VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2012

Transkriptio

1 VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2012 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan Toiminnan vaikuttavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen 2.2. Kaukopalvelu 3. Toiminnallinen tehokkuus Toiminnan taloudellisuus 3.2. Toiminnan tuottavuus 4. Tuotokset ja laadunhallinta Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tilinpäätösanalyysi Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma 15 Allekirjoitussivu

2 1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2012 oli kolmivuotisen tuloskauden viimeinen vuosi. Tuloskaudella toiminnan kehittämisen painopisteenä oli entiseen tapaan kirjastojen tukeminen tilaongelmissa ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämä aineisto sekä aineiston käyttöön asettaminen. Tulostavoitteet toteutuivat pääosin. Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä. Aineistoa käsiteltiin nopeasti ja tehokkaasti, mutta koska sitä saapui ennakoitua enemmän, käsittelyä odottavaa aineistoa kertyi vuoden aikana noin 2 hyllykilometriä. Aineisto asetettiin käyttöön tavoitteiden mukaisesti pääosin samana päivänä kuin tilaus saapui. Vuonna 2012 aineistoa otettiin vastaan noin 3,2 hyllykilometriä enemmän kuin oli arvioitu. Erityisesti yliopistokirjastoista tuli runsaasti sekä monografia-aineistoa että jatkuvia julkaisuja. Aineistoa myös käsiteltiin huomattavasti enemmän kuin aiempina vuosina. Kaukopalvelu toimi tavoitteiden mukaisesti ja tilausten määrä oli suunnilleen sama kuin parina edellisenä vuotena. Kuluneen vuoden pääongelma oli käsittelyä odottavan aineiston voimakas lisääntyminen. Varastokirjasto toteutti tuottavuusohjelman mukaiset henkilöstövähennykset vuoden 2011 loppuun mennessä, ja vuonna 2012 tämä johti siihen, että käsittelyä odottavaa aineistoa oli ja sitä tuli jatkuvasti enemmän kuin ehdittiin käsitellä. Käsittelyrästit kasvoivat erityisesti monografiaaineiston osalta. Vuoden aikana valmisteltiin suunnitelmaa aiemmilta vuosilta kertyneiden rästien purkamiseksi. Näitä rästejä oli vuoden lopussa noin kolme hyllykilometriä ja vuoden aikana rästejä kertyi lisää noin kaksi hyllykilometriä. Rästien yhteismäärä on enemmän kuin Varastokirjasto pystyy vuodessa käsittelemään. Vuoden aikana alettiin suunnitella myös Varastokirjaston kokoelmapolitiikan muuttamista siten, että kirjastot entistä tarkemmin arvioisivat siirrettävän aineiston arvon ja ottaisivat kantaa siihen, miksi lähetettävä aineisto tulee säilyttää Suomessa. Varastokirjaston kokoelmat kasvoivat entiseen tapaan. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopulla noin 3,25 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Tämä on runsaat 76 hyllykilometriä. Toiminnan taloudellisuus ja tuottavuus paranivat aineiston käsittelyssä. Käsitellyn aineiston määrä lisääntyi edelliseen vuoteen verrattuna, samoin kuin hyllyyn saadun aineiston määrä. Aineiston käsittelyn taloudellisuus parantui huomattavasti. Luetteloinnin taloudellisuus pysyi ennallaan. Aineiston käsittelyn tuottavuus lisääntyi, ja luetteloidun aineiston tuottavuus pysyi ennallaan. Aineiston käyttöön asettaminen sujui entiseen tapaan. Saapuneet tilaukset toimitettiin tilauspäivänä. Tilausten määrä hieman väheni, ja kaukopalvelun taloudellisuus ja tuottavuus hieman laskivat. Vuoden aikana osallistuttiin uuden kirjastojärjestelmän (UKJ) suunnittelutyöhön. Varastokirjastona kannalta yksi tavoite on parantaa metadatan siirtymistä kirjastojen välillä siten, että Varastokirjastossa luettelointiin liittyvä työ vähenee tai vähintäänkin tehostuu. Varastokirjaston aineistoluettelo asetettiin Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) käyttöliittymään. Jatkossa Varastokirjaston tiedot vaikuttanevat erityisesti aineiston saatavuuden parantumiseen ja kansallisen aineistojen yhteiskäyttölogistiikan kehittämiseen. 1

3 Muutoksia kirjastokentässä Varastokirjasto palvelee koko kirjastoverkkoa, joten Varastokirjastossa on reagoitava siihen, mitä muutoksia eri kirjastosektoreilla tapahtuu ja millaisia vaikutuksia näillä muutoksilla on Varastokirjaston toiminnalle. Tärkein varastokirjaston toimintaan vaikuttanut asia oli yliopistojen ja yliopistokirjastojen tilasäästötarpeiden voimakas kasvu. Yliopistojen asema on siinä määrin vakiintunut lainmuutoksen ja rakenteellisen kehittämisen jälkeen, että tiedetään millaisissa tiloissa toiminta tulisi tapahtua. Kirjastot ovat joutuneet vähentämään tilojaan. Seurauksena aineistonsiirrot lisääntyivät erittäin paljon. Myös suuria siirtoja tehneitä kirjastoja oli ennätysmäärä. Lähes kaikki yliopistokirjastot lähettivät aineistoa. Jatkossakin yliopistokirjastoissa on suuria siirtotarpeita, ja yksi vuoden 2013 haasteista onkin siirtojen koordinoinnin ja hallinnan kehittäminen. Ammattikorkeakoulukenttä on tiivistymässä ja resursseja ollaan monin paikoin leikkaamassa. Tämä näkyy myös kirjastojen toiminnassa. Varastokirjaston on syytä varautua myös ammattikorkeakoulujen aineistolähetysten kasvuun. Varastokirjasto on ollut tärkeä resurssi ja palveluntuottaja ammattikorkeakoulukirjastoille. Yleisten kirjastojen toimintaan saattaa vaikuttaa kuntauudistus. Vaikutuksia kirjastoihin on vaikea arvioida. On todennäköistä, että myös yleiset kirjastot yhdistyvät suuremmiksi yksiköiksi. Toimintakertomusvuotena yleiset kirjastot käyttivät Varastokirjaston aineistoja runsaasti. Aineistonsiirtoja tuli normaalisti. Erikoiskirjastoilla on samantyyppisiä uudistushankkeita kuin korkeakoulukirjastoilla. Yhteisöjen, yritysten ja julkishallinnon palvelulaitoksissa on uudistettu kirjasto- ja tietopalveluja joko yhdistämällä, lakkauttamalla tai ulkoistamalla. Erikoiskirjastot ovat olleet muutaman vuoden yliopistokirjastojen jälkeen suurin aineistojen siirtäjä Varastokirjastoon. Määrät voivat vielä nykyisestään kasvaa. Yleisesti ottaen näyttää siltä, että kirjastojen toimintaa kokoelmiensa suhteen on vaikea ennakoida. Siirtojen määrä vaihtelee vuosittain sekä kausijulkaisujen että monografioiden osalta. Myös eri kirjastosektoreiden lähettämän aineiston määrä vaihtelee. Muuta Vuonna 2012 toimi OKM:n nimittämä Varastokirjaston Kansalliskirjastoon yhdistämistä suunnitteleva työryhmä. Varastokirjaston nykyiset tilat täyttyvät vuonna Vuonna 2012 valmisteltiin laajennushanketta, jonka mukaan Varastokirjasto saisi noin 1800 m2 lisätilaa. Lisätilan tulee olla käytössä vuonna

4 Henkilöstö Vuoden aikana jatkettiin tiettyjen virkojen ja työtehtävien uudelleen järjestelyä. Tavoitteena on vastata vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman vaatimuksiin. Varastokirjastossa tehtiin luonnos ydintoimintoanalyysistä, jonka tarkoituksena oli karsia turhia toimintoja. Ohjelman inhimillisen pääoman kehittämisen puolella keskityttiin johtamisen ja osaamisen kehittämiseen sekä työkyvyn ylläpitoon liittyviin asioihin. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin seuranta- ja kehittämisryhmässä. Kuluneena vuonna jatkettiin henkilöstön työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämistä monin tavoin. Sairauspoissaolojen määrä laski edellisvuodesta ja oli 12,6 päivää/htv. Määrä on edelleen kuitenkin korkea valtion keskiarvoon verrattuna. Syy suureen sairauspoissaolojen määrään on muutaman yksittäisen virkamiehen pitkät sairauslomat. Edellä mainitut toimet sekä niiden avulla kohentuneet tulokset näyttävät korreloivan myös työtyytyväisyyden kanssa. VMBaron työtyytyväisyysindeksi kohosi hieman edellisestä vuodesta ollen nyt 3,62 yli valtakunnallisen keskiarvon. 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kirjastojen tilatarvetta ottamalla vastaan aineistoa kirjastoista näiden siirtotarpeiden mukainen määrä. Samalla varmistetaan se, että maahan hankittu tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2012 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa hyllymetriä. Yliopistokirjastoissa on vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta pystytty vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on saatu käyttöä varten hyllyihin hyllymetriä. Monografioita on noin 1,5 miljoonaa nidettä ja kausijulkaisuja yli nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin tilaukseen vuodessa, mikä on enemmän kuin yliopistokirjastoista tilattu kaukopalvelu yhteensä. Asiakasrekisterissä oli vuoden lopussa asiakasta, joista kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä oli Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Siirretyn aineiston pitäminen kirjastoissa vaatisi noin neliömetriä avokokoelmatiloja. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa hyllymetriä. Täten tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat poistaa paikallisesti Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2011 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 188,94 /m 2 /v. Varastokirjaston tilakulut olivat 67,96 /m 2 /v. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2011 kustannustasolla vähintään kolme miljoonaa euroa vuodessa. 3

5 Tilan vapauttaminen siirrettyä aineistoa (hm) vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen (m 2 ) Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2011 yliopistokirjastoissa tieteellisten kirjastojen yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot Yliopistokirjastot yhteensä Vapaakappalekirjastot Muut yliopistokirjastot Kirjastotilat ovat kasvaneet noin 13,5 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin 6 %. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet 69 % ja suljetut varastotilat noin 24%. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjaston keskeisenä tavoitteena on tilan vapauttaminen muissa kirjastoissa. Kirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Tulossopimuskaudella vastaanotettava aineisto käsitellään nopeasti ja tehokkaasti yleensä alle kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Varastokirjasto vastaa kirjastoista toimitettavan aineiston ohjeistuksesta ja ohjeistuksen noudattamisesta Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon hyllymetriä, mikä oli metriä enemmän kuin edellisvuonna. Kaikki kirjastojen siirrot kyettiin ottamaan vastaan, mutta varastointitilat ovat nyt täynnä. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty yhteensä yli hyllymetriä aineistoa. Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: Yht. koko % toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot ,1 AMK-kirjastot ,9 Erikoiskirjastot * * Yleiset kirjastot ,7 Muut ,3 Yhteensä ,0 *Yhteensä koko toiminnan aikana: AMK:it ja erikoiskirjastot yhdessä 4

6 Vuonna 2012 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Jatkuvat Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot ,9 AMK-kirjastot ,2 Erikoiskirjastot ,5 Yleiset kirjastot ,3 Vaihdot 2 2 0,02 Yksityiset ,07 Yhteensä Sekä monografioita että varsinkin jatkuvia julkaisuja siirrettiin enemmän kuin edellisvuosina, huomattavasti enemmän kuin vuotuinen keskiarvo (ka. monografioita 2 126, jatkuvia julkaisuja hm). Suurimmat siirrot vuonna 2012 tulivat pääasiassa yliopistokirjastoista: - Turun yliopiston kirjasto 990 hm - Aalto-yliopiston kirjasto 841 hm - Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti 742 hm - Helsingin yliopiston kirjasto 691 hm - Oulun yliopiston kirjasto 593 hm - Kansalliskirjasto 381 hm - Itä-Suomen yliopiston kirjasto 283 hm - Jyväskylän yliopiston kirjasto 274 hm - Metsäntutkimuslaitoksen kirjasto 206 hm - Eduskunnan kirjasto 199 hm - Suomen Pankin kirjasto 165 hm - Helsingin kaupunginkirjasto 161 hm - Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto 140 hm - Tampereen yliopiston kirjasto Tampereen kaupunginkirjasto 118 hm Vuonna 2012 Varastokirjastoon toimitti aineistoa 190 (v ) kirjastoa tai tietopalvelua. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 28, ammattikorkeakouluissa toimivia 22, erikoiskirjastoja 68 ja yleisiä kirjastoja 72. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli viisi. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 27 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista lähes puolet sekä yli 300 muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 59,1 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Koko toiminnan aikana siirretyn aineiston määrä on noin 20% yliopistokirjastojen painetuista kirja- ja kausijulkaisukokoelmista Aineiston käsittely Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Käsitelty (hm) Hyllyyn saatu (hm)

7 Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografioita käsiteltiin hieman edellisvuotista vähemmän. Monografialuetteloijia oli x htv vähemmän kuin vuonna Jatkuvia julkaisuja käsiteltiin enemmän kuin keskimäärin. Yhteensä käsiteltyä aineistoa oli vähentyneestä käsittelijämäärästä huolimatta lähes yhtä paljon kuin keskiarvo koko toiminnan ajalta (ka hm). Henkilötyövuotta kohden käsittely lisääntyi. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto : Monografiat julkaisut Jatkuvat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista Yhteensä koko toiminnan aikana % käsittelystä hm Monografiat Jatkuvat Väitös- Musiikki- Yhteensä julkaisut kirjat aineisto Vast.otettu Valmista Ei otettu kokoelmiin Odottaa käsittelyä Monografia-aineistoa vastaanotettiin niin paljon, että kaikkea saapunutta ei pystytty käsittelemään alle kuuden kuukauden tavoiteaikaa. Jatkuvien julkaisujen osalta tavoitteeseen käsittelyaika oli tavoitteen mukainen. Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm Monografiat Jatkuvat julkaisut Muut Yhteensä Varastokirjastossa poistettua aineistoa on noin 30 % siirretystä aineistosta. Osuus on vähentynyt jatkuvasti. Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: Monografiat Jatkuvat julkaisut Tietueita Tietueet yht

8 Vuonna 2012 uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan Monografianiteitä oli vuoden 2012 lopussa Nimekkeitä oli Uusia jatkuvia julkaisuja luetteloitiin noin 30 % enemmän kuin edellisenä vuotena, nimekettä. Jatkuvia julkaisuja oli vuoden lopussa yhteensä noin nimekettä. Väitöskirjoja oli yhteensä hyllymetriä (noin nidettä) hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,25 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Vuonna 2012 uusista VAARI- tietokantaan tallennetuista luettelointitietueista 11 % oli primääriluetteloituja ja 89 % poimittuja tietueita. Jatkossa primääriluetteloinnin osuus todennäköisesti vähenee, sillä MELINDA-tietokantaan tulee lisää tiedontuottajia. Varastokirjastossa luetteloiduista tietueista 36 % oli uusia tietueita MELINDAan. Vuonna 2012 luetteloijien henkilötyövuosimäärä väheni, sillä luettelointiresursseja käytettiin jatkuvien julkaisujen käsittelyyn. Vuonna 2012 Linnea2 konsortiossa toteutettiin ISBD-konversio uusien kirjastoaineistojen kuvailusääntöjen mukaisesti. Konversiosta aiheutui neljän päivän mittainen luettelointikatko. Sekä Aleph että Voyager kirjastojärjestelmät päivitettiin uusiin versioihin vuonna Näistä päivityksistä aiheutui yhteensä viikon mittainen katko luettelointiin. Vuoden 2011 luettelointimääriin päästiin panostamalla koulutukseen, ergonomiaan ja työskentelyolosuhteisiin sekä kohdentamalla henkilöstöä joustavasti monografioiden luetteloinnin ja jatkuvien julkaisujen käsittelyn kesken. Luetteloinnin esimies toimi Linnea2 konsortion hankinta- ja luettelointityöryhmässä sekä UKJ:n suunnitteluryhmässä Kaukopalvelu Tavoitteena oli: Kaukopalvelu pidetään ajantasaisena, tilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Palvelut ovat jatkossakin maksuttomia. Varastokirjaston kaukopalvelu on antolainausta, se ei itse tilaa mitään. Varastokirjaston kaukopalvelu on kehittynyt viime vuosina seuraavasti: Lainaus Pdf-kopiot Ei toimitettu Yhteensä Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet toimitettiin pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. 7

9 Tilausten kokonaismäärä väheni hiukan edellisvuodesta. Lainapyyntöjen määrä väheni, mutta kopiopyyntöjen määrä lisääntyi. Syynä voi olla normaali vuotuinen vaihtelu. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Alla olevassa taulukossa näkyy, miten eri kirjastosektorien lainausosuus on muutaman viime vuoden aikana vaihdellut. Osuus lainauksesta (%) Yo-kirjastot Amk-kirjastot Yleiset kirjastot Erikoiskirjastot Jäljenteiden osuus tilauksista oli 44 % ( %). Jäljenteistä 80 % meni tieteellisiin kirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Uusia kirjastoja tai tietopalveluyksiköitä saatiin 44. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2012 lopussa kirjastoa/tietopalvelua. Aktiivikäyttäjiä oli 688. Kaukopalvelun kehittäminen Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Kirjasto osallistui UKJ:n suunnitteluun kaukopalvelu kehittämisen kannalta sekä vanhan Voyager-systeemin kaukopalveluosion ylläpitoon. Voyager Universal Borrowing ohjelmiston käyttöä tuettiin. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyager-kirjaston henkilöasiakas voi tilata kirjan Varastokirjastosta oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon. Lähes kaikki yliopistokirjastot käyttävät tätä palvelua. Lisäksi UBmoduulia käytti muutama ammattikorkeakoulukirjasto ja muu tieteellinen kirjasto. UB-lainoja oli vuoden aikana kaikkiaan Viisi yliopistokirjastoa salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaaritietokantaan. Näitä tilauksia toimitettiin Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen oltiin erittäin tyytyväisiä. Lisäksi käynnissä oli kokeilu, jossa artikkeleita toimitettiin suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettiin paikallisessa kirjastossa. Kokeilussa olivat mukana Itä-Suomen yliopiston kirjasto, Aalto-yliopiston kirjasto, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Metsäntutkimuslaitos, YLE ARMI, Suomen ympäristökeskuksen kirjasto sekä Maatalouden tutkimuskeskuksen kirjasto. Artikkelikopioita toimitettiin kokeilussa kpl. 8

10 2.3. Asiakaspalaute Vuonna 2010 Varastokirjasto järjesti yhdessä Kansalliskirjaston kanssa palvelukyselyn asiakaskirjastoilleen. Saadun palautteen mukaan asiakkaat pitivät Varastokirjastoa tarpeellisena, laadukkaana, luotettavana ja yhteistyökykyisenä kumppanina, jolla on ammattitaitoinen henkilöstö. Koko Varastokirjaston toiminta arvioitiin numeroin 3,50 kiitettäväksi. Asiakaspalautetta on kerätty myös web-lomakkeella aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Kaikki palaute on analysoitu säännöllisesti. 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2012 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat euroa. Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat seuraavan taulukon mukaiset (euroa/hyllymetri) Käsitelty Kustannukset Euroa / hm Taloudellisuus koheni edellisvuoteen verrattuna. Syynä oli käsitellyn aineiston kasvanut määrä vähemmillä henkilötyövuosilla. Edelliseen sisältyvät, mutta tässä vielä erikseen, tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset, jotka olivat euroa. Vastaanotetun aineiston yksikkökustannukset (euroa/hyllymetri) Vastaanotettu Kustannukset Euroa / hm 9,0 8,9 7,5 Yksikkökustannukset laskivat edellisvuosista suuren aineistomäärän vuoksi Kaukopalvelu Vuonna 2012 kaukopalveluun liittyvät kustannukset olivat euroa. Kaukopalvelutapahtuman yksikkökustannukset (euroa/tapahtuma): Tilauksia Kustannukset Euroa / tilaus 4,55 4,37 4,77 9

11 Kaukopalvelun yksikkökustannukset nousivat. Yleinen kustannustaso (mm. posti) jatkoi nousuaan. Henkilöstökustannukset olivat suurin menoerä. Suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus pysyi lähes ennallaan ollen 2,88 euroa/tilaus Toiminnan tuottavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 13,50 (vuonna ,23 henkilötyövuotta. Aineistoa käsiteltiin 347 hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty (hm) HTV 14,81 14,23 13,50 Käsitelty aineisto (hm/htv) Tuottavuus kasvoi merkittävästi edellisvuoteen verrattuna. Tämä johtuu siitä, että jatkuvia julkaisuja käsiteltiin selvästi enemmän kuin edellisenä vuotena. Tuottavuutta voidaan kuvata myös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: Luetteloituja tietueita HTV 14,81 14,23 13,50 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) Luetteloituja tietueita henkilötyövuotta kohti oli saman verran kuin edellisenä vuonna Kaukopalvelu Tilauksia oli Henkilötyövuosia käytettiin 5,45 (v ,48). Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden Alla vertailutiedot: Tilauksia HTV 5,44 5,48 5,45 Tilauksia / htv Tuottavuus laski edellisvuoteen verrattuna johtuen vähentyneestä tilausmäärästä. Ruuhkahuippujen tasoittamiseen käytettiin muun henkilökunnan apua. Kaukopalvelussa työskenteli myös tuetun työllistämisen harjoittelijoita sekä työkokeilijoita. 10

12 4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Koska suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, on niitä analysoitu vaikuttavuusosiossa Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena on käsitellä aineisto kuuden kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Vuonna 2012 siirretyn aineiston käsittelyyn kuluu nykyisellä henkilömäärällä noin kaksi vuotta. Aiempina vuosina kertynyttä käsittelyrästiä (monografioita) on lisäksi hm, mikä vastaa noin 19 kuukauden käsittelyaikaa. Varastokirjasto haluaa auttaa kirjastoja entistä parempaan suunnitelmallisuuteen kokoelmiensa hallinnassa ja aineistojen siirroissa. Loppuvuodesta otettiin käyttöön uusi web-pohjainen aineistonsiirtolomake. Vastuu lähetysten sisällön tarkoituksenmukaisuudesta on entistä enemmän siirtävällä kirjastolla. Parantuneen vuorovaikutuksen ja aineiston evaluoinnin myötä lähetysten käsittelyn odotetaan tehostuvan. Varastokirjastoon siirretty aineisto halutaan entistä nopeammin asiakkaiden käyttöön. Samalla pyritään estämään uusien käsittelyrästien syntyminen Kaukopalvelu Kaukopalvelun asiakasrekisterissä kirjastoja on seuraavasti: - kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot - kaikki maakuntakirjastot - lähes kaikki muut kunnalliset kirjastot. Yleisistä kirjastoista oli rekisteröitynyt 508 toimipistettä. - kaikki ammattikorkeakoulukirjastot, niissä160 toimipistettä. - erikoiskirjastoja yrityskirjastoja 191. Näkövammaisten kirjaston Celian asiakkaista 141 kuului asiakasrekisteriin. Celia maksaa postikulut Varastokirjastossa olevien Braille-julkaisujen lähettämisestä. Pohjoismaisia asiakkaita oli 301. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 178. Vuoden 2012 lopussa rekisterissä oli yhteensä asiakasta, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä Aktiivisia käyttäjiä oli 688 kirjastoa. 11

13 5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehditaan. Työyhteisön kehittämistä tapahtui monella suunnalla. Vuoden aikana jatkettiin henkilöstörakenteen ja johtamisjärjestelmän kehittämistä. Asia liittyy osin vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmaan ja osin toiminnallisiin tarpeisiin. Henkilöstörakenteen kehittämisellä on pyritty mahdollistamaan henkilöstön entistä joustavampi sijoittuminen tarpeiden mukaisiin tehtäviin. Aiemmin toteutetun tuottavuusohjelman seurauksena on kuitenkin muodostunut ongelmia, eikä henkilöstöä ole voitu käyttää optimaalisesti. Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen liittyviä toimintoja olivat mm. henkilöstön virkistystoiminta sekä työterveyshuollon kanssa toteutetut tyhy-hankkeet. Syksyllä toteutettiin henkilökunnan yhteinen virkistys- ja opintomatka Tallinnaan. Seuraavassa työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi (asteikolla 1-5) Sairauspoissaolot (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 3,64 3,65 3,62 17,4 15,9 12, Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) ,0 2,9 3,2 Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= palkat ja sivukulut) sekä henkilöstön ikärakenne. Henkilötyövuodet 20,3 19,7 18,95 Kustannukset ( ) /htv Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 20 vakinaista ja kaksi määräaikaista virkamiestä. Vuoden alussa vakinaisia oli

14 Aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin 13,50 htv. Kaukopalveluun käytettiin 5,45 kokoaikaista henkilötyövuotta. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 18,95 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 2,78 henkilötyövuotta. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htvosuuksiin. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita. Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 50,5 51,5 52,5 Naiset 54,3 51,1 48,9 seniori-ikäisiä* (%) (* Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.) Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa Siihen kuuluvat: kampuskirjastonjohtaja Ari Muhonen (Helsingin yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Ulla Nygrén (Turun yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja hallinto- ja kehittämispalvelujen johtaja Dorrit Gustafsson, Kansalliskirjasto kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti (Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto) kirjasto-tietopalvelun päällikkö Janne Ranta (YLE ARMI) tietopalvelupäällikkö Tuula Snicker (Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto, Kuopio) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja Sirpa Janhonen sekä toimistopäällikkö Ari Kotonen. Johtokunta kokoontui viisi kertaa. Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat kirjastonhoitaja Sirpa Janhonen, toimistopäällikkö Ari Kotonen ja henkilökunnan kokouksen puheenjohtaja kirjastosihteeri Kaija Kirjavainen. Johtoryhmä kokoontui yhdeksän kertaa. 13

15 6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston momentti on b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa ja lisätalousarviossa euroa. Siirtomäärärahoja oli ,27 euroa. Välivaraston vuokriin saatiin euroa momentilta Käytettävänä oli ,27 euroa. Lisäksi saatiin kansainvälisen konferenssin järjestämiseen euroa momentilta (va:250) ja kokoelmapolitiikka-hankkeen suunnittelua varten euroa momentilta (va:250). Varastokirjaston kulut momentilla olivat euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2011 käytettiin (momentti ) euroa. Varastokirjaston nettomenot olivat ,45 euroa. Tuloja kertyi yhteensä euroa. Määrärahoja siirtyi ,82 euroa vuodelle c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2012, euroa (momentit ja ) Kustannuslaji Tilan vapauttaminen, aineiston käsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Yhteensä muutos ed. vuodesta % Investoinnit % Aineet, tarvikkeet ja ,3 % tavarat Henkilöstökustannukset ,2 % Vuokrat % Palvelujen ostot ,6 % Muut kulut % Yhteensä ,23 % d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 14

16 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Sen mukaan: - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku on asianmukaista - Seuranta on asianmukaista Kaudella ei havaittu väärinkäytöksiä. 15

17 VARASTOKIRJASTO HYVÄKSYMME JA ALLEKIRJOITAMME Varastokirjaston vuoden 2012 tilinpäätöksen, joka sisältää toimintakertomuksen, tuotto- ja kululaskelman sekä taseen. Kuopiossa helmikuun 26. päivänä 2013 Ari Muhonen johtokunnan puheenjohtaja Ulla Nygrén johtokunnan varapuheenjohtaja Dorrit Gustafsson jäsen Asko Hursti jäsen Janne Ranta jäsen Tuula Snicker jäsen Pentti Vattulainen kirjastonjohtaja 16

18 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilytys Toteuma 2010 Toteuma 2011 Tavoite 2012 Toteuma 2012 Arvio /v Tuotokset: vastannotetun aineiston määrä (hm) käsitellyn aineiston määrä (hm) valmista (hm) luetteloidut tietueet (m) (j) Toiminnallinen tehokkuus: taloudellisuus käsittelyn yksikkökustannukset ( /hm) euroa / luetteloidut tietueet 24,4 21, aineiston vastaanoton kustannukset ( /hm) 9 8,9 10 7,4 10 tuottavuus käsitelty aineisto (hm/htv) luetteloitu aineisto (tietue/htv) Laatu: käsittelyyn kuluva aika (kk) monografiat 4,3 12,7 <6kk < 6kk käsittelyyn kuluva aika (kk) jatkuvat 2,5 3,3 <6kk <6kk < 6kk tietueiden virheprosentti (%) alle 0,1 alle 0,1 Kaukopalvelu Toteuma 2010 Toteuma 2011 Tavoite 2012 Toteuma 2012 Arvio /v Tuotokset: tilausten määrä toimitettuja tilauksia Toiminnallinen tehokkuus: taloudellisuus yksikkökustannukset ( ) 4,55 4,37 4,20 4,77 4,30 tuottavuus tilauksia/htv Laatu ja palvelukyky: asiakastyytyväisyys (asiakaskirjastojen määrä) aktiiviasiakkaiden määrä tyytyväisyys palveluihin (1-4) 3,75 3,75 3,75 palvelun nopeus (t) < 24 h < 24 h 24 h <24 h 24 h 17

19 Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Toteuma 2010 Toteuma 2011 Tavoite 2012 Toteuma 2012 Arvio /v Henkilöstö henkilöstön määrä tehdyt henkilötyövuodet 20,3 19, koulutustaso 4,9 4,9 5 5 keski-ikä vuoden lopussa (n/m) 54,3/49,6 51,1/51,5 52/52 49/53 51/51 tehty työaika/säännöllinen vuosityöaika (%) 72,8 75, kokonaistyövoimakustannukset ( /v) välilliset työvoimakustannukset ( /v) tehdyn työajan palkat tehdyn työajan palkat (% palkkasummasta) 70,6 73, ,48 75 välilliset työvoimakustannukset tehdyn työajan palkoista (%) 75,2 65, Työhyvinvointi työtyytyväisyysindeksi (VMBaro 1-5) 3,64 3,65 3,7 3,62 3,7 työterveyshuolto ( /htv) sairauspoissaolot (työpäivää/htv) 17,4 15,9 < 10 12,6 <10 työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) Osaaminen, aineeton pääoma henkilöstökoulutuskustannukset ( /htv) koulutukseen käytetty aika (työpäivää/htv) 3 2,9 3,5 3,2 3,5 Käytetyt lyhenteet: hm = hyllymetri m = monografia j = jatkuva julkaisu (kausijulkaisu) nid = nide htv = henkilötyövuosi t = tunti kk = kuukausi 18