KARJALAN TUTKIMUSLAITOKSEN KIRJASTOKÄSIKIRJA

Transkriptio

1 Karjalan tutkimuslaitoksen toimintakäsikirja Liite 6 KARJALAN TUTKIMUSLAITOKSEN KIRJASTOKÄSIKIRJA Sisältö 1. Lainaaminen Palauttaminen Aineiston paikantaminen...4 Kirjasto...4 Työhuoneet Uutuuksista tiedottaminen Poistohylly Hankinta ja luettelointi...8 Karjalan tutkimuslaitoksen kirjastovastaava on Lea Kervinen lea.kervinen@uef.fi p

2 1. LAINAAMINEN Laitoksen kirjasto ja sen kokoelma on tarkoitettu laitoksen henkilökunnan käyttöön. Lainausoikeus kokoelman teoksiin on siis henkilökunnalla. Muuten kirjasto toimii käsikirjastoperiaatteella eli kirjoja ei lainata ulos. Sen sijaan tarjotaan luku- ja kopiointimahdollisuus. Laitoksen ulkopuolelta tulevat kirjatiedustelut ohjataan kirjastovastaavalle. Kirjojen lainaamista ja palauttamista ei valvota, vaan kirjaston toiminta perustuu luottamukselle. Näin lainaat kirjan: Kirjoita nimesi ja huoneesi numero lainattavan kirjan välistä löytyvään lappuun. Jos kirjan välissä ei ole ennestään lappua, tee uusi lappu. Kirjoita lappuun kirjan tiedot (tekijä ja kirjan nimi) sekä oma nimesi ja huoneesi numero. Tyhjiä lainauslappuja löytyy kirjastosta. Laita lappu tarjolla olevaan muovitaskuun ja jätä tasku lainaamasi kirjan paikalle. Ohjeellinen laina-aika on yksi kuukausi. Esimerkki lainalapusta: Teos: Tekijä(t): Lainaajat: Etiikkaa ihmistieteille Jaana Hallamaa, Veikko Launis, Salla Lötjönen & Irma Sorvali (toim). Leila Lainaaja, huone 1473 (vedetään yli palautettaessa) Kalle Kirjasto, huone 2675 Telle Teos, huone 3576 * * ÄLÄ LAINAA KIRJOJA SUORAAN PALAUTUS- JA UUTUUSHYLLYISTÄ -2-

3 2. PALAUTTAMINEN Laitoskirjastosta lainattujen kirjojen palauttaminen on itse kunkin omalla vastuulla. Kirjoja ei karhuta, joten on hyvä silloin tällöin tarkistaa työhuoneen hyllyt ja palauttaa kirjat, jotka eivät ole käytössä. Kirjojen palauttaminen lisää kirjaston käytettävyyttä ja hyödyllisyyttä. Näin palautat kirjan: Vie palautettavat kirjat kirjastosta löytyvään palautushyllyyn. Palautushyllyllä varmistetaan, että teokset päätyvät oikeille paikoilleen. Näin aineiston paikannettavuus paranee. Kirjastovastaava tyhjentää palautushyllyn kerran viikossa. Palautettujen kirjojen hyllytyksen yhteydessä lainalapusta yliviivataan edellisen lainaajan nimi ja lainalappu laitetaan takaisin kirjan väliin. PALAUTA TYÖHUONEISTA LAINATUT KIRJAT TYÖHUONEISIIN -3-

4 3. AINEISTON PAIKANTAMINEN Karjalan tutkimuslaitoksen laitoskirjaston kokoelma sijaitsee paitsi varsinaisessa kirjastotilassa, myös henkilökunnan työhuoneissa. Näin ollen aineiston paikantaminen tapahtuu kahdella eri tavalla riippuen siitä, sijaitseeko etsittävä aineisto kirjastossa vai työhuoneessa. Kirjasto Laitoskirjaston aineisto on luetteloitu Itä-Suomen yliopiston Josku-kokoelmatietokantaan. Tietokannassa on käytössä viisi sijaintiluokkaa (KTL A, KTL H, KTL V, KTL T ja KTL SP), jotka on eroteltu toisistaan kirjojen selkämykseen liimatulla väriteipillä. Laitoksen kirjastossa ja Joskussa käytetyt sijaintitunnukset ja värikoodit ovat seuraavat: sijainti- luokka värikoodi tunnus KTL A yhteiskuntatieteellinen harmaa KTL H humanistinen sininen KTL V Venäjä ja rajat vihreä KTL T työelämä ruskea KTL SP Spatia keltainen Kirjat on sijoitettu kirjaston hyllyihin aakkosiin yleisesti käytössä olevalla tavalla: toimitetut kirjat kirjan nimen mukaisesti ja tekijälliset teokset (ensimmäisen) tekijän nimen mukaisesti aakkostettuna. Näin löydät kirjan kirjastosta: Joskusta löytyvä kirjan sijaintitieto ohjaa KTL:n kirjastoon. Etsimäsi kirja löytyy hyllystä tekijän nimen tai kirjan nimen (toimitettu teos) aakkosjärjestyksen mukaisesta kohdasta. Jos kirja ei löydy hyllystä Lainassa olevan kirjan paikalta löytyy lainalappu, josta näet kenellä kirja on. Voit kysyä kirjan lainanneelta henkilöltä, tarvitseeko hän kirjaa vielä. Jos saat kirjan ja aiot pitää sen itselläsi pidemmän aikaa, muista käydä lisäämässä oma nimesi teoksen lainalappuun! -4-

5 Mikäli et löydä etsimääsi teosta tai sen lainalappua kirjastosta, etsimäsi löytyy jonkun henkilökunnan jäsenen työhuoneesta. Työhuoneet Suuri osa Karjalan tutkimuslaitoksen kirjaston kokoelmasta on sijoitettu henkilökunnan työhuoneisiin. Esimerkiksi tutkimusprojektien varoilla hankittu kirjallisuus on projekteissa työskentelevien hallussa. Kuitenkin myös projektien varoilla hankittu aineisto kuuluu laitoksen kirjaston kokoelmiin ja tulee luetteloida Joskuun. Työhuoneisiin sijoitettu projektien varoilla hankittu kirjallisuus on ensisijaisesti projektin jäsenten käytössä. Tällaisiakin kirjoja voi kuitenkin laitoksen henkilöstöön kuuluva pyytää lainaan. Laitoksen ulkopuolelle hankkeiden kirjoja ei ole velvollisuutta lainata. Näin löydät kirjan työhuoneista: Jos etsimääsi kirjaa eikä sen lainalappua löydy laitoksen kirjaston hyllystä, lähetä lainapyyntö KTL:n postituslistalle: Henkilö, jonka hyllystä kirja löytyy päättää itse haluaako hän antaa kirjan lainaan ja kuinka pitkäksi aikaa. Hän vastaa myös itse siitä, että mahdolliset lainat tulevat kirjatuksi ylös. Mitään velvoitetta hankkeiden kirjojen lainaamiselle ei ole, ei edes laitoksen sisällä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että kirjojaan tarvitsevalle lainaava saa niitä myös helpommin muilta lainaksi. Lainaajan tulee puolestaan huolehtia, että varsinkin työhuoneista lainatut palautetaan kohtuullisen ajan kuluessa. Työhuonekirjoja ei palauteta kirjaston palautushyllyyn, vaan henkilölle, jolta ne on lainattu. -5-

6 4. UUTUUKSISTA TIEDOTTAMINEN Laitoskirjaston kokoelma karttuu vuosittain melko suurella kirjamäärällä. Hankintoja tehdään jonkin verran laitoksen ja huomattava määrä tutkimushankkeiden varoilla. Päällekkäisten hankintojen välttämiseksi ja hankinnoista tiedottamiseksi kirjastossa on uutuushylly. Laitoksen varoilla hankitut kirjat laitetaan esille uutuushyllyyn kuukauden ajaksi, jonka jälkeen kirjastovastaava sijoittaa kirjat normaaliin hyllyjärjestykseen ja niitä voi lainata tavalliseen tapaan. Projektien hankkiman kirjallisuuden osalta uutuushyllyn käyttäminen on vapaaehtoista. Kirjojen esillepanosta ja esilläolon kestosta päättävät ja vastaavat hankkeessa työskentelevät henkilöt. Laitoksen kirjaston viimeisimmän kuukauden aikana luetteloituja uutuuksia voi myös etsiä Joskun uutuushaun avulla. Näin käytät uutuushyllyä: Uutuushyllyssä olevat kirjat ovat esillä tutustumista varten, joten niitä ei lainata työhuoneisiin. Esilläoloaika on yksi kuukausi, jonka jälkeen kirjastovastaava hyllyttää kirjat ja ne ovat normaalisti lainattavissa. Jos haluat asettaa esille projektin hankkimaa kirjallisuutta, laita jokaisen kirjan väliin haltijan tiedot kertova lappu. Näin kiinnostuneet osaavat halutessaan kysyä kirjaa oikeasta paikasta ja toisaalta kirja ei joudu harhateille. Kirjojen esilläoloajan päättää kirjan haltija, vaikkapa 1 tai 2 viikkoa on riittävä aika. Projektien hankintojen uutuushyllyyn tuomisesta ja pois hakemisesta vastaavat projektilaiset itse. Näin käytät Joskun uutuushakua: Joskun uutuushaku löytyy internetistä osoitteesta: Linkki löytyy myös Joskun etusivulta: -> josku-haku -> uutuusluettelo Kirjoita kohtaan vapaasanahaku haluamasi laitoskirjaston sijaintitunnus (KTL, KTL A, KTL H, KTL V, KTL T tai KTL SP), valitse haluamasi tarkasteluaika (1 4 viikkoa) ja paina hae. -6-

7 5. POISTOHYLLY Kirjaston kokoelman ylläpito vaatii myös poistojen tekemistä. On kuitenkin tärkeää varmistaa, ettei mitään tarpeellista poisteta. Tämän varmistamiseksi kirjastosta löytyy poistohylly. Laitoskirjastosta poistettava aineisto laitetaan yhden kuukauden ajaksi esille poistohyllyyn. Laitoksen henkilökunta saa vapaasti ottaa poistohyllyssä olevia teoksia omaan käyttöönsä. Jäljelle jäänyt aineisto lähetetään yliopiston kirjastolle muihin kokoelmiin liitettäväksi, kierrätettäväksi tai hävitettäväksi. Poistohyllyä voi myös hyödyntää henkilökohtaisten tai projekteille kertyneiden käyttöä vaille jääneiden lahja- ja muiden vastaavien kirjojen kierrättämisessä. Tällaiset kirjat voi jättää poistohyllyyn tarjolle. Jos laitoksen henkilökunnasta ei löydy kirjalle ottajaa, se toimitetaan muiden poistojen mukana yliopiston kirjastoon käsiteltäväksi. Näin käytät poistohyllyä: Voit ottaa hyllystä haluamasi teokset. Voit kierrättää itsellesi tarpeettomia kirjoja viemällä ne poistohyllyyn. -7-

8 6. HANKINTA JA LUETTELOINTI Karjalan tutkimuslaitoksen kirjasto on osa Joensuun yliopiston kirjastoa. Yliopiston hallinto edellyttää, että hankinnat tehdään ensisijaisesti kirjaston hankintaosaston kautta ja kaikki - myös projektien ostamat - kirjat luetteloidaan yliopiston kirjaston Josku -kirjastojärjestelmään. Kirjojen luetteloinnilla on monia etuja. Ensinnäkin Josku on ainoa keino saada selville, mitä kirjoja laitoksen kirjaston kokoelma pitää sisällään. Toiseksi vältytään turhilta päällekkäishankinnoilta ja kaukolainoilta. Kolmanneksi laitoksen ja projektien kirjahankintoja on mahdollista suunnata paremmin. Projektivaroin hankitun kirjallisuuden luetteloinnista ei seuraa kirjojen uloslainausvelvollisuutta. Kirjat hankkineella projektilla on aina päätösvalta kirjojen lainaamisen suhteen. Ensisijainen oletus on, että aineistoa ei lainata laitoksen ulkopuolelle, vaan laitoskirjasto toimii käsikirjastoperiaatteella. Näin ollen kirjojen luetteloinnista ei seuraa niiden jatkuvaa lainassa oloa. Näin teet hankintaesityksen kirjaston hankintaosastolle: Täytä hankintaesityslomake osoitteessa: Lomakkeessa voi määrittää hankittavan teoksen sijoituspaikaksi erilliskirjaston, jolloin tilaava projekti saa kirjan itselleen. Kirjaston kautta hankittu aineisto luetteloidaan automaattisesti. Näin luetteloit kirjan: Laita luettelointiin lähtevän kirjan väliin lappu, josta ilmenee kirjan haltija, mihin kokoelmaan kirja tulee luetteloida (KTL:n kirjasto) ja minne kirja tulee luetteloinnin jälkeen palauttaa. Lähetä kirja sisäisessä postissa Yliopiston kirjaston luettelointi- ja sisällönkuvailuosastolle. Kirja lähetetään takaisin luetteloinnin jälkeen. Luettelointi ei (yleensä) vie kauan, joten kirjat eivät ole pitkään poissa käytöstä. Mikäli luetteloitavia kirjoja on useampia, kannattaa ensin tiedustella luetteloinnin tilannetta (Riitta Porkka, puh. 2678). Näin vältetään ruuhkat ja luettelointi tapahtuu sujuvasti. -8-