VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2010

Transkriptio

1

2

3 VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2010 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan Vaikuttavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Asiakaspalaute Toiminnallinen tehokkuus Toiminnan taloudellisuus Toiminnan tuottavuus Tuotokset ja laadunhallinta Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tilinpäätösanalyysi Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma

4 1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2010 oli kolmivuotisen tuloskauden ensimmäinen vuosi. Tuloskaudella toiminnan kehittämisen painopisteenä oli entiseen tapaan kirjastojen tukeminen tilaongelmissa ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämä aineisto sekä aineiston käyttöön asettaminen. Kuluva vuosi oli edelleen toiminnallisesti ongelmallinen: vain osa tavoitteista saavutettiin. Erityisesti luetteloinnissa oli ongelmia uuden tietokantaratkaisun takia. Aineiston käsittelyssä kuitenkin pystyttiin nostamaan tuottavuutta ja taloudellisuutta, mutta asetettuihin tavoitteisiin ei päästy. Kaukopalvelussa oli normaali vuosi ja se toimi suunnitelmien mukaisesti. Toimintaympäristö Varastokirjasto palvelee koko kirjastoverkkoa, joten Varastokirjastossa on reagoitava siihen mitä muutoksia eri kirjastosektoreilla tapahtuu ja millaisia vaikutuksia näillä muutoksilla on Varastokirjaston toiminnalle. Tärkein muutos toimintaympäristössä on korkeakoulukirjastojen rakenteellinen kehittämien. Sen ympärille muodostetussa hankkeessa selvitettiin mm. kirjastojen yhdistymisen ja toimintayksiköiden vähenemisen vaikutuksia Varastokirjastoon. Perusolettamus on, että kirjastoilla on jatkossakin kokoelmatila- tai varastotilaongelmia, joiden ratkaiseminen onnistuu varastokirjastokonseptin avulla. Kirjastot tarvitsevat jatkossakin Varastokirjaston kaukopalvelua. Rakenteellisen kehittämisen hankkeen lopppuraportissa pohdittiin Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston yhteistyön kehittämistä ja alustavien kaavailujen mukaan organisaatioiden yhdistyminen saattaa toteutua seuraavalla toimintasuunnitelmakaudella Ammattikorkeakoulusektorilla on toteutettu opetus- ja kulttuuriministeriön rakenteellisen kehittämisen ohjelmaa. Organisaatioiden välisiä kumppanuuksia on vahvistettu ja organisaatioita on yhdistetty. Yhdistymisten myötä on luonnollisesti tapahtunut myös kirjastoyhdistymisiä. Vuonna 2010 ammattikorkeakoulujen Varastokirjastoon lähetetyn aineiston määrä sekä yhteislainaus ovat olleet kasvusuunnassa. Opetus- ja kulttuuriministeriön alaisia ammattikorkeakouluja on tällä hetkellä 25. Ministeriön tavoitteena on, että vuonna 2020 Suomessa on enintään 18 ammattikorkeakoulua. Tämän johdosta Varastokirjaston on tulevaisuudessa syytä varautua ammattikorkeakoulujen aineistolähetysten kasvuun. Varastokirjasto on tärkeä resurssi ja palveluntuottaja ammattikorkeakoulukirjastoille. Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston palvelukyselyssä vuonna 2010 ammattikorkeakoulut arvioivat Varastokirjaston palvelun tärkeyden arvosanalla 3,47 asteikolla 1-4. Varsinkin tieteellisten kirjastojen siirtyminen entistä enemmän elektronisten aineistojen käyttäjiksi alkaa näkyä jatkuvien julkaisujen siirtotarpeen vähenemisenä. Vuonna 2010 ainoastaan erikoiskirjastot lähettivät jatkuvia julkaisuja tavallista enemmän. Siirroista suuri osa oli monografioita, mikä lisäsi käsittelyrästien määrää. Yleisten kirjastojen osuus Varastokirjaston lainauksesta on edelleen merkittävä. Varastokirjaston kokoelmat näyttävät muodostavan kirjastoille pitkän hännän. Toiminnasta Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, noin 0,3 hyllykilometriä ennakoitua enemmän. 1

5 Vaikka toimintaympäristö on muuttunut verkostoitumisen suuntaan siten, että kirjastojen tekemää luettelointityötä voidaan paremmin hyödyntää, määrällisesti aineistoa käsiteltiin ja saatiin hyllyyn hiukan vähemmän kuin oli tavoitteena. Syynä tähän on vuoden 2008 lopulla käyttöön otettu uusi yhteisluettelointiohjelma, joka on osoittautunut kömpelöksi. Monografiatietueiden määrä kasvoi jonkin verran, mutta se on edelleen huomattavasti vähemmän kuin aikaisemmin. Sen sijaan jatkuvien julkaisujen käsittelyyn sillä ei ollut merkitystä. Em. syistä sekä runsaiden aineistosiirtojen johdosta monografia-aineiston kohdalla käsittelyssä ei päästy tavoiteaikaan. Aineiston käsittelyn taloudellisuus (kustannukset / käsitelty hyllymetri) parani hieman ja luetteloitujen tietueiden määrä kasvoi samoin. Tilan vapauttamisen ja aineiston vastaanoton yksikkökustannukset (kustannukset / vastaanotettu aineisto hyllymetreinä) nousivat. Kaukopalvelun taloudellisuus (kustannukset / tilaus) heikkeni jonkin verran. Aineiston käsittelyssä toiminnan tuottavuus (käsitelty aineisto hyllymetreinä / kustannukset) parani jonkin verran. Kaukopalvelun tuottavuus nousi, ja on korkea verrattuna esimerkiksi samantyyppiseen laitokseen Norjassa. Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet pääsääntöisesti toimitettiin samana päivänä kuin tilaus saapui. Tilausten kokonaismäärä jatkoi nousuaan lisääntyvien lainapyyntöjen ansiosta. Artikkelikopioiden määrä puolestaan väheni, mikä johtunee elektronisten aineistojen käytön lisääntymisestä ja siitä, että jatkuvien julkaisujen vanhoja vuosikertoja on nykyään saatavilla yhä enemmän elektronisina. Varastokirjasto koordinoi tieteellisten kirjastojen kokoelmakarttahanketta. Hankkeessa selvitetään kirjastojen kokoelmien rakennetta ja laatua sekä kansallista merkittävyyttä. Tämä auttaa suunnittelemaan Varastokirjaston toimintaa pitkällä tähtäimellä. Henkilöstö Vuoden aikana jatkettiin tiettyjen virkojen ja työtehtävien uudelleen järjestelyä. Tavoitteena on vastata tuottavuusohjelman vaatimuksiin ja varautua toimintaympäristön muutosten vaikutuksiin mm. mahdollistamalla joustavamman henkilöstön käytön eri työtehtävissä. Tuottavuusohjelman seurauksena on kuitenkin muodostunut ongelmia, eikä henkilöstöä ole voitu käyttää optimaalisesti. Tuottavuusohjelman puitteissa tilapäisen henkilöstön määrää vähennettiin. Henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaaksi liittyminen on vähentänyt toimistotehtäviä. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin seuranta- ja kehittämisryhmässä. Kuluneena vuonna henkilöstön työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen satsattiin edellisvuosia enemmän. Liikunta- ja kulttuuriseteleiden avulla mahdollistettiin osallistuminen itse kullekin sopivaan liikunta- tai kulttuuriharrastukseen. Sairauspoissaolojen määrä nousi 17,4 päivään/htv (vuonna ,6 päivää/htv). Merkittävin syy tähän on muutaman yksittäisen virkamiehen pitkät sairauslomat. Myös sairaudenhoidon kustannukset kasvoivat merkittävästi. Edellä mainitut toimet sekä niiden avulla kohentuneet tulokset näyttävät korreloivan myös työtyytyväisyyden kanssa. VMBaron työtyytyväisyysindeksi kohosi hieman edellisestä vuodesta ollen nyt 3,64 selvästi yli valtakunnallisen keskiarvon. 2

6 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kirjastojen tilatarvetta ottamalla vastaan aineistoa kirjastoista näiden siirtotarpeiden mukainen määrä. Samalla varmistetaan se, että maahan hankittu tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2010 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa hyllymetriä. Tämä merkitsee noin m 2 :n tilasäästöjä. Yliopistokirjastoissa on vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta pystytty vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on saatu käyttöä varten hyllyihin noin hyllymetriä. Monografioita on noin 1,39 miljoonaa nidettä, kausijulkaisuja reilut nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin tilaukseen vuodessa, mikä on enemmän kuin yliopistokirjastoista tilattu kaukopalvelu yhteensä. Asiakkaita oli vuoden lopussa 1 879, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjaston keskeisenä tavoitteena on tilana vapauttaminen muissa kirjastoissa. Kirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Tulossopimuskaudella vastaanotettava aineisto käsitellään nopeasti ja tehokkaasti yleensä alle kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Varastokirjasto vastaa kirjastoista toimitettavan aineiston ohjeistuksesta ja ohjeistuksen noudattamisesta Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon hyllymetriä, mikä on enemmän kuin ennakoitiin (4 000). Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty yhteensä noin hyllymetriä aineistoa. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Tämän pitäminen kirjastoissa vaatisi noin neliömetriä avokokoelmatiloja. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa hyllymetriä. Täten tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat poistaa paikallisesti Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2009 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 170,56 /m 2 /v. Varastokirjaston tilakulut olivat 69,31 /m 2 /v. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2009 kustannustasolla vähintään euroa vuodessa. 3

7 Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot Muut tiet. kirjastot Yleiset kirjastot Muut Yhteensä Vuonna 2010 siirtoja oli vähemmän kuin edellisenä vuonna, myös pitkäaikaista keskiarvoa vähemmän (ka 5,2 hkm). Korkeakoulujen ja niiden kirjastojen yhdistymisen vaikutus näkyi mm. Itä-Suomen yliopiston ja Aalto-yliopiston kirjastojen suurehkoina siirtomäärinä. Myös Eduskunnan kirjaston lähestyvän remontin vaikutus näkyi. Vuonna 2010 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Jatkuvat Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot , ,6 AMK-kirjastot ,2 Erikoiskirjastot , ,5 Yleiset kirjastot , ,9 Vaihdot 1,1 1,1 0 Yksityiset ,7 Yhteensä ,5 3, ,0 Monografioita siirrettiin enemmän kuin edellisvuonna, lähes vuotuisen keskiarvon mukainen määrä (ka ). Sen sijaan jatkuvia julkaisuja saapui noin hyllykilometri vähemmän kuin edellisenä vuonna, jolloin päästiin keskiarvoon. Suurimmat siirrot: - Oulun yliopiston kirjasto 316 hm (66 % m, 34 % j) - Eduskunnan kirjasto 258 hm (22 % m, 78 % j) - Kansalliskirjasto 249 hm (73 % m, 27 % j) - Itä-Suomen yliopiston kirjasto 247 hm (20 %m, 80 % j) - Jyväskylän yliopiston kirjasto 206 hm (66 % m, 34 % j) - Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto 197 hm (19 m, 81 j) - Aalto-yliopiston Otaniemen kampuskirjasto 160 hm (21 % m, 79 % j) - Helsingin kaupunginkirjasto 130 hm (98 % m, 2 % j). Vuonna 2010 Varastokirjastoon toimitti aineistoa 185 (v ) kirjastoa tai tietopalvelua. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 21, ammattikorkeakouluissa toimivia 22, erikoiskirjastoja 75 ja yleisiä kirjastoja 62. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli viisi. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 27 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista lähes puolet sekä yli 300 muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 59,7 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on noin 20 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. 4

8 Tilan vapauttaminen 2011 tavoite siirrettyä aineistoa (hm) vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen (m 2 ) Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2009 yliopistokirjastoissa tieteellisten kirjastojen yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot Yliopistokirjastot yhteensä Vapaakappalekirjastot Muut yliopistokirjastot Kirjastotilat ovat kasvaneet noin 23 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin 5 %. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet (69 %) ja suljetut varastotilat noin 16 %. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä Aineiston käsittely Aineistoa saatiin käsiteltyä hyllymetriä, mikä oli noin 200 hm enemmän kuin edellisenä vuonna. Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Tavoite 2011 Käsitelty (hm) Valmista (hm) Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografiat julkaisut Jatkuvat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista Yhteensä koko toiminnan aikana % käsittelystä Monografioita käsiteltiin hieman viimevuotista enemmän, mutta selvästi vähemmän kuin edellisinä vuosina. Uuteen yhteisluetteloon luettelointi on hidasta. Toisekseen aineiston tarkastamisohjeistukseen on kiinnitetty enemmän huomiota, ja hyvin tarkistettu aineisto on hyllymetreinä mitaten hitaampaa käsitellä. Jatkuvia julkaisuja käsiteltiin tavoitteen mukaisesti. Loppuvuodesta yksi neljästä jatkuvien julkaisujen käsittelijöistä siirtyi luetteloimaan monografioita. 5

9 Yhteensä käsiteltyä aineistoa oli selvästi vähemmän kuin keskiarvo koko toiminnan ajalta (4 097 / ka hm). Kuitenkin henkilötyövuotta kohden käsittely lisääntyi. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto : Hm Monografiat Jatkuvat Väitös- Musiikki- Yhteensä julkaisut kirjat aineisto Vast.otettu Valmista Ei otettu kokoelmiin Odottaa käsittelyä Vuoden 2010 aikana saapuneen monografia-aineiston käsittelyaika ylitti selvästi tavoitteen alle kuusi kuukautta. Jatkuvien julkaisujen osalta tavoitteeseen päästiin. Käsittelemätöntä musiikkiaineistoa on varastossa yhteensä noin sy (133 hm), mikä vastaa noin kolmen henkilötyövuoden panosta. Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm Monografiat Jatkuvat julkaisut Muut Yhteensä Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: kpl Monografiat n Jatkuvat julkaisut n Tietueita n Tietueet yht Luettelointitietueiden määrät vuodelta 2009 ovat arvioituja, koska luotettavien luettelointitilastojen saaminen oli mahdotonta uuden luettelointijärjestelmän (Aleph) alkuaikoina. Vuoden 2010 aikana uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan , mikä oli melkein sama määrä kuin edellisenä vuonna. Monografianiteitä oli vuoden lopussa , nimekkeitä Uusia jatkuvia julkaisuja luetteloitiin noin 6 % vähemmän kuin edellisenä vuotena nimekettä. Jatkuvia julkaisuja oli vuoden lopussa yhteensä noin nimekettä. Väitöskirjoja oli yhteensä hyllymetriä (noin nidettä) hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,25 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. VAARIin tallennetuista uusista luettelointitietueista 12 % oli primääriluetteloituja ja 88 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloinnin määrä laski edellisen vuoden määrästä kahdella prosenttiyksiköllä. Jatkossa alkuperäisluetteloinnin osuus vähenee edelleenkin, sillä luovutetusta 6

10 aineistosta yhä suurempi määrä on valmiita tietueita poimittaviksi yhteisluettelo LINDAsta. Varastokirjaston luetteloinnilla on kuitenkin edelleen merkittävä osa bibliografisen tiedon tuottamisessa LINDA-yhteistietokantaan. Luetteloiduista tietueista 38 %, tietuetta, oli uusia tietueita LINDAan. Vuonna 2010 luetteloijien määrä väheni 1,5 henkilötyövuotta. Luettelointihenkilökunta on omaksunut hyvin MARC 21-formaatin sekä kahden kirjastojärjestelmän välisen työskentelytavan. Kahden erilaisen kirjastojärjestelmän käyttö luetteloinnissa on kuitenkin kiistatta hitaampaa kuin yhden järjestelmän systeemi, joten aiempien vuosien luettelointimääriin ei nykyisellä systeemillä ja henkilökuntamäärällä päästä. Vuoden 2010 luettelointimääriin päästiin työskentelyolosuhteita parantamalla. Jokaiselle luetteloijalle hankittiin uudet isokokoiset näytöt, tai kaksi näyttöä. Näin luetteloija sai selkeästi näkyviin molemmat tietokannat yhtäaikaisesti, ja työskentely tuli jonkin verran joustavammaksi Kaukopalvelu Tavoitteena oli: Kaukopalvelu pidetään ajantasaisena, tilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Palvelut ovat jatkossakin maksuttomia. Varastokirjaston kaukopalvelu on antolainausta, se ei itse tilaa mitään. Puhuttaessa Varastokirjaston kaukopalvelusta tarkoitetaan vain antolainausta. Varastokirjaston kaukopalvelu on kehittynyt seuraavasti: Lainaus Pdf-kopiot Ei toimitettu Yhteensä Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet toimitettiin pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä lisääntyi hiukan edellisvuodesta ja asettui ennakoidulle tasolle. Lainapyyntöjen määrä kasvoi, mutta kopiopyyntöjen väheni neljättä vuotta peräkkäin. Syynä voi olla normaali vuotuinen vaihtelu tai todennäköisemmin elektronisten aineistojen lisääntyminen. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Lainoista 53 % meni yleisten kirjastojen kautta ( %). Yliopistokirjastojen lainaosuus on 19 % ( %). Erikois- ja yrityskirjastojen lainaosuus oli 18 % ( %). Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet suhteellisen alhaiselle tasolle (7 %). 7

11 Jäljenteiden osuus uusista pyynnöistä oli 37,7 % ( %). Jäljenteistä 81 % meni tieteellisiin kirjastoihin ( %). Ulkomaille toimitetuista pääosa meni pohjoismaihin ja Baltiaan. Vuonna 2010 kaikki jäljenteet lähetettiin digitaalisesti. Jäljenteiden keskipituus oli yhdeksän liuskaa/toimitus. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Uusia kirjastoja tai tietopalveluyksiköitä saatiin 22. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2010 lopussa kirjastoa/tietopalvelua. Kaukopalvelun kehittäminen Varastokirjaston kaukopalvelutoiminnan tärkein vaikutus liittyy aineistojen yhteiskäytön edistämiseen. Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Linnea2-konsortio on tehnyt päätöksen hankkia Relais ILL kaukopalveluohjelmiston. Varastokirjasto pilotoi yhdessä kolmen yliopistokirjaston (Aalto-, Oulun ja Lapin yliopisto) kanssa sen käyttöönottoa. Ohjelmiston pilotointi alkoi alkuvuodesta ja se jatkuu vuoden 2011 kevääseen, jolloin konsortion jäsenet tekevät lopullisen päätöksensä hankinnasta. Projektin kokonais- ja tekninen vastuu on Kansalliskirjastolla, Varastokirjasto koordinoi toiminnallista testausta. Oletuksena on, että uuden asiakastoimisuutta edistävän kaukopalveluohjelman myötä kaukopalvelun hyödyntäminen yliopistoissa virkistyy. Kirjastonjohtaja koordinoi asiantuntijaryhmää, jonka tarkoituksena on valmistella Relaisin hankintapäätöstä. Artikkeleita toimitettiin kokeiluna suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettiin paikallisessa kirjastossa. Kokeilussa olivat mukana Kuopion yliopiston kirjasto, Oulun yliopiston kirjasto, Aalto-yliopiston Otaniemen kampuskirjasto, Kansanterveyslaitos sekä Metsäntutkimuslaitos. Artikkelikopioita toimitettiin kokeilussa kpl (v ). Lisäksi kolme yliopistokirjastoa salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaaritietokantaan. Näitä tilauksia toimitettiin (v ). Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen oltiin erittäin tyytyväisiä. Voyager Universal Borrowing ohjelmiston käyttöä tuettiin. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyager-kirjaston henkilöasiakas voi tilata kirjan Varastokirjastosta oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon. 8

12 UB-käyttäjiä oli vuoden 2010 lopussa yhteensä 17 kirjastoa: kymmenen yliopisto-, kuusi ammattikorkeakoulukirjastoa sekä yksi erikoiskirjasto. UB-lainoja oli vuoden aikana kaikkiaan (v ). Suuri osa UB-lainoista meni yliopistokirjastoihin, Oulun yliopistoon ylivoimaisesti eniten (43 % koko UB-lainauksesta). Ammattikorkeakoulukirjastojen osuus oli hienoisessa kasvussa ( %, %). Varastokirjaston edustaja oli mukana Linnea2-konsortion lainaus- ja kaukopalvelutyöryhmässä, jonka tehtävänä on mm. kehittää kaukopalvelua ja edistää kirjastoaineiston yhteiskäyttöä tieteellisissä kirjastoissa. Varastokirjasto järjesti kymmenennet pohjoismaiset kaukopalvelupäivät Hanasaaressa Espoossa. Konferenssissa pohdittiin kokoelmien hallintaa, niiden saavutettavuutta ja yhteiskäyttöä kansainvälisten ja pohjoismaisten asiantuntijoiden voimin. Osallistujia oli Asiakaspalaute Varastokirjasto järjesti yhdessä Kansalliskirjaston kanssa palvelukyselyn asiakaskirjastoilleen kevään aikana. Kysely toteutetaan kahden vuoden välein, tämä kysely oli Varastokirjaston osalta ensimmäinen. Saadun palautteen mukaan asiakkaat pitävät Varastokirjastoa tarpeellisena, laadukkaana, luotettavana ja yhteistyökykyisenä kumppanina, jolla on ammattitaitoinen henkilöstö. Varastokirjaston kolme lakisääteistä päätehtävää/-palvelua ovat aineiston vastaanotto, säilyttäminen ja asettaminen käyttöön. Asteikolla 1 4 aineiston vastaanotto (mm. kuljetusten järjestäminen ja ohjeistus) sai arvosanaksi kiitettävä, 3,66. Vastaanotetun aineiston säilyttäminen (esim. VAARItietokanta ja käsittelyn nopeus) arvioitiin sekin kiitettäväksi, 3,53. Eniten kiitosta sai kaukopalvelu, jonka avulla aineisto on tarvitsijoiden käytettävissä. Palvelu sai pisteet 3,82, osa-alueista nopeus peräti 3,86. Koko Varastokirjaston toiminta, edellisten lisäksi luotettavuus, tiedotus, koulutus, opastus, yhteistyö kirjastoverkoston kanssa ja henkilöstön osaaminen arvioitiin numeroin 3,50 kiitettäväksi. Palautteen mukaan eniten parannettavaa on aineiston käsittelyn nopeudessa sekä kirjastokentän vaikuttamismahdollisuuksissa Varastokirjaston toimintaan (2,95). Asiakaspalautetta on kerätty myös web-lomakkeella aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Kaikki palaute on analysoitu säännöllisesti. 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2010 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö euroa - tilat euroa - palvelujen osto euroa - aineet, tavarat euroa. 9

13 Käsitelty Kustannukset * Euroa / hm * sisältää rästiprojektin Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat 297 euroa/hyllymetri. Taloudellisuus parani edellisvuoteen verrattuna. Edelliseen sisältyvät, mutta tässä vielä erikseen, tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset olivat euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö euroa - palvelujen osto (mm. rahti) euroa - tilat euroa. Vastaanotettu Kustannukset Euroa / hm 8,2 8,5 9,0 Aineiston vastaanottoon ja tilan vapauttamiseen liittyvät kustannukset Varastokirjastolle olivat 9,0 euroa/metri (tavoite 10,0 ). Yksikkökustannus kohosi hiukan edellisvuodesta vähentyneestä aineistomäärästä ja yleisen kustannustason noususta johtuen. Kiinteät kustannukset pysyivät ennallaan Kaukopalvelu Vuonna 2010 kaukopalveluun liittyvät kustannukset olivat euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö euroa - palvelujen osto (mm. posti) euroa - tilat euroa. Tilauksia Kustannukset Euroa / tilaus 4,16 4,18 4,42 Kaukopalveluun liittyvät kustannukset suhteessa tilausten määrään oli 4,42 euroa/tilaus (tavoite 4,20). Tilausten yksikkökustannus kohosi lisääntyneestä tilausmäärästä huolimatta, sillä yleinen kustannustaso jatkoi nousuaan. Henkilöstökustannukset olivat suurin menoerä. Suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus pysyi ennallaan ollen 2,71 euroa/tilaus (v ,70). 10

14 3.2. Toiminnan tuottavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 14,81 henkilötyövuotta (vuonna ,31 htv). Aineistoa käsiteltiin 277 hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty (hm) HTV 15,47 16,31 14,81 Käsitelty aineisto (hm/htv) Tuottavuus lisääntyi edellisvuoteen verrattuna. Vähemmällä henkilöstömäärällä saatiin käsiteltyä enemmän aineistoa. Uusi luettelointiprosessi on sisäistetty, joskaan nykyisen kahden luettelointijärjestelmän käytön vuoksi ei voida päästä samoihin tuloksiin kuin jos käytössä olisi vain yksi. Tuottavuutta voidaan kuvata myös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: Luetteloituja tietueita HTV 15,47 16,02 14,52 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) Kaukopalvelu Tilauksia oli Henkilötyövuosia käytettiin 5,44 (v ,47). Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden Alla vertailutiedot: Tilauksia HTV 5,08 5,47 5,44 Tilauksia / htv Tuottavuus lisääntyi hiukan edellisvuoteen verrattuna. Ruuhkahuippujen tasoittamiseen käytettiin muun henkilökunnan apua, lähinnä jatkuvien julkaisujen käsittelystä. Lisäksi työllisyysmäärärahoin palkattuja oli 0,43 htv. 4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Koska suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, on niitä analysoitu vaikuttavuusosiossa. 11

15 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Alla olevaan taulukkoon on koottu tilasto siitä, kuinka paljon siirrettyä monografia-aineistoa odottaa käsittelyä ja kuinka paljon sen käsittelyyn kuluisi aikaa, jos kaikki luetteloijat voisivat keskittyä vain niihin. Rästit tarkoittaa katsausvuotta edeltävinä vuosina ja vuosi katsausvuonna kertynyttä käsittelemätöntä aineistoa vuoden lopussa. Jatkuvat julkaisut kyettiin käsittelemään alle kahdessa kuukaudessa aineiston saapumisesta. monografiat rästit vuosi rästit vuosi rästit vuosi hm käs. aika kk 4 4,5 13,5 4,5 15,5 4,3 Aiemmin kuvatun uuden yhteisluettelo-ohjelman käyttöönoton vaikutus näkyy selvästi yllä olevasta taulukosta. Kun 2008 lopussa kaiken monografia-aineiston käsittelyaika olisi ollut yhteensä 8,5 kk, vuoden 2010 lopussa se oli nykyisellä käsittelynopeudella 1 v 10 kk. Jatkuvia julkaisuja oli vuoden lopussa 505 hm, käsittelyaikana 2,5 kk. Varastokirjastossa kiinnitetään erityistä huomiota LINDAn laatuun, ja tietueisiin tehdään jatkuvasti korjauksia ja täydennyksiä. Luetteloinnin esimies toimi Linnea2 konsortion hankinta- ja luettelointityöryhmässä sekä LINDAn laaturyhmässä Kaukopalvelu Kaukopalvelun asiakkaiksi olivat rekisteröityneet kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot, kaikki maakuntakirjastot ja lähes kaikki muut yleiset kirjastot. Yleisistä kirjastoista oli rekisteröitynyt 505 toimipistettä. Ammattikorkeakouluista asiakasrekisterissä oli 173 toimipistettä. Muita kaukopalvelua käyttäneitä tieteellisiä kirjastoja oli 294 ja yrityskirjastoja 186. Pohjoismaisia asiakkaita oli 269. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 146. Näkövammaisten kirjaston Celian asiakkaista 137 kuului asiakasrekisteriin. Celia maksaa postikulut Varastokirjastossa olevien Braille-julkaisujen lähettämisestä. Vuoden 2010 lopussa rekisterissä oli yhteensä 1879 asiakasta, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä Vuonna 2010 aktiivisia käyttäjiä oli 762 kirjastoa. Palvelukyselyn ja muun saadun palautteen mukaan asiakkaat olivat erittäin tyytyväisiä Varastokirjaston kaukopalvelun laatuun ja nopeuteen. Varsinkin kokeilu, jossa artikkelikopiot toimitetaan suoraan loppukäyttäjille, on saanut paljon kiitosta. 5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehditaan. Työyhteisön kehittämistä tapahtui monella suunnalla. Vuoden aikana jatkettiin henkilöstörakenteen ja johtamisjärjestelmän kehittämistä. Asia liittyy osin tuottavuusohjelmaan ja osin toiminnallisiin 12

16 tarpeisiin. Henkilöstörakenteen kehittämisellä on pyritty mahdollistamaan henkilöstön entistä joustavamman sijoittuminen tarpeiden mukaisiin tehtäviin. Tuottavuusohjelman seurauksena on kuitenkin muodostunut ongelmia, eikä henkilöstöä ole voitu käyttää optimaalisesti. Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen liittyviä toimintoja olivat mm. henkilöstön virkistystoiminta sekä työterveyshuollon kanssa toteutetut tyky-hankkeet. Toukokuussa työterveyshuollon työpsykologi luennoi koko henkilökunnalle aiheesta Hyvinvoinnin ylläpitäminen ikääntymisen ja työelämän muutoksissa. Sekä keväällä että syksyllä järjestettiin johtokunnan ja henkilöstön yhteiset tulevaisuuden haasteita luotaavat kehittämisseminaarit. Seuraavassa työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi 3,59 3,61 3,64 Sairauspoissaolot (päivää/htv) 15,4 9,6 17,4 Työterveyskustannukset (euroa/htv) Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) ,8 2,5 3,0 Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= kokonaistyövoimakustannukset) sekä henkilöstön ikärakenne. Henkilötyövuodet 22,3 21,8 20,3 Kustannukset ( ) /htv Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 22 vakinaista ja viisi määräaikaista virkamiestä. Vuoden alussa vakinaisia oli 22 ja vuoden lopussa 20. Aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin 14,81 htv. Kaukopalveluun käytettiin 5,44 kokoaikaista henkilötyövuotta. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 20,25 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 2,89 henkilötyövuotta. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htvosuuksiin. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita. 13

17 Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 51,1 51,8 50,5 Naiset 52 52,1 54,3 seniori-ikäisiä* (%) (* Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.) Tuottavuusohjelman osana Varastokirjaston tavoitteena on kolmen henkilötyövuoden väheneminen vuodesta 2006 vuoteen 2011 mennessä. Tavoitteena on 19 htv:tä vuoden 2011 lopussa. Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa Siihen kuuluvat: ylikirjastonhoitaja Ari Muhonen (Aalto-yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Ulla Nygrén (Turun yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja hallinto- ja kehittämispalvelujen johtaja Dorrit Gustafsson, Kansalliskirjasto kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti (Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto) kirjasto-tietopalvelun päällikkö Janne Ranta (YLE ARMI) tietopalvelupäällikkö Tuula Snicker (Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto, Kuopio) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist ja toimistopäällikkö Ari Kotonen. Johtokunta kokoontui neljä kertaa. Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist, toimistopäällikkö Ari Kotonen ja suunnittelija Sirpa Janhonen. Johtoryhmän sihteereinä toimi osastosihteeri Arja Kankkunen. Johtoryhmä kokoontui seitsemän kertaa. 14

18 6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Vuoden aikana Varastokirjasto organisoi kirjastojen muodostamaa vapaaehtoista kokoelmakarttakonsortiota. Hankkeeseen osallistuvien kirjastojen rahoitus oli Hankerahaa käytettävänä oli edelliseltä vuodelta Kokoelmakartan kulut olivat Hankerahaa jää b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa euroa. Siirtomäärärahoja oli ,50 euroa. Käytettävänä oli ,50 euroa. Työllistämismäärärahoja käytettiin ,77 euroa. Varastokirjaston kulut momentilla olivat ,52 euroa. Momentilla kulut olivat ,50 euroa. Tuloja kertyi yhteensä ,09 euroa. Varastokirjaston kokonaiskulut olivat ,11 euroa. Määrärahoja siirtyi vuodelle ,48 euroa. c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2010, euroa Tilan Kustannuslaji vapauttaminen, aineistonkäsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Yhteensä muutos ed. vuodesta % Investoinnit Aineet, tarvikkeet ja tavarat , Henkilöstökustannukset , Vuokrat , Palvelujen ostot , Muut kulut , Yhteensä , d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Sen mukaan: 15

19 - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku ovat asianmukaista - Seuranta on asianmukaista Kaudella ei havaittu väärinkäytöksiä. 16

20

21

22

23