Maksatuskoulutus yleishyödyllisille hankkeille

Transkriptio

1 Maksatuskoulutus yleishyödyllisille hankkeille

2 Hankkeen vastuut ja velvollisuudet Hankkeesta vastaa aina hakija ja hakijalla on velvollisuus perehtyä rahoitusehtoihin Hankkeen vetäjän ja hallituksen välisistä pelisäännöistä hyvä sopia hankkeen alkuvaiheessa kirjallisesti ja hyväksyä hallituksessa Työsopimukset kuntoon kaikille hankkeessa palkkaa saaville, tuntikirjanpito muistettava Kuka hyväksyy hankinnat, laskut Muista tuensaajan viestintäohjeet Tuensaaja vastaa maksuhakemuksella esitetyistä kustannuksista Maksupäätös tehdään esitetyn aineiston perusteella Muista vastata täydennyspyyntöön ajallaan tai pyydä lisäaikaa

3 Tukipäätös ohjaa hanketta: toteutusta ja myös maksatusta 1. Toteutusaika Vain toteutusajalla syntyneet ja maksetut kulut ovat tukikelpoisia Poikkeuksena rakentamisen suunnittelun kustannukset ja lomarahat 2. Hyväksytyt kustannukset voivat poiketa haetuista! Huomioi kustannuslajit ja seuraa niiden kertymää Huomaa ja hae muutosta ajoissa, kysy neuvoa pienet ylitykset ok ilman muutoshakemusta Hankkeen toteutuminen kokonaisuutena kuitenkin tärkeintä 3. Maksatuksen aikataulu Montako kertaa pitää/voi hakea maksua ja milloin viimeistään? (Päätöspäivämäärä ratkaisee) 4. Mahdolliset erityisehdot Kysyvä ei tieltä eksy!

4 Kirjanpito on tärkeä osa hankkeen toteutusta Toimita kopio tukipäätöksestä ja ohjeista myös kirjanpitäjälle ja niille henkilöille, jotka käsittelevät hankkeen laskuja Hankkeen kulut kirjataan kirjanpitoon omalle kustannuspaikalle -> voidaan erottaa helposti muusta toiminnasta Flat rate kulut pidetään erillään! Laskujen oltava tuensaajalle osoitettuja ja tuensaajan maksamia ja kirjanpitoon menotileille kirjattuja Selkeät kirjanpidon vientiselitteet K-rauta, laavun rakennustarvikkeet Tositteet numeroidaan ja tiliöidään selkeästi

5 Flat rate -erityispiirteitä Välilliset kustannukset hyväksytään prosenttimääräisenä osuutena hyväksyttävistä palkkakustannuksista Tukikelvottomien palkkakustannusten osalta pienenevät myös välilliset kustannukset Välillisiä kustannuksia ei todenneta maksuhakemuksessa Pidä kirkkaana mielessä, mitkä kulut ovat välillisiä ja mitkä välittömiä, ja pidä ne erillään

6 Muutama sana liitteistä Nimeä liitteet kuvaavasti: Palkat tammi-maaliskuu, Ostopalvelut_ilmoitukset jne. Pääkirja: vedä yli sellaiset kustannukset, joita ei haeta maksuun toisaalta sellaisia kustannuksia ei voi hakea maksuun, jotka eivät ole pääkirjalla Jos hankkeessa ulkopuolista yksityistä rahaa, myös sen pitää näkyä pääkirjalla; tarvittaessa tosite ja selvitys (lomake maksatusohjeen lopussa) Tositekopiot (lasku/kassakuitti) lisätään kustannus/rahoitus-välilehdelle kustannuslajeittain Tiliotteet etusivulle (muu liite) tai tositekopioiden kanssa samaan nippuun Kilpailutusasiakirjat tarvittaessa Kopio rakennustarkastuksen loppukatselmuksesta jos vaadittu luvassa, palovakuutus Talkootyölistat allekirjoitettuina (sekä talkootyön tekijä että hyväksyjä) Matkalaskut, liitteinä tositteet esim. lipuista sekä seminaarin/matkan ohjelma tmv. Hankerahalla tehdystä materiaalista kuvat Lehti-ilmoitukset skannataan laskun liitteeksi Osallistujaluettelot, lehtijutut, nettisivujen osoite

7 Muutama lisäsana liitteistä Palkkakustannukset Tukikelpoisia: palkat ja niiden lakisääteiset henkilösivukulut Työsopimus, paikan hakuilmoitus, palkkalaskelma, todenne maksusta ja päiväkohtainen työaikakirjanpito liitetään maksuhakemukseen Työaikakirjanpitolomakkeet (3321L tai vastaava) allekirjoitettuina (sekä työnantaja että työntekijä), myös kokopäiväinen hanketyöntekijä pitää tuntikirjanpitoa Palkan, lomarahan ja loma-ajan palkan oltava maksettuja ja kirjanpitoon kirjattuja ennen maksatukseen hakemista. Lomapalkkavarauksia ei hyväksytä maksatuksessa. Kts. Lomakkeet maksatusohjeen lopussa Tositteet maksetuista työnantajamaksuista (laskut ja maksutositteet) Selvitys loma-ajan palkan ja lomarahan ansainnasta (ELYn lomake suositeltava)

8 Hyrrän käyttö - Suositus: Käytä Mozilla Firefoxia tai Chromea, yksityinen-ikkunassa Välimuistin tyhjentäminen ennen jokaista käyttökertaa Hyrrään kirjaudutaan aina omilla henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella Katso-palvelun ja Hyrrän linkin katkeaminen tai tunnusten lukkiutuminen Katso-palvelussa pitää käydä välillä (6 kk), jotta yhteys omaan organisaatioon säilyy Jos Hyrrästä ei löydy oman yhdistyksen hanketta, käy kirjautumassa Katso-palveluun, jolloin käyttöoikeus taas aktivoituu Katso-palvelussa on erittäin hyvä chat-ikkuna- ja puhelinpalvelu Katso-verkkopalvelussa Tunniste lukossa / Salasana unohtunut.

9 Muista hyvät ohjeet Kehittämishanketuen täyttöohje sisällysluettelo vasemmalla, omana lukunaan myös maksuhakemuksen tekeminen Googleta Mavi Hyrrä, niin pääset oikealle sivustolle us/tuen_maksatus sivupalkista löydät myös kaikki tarvittavat lomakkeet! Materiaalit-kohta JyväsRiihen sivuilla Kysy sähköpostilla tai puhelimitse meiltä JyväsRiihestä

10 Oma hakemus Kirjaudutaan sisään omilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella ja mennään oman organisaation tietoihin

11 Valitse HANKKEET

12 Klikkaa tästä maksuhakemus tehdään tukipäätös-sivulla - Jokainen maksuerä saa oman maksuhakemus numeron - Voit täydentää hakemusta sitä mukaa, kun saat kerättyä maksuaineistoa, hakemus tallentuu järjestelmään

13 Maksuhakemus tehdään päätös-välilehdeltä. Valitse maksuerä, jos haet maksua useassa erässä tai loppumaksu, jos haet maksua vasta hankkeen päätyttyä.

14 Syötä maksuhakemuksen aikaväli. HUOM! Maksujaksot eivät saa mennä päällekkäin. Ei myöskään saa jäädä väliä maksujaksojen väliin. Anna tilinumero IBANmuodossa tai valitse valikosta. Jos yhdistyksellä on kuntalainaa, anna kunnan tilinumero ja lisää valtakirja liitteeksi sivun alareunassa.

15 Muita perustietoja maksuhakemuksella Maksuhakemuksen vastuuhenkilönä näkyy automaattisesti järjestelmään kirjautunut henkilö! Vastuuhenkilö=allekirjoittaja, voi vaihtaa tai lisätä alasvetovalikosta tai hetulla, muista raksia ruutu allekirjoittaja Jos nimenkirjoittajat ovat muuttuneet, lisää pöytäkirjanote tai yhdistysrekisteriote, josta asia ilmenee. Muista myös muutokset Katsossa. Tilinumero joko alasvetovalikosta tai lisää uusi tilinumero, tallenna Hakemuksella täytyy olla sähköpostiosoite, johon viestit lähtevät, eli maksuhakemuksesta lisätietoja antava hlö on tärkeä tieto Vasemmassa yläkulmassa on vihreä Tallenna-nappula painele sitä!

16 Täydennä tiedot toteutuksesta laatikkoon. Toiminta- tai loppuraportin voi tehdä erilliseksi liitteeksi. Skannaa liitteet pdfmuotoon ja nimeä ne selkeästi. Pdfmerge.com/fi (yhdistäminen) ja splitpdf.com/fi (pilkkominen) ovat käteviä apuja! Etusivun liitteisiin tiliotteet, pääkirjan ote, työsopimukset, tuntikirjanpidot. Jos ei löydy sopivaa kohtaa, laita muu liite (asiakas).

17 Lisää-painikkeesta saat uuden rivin. Rivin voi poistaa oikean reunan punaisesta rastista.

18 Järjestelmä tarjoaa automaattisesti ne kustannuslajit, joihin hankkeellesi on myönnetty tukea. Lisää selite, joka kertoo lisätietoa ja kustannuskohtaan liitteen mukainen summa. HUOM! Jokaiselle riville on lisättävä liite menotositteet pääkirjan mukaisessa järjestyksessä, talkootyölistat. Palkkauskulut-kustannuslajin tositeliite tallentuu automaattisesti salaiseksi!

19 Huom! Investointihankkeissa talkootyö (vastikkeeton työ) lasketaan mukaan rakentamisen kuluihin JA merkitään myös erikseen josta vastikkeeton työ - rivinä Järjestelmä laskee kustannukset kululajeittain. Huomaa talkootyön laskenta.

20 Huom! Kehittämishankkeissa talkootyö (vastikkeeton työ) merkitään vain omalle rivilleen

21 Tukipäätöksestä voi laskea julkisen ja yksityisen rahan osuudet. Samat suhteet ovat näkyvillä maksuhakemuksella. Haettava rahoitus pitää merkitä maksuhakemukselle itse (vaaleat laatikot). Suhteiden pitää säilyä samoina! /46 827= 0,2386 Kuinka paljon talkootyötä mahtuu/vaaditaan? Kaava: kuitilliset kulut * talkootyöprosentti/(1-talkootyöprosentti) Esim. tässä kuitilliset kulut*0,2386/0,7614=talkootyön arvo

22 Kun olet saanut maksuhakemuksen valmiiksi, pyydä Leader-ryhmää tarkistamaan se ENNEN kuin lähetät sen allekirjoitettuna eteenpäin. Maksuhakemukseen ei voi enää tehdä lisäyksiä tai muutoksia jos jompikumpi nimenkirjoittajista on allekirjoittanut hakemuksen. MUISTA lopuksi vielä lähettää hakemus käsittelyyn!

23 Ongelmia? Jos tulee teknisiä ongelmia kokeile seuraavia: Tallenna hakemus ja sulje internet-selain Avaa internet-selain uudelleen, tyhjennä välimuisti ja avaa yksityinen selausikkuna Liitteitä voi löytyä hankkeen sähköisestä arkistosta Jos hakemus menee jumiin tai tarvitset apua ota yhteys JyväsRiiheen: Soita Pirjolle tai Leenalle tai laita viestiä Jos Hyrrä antaa virheilmoituksen ota mahdollisuuksien mukaan print screen kuva ja lähetä se toimisto(at)jyvasriihi.fi osoitteeseen Selvitämme asian Maaseutuviraston kanssa ja laitamme tiedon kun ongelma on saatu korjattua

24 Havaittuja ongelmia maksuhakemuksissa Tositteet puuttuvat Skannauksessa ongelmia, osa tekstistä ei näy Pääkirja ei vastaa maksuhakemuksen tietoja Palkat sisältävät lomarahavarauksia Selvitys yksityisen rahan kertymisestä puuttuu tai ei ole todennettavissa kirjanpidon otteista (vain jos yksityistä rahaa muualta) Oikaisuja palkkoihin liittyvissä maksuissa ei ole huomioitu Lomapäivien kertyminen, lomapalkkoja voi hakea vain niiltä päiviltä jotka ovat hankkeessa kertyneitä

25 ELY-keskuksen huomioita maksatukseen Täydennykset toimitettava Hyrrän kautta, ellei toisin pyydetä. Tukihakemuksen kustannuserittely tehtävä mahdollisimman tarkasti. Maksatusasiantuntija ei voi korjata esimerkiksi kustannuksia ja rahoitusta, täydennykset on tultava tuensaajalta. Tavanomaisen hintatason selvitys -asiakirjat puuttuvat välillä. Palkkalaskelmat ja palkkakortit + työsopimus tai toimeksiantolomake hankkeelle mukaan automaattisesti kun haetaan palkkoja sekä lakisääteisten sivukulujen todenteet. Palkkakustannuksista puuttuu liitteitä mm. maksutositteita. Tuntiseurannassa kiinnitettävä huomiota työn kuvaukseen; pelkkä hanketyö ei riitä. Seurantojen on oltava päiväkohtaisia. Hakemuksista puuttuu yksityisen rahan osuus. Rakentamisen kustannukset on kirjattava taseeseen (kirjaamatta jättäminen ei kuitenkaan ole hylkäysperuste).

26 Muista Velvollisuutesi ja vastuusi Ilmoittaa muutoksista ajoissa Voit varata ohjausajan meiltä Voit tulla JyväsRiihen toimistolle skannaamaan Ilmoita, kun olet tehnyt maksuhakemuksen, niin katsomme sen läpi ennen lähettämistä Saat päätöksen nopeammin, kun hakemus on kohdillaan Jos saat lisätietopyynnön, vastaa siihen nopeasti

27 Kiitos! Toiminnanjohtaja Pirjo Ikäheimonen Hankeneuvoja Leena Karjalainen