VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2011

Transkriptio

1 VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2011 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan Vaikuttavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Asiakaspalaute Toiminnallinen tehokkuus Toiminnan taloudellisuus Toiminnan tuottavuus Tuotokset ja laadunhallinta Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tilinpäätösanalyysi Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma

2 1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2011 oli kolmivuotisen tuloskauden toinen vuosi. Tuloskaudella toiminnan kehittämisen painopisteenä oli entiseen tapaan kirjastojen tukeminen tilaongelmissa ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämä aineisto sekä aineiston käyttöön asettaminen. Vuodelle 2011 asetettuja tavoitteita saavutettiin. Aineistoa otettiin vastaan enemmän kuin oli tavoitteena. Erityisesti yliopistokirjastoista tuli runsaasti sekä monografia-aineistoa että jatkuvia julkaisuja. Aineiston käsittelyn puolella luetteloitujen tietueiden määrä lisääntyi edelliseen vuoteen verrattuna yli kymmenellä tuhannella. Kaukopalvelu toimi tavoitteiden mukaisesti. Kuluva vuosi oli kuitenkin toiminnallisesti ongelmallinen. Tuottavuusohjelman mukaisesti toteutetut henkilöstösäästöt johtivat osaltaan siihen, että vuoden aikana saatiin käsiteltyä vähemmän aineistoa kuin otettiin vastaan. Käsittelyrästit kasvoivat erityisesti monografia-aineiston osalta. Käsitellyn aineiston määrä väheni edelliseen vuoteen verrattuna, samoin kuin hyllyyn saadun aineiston määrä. Tämä johtui siitä, että jatkuvia julkaisuja tuli kirjastoista entistä vähemmän. Aineiston käsittelyn taloudellisuus (yksikkökustannukset /hm) heikkeni kokonaisuudessaan. Sen sijaan luetteloinnin taloudellisuus ( /tietue) parani. Vastaavasti aineiston käsittelyn tuottavuus hyllymetriä/htv) kokonaisuudessaan väheni, mutta luetteloidun aineiston tuottavuus (tietueita/htv) parani. Perusongelma on siis se, että tällä hetkellä kirjastot lähettävät erityisen runsaasti monografiaaineistoa. Vaikka sen käsittely on tehostunut, ei saada kokonaisuudessaan prosessoitua saapunutta aineistoa vähentyneen henkilöstön voimin. Vuoden lopussa kirjastossa oli tuottavuusohjelman suunnitelman mukaisesti 19 virkamiestä. Muutoksia kirjastokentässä Varastokirjasto palvelee koko kirjastoverkkoa, joten Varastokirjastossa on reagoitava siihen, mitä muutoksia eri kirjastosektoreilla tapahtuu ja millaisia vaikutuksia näillä muutoksilla on Varastokirjaston toiminnalle. Tärkein muutos on ollut korkeakoulukirjastojen rakenteellinen kehittäminen. Sen mukaisia korkeakoulujen ja niiden kirjastojen yhdistymisen ja toimintayksiköiden vähenemisiä tapahtui vuonna Seurauksena aineistonsiirrot lisääntyivät ja Varastokirjaston aineistojen käyttö kasvoi. Yliopistojen rakenteellista kehittämistä jatketaan ja suunnitelmien mukaan niiden määrä tullee vielä vähenemään. Ammattikorkeakouluja koskeva rakenteellinen uudistaminen alkoi toimintakertomusvuotena, ja se etenee jatkossakin. Tämän johdosta Varastokirjaston on tulevaisuudessa syytä varautua myös ammattikorkeakoulujen aineistolähetysten kasvuun. Varastokirjasto on ollut tärkeä resurssi ja palveluntuottaja ammattikorkeakoulukirjastoille. Kuntauudistus on suuri poliittinen, sosiaalinen ja taloudellinen asia. Vaikutuksia kirjastoihin on vaikea arvioida. On todennäköistä, että myös yleiset kirjastot yhdistyvät suuremmiksi yksiköiksi. Vaikutuksia kirjastojen määrään ei vielä voi sanoa. Toimintakertomusvuotena yleiset kirjastot käyttivät Varastokirjaston aineistoja hieman aiempaa vähemmän. Aineistonsiirtoja tuli normaalisti. 1

3 Erikoiskirjastoilla on samantyyppisiä uudistushankkeita kuin korkeakoulukirjastoilla. Yhteisöjen, yritysten ja julkishallinnon palvelulaitoksissa on uudistettu kirjasto- ja tietopalveluja joko yhdistämällä, lakkauttamalla tai ulkoistamalla. Erikoiskirjastot ovat olleet muutaman vuoden yliopistokirjastojen jälkeen suurin aineistojen siirtäjä Varastokirjastoon. Määrät voivat vielä nykyisestään kasvaa. Tieteellisten kirjastojen siirtyminen entistä enemmän elektronisten aineistojen käyttäjiksi alkaa näkyä jatkuvien julkaisujen siirtotarpeen vähenemisenä. Kuten edellisenä vuonna ainoastaan erikoiskirjastot lähettivät jatkuvia julkaisuja tavallista enemmän. Kokonaisuudessaan jatkuvia julkaisuja saapui saman verran kuin edellisenä vuonna, mikä on noin hyllykilometri vähemmän kuin koko toiminnan ajan keskiarvo. Muuta Vuonna 2011 suunniteltiin yhdessä Kansalliskirjaston kanssa kansallista painettujen aineistojen kokoelmapolitiikkaa. Syksyllä järjestettiin seminaari koko kirjastoverkolle aineistojen yhteiskäytöstä ja siihen liittyvistä haasteista. Tätä keskustelua on tarkoitus jatkaa mm. Varastokirjaston Kansalliskirjastoon yhdistämistä suunnittelevan työryhmän avulla. Vuonna 2011 hankittiin viimeiseen saliin loput hyllyt, mikä merkitsi sitä, että käsittelyä odottavalle aineistolle jouduttiin hankkimaan välivarastotilat muualta. Uudet hyllyt täyttynevät vuoden 2013 aikana, joten lisätilan hankinnan suunnittelua jatkettiin vuonna Toiminnasta Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, noin 0,3 hyllykilometriä ennakoitua enemmän. Vaikka toimintaympäristö on muuttunut verkostoitumisen suuntaan siten, että kirjastojen tekemää luettelointityötä voidaan paremmin hyödyntää, määrällisesti aineistoa käsiteltiin ja saatiin hyllyyn hiukan vähemmän kuin oli tavoitteena. Syynä tähän on vuoden 2008 lopulla käyttöön otettu uusi yhteisluettelointiohjelma, joka on osoittautunut kömpelöksi. Monografiatietueiden määrä kasvoi, mutta se on edelleen huomattavasti vähemmän kuin aikaisemmin. Sen sijaan jatkuvien julkaisujen käsittelyyn sillä ei ollut merkitystä. Em. syistä sekä runsaiden aineistosiirtojen johdosta monografiaaineiston kohdalla käsittelyssä ei päästy tavoiteaikaan. Aineiston käsittelyn taloudellisuus (kustannukset / käsitelty hyllymetri) heikkeni. Luetteloitujen tietueiden määrä kasvoi. Tilan vapauttamisen ja aineiston vastaanoton yksikkökustannukset (kustannukset / vastaanotettu aineisto hyllymetreinä) nousivat. Kaukopalvelun taloudellisuus (kustannukset / tilaus) heikkeni jonkin verran. Aineiston käsittelyssä toiminnan tuottavuus (käsitelty aineisto hyllymetreinä / kustannukset) parani jonkin verran. Kaukopalvelun tuottavuus nousi, ja on korkea verrattuna esimerkiksi samantyyppiseen laitokseen Norjassa. Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet pääsääntöisesti toimitettiin samana päivänä kuin tilaus saapui. Tilausten kokonaismäärä jatkoi nousuaan lisääntyvien lainapyyntöjen ansiosta. Artikkelikopioiden määrä puolestaan väheni, mikä johtunee elektronisten aineistojen käytön lisääntymisestä ja siitä, että jatkuvien julkaisujen vanhoja vuosikertoja on nykyään saatavilla yhä enemmän elektronisina. 2

4 Varastokirjasto koordinoi tieteellisten kirjastojen kokoelmakarttahanketta. Hankkeessa selvitetään kirjastojen kokoelmien rakennetta ja laatua sekä kansallista merkittävyyttä. Tämä auttaa suunnittelemaan Varastokirjaston toimintaa pitkällä tähtäimellä. Henkilöstö Vuoden aikana jatkettiin tiettyjen virkojen ja työtehtävien uudelleen järjestelyä. Tavoitteena on vastata tuottavuusohjelman vaatimuksiin ja varautua toimintaympäristön muutosten vaikutuksiin mm. mahdollistamalla joustavamman henkilöstön käytön eri työtehtävissä. Tuottavuusohjelman seurauksena on kuitenkin muodostunut ongelmia, eikä henkilöstöä ole voitu käyttää optimaalisesti. Tuottavuusohjelman puitteissa tilapäisen henkilöstön määrää vähennettiin. Henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaaksi liittyminen on vähentänyt toimistotehtäviä. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin seuranta- ja kehittämisryhmässä. Kuluneena vuonna henkilöstön työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen satsattiin edellisvuosia enemmän. Liikunta- ja kulttuuriseteleiden avulla mahdollistettiin osallistuminen itse kullekin sopivaan liikunta- tai kulttuuriharrastukseen. Sairauspoissaolojen määrä oli 15,9 päivää/htv (vuonna ,4 päivää/htv). Syy suureen sairauspoissaolojen määrään on muutaman yksittäisen virkamiehen pitkät sairauslomat. Edellä mainitut toimet sekä niiden avulla kohentuneet tulokset näyttävät korreloivan myös työtyytyväisyyden kanssa. VMBaron työtyytyväisyysindeksi kohosi hieman edellisestä vuodesta ollen nyt 3,65 selvästi yli valtakunnallisen keskiarvon. 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kirjastojen tilatarvetta ottamalla vastaan aineistoa kirjastoista näiden siirtotarpeiden mukainen määrä. Samalla varmistetaan se, että maahan hankittu tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2011 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa hyllymetriä. Tämä merkitsee noin m 2 :n tilasäästöjä. Yliopistokirjastoissa on vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta pystytty vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on saatu käyttöä varten hyllyihin hyllymetriä. Monografioita on noin 1,45 miljoonaa nidettä, kausijulkaisuja reilut nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin tilaukseen vuodessa, mikä on enemmän kuin yliopistokirjastoista tilattu kaukopalvelu yhteensä. Asiakkaita oli vuoden lopussa 1 915, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjaston keskeisenä tavoitteena on tilan vapauttaminen muissa kirjastoissa. Kirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Tulossopimuskaudella vastaanotettava aineisto käsitellään nopeasti ja tehokkaasti yleensä alle 3

5 kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Varastokirjasto vastaa kirjastoista toimitettavan aineiston ohjeistuksesta ja ohjeistuksen noudattamisesta Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon hyllymetriä, mikä oli 500 metriä enemmän kuin edellisvuonna. Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty yhteensä noin hyllymetriä aineistoa. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Tämän pitäminen kirjastoissa vaatisi noin neliömetriä avokokoelmatiloja. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa hyllymetriä. Täten tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat poistaa paikallisesti Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2010 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 184,08 /m 2 /v. Varastokirjaston tilakulut olivat 68,86 /m 2 /v. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2010 kustannustasolla vähintään kolme miljoonaa euroa vuodessa. Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot AMK-kirjastot Erikoiskirjastot * Yleiset kirjastot Muut Yhteensä *Yhteensä koko toiminnan aikana: AMK:it ja erikoiskirjastot yhdessä Vuonna 2011 siirtoja oli enemmän kuin edellisenä vuonna, mutta hieman vähemmän kuin pitkäaikainen keskiarvo (ka 5,2 hkm). Korkeakoulujen ja niiden kirjastojen yhdistymisen vaikutus näkyi mm. Itä-Suomen yliopiston ja Aalto-yliopiston kirjastojen suurehkoina siirtomäärinä. Vuonna 2011 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Jatkuvat Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot AMK-kirjastot Erikoiskirjastot Yleiset kirjastot Vaihdot 2 2 0,04 Yksityiset ,2 Yhteensä Monografioita siirrettiin enemmän kuin edellisvuonna, huomattavasti enemmän kuin vuotuinen keskiarvo (ka ). Jatkuvia julkaisuja saapui saman verran kuin edellisenä vuonna, mikä on noin hyllykilometri vähemmän kuin koko toiminnan ajan keskiarvo. 4

6 Suurimmat siirrot: - Kansalliskirjasto 503 hm - Itä-Suomen yliopiston kirjasto 419 hm - Helsingin yliopiston kirjasto, yht. 296 hm - Aalto-yliopiston kirjasto 266 hm - Oulun yliopiston kirjasto 209 hm - Eduskunnan kirjasto 199 hm - Jyväskylän yliopiston kirjasto 169 hm - Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto 80 hm - Helsingin kaupunginkirjasto 70 hm Vuonna 2011 Varastokirjastoon toimitti aineistoa 185 (v yhtä monta) kirjastoa tai tietopalvelua. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 26, ammattikorkeakouluissa toimivia 17, erikoiskirjastoja 68 ja yleisiä kirjastoja 49. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli seitsemän. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 27 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista lähes puolet sekä yli 300 muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 59,3 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Koko toiminnan aikana siirretyn aineiston määrä on noin 20% yliopistokirjastojen painetuista kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. Tilan vapauttaminen 2008 siirrettyä aineistoa (hm) vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen (m 2 ) Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2010 yliopistokirjastoissa tieteellisten kirjastojen yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot Yliopistokirjastot yhteensä Vapaakappalekirjastot Muut yliopistokirjastot Kirjastotilat ovat kasvaneet noin 16 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin 8 %. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet (70 %) ja suljetut varastotilat noin 25%. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. 5

7 Aineiston käsittely Aineistoa saatiin käsiteltyä hyllymetriä, mikä oli noin 300 hm vähemmän kuin edellisenä vuonna. Aineistoa on käsitelty seuraavasti: 2008 Käsitelty (hm) Hyllyyn saatu (hm) Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografioita käsiteltiin edellisvuotista enemmän, mutta selvästi vähemmän kuin aiempina vuosina. Uuteen yhteisluetteloon luettelointi on hidasta. Toisekseen aineiston tarkastamisohjeistukseen on kiinnitetty enemmän huomiota, ja hyvin tarkistettu aineisto on hyllymetreinä mitaten hitaampaa käsitellä. Jatkuvia julkaisuja käsiteltiin tavoitteen mukaisesti. Yhteensä käsiteltyä aineistoa oli selvästi vähemmän kuin keskiarvo koko toiminnan ajalta (ka hm). Kuitenkin henkilötyövuotta kohden käsittely lisääntyi. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto : Monografiat julkaisut Jatkuvat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista Yhteensä koko toiminnan aikana % käsittelystä Hm Monografiat Jatkuvat Väitös- Musiikki- Yhteensä julkaisut kirjat aineisto Vast.otettu Valmista Ei otettu kokoelmiin Odottaa käsittelyä Vuoden 2011 aikana saapuneen monografia-aineiston käsittelyaika ylitti selvästi tavoitteen alle kuusi kuukautta. Jatkuvien julkaisujen osalta tavoitteeseen päästiin. Käsittelemätöntä musiikkiaineistoa on varastossa yhteensä noin sy (133 hm), mikä vastaa noin kolmen henkilötyövuoden panosta. Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm Monografiat Jatkuvat julkaisut

8 Muut Yhteensä Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: Monografiat n Jatkuvat julkaisut n Tietueita n Tietueet yht Luettelointitietueiden määrät vuodelta 2009 ovat arvioituja, koska luotettavien luettelointitilastojen saaminen oli mahdotonta uuden luettelointijärjestelmän (Aleph) alkuaikoina. Vuonna 2011 uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan , joka on huomattavasti edellistä vuotta suurempi määrä. Monografianiteitä oli vuoden 2011 lopussa Nimekkeitä oli Uusia jatkuvia julkaisuja luetteloitiin noin 14 % vähemmän kuin edellisenä vuotena. Vuonna 2011 uusien jatkuvien julkaisujen nimekkeitä luetteloitiin Jatkuvia julkaisuja oli vuoden lopussa yhteensä noin nimekettä. Väitöskirjoja oli yhteensä hyllymetriä (noin nidettä) hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,25 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Vuonna 2011 uusista VAARI- tietokantaan tallennetuista luettelointitietueista 9 % oli primääriluetteloituja ja 91 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloitujen määrä laski edellisestä vuodesta kolmella prosenttiyksiköllä. Jatkossa alkuperäisluetteloinnin osuus vähenee todennäköisesti edelleenkin, sillä luovutetusta aineistosta yhä suurempi määrä on valmiita tietueita poimittaviksi yhteisluettelo LINDAsta. Varastokirjaston luetteloinnilla on kuitenkin edelleen merkittävä osa bibliografisen tiedon tuottamisessa LINDA-yhteistietokantaan. Luetteloiduista tietueista 39 %, tietuetta, oli uusia tietueita LINDAan. Vuonna 2011 luetteloijien henkilötyövuosimäärä säilyi ennallaan. Luettelointihenkilökunta on omaksunut hyvin MARC 21-formaatin sekä kahden kirjastojärjestelmän välisen työskentelytavan. Kahden erilaisen kirjastojärjestelmän käyttö luetteloinnissa on kuitenkin kiistatta hitaampaa kuin yhden järjestelmän systeemi, joten joidenkin huippuvuosien luettelointimääriin ei nykyisellä systeemillä ja henkilökuntamäärällä päästä. Vuoden 2010 luettelointimääriin päästiin työskentelyolosuhteita parantamalla. Vuoden 2011 luettelointimääriin päästiin panostamalla edelleen ergonomiaan. Aleph- määrityksiin tehtiin muutoksia järjestelmän sallimilla tavoilla sekä räätälöitiin BookWhere konversio vastaamaan mahdollisimman hyvin Varastokirjaston luettelointitason ja Marc21- formaatin vaatimuksia siten, että korjattavaa jäisi mahdollisimman vähän. Parin kuukauden ajan avuksi saatu ennakkotarkastaja lisäsi myös luetteloituja tietueita, sillä luetteloijan käsiin tuli huomattavasti vähemmän poistoihin menevää aineistoa. Luetteloitujen niteiden merkkipaikkoja oli myös merkitsemässä työllisyysvaroin saatu ulkopuolinen henkilö, myös tästä oli apua luettelointituloksen saavuttamisessa. 7

9 2.2. Kaukopalvelu Tavoitteena oli: Kaukopalvelu pidetään ajantasaisena, tilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Palvelut ovat jatkossakin maksuttomia. Varastokirjaston kaukopalvelu on antolainausta, se ei itse tilaa mitään. Puhuttaessa Varastokirjaston kaukopalvelusta tarkoitetaan vain antolainausta. Varastokirjaston kaukopalvelu on kehittynyt seuraavasti: Lainaus Pdf-kopiot Ei toimitettu Yhteensä Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet toimitettiin pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä lisääntyi hiukan edellisvuodesta ja asettui ennakoidulle tasolle. Lainapyyntöjen määrä kasvoi, mutta kopiopyyntöjen väheni niukasti viidettä vuotta peräkkäin. Syynä voi olla normaali vuotuinen vaihtelu tai todennäköisemmin elektronisten aineistojen lisääntyminen. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Lainoista 42 % meni yleisten kirjastojen kautta ( %). Kahden edellisvuoden aikana yleisten kirjastojen kaukolainaus myös muualta on supistunut huomattavasti. Yliopistokirjastojen lainaosuus oli 26 % ( %). Erikois- ja yrityskirjastojen lainaosuus oli 18 % ( %). Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet suhteellisen alhaiselle tasolle (7 %). Ulkomaille meni 7 % lainoista. Osuus lainauksesta (%) Yo-kirjastot Amk-kirjastot Yleiset kirjastot Erikoiskirjastot Jäljenteiden osuus uusista pyynnöistä oli 37,1 % ( ,7 %). Jäljenteistä 77 % meni tieteellisiin kirjastoihin ( %). Ulkomaille toimitettujen jäljenteiden osuus on kasvussa, pääosa meni 8

10 pohjoismaihin ja Baltiaan. Vuonna 2011 kaikki jäljenteet lähetettiin digitaalisesti. Jäljenteiden keskipituus oli yhdeksän liuskaa/toimitus. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Uusia kirjastoja tai tietopalveluyksiköitä saatiin 57. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2011 lopussa kirjastoa/tietopalvelua. Aktiivikäyttäjiä oli 758. Kaukopalvelun kehittäminen Varastokirjaston kaukopalvelutoiminnan tärkein vaikutus liittyy aineistojen yhteiskäytön edistämiseen. Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Linnea2-konsortio päätti olla hankkimatta lähes kaksi vuotta pilotoinnissa ollutta Relais ILL kaukopalveluohjelmistoa. Varastokirjasto oli aktiivisesti mukana ohjelmiston pilotointi- ja kehittämistyössä. Päätöksen taustalla oli lähinnä kolme syytä: 1. ohjelmisto ei valmistunut tuotantokuntoon sovitussa ajassa, 2. ohjelmistoa ei lopulta saatu riittävästi mukautumaan Suomen kaukopalvelukenttään ja 3. suomalaiset kaukopalvelukäytänteet maksuineen ovat kovin epäyhtenäiset, myös konsortion sisällä. Artikkeleita toimitettiin kokeiluna suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettiin paikallisessa kirjastossa. Kokeilussa olivat mukana Itä-Suomen yliopiston Kuopion kampuskirjasto, Oulun yliopiston kirjasto, Aalto-yliopiston Otaniemen kampuskirjasto, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Metsäntutkimuslaitos, YLE:n kirjasto-tietopalvelu sekä Suomen ympäristökeskus. Artikkelikopioita toimitettiin kokeilussa kpl (v ). Lisäksi kolme yliopistokirjastoa salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan. Näitä tilauksia toimitettiin (v ). Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen oltiin erittäin tyytyväisiä. Voyager Universal Borrowing ohjelmiston käyttöä tuettiin. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyager-kirjaston henkilöasiakas voi tilata kirjan Varastokirjastosta oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon. UB-käyttäjiä oli vuoden 2011 lopussa yhteensä 17 kirjastoa: kymmenen yliopisto-, kuusi ammattikorkeakoulukirjastoa sekä yksi erikoiskirjasto. UB-lainoja oli vuoden aikana kaikkiaan (v ). Suuri osa UB-lainoista meni yliopistokirjastoihin, Oulun yliopistoon ylivoimaisesti eniten (46 % koko UB-lainauksesta). Ammattikorkeakoulukirjastojen osuus on vakiintunut noin viidennekseen kaikista UB-lainoista ( %, %). Varastokirjaston edustaja oli mukana Linnea2-konsortion lainaus- ja kaukopalvelutyöryhmässä, jonka tehtävänä on mm. kehittää kaukopalvelua ja edistää kirjastoaineiston yhteiskäyttöä tieteellisissä kirjastoissa Asiakaspalaute Vuonna 2010 Varastokirjasto järjesti yhdessä Kansalliskirjaston kanssa palvelukyselyn asiakaskirjastoilleen kevään aikana. Saadun palautteen mukaan asiakkaat pitävät Varastokirjastoa tarpeellisena, laadukkaana, luotettavana ja yhteistyökykyisenä kumppanina, jolla on ammattitaitoinen henkilöstö. Vuonna 2011 kyselyä ei järjestetty. 9

11 Varastokirjaston kolme lakisääteistä päätehtävää/-palvelua ovat aineiston vastaanotto, säilyttäminen ja asettaminen käyttöön. Asteikolla 1 4 aineiston vastaanotto (mm. kuljetusten järjestäminen ja ohjeistus) sai arvosanaksi kiitettävä, 3,66. Vastaanotetun aineiston säilyttäminen (esim. VAARItietokanta ja käsittelyn nopeus) arvioitiin sekin kiitettäväksi, 3,53. Eniten kiitosta sai kaukopalvelu, jonka avulla aineisto on tarvitsijoiden käytettävissä. Palvelu sai pisteet 3,82, osa-alueista nopeus peräti 3,86. Koko Varastokirjaston toiminta, edellisten lisäksi luotettavuus, tiedotus, koulutus, opastus, yhteistyö kirjastoverkoston kanssa ja henkilöstön osaaminen arvioitiin numeroin 3,50 kiitettäväksi. Palautteen mukaan eniten parannettavaa on aineiston käsittelyn nopeudessa sekä kirjastokentän vaikuttamismahdollisuuksissa Varastokirjaston toimintaan (2,95). Asiakaspalautetta on kerätty myös web-lomakkeella aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Kaikki palaute on analysoitu säännöllisesti. 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2011 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö euroa - tilat euroa - palvelujen osto euroa - aineet, tavarat euroa. Käsitelty Kustannukset Euroa / hm Taloudellisuus heikkeni edellisvuoteen verrattuna. Syynä on käsitellyn aineiston pienentynyt määrä (vähän jatkuvia julkaisuja) Edelliseen sisältyvät, mutta tässä vielä erikseen, tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset olivat euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö euroa - palvelujen osto (mm. rahti) euroa - tilat euroa. Vastaanotettu Kustannukset Euroa / hm 8,5 9,0 8,9 10

12 Yksikkökustannus kohosi hiukan edellisvuodesta vähentyneestä aineistomäärästä ja yleisen kustannustason noususta johtuen. Kiinteät kustannukset pysyivät ennallaan Kaukopalvelu Vuonna 2011 kaukopalveluun liittyvät kustannukset olivat euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö euroa - palvelujen osto (mm. posti) euroa - tilat euroa. Tilauksia Kustannukset Euroa / tilaus 4,18 4,55 4,37 Tilausten yksikkökustannus kohosi lisääntyneestä tilausmäärästä huolimatta, sillä yleinen kustannustaso jatkoi nousuaan. Henkilöstökustannukset olivat suurin menoerä. Suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus pysyi ennallaan ollen 2,71 euroa/tilaus Toiminnan tuottavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 14,23 henkilötyövuotta (vuonna ,81 htv). Aineistoa käsiteltiin 267 hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty (hm) HTV 16,31 14,81 14,23 Käsitelty aineisto (hm/htv) Tuottavuus laski hieman edellisvuoteen verrattuna. Tämä johtuu siitä, että jatkuvia julkaisuja käsiteltiin vähemmän kuin edellisenä vuotena. Kausijulkaisujen käsittelystä jouduttiin siirtämään resursseja monografiakäsittelyyn, joka on hitaampaa. Tuottavuutta voidaan kuvata myös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: Luetteloituja tietueita HTV 16,02 14,52 14,23 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) Luetteloituja tietueita henkilötyövuotta kohti oli huomattavasti enemmän kuin edellisinä vuosina. Tämä tarkoittaa sitä, että uusi luettelointiprosessi on sisäistetty ja luetteloinnin tuottavuus on parantunut. 11

13 Kaukopalvelu Tilauksia oli Henkilötyövuosia käytettiin 5,48 (v ,44). Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden Alla vertailutiedot: Tilauksia HTV 5,47 5,44 5,48 Tilauksia / htv Tuottavuus lisääntyi edellisvuoteen verrattuna. Ruuhkahuippujen tasoittamiseen käytettiin muun henkilökunnan apua, lähinnä jatkuvien julkaisujen käsittelystä. 4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Koska suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, on niitä analysoitu vaikuttavuusosiossa Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Alla olevaan taulukkoon on koottu tilasto siitä, kuinka paljon siirrettyä monografia-aineistoa odottaa käsittelyä ja kuinka paljon sen käsittelyyn kuluisi aikaa, jos kaikki luetteloijat voisivat keskittyä vain niihin. Rästit tarkoittaa katsausvuotta edeltävinä vuosina ja vuosi katsausvuonna kertynyttä käsittelemätöntä aineistoa vuoden lopussa. Jatkuvat julkaisut kyettiin käsittelemään alle kahdessa kuukaudessa aineiston saapumisesta. monografiat rästit vuosi rästit vuosi rästit vuosi hm käs. aika kk 13,5 4,5 15,5 4,3 12,4 12,7 Uuden yhteisluettelo-ohjelman käyttöönoton vaikutus näkyy edelleen yllä olevasta taulukosta. Kun 2008 lopussa kaiken monografia-aineiston käsittelyaika olisi ollut yhteensä 8,5 kk, vuoden 2011 lopussa se oli nykyisellä käsittelynopeudella yli kaksi vuotta. Lisäksi monografia-aineistoa on siirretty edellisvuosia runsaammin. Jatkuvia julkaisuja oli vuoden lopussa 570 hm, käsittelyaikana 3,3 kk. Saapuvan aineiston painottuminen monografioihin näkyy käsitellyn aineiston määrässä, sillä monografioita saadaan metreinä käsitellyksi huomattavasti kausijulkaisuja hitaammin aineiston luonteen vuoksi. 12

14 Varastokirjastossa kiinnitetään erityistä huomiota LINDAn laatuun, ja tietueisiin tehdään jatkuvasti korjauksia ja täydennyksiä. Luetteloinnin esimies toimi Linnea2 konsortion hankinta- ja luettelointityöryhmässä sekä LINDAn laaturyhmässä Kaukopalvelu Kaukopalvelun asiakasrekisterissä kirjastoja on seuraavasti: - kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot - kaikki maakuntakirjastot - lähes kaikki muut kunnalliset kirjastot. Yleisistä kirjastoista oli rekisteröitynyt 506 toimipistettä. - kaikki amattikorkeakoulukirjastot, niissä169 toimipistettä. - erikoiskirjastoja yrityskirjastoja 188. Näkövammaisten kirjaston Celian asiakkaista 140 kuului asiakasrekisteriin. Celia maksaa postikulut Varastokirjastossa olevien Braille-julkaisujen lähettämisestä. Pohjoismaisia asiakkaita oli 287. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 160. Vuoden 2011 lopussa rekisterissä oli yhteensä asiakasta, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä Vuonna 2011 aktiivisia käyttäjiä oli 758 kirjastoa. 5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehditaan. Työyhteisön kehittämistä tapahtui monella suunnalla. Vuoden aikana jatkettiin henkilöstörakenteen ja johtamisjärjestelmän kehittämistä. Asia liittyy osin tuottavuusohjelmaan ja osin toiminnallisiin tarpeisiin. Henkilöstörakenteen kehittämisellä on pyritty mahdollistamaan henkilöstön entistä joustavampi sijoittuminen tarpeiden mukaisiin tehtäviin. Tuottavuusohjelman seurauksena on kuitenkin muodostunut ongelmia, eikä henkilöstöä ole voitu käyttää optimaalisesti. Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen liittyviä toimintoja olivat mm. henkilöstön virkistystoiminta sekä työterveyshuollon kanssa toteutetut tyhy-hankkeet. Keväällä toteutettiin henkilökunnan yhteinen virkistys- ja opintomatka Pietariin. Seuraavassa työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi (asteikolla 1-5) Sairauspoissaolot (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) 3,61 3,64 3,65 9,6 17,4 15,

15 Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) ,5 3,0 2,9 Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= palkat ja sivukulut) sekä henkilöstön ikärakenne. Henkilötyövuodet 21,8 20,3 19,7 Kustannukset ( ) /htv Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 20 vakinaista ja kolme määräaikaista virkamiestä. Vuoden alussa vakinaisia oli 20 ja vuoden lopussa 19, mikä oli tuottavuusohjelman tavoite. Aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin 14,23 htv. Kaukopalveluun käytettiin 5,48 kokoaikaista henkilötyövuotta. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 19,71 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 2,95 henkilötyövuotta. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htvosuuksiin. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita. Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 51,8 50,5 51,5 Naiset 52,1 54,3 51,1 seniori-ikäisiä* (%) (* Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.) Tuottavuusohjelman osana Varastokirjaston tavoitteena on kolmen henkilötyövuoden väheneminen vuodesta 2006 vuoteen 2011 mennessä. Tavoitteena on 19 htv:tä vuoden 2011 lopussa. Tämä toteutui. Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. 14

16 Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa Siihen kuuluvat: kampuskirjastonjohtaja Ari Muhonen (Helsingin yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Ulla Nygrén (Turun yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja hallinto- ja kehittämispalvelujen johtaja Dorrit Gustafsson, Kansalliskirjasto kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti (Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto) kirjasto-tietopalvelun päällikkö Janne Ranta (YLE ARMI) tietopalvelupäällikkö Tuula Snicker (Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto, Kuopio) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitajat Liisa Björkqvist ja Sirpa Janhonen sekä toimistopäällikkö Ari Kotonen. Johtokunta kokoontui kolme kertaa. Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat kirjastonhoitajat Liisa Björkqvist (30.6. saakka) ja Sirpa Janhonen (1.7. alkaen), toimistopäällikkö Ari Kotonen ja suunnittelija Sirpa Janhonen (30.6. saakka). Johtoryhmä kokoontui kahdeksan kertaa. 6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston momentti on b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa ja lisätalousarviossa euroa. Siirtomäärärahoja oli ,48 euroa. Lisäksi hyllyinvestointiin saatiin euroa momentilta Käytettävänä oli ,48 euroa. Työllistämismäärärahoja käytettiin ,14 euroa. Varastokirjaston kulut momentilla olivat ,62 euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2010 käytettiin (momentti ) ,48 euroa. Varastokirjaston bruttomenot olivat ,10 euroa. Tuloja kertyi yhteensä 6 446,89 euroa. Määrärahoja siirtyi vuodelle ,27 euroa. c. tuotto- ja kululaskelma 15

17 Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2011, euroa (momentit ja ) Tilan Kustannuslaji vapauttaminen, Kaukopalvelu Yhteensä muutos 2010 aineistonkäsittely ed. ja säilyttäminen vuodesta % Investoinnit Aineet, tarvikkeet ja tavarat , Henkilöstökustannukset , Vuokrat , Palvelujen ostot , Muut kulut , Yhteensä , d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Sen mukaan: - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku on asianmukaista - Seuranta on asianmukaista Kaudella ei havaittu väärinkäytöksiä. 16

18

19

20

21