VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2014

Transkriptio

1 VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2014 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan Aineiston vastaanotto Aineiston käsittely Käyttöön asettaminen Henkilöstö Kehittämishankkeet Uudet tilat Vaikuttavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineiston vastaanotto Aineiston käsittely Aineiston käyttö Aineiston välittämisen kehittäminen Asiakaspalaute Toiminnallinen tehokkuus Toiminnan taloudellisuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineiston käyttö Toiminnan tuottavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineiston käyttö Tuotokset ja laadunhallinta Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineiston käyttö Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen) Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne b. talousarvion toteutuminen c. tuotto- ja kululaskelma Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Liitteet: allekirjoitussivu, indikaattorit

2 1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2014 oli kolmivuotisen tuloskauden toinen vuosi. Tulossopimuksen pääkohdat olivat entiseen tapaan seuraavat: - aineiston vastaanotto - käsittely - käyttöön asettaminen 1.1 Aineiston vastaanotto Aineistoa otettiin vastaan 6766 hyllymetriä. Se on suunnilleen sama määrä kuin vuonna Yksi vuoden 2014 tavoitteita oli saada saapuvan aineiston määrä vähenemään siten, että kaikki vuoden aikana tullut aineisto pystytään käsittelemään määräajassa. Tässä onnistuttiinkin osin jo edellisenä vuonna sovittujen uusien käytäntöjen ansiosta. Vuonna 2012 solmittiin lähes kaikkien suurten kirjastojen kanssa palvelusopimus, jossa määritellään aineistoa siirtävien kirjastojen velvollisuudet ja Varastokirjaston tehtävät. Samalla luotiin siirtoihin liittyvä kokoelmayhdyshenkilöjärjestelmä. Syyskuussa järjestettiin kokoelmayhdyshenkilöille seminaari, jossa esiteltiin Varastokirjaston aineistotilannetta ja uusia kaavailuja tarpeettoman aineiston karsimiseksi. Tärkein Varastokirjaston toimintaan vaikuttanut asia oli yliopistojen ja yliopistokirjastojen tilasäästötarpeiden voimakas kasvu. Kirjastot ovat joutuneet vähentämään tilojaan. Seurauksena aineistonsiirrot ovat erityisesti jatkuvien julkaisujen osalta parin viime vuoden aikana lisääntyneet erittäin paljon. Suuria siirtoja tehneitä kirjastoja oli ennätysmäärä. Lähes kaikki yliopistokirjastot lähettivät aineistoa. Yksi tulevaisuuden haasteista on erityisesti yliopistokirjastojen siirtojen koordinoinnin ja hallinnan kehittäminen. E-aineistojen määrän kasvu ja digitoituminen ylipäätään vaikuttavat kirjastojen tasolla siten, että aineistoja on entistä helpompi siirtää Varastokirjastoon. 1.2 Aineiston käsittely Aineiston käsittelyn tavoitteena oli vuoden aikana saapuneen aineiston käsittely määräajassa. Tämä onnistui, vaikka aineistoa tuli paljon. Suurin osa saapuneesta aineistosta oli kausijulkaisuja, joiden käsittely on nopeaa, eikä niistä syntynyt uusia rästejä. Monografioita tuli vuoden aikana täsmennettyjen aineiston siirtoihin liittyvien ohjeiden ja käytäntöjen ansiosta määrä, joka pystyttiin käsittelemään aikataulussa. Aineistoa käsiteltiin 9567 hyllymetriä, josta rästejä käsiteltiin erillisrahoituksella 4807 hyllymetriä. Vuoden aikana rästit pienenivät kausijulkaisujen osalta 90 % ja monografioiden osalta 60%. Käsitellystä aineistosta kokoelmiin otettiin 5521 hm aineistoa. Aineiston käsittelyn taloudellisuus ja tuottavuus paranivat, mikä johtuu rästiprojektin onnistumisesta ja siitä, että kausijulkaisuja oli entistä enemmän. Vuoden aikana aloitettiin yhteistyö pilottikirjastojen kanssa metadatan siirtämisen tehostamiseksi. Tavoitteena oli luoda järjestelmä, jossa lähettävät kirjastot Vaari-tietokannasta aineistoa tarkistaessaan siirtäisivät tietueen valmiiksi Vaari-tietokantaan. Tämä nopeuttaisi ja yksinkertaistaisi aineiston käsittelyä Varastokirjastossa. 1

3 1.3 Käyttöön asettaminen Aineiston käyttö on vakiintunut noin tapahtumaan vuodessa. Nämä ovat lainoja, artikkelikopioita ja uusintoja. Saapuneet tilaukset toimitettiin tilauspäivänä. Aineiston käytön taloudellisuus (euroa/tilaus) koheni. Tuottavuus (tapahtumia/htv) nousi myös. (tarkemmin taulukossa s..9 ja 10) 1.4 Henkilöstö Vuoden aikana erityisesti loppuvuodesta henkilöstön organisoitumista kehitettiin siten, että normaaliaineiston käsittely toimisi entistä sujuvammin ja toisaalta rästien purkaminen saataisiin loppuun. Työtiloja suunniteltiin uusiksi vuotta 2015 varten. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin Varastokirjaston omassa seuranta- ja kehittämisryhmässä. Tarkoituksena on muuttaa suoritusarviointia kokonaisarvioksi yliopistojen mallin mukaisesti. Sukupuolten palkkauksellista tasa-arvoa seurataan mm. VES-ratkaisujen yhteydessä.. Henkilöstön työkyvyn ja työtyytyväisyyden edistämistä jatkettiin monin tavoin. Näitä olivat mm. liikunnan edistäminen, ergonomiaratkaisut ja henkilökunnan yhteiset retket. VMBaron työtyytyväisyysindeksi laski edellisestä vuodesta ollen nyt 3,39, mikä saattaa liittyä uusiin järjestelyihin sekä kirjaston johdossa olleisiin ongelmiin. Sairauspoissaolojen määrä oli 15,8 päivää/htv. Määrä on korkea valtion keskiarvoon verrattuna. Syy suureen sairauspoissaolojen määrään on muutaman yksittäisen virkamiehen pitkät sairauslomat. 1.5 Kehittämishankkeet Vuoden aikana osallistuttiin Kansalliskirjaston koordinoimaan uuden kirjastojärjestelmän (UKJ) suunnittelutyöhön. Varastokirjaston kannalta keskeinen tavoite oli parantaa metadatan siirtymistä kirjastojen välillä siten, että Varastokirjastossa luettelointiin liittyvä työ vähenee tai vähintäänkin tehostuu. Hankkeen loputtua vuoden 2014 lopussa metadatan siirtoa on onnistuttu kehittämään vanhan Voyager-ohjelmiston puitteissa. Varastokirjaston aineistoluettelo asetettiin Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) käyttöliittymä Finnaan, ja tilauksia on jo jonkin verran tullut käyttöliittymän kautta. Jatkossa Varastokirjaston tiedot vaikuttavat erityisesti aineiston saatavuuden parantumiseen ja kansallisen aineistojen yhteiskäyttölogistiikan kehittämiseen. 1.6 Uudet tilat Vuoden aikana jatkettiin tilojen laajennuksen suunnittelua. Uudet tilat saatiin käyttöön vuoden 2014 syyskuussa yli puoli vuotta suunniteltua myöhemmin. Rakennushankkeen aikana aineistoa jouduttiin siirtämään välivarastoon Neulamäkeen. Uudet tilat eivät sisällä riittäviä välivarastotiloja, joten Neulamäen varastoa joudutaan käyttämään vielä jatkossakin. 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kaikkien Suomen kirjastojen kokoelmatilatarvetta ottamalla vastaan niiden siirtotarpeiden mukainen määrä aineistoa. Samalla varmistetaan se, että Varastokirjastoon siirretty tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. 2

4 Vuoden 2014 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa hyllymetriä. Yliopistokirjastoissa on joitakin vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta onnistuttu vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on uuden kartunnan ja vuoden aikana toteutettujen poistojen jälkeen hyllymetriä. Monografioita on yli 1,5 miljoonaa nidettä ja kausijulkaisuja yli nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin tilaukseen vuodessa. Asiakasrekisterissä oli vuoden lopussa kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Jos siirretty aineisto pidettäisiin avohyllytiloissa, vaatisi se noin neliömetriä. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa hyllymetriä. Tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat poistaa paikallisesti Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2012 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 205,24 /m 2 /v. Varastokirjaston tilakulut olivat72,05 /m 2 /v. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2012 kustannustasolla vähintään lähes neljä miljoonaa euroa vuodessa. Tilan vapauttaminen siirrettyä aineistoa (hm) vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen (m 2 ) Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2012 yliopistokirjastoissa tieteellisten kirjastojen yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot Yliopistokirjastot yhteensä Vapaakappalekirjastot Muut yliopistokirjastot Yliopistokirjastojen kirjastotilat ovat kasvaneet noin 10,8 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin neljä prosenttia. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet 68% ja suljetut varastotilat 23,6% vuoden 2012 tilastojen mukaan). Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. 2.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjasto ottaa vastaan voimavarojensa puitteissa kirjastoista siirrettävää aineistoa ja käsittelee sen tehokkaasti sekä kiinnittää huomiota kirjastoille annettavaan ohjeistukseen koskien Varastokirjastoon toimitettavaa aineistoa.

5 2.1.1 Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon hyllymetriä. Uuden kokoelmapolitiikan seurauksena kirjastoja on ohjeistettu arvioimaan entistä huolellisemmin, mitä aineistoa kannattaa säilyttää Varastokirjastossa ja ylipäätään Suomessa. Kaikki kirjastojen siirrot kyettiin ottamaan vastaan. Lisätilan rakennustyön takia suuri osa aineistosta siirrettiin Neulamäkeen. Vuoden lopussa Varastokirjastoon oli siirretty yhteensä noin hyllymetriä aineistoa. Aineistosiirtojen palvelusopimus lähetettiin 71 kirjastoon. Mukana olivat kaikki yliopisto-, amk- ja maakuntakirjastot sekä eniten aineistoa toimittavat erikoiskirjastot. Kaikkiaan sopimuksen on allekirjoittanut 59 kirjastoa. Vuoden aikana sopimuskirjastoista tuli 82 % kaikesta siirretystä aineistosta Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: % Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen ,5 kirjastot AMK-kirjastot , Erikoiskirjastot ,7 * Yleiset kirjastot , Muut Yhteensä *Yhteensä koko toiminnan aikana: AMK:it ja erikoiskirjastot yhdessä. Vuonna 2014 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Kausijulkai grafiat sut Muu Yhteensä Yliopistojen kirjastot AMK-kirjastot Erikoiskirjastot Yleiset kirjastot Vaihdot 3 3 Yksityiset Yhteensä Kausijulkaisuja tuli runsaasti jo toista vuotta perätysten erityisesti yliopistokirjastoista. Monografioita siirrettiin huomattavasti vähemmän kuin edellisvuonna, kuitenkin pitkällä aikavälillä tavanomainen määrä. Kausijulkaisuja siirrettiin yhtä paljon kuin edellisvuonna, mutta huomattavasti vuotuista keskiarvoa enemmän (ka. monografioita ja kausijulkaisuja hm). 4

6 Suurimmat siirrot vuonna 2014 tulivat yliopistokirjastoista: - Helsingin yliopiston kirjasto hm - Aalto-yliopiston kirjasto1 491 hm - Oulun yliopiston kirjasto 610 hm - Itä-Suomen yliopiston kirjasto 313 hm - Turun yliopiston kirjasto 302 hm - Eduskunnan kirjasto 139 hm - Jyväskylänyliopiston kirjasto130 hm Vuonna 2013Varastokirjastoon toimitti aineistoa 158 (v ) kirjastoa tai tietopalvelua. Näistä yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä oli 21, ammattikorkeakouluissa toimivia 22, erikoiskirjastoja 57 ja yleisiä kirjastoja 53. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopisto- ja AMK-kirjastot, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista noin puolet sekä yli sata muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 60,1% on peräisin yliopistojen kirjastoista. Koko toiminnan aikana siirretynaineiston määrä on noin 20% yliopistokirjastojen painetuista kirja- ja kausijulkaisukokoelmista Aineiston käsittely Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Käsitelty (hm) Kokoelmiin otettu (hm) Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografiat aisut otettu Kausijulk Väitösk. Yhteensä Kokoelmiin Yhteensä koko toiminnan aikana % käsittelystä Monografioita käsiteltiin selvästi edellisvuotista enemmän. Ministeriöltä saadun määrärahan ansiosta monografialuetteloijia ja muita aineiston käsittelijöitä pystyttiin palkkaamaan lisää (4,7 htv), mikä näkyy tuloksissa. 5

7 Aineistoa käsiteltiin 9567 hm, josta monografioita oli 4461 hm ja kausijulkaisuja 5106 hm. Erillismäärärahalla palkattu henkilöstö käsitteli 4807 hm. Aineistoa otettiin kokoelmiin yhteensä 5521 hm, mikä on selvästi enemmän kuin aikaisempina vuosina. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto : hm Monografiat Kausijulk Väitös- Musiikki- Yhteensä aisut kirjat aineisto Vast.otettu Valmista Ei otettu kokoelmiin Odottaa käsittelyä Rästit mukaan lukien aineistoa käsiteltiin enemmän kuin sitä vuoden aikana saapui. Kaksoiskappaleina tai muutoin tarpeettomina kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm Monografiat Kausijulkaisut Muut 0 0 Yhteensä Koko toiminnan aikana poistoja on ollut 36%. Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: 2011 Monografiat Jatkuvat julkaisut Tietueita Tietueet yht Vuonna 2014 uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan Monografianiteitä oli vuoden 2014 lopussa Nimekkeitä oli noin Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin nimekettä. Kausijulkaisuja oli vuoden lopussa yhteensä noin nimekettä. Väitöskirjoja oli yhteensä hyllymetriä (noin nidettä) hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli säilytysyksikköä. Käsittelyä odottaa 153 hm. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,4 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. 6

8 Vuonna 2014uusista VAARI- tietokantaan tallennetuista luettelointitietueista 4 % oli primääriluetteloituja ja 96 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloinnin osuus väheni 2 prosenttiyksikköä vuodesta Varastokirjastossa luetteloiduista tietueista 22% oli uusia tietueita yhteistietokanta Melindaan. Rästit Rästiaineistosta otettiin kokoelmiin ja poistettiin seuraavasti vuonna 2014: Monografiat (hm) % Jatkuvat (hm) % Hyllyyn Roskiin Yhteensä Eri vuosina kertynyttä aineistoa käsiteltiin seuraavan taulukon mukaisesti vuonna 2014: Aineistoa ajalta Mono määrä (hm) Jäljellä oleva mono määrä (hm) Mono käsitelty % Jatkuvat määrä (hm) Jäljellä oleva jatkuvat määrä (hm) Jatkuvat käsitelty % vanhat venäläiset Yhteensä Aineiston käyttö Tavoitteena oli: Tilaukset toimitetaan viivytyksettä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Varastokirjaston aineistoa on käytetty viime vuosina seuraavasti: 7

9 Lainaus Pdf-kopiot Virheelliset tilaukset Yhteensä Tilaukset toimitettiin viivytyksettä pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä on viime vuosina pysynyt samalla tasolla. Aikaisempiin vuosiin verrattuna kopiopyyntöjen määrä väheni hieman. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Jäljenteiden osuus tilauksista oli 40 %. Jäljenteistä 82 % yliopisto- ja erikoiskirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2014 lopussa kirjastoa/tietopalvelua. Aktiivilainaajia oli 680 (aktiivisista jäljenteiden tilaajista ei ole tilastotietoa saatavilla). 2.3 Aineiston välittämisen kehittäminen Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Kirjasto osallistui UKJ:n suunnitteluun aineiston käytön kehittämisen kannalta sekä vanhan Voyager-systeemin Universal Borrowing moduulin ylläpitoon. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyagerkirjaston henkilöasiakas voi jättää tilauksen Varastokirjaston tietokantaan oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon. Lähes kaikki yliopistokirjastot käyttävät tätä palvelua. Lisäksi UB-moduulia käytti muutama ammattikorkeakoulukirjasto ja muu tieteellinen kirjasto. Kahdeksan yliopisto- ja tutkimuskirjastoa salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan. Näitä tilauksia toimitettiin 5371, mikä on 34 % kaikista artikkelikopioista Asiakaspalaute Asiakaspalautetta on kerätty web-lomakkeella (webropol) aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Pääosa palautteesta liittyy aineiston siirtoihin ja uuteen kokoelmapolitiikkaan. Saatua palautetta hyödynnetään mm. ohjeistuksen täsmentämisessä. 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus 8

10 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2014 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat euroa (tässä on erillinen rästiprojektiraha mukana euroa; vuonna 2013 rästiprojekti sai euroa). Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat seuraavan taulukon mukaiset (euroa/hyllymetri): Käsitelty Kustannukset Euroa / hm Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat poikkeuksellisen matalat. Tärkein syy tähän on se, että tarpeetonta aineistoa karsittiin rästiprojektin yhteydessä huomattavasti enemmän kuin aikaisempina vuosina. Karsintaa tehtiin uuden kokoelmapolitiikan mukaisesti jo ennen kuin aineisto meni luettelointiin. Myös kausijulkaisujen suuri käsittelymäärä selittää tätä. Edelliseen sisältyvät, mutta tässä vielä erikseen, tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset, jotka olivat Vastaanotetun aineiston yksikkökustannukset ovat seuraavat (euroa/hyllymetri): Vastaanotettu Kustannukset Euroa / hm 7,5 8,3 7, Aineiston käyttö Vuonna 2013 aineiston käyttöön liittyvät kustannukset olivat euroa. Aineiston välitystapahtuman yksikkökustannukset (euroa/tapahtuma): Tapahtumia Kustannukset Euroa/tapahtuma 4,77 4,84 4,52 Vuoden aikana ei tehty aineiston käyttöön liittyviä investointeja, joten yksikkökustannukset laskivat, vaikka yleinen kustannustaso (mm. posti) nousi. Henkilöstökustannukset olivat suurin menoerä. 3.2 Toiminnan tuottavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 18,23 henkilötyövuotta. Aineistoa käsiteltiin 525 hm/htv. Alla vertailutiedot: 9

11 Käsitelty (hm) HTV 13,50 16,74 18,23 Käsitelty aineisto (hm/htv) mukana on rästiprojekti 3,20 htv. Vuonna 2014 rästiprojektin htv-määrä 4,68. Tuottavuuden poikkeuksellisen suuri nousu johtuu siitä, että uuden kokoelmapolitiikan mukaisesti arvioitua tarpeetonta aineistoa poistettiin aikaisempia vuosia enemmän. Myös kausijulkaisujen suuri käsittelymäärä lisää tuottavuutta. Tuottavuutta voidaan kuvata myös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: Luetteloituja tietueita HTV 13,50 16,74 18,23 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) Luetteloituja tietueita henkilötyövuotta kohti oli korkea normaalitilanteeseen verrattuna, mutta samansuuruinen kuin edellisenä vuonna. Tämä johtuu siitä, että kahden viime vuoden aikana rästien käsittelyn yhteydessä on tehostettu myös luettelointiprosesseja Aineiston käyttö Tilauksia oli Henkilötyövuosia käytettiin 5,42 (v ,45). Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden Alla vertailutiedot: Tilauksia HTV 5,45 5,45 5,42 Tilauksia / htv Tuottavuus kasvoi hieman edellisvuoteen verrattuna. Ruuhkahuippujen tasoittamiseen käytettiin muun henkilökunnan apua. Aineiston käyttöön liittyvissä tehtävissä työskenteli myös palkkatuettuja, tuetun työllistämisen harjoittelijoita sekä työkokeilijoita. 4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Koska suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, on niitä analysoitu vaikuttavuusosiossa. 10

12 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena on käsitellä aineisto kuuden kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Vuonna 2014 vastaanotettu aineisto käsiteltiin alle kuudessa kuukaudessa sekä monografioiden että kausijulkaisujen osalta. Aiempina vuosina kertynyttä käsittelyrästiä käsiteltiin 4807 hyllymetriä. Vuoden lopussa rästejä oli 2364 hyllymetriä. Ne saadaan käsiteltyä vuoden aikana. Varastokirjasto tukee kirjastoja kokoelmiensa hallinnassa ja aineistojen siirroissa. Kaikkien palon aineistoa lähettävien kirjastojen kanssa on solmittu palvelusopimus, jossa on sovittu kirjastojen roolista aineistonsiirroissa. Kirjastoille on myös luotu työkalu, joka ohjaa kirjastoja suunnittelemaan aineistonsiirtoja. Vastuu lähetysten sisällön tarkoituksenmukaisuudesta on siirtävällä kirjastolla. Varastokirjasto uudisti kokoelmapolitiikkaansa ja toimintatapojaan ja parantuneen vuorovaikutuksen ja kirjastoissa tehtävän siirrettävän aineiston evaluoinnin myötä monografialähetysten määrä laski. Myös aineiston käsittelyn odotetaan tehostuvan, koska yhä useampi lähetys on tarkastettu yhteistietokannasta Aineiston käyttö Vuoden 2014 lopussa rekisterissä oli yhteensä 2007 kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Aktiivisia lainaajia oli 680 kirjastoa. Käyttäjärekisterissä ovat: - kaikki yliopistojen kirjastot - kaikki yhteiskirjastot - kaikki maakuntakirjastot - lähes kaikki muut kunnalliset kirjastot. Yleisistä kirjastoista oli rekisteröitynyt 509 toimipistettä - kaikki ammattikorkeakoulukirjastot - erikoiskirjastot - yrityskirjastot. Näkövammaisten kirjaston Celian asiakkaista 146 kuului asiakasrekisteriin. Celia maksaa postikulut Varastokirjastossa olevien Braille-julkaisujen lähettämisestä. Pohjoismaisia asiakkaita oli 330. Muita ulkomaisia asiakkaita oli Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen) Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitettiin mm. osana VATU/IPO-hanketta. Tavoitteena oli ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehdittiin. Ongelmia oli kuitenkin esimiestyössä, ja se vaikeutti suunnitelmallista ja pitkäjänteistä toimintaa. Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen liittyviä toimintoja olivat mm. henkilöstön virkistystoiminta. Omaehtoista liikuntaa tuettiin, mm. kulttuuri- ja liikuntaseteleillä. Seuraavassa on työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja (jakajana on käytetty 23,65htv:tä):

13 Työtyytyväisyysindeksi (asteikolla 1-5) Sairauspoissaolot (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 3,62 3,53 3,39 12,6 13,3 15, Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty 3,2 4,4 2,1 aika (tpv/htv) Työtyytyväisyysindeksin lasku liittyy esimiestyön ongelmiin ja uusiin tila- ja työjärjestelyihin aineiston käsittelyssä ja käyttöön saattamisessa. Alimmat arvot olivat tiedon kulussa ja kehittymisen tuessa. Sairauspoissaolojen määrä oli suuri, mikä johtuu yksittäisten virkamiesten pitkistä sairauslomista. Työterveyskustannukset olivat alempia kuin aikaisempina vuosina mm. siksi, että ikätarkastuksia ei juuri ollut. Koulutuskuluihin on laskettu käytetty työaika ja koulutuksen muut kulut (matkakulut, päivärahat, kurssimaksut, kouluttajien palkkiot ym.). Edellisiin vuosiin verrattuna kulut olivat alhaiset, koska vuoden aikana ei ollut esim. kirjastojärjestelmään liittyviä uudistuksia. Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= palkat ja sivukulut) sekä henkilöstön ikärakenne. Henkilötyövuodet 18,99 19,99 Kustannukset ( ) /htv luvussa mukana toimintamenomomentilta maksettu henkilöstö. Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 20 vakinaista ja viisi määräaikaista virkamiestä. Vakinaisesta henkilöstöstä aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin 11,65 henkilötyövuotta. Aineiston käytössä oli 4,65 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 2,66 henkilötyövuotta Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 19,99 henkilötyövuotta. Erillisellä rahoituksella kirjastossa työskenteli 3,66 henkilötyövuotta. Koko vuoden aikana henkilötyövuosia kertyi yhteensä 23,65. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htv-osuuksiin. 12

14 Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 52,5 50,3 53,4 Naiset 48,9 46,1 41,2 seniori-ikäisiä* (%) (* Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.) Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa Siihen kuuluvat: kirjastonjohtaja Ulla Nygrén (Turun yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Jarmo Saarti (Itä-Suomen yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja kirjastonhoitaja Harri Ahonen (Kansalliskirjasto) kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti (Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto) esimies, hankinta ja erikoiskokoelmat Janne Ranta (Yle Arkisto) johtava informaatikko Tuula Snicker (Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto, Kuopio) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja sekä toimistopäällikkö. Johtokunta kokoontui kolme kertaa. 6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston momentti on b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2013 oli euroa. Välivaraston vuokriin siirtyi vuodelta euroa momentilta Rästiprojektiin saatiin ja euroa momentilta Käytettävänä oli yhteensä euroa. Varastokirjaston kulut momentilla olivat euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2013 käytettiin (momentti ) euroa. Varastokirjaston nettomenot olivat euroa. Tuloja kertyi yhteensä 4135 euroa. 13

15 Vuodelta 2013 siirtyneet välivaraston vuokriin tarkoitetuista määrärahoista euroa (momentti ) käytettiin Momentilta (välivaraston vuokrat) jäi käyttämättä euroa. Momentilta ( rästiprojekti ) saadut määrärahat käytettiin kokonaan. Määrärahoja siirtyi euroa vuodelle Näistä on vuotta 2014 koskevia vuokrakustannuksia ,34 euroa. Varsinaisia siirtomäärärahoja oli euroa. c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2014, euroa (momentit ja ) Kustannuslaji Investoinnit Tilan vapauttamin en, aineiston käsittely ja säilyttämine n Kaukopa lvelu Yhteensä muutos ed. vuodesta % toteuma 2013 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,8 % Henkilöstökustannukset ,0 % Vuokrat ,3 % Palvelujen ostot ,7 % Muut kulut (matkat ym.) ,8 % Yhteensä ,0 % d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja 14

16 riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Kaudella havaittiin väärinkäytöksiä, joihin on puututtu mm kirjallisella varoituksella. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO- ERM viitekehystä. Sen mukaan: - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku on asianmukaista - Seuranta on asianmukaista 15