Kysymykset ja vastaukset

Transkriptio

1 Viite: 04/2014/LUC Lapin ammattikorkeakoulu Oy Lapin yliopisto Kysymykset ja vastaukset RFID HANKINTA LUC KIRJASTOPALVELUT Lapin ammattikorkeakoulu Oy Jokiväylä 11 C, Rovaniemi

2 Sisältö 1 KYSYMYKSET JA VASTAUKSET Palautushylly ehdottomat vaatimukset Palautushyllyn kapasiteetti Huollon aloittaminen / etäyhteys Varaosahinnasto Referenssit Laitteet, Liite Referensskohteet Ei -vastaus Teknilliset ja toiminnalliset kuvaukset Kuvauksen sisältö, teknilliset ja toiminnalliset kuvaukset Käyttöohjeet hälytinporteista RFID -lukijat Vertailu RFID -lukija Tunnisteet EM -hälyttimet (6)

3 1 KYSYMYKSET JA VASTAUKSET 1.1 Palautushylly ehdottomat vaatimukset Kysymys: Onko hankinnan kohteena palautushylly vai lainausautomaatti vai lainaus/palautusautomaatti vai mikä tuote? Käsityksemme mukaan palautushylly on: RFID älyhylly joka mahdollistaa nopean palautuksen, usean niteen yhtäaikaisen palauttamisen, usean asiakkaan palautukset yhtä aikaa, kirjaa palautustiedot kirjastojärjestelmään, aktivoi niteiden RFID tunnisteen, Inventoi hyllyn säännöllisesti, päivittää tiedot reaaliaikaisesti kirjastojärjestelmään, ilmoittaa virkailijoille varatusta aineistoista, transiteista, hyllyyn kuulumattomista niteistä, virheistä, tulostaa ne yms. Nyt ehdottomissa vaatimuksissa on mainittu: Pinoluentamahdollisuus ja usean niteen lainaaminen ja palauttaminen yhtä aikaa. Palautushyllyssä sirukortin käyttömahdollisuus. Palautuksessa kun käyttäjä ei kirjaudu ja joku muu henkilö voi palauttaa toisen kirjat myös. Miten tulisi huomioida näissä tapauksissa kuitin tulostus asiakkaalle: Palautushyllyyn ei kirjauduta, palauttajia useita yhtä aikaa, joku laittaa esim. kuulumattoman niteen hyllyyn (RFID tunniste rikki, data tagista puuttuu, laittaa viivakoodillisen niteen hyllyyn, joku asiakas kiinnostuneena tutkii palautettua aineistoa ja haluaakin lainata jonkun niteen joten ottaa sen pois hyllystä ja vie sen lainaan? Hyllyä ei tällöin pysty inventoimaan millään muotoa kirjastojärjestelmää vastaan tai edes tuottamaan realistia statistiikoita palautusmääristä, varauksista yms. Miten näin ollen laite pystyisi erottelemaan kuitin oikealle asiakkaalle varsinkin jos palautetaan useita eri niteitä ja jos käy vaikka niin että hyllyissä ei jotain nidettä sillä hetkellä juuri RFID antennit lue. Voisitteko tarkentaa koko palautushyllyn osalta vaatimukset. Näyttää siltä että ehdottomat vaatimukset ovat kopioitu tarjouspyynnössä toisen tuoteryhmän kohdasta johon vaatimukset täsmäävät kyllä. Vastaus: Hankinnan kohteena on palautushylly, joka ei vaadi kirjautumista. Palautushylly on RFID-tekniikkaan perustuva ns. älyhylly johon asiakas voi palauttaa yhden tai useamman niteen. Jos asiakas haluaa saa hän palautuksista tulostetun kuitin. Kun asiakas asettaa niteen palautushyllyyn, nide merkitään palautetuksi kirjastojärjestelmässä ja niteen RFID-hävikinehkäisy aktivoituu. Jos niteeseen on jokin varaus (Voyager: Hold Request tai Call Slip Request), hylly ilmoittaa varatusta aineistosta henkilökunnalle. Toiseen toimipisteeseen matkalla olevista kirjoista (Voyager: In Transit) joihin ei kohdistu varausta voidaan helposti tulostaa lista riittävillä tunnistetiedoilla jolloin henkilökunta pystyy siirtämään niteet kuljetukseen. Palautushyllyn sisällöstä on saatavilla reaaliaikainen inventaario joka on helposti tulostettavissa. Hyllyssä olevat niteet joihin ei kohdistu varauksia ovat asiakkaiden lainattavissa. 1.2 Palautushyllyn kapasiteetti Kysymys: Olisimme kysyneet tarjouspyyntönne osalta palautushyllyn vaatimuksista: 3 (6)

4 Vaatimuksissa ei ole määritelty minkäänlaista vaadittua kapasiteettia. Mikä on palautushyllyn kapasiteetti vaatimus? 100 nidettä? 200 nidettä? Vastaus: 150 nidettä. 1.3 Huollon aloittaminen / etäyhteys Kysymys: Tarjouspyynnössä mainitaan: "Huollon vasteajalla tarkoitetaan huollon konkreettista aloittamista eikä huoltotarpeen toteamista esim.etäyhteydellä." Mielestämme huoltotarve syntyy kun kirjasto ilmoittaa viasta. Huolto aloitetaan konkreettisesti silloin kun laitteeseen otetaan etäyhteys ja vikaa aletaan rajaamaan ja poistamaan. Suurin osa huolloista tapahtuu etäältä. Riittääkö huollon konkreettiseksi aloittamiseksi ajankohta kun huoltomies alkaa rajaamaan ja poistamaan vikaa etäyhteydellä tai muuten tutkimaan vikaa? Vastaus: Kyllä. Etähuoltopalveluna tehdystä huollosta toimittaja on velvollinen varmistamaan laitteen toimintakuntoon saattaminen toimittamalla tilaajalle yksilöidyn tiedon asian näyttämisestä toteen. 1.4 Varaosahinnasto Kysymys: Laitteissa on tuhansia osia. Riittänee että varaosahinnastossa listataan oleellisimmat osakokonaisuudet? Vastaus: Kyllä riittää, tarjouksen mukana tulee toimittaa varaosahinnasto (yleinen varaosahinnasto). 1.5 Referenssit Kysymys: Liite 5, referenssit Jos a kohteen kirjastot on Voyager kirjastoja, voidaanko niitä samoja käyttää myös kohdassa b vai pitääkö niiden olla eri kohteen (lisäkohteet)? Miten vaikuttaa maksimipisteiden saantiin? Vastaus: Kyllä voi käyttää. Jos RFID on toteutettu yliopisto/korkeakoulukirjastossa, saa siitä omat pisteensä ja jos RFID on toteutettu kirjastossa, jossa on käytössä Voyager-järjestelmä, saa lisäpisteet. 1.6 Laitteet, Liite 7 Kysymys: Liite 7, pitääkö kohteissa olla käytössä kaikki tarjouspyynnössä mainitut laitteet tai niitä vastaavat laitteet? Vastaus: Ei tarvitse olla kaikkia laitteita, kunhan on toteutettu RFID-tekniikalla 1.7 Referensskohteet Kysymys: Liite 7, Voiko kohteet olla saman organisaation eri toimipisteitä (korkeakoulukirjasto ja sen eri toimipisteet)? 4 (6)

5 Vastaus: Ei, referenssikohteiden tulee olla eri organisaatioista 1.8 Ei -vastaus Kysymys: Liite 7, johtaako EI vastaus mihin tahansa kohtaan hylkäämiseen? Vastaus: Ei johda 1.9 Teknilliset ja toiminnalliset kuvaukset Kysymys: Tarjouspyynnössä rajataan: Kuvaus tarjottavasta ratkaisusta, teknilliset ja toiminnalliset kuvaukset - Teknilliset erittelyt erikseen listattuna - Kuvaus maksimissaan 5 x A4 sivua Toisaalta vaaditaan: "laitteiden vertailua varten riittävät tekniset kuvaukset." Koskeeko kuvausten maksimisivumäärä teknisiä kuvauksia joiden perusteella arvioidaan tuotteen soveltuvuutta? Rajoitus tekee dokumentista vaikeasti luettavan ja välttämättä kaikkia ominaisuuksia ei pysty selittämään riittävällä tasolla. Vastaus: Tarjouksessa toimitetaan perustiedot, tarkennukset esittelytilaisuudessa. Kuvausmäärittelyn rajaus koskettaa tarjouskansiossa kohdassa 2 annettavaa tieto Kuvauksen sisältö, teknilliset ja toiminnalliset kuvaukset Kysymys: Mitä vaadittavan 5 x A4 sivuisen kuvauksen tulee sisältää? Voiko 5 tulostettua sivua olla 2-puoleisia? (tarjouskansio, kohta 2) Vastaus: Peruskuvaus (-tiedot) yleisellä tasolla toimitettavasta järjestelmästä, saa olla kaksipuoleisia Käyttöohjeet hälytinporteista Kysymys: Tarjouksessa ehdottomissa vaatimuksissa laitteille mainitaan: " Tarjoukseen sisältyy kirjalliset, suomenkieliset käyttöohjeet hälytinporttien toiminnasta ja tilastoista.". Tuleeko ohje liittää mukaan tarjoukseen vai toimittaa vasta tuotteiden kanssa? Jos pitää liittää tarjoukseen, niin koskeeko 5 x A4 sivun kokovaatimus myös ohjeita? Vastaus: Tarjous sisältää suomenkieliset ohjeet, jotka toimitetaan järjestelmän yhteydessä. 5 (6)

6 1.12 RFID -lukijat Kysymys: RFID lukijat: c) Lukuetäisyys (korkeussuunnassa n. 25 cm ja työskentelypinta-ala noin 25 cm x 30 cm). Työhuoneissa on käytännössä todettu että pyydetty lukualue on liian suuri. Voiko varaosahinnastoon tai muuhun dokumenttiin lisätä työhuoneisiin paremmin sopivan RFID lukijan ja antaa sille myös tekniset tiedot tarjouksen liitteenä? Vastaus: Kyllä voi, lisätään liitteeseen 6.5 / G. Hintatieto toimitetaan varaosahinnaston mukana Vertailu RFID -lukija Kysymys: Tullaanko hinta ja laatuvertailu tekemään lukijan perusteella joka täyttää annetut lukuvaatimukset (korkeussuunnassa n. 25 cm ja työskentelypinta-ala noin 25 cm x 30 cm)? Vastaus: Kyllä 1.14 Tunnisteet Kysymys: Liite 6.6, b) Tunnisteiden muistiin tulee mahtua vähintään 1024 bittiä informaatiota. Yleisesti käytetyn (lähes jokainen tunniste Suomalaisissa kirjastoissa) tunnisteen muistin koko on 1024 bittiä mutta siitä vapaasti käytössä olevaa muistia on 896 bittiä. Täyttääkö tämä kohdan vaatimuksen? Vastaus: Kyllä täyttää 1.15 EM -hälyttimet Kysymys: Liite 6.7, Miten konvertointiprosessiin on liitettävissä nykyisten elektromagneettisten suojausjärjestelmien deaktivointi. Mitä EM hälyttimiä on käytössä eri kirjastoissa ja miten ne on sijoiteltu aineistoon? Vastaus: Lapin AMK: Kemi-Tornion toimipisteissä on käytetty P.V. Supan colinear-hälytysnauhoja varkaudenestoon. Niitä on sijoitettu kirjojen ja dvd-koteloiden etu- ja takakanteen, viivakoodin yhteyteen. Rovaniemen toimipisteessä on käytetty Mikro-Väylän 3M-hälytysnauhoja. Niitä on sijoitettu kirjojen ja lehtien selkämyksiin. Jonkin verran (aika vähän) on cd- ja dvd-levyihin käytetty vastaavia hälytysnauhoja. Lapin Yliopisto: Lapin yliopiston toimipisteissä on käytetty AC-Finland Tuoteturva Oy:n toimittamia EMhälytysnauhoja (EM-Tarrahälytin MDS-107-P). 6 (6)