VARASTO K IRJASTO. Toim intak e rtom us 2006

Transkriptio

1 VARASTO K IRJASTO Toim intak e rtom us 2006

2 Toimintakertomus 2006 Varastokirjasto Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan Vaikuttavuus Tilan vapauttaminen Aineiston käsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Toiminnallinen tehokkuus Toiminnan taloudellisuus Toiminnan tuottavuus Yhteisrahoitteinen toiminta Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tilinpäätösanalyysi Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Allekirjoitukset...14 Liite: toimintaa kuvaavia tunnuslukuja...15

3 1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2006 oli kolmivuotisen tuloskauden viimeinen vuosi. Tuloskaudella on toimintaa kehitetty monessa suhteessa ja koko kauden kehitys on ollut hyvä. Kuluva vuosi on ollut toiminnallisesti kohtuullinen. Toimintaympäristön muutoksista tärkeimmät liittyvät elektronisen aineiston käytön lisääntymiseen kirjastoissa. Aineistoa on entistä enemmän myös taannehtivana, mikä saattaa jatkossa vaikuttaa erityisesti Varastokirjastoon tulevien kopiopyyntöjen määrään. Elektronisen aineiston lisääntymisen myötä monet kirjastot ovat tehostaneet painetun aineiston kokoelmatyötä, jonka yhteydessä ne ovat lähettäneet entistä systemaattisemmin vähemmän käytettyjä painettuja kokoelmiaan Varastokirjastoon. Esimerkiksi yliopistokirjastojen suljettujen varastotilojen määrä on vähentynyt vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta. Painetun aineiston tarve säilyy kuitenkin kirjastoissa vielä pitkään. Painotuotanto lisääntyy. Varastokirjastokonsepti on erinomainen apuneuvo kirjastoille vähän käytetyn painetun aineiston saatavilla pitämiseksi. Vuonna 2005 laaditun strategian tärkeimmät linjaukset liittyivät toiminnan kehittämiseen nykyisten tehtävien pohjalta. Nämä tehtävät perustuvat säädöksiin. Tehtävän perusteella muodostettu visio korostaa Varastokirjaston aktiivista roolia kirjastojen kansallisessa ja kansainvälisessä verkossa. Tätä aktiivista roolia pyrittiin toteuttamaan osallistumalla eri kirjastosektoreiden tapahtumiin ja toiminnan suunnitteluun. Varastokirjastoa koskevassa arviossa vuodelta 2005 edellytettiin aineiston vastaanoton hallitsemiseksi systemaattisen asiakaspalautteen keräämistä. Tähän kehitettiin vuoden 2006 aikana menetelmiä. Arvioinnissa painotettiin myös Varastokirjaston ja muiden toimijoiden yhteistyön tehostamista Suomen kirjastoverkon kehittämiseksi. Tämä oli vuoden toiminnan yksi painopistealue. Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, joka kuluneena vuotena oli pieni, hm. Erityisesti monografioiden määrä väheni. Tämä johtunee siitä, että kirjastot poistivat jo Varastokirjastossa olevat julkaisut paikallisesti. Aineistoa käsiteltiin ja saatiin hyllyyn lähes saman verran kuin viime vuonna. Vuoden aikana saatiin vanhaa käsittelyä odottavaa aineistoa purettua sekä laadittua suunnitelma rästien purkamiseksi. Kirjastoja ohjeistettiin tarkistamaan ennen lähetystä, ettei lähetettävää aineistoa ole Vaari-tietokannassa, ja lähes kaikki uudet lähetykset olivat tarkistettuja. Luettelointitietueiden määrä kasvoi edelliseen vuoteen verrattuna. Kustannusten kasvusta huolimatta aineiston käsittelyn tuottavuus nousi hieman. Vähemmällä henkilötyövuosimäärällä tehtiin lähes sama tulos kuin edellisenä vuotena. Jatkossa tuottavuuden odotetaan kohoavan mm. työvälineiden kehittymisen ja kopiointiluetteloinnin lisääntymisen myötä. Aineiston käsittelyn taloudellisuus sen sijaan laski hieman. Syynä on yleinen kustannustason nousu. Kaukopalvelu jatkoi kasvamistaan, tosin vain hieman. Kaukopalvelun ajantasaisuus ylläpidettiin ja tilaukset toimitettiin vuorokauden sisällä saapumisesta. Kaukopalvelun taloudellisuus parani henkilöstökulut vähenivät huomattavasti - ja tuottavuus pysyi lähes ennallaan. Tuottavuutta ja taloudellisuutta voidaan parantaa kehittämällä henkilöstörakennetta. 1

4 OPM:n tilinpäätöskannanotto vuoden 2005 toiminnasta antoi positiivista palautetta. Sen mukaan kehittämistarpeita vuodelle 2006 oli tuottavuusohjelman suhteen. Vuoden aikana suunniteltiin tuottavuusohjelman mukaisia toimia, ja mm henkilöstörakenteen uudistamisen suunnittelu aloitettiin. Henkilöstön työtyytyväisyys on VM-baro mittarin mukaan 3,28. Lasku edellisestä vuodesta heijastanee mm. sitä, että vuoden aikana tuottavuusohjelman vaikutukset tulivat ajankohtaisiksi. Henkilöstö on aikaisempaa enemmän huolissaan tiedon kulusta ja johtamisesta ylipäätään. Palkkausjärjestelmän muuttuminen ei kaikissa suhteissa ollut työtyytyväisyyttä lisäävä. Siirtymäaikaan liittyvät seikat olivat erityisesti esillä. Toiminnallisten tulosten, arvioinnin ja tilinpäätöskannanoton perusteella toiminta oli onnistunutta. 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston ja opetusministeriön välisen kautta koskevan tulossopimuksen mukaan tulostavoitteita oli kolme. Ne liittyvät tilan vapauttamiseen, aineiston käsittelyyn ja kaukopalveluun: - Varastokirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. - Vastaanotettu aineisto käsitellään yleensä kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. - Kaukopalvelutilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Palvelut ovat maksuttomia Tilan vapauttaminen Tavoitteena oli: Varastokirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon hyllymetriä. Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty yhteensä hyllymetriä aineistoa. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m2. Tämän pitäminen kirjastoissa vaatisi noin neliömetriä avokokoelmatiloja. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa hm. Sen mukaan tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat paikallisesti poistaa Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Aineistoa on vastaanotettu seuraavasti: Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot Muut tiet. kirjastot Yleiset kirjastot Muut Yhteensä Vuonna 2006 siirtoja oli tavallista vähemmän (ka 5.4 hkm). Vähennystä oli kaikissa kirjastoryhmissä. Syynä on ennen kaikkea se, että tarkennetun ohjeistuksen ansiosta kirjastot lähettivät paremmin tarkistettua aineistoa ja lisäsivät paikallista poistamista. Vuoden aikana 2

5 kirjastokentällä ei ollut kuin muutama rakennusprojekti tai remontti, jotka yleensä johtavat isoihin siirtoihin. Vuonna 2006 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Kausi- Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot , AMK-kirjastot Erikoiskirjastot Yleiset kirjastot Vaihdot 4 4 Yksityiset Yhteensä Vähennystä oli kaikissa aineistotyypeissä. Monografioita oli 36 % vähemmän kuin keskiarvo (pienin määrä koskaan) ja kausijulkaisuja oli 32 % keskiarvoa vähemmän. Suurimmat siirrot tulivat - TKK 431 hm (100 % kausijulkaisuja) - Helsingin yliopiston piirissä toimivat kirjastot 354 hm (josta KK 106 hm) (50 % m /50 % k) - OYK 332 (25 % m / 75 % k) - TYK 324 (50 % m /50 % k) Aineistoa toimitti vuonna 2006 Varastokirjastoon 145 kirjastoa tai tietopalvelua. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 29 kpl, ammattikorkeakouluissa toimivia 11, erikoiskirjastoja 44 kpl ja yleisiä kirjastoja 49 kpl. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli 12 kpl. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 21 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista 41 % (175) sekä 314 muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 62,6 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on noin 20 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista (499 hkm vuonna 2005). Tilan vapauttaminen Tulossop. tavoite siirrettyä aineistoa Kirjastojen (hm) 7025 hm 5470 hm 3438 hm siirtotarpeet Pav: tavoite vaikuttavuus - vuositaso - kumulatiivinen 1822 m m m m m m 2 3

6 Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2005 yliopistokirjastoissa yhteistilaston pohjalta. Kirjastotilat Suljetut varastot Yliopistokirjastot yhteensä m m m m 2 Vapaakappalekirjastot m m m m 2 Muut yliopistokirjastot m m m m 2 Kirjastotilat ovat kasvaneet noin 20 % ja samalla varastotilat ovat vähentyneet. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet (25 %) ja suljetut varastotilat ovat kasvaneet noin 13 %. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. Vuoden 2005 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut ovat keskimäärin 12,57 /m 2. Varastokirjaston tilakulut olivat vuonna ,37 /m Aineiston käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: vastaanotettu aineisto käsitellään yleensä kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Aineistoa saatiin käsiteltyä hyllymetriä, mikä oli lähes yhtä paljon kuin edellisenä vuonna. Lähettävissä kirjastoissa tarkistettu aineisto käsiteltiin välittömästi. Koska monografia-aineistoa saatiin käsiteltyä enemmän kuin sitä saapui, saatiin rästejä purettua 465 hm. Monografiarästejä alettiin käsitellä erillisenä projektina normaalin luetteloinnin ulkopuolella. Kausijulkaisuaineistoa vastaanotettiin huomattavasti käsiteltyä määrää vähemmän. Aineistoa käsiteltiin vuonna 2006 seuraavasti: Käsitelty hm hm hm Valmista hm hm hm Seuraavassa taulukossa käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Vuosi Kirjat Sarjat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista Yhteensä koko toiminnan aikana % käsittelystä 39% 56% 4% 4

7 Monografioita käsiteltiin vähemmän kuin edellisinä vuosina. Syynä on se, että tarkistetun kirjaaineiston käsittely on hitaampaa kuin tarkistamattoman. Kausijulkaisuja käsiteltiin enemmän kuin aikaisempina vuosina ja huomattavasti keskimääräistä enemmän. Syynä tähän on se, että kausijulkaisuissa tarkistettu ja alustavasti järjestetty aineisto on nopeampaa käsitellä kuin tarkistamaton aineisto. Yhteensä käsiteltyä aineistoa oli hieman vähemmän kuin keskiarvo koko toiminnan ajalta (5196 hm). Henkilötyövuotta kohden käsittely on kuitenkin kasvussa. Seuraavissa taulukoissa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto Monografiat Kausijulkaisut Väitöskirjat Musiikkiaineisto Yhteensä Vast.otettu Valmista Ei otettu kokoelmiin Odottaa käsittelyä Kuuden kuukauden tavoitteen toteuttamiseksi kirjastoja ohjattiin tarkistamaan Vaari-tietokannasta ennen aineiston lähetystä, ettei sitä jo ole Varastokirjastossa. Suurin osa lähetyksistä olikin tarkistettua. Vuoden 2006 aikana saapunut aineisto saatiin käsiteltyä tavoitteen mukaisesti alle kuudessa kuukaudessa. Aikaisempien vuosien aikana kertynyttä aineistoa saatiin myös käsiteltyä, mutta sitä on edelleen odottamassa käsittelyä. Tätä aineistoa on laskennallisesti monografioiden osalta 17 kuukauden käsittelyä vastaava määrä. (Kausi: 2,4 kk) Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineisto: Monografiat Kausijulkaisut Muu Yhteensä Kausijulkaisujen osuuden kasvu selittyy sillä, että vuoden aikana purettiin vanhat käsittelyrästit, ja suurta osaa niistä ei liitetty kokoelmiin. Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: Monografiat Kausijulkaisut Tietueita Tietueet yht Vuoden aikana uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan kappaletta. Monografianiteitä oli vuoden lopussa ; nimekkeitä kpl. Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin nimekettä. Säilytysyksikköinä niitä oli kpl, ja vuoden lopussa niitä oli yhteensä säilytysyksikköä (yhteensä nimekettä). Väitöskirjoja on yhteensä hyllymetriä (noin 5

8 nidettä) hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa on säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa on yhteensä noin 2,7 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Varastokirjaston luettelointi on merkittävä osa bibliografisen tiedon tuottamista Lindayhteistietokantaan. Varastokirjaston osuus Lindaan luetteloinnissa on noin 13 %. Luetteloiduista tietueista 42 % (24 073) oli uusia tietueita Lindaan. Lisäksi Varastokirjastossa kiinnitetään erityistä huomiota Lindan laatuun, ja tietueisiin tehdään jatkuvasti korjauksia ja täydennyksiä Kaukopalvelu Tavoitteena oli: kaukopalvelutilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Palvelut ovat maksuttomia. Varastokirjaston antama kaukopalvelu on kasvanut seuraavasti: Lainaus Paperikopiot Digitaalinen Ei toimitettu Yhteensä Kaukopalvelu on toiminut asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet on pääsääntöisesti toimitettu samana päivänä kuin tilaus on saapunut. Lainaus väheni ensimmäisen kerran. Syynä voi olla normaali vuotuinen vaihtelu tai jokin muu vaikeammin arvioitava syy. Jäljenteiden määrä on vuoden 2004 tasolla. Pyyntöjen määrä kasvoi 1,1 % vuodesta Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Uusintoja oli lainoista noin 55 %. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Lainoista 58 % meni yleisten kirjastojen kautta. Yliopistokirjastojen lainaosuus on 22 %. erikois- ja yrityskirjastojen lainaosuus on 13 %. Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet suhteellisen alhaiselle tasolle (6 %). Jäljenteiden osuus koko kaukopalvelusta on noin 30 %. Jäljenteistä 90 % menee tieteellisiin kirjastoihin, ja ne ovat pääosin englanninkielistä STM (Science, Technology, Medicine) aineistoa luvuilta. Tärkein tieteenala on lääketiede. Ulkomaille toimitetuista pääosa meni pohjoismaihin ja Baltiaan. Vuonna 2006 kaikki jäljenteet lähetettiin digitaalisesti. Jäljenteiden keskipituus vuonna 2006 oli 8,5 liuskaa/toimitus. Artikkeleita toimitettiin kokeiluna suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettaisiin paikallisessa kirjastossa. Kokeilussa olivat mukana Kuopion yliopiston kirjasto ja Teknillisen korkeakoulun kirjasto sekä Kansanterveyslaitos. Artikkelikopioita toimitettiin kokeilussa kpl (v ). Kolme yliopistokirjastoa salli asiakkaiden jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan. Tilauksia toimitettiin 873 (v ). Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen ollaan tyytyväisiä. Vuoden 2003 aikana käynnistettyä Voyager Universal Borrowing ohjelmiston käyttöönottoa jatkettiin. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyagerkirjaston asiakas voi tilata kirjan toisesta Voyager-kirjastosta käyttöönsä. Vaikka 6

9 yliopistokirjastojen neuvosto on tehnyt päätöksen UB:n käyttöönotosta Varastokirjaston ja yliopistokirjastojen välillä, kehitys on ollut hidasta. UB-käyttäjiä oli 9 yliopisto-, 3 ammattikorkeakoulu- ja 1 erikoiskirjasto. UB-lainoja oli vuoden aikana yhteensä kaikkiaan kpl. (UB-lainat eivät näy virallisissa kaukopalvelutilastoissa, mutta ne on laskettu mukaan Varastokirjaston antamaan kaukopalveluun.) Lähes kaikki UB-lainat menivät yliopistokirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Kaukopalvelun asiakkaiksi ovat rekisteröityneet kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot ja niiden 119 toimipistettä. Kaikki maakuntakirjastot ja lähes kaikki muut yleiset kirjastot ovat asiakkaina. Yleisistä kirjastoista on rekisteröitynyt 507 toimipistettä. Ammattikorkeakouluista asiakasrekisterissä on 183 toimipistettä. Muita kaukopalvelua käyttäneitä tieteellisiä kirjastoja on 289 ja yrityskirjastoja on 160 kpl. Pohjoismaisia asiakkaita on 238 kpl. Muita ulkomaisia asiakkaita on 89 kpl. Yhteensä asiakasrekisterissä on vuoden 2006 lopussa kirjastoa. Näkövammaisia on 121 asiakasta ja muita 6 kpl. Varastokirjaston kaukopalvelun osuus kirjastojen kaukopalvelusta vaihtelee suuresti. Monille kirjastoille Varastokirjasto on tärkeimpiä toimittajia. Kirjastoihin lähetettyjen kyselyjen mukaan Varastokirjaston osuus yleisten kirjastojen kaukolainoista oli tyypillisesti 20 %:n luokkaa (esim. Helsingin kaupunginkirjasto). Vaihtelu oli suurta, ja parhaissa tapauksissa yli puolet kirjastojen kaukopalvelusta tuli Varastokirjastosta. Vuonna 2005 yliopistokirjastojen kotimaisesta ottolainauksesta 59 % ja jäljenteistä 40 % tuli Varastokirjastosta. Muissa tieteellisissä kirjastoissa Varastokirjaston kaukopalvelu oli 15 % - 60 % koko kaukopalvelusta. Monet kirjastot ilmoittavat, että lähes koko kotimainen kaukopalveluliikenne tulee Varastokirjastosta. Varastokirjaston kaukopalvelutoiminnan tärkein vaikutus liittyy aineistojen yhteiskäytön edistämiseen. Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Varastokirjaston kaukopalvelu on myös merkittävästi edistänyt elektronisen aineistonvälityksen käyttöönottoa suomalaisessa kaukopalvelussa keskeiseksi työtavaksi. PDF-formaattia vastaanottavat kaikentyyppiset kirjastot. Uhkana yhteisen varastointikeskuksen joustavalle toiminnalle saattaa jatkossa olla tekijänoikeussäädösten ahdas tulkinta. 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus Tilan vapauttaminen Vuonna 2006 tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset olivat euroa. Suurimmat menoerät olivat seuraavat - henkilöstö euroa - palvelujen osto (mm. rahti) euroa - tilat euroa - Vastaanotettu Kustannukset Euroa / hm 6,85 /hm 7,14 /hm 10,79 /hm 7

10 Aineiston vastaanottoon ja tilan vapauttamiseen liittyvät kustannukset Varastokirjastolle olivat 10,79 euroa/metri. Nousua on edellisestä vuodesta - syynä on se, että aineistoa tuli pienissä erissä ja melko vähän Aineiston käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2006 aineiston vastaanoton, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat euroa. Suurimmat menoerät olivat seuraavat - henkilöstö euroa - tilat euroa - palvelujen osto euroa - aineet, tavarat euroa Käsitelty Kustannukset Euroa / hm 235 /hm 211 /hm 218 /hm Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat 218 euroa/hyllymetri. Taso on hieman nousut. Syynä lienee yleinen kustannustason nousu Kaukopalvelu Vuonna 2006 kaukopalveluun liittyvät kustannukset olivat euroa. Suurimmat menoerät olivat seuraavat - henkilöstö euroa - palvelujen osto (mm. posti) euroa - tilat euroa Tilauksia Kustannukset Euroa / tilaus 4,20 4,32 4,00 Kaukopalveluun liittyvät kustannukset suhteessa tilausten määrään oli 4,00 euroa/tilaus. Yksikkökustannukset ovat laskeneet. Edelliseen vuoteen verrattuna henkilöstökulut laskivat ja vuoden aikana ei toteutettu investointeja. Henkilöstökustannukset ovat suurin menoerä, ja suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus oli 2,61 euroa/tilaus (v ,73). 8

11 3.2. Toiminnan tuottavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin 5007 hyllymetriä vuonna Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 13,9 htv (v ,8 htv). Tämä tekee 360 hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty HTV 14,24 14, Käsitelty aineisto / htv 335 hm/htv 344 hm/htv 360 hm/htv Tuottavuus nousi, vaikka kokonaiskäsittely väheni. Tuottavuuden nousu johtui helpommin käsiteltävästä aineistosta (kausijulkaisut) sekä parantuneista työvälineistä (esim. kopioluettelointi). Jatkossa käsittelyn henkilöstöresurssit ilmeisestikin edelleen vähenevät mm siksi, että määräaikaisia palkataan entistä vähemmän Kaukopalvelu Tilauksia oli Henkilötyövuosia käytettiin 4,7 (v ,61). Kaukopalvelutapahtumia hoidettiin kpl/htv. Alla vertailutiedot: Tilauksia HTV 4,87 4,61 4,7 Tilauksia / htv / htv / htv / htv Tuottavuus on lähes samalla tasolla kuin vuonna Kansainvälisten kokemusten mukaan saavutettu määrä/htv on korkea. Kaukopalvelussa on toimiva logistiikka.vakinaisen henkilöstön lisäksi toimintaan on osallistunut ruuhka-apulaisia, työllistettyjä ja erilaisia työharjoittelijoita. Jatkossa tehtävät pyritään hoitamaan vakinaisen henkilöstön voimin Yhteisrahoitteinen toiminta Tulossopimuksessa on maininta siitä, että toimintamenoihin sisältyy euroa kansalliseen digitointihankkeeseen. Hankkeessa digitoidaan suomalaisia sanomalehtiä ja tavoitteena on avata kansallinen sanomalehtikirjasto vuonna Hankkeella on ohjausryhmä, johon kuuluu Kansalliskirjaston, opetusministeriön ja Varastokirjaston edustajia. Ohjausryhmä antaa oman raporttinsa vuoden 2006 toiminnasta. Tarkoituksena hankkeessa oli vahvistaa myös Varastokirjaston roolia kansallisissa digitointihankkeissa. Yhdessä Kansalliskirjaston Mikkelin yksikön kanssa kehiteltiin tietokannan rakennesuunnitelmaa. 9

12 4. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tulossopimuksen tavoitteena oli, että Varastokirjasto kehittää työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja tyytyväisyys. Työyhteisön kehittämistä tapahtui monella suunnalla. Vuoden aikana laadittiin henkilöstörakenneanalyysi, jonka pohjalta suunniteltiin henkilöstörakenteen uudistamista. Asia liittyy osin tuottavuusohjelmaan ja osin toiminnallisiin tarpeisiin. Henkilöstörakenteen uudistamisen tarkoituksena on luoda rakenteita, jotka mahdollistavat henkilöstön entistä joustavamman sijoittuminen tarpeiden mukaisiin tehtäviin. Samalla kirjaston johtamisjärjestelmää uudistetaan. Työhyvinvointiin liittyviä toimintoja olivat mm Kaiku-ohjelmaan osallistuminen, ergonomiahanke, henkilöstön virkistystoiminta sekä työterveyshuollon kanssa toteutetut asiat. Seuraavassa työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi 3,2 3,44 3,28 Sairauspoissaolot 15,1 12,1 11,6 (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) Tyky-toiminnan kustannukset(euroa/htv) Työtyytyväisyyttä on seurattu useita vuosia henkilötilinpäätöksen osana. Indeksi pysyi pitkään samana, ja on nyt valtion keskimääräistä tasoa. Lasku vuodesta 2005 johtunee murrosajasta (tuottavuusohjelma, valtion uuden palkkausjärjestelmän käyttöönotto, ym.), mikä heijastuu siinä, että tyytyväisyys tiedon kulkuun ja johtamiseen on tavallista alempi. Sairauspoissaolojen määrä on laskenut, ja sitä on seurattu yhdessä työterveyshuollon kanssa. Jatkossa seurantaa toteutetaan systemaattisemmin. Tyky-toiminnan puitteissa ei ollut vuonna 2006 suuria hankkeita. Tyky-toiminta pyrittiin pitämään osana koko toimintaa. Henkilöstön osaamista kehitettiin pääosin omalla sisäisellä koulutuksella. Luettelointikoulutusta toteutettiin lähinnä kirjastonhoitajan säännöllisesti vetämissä luettelointikokouksissa. Koulutuksen kustannukset olivat 339 euroa / htv ja siihen käytettiin aikaa 2,1 työpäivää/htv. Koulutuskustannukset/ htv Koulutukseen käytetty aika / htv ,9 3,8 2,1 10

13 Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset sekä henkilöstön ikärakenne. Henkilötyövuodet 22,6 22,7 22,1 Kustannukset kust / htv / htv / htv / htv Kustannuksilla tarkoitetaan kokonaistyövoimakustannuksia. Henkilöstön määrä on vähentynyt. Määräaikaista henkilökuntaa on vähennetty. Ruuhka-apua kuitenkin tarvitaan jatkossakin tasoittamaan kaukopalvelun kiirehuippuja. Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 22 vakinaista virkamiestä ja 3 määräaikaista virkamiestä. Luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin yhteensä 13,56 täysiaikaista henkilötyövuotta. Aineiston vastaanottoon käytettiin 0,34 htv. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 3,49 henkilötyövuotta. Kaukopalveluun käytettiin 4,7 kokoaikaista henkilötyövuotta. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 22,09 henkilötyövuotta. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita. Vakinaisesta henkilöstöstä kirjastonhoitajatason tehtäviä hoiti neljä henkeä, kirjastosihteereitä oli 11 ja kirjastoavustajia 7. Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 47,4 48,4 49,9 Naiset 47,3 48,4 50,2 senioriikäisiä* 66,7 % 78,3 % 77,3 % (* Seniori-ikäinen on yli 45 vuotias.) Tuottavuusohjelman osana Varastokirjaston tavoitteena on kolmen henkilötyövuoden väheneminen vuoteen 2011 mennessä. Vuonna 2006 vähennys syntyi lähinnä määräaikaisten henkilöiden vähentämisellä. Uusi palkkausjärjestelmä otettiin käyttöön vuonna Järjestelmä on Columbuspalkkausjärjestelmän sovellus. Se koostuu tehtäväkohtaisesta ja henkilökohtaisesta palkanosasta. Palkkausjärjestelmää kehitetään seuranta- ja kehittämisryhmässä. Se kokoontui 3 kertaa. Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa 11

14 periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta aloitti toimintansa Siihen kuuluvat opetusneuvos Annu Jylhä-Pyykönen, opetusministeriö, puheenjohtaja osastonjohtaja Outi Melén, Helsingin kaupunginkirjasto, varapuheenjohtaja johtaja Maire Aho, Helsingin yliopiston kirjasto, slaavilainen kirjasto toimistopäällikkö Christina Flemming, Vaasan tiedekirjasto Tritonia kirjastokoordinaattori Kauko Maskulainen, Humanistinen ammattikorkeakoulu, Haapaveden koulutusyksikkö kirjastonjohtaja Jarmo Saarti, Kuopion yliopiston kirjasto Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Johtokunta kokoontui kolme kertaa. Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat toimistopäällikkö Mirja Vepsäläinen, kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist, palvelupäällikkö Markku Räisänen ja kirjastosihteeri Mirja Kovanen. Johtoryhmän sihteerinä toimi osastosihteeri Arja Kankkunen. Johtoryhmä kokoontui 10 kertaa. 5. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston koko rahoitus tuli valtion talousarvion kautta. b. talousarvion toteutumisen analyysi Varastokirjasto sai valtion talousarviossa euroa. Siirtomäärärahoja oli ,58 euroa sekä työllistämismäärärahoja Yhteensä käytettävänä oli ,58 euroa. Varastokirjaston kulut momentilla olivat ,95 euroa sisältäen kansalliseen digitointiin ohjatun euron määrärahan. Momentilla kulut olivat ,58 euroa. Työllisyysrahoituksen kulut olivat ,55 euroa. Varastokirjaston kokonaiskulut olivat siten ,53 euroa. Vuodelta 2005 siirretyt määrärahat käytettiin toiminnan rahoitukseen. Määrärahoja siirtyy vuodelle ,17 euroa. Siirtomäärärahat ovat lähinnä Voyagerjärjestelmän loppulaskua varten sekä siirrettyihin atk- ja muihin investointeihin. 12

15 c. tuotto- ja kululaskelmien analyysi Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2006, euroa Tilan Kustannuslaji vapauttaminen, Kaukopalvelu Yhteensä muutos ed aineistonkäsittely vuodesta ja säilyttäminen % Investoinnit , Aineet, tarvikkeet ja tavarat , Henkilöstökustannukset , Vuokrat , Palvelujen ostot , Muut kulut , Siirrot valtion laitoksille , Yhteensä , Menorakenne on pysynyt entisellään. Suuria investointeja ei ollut. Palkat ja vuokrat nousivat suunnitellusti. Muiden kulujen väheneminen johtuu matkakulujen alenemisesta. d. taseen analyysi Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 6. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden 2006 aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Arvion perusteella kirjaston sisäinen valvonta ja riskienhallinta täyttää sille säädetyt vaatimukset lukuun ottamatta systemaattista riskien tunnistamista ja arviointia. - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Systemaattista riskien tunnistamista ja arviointia ei ole ollut käytössä. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku asianmukaista - Seuranta asianmukaista Kaudella ei havaittu väärinkäytöksiä. 13

16 7. Allekirjoitukset Kuopiossa, helmikuun 1. päivänä 2007 Annu Jylhä-Pyykönen johtokunnan puheenjohtaja Outi Melén johtokunnan varapuheenjohtaja Maire Aho johtokunnan jäsen Christina Flemming johtokunnan jäsen Kauko Maskulainen johtokunnan jäsen Jarmo Saarti johtokunnan jäsen Pentti Vattulainen kirjastonjohtaja 14

17 Liite: toimintaa kuvaavia tunnuslukuja: Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilytys Tuotokset: - vastaanotetun aineiston määrä - käsitellyn aineiston määrä Tulos-sop. PAV 7025 hm 4764 hm hm hm hm hm kirjastojen siirtotarpe et - valmista 3345 hm hm hm - luetteloidut tietueet Toiminnallinen tehokkuus: - taloudellisuus: käsittelyn yksikkökustannukset 48410(m) 4294(k) 235 /hm 51650(m) 3848(k) 211 /hm 51736(m) 5472(k) 218 /hm - aineiston vastaanoton kustannukset VARKille 6,85 /hm 7,14 /hm 10,79 /hm tuottavuus: käsitelty aineisto / htv Laatu - käsittelyyn kuluva aika 335 hm/htv 21kk(m) 7kk(k) 344 hm/htv 19kk(m) 7kk(k) 360 hm/htv 17kk(m) 2,4kk(k) < 6 kk < 6 kk tietueiden virhe% <1% <1% < 1% Kaukopalvelu Tulossop. PAV Tuotokset: - tilausten määrä toimitettuja tilauksia Toiminnallinen tehokkuus - taloudellisuus: yksikkökustannukset , , ,00 - tuottavuus: tilauksia/htv Laatu ja palvelukyky: - asiakastyytyväisyys (asiakaskirjastojen määrä) /htv 1599 kirjastoa /htv 1670 kirjastoa /htv 1757 kirjastoa - palvelun nopeus <24 h <24 h <24 h < 24h 15

18 Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen 1. Henkilöstö - henkilöstön määrä, tehdyt henkilötyövuodet Toteuma ,6 Toteuma ,7 Toteuma ,1 Tulossop. Pav - koulutustaso 4,8: n=5,1 m=4,4 4,8: n=5,2 m=4,4 4,8 n=5,2 m=4,4 - keski-ikä sukupuolen mukaan 47,3 (n) 47,4 (m) 49,8 (n ) 48,4 (m) 50,2(n) 49,9(m) 43 - ikäjakauma (45 v >) 66,7 % 78,3 % 77,3 % <45% - vakinaiset / määräaik. - kokoaik. / osa-aikaiset 21/3 22/2 22/1 22/1 22/0 21/1 - tehty työaika / säännöllinen vuosityöaika % 73,5 78,3 77,6 81,2 - kokonaistyövoimakustannukset ( /vuosi) tehdyn työajan palkat ( ) (% palkkasummasta) ,8 % ,1% ,8% - välilliset työvoimakustannukset tehdyn työajan palkoista % 2. Työhyvinvointi - työtyytyväisyysindeksi ,9 % 3, ,9 % 3, ,5% 3,28 >3,3 - vaihtuvuus (lähtö-, tulo-) 4/0 % 0/4,4 % 0/0 - sairauspoissaolot (työpäivää/htv) - työterveyskust. / htv - Tyky-toiminnan kustannukset / htv 3. Osaaminen, aineeton pääoma - henkilöstökoulutuskustan nukset / htv 15, , , <6,5 >486 > koulutukseen käytetty aika (työpäivää/htv) 3,9 3,8 2,1 >4,8 - henkilöstön arvo

19 17