VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2013

Transkriptio

1 VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2013 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan Toiminnan vaikuttavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen 2.2. Aineiston käyttö 3. Toiminnallinen tehokkuus Toiminnan taloudellisuus 3.2. Toiminnan tuottavuus 4. Tuotokset ja laadunhallinta Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 5. Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen) Tilinpäätösanalyysi Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma 15 Liitteet: - Allekirjoitussivu - Indikaattorit

2 1 1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2013 oli kolmivuotisen tuloskauden ensimmäinenvuosi. Tulossopimuksen pääkohdat olivat entiseen tapaan seuraavat: - aineiston vastaanotto - käsittely - käyttöön asettaminen Aineistoa otettiin vastaan 6459 hyllymetriä. Se on 1260 hm vähemmän kuin vuonna Vuoden aikana luotiin osana kokoelmapolitiikan kehittämistä yhdessä kirjastosektoreiden kanssa uudet käytännöt/pelisäännöt aineiston vastaanotolle sekä päätettiin aineistojen karsintakriteereistä. Lähes kaikkien suurten, keskeisten kirjastojen kanssa solmittiin palvelusopimus, jossa määritellään aineistoa siirtävien kirjastojen velvollisuudet ja Varastokirjaston tehtävät. Samalla luotiin siirtoihin liittyvä kokoelmayhdyshenkilöjärjestelmä. Syyskuussa järjestettiin kokoelmayhdyshenkilöille seminaari, jonka tuloksena loppuvuoden siirtoja tuli ennakoitua vähemmän. Seminaarissa esiintyivät johtokunnan jäsenet, OKM:n edustaja ja Varastokirjaston asiantuntijat. Uusi kokoelmapolitiikka vähensi Varastokirjastoon tulevaa aineistoa. Uuden kokoelmapolitiikan mukaisesti kirjastot joutuivat entistä enemmän harkitsemaan siirtojensa tarpeellisuutta. Tärkein Varastokirjaston toimintaan vaikuttanut asia oli korkeakoulujen ja korkeakoulukirjastojen tilasäästötarpeiden voimakas kasvu. Kirjastot ovat joutuneet vähentämään tilojaan. Seurauksena aineistonsiirrot ovat erityisesti jatkuvien julkaisujen osalta parin viime vuoden aikana lisääntyneet erittäin paljon. Suuria siirtoja tehneitä kirjastoja oli ennätysmäärä. Lähes kaikki yliopistokirjastot lähettivät aineistoa. Yksi tulevaisuuden haasteista on erityisesti yliopistokirjastojen siirtojen koordinoinnin ja hallinnan kehittäminen. E-aineistojen määrän kasvu ja digitoituminen ylipäätään vaikuttavat kirjastojen tasolla siten, että aineistoja on entistä helpompi siirtää Varastokirjastoon. Aineistoa käsiteltiin 6610 hyllymetriä. Erillisrahoituksella tästä oli 1745 hyllymetriä. Käsitellystä aineistosta kokoelmiin otettiin 4422 hm aineistoa. Aineiston käsittelyn taloudellisuus ja tuottavuus paranivat, mikä johtuu rästiprojektin onnistumisesta ja siitä, että kausijulkaisuja oli entistä enemmän. Vakinaisen henkilökunnan osalta tuottavuus laski hieman. Aineiston käyttö on vakiintunut noin tapahtumaan vuodessa. Nämä ovat lainoja, artikkelikopioita ja uusintoja. Saapuneet tilaukset toimitettiin tilauspäivänä. Aineiston käytön taloudellisuus (euroa/tilaus) laski hieman, mikä johtuu investoinneista. Tuottavuus on pysynyt samalla tasolla. Vuoden aikana suunnattiin henkilöstön työajan käyttöäaineiston käsittelyyn, rästien purkamiseen ja palvelutoimintaan. Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman inhimillisen pääoman kehittämisosion mukaisesti järjestettiin eettiseen työkykyyn liittyvä seminaari. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin Varastokirjaston omassa seuranta- ja kehittämisryhmässä.tarkoituksena on muuttaa suoritusarviointia kokonaisarvioksi yliopistojen mallin mukaisesti. Sukupuolten palkkauksellista tasa-arvoa seurataan. VES-ratkaisun mukaiset korotukset raportoitiin Valtiovarainministeriöön.

3 Henkilöstön työkyvyn ja työtyytyväisyyden edistämistä jatkettiin monin tavoin. Näitä olivat mm. liikunnan edistäminen, ergonomiaratkaisut ja henkilökunnan yhteiset retket. VMBaron työtyytyväisyysindeksi laski hieman edellisestä vuodesta ollen nyt 3,53, mikä on edelleen korkea suhteessa valtakunnalliseen keskiarvoon. Sairauspoissaolojen määrä oli 13,3päivää/htv. Määrä on korkea valtion keskiarvoon verrattuna. Syy suureen sairauspoissaolojen määrään on muutaman yksittäisen virkamiehen pitkät sairauslomat. Vuoden aikana osallistuttiin Kansalliskirjaston koordinoimaan uuden kirjastojärjestelmän (UKJ) suunnittelutyöhön. Varastokirjaston kannalta keskeinen tavoite on parantaa metadatan siirtymistä kirjastojen välillä siten, että Varastokirjastossa luettelointiin liittyvä työ vähenee tai vähintäänkin tehostuu. Varastokirjaston aineistoluettelo asetettiin Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) käyttöliittymä Finnaan, ja tilauksia on jo jonkin verran tullut käyttöliittymän kautta. Jatkossa Varastokirjaston tiedot vaikuttavat erityisesti aineiston saatavuuden parantumiseen ja kansallisen aineistojen yhteiskäyttölogistiikan kehittämiseen. Vuoden aikana jatkettiin tilojen laajennuksen suunnittelua. Uudet tilat saadaan käyttöön vuoden 2014 toukokuussa. Käsittelyä odottavaa aineistoa on jouduttu rakennustyön alta siirtämään Neulamäkeen välivarastoon. 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kaikkien Suomen kirjastojen kokoelmatilatarvetta ottamalla vastaan niiden siirtotarpeiden mukainen määrä aineistoa. Samalla varmistetaan se, että maahan hankittu tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2013 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa hyllymetriä. Yliopistokirjastoissa on vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta pystytty vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on uuden kartunnan ja vuoden aikana toteutettujen poistojen jälkeen hyllymetriä. Monografioita on yli1,5 miljoonaa nidettä ja kausijulkaisuja yli nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin tilaukseen vuodessa, mikä on enemmän kuin yliopistokirjastoista tilattu kaukopalvelu yhteensä. Asiakasrekisterissä oli vuoden lopussa kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Jos siirretty aineisto pidettäisiin avohyllytiloissa, vaatisi se noin neliömetriä. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa hyllymetriä. Tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat poistaa paikallisesti Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2012 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 205,24 /m 2 /v. Varastokirjaston tilakulut olivat 72,05 /m 2 /v. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2012 kustannustasolla vähintään lähes neljä miljoonaa euroa vuodessa. 2

4 Tilan vapauttaminen siirrettyä aineistoa (hm) vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen (m 2 ) Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2012 yliopistokirjastoissa tieteellisten kirjastojen yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot Yliopistokirjastot yhteensä Vapaakappalekirjastot Muut yliopistokirjastot Yliopistokirjastojen kirjastotilat ovat kasvaneet noin 10,8 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin neljä prosenttia. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet 68% ja suljetut varastotilat 23,6%. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjasto ottaa vastaan voimavarojensa puitteissa kirjastoista siirrettävää aineistoa ja käsittelee sen tehokkaasti sekä kiinnittää huomiota kirjastoille annettavaan ohjeistukseen koskien Varastokirjastoon toimitettavaa aineistoa Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon hyllymetriä, mikä oli metriä vähemmän kuin edellisvuonna. Uuden kokoelmapolitiikan seurauksena kirjastoja on ohjeistettu arvioimaan entistä huolellisemmin, mitä aineistoa kannattaa säilyttää Varastokirjastossa ja ylipäätään Suomessa. Kaikki kirjastojen siirrot kyettiin ottamaan vastaan. Lisätilan rakennustyön takia suuri osa aineistosta siirrettiin Neulamäkeen. Vuoden lopussa Varastokirjastoon oli siirretty yhteensä noin hyllymetriä aineistoa. Aineistosiirtojen palvelusopimus lähetettiin 71 kirjastoon. Mukana olivat kaikki yliopisto-, amk- ja maakuntakirjastot sekä eniten aineistoa toimittavat erikoiskirjastot. Kaikkiaan sopimuksen on allekirjoittanut 59 kirjastoa. Vuoden aikana sopimuskirjastoista tuli 82 % kaikesta siirretystä aineistosta 3

5 Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: % Yht. koko % toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot , ,1 AMK-kirjastot , ,2 Erikoiskirjastot ,7 * * Yleiset kirjastot , ,4 Muut , ,3 Yhteensä ,0 *Yhteensä koko toiminnan aikana: AMK:it ja erikoiskirjastot yhdessä. Vuonna 2013 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Jatkuvat Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot AMK-kirjastot Erikoiskirjastot Yleiset kirjastot Vaihdot 2 2 0,03 Yksityiset ,11 Yhteensä Jatkuvia julkaisujatuli runsaasti jo toista vuotta perätysten erityisesti yliopistokirjastoista. Monografioita siirrettiin huomattavasti vähemmän kuin edellisvuonna, kuitenkin pitkällä aikavälillä tavanomainen määrä. Jatkuvia julkaisuja toimitettiin yhtä paljon kuin edellisvuonna, mutta huomattavasti vuotuista keskiarvoa enemmän (ka.monografioita2 281 ja jatkuvia julkaisuja hm). Suurimmat siirrot vuonna 2013 tulivat yliopistokirjastoista: - Helsingin yliopiston kirjasto 1849 hm - Aalto-yliopiston kirjasto1 447 hm - Oulun yliopiston kirjasto 855 hm - Turun yliopiston kirjasto 313 hm - Itä-Suomen yliopiston kirjasto 142 hm - Helsingin kaupunginkirjasto 110 hm - Tampereen yliopiston kirjasto99 hm Vuonna 2013Varastokirjastoon toimitti aineistoa 158 (v ) kirjastoa tai tietopalvelua. Näistä yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä oli 21, ammattikorkeakouluissa toimivia 22, erikoiskirjastoja 57 ja yleisiä kirjastoja 53. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopisto- ja AMK-kirjastot, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoistanoin puolet sekä yli sata muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 60,1% on peräisin yliopistojen kirjastoista. Koko toiminnan aikana 4

6 siirretynaineiston määrä on noin 20% yliopistokirjastojen painetuista kirja- ja kausijulkaisukokoelmista Aineiston käsittely Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Käsitelty (hm) Kokoelmiin otettu (hm) Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): 5 Monografiat Jatkuvat julkaisut Väitösk. Musiikki Yhteensä Kokoelmiin otettu Kokoelmiin otettu käsitellystä % , , ,9 Yhteensä koko toiminnan aikana % käsittelystä Monografioita käsiteltiin selvästi edellisvuotista enemmän. Ministeriöstä saadun määrärahan ansiosta monografialuetteloijia pystyttiin palkkaamaan lisää (3 htv), mikä näkyy tuloksissa. Vakinainen henkilöstö käsitteli 4865 hm, josta monografioita oli 1436 hm, jatkuvia julkaisuja 3084 hm ja väitöskirjoja 345 hm. Erillismäärärahalla palkattu henkilöstö käsitteli 1745 hm. Aineistoa otettiin kokoelmiin yhteensä 4422 hm, mikä on selvästi enemmän kuin aikaisempina vuosina. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto : hm Monografiat Jatkuvat Väitös- Musiikki- Yhteensä julkaisut kirjat aineisto Vast.otettu Valmista Ei otettu kokoelmiin Odottaa käsittelyä (153) Rästit mukaan lukien aineistoa käsiteltiin enemmän kuin sitä vuoden aikana saapui. Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm Monografiat Jatkuvat julkaisut ,8

7 Muut Yhteensä Vuonna 2013Varastokirjastossa hylättyä aineistoa oli noin 29 % siirretystä aineistosta. Koko toiminnan aikana poistoja on ollut 36,2%. Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: 2010 Monografiat Jatkuvat julkaisut Tietueita Tietueet yht Vuonna 2013 uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan Näistä oli rästejä ja normaalikäsittelyä tietuetta. Monografianiteitä oli vuoden 2013 lopussa Nimekkeitä oli Uusia jatkuvia julkaisuja luetteloitiin nimekettä. Jatkuvia julkaisuja oli vuoden lopussa yhteensä noin nimekettä. Väitöskirjoja oli yhteensä hyllymetriä (noin nidettä) hyllymetrin tilassa. Vuoden aikana poistettiin 345 hm väitöskirjoja. Musiikkiaineistoa oli säilytysyksikköä.käsittelyä odottaa 153 hm. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,3 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Vuonna 2013 uusista VAARI- tietokantaan tallennetuista luettelointitietueista 6 % oli primääriluetteloituja ja 94 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloinnin osuus väheni 5 prosenttiyksikköä vuodesta Varastokirjastossa luetteloiduista tietueista 27% oli uusia tietueita yhteistietokanta Melindaan. Vuoden 2013 luettelointimäärä oli aiempia vuosia huomattavasti suurempi, johtuen osin erillismäärärahan turvin saaduista 3 htv:sta. Henkilöstöä kohdennettiin joustavasti monografioiden luetteloinnin ja jatkuvien julkaisujen käsittelyn kesken. Rästit Monografiarästejä käsiteltiin 1156 hm ja jatkuvia julkaisuja 589 hm. Rästiaineistosta otettiin kokoelmiin ja poistettiin seuraavasti: Monografiat (hm) % Jatkuvat % (hm) Hyllyyn , ,9 Poistoja , ,1 Yhteensä Rästiprojektissa luetteloitiin monografiatietuetta. 6

8 Eri vuosina kertynyttä aineistoa käsiteltiin seuraavan taulukon mukaisesti: Ajalta Monografiat (hm) Jäljellä oleva mono määrä (hm) Mono käsitelty % Jatkuvat julkaisut (hm) Jäljellä oleva jatkuvat määrä (hm) , Yhteensä Rästiprojektiin ja uuteen kokoelmapolitiikkaan liittyen poistettiin käsittelyä odottavaa ja jo kokoelmissa ollutta hyvin vähän käytettyä aineistoa yhteensä 3541 hm (345 hm väitöskirjoja ja patentteja 2196 hm). Jatkuvat käsitelty % 2.2. Aineiston käyttö Tavoitteena oli: Tilaukset toimitetaan viivytyksettä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Varastokirjaston aineistoa on käytetty viime vuosina seuraavasti: Lainaus Pdf-kopiot Virheelliset tilaukset Yhteensä Tilaukset toimitettiin viivytyksettä pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä on viime vuosina pysynyt samalla tasolla. Aikaisempiin vuosiin verrattuna kopiopyyntöjen määrä lisääntyi. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat.keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Alla olevassa taulukossa näkyy, miten eri kirjastosektorien lainausosuus on muutaman viime vuoden aikana vaihdellut. 7

9 Osuus lainauksesta (%) Yo-kirjastot Amk-kirjastot Yleiset kirjastot Erikoiskirjastot Jäljenteiden osuus tilauksista oli 43% ( %). Jäljenteistä 82 % meni tieteellisiin kirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Uusia kirjastoja tai tietopalveluyksiköitä saatiin 41. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2013lopussa 1 916kirjastoa/tietopalvelua. Aktiivilainaajia oli 705 (aktiivisista jäljenteiden tilaajista ei ole tilastotietoa saatavilla). Aineiston välittämisen kehittäminen Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Kirjasto osallistui UKJ:n suunnitteluun aineiston käytön kehittämisen kannalta sekä vanhan Voyager-systeemin Universal Borrowing moduulin ylläpitoon. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyagerkirjaston henkilöasiakas voi tilata kirjan Varastokirjastosta oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon.lähes kaikki yliopistokirjastot käyttävät tätä palvelua. Lisäksi UB-moduulia käytti muutama ammattikorkeakoulukirjasto ja muu tieteellinen kirjasto. UB-lainoja oli vuoden aikana kaikkiaan Kahdeksan yliopistokirjastoa salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaaritietokantaan. Näitä tilauksia toimitettiin Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen oltiin erittäin tyytyväisiä. Asiakkaan toimeksiannosta yksityiseen käyttöön tilattuja artikkelikopioita toimitettiin kpl. Näitä asiakkaita oli seuraavissa kirjastoissa: Itä-Suomen yliopiston kirjasto, Aalto-yliopiston kirjasto, Turun yliopiston kirjasto, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Metsäntutkimuslaitos, Yle Arkisto, Suomen ympäristökeskuksen kirjasto sekä Maatalouden tutkimuskeskuksen kirjasto Asiakaspalaute Asiakaspalautetta on kerätty web-lomakkeella (webropol) aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Pääosa palautteesta liittyy aineiston siirtoihin ja uuteen kokoelmapolitiikkaan. 8

10 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2013 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat euroa (tässä on erillinen rästiprojektiraha mukana euroa). Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat seuraavan taulukon mukaiset (euroa/hyllymetri): Käsitelty Kustannukset Euroa / hm Taloudellisuus koheniedellisvuoteen verrattuna. Kausijulkaisuja käsiteltiin enemmän kuin edellisinä vuosina. Edelliseen sisältyvät, mutta tässä vielä erikseen, tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset, jotka olivat Vastaanotetun aineiston yksikkökustannukset ovat seuraavat (euroa/hyllymetri): Vastaanotettu Kustannukset Euroa / hm 8,9 7,5 8,3 Yksikkökustannukset hieman nousivat, koska aineistoa tuli vähemmän Aineiston käyttö Vuonna 2013aineiston käyttöön liittyvät kustannukset olivat euroa. Aineiston välitystapahtuman yksikkökustannukset (euroa/tapahtuma): Tilauksia Kustannukset Euroa / tilaus 4,37 4,77 4,84 Yksikkökustannukset nousivat, mikä johtui laiteinvestoinneista sekä yleisen kustannustason (mm. posti) noususta. Henkilöstökustannukset olivat suurin menoerä. Suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus pysyi lähes ennallaan ollen 2,88 euroa/tilaus. 9

11 3.2. Toiminnan tuottavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin 6610 hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 16,74 henkilötyövuotta. Aineistoa käsiteltiin 395hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty (hm) HTV 14,23 13,50 16,74 Käsitelty aineisto (hm/htv) Mukana on rästiprojekti HTV(3,2). Ilman sitä käsitellyn aineiston määrä on 359 hm/htv. Tuottavuuden muutos johtuu siitä, että jatkuvia julkaisuja käsiteltiin enemmän kuin edellisenä vuotena sekä rästiprojektista, jonka tuottavuus oli korkea. Tuottavuutta voidaan kuvatamyös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: 2010 Luetteloituja tietueita HTV 14,81 14,23 13,50 16,74 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) Luetteloituja tietueita henkilötyövuotta kohti oli selkeästi enemmän kuin kahtena edellisenä vuonna Aineiston käyttö Tilauksia oli Henkilötyövuosia käytettiin 5,45 (v ,45). Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden Alla vertailutiedot: Tilauksia HTV 5,48 5,45 5,45 Tilauksia / htv Tuottavuus kasvoi hieman edellisvuoteen verrattuna. Ruuhkahuippujen tasoittamiseen käytettiin muun henkilökunnan apua.aineiston käyttöön liittyvissä tehtävissä työskenteli myös palkkatuettuja, tuetun työllistämisen harjoittelijoita sekä työkokeilijoita. 10

12 4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Koska suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, on niitä analysoitu vaikuttavuusosiossa Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena on käsitellä aineisto kuuden kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Vuonna 2013 siirretyn aineiston käsittelyyn kuluisi laskennallisesti nykyisellä henkilömäärällä (ml. rästiprojekti 3 htv) noin vuosi. Lisäksi aiempina vuosina kertynyttä käsittelyrästiä (monografioita) oli hm, mikä vastaa noin yhdeksän kuukauden käsittelyaikaa koko henkilökunnalla. Varastokirjasto tukee kirjastoja entistä parempaan suunnitelmallisuuteen kokoelmiensa hallinnassa ja aineistojen siirroissa. Lähes kaikkien kirjastojen kanssa on solmittu palvelusopimus, jossa on sovittu kirjastojen roolista aineistonsiirroissa. Kirjastoille on luotu työkalu, joka ohjaa kirjastoja suunnittelemaan aineistonsiirtoja. Vastuu lähetysten sisällön tarkoituksenmukaisuudesta on siirtävällä kirjastolla. Parantuneen vuorovaikutuksen ja kirjastoissa tehtävän siirrettävän aineiston evaluoinnin myötä lähetysten määrä laski loppuvuodesta. Myös aineiston käsittelyn odotetaan tehostuvan, koska yhä useampi lähetys on tarkastettu yhteistietokannasta Aineiston käyttö Vuoden 2013 lopussa rekisterissä oli yhteensä asiakasta, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä Aktiivisia lainaajia oli 705 kirjastoa. Käyttäjärekisterissä ovat: - kaikki yliopistojen kirjastot - kaikki maakuntakirjastot - lähes kaikki muut kunnalliset kirjastot. Yleisistä kirjastoista oli rekisteröitynyt 509 toimipistettä - kaikki ammattikorkeakoulukirjastot - erikoiskirjastot - yrityskirjastot. Näkövammaisten kirjaston Celian asiakkaista 143 kuului asiakasrekisteriin. Celia maksaa postikulut Varastokirjastossa olevien Braille-julkaisujen lähettämisestä. Pohjoismaisia asiakkaita oli 312. Muita ulkomaisia asiakkaita oli Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen) Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehditaan. 11

13 Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen liittyviä toimintoja olivat mm. henkilöstön virkistystoiminta sekä työterveyshuollon kanssa toteutetut tyhy-hankkeet. Syksyllä toteutettiin henkilökunnan yhteinen virkistys- ja opintomatka Turkuun ja Tukholmaan. Lisäksi järjestettiin eettinen työkyky työpaja. Omaehtoista liikuntaa tuettiin, mm. kulttuuri- ja liikuntaseteleillä. Seuraavassa on työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja (jakajana on käytetty 22,19 htv:tä): Työtyytyväisyysindeksi (asteikolla 1-5) Sairauspoissaolot (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 3,65 3,62 3,53 15,9 12,6 13, Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) ,9 3,2 4,4 Koulutuskuluihin on laskettu käytetty työaika ja koulutuksen muut kulut (matkakulut, päivärahat, kurssimaksut, kouluttajien palkkiot ym.). Vuonna 2013 on ollut enemmän koulutustapahtumia VATU-hankkeesta johtuen ja uuden johtokunnan myötä. Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= palkat ja sivukulut) sekä henkilöstön ikärakenne. (Vakinainen henkilöstö) Henkilötyövuodet 19,7 18,95 18,99 Kustannukset ( ) /htv Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 21 vakinaista ja viisi määräaikaista virkamiestä. Vuoden 2013 alussa vakinaisia oli 20. Vakinaisesta henkilöstöstä aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin 11,55 henkilötyövuotta. Kaukopalveluun käytettiin 4,65 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 2,79 henkilötyövuotta Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 18,99 henkilötyövuotta. Erillisellä rahoituksella kirjastossa työskenteli 3,20 henkilötyövuotta. 12

14 Koko vuoden aikana henkilötyövuosia kertyi yhteensä 22,19. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htv-osuuksiin. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita. Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 51,5 52,5 50,33 Naiset 51,1 48,9 46,14 seniori-ikäisiä* (%) (* Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.) Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa Siihen kuuluvat: kirjastonjohtaja Ulla Nygrén (Turun yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Jarmo Saarti (Itä-Suomen yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja kirjastonhoitaja Harri Ahonen (Kansalliskirjasto) kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti (Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto) Esimies, hankinta ja erikoiskokoelmat Janne Ranta (Yle Arkisto) tietopalvelupäällikkö Tuula Snicker (Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto, Kuopio) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja Sirpa Janhonensekä toimistopäällikkö Ari Kotonen. Johtokunta kokoontui neljäkertaa. Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat kirjastonhoitaja Sirpa Janhonen, toimistopäällikkö Ari Kotonen, hallintosihteeri Saija Miettinen ja kirjastosihteeri Kaija Kirjavainen. Johtoryhmä kokoontui kahdeksan kertaa. 13

15 6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston momentti on b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa ja lisätalousarviossa euroa. Siirtomäärärahoja oli euroa.välivaraston vuokriin saatiin euroa momentilta Edellisestä vuodelta välivaraston vuokrarahoja siirtyi euroa. Rästiprojektiin saatiin euroa momentilta Käytettävänä oli yhteensä euroa. Varastokirjaston kulut momentilla olivat euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2012 käytettiin (momentti ) euroa. Varastokirjaston nettomenot olivat euroa. Tuloja kertyi yhteensä euroa. Vuodelta 2012 siirtyneet välivaraston vuokriin tarkoitetut määrärahat euroa (momentti ) käytettiin kokonaan. Momentilta (välivaraston vuokrat) jäi käyttämättä euroa. Momentilta ( rästiprojekti ) saadut määrärahat käytettiin kokonaan. Määrärahoja siirtyi euroa vuodelle c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2013, euroa (momentit ja ) Kustannuslaji Tilan vapauttaminen, aineiston käsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Yhteensä muutos ed. vuodesta % 2012 Investoinnit ,00 % Aineet, tarvikkeet ja ,90 % tavarat Henkilöstökustannukset ,00 % Vuokrat ,10 % Palvelujen ostot ,90 % Muut kulut (matkat ym.) ,00 % Yhteensä ,10 % d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 14

16 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Sen mukaan: - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku on asianmukaista - Seuranta on asianmukaista Kaudella havaittiin väärinkäytöksiä, joihin on puututtu mm kirjallisella varoituksella. 15