OPAS TUOTETIEDONHALLINTAAN PRODUCT INFORMATIONMANAGEMENT - PIM

Transkriptio

1 OPAS TUOTETIEDONHALLINTAAN PRODUCT INFORMATIONMANAGEMENT - PIM

2 JOHDANTO Tämä opas sisältää näkemyksemme liiketoimintaa tukevista käytännöistä tuotetiedonhallintaan. Olemme todenneet niiden olevan toimivia ja tuottavan hyviä tuloksia, joten voimme suositella niitä malliksi. Olemme toimineet tuotetiedonhallinnan kumppaneina useille suomalaisille yrityksille jo yli viidentoista vuoden ajan. Jokainen asiakkuus on opettanut meille jotain uutta. Kokemuksemme tältä nopeasti kehittyvältä alalta sekä muuttuvista liiketoimintaympäristöistä kasvaa edelleen päivittäin. Oppimme pohjautuvat myös tutkimustietoon maailmalta, jota olemme aktiivisesti seuranneet. Toivomme, että näistä jaetuista opeista on teille hyötyä ja pääsette niiden avulla kehittämään tuotetiedonhallintaa yrityksessänne. Olemme koonneet tähän oppaaseen geneerisen näkemyksen, joka sopii useimmille yrityksille. Luonnollisesti voimme sukeltaa myös yrityskohtaisesti syvemmälle eri osa-alueisiin. Tulemme mielellämme tutustumaan yrityksenne tilanteeseen ja miettimään yhdessä miten tuotetiedonhallinnalla voidaan parhaiten parantaa kilpailukykyänne ja tuottavuuttanne sekä muuten edistää liiketoimintaanne. Antoisia lukuhetkiä! Patrik Palatz CEO, Senior Consultant Janne Costiander CTO, Senior Consultant

3 SISÄLLYSLUETTELO 1. Tuotetiedonhallinta osana tietohallintoa 2. Mitä tuotetiedonhallinta on? 3. Mitä tuotetiedonhallinta ei ole? 4. Hyödyt liiketoiminnalle 5. Vinkkejä käyttöönottoon 6. Yhteenveto

4 1. TIETOARKKITEHTUURI MARKKINOINTI JA TARJOOMA Viereinen kuva on mukaelma ICT Standard Forumin kuvasta ja se esittää yrityksen tietoa (dataa) ja järjestelmiä suhteessa toisiinsa. Kaiken keskiössä oleva ydintieto on yrityksen kannalta ratkaisevassa asemassa olevaa tietoa, jota ilman toiminta olisi mahdotonta. Se kokoaa yhteen liiketoiminnan ja sitä hyödynnetään eri prosesseissa ja järjestelmissä. Tällaista tietoa on esimerkiksi tuotekoodit. Ydintiedonhallinnasta käytetään usein englanninkielistä termiä Master Data Management (MDM). TEKNINEN SUUNNITTELU MYYNNILLINEN TUOTETIETO PIM/DAM MYYNTI Ydintiedonhallinnan ympärillä ovat eri toimintojen käytössä olevat prosessit. Tällaisia prosesseja ovat tuotekehityksen käyttämä tuotetiedostojen hallinta (PDM) ja tuotteen elinkaaren hallinta (PLM) sekä markkinoinnin ja tarjoomahallinnan käyttämät tuotetiedonhallinta (PIM) ja aineistonhallinta (DAM). PIM ja DAM nivoutuvat toisiinsa ja hoidetaan myös usein samalla tuotetiedonhallinnan järjestelmällä. YDINTIETO MDM Vaikka ulomman kerroksen tieto ei ole kaikkien käytössä olevaa ydintietoa, on se silti välttämätöntä liiketoiminnassa menestymisen kannalta. Esimerkiksi myynnillistä tuotetietoa on usein määrällisesti paljon ja sen tehokas hallinta on ratkaisevaa kilpailutekijöiden, kuten kustannustehokkuuden, tuotemarginaalien, löydettävyyden, vakuuttavuuden ja tuotteiden markkinoilletuontinopeuden kannalta. TUOTEKEHITYS ERP TUOTANTO TIETO TOIMITUS- KETJU TUOTANTO

5 1. VASTUUT JA PROSESSIT On tärkeää, että yrityksellä on yhtenäinen tapa hallita liiketoiminnassa tarvittavia tuotetietoja sekä varmistaa niiden ajantasaisuus. Kaikkien on voitava luottaa käytettävissä olevan tiedon laatuun. Liiketoiminnan tavoitteisiin perustuvan kokonaisarkkitehtuuriajattelun mukaisesti tunnistetaan mitä tietoa missäkin liiketoimintaprosessissa tarvitaan ja minkä tiedon mikäkin järjestelmä omistaa. Samaa tietoa ei ylläpidetä moneen paikkaan. Yrityksen IT infrastruktuurista vastaavan (usein CIO) on vastattava siitä, että tuotetiedonhallintaan käytettävä järjestelmä on yhteensopiva yrityksen muiden tuotetietoa sisältävien järjestelmien kanssa. Järjestelmässä on hyvä olla dokumentoitu vakiorajapinta, jonka avulla tuotetietoa on helppo tuoda järjestelmään ja noutaa sitä sieltä muiden järjestelmien käyttöön. Tietojen omistus ja vastuu niiden ylläpidosta ovat aina kyseisellä toiminnoilla. Myynnillinen tuotetieto on yleensä markkinoinnin ja tarjoomasta vastaavan toiminnon (esimerkiksi tuotepäälliköt) vastuulla. MARKKINOINTI JA TARJOOMA MYYNNILLINEN TUOTETIETO PIM/DAM On hyvä varata aikaa tuotetiedonhallinnan prosessin suunnitteluun kaikkien siihen osallistuvien tahojen kanssa. Samalla määritellään kaikelle tuotetiedolle omistajat. Tuotetiedonhallinnan prosessin lähtökohtana on ensin muodostaa näkemys siitä, miten yritys haluaa tänään ja huomenna palvella asiakkaitaan ja keskeisimpiä sidosryhmiään. Tästä jalostuu käsitys siitä, mitä informaatioita myynnin ja markkinoinnin eri kanavissa tarvitaan ja mikä on yrityksen nykytila kyseisen informaation hallinnan kannalta.

6 2. TUOTETIEDONHALLINTA Monissa yrityksissä tuotetieto on hajallaan eri osastoilla ja eri järjestelmissä. Tuotetietoa löytyy esimerkiksi toiminnanohjaus-järjestelmästä (ERP), sisällönhallinnan järjestelmistä (CMS), Excel-tiedostoista, tietokannoista, verkkolevyiltä, käyttäjien työasemilta tai printtimateriaaleista. Tyypillisesti tämä johtaa siihen, että samaa tietoa ylläpidetään moneen eri paikkaan, tuotetiedosta on useita eri versioita ja osa tiedosta on aina vanhentunutta tai virheellistä. Tuotteeseen ja kaikkeen siihen liittyvään informaatioon ei ole yhtä näkymää, minkä lisäksi tuotetiedon jakelu ja sisällöntuotanto eri kanaviin on tehotonta. Keskitetyssä tuotetiedonhallinnassa on yksi näkymä ja yksi totuus. Kukin tuotteeseen liittyvä tieto tallennetaan ja ylläpidetään kertaalleen yhteen paikkaan, minkä jälkeen se näkyy oikein kaikissa kanavissa. Hyvä tuotetiedonhallinta on välttämätöntä kun tuotetietoa halutaan käyttää useissa eri kanavissa; esimerkiksi verkkosivuilla, tuoteluetteloissa, sähköisissä myyntikanavissa tai ostojärjestelmissä ja kun markkinoitavia tuotenimikkeitä on paljon. Tuotetiedonhallinta tarkoittaa työkaluja ja prosesseja, joilla hallitaan keskitetysti tuotteiden myyntiin ja markkinointiin liittyvää tuotetietoa. Tuotetiedonhallinnan järjestelmät tukevat useita kieliversioita tuotetiedosta sekä useita maantieteellisiä sijainteja. Kun tuotetiedon muutokset ja ylläpito tehdään keskitettyyn järjestelmään, yhdenmukainen, kattava ja ajantasainen tuotetieto voidaan julkaista kustannustehokkaasti eri kanaviin tarvittavissa muodoissa.

7 2. TUOTETIEDONHALLINTA Tiedon määrän kasvu, erilaisten päätelaitteiden kirjo, liiketoiminnan digitalisoituminen, verkkokauppa ja monikanavaisuus tuovat lisähaastetta tiedon hallintaan ja hyödyntämiseen. Ilman selkeää tiedonhallintamallia, tehokkaita prosesseja ja toimivia työkaluja organisaatiolla ei ole tuotteisiin ja kaikkeen tuoteinformaatioon yhtä näkymää. Myös tuotetiedon hankinta, rikastaminen ja jakelu eri kanaviin on tehotonta. Keskitetyn tuotetiedonhallinnan (PIM) prosessilla ja työkaluilla on mahdollista vastata näihin haasteisiin. Johdonmukainen, tarkka ja toiminnan mahdollistava tuotetieto on välttämätöntä sujuvalle ja menestyksekkäälle liiketoiminnalle. Jotta tämän tiedon voi aina tarvittaessa toimittaa niin asiakkaille,kumppaneille kuin poikki koko toimitusketjunkin, yritysten tulee varmistaa, että tuotetiedon kehittämiseen ja levittämiseen käytetty prosessi ja työnkulut ovat tarvittavan tehokkaita. Tuotetiedonhallinta on monesti haasteellista. Haasteita aiheuttavat erilaiset nimeämis- ja tallennuskäytännöt niin yritysten kuin osastojenkin välillä. Myös teknologian kehitys aiheuttaa haasteita, kun tietoa haetaan uudenlaisilla laitteilla ja uusissa kanavissa. Tuotesisältökin monipuolistuu koko ajan. Tänä päivänä tuotteisiin liitetään kuvia, videoita ja käyttäjien suosituksia. Myös hauissa käytettävien avainsanojen kirjo voi olla hyvin laaja. Näiden haasteiden hallintaan tarvitaan tuotetiedonhallintaa, eli PIM. Tuotetiedonhallinnan avulla voidaan: hallita erilaisia tuotetyyppejä ja tuoterakenteita määritellä ja hallita erilaisia tuotekytköksiä hallita tuotteen elinkaarta, tiloja ja rikastamista hallita valikoimia, sortimentteja ja julkaisurakenteita hallita tuoteryhmiä ja kategorioita sekä näihin liittyviä tietoja hallita erilaisia tuoteominaisuuksia (attribuutteja) ja ominaisuusjoukkoja sekä näiden periytymistä hallita tuotesisältöä ja erilaisia tuotteisiin liittyviä media -aineistoja, kuten kuvia, videoita ja dokumentteja

8 2. TUOTETIEDONHALLINTA PROSESSISSA Tietolähteet Tuotetiedonhallinta (PIM) Tulokset Muut omat järjestelmät, kuten ERP Vaihe 1. Vastaanotto Vaihe 2. Hallinta Vaihe 3. Julkaisu Asiakastyytyväisyys Rajapinnat Työnkulut Verkkokauppa Tiedostot Integraatiot Lataaminen Portaalit Digitaaliset aineistot (DAM) Rikastaminen Rakenteet ja luokittelut Katalogi Painetut materiaalit Verkkosivut Ostokanavat Markkinoilletuontiaika Ulkoiset lähteet Lokalisointi Tapahtumaloki Tiedonjako Voittomarginaalit

9 2. TUOTETIEDONHALLINTA PROSESSISSA Tuotetiedonhallinta koostuu kolmesta eri vaiheesta. Nämä kaikki kolme vaihetta suoritetaan tuotetiedonhallinnan järjestelmän avulla. Järjestelmästä riippuen mahdolliset tietomuodot, niiden tuontitavat ja niiden hallittavuus sekä käytettävissä olevat julkaisukanavat voivat vaihdella. Järjestelmävalintaa tehdessä kannattaakin varmistaa, että järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet vastaavat varmasti yrityksenne tarpeita. Tuotetiedonhallinta lähtee liikkeelle tuotetiedon keräämisestä eri lähteistä. Tietoa voidaan hyödyntää kaikista olemassa olevista niin omista, kuin toimittajienkin lähteistä. Vaihe 1. Tuo sisältöä järjestelmään Tuotetietoa voi tuoda järjestelmään monin eri tavoin. Järjestelmästä riippuen se voi onnistua integraatioiden avulla, lataamalla excel-taulukoita, syöttämällä suoraan ja/tai erilaisten portaalien kautta. Vaihe 2. Rikasta tuotteita tuotetiedoilla Tässä vaiheessa tuotteet valmistellaan myyntiä varten. Tuotteita täydennetään kuvilla, teksteillä, ominaisuustiedoilla, liitetiedostoilla sekä liittyvillä tuotteilla. Samalla tuotteita ja tietoa voidaan organisoida erilaisiin ryhmiin ja liittää toisiinsa. Vaihe 3. Kontrolloitu tuotetiedon julkaisu eri kanaviin Valmiit tuotteet voidaan julkaista automatisoidusti lukemattomiin kanaviin niin painetussa kuin digitaalisessakin muodossa.

10 3. MITÄ TUOTETIEDONHALLINTA EI OLE PIM ei ole IT-projekti Se on strateginen valinta. Se on toimintatapa, jolla kasvatetaan organisaation kyvykkyyksiä ja tietopääomaa. PIM tuo yrityksen operatiiviseen toimintaan läpinäkyvyyttä ja ketteryyttä. Siinä teknologia toimii mahdollistajana. Oikeutuksen, sitoutumisen ja tuen tulee tulla johdolta. PIM ei ole vaikeaa Kyse ei ole rakettitieteestä mitä suoraviivaisempi prosessi, sitä parempi. Eteneminen kannattaa tehdä järkevän kokoisin askelin, koko ajan priorisoiden. Tässä osaavan kumppanin kokemus on apuna. Työtä ja tahtoakin toki tarvitaan, varsinkin alkuvaiheessa. PIM ei ole kallista Päinvastoin, se säästää kustannuksia. Alkuvaiheen investoinnin ROI on yleensä aina 3-12 kk. Se on samalla myös investointi digitaaliseen pääomaan ja tulevaisuuden kilpailukykyyn. Kaikkien hyötyjen arviointi etukäteen on monesti vaikeaa, koska uusi toimintatapa ja uudet työkalut avaavat uusia mahdollisuuksia ja koska välilliset positiiviset vaikutukset voivat ulottua erittäin laajalle. PIM ei ole viisasten kivi Se ei ole ratkaisu kaikkiin haasteisiin, kuten ei ole mikään muukaan kolmikirjaiminen lyhenne. Se on kuitenkin yksi aidon monikanavaisen informaatioarkkitehtuurin tukijaloista. Loppujen lopuksi kysymys on siitä, mihin ja miten organisaation rajalliset resurssit ja ihmisten ajankäyttö ja osaaminen halutaan kohdistaa.

11 4. HYÖDYT LIIKETOIMINNALLE Tutkimusten mukaan 65% yrityspäättäjistä uskoo, että tällä hetkellä käytössä olevat perinteiset IT-järjestelmät ja -lähestymistavat eivät riitä vastaamaan kehittyvän digitaalisen liiketoiminnan vaatimuksiin. 1 Näin varmasti onkin. Raskasrakenteiset perinnejärjestelmät (legacy systems) taipuvat heikosti eksponentiaalisesti kasvavan tuotetiedon käsittelyyn. Ne eivät myöskään pysty käsittelemään kasvavaa määrää tuoteominaisuuksia, valtavaa määrää varastointiyksiköitä (SKU), eikä myöskään erilaista jäsentelemätöntä dataa, kuten multi-mediaa ja käyttäjien suosituksia. Toinen selkeä haaste on puute standardoiduista järjestelmistä tiedon keräämiseen, arviointiin ja jakamiseen sisäisesti. Yritykset, joilla ei ole tarkkoja ja luotettavia tuotetietoja, myyvät heikommin verkkokaupassa ja saavat enemmän palautuksia. 2 Nämä haasteet voidaan ratkaista tuotetiedonhallinnan prosessilla ja sitä tukevalla siihen kehitetyllä järjestelmällä. PIM järjestelmän etuja: Kokonaisuuden johtaminen ja kehittäminen sekä integraatioiden ja tietovirtojen rakentaminen helpottuu. Helpompi laadunhallinta. Vähemmän virheitä. Modernit työnkulut, joiden avulla useampi voi tuottaa tuotteisiin liittyviä sisältöjä tehokkaasti. Samalla työntekijäkokemus paranee. Tehokkaampi tiedon hakeminen ja hyödyntäminen. Tieto on sitä tarvitsevien saatavilla helposti, nopeasti ja oikein. Tietoa voidaan julkaista ja käyttää rajattomasti. Kattavat tuoteominaisuudet parantavat hakukonenäkyvyytä ja konversioastetta. Järjestelmässä hallittava ristiinmyynti ja lisämyynti kasvattavat ostotapahtumien arvoa. Vähemmän tuotepalautuksia kattavamman tuotesisällön ja ominaisuustiedon kautta. Yhtenäinen asiakaskokemus eri kanavissa, joissa tuotetietoa julkaistaan. Markkinoinnin tehokkuus paranee. Laadukas tuotetieto on erottuvuustekijä. 1 Avanade 2017, 2 CapGemini 2017

12 4. HYÖDYT LIIKETOIMINNALLE Tutkimuksessa, jossa vertailtiin yrityksiä joilla on tuotetiedonhallinnan järjestelmä käytössä niihin, joilla ei sellaista ole havaittiin selkeitä eroja liiketoiminnan tulosten kehityksessä. Tuotetiedonhallintaa käyttävillä yrityksillä tuotteiden markkinoilletuloaika (time to market) on 55% nopeampi kuin yrityksillä, jotka eivät käytä tuotetiedonhallinnan järjestelmää. Järjestelmää käyttävillä yrityksillä myös asiakastyytyväisyys on jopa 45% korkeampi. 3 73% kuluttajista sanoo olevansa valmiita maksamaan enemmän tuotteista, joiden koetaan tarjoavan luotettavaa, kattavaa ja tarkkaa tuotetietoa. 4 ASIAKASTYYTYVÄISYYS MARKKINOILLETUONTIAIKA + 45% - 55% VOITTOMARGINAALI KASVAA 3 Aberdeen Group 2017, 4 Label Insight 2016

13 5. VINKKEJÄ KÄYTTÖÖNOTTOON Tee tuotetiedonhallinnasta selkeä bisnes case, jossa huomioidaan prosessin tehostamisen tuomat edut liiketoiminnalle sekä arvioidaan takaisinmaksuaika. Tee case seurattavaan muotoon, jotta sitä voi seurata projektin toteutusvaiheessa. Aloita kartoitus vaatimusmäärittelyllä. Vaatimus-määrittelyyn kannattaa ottaa mukaan henkilöt, jotka tulevat työskentelemään PIMprosessien parissa. Pyydä kilpailevia PIM-järjestelmätoimittajia esittelemään ratkaisujaan vaatimusmäärittelyn pohjalta. Varaa riittävät ja päätösvaltaiset resurssit projektiin. Näin säästetään paljon aikaa, mikä heijastuu myös kustannuksiin. Huomioi, että integraatiot eri järjestelmien välillä vaativat yhteistyötä eri toimittajien kanssa. Pidä olemassa olevien järjestelmien toimittajat tietoisina projektista. Huomioi mahdollisimman avoimet ja joustavat rajapinnat uusien järjestelmien osalta. Muista sisäinen viestintä. Se on edellytys onnistuneelle käyttöönotolle. Myös johdon on tuettava päätöstä selkeästi. PIM-hankkeessa on ennen kaikkea kyse prosessien muuttamisesta sekä sen muutoksen johtamisesta. Ota testiympäristö käyttöön. Suunnittelu ja toteutus kannattaa tehdä testiympäristössä, mistä toteutus siirretään tuotantoon. Testaus maksaa itsensä takaisin huolettoman käyttöönoton myötä. Luokaa testaussuunnitelma, jossa eri henkilöt voivat testata järjestelmää eri rooleissa. Kannattaa käydä läpi kaikki käyttötapaukset ja varmistaa, että järjestelmä ja liittymät toimivat kuten pitää. Dokumentoikaa testaus. Näin tiedetään mitkä asiat ovat kunnossa ja mitkä vaativat vielä työtä. Testiympäristö kannattaa jättää myös tuotantovaiheessa taustalle ja toteuttaa kaikki ylläpitovaiheen muutokset siellä ennen tuotantoon viemistä. Käyttöönoton jälkeen kannattaa sopia ylläpitovaiheen toimintamalleista. On hyvä hyödyntää toimittajan kokemusta toimialan parhaista käytännöistä osana omaa liiketoiminnan kehitystä. Säännölliset ohjausryhmätapaamiset ovat tähän toimiva malli. Näin liiketoiminnan tarpeet voidaan huomioida esimerkiksi versiopäivityksissä, mikä säästää räätälöintikustannuksia. Sopikaa yhteiset mittarit, jolla järjestelmän toiminnan tasoa seurataan.

14 5. TYÖPAJALLA ALKUUN Helpoin tapa saada parempi ymmärrys yrityksesi omnikanavaisen tuotetiedon tilanteesta on pitää yhdessä asiantuntijoittemme kanssa työpaja. Työpajassa käydään läpi nykytilanne ja tehdään etenemissuunnitelma. Eteneminen tapahtuu kolmessa vaiheessa: 1. Nykytilanteen kartoitus, jossa pureudutaan mm. seuraaviin kysymyksiin: Ymmärretäänkö yrityksessänne tuotetiedon laadun taloudellinen vaikutus? Tapahtuuko kaikki tuotetiedon välitys toimittajien, yrityksenne ja asiakkaiden vävlillä digitaalisten kanavien kautta? Missä ja miten? Onko mahdollista, että eri kanavissa on toisistaan poikkeavaa tietoa? Miten? Millainen työnkulku yrityksessänne on tällä hetkellä tuotetiedon hallintaan? Samalla jaamme näkemyksemme toimialan parhaista käytännöistä ja siitä, miten näitä saa hyödynnettyä yrityksenne nykytilanteessa. 2. Kehitysprojektin raamit. Tunnistamme alueet, joissa yrityksenne voi kehittyä ja asetamme tavoitteet, joilla kehityksen tuomia hyötyjä mitataan. 3. Toimintasuunnitelma. Teemme yhdessä toimintasuunnitelman, joka sisältää konkreettiset toimenpiteet etenemiseen.

15 6. YHTEENVETO Tuotetiedonhallinnan avulla palvelet paremmin, myyt enemmän ja kannattavammin. Tuotetiedonhallinta tuo liiketoiminnallesi monia mitattavia hyötyjä, eikä sen käyttöönoton tarvitse oikein toteutettuna olla vaikeaa, kun muistat seuraavat ohjeet: Yksinkertaisuus on valttia. Yleensä asiat voi ratkaista joko yksinkertaisesti tai monimutkaisesti. Monimutkainen on vaikeampaa ja kalliimpaa, joten se harvoin kannattaa. Ei kunnianhimoista vaan ketterää. Aloita jostain ja etene askel askeleelta. Älä ajattele tuotetiedonhallintaa projektina, vaan uudenlaisena toimintatapana. Pyörää ei kannata keksiä uudestaan. Hyödynnä kokemusta ja asiantuntemusta.

16 MITÄ SEURAAVAKSI? Canter on aina apunasi tuotetiedonhallinnassa tarvekartoituksesta ylläpitoon saakka. Teemme kanssanne laadukkaasti ja ketterästi tuotetiedonhallinnasta liiketoiminnallisen kilpailuedun. Haluatko oppia tuotetiedonhallinnasta lisää? Liity Canterin postituslistalle ja saat noin kerran kuussa sähköpostiisi vinkkejä onnistuneeseen tuotetiedonhallintaan. Liity postituslistalle tästä Seuraa meitä myös : Ota yhteyttä, joko asiakaspalveluumme: info@canter.fi tai suoraan meihin: Patrik Palatz CEO, Senior Consultant patrik.palatz@canter.fi Janne Costiander CTO, Senior Consultant janne.costiander@canter.fi