Varastokirjasto. Toimintakertomus vuodelta Toimintakatsaus Toimintaympäristön muutoksia

Transkriptio

1 Varastokirjasto Toimintakertomus vuodelta Toimintakatsaus Varastokirjasto on opetusministeriön alainen valtakunnallinen kirjasto, joka palvelee maamme tieteellisiä, yleisiä ja muita kirjastoja. Varastokirjaston tehtävä on säädösten (laki 1978/88 ja asetus 94/92 Varastokirjastosta) mukaan vastaanottaa ja säilyttää tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää aineistoa sekä asettaa se tarvitsijoiden käyttöön. Varastokirjasto on vakiintunut kirjastolaitoksen yhteiseksi varastointi- ja kaukopalvelukeskukseksi. Kirjastoista on siirretty Varastokirjastoon hyllymetriä aineistoa vuodesta 1989 alkaen. Pääosa tästä on kirja- ja kausijulkaisuaineistoa. Vastaava tila on vapautunut kirjastoissa muuhun käyttöön. Varastokirjasto edistää aineiston saatavuutta tehostamalla kaukopalvelutoimintaa ja tiivistämällä kokoelmayhteistyötä kirjastojen kanssa. Varastokirjasto on ollut maamme suurin kaukopalvelukeskus vuodesta 1996 alkaen. Kaukopalvelu on ollut tehokasta ja se on kasvanut vuosittain 10-20%. Keskitetyllä varastoinnilla on taattu se, että maahamme hankittu aineisto säilyy tutkijoiden ja muiden tiedontarvitsijoiden käytössä samalla, kun varastointi on voitu toteuttaa kustannustehokkaasti. Varastokirjaston voimakkaasti kasvavat kokoelmat tukevat kirjastojen aineistontarjontaa. Varastokirjastossa tehty luettelointi lisää merkittävästi Linneayhteisjärjestelmän kautta käytettävissä olevan aineiston saavutettavuutta ja saatavuutta Toimintaympäristön muutoksia Kirjastojen toiminta-ajatus tietovarantojen käyttöön asettajana ei ole sisällöltään muuttunut siitä huolimatta, että kirjastojen toimintaympäristössä on tapahtumassa merkittäviä muutoksia. Elektronisen tiedon voimakas lisääntyminen on muuttamassa kirjastojen toimintaedellytyksiä ja kirjastoilta odotetaan entisten palveluiden ylläpitämisen lisäksi uusia palveluita. Painettua aineistoa tarvitaan kuitenkin jatkossakin. Varastokirjaston erityinen tehtävä on taata maahamme hankitun painetun aineiston saatavuus ja parantaa sitä valtakunnallisesti Aineiston siirtäminen Varastokirjastoon vähentää kokoelmatilojen kasvutarvetta kirjastoissa. Samalla se antaa mahdollisuuden kokoelmatilojen muuttamisen yleisötiloiksi, mm elektronisen kirjaston tarpeisiin tai esim. oppimiskeskuksiksi. Tilakustannusten vuoksi kirjastojen on tehostettava kiinteistöjensä käyttöä, ja niillä on tarpeita siirtää aineistoa Varastokirjastoon jatkossakin. Siirretyn aineiston määrä vaihtelee kuitenkin vuosittain melkoisesti. Varastokirjaston varastointipalveluiden suurin käyttäjäryhmä on ollut yliopistojen kirjastolaitos. Sen painetun aineiston hankinta on viime vuosina vähentynyt. 90-luvun puolivälissä yliopistokirjastot hankkivat yhteensä yli hyllymetriä painettua aineistoa. Vuonna 2001

2 määrä oli vajaa hyllymetriä. Siirtotarpeet saattavat jatkossa siten olla pienemmät kuin aikaisemmin. Monilla muilla tieteellisillä kirjastoilla on kokoelmatilaongelmia, joiden ratkaisemiseksi ne tarvitsevat Varastokirjastoa. Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet ja ne ovat hakeutuneet Varastokirjaston lainauspalveluiden asiakkaiksi. Myös yleiset kirjastot käyttävät runsaasti sekä varastointi- että lainauspalveluita. Kaukopalvelun määrät ovat valtakunnallisesti laskeneet mm. elektronisen aineiston lisääntymisen seurauksena. Kaukopalvelun osuus kotilainoista on vähentynyt. Varastokirjastossa kaukopalvelu on kuitenkin jatkuvasti kasvanut. Varastokirjaston kaukopalvelun volyymi on noin 63 % yliopistokirjastojen kaukopalvelun antolainauksen volyymista. Aineiston käyttöön asettaminen nopeasti, taloudellisesti ja laadukkaasti maamme kaikille kirjastoille on toimintasuunnitelmakauden keskeisimpiä haasteita. Jatkossa kasvu tasaantunee Hallinto Varastokirjasto on suoraan opetusministeriön alainen kirjasto. Kirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Johtokunta Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta aloitti toimintansa Siihen kuuluvat opetusneuvos Annu Jylhä-Pyykönen, opetusministeriö, puheenjohtaja toimistopäällikkö Antero Laiho, Turun yliopiston kirjasto, varapuheenjohtaja johtaja Maire Aho, Helsingin yliopiston kirjasto, slaavilainen kirjasto kirjastonjohtaja Hannele Fabritius, Joensuun yliopiston kirjasto osastonjohtaja Outi Melén, Helsingin kaupunginkirjasto biblioteksdirektör Leif Storbjörk, Stadsbiblioteket i Jakobstad Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Johtokunta kokoontui kolme kertaa. Johtokunta käsitteli kokouksissaan mm. seuraavia asioita: tulossopimusehdotus ja talousarvioesitys vuodelle 2004 toimintakertomus vuodelta 2002 vuoden 2003 tulostavoitteiden toteutumisen seuranta Johtoryhmä 2

3 Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat toimistopäällikkö Mirja Vepsäläinen, kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist, palvelupäällikkö Markku Räisänen sekä kirjastosihteeri Sirpa Janhonen. Johtoryhmän sihteerinä toimi osastosihteeri Arja Kankkunen. Johtoryhmä kokoontui 11 kertaa Voimavarat Henkilökunta Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 22 vakinaisluonteista virkamiestä ja 8 määräaikaista virkamiestä. Luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin yhteensä 13,7 täysiaikaista henkilötyövuotta sekä työllisyysvaroin osa-aikaisena 0,46 htv. Tukitoimintoihin mm. atktehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 4,3 henkilötyövuotta. Kaukopalveluun käytettiin 5,04 kokoaikaista henkilötyövuotta, josta työllisyysvaroin 0,65 htv. Kontentti-projektiin käytettiin 0,27 htv. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 23,8 henkilötyövuotta. Varastokirjasto toimi siviilipalvelupaikkana sekä tarjosi työharjoittelu- ja työkokeilumahdollisuuksia. Tilat Kirjasto on vuokralaisena Senaatti-kiinteistöt liikelaitoksen omistamissa tiloissa Kiinteistö Oy Kuopion Kirjatalossa osoitteessa Päivärannantie 10. Kiinteistöyhtiön osakkaina ovat SOK, Suomen valtio ja Kuopion kaupunki. Varastokirjastolla on käytössä m 2 :n tila, josta 388 m 2 on toimistotilaa ja loput varastotilaa. Hyllytilaa oli vuoden alussa käyttömetriä. Vuoden aikana tilattiin hm, josta pystytettiin käyttömetriä, loput asennetaan vuonna 2004, joten käytettävissä on tällä hetkellä hm. Määrärahat Varastokirjasto sai valtion talousarviossa euroa vuoden 2003 toimintaa varten. Lisäbudjetissa VK sai euroa. Vuodelta 2002 siirtyneitä määrärahoja oli ,82 euroa. Käytettävissä oli ,82 euroa. 2. Tuloksellisuuden kuvaus Varastokirjaston ja opetusministeriön välisen vuotta 2003 koskevan tulossopimuksen tavoiteosa on seuraava: Sopimuskauden toiminnan keskeisiä painopistealueita ovat toimiminen kirjastolaitoksen yhteisenä varastointikeskuksena sekä painetun aineiston saatavuuden parantaminen. Aineistojen saatavuutta parannetaan tehostamalla kaukopalvelutoimintaa, erityisesti elektronisia tiedonvälityskeinoja käyttäen, sekä tiivistämällä kokoelmayhteistyötä kirjastojen kanssa. 1. Varastokirjaston keskeisenä tavoitteena on tilan vapauttaminen muissa kirjastoissa. 3

4 Kirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. 2. Vastaanotettu aineisto käsitellään mahdollisimman nopeasti, yleensä kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. 3. Kaukopalvelu pidetään ajantasaisena, tilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Palvelut ovat jatkossakin maksuttomia. 4. Varastokirjasto osallistuu alansa kehittämiseen sekä kansallisesti että kansainvälisesti Tilan vapauttaminen Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon hyllymetriä. Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty hyllymetriä aineistoa vuodesta 1989 alkaen. Kokoelmiltaan Varastokirjasto on maamme toiseksi suurin kirjasto. Vuoden aikana seurattiin muun kuin painetun aineiston varastointitarpeita. Siirtojen lisäksi Varastokirjasto antaa kirjastoille mahdollisuuden paikalliseen poistamiseen sellaisen aineiston osalta, joka havaitaan kaksoiskappaleiksi jo lähettävässä kirjastossa. Yhdessä nämä antavat kirjastoille merkittävän työvälineen hallita kokoelmatilaongelmiaan Vastaanotettu aineisto kirjasto- ja aineistotyypeittäin Vastaanotettu aineisto jakaantuu monografioihin, kausijulkaisuihin, väitöskirjoihin sekä nuotteihin ja levyihin seuraavasti (hyllymetreinä): Mono- Kausi- Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot ,8 AMK-kirjastot ,8 Erikoiskirjastot ,3 Yleiset kirjastot ,6 Vaihdot 8 8 0,2 Yksityiset ,3 Yhteensä Verrattuna aikaisempiin vuosiin siirtojen määrä on keskimääräinen. Yliopistokirjastojen siirtojen suhteellisen alhaista määrää selittää se, ettei niissä ollut tiloihin liittyviä suuria hankkeita. Niitä kuitenkin aika-ajoin on, ja määrät saattavat vaihdella vuodesta toiseen suurestikin. 4

5 Kokonaismäärät viideltä edelliseltä vuodelta ovat seuraavat: Yht. Yliopistojen kirjastot Muut tiet. Kirjastot Yleiset kirjastot Muut Yhteensä Koko toiminnan aikana siirretystä aineistosta 64,4 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on yli 11 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista (439 hkm). Siirtojen määrä vaihtelee vuosittain kirjastojen tarpeista riippuen, eikä Varastokirjasto juuri voi määriin vaikuttaa. Aineistoa toimitti vuonna 2003 Varastokirjastoon 158 kirjastoa. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 21 kpl, ammattikorkeakouluissa toimivia 13, erikoiskirjastoja 65 kpl ja yleisiä kirjastoja 59 kpl. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli 11 kpl. Yliopistokirjastoista suurimmat aineiston toimittajat olivat seuraavat: - Helsingin yliopiston kirjasto 261 hm - Teknillinen korkeakoulu 201 hm - Tampereen yliopiston kirjasto 321 hm - Viikin tiedekirjasto 243 hm - Turun yliopiston kirjasto 268 hm. Helsingin yliopiston kirjastolaitos oli edelleen Varastokirjaston suurin asiakas. Helsingin yliopiston piirissä toimivista kirjastoista lähetettiin yhteensä 793 hyllymetriä. Muista tieteellisistä kirjastoista eniten aineistoa lähettivät: - Eduskunnan kirjasto 69 hm - Geologian tutkimuskeskuksen kirjasto 56 hm - VTT, tietopalvelu 87 hm - Kemira, Oulu 75 hm - Raisio yhtymä 67 hm Yleisistä kirjastoista eniten aineistoa lähettivät seuraavat kirjastot: - Tampereen kaupunginkirjasto 123 hm - Oulun kaupunginkirjasto 48hm - Lahden kaupunginkirjasto 46 hm. Varastointipalveluja ovat käyttäneet kaikki korkeakoulukirjastot, 95 % maakuntakirjastoista ja muista yleisistä kirjastoista noin 40 % (171 kpl) sekä 294 muuta kirjastoa. 5

6 Kustannukset Varastokirjastolle Suoria tilan vapauttamiseen liittyviä kuluja syntyy mm. rahdeista, aineistoa vastaanottavasta henkilöstöstä sekä vastaanottamiseen liittyvistä koneista, laitteista ja tarvikkeista. Suurimmat tilan vapauttamiseen liittyvät kulut olivat seuraavat: - kuljetukset euroa - henkilöstö euroa - tilat 7501 euroa. Suorat aineiston vastaanottamiseen liittyvät kulut olivat vuonna euroa. Vastaanotettua hyllymetriä kohden tämä on 20,89 euroa. Vastaanotettu aineisto varastoidaan kustannustehokkaasti. Aineistoa pystytään varastoimaan 15,86 hyllymetriä neliömetriä kohti, kun se kirjallisuuslähteiden mukaan normaaleissa kirjastojen tiivisvarastoissa on korkeintaan 13,81 (100% täyttö; Hagman, Kirjaston mitoitus). Sataprosenttisella täytöllä hyllyihin mahtuu monografioita 56 nidettä hyllymetrille, mikä on noin 20 % enemmän kuin eräiden tieteellisten kirjastojen varastojen kapasiteetti laskennallinen kustannussäästö kirjastoille Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa hm. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m2. Sen mukaan tilansäästö on minimissään neliömetriä. Vuositasolla tilansäästö kirjastoissa on avohyllymitoituksen mukaan laskettuna minimissään noin neliömetriä. 2.2 Aineiston käsittely ja säilyttäminen Varastokirjasto kuuluu yliopistojen kirjastojen Linnea-tietoverkkoon. Varastokirjaston Vaaritietokanta yhdistettiin Linda-yhteistietokantaan vuonna 1994, jolloin Varastokirjastossa alettiin luetteloida suoraan Linda-yhteistietokantaan. Nykyisessä Voyager-järjestelmässä luetteloidaan omaan tietokantaan, josta tietue siirtyy yhteistietokantaan. Kopiointiluetteloinnin osuus kasvoi. Tietueita kopioitiin eniten Lindasta (60,5%). Muita lähteitä olivat BookWhere (17,3%) ja yksittäiset Linnea-kirjastot (5,2%). Muiden Linnea-kirjastojen tietokantoja jouduttiin käyttämään, koska Linda ei ollut vuoden aikana ajan tasalla. Primääriluettelointia oli 17%, kun se vielä vuonna 2002 oli 30% tietueista. Yhteistietokantojen kattavuuden lisääntyminen, harjaantuminen BookWheren käytössä sekä aineiston nuorentuminen ovat vaikuttaneet primääriluetteloinnin vähentymiseen. Luetteloidusta aineistosta 17% oli julkaisuvuodeltaan kolme vuotta tai sitä nuorempia julkaisuja. Voyager on ollut luetteloinnissa keskeneräinen ja hitaampi käyttää kuin VTLS. Voyageria ei hyväksytty lukuisten puutteellisuuksien vuoksi ja loppulasku on toistaiseksi maksamatta. 6

7 määrä aineistotyypeittäin Vuoden aikana uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan kappaletta. Monografianiteitä oli vuoden lopussa ; nimekkeitä kpl. Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin nimekettä. Säilytysyksikköinä niitä oli kpl, ja vuoden lopussa niitä oli yhteensä säilytysyksikköä ( nimekettä). Väitöskirjoja on yhteensä hyllymetriä (noin nidettä) hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa on säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa on yhteensä noin 2,5 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Seuraavissa taulukoissa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto Monografiat Kausijulkaisut Väitöskirjat Musiikkiaineisto Yhteensä Vast.otettu Käsitelty Poistettu Valmista Käsittelemättä Vuonna 2003 aineistoa käsiteltiin seuraavasti: Monografiat Kausijulkaisut Väitöskirjat Musiikkiaineisto Yhteensä Jäännös Vast.otettu Käsitelty Poistettu Valmista Käsittelemättä Aineistoa on käsitelty enemmän kuin uutta aineistoa on tullut. Monografia-aineisto lisääntyi noin 400 hm. Kausijulkaisuja käsiteltiin huomattavasti enemmän kuin niitä saapui mikä mahdollisti vanhojen rästien käsittelyn. Poistojen määrä kasvoi pysyi ennallaan verrattuna edelliseen vuoteen. Niitä oli 39 % käsitellystä aineistosta sekä monografioiden että kausijulkaisujen osalta. Vaikka kirjastot nykyään usein lähettävät sellaista aineistoa, josta on tarkistettu, ettei sitä Varastokirjastossa ole, poistoja syntyy, kun käsitellään vanhoja tarkistamattomia lähetyksiä. 7

8 Aineistoa on käsitelty viiden viime vuoden aikana seuraavasti (hyllymetreissä): Vuosi Kirjat Sarjat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista Yhteensä Varastokirjastossa primääriluetteloitiin viime vuonna 17 % monografioista ja sarjajulkaisuista Linda-yhteistietokantaan. Varastokirjasto on edelleen merkittävä bibliografisen tiedon tuottaja, ja sillä on suuri vaikutus Suomeen hankitun aineiston saavutettavuuden ja saatavuuden parantamisessa. Pääosa käyttöön asetetusta aineistosta on vieraskielistä tieteellistä aineistoa. Suurimmat kieliryhmät tietokannassa olevasta aineistosta ovat vuoden 2003 lopussa seuraavat (suluissa vastaavat osuudet vuoden 1999 lopulta): saksa 24,9 % (26,6 %) englanti 25,7 % (23,7 %) suomi 19,7 % (19,2 %) ruotsi 13,5 % (13,6 %) venäjä 4,4 % (5,1 %) ranska 3,9 % (4,1 %) muut 7,9 % (7,7 %) Saksan osuus on laskussa ja englannin sekä suomen nousussa. Muiden kielten osuus on ollut vakaa. Venäjänkielistä aineistoa ei ole voitu luetteloida Voyager-järjestelmään Käsittelyyn kuluva aika Lähettävissä kirjastoissa tarkistettu aineisto pyrittiin käsittelemään välittömästi. Tarkistettua monografia-aineistoa tuli kuitenkin niin paljon, että kaikkea sitä ei ole ehditty käsitellä kuuden kuukauden kuluessa. Sen lisäksi tarkistamatonta aikaisemmin tullutta aineistoa on jäänyt jonkin verran odottamaan käsittelyä. Vanhimmat monografia-aineistot ovat tulleet noin kaksi vuotta sitten. Kausijulkaisuaineistoa on pystytty käsittelemään nopeammin ja yli kuusi kuukautta sitten tullutta aineistoa on vähän. 8

9 Yksikkökustannukset Suoria aineiston käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyviä kustannuksia oli euroa. Tähän kuuluu hyllyjen hankintaa eurolla. Suurimmat kustannuserät olivat seuraavat: - tilat euroa - henkilöstö euroa - hyllyt euroa - sähkö euroa - atkn käyttö euroa Yksikkökustannus (suorat aineiston käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset / käsitellyt hyllymetrit) vuodelta 2003 oli 223,31 euroa/hm. Täysiaikaiseksi muunnettuja henkilötyövuosia kohti aineistoa käsiteltiin 304 hm/htv, kun se vuonna 2002 oli 294 hm/htv (2001 oli 240 hm/htv) Kaukopalvelu Lainaus- ja jäljennepalvelu käynnistyi vuonna Lainaus- ja jäljennepalvelua annetaan maamme muille kirjastoille maksuttomana kaukopalveluna. Kaukopalvelupyyntöjä on voinut jättää atk-yhteyden kautta, telefaksilla, sähköpostitse, kirjeitse tai puhelimitse. Elektronisten aineistonvälityspalveluiden kehitystä seurattiin, ja Ariel-ohjelman sekä PDFformaatin käyttöä tuettiin. Elektronisessa aineistonvälityksessä PDF-formaatin käyttö yleistyi. Samoin paperikopioiden välittäminen loppui käytännöllisesti kokonaan. Varastokirjaston kaukopalvelu onkin merkittävästi edistänyt elektronisen aineistonvälityksen käyttöönottoa suomalaisessa kaukopalvelussa yhdeksi keskeiseksi työtavaksi. PDF-formaattia vastaanottavat niin yliopistokirjastot, tutkimuskirjastot kuin myös yleiset kirjastot. Kaukopalvelutoimintaa on kehitetty monella suunnalla. Lapin yleisten kirjastojen kanssa jatkettiin pienimuotoista kokeilua, jossa paikallisten kirjastojen asiakkaille annettiin mahdollisuus jättää tilaus suoraan Varastokirjastoon. Koeluontoisesti toimitettiin artikkeleita suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettaisiin paikallisessa kirjastossa. Kokeilussa olivat mukana Kuopion yliopiston kirjasto ja Teknillisen korkeakoulun kirjasto. Artikkelikopiota toimitettiin 358 kpl. Saatu palaute on positiivista ainakin palvelun nopeutumisen suhteen. Vuoden 2003 aikana käynnistettiin Kuopion yliopiston kirjaston, Oulun yliopiston kirjaston sekä Vaasan tiedekirjasto Tritonian kanssa yhteislainaus eli Universal Borrowing. UB on Voyagerohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyager-kirjaston asiakas voi tilata kirjan toisesta Voyager-kirjastosta käyttöönsä. UB ei vielä ole laajasti käytössä Suomessa, ja 9

10 Varastokirjasto pyrkiikin saamaan lisää kirjastoja UB:n käyttäjiksi. UB-tilauksia tuli Varastokirjastoon vuoden aikana yhteensä kaikkiaan 454 kpl. Vuoden aikana käynnistettiin kokeilu, jossa testattiin väitöskirjojen saatavuutta eri maiden varastokirjastoista. Kokeiluun osallistui Varastokirjaston lisäksi Center for Research Libraries (Chicago) ja Centre Technique du Livre (Pariisi). Raportti kokeilusta saataneen vuoden 2004 alkupuolella Määrät kirjastotyypeittäin ja toimitustavoittain Varastokirjaston antama kaukopalvelu on kasvanut seuraavasti: Lainaus Kopiot Digitaalinen Ei toimitettu Yhteensä Pyyntöjen määrä kasvoi 21 % vuodesta Kaukopalvelupyyntöjen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Uusintojen osuus oli 55 % lainapyynnöistä (vuonna %). Toimittamatta jääneiden tilausten osuus oli vuonna ,9 %, mikä on hyvin pieni verrattuna esim. yliopistokirjastojen vastaavaan määrään, joka oli vuonna ,4 %. Vähäinen määrä johtuu siitä, että suurin osa tilauksista tehdään suoraan tietokantaan, jolloin samalla varmistuu, että tilattu julkaisu on kirjastossa. Pääosa tilauksista, joita ei kyetty toimittamaan, tuli Varastokirjastoon pohjoismaisen kausijulkaisuluettelon NOSPin puutteellisten tietojen vuoksi. Kaukopalvelun tapahtumamäärien suhteuttamiseksi seuraavassa taulukossa verrataan eräiltä vuosilta kaukopalvelun kehittymistä yliopistokirjastoissa, Varastokirjastossa sekä kahdessa suuressa kaukopalvelukirjastossa. Luvut ilmaisevat saapuneiden tilausten määrän Yliopistokirjastot yht Varastokirjasto Terkko TKK Vuonna 2003 Varastokirjaston kaukopalvelu oli 63% yliopistokirjastojen volyymista. 10

11 Lainat jakautuvat eri kirjastotyypeille seuraavasti: Yleiset kirjastot 38,9 % 58,5 % 45,7 % 48,5% 52 % Yliopistojen kirjastot 39,9 % 23,5 % 32,3 % 25,8% 22 % Muut tieteelliset kirjastot 15,4 % 11,5 % 15,7 % 15,8% 15,5 % Ammattikorkeakoulut 4,0 % 5,5 % 4,0 % 7,4% 8,6 % Ulkomaiset kirjastot 0,3 % 0,5 % 0,6 % 0,6% 0,6 % Muut (esim. näkövammaiset) 1,3 % 0,5 % 1,7 % 1,8% 1,3 % Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Lainoista noin puolet menee yleisten kirjastojen kautta. Yliopistokirjastojen lainaosuus on vaihdellut 22 %:n ja 40 %:n välillä. Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet suhteellisen alhaiselle tasolle. Jäljennetoimitukset jakautuivat eri kirjastotyypeille seuraavasti: Yleiset kirjastot 8,2 % 12 % 7,4 % 9,9 % 10,9 % Yliopistojen kirjastot 35,5 % 36 % 31,9 % 30,7% 28,5 % Muut tieteelliset kirjastot 46,9 % 41 % 43,6 % 38,1 % 38 % Yrityskirjastot 8,6 % 11,0 % 10,8 % Ammattikorkeakoulut 5,5 % 6 % 4,8 % 6,3 % 6,6 % Muut (ulkomaat) 3,9 % 5 % 3,7 % 3,9 % 5,2 % Jäljenteiden osuus koko kaukopalvelusta on 29 %. Jäljenteiden keskipituus vuonna 2002 oli 6,5 liuskaa/toimitus. Ulkomaille toimitetuista vajaa puolet meni pohjoismaihin samoin kuin Baltian maihin. Aineiston digitaaliseen välitykseen käytettiin Ariel-ohjelmaa sekä Adobea. Digitaalisen aineistonvälityksen käyttö on kasvanut erityisesti yliopistojen ja muissa tieteellisissä kirjastoissa. Digitaalisia palveluja käyttivät kaikki yliopistokirjastot ja maakuntakirjastot. Ammattikorkeakoulukirjastoista 40-50% ja yleisistä kirjastoista 20-30% käytti palvelua. Lähes puolet Varastokirjaston kaukopalvelusta kohdistuu englanninkieliseen aineistoon. Erityisesti jäljenteet ovat lähes säännönmukaisesti englanninkielisiä. Lainauksesta pääosa on suomenkielistä. Suurin osa suomenkielistä aineistoa tilataan yleisiin kirjastoihin. Myös ammattikorkeakoulujen kirjastot tilaavat runsaasti suomenkielistä aineistoa. Niinpä vaikka kotimaisen aineiston saatavuus on ainakin periaatteessa maassamme hyvin järjestetty mm. vapaakappalekirjastoista, yleisten kirjastojen keskuskirjastosta ja suurista maakuntakirjastoista, on kuitenkin ilmeistä, että nopea toimitus ja yksinkertaiset tilausrutiinit olivat maksuttomuuden 11

12 ohella syinä siihen, että kirjastot hankkivat kotimaista aineistoa Varastokirjastosta. Ruotsinkielistä aineistoa oli 5 %. Yliopisto- ja yrityskirjastoille toimitettiin aineistoa saksan, japanin ja ranskan kielellä. Yliopistokirjastoille oli lisäksi venäjä tärkeä kieli. Saksankielisen aineiston kysyntä on vaatimatonta suhteessa sen osuuteen kokoelmista. Toimitetusta aineistosta noin puolet oli SMT-aineistoa (lääketieteellistä, luonnontieteellistä ja teknistä). Ammattikorkeakoulut ja yleiset kirjastot käyttävät runsaasti aivan uusinta aineistoa. Varastokirjastossa on 2000-luvulla julkaistua aineistoa oli nimekettä eli 2,3 % monografianimekkeistä, mutta kaukopalvelusta sitä oli 11 %. Tilaukset tulivat pääosin internet-yhteyteen rakennetun käyttöliittymän kautta. Postitse tilauksia tulee hyvin vähän Nopeus Kaukopalvelu on toiminut asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet on pääsääntöisesti toimitettu samana päivänä kuin tilaus on saapunut i. Asiakastyytyväisyys: asiakaskirjastojen määrä Kaukopalvelun asiakkaiksi ovat rekisteröityneet kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot ja niissä 111 toimipistettä. Kaikki maakuntakirjastot ja lähes kaikki muut yleiset kirjastot ovat asiakkaina. Yleisistä kirjastoista on rekisteröitynyt 499 toimipistettä. Ammattikorkeakouluista asiakasrekisterissä on 180 toimipistettä. Muita kaukopalvelua käyttäneitä tieteellisiä kirjastoja oli 246 ja yrityskirjastoja on 135 kpl. Pohjoismaisia asiakkaita on 180 kpl. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 65 kpl. Yhteensä asiakasrekisterissä on vuoden 2003 lopussa 1568 kirjastoa. Näkövammaisia oli 111 asiakasta ii. Asiakastyytyväisyys: Varastokirjastosta tulevien toimitusten osuus kirjaston koko kaukopalvelusta Varastokirjaston kaukopalvelun osuus kirjastojen kaukopalvelusta vaihtelee suuresti. Monille kirjastoille Varastokirjasto on tärkeimpiä toimittajia. Esimerkiksi Kuopion kaupunginkirjastossa 24,2 % kaukopalvelusta tulee Varastokirjastosta. Muita yleisiä kirjastoja: Kirkkonummen kirjasto 28 %, Vammalan kaupunginkirjasto 30 % ja Haapajärven kunnankirjasto 20%, Iisalmen kaupunginkirjasto 28%. Vastaavia osuuksia koko kaukopalvelusta seuraavassa: Oulun yliopiston kirjasto 12,8 %, Kuopion yliopiston kirjasto 19,5%, Tampereen yliopistollisen sairaalan kirjasto 28 %, Metsäntutkimuslaitoksen kirjasto 17, Hämeen AMK/Hämeenlinna 23,2%, Kansanterveyslaitoksen kirjasto 21 %, Suomen ympäristökeskuksen kirjasto 10%, Stakes 21 % ja Nokia Networks 17 %. 12

13 Yksikkökustannukset Suorat kaukopalveluun liittyvät kustannukset olivat euroa vuonna Suurimmat menoerät olivat seuraavat - henkilöstö euroa - posti euroa - tietoliikenne, atk:n käyttö euroa - tilat euroa - atk-laitteet euroa. Yksikkökustannus (suorat kaukopalveluun liittyvät kustannukset suhteessa tilausten määrään) 2,91 euroa. (2,79 euroa vuonna 2002 ja 3,01 euroa vuonna 2001). Henkilöstökustannukset ovat suurin menoerä, ja suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus oli 2,07 euroa (1,69 euroa vuonna 2002 ja 1,73 euroa vuonna 2001) Yhteistyö, kehittäminen Varastokirjaston edustajat ovat osallistuneet alansa kansalliseen ja kansainväliseen yhteistyöhön. Kokoelmayhteistyötä on kehitetty järjestämällä kokoelmapoliittinen syysseminaari. Kansainvälisellä tasolla on osallistuttu IFLA kokoelmien kehittämissektion työhön. Kaukopalveluyhteistyötä on tehty kansainvälisen kirjastojärjestöjen liiton IFLA:n puitteissa sekä pohjoismaisella tasolla. Kotimaiseen yhteistoimintaan on osallistuttu Voyagerin Universal Borrowing-moduulin testauksessa sekä Voyager-työryhmässä. Lisäksi on osallistuttu tieteellisen kirjastoseuran kaukopalvelutoimintaan ja koulutustilaisuuksien järjestämiseen. Kirjastonhoitaja on osallistunut Voyagerin luettelointityöryhmään.. 3. Muu toiminta 3.1. Henkilöstön kehittäminen Henkilöstölle järjestettiin koulutusta sekä kirjaston sisällä että ulkoisena koulutuksena. Luettelointikoulutusta toteutettiin lähinnä kirjastonhoitajan vetämissä luettelointikokouksissa. Kaukopalvelutoimintaan liittyvää koulutusta koordinoi palvelupäällikkö. Henkilökunta osallistui ulkoiseen koulutukseen, kokouksiin tai tapahtumiin seuraavasti: Henkilöstöhallinto: - Palkanlaskennan perusteita, Haus, Helsinki, Terhi Rautiainen 13

14 - Ajankohtaista henkilöstöasiainhoitajille, Haus, Helsinki, Arja Kankkunen - Valtion henkilöstö- ja taloushallinnon messutapahtuma, 21.5., Helsinki, Terhi Rautiainen - Kehityskeskustelu ja suorituksen arviointi -koulutus, Haus, Helsinki, Liisa Björkqvist Voyageriin liittyvät kokoukset ja koulutus: - Indeksointikoulutus, 9.1. Helsinki, Liisa Björkqvist - Voyager-luettelointityöryhmän kokous, Helsinki, Liisa Björkqvist 10.1., 13.2., 3.4. ja Voyager-projektipäälliköiden kokous, Helsinki, Mirja Vepsäläinen - Suomen Voyager-kirjastojen kokous, Jyväskylä, Liisa Björkqvist, Markku Räisänen ja 3.6. Pentti Vattulainen - Voyager E-Enduser 2003 konferenssi, 4.9. Helsinki, Mirja Vepsäläinen - Voyager-luettelointityöryhmän kokous, Tampere, Liisa Björkqvist - Voyager-projektipäälliköiden kokous, Helsinki, Mirja Vepsäläinen Kaukopalvelu: - NVBF:n kaukopalveluworkshop, Oslo, Pentti Vattulainen - Kaukopalvelupäivät, Vaasa, Pasi Juttula ja Markku Räisänen - Kaukopalvelu muutoksien edessä: miten vastata uusiin haasteisiin -esitys Eduskunnan kirjastossa 31.3., Markku Räisänen - Varastokirjaston kaukopalvelun esittely-tilaisuudet, Hämeenlinnan kaupunginkirjastossa , Lappeenrannan kaupunginkirjastossa ja Kuopion yliopiston kirjastossa 9.12., Markku Räisänen Muut: - Kirjastonjohtajien kokous, 9.1., Helsinki, Pentti Vattulainen - Kirjasto.fi -portaalin kaukopalveluosion suunnittelu ja ylläpito, Helsinki, Pasi Juttula ja Pentti Vattulainen sekä toimituksen kokous 28.5., Helsinki, Pasi Juttula - Tiedotustilaisuus tilastovastaaville vuoden 2002 yhteistilastosta ja tilastotiedot Voyagerista, 14.2., Helsinki, Mirja Vepsäläinen - Kirjastoverkko - kansalliskirjaston toimialan laajentaminen, Helsinki, Pentti Vattulainen - Kirjastonjohtajien kokous ja Linnea-konsortion yleiskokous, Helsinki, Pentti Vattulainen - Tulosneuvottelut, opm, Pentti Vattulainen - FinELib-päivä, Helsinki, Pentti Vattulainen - Kirjastonjohtajien kokous, Helsinki, Pentti Vattulainen - Neuvottelu digitointihankkeesta opm, Pentti Vattulainen - Kirjastopäivät Vaasassa, jossa Kontentin, avoimen koodin ohjelmien (MysQL ja PHP) ja Varastokirjaston esittelyä, Pasi Juttula ja Tommi Salakka ja samat esittelyt Suomen liikemiesten kauppaopistossa Helsingissä, Tommi Salakka - Center for Research Libraries'n konferenssi , Chicago, Pentti Vattulainen - IFLAn konferenssi Berliinissä ja sen esikonferenssi Münchenissä , 14

15 Pentti Vattulainen - Kokoukset : Kansallinen digitointiohjelma, Kansalliskirjasto ja kansainvälisen vaihtotoiminnan käsikirja, Vaihtokeskus, Helsinki, Pentti Vattulainen - Neuvottelu Varastokirjaston osallistumisesta kansalliseen digitointihankkeeseen, 2.9. opm, Pentti Vattulainen - Kirjastonjohtajien päivät, Turku, Pentti Vattulainen - Kirjamessut, Turku, Pasi Juttula, Risto Juvonen, Kari Paakkinen, Markku Räisänen, Riku Sopanen ja Pentti Vattulainen - Kansainvälisen vaihtokäsikirjan suunnittelukokous, Tieteellisen kirjallisuuden vaihtokeskus, Pentti Vattulainen - Interlending ja Document Supply -konferenssi , Canberrassa ja tutustuminen Australian varastokirjastoon Melbournessa, Pentti Vattulainen - Karjalan kansalliskirjaston 170-vuotis konferenssi, Petroskoi, Dora Pitkäaho - Varastokirjaston tulosneuvottelujen seurantakokous, opm, PenttiVattulainen ja Mirja Vepsäläinen - Yliopistokirjastojen neuvoston tietokarttahankkeen ohjausryhmän kokous, Tampere ja Helsinki, Pentti Vattulainen - Yhteistilaston koulutuspäivä, Helsinki, Mirja Vepsäläinen - Digitointihankkeen suunnittelukokous, Helsinki, Pentti Vattulainen Asiantuntijatehtävät: Liisa Björkqvist - Suomen Voyager luettelointityöryhmä, jäsen Markku Räisänen - Suomen Voyager kaukopalveluryhmä, jäsen - Suomen tieteellisen kirjastoseuran kaukopalvelutyöryhmä, jäsen Pentti Vattulainen - IFLA:n Standing Committee on Acquisitions and Collection Development, puheenjohtaja Mirja Vepsäläinen - Suomen Voyager-projektipäällikköryhmä, jäsen - Suomen Voyager-systeemiryhmä, jäsen 3.2. Tiedottaminen Varastokirjaston tiedote ilmestyi kaksi kertaa. Sen jakelu kattaa korkeakoulukirjastot, suurimmat muut tieteelliset kirjastot ja lähes kaikki kunnankirjastot. Tiedotteen levikki on noin 800. Entistä tärkeämmäksi tiedotusmuodoksi on tullut WWW-yhteys. Kirjaston sivuilla on tietoja kirjaston palvelutoiminnasta, henkilökunnasta ja ajankohtaisista asioista. Sivuille on koottu lisäksi mm. kirjaston hallintoa koskevia tietoja kuten toiminta- ja taloussuunnitelmat, toimintakertomukset ja johtokunnan kokousten pöytäkirjat. 15

16 3.3. Aineistonvälitys Vuoden aikana ylläpidettiin edelleen kaksoiskappalekokoelmaa, josta kirjastot halutessaan saivat täydennystä kokoelmiinsa. Aineistoapua ohjattiin vuoden aikana Karjalan tasavaltaan sekä Viroon, jossa paikallinen varastokirjasto jakaa aineistoa sitä tarvitseville kirjastoille. Opetusministeriön Sukukansojen tukiohjelma rahoitti Karjalan Tasavallan kansalliskirjaston kanssa harjoitettavaa digitaalista aineistonvälitystä. Karjalaan lähetettiin Arielilla 163 artikkelikopiota Digitointihanke Varastokirjasto jatkoi aikakauslehtien sisällysluetteloiden digitointihanketta (Kontentti). Uusia julkaisuja lisättiin tietokantaan. Hankkeen tavoitteena oli suomalaisten aikakauslehtiartikkelien löydettävyyden ja saatavuuden parantaminen digitoimalla julkaisujen sisällysluetteloita ja siirtämällä ne yleiseen käyttöön verkon kautta. Hanke avattiin yleiseen käyttöön marraskuussa Sen kautta on tullut runsaasti kaukopalvelutilauksia. 4. Talous Varastokirjasto sai valtion talousarviossa momentilla (toimintamenot) euroa vuoden 2003 toimintaa varten. Lisäbudjetissa rahaa tuli euroa Vuodelta 2002 siirtyneitä määrärahoja momentilla oli ,82 euroa. Kulut Varastokirjaston kulut momentilla olivat vuonna ,63 e ja momentilla ,82 euroa. Yhteensä kuluja oli ,26 e. Palautuksia oli yhteensä ,26 e, joista 6955,13 e oli vuoden 2002 eläke- ja työterveyshuollon kustannusten palautuksia. Nettomenot olivat siis ,00 e. Määrärahoja siirtyy vuodelle ,82 e. Siirtomäärärahojen määrään vaikuttaa Voyager-hankkeen loppulaskun ( e) viivästyminen ja osan hyllyhankinnoista siirtyminen vuodelle 2004 ( e). 16

17 Varastokirjaston nettomenot muodostuivat vuonna 2003 toimintamenomomentilla LKP-tileittäin seuraavasti verrattuna vuosiin 2001 ja 2002: Käyttöomaisuus ja muut Pitkävaikutteiset sijoitukset Ostot Henkilöstökulut Vuokrat Palvelujen ostot Muut kulut Yhteensä v palautuksia Ulkopuolinen rahoitus - Työministeriö: työllistetyt: ,30 e - Työministeriö ESR-projekti: työllistetty: ,83 e - Suomen kirjastosäätiön v apurahan loppuosa 339,16 e käytetty asiakaslähtöisen kaukopalveluselvityksen raportin painatus- ja postituskuluihin - Sukukansaohjelman avustus 477,50 e aineiston kuljetukseen Karjalan tasavallan Kansalliseen kirjastoon - Valtiokonttorin v myöntämä 3 978,17 e:n kuntoutusraha ryhmäkuntoutukseen käytetty v aikana 17