Helsingin kaupunginkirjasto logistiikkaprosessi: 2 Kierto

Transkriptio

1 Helsingin kaupunginkirjasto logistiikkaprosessi: 2 Kierto 1 Hankinta Kierto Poisto

2 Selitteet Toimenpide, prosessi tai yksittäinen työkokonaisuus. Toimenpide, prosessi tai yksittäinen työkokonaisuus. Korostetaan, että koostuu pienemmistä kokonaisuuksista. Päätös. Seurauksena vaihtoehtoinen prosessinkulku Fyysinen dokumentti. Voi syntyä joko toimenpiteen seurauksena tai voidaan tarvita toimenpiteessä esim. lähetysluettelo. Dataa syötetään tai luetaan ohjelmasta esim. Sierrasta. Kertoo niteen statuksen toimenpiteen jälkeen esim. käsittelyssä ja hyllyssä Katkoviivoitetuilla prosessin kohdilla on havainnollistettu vaihtoehtoisia työtapoja tai vaiheita joissa on eroavaisuuksia kirjastojen tai tekijöiden välillä Visualisointi: Pienen materiaalimäärän liikuttelu ja lajittelu. Visualisointi: Ison materiaalimäärän liikuttelu ja lajittelu. Visualisointi: Tietokoneella tehtävä toimenpide Visualisointi: Autokuljetus Visualisointi: Niteeseen tehtävä toimenpide Visualisointi: Nide luetaan viivakoodinlukijalla Tietovirta, jota on haluttu korostaa esim. keräilykärry tai uutisartikkeli

3 2 Kierto 1.01 (uudet) 3.04 (korjatut) 2.1 Hyllytys Kirjaston henkilökunta 2.2 Aamukuorman purku 2.23 (aamukuorma) Odottaa noutoa 2.4 Palautus 2.02 (palautukset) 2.3 Lähtevän kuorman teko Varausten käsittely Korjattavana Poistettu Kadonnut Inventointi poisto Odottaa noutoa 2.8 Noutamattomien varausten poisto 2.05 Odottaa noutoa 2.9 Varausten hyllytys 2.6 Varausten keräily 2.7 Inventointi ja kokoelman hoito Kirjaston hylly 2.11 Lainassa 2.10 Odottaa noutoa varaushyllyssä Odottaa hyllyssä 2.17 Varastointiehdotukset 2.18 Asiakas 2.12 Lainaus 2.19 Poistettu 2.14 Kuljetus & Keskuslajittelu 2.13 Kuljetukset Keskuslajittelu ja lähettämö Espoo ja Kauniainen Vantaa 2.21 Muut keskusvarastot Pasilan keskusvarasto 2.15 Pasilan keskusvarasto 2.01 Poistettu 2.01

4 2.1 Hyllytys Niteen merkinnät (signum, genre) Ota hyllytettävä aineisto (esim. hyllyn päädystä) Hyllytä 2.08

5 2.2 Aamukuorman purku (aamukuorma) Kärry (palautusluukun materiaali) Vie materiaali käsittelypisteelle Kuormalaatikko Säännöllinen automaatin huolto, siivous ja sisään pudonneiden niteiden keräys Aseta automaatti Aamukuorman Aseta automaatti Automaatin kuormanpurku purku lajittelevalla 2.23 palautus tilaan tyhjennys tilaan automaatilla Odottaa noutoa Korjattavana Poistettu Lajittelevan automaatin valvonta Aamukuorman purku käsin

6 2.2.4 Aamukuorman purku lajittelevalla automaatilla Nosta laatikkonosturilla laatikot sopivalle korkeudelle Varauslappu (matkalla) Niteiden merkinnät (omistaja kirjasto) Vialliset niteet Ota nide kuormalaatikosta Onko niteessä varaus? EI Tarkista niteiden kunto ja sisältö ja erottele vialliset Erottele AV aineisto ja palauta viimeisenä Laita palautushihnalle Kuormalaatikko KYLLÄ Laita kärryyn Kärry Vie täysi kärry varausten käsittelyyn ja ota tyhjä tilalle Kärry Vialliset niteet Selvitä mahdolliset lukuhäiriöt Vie virheelliset niteet seuraavaan käsittelypisteeseen Merkitse virheellinen aineisto Sierraan KYLLÄ Onko kuorma purettu? EI Vialliset niteet Korjattavana Poistettu

7 2.2.5 Aamukuorman purku käsin Kuormalaatikko Vialliset niteet Varauslappu (matkalla) Niteiden merkinnät (omistaja kirjasto) Erottele oma Tarkista niteiden Ota nide aineisto, varattu kunto ja sisältö ja kuormalaatikosta aineisto ja uutuudet erottele vialliset kärryihin Nosta laatikkonosturilla Kärry laatikot sopivalle (omat, korkeudelle varatut, uutuudet) Onko kuorma purettu? * KYLLÄ EI * Toiston paikka riippuu työtavasta. Joissakin tapauksissa kuormanpurku ja oman aineiston palautus tapahtuu samanaikaisesti. Varatut ja uutuudet Omat - Varaukset saatetaan käsitellä samassa työpisteessä Vie varaukset ja uusi aineisto seuraavaan käsittelypisteeseen Vie oma aineisto käsittelypisteelle Odottaa noutoa Palauta oma aineisto Lajittele hyllytysjärjestykseen Vie oma aineisto seuraavaan käsittelypisteeseen Tämä jää välistä jos aineiston palautus tehdään samanaikaisesti purun kanssa - Voidaan tehdä itsepalvelupisteellä tai käsin Sierralla Vialliset Merkitse virheellinen aineisto Sierraan Vie virheelliset niteet seuraavaan käsittelypisteeseen 2.06 Korjattavana Poistettu

8 2.3 Lähtevän kuorman teko Kärry Aineistoa voidaan tuoda myös pieniä määriä käsin Niteiden merkinnät (omistaja kirjasto) Varauslappu (matkalla) Ota nide Onko CD levy? Laita kumilanka harkinnan mukaan Lajittele Laita sekalaatikkoon EI Laita sivuun odottamaan lisää levyjä KYLLÄ Onko samaan paikkaan meneviä CD levyjä useita? Niteiden merkinnät (omistaja kirjasto) KYLLÄ Niputa samaan paikkaan menevät CD levyt kumilangalla Laita suoraan laatikkoon Laita varauksien laatikkoon Laita Espoon ja Kauniaisen laatikkoon Laita Vantaan laatikkoon Toista kunnes lähtevät niteet lajiteltu

9 2.4 Palautus Päätä miten haluat palauttaa niteen Palauta nide tiskille Odottaa 2.02 noutoa Palauta nide lajittelevaan automaattiin Asiakas ja kirjaston henkilökunta (kirjasto kiinni) Palauta nide itsepalvelupisteeseen Palauta nide palautusluukuun 2.06 Korjattavana Poistettu (automaatin valvonta) Lajittelevan automaatin valvonta - Vain ne kirjastot joissa on lajitteleva automaatti

10 2.4.2 Palauta nide tiskille Asiakas Odota vuoroa tiskille Anna niteet virkailijalle Korjauksessa Poistettu Odottaa noutoa Sierra Tarkista niteiden kunto ja sisältö Palauta niteet Sierralla ja käsittele mahdollinen varaus Varauskuitti (matkalla tai asiakkaan nimi) Mahdollisten Tarkista niteiden Vie niteet maksujen ja Onko asiakkaita EI määränpää seuraavalle 2.06 ongelmien jonossa? tarvittaessa käsittelypaikalle selvittäminen KYLLÄ Palvele seuraavaa asiakasta

11 2.4.3 Palauta nide lajittelevaan automaattiin Asiakas Laita nide automaattiin EI Automaatti Sierra Päivitä niteen tila Sierraan Odottaa noutoa Lajittele nide sääntöjen mukaisesti Automaatti: Lajittelusäännöt Onko jokin valokennojen säteestä katkennut? KYLLÄ Anna virheilmoitus kyseisestä 2.02 automaatin kärrystä Automaatin virheilmoitus

12 2.4.4 Palauta nide itsepalvelupisteeseen Lue nide lukijalla Vie ongelmaniteet tiskille Palauta nide tiskille Asiakas Odottaa noutoa Laita nide palautetut hyllyyn * * Tässä lajitteluissa voi tulla virheitä Laita nide varauksiin * Varatut niteet lista Varatut niteet lista Niteen merkinnät: Omistajakirjasto merkintä Tulosta ja tyhjennä lista varatuista niteistä Itsepalveluautomaatti Kerää varatut niteet ja tarkista, että kaikki löytyvät Kärry (Varatut niteet) Vie varatut niteet seuraavaan käsittelypisteeseen Kärry (Varatut niteet) 2.02 (niteet joissa varauksia) Kerää niteet palautus hyllyistä ja erottelu muiden materiaali omasta Kärry (palautetut) Vie niteet (omat palautuvat, seuraavaan muiden palautuvat) käsittelypisteeseen Kärry (palautetut)

13 2.4.5 Palauta nide palautusluukuun Asiakas Pudota nide luukusta Kärry Kerää ja lajittele niteet (omat/ muiden) Niteen merkinnät: Omistajakirjasto Aamukuorman purku

14 2.4.6 Lajittelevan automaatin valvonta Korjattavana Poistettu Lajittelukärryjen visuaalinen arviointi Häiriöilmoitus tietokoneella (automaatin valokennot) Niteiden merkinnät (signum, genre) Merkitse virheelliset niteet Sierraan Vie virheelliset niteet seuraavaan käsittelypisteeseen (lajitteleva automaatti) Tarvitseeko lajittelukärryjä tyhjentää? EI KYLLÄ (yliheittokärry) Tyhjennä automaatin kärry automaatin päälle Vaihda täysi automaatin kärry tyhjään Tarkasta kunto ja sisältö sekä lajittele niteet Vie täysi automaatin kärry seuraavaan käsittelypisteeseen ja tyhjennä se Laita niteet kärryihin Tuo tyhjennetty automaatin kärry automaatin läheisyyteen Vie täydet kärryt seuraavaan käsittelypisteeseen Tyhjennä yliheittokärry Yliheittoon menevät: - Oikean kärryn luukku kiinni Tarkasta niteiden kunto ja sisältö Tarkista niteiden tiedot Sierrasta ja tarvittaessa palauta Sierralla Odottaa noutoa Vie niteet seuraavaan käsittelypisteeseen Toista väliajoin

15 2.5 Varausten käsittely ( 2.3.2" Tiskille palautus, 1.01, 2.03, 3.04) Avaa Sierrasta Palautus (ei asiakasta) toiminto Kärry: Käsittelemättömät varaukset Ota nide kärrystä (2.2 Lähtevän kuorman teko) (2.6 Varausten hyllytys) Odottaa noutoa Käsittele varattu nide Varauskuitti niteeseen (asiakkaan nimi tai matkalla) Erottele poikkeukset Laita nide kärryyn Kärry: Käsitellyt varaukset (omat) Onko varaukset käsitelty? EI Vie tarvittaessa täydet kärryt seuraavaan käsittelypisteeseen ja ota tilalle tyhjiä KYLLÄ Vie niteet seuraavaan käsittelypisteeseen Toista niteille kärryissä

16 2.5.3 Käsittele varattu nide Lue nide Sierralla Kuittaa Ota varaus kiinni dialogi Kuittaa Tulosta lipuke dialogi Laita varauskuitti niteeseen (selvästi rikkoutuneet niteet) Poikkeustilanteet ja niiden selvittäminen Esim. - Varaus peruuntunut - Toisen kirjaston varaus eksynyt joukkoon Varauskuitti (asiakkaan nimi tai matkalla)

17 2.6 Varausten keräily Tulosta Sierrasta nimekehakulista ja nidehakulista Leikkaa nimekehakulistan lastenosaston osuus irti ja toimita lastenosastolle Merkitse niteet joita ei löytynyt Vie niteet varausten Hae listojen niteet kadonneiksi ja siirrä käsittely pisteelle 2.07 nidevaraukset Nimekehakulista Nidehakulista Nimekehakulista (lastenosasto) Kärry: Käsittelemättömät varaukset Kadonnut

18 2.7 Inventointi ja kokoelman hoito (inventointi) Luo listailijan suodattimet Niteiden läpikäynti hyllyllä Siirrä lista luetuista niteistä Sierraan Vie selvitettävät niteet jatkokäsittelyyn Poistettu Suodattimet Vie nide seuraavaan käsittelypisteeseen Palauta hyllyyn Lista luetuista niteistä Selvitettävät niteet ( sotkut ) Esim. - väärässä tilassa olevat niteet - poistettavat niteet Selvitettävät niteet ( sotkut ) Tarkista niteen tiedot Sierrasta ja arvioi jatkotoimenpide Tee mahdolliset korjaukset niteen tietoihin Sierra Poistettu Muiden poikkeustapausten käsittely ja selvitys Vie nide varastointiehdotusten joukkoon ja lähetä varastoon arvioitavaksi Toistetaan kunnes aineisto inventointu (kun aineisto luettu) Lista luetuista niteistä Inventoinnissa puuttuneiden selvitys

19 2.10 Inventointi ja kokoelman hoito ( vanha inventointitapa) Lue lukijalla hyllyssä olevat niteet Lataa lukijalla luettujen lista verkkolevylle Vastaanota selvityslista tarkistusta vaativista niteistä Selvitä missä niteet ovat Mikäli ei löydy niin poista Inventointi poisto Inventointivastaava Vertaa hyllyssä olevien listaa luettuihin Lisää eroavaisuudet selvityslistaan Selvityslista Lähetä lista kirjastoon (kokoelman hoito) Poistettavien niteiden listojen teko Poistettavien niteiden haku ja poistaminen Poistettu Korjattavana Kokoelmalistaus Ylimääräisten niteiden poisto Hajonneiden niteiden poisto tai korjaus

20 Inventoinnissa puuttuneiden selvitys (kun aineisto luettu) Ilmoita, että aineisto luettu Selvityslista Vastaanota selvityslista Kadonnut Inventointi poisto Etsi selvityslistan niteet ja korjaa tila, tai merkitse inventointipoistoksi - Tässä kohdassa joudutaan käsin syöttämään viivakoodien numeroita Sierraan Inventointivastaava Vastaanota ilmoitus Tee selvityslista Selvityslista Lähetä selvityslista kirjastoon - Selvityslista sisältää tiedot niteistä, joiden olisi pitänyt olla hyllyssä koko inventoinnin ajan

21 2.8 Noutamattomien varausten poisto Odottaa noutoa Suulliset esim.: - Asiakas soittaa ja pyytää laittamaan niteen sivuun jotta voi kohta noutaa Kadonnut Odottaa noutoa (toimintatapa 1) Selvitä varaushylly Sierrassa Katso onko varaushyllyssä suullisia varauksia ja poista vanhentuneet Kerää varaushyllystä listan mukaiset niteet Merkitse löytymättömät kadonneiksi Käsittele kerätyt niteet Sierralla Vie niteet seuraavaan käsittelypisteeseen Selvityslista - Mikäli poistettavia niteitä on vähän, listaa ei tulosteta vaan katsotaan ruudulta. Suullisen varauksen merkkilaput Selvityslista Varauskuitti (matkalla, asiakkaan nimi) 2.03 (toimintatapa 2) Tulosta Sierrasta varaushyllyn selvityslista (älä paina selvitä) Selvityslista

22 2.8.1 Selvitä varaushylly Sierrassa Avaa Selvitä erääntyneet toiminto Paina Selvitä Odottaa noutoa Valitse minkä tietojen mukaan selvityslista järjestetään (asiakkaan nimi) Vaihtoehdot: - Asiakkaan nimi - Teoksen nimi - Hyllyluokka - Viivakoodi - Tila Paina Tulosta * Varmista, että saat tulostetun selvityslistan ennen kuin suljet toiminnon. Hyllystä poistettavien niteiden tietoja ei pysty hakemaan jälkeenpäin Hae selvityslista * Selvityslista Paina Sulje Mikäli listaa ei tulostettu niin kuittaa Sierran varoitus

23 2.8.3 Kerää varaushyllystä listan mukaiset niteet Selvityslista Selvityslista Katso listasta seuraava poistettava nide Kävele hyllyllä oikeaan kohtaan Etsi nide hyllystä Löytyikö nide? EI Tarkista listasta etsimäsi nide EI Selvityslista Onko kaikki listan niteet kerätty? Laita nide kärryyn KYLLÄ Merkitse listaan löydetyksi KYLLÄ Yritä löytää nide uudestaan Löytyikö nide? - Mahdollisesti väärässä välissä - CD hylly Tarkista kysymysmerkillä merkityt niteet KYLLÄ Selvityslista Selvityslista Merkitse kysymysmerkillä EI

24 2.9 Varausten hyllytys Hae käsitellyt varaukset Tarvittaessa hyllyjen tiivistäminen ja siistiminen Ota nide Onko hyllyssä tilaa? KYLLÄ Aakkosta asiakkaan nimen tai aliaksen mukaan varaushyllyyn EI Kärry: Käsitellyt varaukset Pystyykö hyllyyn tekemään lisää tilaa? EI Jätä niteet varaushyllyn läheisyyteen KYLLÄ Tee tilaa hyllyyn Toista käsitellyille niteille

25 2.12 Lainaus * Tarvittaessa pyydä apua niteen löytämisessä henkilökunnalta Lainassa Ongelmatilanteet (ei palauta) Ota nide hyllystä (kirjaston hylly, esittelyhylly, palautushylly tms.) Valitse lainaustapa Lainaa itsepalvelupisteeltä Käyttö Mene palautettavan niteen kanssa kirjastoon 2.10 Asiakas Etsi niteesi varaushyllystä Lainaa tiskiltä Poikkeustilanteet (esim. nidettä ei löyty tai yrittää lainata väärän niteen) Lainassa Selvitä mikä varaushyllyn toimintatapa on käytössä? Itsepalvelu Odota vuoroa tiskille Esitä asiasi ja anna kirjastokorttisi Varauslappu (asiakkaan nimi) Sierra Lue kirjastokortti ja etsi nide varaushyllystä Tarkista asiakkaan tiedot ja hoida mahdolliset ongelmatilanteet ja maksut Poista varauslappu niteestä Silppua varauslappu Lainaa nide asiakkaalle Sierrassa Lainassa Anna nide asiakkaalle ja mahdollisesti lainakuitti

26 Lainaa itsepalvelupisteeltä Mene itsepalvelupisteelle Valitse lainaus Laita kirjastokortti lukijaan Anna pin koodi Lue nide automaatilla Kirjastokortti Asiakas Lue kirjastokortti Ota kirjastokortti kun valmis Vahvista haluatko kuittia (Lainauskuitti, Lainauskuitti + maksut, ei kuittia) Lainausautomaatti Valitse niteen tilan mukaan Odottaa noutoa Odotta noutoa (eri asiakas) Lainassa Käsittelyssä Lainaa nide asiakkaalle Lainassa Ongelmatilanne Ota yhteys virkailijaan

27 2.13 Kuljetukset Toista kunnes kierros tehty Kuormalaatikot: Helsingin kirjastot (myös suorat laatikot) (Helsinki) Aja Pasilan lajitteluun ja ota kuorma Aja kirjastolle (2.12) Jätä kuormasta kirjastoon menevät laatikot (2.14) Ota mukaan lähtevät kuormalaatikot Aja Pasilan lajitteluun Toista kunnes kirjat jaettu Kuormalaatikot: Helsingin kirjastot Kirjojen merkinnät (omistaja kirjasto) Varauslappu (matkalla) Kuormalaatikot: Helsingin Kirjastot, Espoo, Vantaa, Seka Kuljettaja Tyhjennä kuorma ja erottele kuormalaatikot paikoilleen Kuormalaatikot: Helsingin Kirjastot, Espoo, Vantaa, Seka Erottelut: - Helsingin sisäiset suorat laatikot lajittelutilaan - Espooseen ja Vantaalle lähtevät omille paikoilleen - Lajiteltavat seka laatikot omalle paikalle Helsingin kuljetukset: - Kuljetukset ajetaan 2 autolla yöaikaan alkaen klo Pasilasta - Molemmat autot tekevät 3 kierrosta - Suoria laatikoita jaetaan kirjastolta toiselle mikäli ne sattuvat olemaan saman kierroksen varrella Espoon ja Vantaan kuljetukset: - Espooseen ja Vantaalle menevät kuljetukset saapuvat päivällä, ottavat lähtevät ja samalla tuovat lajiteltavan kuorman tilalle.

28 2.14 Keskuslajittelu ja lähettämö Keskuslajittelijan henkilökunta (lajittelijan syöttöpiste) 2.20 Keskuslajittelija: Lajittelutiedot Lataa Sierrasta lajittelutiedot keskuslajittelijaan Sierra: Lajittelutiedot listaus * Ks. Kuljetukset jossa selvennetty kuormalaatikoiden lajittelua Hae kuormalaatikoita syöttöpisteelle * Kuormalaatikko: Helsingin sisäiset, Espoosta ja Vantaalta tulevat KYLLÄ Onko syöttöpisteen kuormalaatikot tyhjiä? EI Ota nide Syötä nide lajittelijaan Varauslappu (matkalla) EI Onko käsinlajiteltava? Niteen merkinnät (omistaja kirjasto) KYLLÄ Heitä nide oikeaan kuormalaatikkoon Toista kunnes kuorma purettu Keskuslajittelija Lue niteen viivakoodi Lajittele kuormalaatikkoon Keskuslajittelija: Lajittelutiedot Keskuslajittelijan henkilökunta (lajittelijan rata) Onko nide jumiutunut lajittelijan radalle? KYLLÄ Poista jumiutunut nide EI Varauslappu (matkalla) Lajittele käsin virheniteet Niteen merkinnät (omistaja kirjasto) Onko jokin Vaihda Laita täysi kuormalaatikoista KYLLÄ kuormalaatikko kuormalaatikko täysi? tyhjään lähtevien joukkoon EI Kuormalaatikko: Helsingin kirjastot, Espoo ja Vantaa

29 Hae kuormalaatikoita syöttöpisteelle Keskuslajittelijan henkilökunta Onko sekalaatikoita jäljellä? Ota sekalaatikoita Onko Espoosta saapuneita laatikoita? Ota Espoon saapuneita laatikoita Onko Vantaalta saapuneita laatikoita? Ota Vantaan saapuneita laatikoita Tarvittaessa korjaa kuljettajien tekemää lajittelua - Suorat laatikot - Espooseen ja Vantaalle lähtevät laatikot