi suoraan tiettyyn työmäärään tai vaihtoehtoisesti käsiteltäväksi sopimusneuvotteluissa. Ks. vastaus kysymykseen 4 KYSYMYS 15 Kysymys (merkitty tässä sinisellä) tarjouspyynnön kohtaan 9. Hinnoittelumekanismi sekä hinnanmuutokset: Tilaajan esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Tarjoajan tulee ilmoittaa hinnankorotuksista tai muista muutoksista hankintasopimuksen yhteyshenkilölle kirjallisesti (sähköposti/kirje) viimeistään kolme (3) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Tarjoajan on myös esitettävä asianmukainen kirjallinen selvitys hinnanmuutosperusteista. Tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä/hylätä muutosesityksen, tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutos voi astua voimaan vasta tilaajan kirjallisen hyväksymisen jälkeen. Hyväksytyistä hintamuutoksista toimittajan tulee lähettää uudet, päivitetyt hintatiedot tilaajan hankintasopimuksen yhteyshenkilölle. Vuosittain tulisi nähdäksemme toimittajille antaa mahdollisuus Perustellusta syystä ilmoittaa (ilman neuvottelua) hintamuutoksista, koska tyypillisesti kustannustaso nousee vuosittain 2-4%. Tai vaihtoehtoisesti Tilaajan oikeutta hylätä hintakorotukset tulisi rajoittaa vastaavasti esimerkiksi Tilaaja voi Perustellusta syystä kieltäytyä koro-

7 (7) tuksista. Tällä hetkellä Tilaajalla on mielivaltainen oikeus perua hintakorotukset, vaikka yleinen hintataso olisikin muuttunut. Tarjouspyyntöön ei tehdä muutoksia tältä osin. KYSYMYS 16 Voisitteko tarkentaa mitä tarkoitatte tarjouspyynnön kohdassa 10. Lakien ja määräysten noudattaminen ja tietoturva JIT 2007 mukaisella tietoturvarajapinnalla? Tietoturvarajapinnan tarkempi määrittely tehdään sopimuksen teon yhteydessä. Vähintään edellytetään JIT ehtojen soveltuvine liitteineen mukaista tietoturvarajapintaa. Valittu toimittaja on tarvittaessa velvollinen allekirjoittamaan salassapitosopimuksen hankinnan kohteeseen liittyen. Tarjouspyynnön kohdassa 10 JIT 2007 mukaisella tietoturvarajapinnalla tarkoitetaan JIT 2007 yleisten ehtojen kohtaa 27 tietoturva ja tietosuoja. KuntaPro Oy, Arvi Kariston katu 1 B, Hämeenlinna