Teknologiakeskus Innopark Oy pyytää tarjoustanne toimitilojen markkinointi- ja vuokrauspalvelusta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Transkriptio

1 TOIMITILOJEN MARKKINOINTI- JA VUOKRAUSPALVELU Teknologiakeskus Innopark Oy pyytää tarjoustanne toimitilojen markkinointi- ja vuokrauspalvelusta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kilpailuttamisen hallinnoijana toimii Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Teknologiakeskus Innopark Oy:n toimeksiannosta. 1 Tilaajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. 1. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE Hankinta käsittää toimitilan markkinointi- ja vuokrauspalvelua seuraavan kohteen osalta: Vuokrattava kohde: Vapautumassa oleva toimistotila Teknologiakeskus Innopark Oy:n omistamissa tiloissa Visamäessä Visa 2 -rakennuksessa osoitteessa Vankanlähde 7, Hämeenlinna. Toimistotilojen kokonaispinta-ala on noin m 2. Optiona Kantolan Kiinteistöt Oy:n vuokrattavat kohteet. Markkinointi- ja vuokrauspalvelun tarjoajalle kuuluvat tehtävät (koskien myös optiota siten, että Teknologiakeskus Innopark Oy:n tilalla alla olevassa tekstissä on Kantolan Kiinteistöt Oy): - etsiä aktiivisesti vuokralaisia Teknologiakeskus Innopark Oy:n omistamaan kiinteistöön - vastata kohteen markkinoinnista Teknologiakeskus Innopark Oy:n kanssa sovittavalla tavalla - hyödyntää laajasti verkostojaan kohteen markkinoinnissa Teknologiakeskus Innopark Oy:n kanssa tarkennettavan markkinointisuunnitelman mukaisesti - vastata kohteen normaalitason markkinointikustannuksista, minkä tulee kattaa ainakin ilmoitukset palvelun tarjoajan käyttämissä internet-portaaleissa, PowerPoint-esitteiden laatiminen ja henkilökohtainen suoramarkkinointi - hankkia Kehittämiskeskus Oy Hämeelle ja Teknologiakeskus Innopark Oy:lle tarvittaessa informaatiota alueen vuokratasoista ja markkinatilanteen muutoksista - vastata kohteen vuokrausmateriaalin laatimisesta Teknologiakeskus Innopark Oy:n antamien tietojen perusteella - huolehtia kohteen esittelystä Teknologiakeskus Innopark Oy:n kanssa erikseen sovittavalla tavalla - osallistua vuokraneuvotteluihin, mikäli erikseen niin sovitaan (sisältyy vuokrauspalkkioon) - tarkistaa vuokralaisen luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:stä tai vastaavasta yrityksestä - huolehtia vuokrasopimuksen allekirjoittamiseen ja vuokravakuuksien toimittamiseen liittyvistä käytännön järjestelyistä, mikäli erikseen niin sovitaan

2 Kiinteistön omistajalle Teknologiakeskus Innopark Oy:lle kuuluvat tehtävät (koskien myös optiota siten, että kiinteistön omistajana on Kantolan Kiinteistöt Oy): 2 - antaa vuokrattavasta kohteesta vuokrausehdot ja vuokratasot kirjallisesti - antaa vuokrattavasta kohteesta pinta-ala- ja tekniset sekä varustetiedot kirjallisesti - antaa vuokrattavasta kohteesta olemassa olevaa huonejakoa vastaavat pohjakuvat - antaa vuokrattavasta kohteesta julkisivukuvat, joita palvelun tarjoajan on mahdollista käyttää markkinoinnissa - antaa vuokrattavasta kohteesta kaikki ne tiedot, joilla saattaa olla vaikutusta vuokran määrään, vuokrauspalvelun hoitamiseen tai vuokralaisen vuokrauspäätökseen ja ilmoittaa tietoihin mahdollisesti tulevista muutoksista 2. HANKINTASOPIMUS Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja tarjoajan välille, vaan Teknologiakeskus Innopark Oy tekee palvelun hankinnasta erillisen sopimuksen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa. Sopimusneuvottelut käydään Innoparkin tiloissa Hämeenlinnassa, eikä sopimusneuvotteluihin käytetystä ajasta tai matkoista makseta tarjouskilpailun voittaneelle erikseen korvausta. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) toimittaja. Sopimuskausi on kuusi (6) kuukautta alkaen (+ optio kuusi (6) kuukautta). Sopimuskausi alkaa kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Option käytöstä neuvotellaan ennen optiokauden alkua. Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Sopimusneuvottelun pohjana ovat tarjouspyyntö liitteineen ja JYSE 2009 PALVELUT -ehdot. Asiakirjojen pätevyysjärjestys on seuraava: 1) Sopimus 2) Sopimuksen liitteet 3) Tarjouspyyntö liitteineen 4) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT). 5) Tarjous liitteineen Sopimus voidaan purkaa kesken sopimuskauden, jos palvelun tarjoaja rikkoo olennaisesti sopimusta tai palveluiden laatu olennaisesti heikkenee. Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi. Irtisanomispäivä on kunkin kuukauden viimeinen päivä. Muut purkuehdot määritellään tarkemmin hankintasopimuksessa.

3 3. HANKINTAMENETTELY JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankintamenettely on avoin ja siihen sovelletaan Suomen julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-portaalissa ( Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. 3 Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta hankintamenettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajalle korvausta. Tilaaja tekee hankintapäätöksen, joka annetaan tiedoksi tarjouskilpailuun osallistuneille tarjoajille. Toimittajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä toimittajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava tilaajaa kirjallisesti. 4. TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta internet-osoitteesta: Tarjoajan soveltuvuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Hankintayksiköllä on oikeus sulkea tarjouskilpailusta tarjoaja, jolla se ei katso olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi Selvitys lakisääteisten velvollisuuksien hoitamisesta Tarjouksen liitteenä on toimitettava allekirjoitettu vakuutus siitä, että tarjoaja on merkitty ammatti- ja elinkeinorekisteriin, tarjoaja on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa Suomen lainsäädännön mukaisia sosiaaliturvamaksuja sekä eläkemaksuja, ja tarjoaja on täyttänyt velvollisuutensa maksaa Suomen lainsäädännön mukaisia veroja. Ennen sopimusneuvotteluiden aloittamista tarjouskilpailun voittajan on esitettävä ne

4 todistukset, jotka em. ilmoitus korvaa. Allekirjoitettu vakuutus tehdään vakuutus velvoitteiden täyttämisestä -lomakkeelle, jonka saa seuraavasta internet-osoitteesta: Tarjoajan perustiedot ja selvitys tarjoajan yleisistä toimintaedellytyksistä 4 Selvityksen tulee sisältää seuraavat tiedot: Tarjoajan perustiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilö, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero Tieto hankintapäätöksestä tullaan lähettämään sähköpostitse tarjouksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen Tiedot henkilökunnan ja johtohenkilöiden lukumäärästä Tieto yrityksen liikevaihdosta viimeksi päättyneellä tilikaudella, uusien yritysten osalta arvio liikevaihdosta riittää. Tuloksen tulee olla voitollinen. Selvityksen perusteella arvioidaan tarjoajan edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen. Mikäli tarjoaja aikoo käyttää alihankkijoita, on nämä ilmoitettava tarjouksessa. Samoin on ilmoitettava alihankkijoille kuuluvien tehtävien laatu ja laajuus. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuin omastaan. Alihankkijoista on pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä toimitettava samat selvitykset kuin tarjoajastakin. Selvitys tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle Selvitys yrityksen osaamisesta ja kokemuksesta vastaavantyyppisistä toimeksiannoista Tarjoukseen on liitettävä yrityksen ja/tai toteutukseen osallistuvan henkilöstön referenssit vastaavantyyppisistä toimeksiannoista. Referenssien on oltava vuosilta ja niitä on oltava yhteensä vähintään viisi (5) kappaletta. Alihankkijoista on pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä toimitettava samat selvitykset kuin tarjoajastakin. Referenssit ilmoitetaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeella Tarjouksen arvioinnissa käytettävät selvitykset Välityspalkkio ja maksuehto Tarjouksessa tulee esittää palveluntuottajan välityspalkkio (koskee myös optiota) kaikissa seuraavissa mahdollisissa tapauksissa: 1. Palveluntuottajan toimesta Innoparkin kiinteistöön syntyy uusi vuokrasopimus, joka on voimassa määräaikaisesti 1-12 kuukautta tai voimassa toistaiseksi 1-12 kuukauden irtisanomisajalla. Palveluntuottajan välityspalkkio esitetään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella. 2. Palveluntuottajan toimesta Innoparkille syntyy uusi vuokrasopimus, joka on määräaikaisesti alle 3 vuotta tai toistaiseksi voimassa oleva. Tällöin ensimmäinen mahdollinen vuokrasopimuksen irtisanomispäivä lisättynä irtisanomisajalla on yhteensä alle 3 vuotta, mutta kuitenkin enemmän kuin 12 kuukautta. Palveluntuottajan välityspalkkio esitetään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella. 3. Palveluntuottajan toimesta Innoparkille syntyy uusi vuokrasopimus, joka on määräaikaisesti

5 3 vuotta tai enemmän tai toistaiseksi voimassa oleva. Tällöin ensimmäinen mahdollinen irtisanomispäivä lisättynä irtisanomisajalla on yhteensä 3 vuotta tai enemmän. Palveluntuottajan välityspalkkio esitetään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella. 4. Vuokra on porrastettu. Palveluntuottajan välityspalkkio esitetään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella. Vuokravapaakuukausia ei kuitenkaan oteta huomioon. Palkkion perusteena olevassa vuokrassa ei huomioida erillis- ja palvelukorvauksia. 5 Maksettava palkkio määräytyy alalla yleisesti solmitun vuokrasopimuksen kuukausivuokraan (ensimmäisen kuukauden vuokra) pohjautuen. Tämä tarkoittaa pelkkää vuokranosuutta (pääoma- ja ylläpitovuokran yhteismäärä) ilman palvelumaksujen osuutta (vuokrattujen tilojen vesi, sähkö, aulapalvelu, autopaikat, jne.). Tarjouksessa palkkio esitetään muodossa x kertaa kuukausivuokra (x = lukuarvo, esimerkiksi 1,50) eli ei euromääräisenä. Palkkioon lisätään voimassa oleva arvonlisävero. Hintavaraumia ei hyväksytä. Muita korvauksia, kuten ylityö-, matka-, odotus-, varallaolo-, laskutus-, toimitus- ja käsittelykuluja, ei hyväksytä. Palkkio on maksukelpoinen, kun vuokrasopimus on allekirjoitettu. Jos ei allekirjoitettua vuokrasopimusta, niin ei palkkiota. Maksuehto on 14 päivää netto. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Mikäli tilaaja haluaa huolehtia vuokraneuvotteluista tai vuokrasopimuksen laatimisesta itse, tällä ei ole vaikutusta palkkioon. Tilaajalla on myös itse oikeus markkinoida tiloja ja solmia tiloihin uusia vuokrasopimuksia, joihin palvelun tarjoajalla ei tällöin ole palkkio-oikeutta Markkinointisuunnitelma kohteesta Tarjouksessa tulee olla liitteenä markkinointisuunnitelma tilojen vuokraamiseksi. Suunnitelmasta tulee käydä ilmi, mitkä markkinointikeinot ja -kanavat sisältyvät palvelun tarjoajan normaalikäytäntöihin ja palkkioihin SEKÄ eritellysti mahdolliset suositukset muista markkinointitoimenpiteistä kustannuksineen Selvitys alueen markkinatuntemuksesta Tarjouksessa tulee olla liitteenä selvitys alueen markkinatuntemuksesta. Selvityksestä tulee käydä ilmi vuosien aikana Hämeenlinnan seudusta tehdyt toimitilojen markkinaselvitykset sekä vuosien aikana Hämeenlinnan seudulla tehdyt toimitilojen kiinteistökehitystoimeksiannot. 5. TARJOUSTEN KÄSITTELY 5.1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen Ennen tarjousten käsittelyä arvioidaan tarjoajan tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseen. Soveltuvuutta arvioidaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä mainittujen soveltuvuusperusteiden perusteella. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joilla ei katsota olevan edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen Tarjotun palvelun on oltava tarjouspyynnön mukainen, tarjouksen on sisällettävä vaaditut liitteet ja tarjouksesta tulee selvitä kaikki pyydetyt tiedot. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset hylätään.

6 5.3. Tarjousvertailu (sisältäen mahdollisen esittelytilaisuuden) Palveluntuottajan valinta tehdään soveltuvuusehdot täyttävien tarjoajien antamien tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kesken kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Hankintayksikkö voi järjestää (osana tarjousvertailua) tai olla järjestämättä esittelytilaisuuden. Tarjouksessa on annettava vaaditut selvitykset. Ellei selvitystä ole, annetaan tarjousvertailussa kyseisen kohdan osalta nolla (0) pistettä. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnissa käytetään seuraavia kriteereitä: 6 Palvelun hinta eli palkkio, max 40 pistettä Palkkioperusteiltaan halvin tarjous saa 40 pistettä. Muut tarjoukset vertaillaan tähän suhteutettuna kaavalla: (halvin tarjous / vertailtava tarjous) * 40 pistettä. Markkinointisuunnitelma, max 40 pistettä Markkinointisuunnitelman osalta arvioidaan projektiin osoitettuja resursseja, markkinointisuunnitelman soveltuvuutta tilaajan tarpeisiin sekä markkinointikeinojen ja -kanavien valintaa. Arvostamme valtakunnallisia medioita ja laajan näkyvyyden aikaansaamista sekä aktiivista yhteydenottoa yrityksiin. Parhaalle tarjoukselle annetaan maksimipistemäärä ja muut suhteutetaan siihen. Alueen markkinatuntemus, max 20 pistettä Alueen markkinatuntemuksen osalta arvioidaan vuosien aikana Hämeenlinnan seudusta tehtyjä toimitilojen markkinaselvityksiä sekä vuosien aikana Hämeenlinnan seudulla tehtyjä toimitilojen kiinteistökehitystoimeksiantoja. Parhaalle tarjoukselle annetaan maksimipistemäärä ja muut suhteutetaan siihen. Lopuksi kunkin tarjoajan saamat pisteet lasketaan yhteen ja korkeimman pistemäärän saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin Hankintapäätös Teknologiakeskus Innopark Oy tekee hankintapäätöksen. 6. TARJOUSKILPAILUUN OSALLISTUMINEN Tarjousten jättämisen määräaika on klo mennessä. 7. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Tarjous liitteineen tulee toimittaa sähköpostitse seuraavaan osoitteeseen: aapo.korte@seutukeskus.fi Sähköpostiviestin aiheeksi TOIMITILOJEN MARKKINOINTI- JA VUOKRAUSPALVELU. Tarjouksen on oltava sitovana voimassa kolme (3) kuukautta tarjouksen jättöajan päättymisestä.

7 8. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. 7 Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen Teknologiakeskus Innopark Oy:n tiloissa. 9. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa Teknologiakeskus Innopark Oy puolesta Esa Mattila Innopark Facilities Oy toimitusjohtaja LIITTEET Tarjous- ja hinnoittelulomake Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä