VARASTOKIRJASTO VUOSIKERTOMUS 2005

Transkriptio

1 VARASTOKIRJASTO VUOSIKERTOMUS 2005

2 Sisältö Sisältö Esipuhe... 2 Tietoa kirjastosta... 3 Tehtävät Kokoelmat Kokonaisarviointi Strategia Toimintakatsaus... 7 Kansainvälinen toiminta Tilan vapauttaminen ja aineiston käsittely Luettelointi Kaukopalvelu Yhteislainat ja asiakastoimisuus Tulosohjaus ja tilivelvollisuus Voimavarat...17 Henkisten voimavarojen kehittäminen Uusi palkkausjärjestelmä Henkilöstöluettelo 1

3 Varastokirjaston vuosikertomus 2005 Pentti Vattulainen, kirjastonjohtaja Esipuhe Varastokirjasto on harvakseltaan julkaissut vuosikertomuksia. Vuosikertomuksen tarkoitus on kuvata toimintaa asiakkaille ja sidosryhmille hieman vapaamuotoisemmin kuin varsinaisessa toimintakertomuksessa. Toimintakertomus on nykyään osa tilinpäätöstä tulosohjausprosessissa, ja se osoitetaan opetusministeriölle. Vuoden 2005 tilinpäätöskannanotossa opetusministeriö antaa positiivista palautetta toiminnasta tulossopimuskaudella Palautteen mukaan Varastokirjasto on hoitanut tehtävänsä hyvin, asetetut tavoitteet ovat toteutuneet ja toiminta on ollut laadukasta ja kustannustehokasta. Tätä toimintaa kuvataan seuraavilla sivuilla. Opetusministeriön tilinpäätöskannanotto nostaa esiin useita kehittämiskohteita. Osana opetusministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelmaa Varastokirjaston tulee kehittää toimintaprosessejaan ja henkilöstörakennettaan sekä varautua sopeuttamaan toimintansa vähenevään henkilöstömäärään. Varastokirjaston panos tuottavuusohjelmaan on se, että viidessä vuodessa henkilöstöstä vahennetään kolme henkilötyövuotta. Kun tavoitteena on ydintehtävien hoitaminen edelleen tuloksellisesti, on kirjaston johdolla ja johtokunnalla sekä toisaalta opetusministeriön tulosohjauksesta vastaavilla haasteellinen aika edessä. Henkilöstörakenteen kehittäminen on erityinen haaste. Tähän asti henkilöstö on kiitettävästi venynyt, ja Varastokirjaston kokonaistuottavuus on noussut vuosittain. Nyt uudessa asetelmassa vanha henkisten voimavarojen kehittämistavoite - kehittää työyhteisöä tukemaan henkilöstön hyvää työkykyä ja tyytyväisyyttä - on saanut uutta sisältöä. Tämän tavoitteen toteuttamiseksi on jo tehty monenlaista, ja työtyytyväisyysindeksi on korkeampi kuin valtion keskimääräinen taso. Uuden palkkausjärjestelmän odotetaan tukevan työyhteisön kehittämistä, samoin kuin satsaaminen henkilöstökoulutukseen. Tilinpäätöskannanotossa otetaan jälleen kerran esiin kaukopalvelu. Opetusministeriön tarkoituksena on selvittää valtakunnallisesti kirjastojen kaukopalvelutoiminnan kehittämistä. Tämä koskee erityisesti Varastokirjastoa, sillä esimerkiksi yliopistokirjastoissa huomattavasti yli puolet saaduista kaukolainoista tulee sieltä. Yliopistokirjastoille toimitetuista jäljenteistä samoin yli puolet tulee Varastokirjastosta. Vielä kolme vuotta sitten osuus oli 20%. Varastokirjasto osallistuu mielihyvin opm:n suunnitteleman selvityksen tekemiseen. 2

4 VISIO Varastokirjasto toimii aktiivisesti kirjastojen kansallisessa ja kansainvälisessä verkossa tarjoten kirjastoille asiakaspalvelun tukea turvaamalla tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävän aineiston löydettävyyden ja saatavuuden. Varastokirjasto täydentää Kansalliskirjaston palveluita kansallisen tietohuollon kentässä. Varastokirjasto jatkaa kehittymistään kansalliselta ja kansainväliseltä maineeltaan korkean tason luotettavana tietohuolto-organisaationa. Tehtävät Varastokirjasto on kirjastoverkon palveluyksikkö ja sen kehysorganisaationa on Suomen kirjastoverkko. Perustehtävänä on tukea kirjastoja painetun aineiston käytettävänä pitämisessä ja tilaongelmien ratkaisemisessa. Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kirjastojen tilatarvetta ottamalla vastaan aineistoa tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista niiden siirtotarpeiden mukainen määrä. Samalla varmistetaan se, että maahan hankittu tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytettävissä. Tehtävää on toteutettu menestyksellisesti vuodesta 1989 lähtien. Vuoden 2005 lopussa Varastokirjastoon oli siirretty hyllymetriä aineistoa, joka vastaa noin neliömetrin avokoelmatiloja. Vuositasolla tilansäästö yliopistokirjastoissa on vähintään noin 1200 neliömetriä. Todellisuudessa tilansäästö on tätäkin suurempi, koska kirjastot voivat poistaa paikallisesti sellaista aineistoa, joka on jo Varastokirjastossa. Elektronisen julkaisutoiminnan kasvusta huolimatta painetun aineiston määrä ei ole vähentynyt ja sitä ilmestyy jatkossakin kaikilla aloilla. Vuoteen 2005 mennessä Varastokirjastoon on siirretty noin viidesosa yliopisto- ja muihin tieteellisiin kirjastoihin hankitusta aineistosta. Erityisesti vanhemman aineiston osalta Varastokirjasto on olennaisen tärkeä kirjastojen aineistoresurssi. Joskin on samalla muistettava, että kysyntä kohdistuu pääosin uudehkoon aineistoon. Lainojen maksuttomuus ja nopea toimitus takaavat sen että tilaukset kohdistetaan jatkossakin Varastokirjastoon. Vapaakappalekirjastojen lainarajoitusten takia Varastokirjasto on myös kotimaisen aineiston tärkeä toimittaja. Tietoa kirjastosta 3

5 4 Painetun aineiston säilyttäminen on osa kansallista kokoelmapolitiikkaa. Varastokirjaston johtokunta päättää linjauksista mitä aineistoja Varastokirjaston kokoelmiin otetaan. Kirjastot puolestaan ratkaisevat mitkä omista kokoelmistaan poistettavat julkaisut ovat säilyttämisen arvoisia Varastokirjastossa. Varastokirjasto kehittää osaltaan Suomen kirjastoverkkoa ja osallistuu maan kirjastojen hankinta- ja säilytyspolitiikan kehittämiseen. Varastokirjasto on suoraan opetusministeriön alainen kirjasto. Hallinnollisesti kirjasto kuuluu ministeriön tiedepolitiikan yksikön alaisuuteen. Kirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka tehtävänä on asetuksen mukaan huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Johtokunta onkin koottu erityisesti yhteistyön kehittämistä silmälläpitäen. Tiivis ja hyvä yhteistoiminta kumppaneiden, eri tyyppisten kirjastojen kanssa, on Varastokirjastolle tärkeää, koska kirjastolla ei ole varsinaista kehysorganisaatiota. Varastokirjaston johtokuntaan kuuluivat vuonna 2005 opetusneuvos Annu Jylhä- Pyykönen opetusministeriöstä (puheenjohtaja), osastonjohtaja Outi Melén Helsingin kaupunginkirjastosta (varapuheenjohtaja) sekä 4 muuta jäsentä: johtaja Maire Aho Helsingin yliopiston kirjastosta, toimistopäällikkö Christina Flemming Vaasan tiedekirjasto Tritoniasta, kirjastokoordinaattori Kauko Maskulainen Humanistisen ammattikorkeakoulun Haapaveden koulutusyksiköstä ja kirjastonjohtaja Jarmo Saarti Kuopion yliopiston kirjastosta. Johtokunta kokoontui vuonna 2005 kolme kertaa. 4

6 Kokoelmat Varastokirjaston kokoelmissa on vajaat kolme miljoonaa säilytysyksikköä lainattavaa aineistoa. Monogra- Kyseessä on mahtava aineistoresurssi kansalaisten vapaasti käytettäväksi. Vuosittain luetteloidaan uutta aineistoa hyllyihin runsaat nimekettä. Ikärakenteeltaan aineisto jakaantuu varsin tasaisesti viimeiselle neljälle vuosikymmenelle, noin 2/3 kokoelmasta on vuoden 1960 jälkeen julkaistua, kolmannes kokoelmasta on tätä vanhempaa. Jakaumaa selittää ainakin julkaisutuotannon jatkuva kasvu nykypäivää lähestyttäessä. Toistaiseksi eniten aineistoa on ja 1980-luvuilta, mutta 1990-luvun kirjat tulevat todennäköisesti nousemaan kärkeen jo lähivuosina. Tuon vuosikymmenen aineistoa on vielä runsaasti kirjastojen omissa avokokoelmissa ja varastoissa. Nähtäväksi jää millainen vaikutus kirjastojen 1990-luvulla tuntuvasti vähentyneillä hankintamäärärahoilla on aineiston siirtoihin ja Varastokirjaston kokoelman kasvuun. Vuoden 2005 lopussa englanninkielinen aineisto oli noussut kielijakauman kärkeen. Sitä oli 26 % kokoelmasta. Tuntumassa seurasivat saksan- ja suomenkielinen aineisto. Monografiakokoelman ikäjakauma tietueina 1700-luku % 1800-luku % % 1910-luku % 1920-luku % 1930-luku % 1940-luku % 1950-luku % 1960-luku % 1970-luku % 1980-luku % 1990-luku % % Yhteensä % 5

7 Kokonaisarviointi Vuoden 2005 aikana toteutettiin Opetusministeriön toimeksiannosta Varastokirjaston arviointi. Arvioinnin tavoitteena oli saada tietoa Varastokirjaston roolista ja vaikuttavuudesta osana Suomen kirjastolaitosta. Arvioinnin suoritti konsultti Sauli Laitinen. Arviointi osoitti, että Varastokirjastolle asetetut odotukset toimintaa käynnistettäessä ovat toteutuneet. Varastokirjasto on tuottanut säästöjä kirjastoja ylläpitäville organisaatioille monin tavoin. Varastokirjastolla on tärkeä merkitys Suomen tietohuoltojärjestelmässä. Kirjaston toiminnalle asetetut tavoitteet ovat perusteltuja ja se täyttää tehtävänsä hyvin. Varastokirjasto on paperimuotoisen aineiston tukikeskus koko kirjastolaitokselle ja sen toimintaprosessit ovat tehokkaita. Lisäksi arvioinnissa painotettiin Varastokirjaston ja muiden toimijoiden yhteistyön tehostamista Suomen kirjastoverkon kehittämiseksi. Arviointi on antanut hyvän pohjan kirjaston kehittämiselle. Toimintansa tehostamiseksi Varastokirjasto järjestää systemaattisen asiakaspalautteen keruun ja tehostaa tiedotustoimintaansa. Arvioinnissa suositeltiin myös itsearvioinnin käyttöönottoa ja strategisen suunnitelman laatimista toiminta- ja taloussuunnitelman lisäksi. Strategia Varastokirjaston kokonaisarvioinnin mukaan Varastokirjasto tarvitsee toimintansa yleiseksi kehittämiseksi strategiasuunnitelman, jossa kehitysmahdollisuuksia on pohdittu. Strategia laadittin strategisena toiminta- ja taloussuunnitelmana vuosille Sen tärkeimmät linjaukset liittyvät toiminnan kehittämiseen nykyisten tehtävien pohjalta, jotka perustuvat säädöksiin. Lähtökohtana on käsitys siitä, että painetun aineiston tarve säilyy kirjastoissa vielä pitkään, että painotuotanto lisääntyy ja että varastokirjastokonsepti on erinomainen apuneuvo kirjastoille painetun aineiston saatavilla pitämiseksi. Kirjastojen rahoitus säilyy tiukkana ja monien palveluiden takaamiseksi kirjastoverkko joutuu turvautumaan keskitettyihin palveluihin. Varastokirjaston rahoitus on järjestetty siten, että opetusministeriön tiedepolitiikan yksikkö hoitaa rahoituksen suoraan valtion budjetista. Järjestely on kirjastojen kannalta hyvä, ja se mahdollistaa Varastokirjaston palvelujen kehittämisen ilman että kirjastojen täytyisi resursoida niitä. 6

8 Toimintakatsaus tulosalueittain Varastokirjaston ja opetusministeriön välisen kautta koskevan tulossopimuksen ja sitä täydentävän vuotta 2005 koskevan tulossopimuksen mukaan tulostavoitteita oli kolme. Ne liittyvät tilan vapauttamiseen, aineiston käsittelyyn ja säilyttämiseen sekä kaukopalveluun. Määrärahoja tavoitteiden toteuttamiseen on osoitettu viime vuosina seuraavasti , , ,513 Vuosi 2005 oli Varastokirjastolle toiminnallisesti normaali. Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, joka viime vuonna oli hieman keskimääräistä enemmän. Aineistoa käsiteltiin ja saatiin hyllyyn enemmän kuin edellisinä vuosina. Kirjastoja ohjeistettiin tarkistamaan ennen lähetystä, ettei lähetettävää aineistoa ole Vaari-tietokannassa, ja lähes kaikki uudet lähetykset olivat tarkistettuja. Luettelointitietueiden määrä kasvoi edelliseen vuoteen verrattuna. Samoin kaukopalvelu jatkoi kasvamistaan. Kaukopalvelun ajantasaisuus ylläpidettiin ja tilaukset toimitettiin vuorokauden sisällä saapumisesta. KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ Keväällä 2004 Kuopiossa pidetyn 2. kansainvälisen varastokirjastokonferenssin esitelmät ilmestyivät Library Management lehden numerossa 1-2/2005. Konferenssi, jonka teemana oli Preserving and maintaining availability of print materials: the role of repository libraries järjestettiin yhdessä IFLAn kokoelmasektion (IFLA Acquisition and Collection Development Section) kanssa. Konferenssissa esiintyneet puhujat ovat johtavia kansainvälisiä asiantuntijoita eri puolilta maailmaa. Kokouksessa tutkittiin painetun aineiston saatavilla pitämisen ongelmia digitaalisen aineistotarjonnan lisääntyessä. Eri puolilla maailmaa sijaitsevat painetun aineiston varastointikeskukset tukevat kirjastoja sellaisen aineiston saatavuden takaamiseksi, jota ei ole mahdollista tai kannata digitoida. Digitaalinen aineistonvälitys mahdollistaa aineiston nopean saatavuuden. Konferenssissa pyrittiin lisäämään ymmärrystä siitä, millaisilla ratkaisuilla painettua aineistoa tulevaisuudessa taloudellisimmin säilytetään ja asetetaan käyttöön. Toimintakatsaus 7

9 Toiminnan taloudellisuus parani aineistonkäsittelyssä, ja tuottavuus kohosi sekä kaukopalvelussa että aineistonkäsittelyssä Lievä nousu vuonna 2005 vastaanoton kustannuksissa selittyy yleisellä kustannustason nousulla. Vuonna 2004 aikaansaatu kustannusten pudotus oli opetusministeriön tilinpäätöskannanoton mukaan merkittävä.varastokirjasto on pystynyt vuosittain kasvattamaan käsitellyn aineiston määrää. Vuoden 2005 tulos oli jälleen edellisvuosia parempi. Käsittelyn ja säilytyksen yksikkökustannusten kasvu on saatu kuriin. Suomi on ensimmäinen maa, joka on toteuttanut erityyppisten tieteellisten ja yleisten kirjastojen yhteisen varastokirjaston. Suomesta on haettu mallia ulkomaille suunniteltaessa varastokirjastotoimintaa. Varastokirjastojen kansainvälinen yhteistyö ja verkottuminen jatkoivat kehittymistään myös vuonna Verkottuminen mahdollistaa varastokirjastojen kokoelmien profiloitumisen ottaen huomioon eri rahoitusmallit, ja siten entistä laajemman aineistotarjonnan kirjastoille. Toteutuma ja arvio toiminnan tuloksellisuudesta Vastaanotetun aineiston määrä (hyllymetriä) Vastaanoton kustannukset Varastokirjastolle 20,89 6,85 7,14 Käsitellyn aineiston määrä (hyllymetriä)

10 Tilan vapauttaminen ja aineiston käsittely Tavoitteena oli tukea kirjastoja niiden ratkoessa tilaongelmiaan ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, mikä on noin 50% niiden vuotuisasta hankinnasta. Kirjastoja tuettiin kehittämään aktiivikokoelmiaan ja avohyllytilojaan sekä välttämään turhaa paikallista varastointia. Varastokirjasto tehosti yhteistyötään muun kirjastoverkon kanssa sekä siirto- että säilytyspolitiikkansa kehittämisessä. Paikallista poistamista ohjeistettiin siten, että duplikaatit poistetaan lähettävässä kirjastossa. Varastokirjastoon siirretään vain sellaista aineistoa, jonka kirjastot arvioivat Suomessa olevan säilyttämisen arvoista ja joka sopii Varastokirjaston johtokunnan hyväksymiin periaatteisiin. Kirjastoista siirrettiin vuonna 2005 aineistoa hyllymetriä. Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Verrattuna aikaisempiin vuosiin siirtojen määrä oli keskimääräinen. Siirtojen määrä vaihtelee vuosittain kirjastojen tarpeista riippuen. Aineistoa toimitti Varastokirjastoon 181 kirjastoa. Suurimmat siirrot tulivat Helsingin yliopiston kirjastolaitokselta. Suurin yksittäinen siirtäjä oli Viikin tiedekirjasto, josta lähetettiin 759 hyllymetriä pääosin kausijulkaisuaineistoa. Tulossopimuksen mukaisesti tavoitteena oli käsitellä vastaanotettu aineisto kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Aineistoa saatiin käsiteltyä hyllymetriä, mikä oli edellisiä vuosia parempi tulos. Varastokirjasto ottaa vastaan aineistoa kaikista Suomen kirjastoista ja tietopalvelulaitoksista. Pystymme ottamaan vastaan vuosittain noin viisi hyllykilometriä aineistoa - kokoelmamme laajenevat nopeasti. Vastaanotetun aineiston säilyttämiselle ennen käsittelyä varattu tila on rajallinen. Tieto siitä, millaisia siirtotarpeita kirjastoilla on nyt ja tulevina vuosina, auttaa meitä suunnittelemaan toimintaamme tehokkaammin. Kokoelmiin otetaan: 1. kirjoja 2. aikakauslehtiä ja sarjoja 3. väitöskirjoja 4. nuotteja 5. LP-äänilevyjä Lähettäjän on tarkistettava Vaari-tietokannasta, ettei julkaisu jo ole Varastokirjastossa. Aineiston tulee olla hyväkuntoista ja siistiä. Kirjoja otetaan pääsääntöisesti vain yksi kappale kutakin painosta. Muuttumattomat painokset katsotaan samaksi painokseksi. Sarjoja otetaan vastaan vain numerollisesti yhtenäinen jakso. Aikakauslehtiä otetaan kokoelmaan pääsääntöisesti vain täysiä vuosikertoja tai volyymeja. 9

11 Varastokirjaston www-sivuille on koottu kattavat ohjeet aineiston vastaanotosta sekä aineiston pakkaus- ja lähetysohjeet. Sivuilta löytyy myös web-lomake, jonka avulla voi kätevästi ilmoittaa aineistosiirroista. Lisäksi kerätään tietoja lähettävän kirjaston kokoelmapolitiikasta sekä mahdollisista suuremmista muutoksista, jotka vaikuttavat kirjaston poistoihin. Olemme myös kiinnostuneita siitä, kuinka paljon kirjastot poistavat aineistoa todettuaan saman aineiston löytyvän jo Varastokirjaston kokoelmasta. Lomakkeella toivomme kirjastojen antavan palautetta ja parannusehdotuksia Varastokirjaston toimintaan. Kirjastosihteeri Kaija Kirjavainen Vaari-tietokantaa täydentämässä. Lähettävissä kirjastoissa tarkistettu aineisto käsiteltiin välittömästi. Tarkistamatonta aikaisemmin tullutta aineistoa on jäänyt odottamaan käsittelyä. Koska aineistoa tuli hieman enemmän kuin sitä ehdittiin käsitellä, tulossopimuskaudella tulostavoite asetetaan koskemaan vain kyseisellä kaudella vastaanotettavaa aineistoa. Aiemmilta vuosilta kertyneen aineiston käsittelemiseksi laaditaan erikseen aikataulu. Koko toiminnan aikana vastaanotettu aineisto Monografiat hm 39,2% Kausijulkaisut hm 56,1% Väitöskirjat hm 4,5% Musiikkiaineisto 156 hm 0,2% Yhteensä hm 10

12 Luettelointi Kyrilliikkaluetteloija kirjastosihteeri Marita Sakalauskene. Varastokirjaston luettelointi tapahtuu Linnea2-ympäristössä, jossa omaan tietokantaan luetteloidut tietueet siirtyvät Linda-yhteistietokantaan. Varastokirjaston erityinen rooli kansallisessa luettelointiyhteistyössä on takautuva alkuperäisluettelointi. Kaikkien tieteellisten kirjastojen primaariluetteloinnista Varastokirjasto tekee alle 10%, mutta takautuvasta alkuperäisluetteloinnista noin neljänneksen. Varastokirjaston luetteloijien rooli Linda-tietokannan huoltajana on myös merkittävä. Luetteloijat täydentävät ja korjaavat melkoisen määrän Lindan tietueita vuosittain. Vaari-tietokanta on ensisijaisesti kaukopalvelulle tarkoitettu paikannustietokanta, joten oma primaariluettelointi tapahtuu minimitasolla. Tietueet eivät sisällä luokitusta, asiasanoitusta ja sarjamerkintöjä. Muualta kopioidut tietueet ovat enimmäkseen kirjastotasoa tai kansallisbibliog- Varastokirjasto on osallistunut aktiivisesti kansalliseen luettelointiyhteistyöhön ja soveltanut yhteisiä sopimuksia omaan toimintaympäristöönsä sopivalla tavalla. Kopioluetteloinnin osuus tulee jatkossa kasvamaan, sillä muista kirjastoista siirrettävä aineisto sisältyy enenevässä määrin yhteisluettelo-lindaan. Myös ulkomaisten tietokantojen käyttökelpoisuus kasvaa entisestään MARC21 formaatin käyttöönoton myötä. vuoden lopussa , nimekkeitä kpl. Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin nimekettä, säilytysyksikköinä kpl. Vuoden lopussa kausijulkaisuja oli yhteensä säilytysyksikköä. Lisäksi kokoelmissa oli hyllymetriä (noin nidettä) luetteloimattomia väitöskirjoja sekä vähäinen määrä musiikkiaineistoa. Järjestettyä aineistoa on yhteensä noin 2,7 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Painetut monografiat kokonaismäärä: säilytysyksikköä ; nimekettä kartunta vuonna 2005: säilytysyksikköä kokoelman kielijakauma : eng 26%, saks 24%, suom 20%, ruots 14%, ven 4%, ran 4%, muut 8% kokoelman ikäjakauma : > %, luvut 28%, luvut 63%, % Painetut kausijulkaisut: kokonaismäärä: säilytysyksikköä ; nimekettä kartunta vuonna 2005: säilytysyksikköä Musiikki: yhteensä 7616 julkaisua LP-levyt: yhteensä 4823 julkaisua, joista kotimaisia 1054 julkaisua, ulkomaisia 3769 julkaisua ; taidemusiikkia 2270 julk., populaarimus julk. Nuottijulkaisut: yht nid., joista kotimaisia 1582 nid., ulkomaisia 1244 nid. ; taide musiikkia 2102 nid., populaarimus. 724 nid. Luetteloimatonta musiikkiaineistoa on 113 hyllymetriä. vastaanotettu vuodesta 1996 alkaen, luetteloitu vuosina , tulevaisuus avoin: mahdollinen siirto uuteen musiikkijulkaisujen valtakunnalliseen keskusvarastoon Tikkurilaan 11

13 Kaukopalvelu Suomen kirjastojen antama kaukopalvelu on kokenut viime vuosina merkittäviä muutoksia. Yliopisto- ja erikoiskirjastot ovat perinteisesti olleet nettoantolainaajia ja niiden kokoelmat ovat muodostaneet tietohuollon rungon. Niiden antama kaukopalvelu on kuitenkin viime vuosina jatkuvasti vähentynyt. Myös ammattikorkeakoulukirjastojen antamien lainojen määrä on jatkuvasti pienentynyt. Sen sijaan yleisten kirjastojen antama kaukopalvelu on kasvanut. Syynä tähän on epäilemättä tieteellisten kirjastojen kaukopalvelumaksujen hinnannousut. Varsinkin yliopistokirjastojen ulkopuoliset asiakkaat ovat siirtyneet yleisten kirjastojen asiakkaiksi. Yliopisto- ja erikoiskirjastojen kaukopalvelun vähentymistä selittää osaltaan se, että niiden aineistoja on suurissa määrin siirretty Varastokirjastoon, jonne myös kaukopalvelukysyntä on siirtynyt. Kokoelmien kasvaessa myös kaukopalvelu on jatkuvasti kasvanut, ja kasvu on ollut 10 20% vuodessa. Vuonna 2005 kasvu hiukan hidastui. Pyyntöjen määrä kasvoi 3,3% vuodesta Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Kaukopalvelun asiakkaiksi ovat rekisteröityneet kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot, kaikki maakuntakirjastot ja lähes kaikki muut yleiset kirjastot. Ammattikorkeakouluista asiakasrekisterissä on 184 toimipistettä, muita tieteellisiä kirjastoja 290 ja yrityskirjastoja 147 kpl. Ulkomaisia asiakkaita oli noin 300 kpl. Varastokirjaston kaukopalvelun osuus kirjastojen kaukopalvelusta vaihtelee suuresti. Monille kirjastoille Varastokirjasto on tärkeimpiä toimittajia. Monet kirjastot ilmoittavat, että lähes koko kotimainen kaukopalveluliikenne tulee Varastokirjastosta. Kaukopalvelun vuosi 2005 Lainaus Artikkelikopiot Ei toimitettu Yhteensä Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös uusinnat. Uusintoja oli lainoista noin 55%. 12

14 Eri kirjastotyyppien lainaosuudet vaihtelevat vuosittain. Lainoista noin puolet menee yleisten kirjastojen kautta. Yliopistokirjastojen lainaosuus on noin 24%. Jäljenteiden osuus koko kaukopalvelusta on 25,0%. Vuonna 2005 kaikki jäljenteet kahta lukuunottamatta lähetettiin digitaalisesti. Jäljennepyyntöjen määrä väheni edellisistä vuosista. Syynä saattaa olla elektronisen aineiston yleinen käytön lisääntyminen ja erityisesti taannehtivan aineiston määrän kasvu. Toisaalta syynä voi olla se, että artikkelikopioiden tilaukseen ei ole saatu tehokasta asiakaslähtöistä menetelmää. Tulossopimuksen mukaisesti kaukopalvelun tavoitteena oli että tilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä ja palvelut ovat maksuttomia. Tavoitteessa pysyttiin, lainat ja jäljenteet toimitettiin pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui. Vuosittain kasvanut kysyntä osoittanee sen että palveluun ollaan tyytyväisiä. Otantojen perusteella vuonna 2005 noin 60 % pyynnöistä kohdistui suomenkieliseen aineistoon. Englanninkielisen aineiston osuus oli 34 %. Vain 6% kysynnästä kohdistui muunkieliseen materiaaliin. Tilastojen perusteella kysyntää on kaikenikäisellä aineistolla, joskin pääosa (runsaat 40%) tarpeesta kohdistuu uudehkoon ( lukujen) kirjallisuuteen. Varastokirjasto otti käyttöön PIN-tunnuksen Vaari-tietokantaan kirjauduttaessa alkaen. PIN-tunnuksen käyttöönotolla parannetaan asiakkaidemme tietoturvaa. PIN-koodia käytetään kirjoittauduttaessa omien lainatietojen katseluun, lainojen uusimiseen ja varausten tekemiseen. Sähköistä artikkelinvälitystä - kirjastosihteeri Pasi Juttula skannaa. 13

15 Yhteislainat ja asiakastoimisuus Kaukopalvelu on perinteisesti määritelty kirjastojen väliseksi toiminnaksi, jossa asiakas on jättänyt toimeksiannon kirjastoon, ja kaukopalvelu on tilannut halutun aineiston toisesta kirjastosta asiakkaalle. Tämä perinteinen kaukopalvelutoiminta on saanut rinnalleen asiakastoimisia toimintamuotoja. Monet kirjastojärjestelmät tukevat asiakastoimista tilaamista, joka on yhdistetty asiakkaan tekemään aineiston paikantamiseen. Voyagerin Universal Borrowing moduuli mahdollistaa sen, että Voyager-kirjaston asiakas voi jättää tilauksen toisen Voyager-kirjaston kirja-aineistosta ja noutaa sen koti- tai muusta Voyager-kirjastosta. Asiakastoiminen tilaaminen lisää aineistojen yhteiskäyttöä ja erityisesti Varastokirjaston kokoelmien käyttöä. Yhteislainaus-moduuli tukee ajatusta kansallisista kokoelmista. Vuonna 2005 UB-käyttäjiä oli viisi yliopisto- ja yksi ammattikorkeakoulukirjasto. Yliopistokirjastojen neuvosto teki loppuvuodesta päätöksen yhteislainauksen koko yliopistokirjastoverkkoa koskevasta käyttöönotosta. Päätöksen tavoitteena on, että yhteislainaus toimisi kaikkien yliopistokirjastojen välillä kahden vuoden aikajänteellä. Yhteislainaustilauksia tuli Varastokirjastoon vuoden aikana yhteensä kpl. Yhteislainat eivät näy virallisissa kaukopalvelutilastoissa, mutta ne on laskettu mukaan Varastokirjaston antamaan kaukopalveluun. Kokemukset yhteislainauksesta ovat olleet pelkästään positiivisia. Varastokirjastossa on pyritty kehittämään artikkelikopiovälityspalvelua asiakastoimisuutta tukevaan suuntaan. Kolme yliopistokirjastoa salli asiakkaiden jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan. Varastokirjastosta toimitettiin kokeiluna artikkeleita suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettaisiin paikallisessa kirjastossa. Projektissa olivat mukana Kuopion yliopiston kirjasto ja Teknillisen korkeakoulun kirjasto sekä Kansanterveyslaitos. Kopioita toimitettiin kokeilussa 1535 kpl. Palautteen mukaan palvelun nopeuteen ollaan tyytyväisiä. Toteutuma ja arvio toiminnan tuloksellisuudesta Tilausten määrä (kpl) Asiakaskirjastojen määrä Palvelun nopeus < 24h < 24h < 24h 14

16 Virastomestari Risto Juvonen siirtää saapuneet julkaisut odottamaan käsittelyä. Kirjastoverkon kaukopalvelun kehittämisen tavoitteena on saada eri kirjastoihin hankitut tietoaineistot toimimaan yhteisenä kansallisena resurssina ja parantaa kirjastoverkon kykyä toimittaa asiakkaiden tarvitsemia aineistoja myös ulkomailta. Eri kirjastosektorit ovat strategioissaan ja suunnitteluasiakirjoissaan toivoneet Varastokirjastolle aktiivisempaa roolia kansallisena kaukopalvelun ja aineistojen yhteiskäytön edistäjänä. On esitetty tarpeita kaukopalvelukeskuksesta, joka ohjeistaa, kehittää ja koordinoi kaukopalvelua sekä hoitaa kirjastojen puolesta kansainvälistä kaukopalvelua. Mahdolliset uudet tehtävät edellyttävät kirjastonhoitajatasoisia lisäresursseja. Opetusministeriön tarkoituksena on selvittää valtakunnallisesti kirjastojen kaukopalvelutoiminnan kehittämistä. VAARI-tietokantaan tehtiin vuoden 2005 aikana keskimäärin yli 1500 tiedonhakua päivässä. Hakujen kokonaismäärä oli tiedonhakua. Katsottuja tietueita oli

17 Tulosohjaus- ja tilivelvollisuusuudistus Vuoden 2005 aikana paneuduttiin myös Varastokirjaston tulosohjauksen kehittämiseen osana opetusministeriön tiedepolitiikan toimialan tulosohjauksen kehittämisen jatkohanketta. Taustalla on tavoite kehittää tiedepolitiikan toimialan tulosohjausta tukemaan sekä valtakunnallisten tiedepoliittisten tavoitteiden toteuttamista että hallinnonalan virastojen ja laitosten omien tehtävien ja strategioiden toteuttamista. Hankkeen yhtenä osana oli opetusministeriön ja Varastokirjaston välisen tulossopimusmenettelyn, tulossopimusten tavoiteasettelun ja toiminnan raportoinnin erityisesti toimintaa kuvaavien indikaattoreiden kehittäminen ottaen huomioon tilivelvollisuus- ja tulosohjausuudistus. Tulossopimuksissa sovitaan tavoitteet koko sopimuskaudelle ja seuraavan vuoden voimavarat. Tulossopimukset ovat nykyään kolmivuotisia. Työryhmä ehdotti harkittavaksi 4-vuotisten tulossopimusten laatimista, milloin se nähdään tarkoituksenmukaiseksi ja että tulossopimuksiin sisällytetään liitteenä tavoitteiden seurannan indikaattorit. Hankkeessa määriteltiin entistä tarkemmin Varastokirjaston tulostavoitteet ja niiden kehitystä kuvaavat indikaattorit. Varastokirjasto onkin kehittänyt toimintakertomusraportointiaan. Erityisesti indikaattoriraportointi on selkeytynyt ja on entistä kattavampaa. Hankkeen eräs tulos on myös siirtyminen kolmesta tulosalueesta kahteen, jotka ovat aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen sekä kaukopalvelu. Tavoitteiden asettamista ja tuloksellisuuden arvioinnin pohjana käytettävien indikaattoreiden kehittämistä jatketaan edelleen yhteistyössä opetusministeriön kanssa. 16

18 Henkisten voimavarojen kehittäminen Varastokirjaston toimintaa ohjaavat strategiassa ja tulossopimuksessa asetetut päämäärät ja tavoitteet. Näitä toteutettaessa muuttuvissa olosuhteissa organisaation joustavuus on välttämätöntä. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Yksi päämäärä on selkeä vastuunjako ja vastuun kantaminen. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdennettu ja joustava henkilöstö. Varastokirjaston henkilöstön määrä on pysynyt tasaisena. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 22 vakinaista ja 5 määräaikaista virkamiestä. Määräaikaiset tai osa-aikaiset henkilöt on sijoitettu lähinnä kaukopalvelun avustaviin tehtäviin tai ruuhkaavuksi. Luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin yhteensä 16,8 täysiaikaista henkilötyövuotta, kaukopalveluun 5,48, aineiston vastaanottoon 0,4 ja tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin 3,24 henkilötyövuotta. Henkilöstö on vaihtunut hyvin hitaasti. Keski-ikä on 47,4 vuotta. Seniori-ikäisiä (yli 45 v.) on 66,7%. Varastokirjaston tavoitteena on ollut viimeisellä tulosopimuskaudella työyhteisön kehittäminen tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja tyytyväisyys. Varastokirjaston toiminta, joka sisältää monia toistuvaisluonteisia tehtäviä edellyttää erityisen huomion kiinnittämistä henkilöstön hyvinvointiin. Työtyytyväisyyttä on seurattu useita vuosia henkilöstötilinpäätöksen osana. Indeksi on noussut valtion keskimääräisen tason yläpuolelle. Tyky-toimintaan kiinnitettiin erityistä huomiota. Työhyvinvointia ja jaksamista edistetään erilaisilla hankkeilla yhdessä työterveyshuollon kanssa. Henkilöstölle järjestettiin koulutusta sekä kirjaston sisällä että ulkoisena koulutuksena. Henkilöstön koulutustaso on melko korkea suhteessa nykyisiin tehtäviin. Korkea koulutustaso antaa mahdollisuuksia kehittää ja laajentaa kirjaston toimintaa, mikäli tarpeita sille on. Varastokirjaston henkilökuntaa virkistysiltapäivän vietossa. Mirja Kovanen, Marita Sakalauskene, Arja Kankkunen ja Sirpa Janhonen (yläkuva). Terhi Rautiainen ja Pasi Juttula (alakuva) Voimavarat Toteutuma ja arvio toiminnan tuloksellisuudesta Henkilöstö (tehdyt henkilötyövuodet) 24 22,6 22,7 Työtyytyväisyysindeksi 3,2 3,2 3,44 Henkilöstökoulutus (työpäivää/htv) 1,6 3,9 3,8 17

19 Kuva: Jukka Kananen Henkilökunnan vapaa-ajan harrastuksista yksi keskeisimmistä on ollut jalkapallo. Kirjastosta löytyy useita intohimoisia pelimiehiä. Syksyllä 2005 pelattiin Kuopion Väinölänniemellä jalkapallo-ottelu, jossa vastakkain olivat kirjailijoiden joukkue FC Kynä ja jalkapallolegenda Atik Ismailin kuopiolaisista tieteen, taiteen, median ja kulttuurialan edustajista kokoama joukkue Pilikunviäntäjät. Viimeksimainitussa ryhmässä voitosta taisteli myös kaksi Varastokirjaston edustajaa: Kari Paakkinen ja Pentti Vattulainen. Ottelu oli osa vuosittain järjestettävää Kirjakantti kirjallisuustapahtumaa Kuva: Jukka Kananen 18

20 Uusi palkkausjärjestelmä Uusi palkkausjärjestelmä otettiin käyttöön alkaen. Järjestelmä on Columbus-palkkausjärjestelmän sovellus. Se koostuu tehtäväkohtaisesta ja henkilökohtaisesta palkanosasta. Tarkoituksena on tehostaa palkkauksen kannustavuutta. Tehtäväkohtaisen palkanosan perustana oleva tehtävien vaativuus arvoidaan Columbus-järjestelmällä, jonka vaativuuden arvointitekijät ovat seuraavat: 1.Osaamisen laajuus 2.Osaamisen syvyys 3.Henkilöjohtaminen 4.Vuorovaikutus 5.Pätevyys Henkilökohtaisen työsuorituksen arvioinnissa käytetään seuraavia arviointitekijöitä: 1.Ammattitaito/osaaminen 2.Vuorovaikutus/yhteistyö 3.Laatu/vastuuntunto 4.Tuloksellisuus/aikaansaavuus 5.Kehittäminen/kehittyminen Henkilökohtaisen palkanosan ja suorituksen arvioinnin tarkoituksena on kannustaa virkamiestä hänelle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen ja hyvään tulokseen sekä kannustaa henkilöstöä hakeutumaan vaativampiin tehtäviin. Tehtävien vaativuutta ja vaativuustasoa sekä henkilökohtaista työsuoritusta ja suoritustasoa tarkastellaan henkilön ja hänen esimiehensä välisissä vuotuisissa kehityskeskusteluissa. Palkkausjärjestelmän ylläpitoa, soveltamisen seurantaa ja järjestelmän kehittämistä varten on perustettu kehittämis- ja seurantaryhmä, johon kuuluvat työnantajan ja henkilöstön edustajat. Kehittämis- ja seurantaryhmä tekee työnantajalle ehdotuksen uusien ja muuttuneiden tehtävien arvioinniksi ja tehtävien sijoittamiseksi eri vaativuusryhmiin. Kaikissa arvioinneissa tulee toimia virkamiesten oikeudenmukaisen ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi. Arviointien tulee olla mahdollisimman yhteismitallisia ja käytettävien arviointiperiaatteiden kaikkien osalta yhteneviä. 19

21 Varastokirjaston henkilökunta Hallinto Pentti Vattulainen, kirjastonjohtaja Mirja Vepsäläinen, toimistopäällikkö Arja Kankkunen, osastosihteeri Aineiston käsittely (monografiat, kausijulkaisut) Liisa Björkqvist kirjastonhoitaja Jorma Hakkarainen, kirjastoavustaja Sirpa Janhonen, kirjastosihteeri Risto Juvonen, virastomestari Kaija Kirjavainen, kirjastosihteeri Mirja Kovanen, kirjastosihteeri Risto Laakkonen, kirjastoavustaja Marja Oksa, kirjastosihteeri Kari Paakkinen, kirjastosihteeri Aki Ropponen, virastomestari Pentti Rautiainen, kirjastoavustaja Terhi Rautiainen, kirjastosihteeri Marita Sakalauskene, kirjastosihteeri Tommi Salakka, kirjastosihteeri Tuula Salakka, kirjastosihteeri Kaukopalvelu Markku Räisänen, palvelupäällikkö Pirjo Hiltunen, kirjastoavustaja Pasi Juttula, kirjastosihteeri Elina Rauma, kirjastoavustaja Toimitus: Kari Paakkinen Ulkoasu: Pasi Juttula Kuvat: Risto Juvonen, Pasi Juttula ja Aki Ropponen 20