Sisällysluettelo KÄYTTÖOHJE 1 (16)

Transkriptio

1 1 (16) Sisällysluettelo 1 Sovelluksen käynnistäminen ja sulkeminen Keskusikkuna Sovellukset Tiedotteet Käyttäjälista Käyttäjän omat tiedot Salasanan vaihtaminen Yleiset toiminnot Sovellusten eri välilehdet Tietojen hakeminen Valmiit haut Yleishaku Tarkempi haku Hakuehto ilman operaattoria Missä tahansa-haku Täsmälleen haku Erisuuri kuin haku Haku usean kentän perusteella JA- sekä TAI-operaattorit Suurempi- ja pienempi kuin operaattorit Välillä- haku Tieto on/ei ole olemassa haku Hakutuloksen järjestäminen Liikkuminen tietueesta toiseen Tietojen muokkaus Raportit Listaraportit Lomakeraportit Graafiset raportit... 10

2 2 (16) Raportin tulostaminen tai tallennus Jäsensovellus Sovelluksen välilehdet Jäsentiedot Lisätiedot Laskutustiedot Osoitteet ja jakelut Uuden jäsenen lisääminen Jäsenen yhdistyksen vaihtaminen Jäsenen erottaminen Yhdistys Sovelluksen välilehdet Tiedot Jäsenet Yhdistyksen lisääminen Yhdistyksen poistaminen Sähköposti Sähköpostin lähettäminen jäsensovelluksesta Liitteen lisääminen sähköpostiin Sähköpostiviestin lähettäminen Sähköpostisovellus Poiminnat... 16

3 3 (16) 1 Sovelluksen käynnistäminen ja sulkeminen Jäsenrekisterisovellus käynnistetään asennuksen työpöydälle tai käynnistys-valikkoon lisäämästä pikakuvakkeesta. Sovelluksen voi sulkea joko keskusikkunan Sulje kaikki painikkeesta tai jokaisen sovelluksen Sovellukset-valikosta löytyvällä toiminnolla. 2 Keskusikkuna 2.1 Sovellukset Keskusikkunan vasemmassa laidassa näkyy painike jolla voi siirtyä kaikkiin niihin sovelluksiin joihin käyttäjällä on käyttöoikeus. 2.2 Tiedotteet Keskus-välilehdellä näkyy järjestelmän tiedotteet. Järjestelmän pääkäyttäjä ja ylläpito voi lisätä tähän yleisiä tiedotteita esimerkiksi tulevista käyttökatkoista. 2.3 Käyttäjälista Käyttäjälista-välilehdellä näkyy kaikki muut järjestelmään samaan aikaan kirjautuneet käyttäjät. Listan alapuolella olevalla Lähetä viesti painikkeella voi lähettää pikaviestin kaikille niille käyttäjille jotka käyttävät jäsenrekisteriä varsinaisen jäsenrekisterisovelluksen kautta. Selainkäyttöliittymän kautta kirjautuneille käyttäjille viestejä ei voi lähettää.

4 4 (16) 2.4 Käyttäjän omat tiedot Omat tiedot välilehdellä näkyy käyttäjän tunnus, nimi, tekninen kytkentä järjestelmän sisällä sekä käyttäjän viimeisimmät kirjautumiset järjestelmään. 2.5 Salasanan vaihtaminen Oman salasanan voi vaihtaa keskusikkunan Omat tiedot välilehdellä. Käyttäjätunnuksen alapuolella on Vaihda salasana linkki joka avaa salasanan muutosikkunan. 3 Yleiset toiminnot 3.1 Sovellusten eri välilehdet Kaikissa sovelluksissa tiedot on jaettu useammalle eri välilehdelle. Ensimmäinen välilehti sisältää aina sovellukseen hakutoiminnon jolla käsiteltävää joukkoa voidaan rajata, seuraavat välilehdet näyttävät puolestaan aina sen tietueen tietoja joka hakutuloksesta on valittuna. Haku-välilehdeltä ei voi siirtyä muille välilehdille ennen kuin hakutuloksessa on haettuna vähintään yksi tietue.

5 5 (16) 3.2 Tietojen hakeminen Hakusivun vasemmassa reunassa näkyy sovelluksen hakuehdot joilla hakujoukkoa voi rajata. Mikäli sovellukseen on määritelty valmiita pikahakuja, niin ne näkyvät oletuksena hakusivun vasemmassa reunassa. Mikäli sovelluksessa puolestaan ei ole valmiita hakuja, niin vasemmassa reunassa on näkyvissä kaikki mahdolliset hakukentät. 3.3 Valmiit haut Sovelluksiin voidaan määritellä erilaisia valmiita pikahakuja, joilla tietyn ennalta määrätyn joukon voi hakea helposti klikkaamalla haun painiketta. Valmiiden hakujen valikoima vaihtelee käyttäjärooleittain, esimerkiksi piirikäyttäjällä saattaa olla näkyvissä erilaisia valmiita hakuja kuin liittokäyttäjällä. 3.4 Yleishaku Valmiiden hakujen yhteydessä näkyy aina Yleishaku -kenttä jolla voi hakea tiettyjen sovelluskohtaisten kenttien perusteella helposti. Kentät joihin haku kohdistuu, vaihtelee sovelluksesta toiseen, kentät on valittu kuitenkin siten että yleisimmät haut voidaan tehdä suoraan yleishaun avulla. Esimerkiksi jäsensovelluksessa yleishakuun voi kirjoittaa joko jäsenen nimen tai jäsennumeron. 3.5 Tarkempi haku Mikäli valmiit haut tai yleishaku ei riitä, niin Tarkempaan hakuun linkillä valmiit haut piilotetaan ja näkyviin tulee täydellinen listaus sovelluksen hakukentistä Hakuehto ilman operaattoria Jos hakuehdon antaa ilman erillistä operaattoria, niin arvot haetaan merkkijonokentissä alkaen-hakuna. Numero-, päivämäärä- yms. kentillä haku on täsmälleen-haku. Hakunimi Aalto Hakee kaikki joiden hakunimi alkaa kirjaimilla aalto, isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä Syntymäpäivä Hakee kaikki joiden syntymäpäivä on

6 6 (16) Missä tahansa-haku Missä tahansa -haun voi tehdä antamalla hakuehtoon prosenttimerkin haluamaansa kohtaan. Hakunimi Aalto% Hakunimi %kari% Hakee kaikki joiden hakunimi alkaa kirjaimilla aalto, tämän vois siis antaa myös ilman prosenttimerkkiä ja tulos on sama Hakee kaikki joiden hakunimessä on jossain kohtaa teksti kari, tuloksessa voi olla esimerkiksi Lehtokari Lasse, Lehtinen Sakari, Karilainen Jouko ja Savolainen Kari Täsmälleen haku Jos tietystä kentästä halutaan hakea täsmälleen haluttu arvo, hakuehdon alkuun laitetaan yhtäsuuruusmerkki = Sukunimi =Aalto Hakee kaikki joiden sukunimi on Aalto, ilman yhtäsuuruusmerkkiä tulokseen tulisi myös esimerkiksi Aaltonen. Yhtäsuuruusmerkkiä käytettäessä isot ja pienet kirjaimet ovat merkitseviä. Passiivi =1 Hakee kaikki joilla on passiivi-merkki päällä Erisuuri kuin haku Jos halutaan hakea rivit, joissa arvo ei ole jokin tietty arvo, niin hakuehdon alkuun lisätään <>-merkit (pienempi/suurempi merkit) Sukunimi <>Aalto Hakee kaikki joiden sukunimi EI ole Aalto Passiivi <>1 Hakee kaikki joilla EI ole passiivi-merkki päällä

7 7 (16) Haku usean kentän perusteella Eri hakukenttiin kirjoitetut arvot yhdistetään toisiinsa JA -ehdolla. Hakunimi Postinumero Syntymäaika Mallikas =00100 > Hakee tietueet joissa hakunimi alkaa merkkijonolla Mallikas JA postinumero on JA syntymäaika on suurempi kuin JA- sekä TAI-operaattorit Yksittäisen hakukentän sisään voi kirjoittaa useita arvoja & -merkillä eroteltuina, arvot yhdistetään toisiinsa tällöin JA-ehdolla. &-merkin tilalla voidaan käyttää myös and-sanaa. Työnantaja 100 & 200 Hakee sellaiset henkilöt jotka ovat olleet työnantajan 100 JA työnantajan 200 palveluksessa Työnantaja 100 and 200 Hakee sellaiset henkilöt jotka ovat olleet työnantajan 100 JA työnantajan 200 palveluksessa -merkki (pystyviiva) toimii TAI-operaattorina, vaihtoehtoisesti voidaan käyttää myös OR-sanaa. Työnantaja Hakee sellaiset henkilöt jotka ovat olleet työnantajan 100 TAI työnantajan 200 palveluksessa Työnantaja 100 or 200 Hakee sellaiset henkilöt jotka ovat olleet työnantajan 100 TAI työnantajan 200 palveluksessa Yhdessä hakukentässä voi olla vain joko JA- tai TAI-operaattoreita.

8 8 (16) Suurempi- ja pienempi kuin operaattorit Hakuehdoissa voidaan käyttää myös suurempi- tai pienempi kuin operaattoreita Syntymäaika < Hakee kaikki joilla syntymäaika on pienempi kuin Syntymäaika > Syntymäaika <= Syntymäaika >= Hakee kaikki joilla syntymäaika on suurempi kuin Hakee kaikki joilla syntymäaika on pienempi tai yhtä suuri kuin Hakee kaikki joilla syntymäaika on suurempi tai yhtä suuri kuin Välillä- haku Haluttaessa hakea tietyllä välillä olevia arvoja voidaan hakuehdossa käyttää kahta viivaa (=miinusmerkkiä) arvojen välissä. Viivoja pitää olla kaksi kappaletta, tällä merkintätavalla on varmistettu se, että välillä haku toimii myös esimerkiksi väliviivan omaavien nimien kanssa. Syntymäaika Hakee kaikki joilla syntymäaika on välillä ja Tieto on/ei ole olemassa haku NULL-operaattori tarkoittaa tyhjää arvoa, sen avulla voidaan hakea tulokseen jäseniä joilla esimerkiksi ei ole jotain tiettyä tietoa ollenkaan tai joilla tieto on olemassa ottamatta kantaa siihen mikä sen arvo on. Tehtävä NULL Hakee kaikki joille EI ole määritelty minkäänlaista tehtävää Tehtävä <>NULL Hakee kaikki joille on määritelty mikä tahansa tehtävä Sukupuoli NULL Hakee kaikki joille ei ole määritelty

9 9 (16) sukupuolta 3.6 Hakutuloksen järjestäminen Hakutuloksen voi järjestää haluamansa sarakkeen mukaisesti napauttamalla sarakeotsikkoa. Monipuolisempi lajittelu mahdollistaa lajittelun tarkemman säädön useamman eri kentän perusteella. 3.7 Liikkuminen tietueesta toiseen Jokaisen sovelluksen yläreunassa on osio jossa näkyy koko ajan valitun tietueen tiedot (esimerkiksi jäsennumero ja jäsenen nimi). Tietojen vasemmalla ja oikealla puolella on painikkeet joilla voi siirtyä helposti hakutuloksessa eteen- tai taaksepäin ilman että tarvitsee siirtyä haku-välilehdelle. 3.8 Tietojen muokkaus Sovelluksen yläreunassa näkyy lisäksi tietueen muokkaustoiminnot. Tietueen muokkaamiseksi pitää aina siirtyä ensin erilliseen muokkaustilaan Muokkaa - painikkeella. Kaikki muokkaustilassa tehdyt muutokset voi tallentaa kerralla Talleta - painikkeella tai perua Peru -painikkeella. Lisää -painikkeella voidaan lisätä uusi tietue, lisäys voidaan tallentaa pysyvästi Talleta - painikkeella tai perua Peru -painikkeella.

10 10 (16) 3.9 Raportit Mikäli sovellukseen on lisätty raportteja, ne löytyvät aina sovelluksen ylävalikon Raportti - otsikon alta Listaraportit Listaraportit ovat tyypillisesti erilaisia listauksia joissa jokainen tietue vie yhden (tai muutaman) rivin tilan. Listaraportille tulee lähes poikkeuksetta se tulosjoukko joka haku-välilehdelle on haettuna. Mikäli raportin sisältöä ei ole ryhmitelty jonkin tietyn tiedon mukaan, niin raportin järjestys on yleensä myös se, mihin tiedot on hakusivulla järjestetty. Listaraportit on mahdollista avata verkkoselaimeen, tekstinkäsittelyyn tai taulukkolaskentaohjelmaan Lomakeraportit Erilaisissa lomakemuotoisissa raporteissa voi valita tulostetaanko lomake vain valitusta tietueesta vai tulostetaanko se kaikille tietueille. Listaraportit on mahdollista avata verkkoselaimeen, tekstinkäsittelyyn tai taulukkolaskentaohjelmaan ja ne voi tallentaa levylle HTML- tai PDF-muodoissa Graafiset raportit Graafiset raportit ovat raportteja joissa on mukana monimutkaisempaa grafiikkaa, esimerkiksi viivoja, kuvia tai muuta sellaista aineistoa jota ei voi suoraan esittää tekstimuodossa. Graafisia raportteja voi olla sekä lista- ja lomakemuotoisista raporteista, erilaiset tarraraportit ovat aina graafisia raportteja. Graafiset raportit voi tulostaa suoraan sovelluksesta tai ne voi tallentaa levylle PDFmuodossa Raportin tulostaminen tai tallennus Aluksi valitaan miten/mihin raportti tulostetaan, tulostusvaihtoehdot Avaa selaimessa näyttää raportin järjestelmän oletusselaimessa Avaa taulukkolaskentaohjelmassa avaa raportin Exceliin mikäli työasemassa on Excel asennettuna. Avaa tekstinkäsittelyohjelmassa avaa raportin Wordiin mikäli se on asennettuna Tallenna tiedostoon tallentaa raportin tiedostoksi alempana valittuun hakemistoon valitussa muodossa.

11 11 (16) Osoite leikepöydälle vie raportin osoitteen muistiin, mutta ei avaa raporttia suoraan. Osoitteen avulla raportin voi avata myös sellaisiin muihin sovelluksiin jotka osaavat avata http-osoitteen. 4 Jäsensovellus Jäsensovelluksella käsitellään jäsenien sekä muiden jäsenrekisteriin tallennettujen henkilöiden tietoja. 4.1 Sovelluksen välilehdet Jäsentiedot Näyttö sisältää jäsenen perustiedot kuten nimen, osoitteen, yhteystiedot sekä jäsenyydet Lisätiedot Sisältää lisää jäsenen tietoja: Ansiomerkit, lehtitilaukset, tehtävät, kurssit ja kokoukset Laskutustiedot Sisältää jäsenelle lähtenee laskut sekä jäsenen maksamat suoritukset Osoitteet ja jakelut Näyttö sisältää jäsenen lisäosoitteet ja jakeluryhmät. 4.2 Uuden jäsenen lisääminen Uuden jäsenen lisääminen aloitetaan napauttamalla jäsensovelluksen yläreunassa olevaa Lisää -painiketta jolloin näkyviin tulee lisäysnäyttö. Lisäysnäytöllä annetaan jäsenen perustiedot ja tarkastetaan onko henkilö rekisterissä jo ennestään. Ikkunassa on syötettävä henkilö sukunimi sekä etunimi ja suoritettava haku. Mikäli henkilö löytyy jo rekisteristä, hänen tietoihin voi siirtyä Hae valittu - painikkeella. Jos yhtään henkilöä ei löydy, tai jos löydetty henkilö on joku toinen kuin lisättävä henkilö, lisäystoimintoa voi jatkaa Lisää -painikkeella jolloin henkilö lisätään uutena ja näyttö siirtyy normaaliin jäsentiedot-näkymään.

12 12 (16) Jäsentiedot näkymässä täydennetään loput jäsentiedot ja valitaan jäsenelle paikallisyhdistys johon hän liittyy. Järjestelmä lisää jäsenelle automaattisesti jäsenyyteen perustuvat jäsenlehdet. 4.3 Jäsenen yhdistyksen vaihtaminen Olemassa olevaa jäsenyystietoa ei pitäisi ikinä muuttaa, mikäli kyseessä ei ole selvä virhe. Jos jäsen siirtyy paikallisyhdistyksestä toiseen, niin siirtymä tehdään jäsenyyslistan yläpuolella olevalla Vaihda jäsenyys -toiminnolla. Apuikkunassa valitaan uusi yhdistys ja liittymispäivä uuteen yhdistykseen ja hyväksytään OKpainikkeella. Järjestelmä merkitsee vanhan jäsenyyden päättyneeksi samalle päivälle mistä uusi alkoi, vanhat päättyneet jäsenyydet saa näkyviin tarvittaessa listan yläpuolella olevan Näytä passiivit ruksin avulla. 4.4 Jäsenen erottaminen Jäsenen erottaminen tapahtuu siirtymällä jäsenen tiedoissa muokkaustilaan ja merkitsemällä jäsenyysriville passiivi-ruksi tai eropäivä. Muutosten tallentaminen poistaa jäseneltä automaattisesti jäsenyyteen perustuvat lehtitilaukset. Mikäli jäsenelle ei jää mitään jäsenyyttä, myös henkilötiedot merkitään passiivitilaan ja jäsenen tehtävät, jakelut, yms. tiedot merkitään passiivi-tilaan.

13 13 (16) 5 Yhdistys 5.1 Sovelluksen välilehdet Tiedot Näyttö sisältää yhdistyksen perustiedot kuten nimen, piirin, liiton, tilitiedot Jäsenet Näyttö sisältää tiedot yhdistyksen tehtävähoitajista, jäsenistä, yhdistyksen jäsenlistan sekä tilastotietoa yhdistyksestä. 5.2 Yhdistyksen lisääminen Uusi yhdistys lisätään napauttamalla Lisää painiketta yläreunan toimintorivillä. Sovellus siirtyy yhdistyksen tiedot sivulle, jossa yhdistyksen tiedot voidaan täydentää. Yhdistyksen tunnus pitää määritellä itse, tunnuksen on oltava yksiselitteinen. Paikallisyhdistysten tunnukset ovat muoto PY + kunnan numero + liiton numero + juokseva osa kahdella numerolla. Liiton numerointi menee seuraavasti: 1. Kokoomuksen yhdistys 2. Kokoomusnaisten yhdistys 3. Kokoomusnuorten yhdistys 4. Tuhatkunnan yhdistys 5.3 Yhdistyksen poistaminen Yhdistyksiä ei voi poistaa, mikäli niihin on merkitty jo tehtäviä tai jäseniä. Toiminnan lopettanut yhdistys passivoidaan asettamalla ruksi tiedot-sivun passiivi-kenttään. 6 Sähköposti 6.1 Sähköpostin lähettäminen jäsensovelluksesta Jäsen-sovelluksessa voi haetuille jäsenille lähettää sähköpostia. Tee-valikossa on seuraavat toiminnot sähköpostin lähetykseen.

14 14 (16) 1. Lähetä sähköpostia valitulle Toiminto lisää uuden sähköpostiviestin ja asettaa vastaanottajaksi pelkästään valitun jäsenen. Mikäli haluat lähettää viestin pelkkänä tekstinä, niin kirjoita otsikko ja viesti suoraan vastaanottajien alla näkyvään tilaan. Mikäli halut viestiin mukaan värejä, lihavointeja, kuvua tai muita muitoiluja, niin käytä viestin kirjoittamiseen HTML Editori-ikkunaa. Huomioi, että muotoillut viestit eivtä näy kaikilla vastaanottajilla aina samalla tavalla, maltillisella tekstin muotoilulla saat parhaan lopputuloksen. Tähän lisätään sähköpostin aihe Avaa tästä uusi ikkuna kirjoittaaksesi muotoillun viestin. 2. Lähetä sähköpostia haetuille Toiminto lisää uuden sähköpostiviestin ja asettaa vastaanottajaksi kaikki haetut jäsenet. 3. Lisää valittu vastaanottajaksi sähköpostiin Lisää yhden jäsenen vastaanottajaksi olemassa olevaan lähettämättömään sähköpostiviestiin. 4. Lisää haetut vastaanottajaksi sähköpostiin Lisää kaikki haetut jäsenet vastaanottajaksi olemassa olevaan lähettämättömään sähköpostiviestiin.

15 15 (16) 6.2 Liitteen lisääminen sähköpostiin Liite lisätään sähköpostisovelluksen liite välilehdeltä. Valitse lisättävä liite tiedosto. Lopuksi talleta. 6.3 Sähköpostiviestin lähettäminen Voit lähettää luomasi sähköpostiviestin lähetä-toiminnolla tai Lähetä-painikkeella. Jos olet luonut useita sähköpostiviestejä, voit lähettää kaikki lähettämättömät viestit yhdellä kertaa lähetä kaikki toiminnolla. 6.4 Sähköpostisovellus Myös sähköposti sovelluksesta voi luoda suoraan sähköpostin. Aloita sähköpostin luominen avaamalla sähköpostisovellus.

16 16 (16) Valitse tämän jälkeen Lisää-toiminto. Tässä vaihtoehdossa joudut itse lisäämään vastaanottajat. Tämän jälkeen voi toistaa kohdat 6.1(1-4), 6.2 ja Poiminnat Poiminta-sovelluksessa on erilaisia valmiita hakuja ja raportteja. Haluttu poiminta valitaan vasemmanpuoleiselta listalta, oikeanpuoleinen lista näyttää kaikki valitun poiminnan sisältämät raportit.