Viisari KYLPIEN -teemahanke huhtikuu 2016

Transkriptio

1 Viisari KYLPIEN -teemahanke huhtikuu 2016

2 KYLPIEN -teemahanke Tarkoitettu helpottamaan yhteisöjen mahdollisuuksia hyödyntää ohjelman rahoitusta Kootaan pieniä hankkeita yhteen ja hankkeen hakijana toimii Viisari Haetaan erillisellä haulla alahankkeita, joilla on rajattu toteutusaika Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on tarjota Leader-rahoituksella tarpeellista tukea yhteisöjen toiminnan kehittämiseen, monipuolistamiseen sekä tukea yhteisöjen ja asukkaiden aktiivisuutta ja parantaa elinoloja alueella. Erityisenä tavoitteena on lasten ja nuorten aktiivisuutta ja viihtyvyyttä tukevat toimenpiteet. Paikallistasolla hankkeen tavoitteena on lisätä asukkaiden mahdollisuuksia vapaa-ajan toimintaan, parantaa asumisviihtyvyyttä sekä tehostaa yhteisessä käytössä olevien kokoontumistilojen käyttöä. Investointien tuella lisätään asukkaiden sosiaalista kanssakäymistä ja yhteisöllisyyden tunnetta.

3 KYLPIEN -teemahanke Hakemusten käsittely Mahdollisiin täydennyspyyntöihin on vastattava pikaisesti. Mikäli hakemus on puutteellinen eikä pyydettyjä täydennyksiä ole toimitettu määräaikaan mennessä, hakemusta ei voida puoltaa rahoitettavaksi. Huomioikaa määräajat täydennyksille. Jos täydennyksiä ei saada toimitettua määräaikaan mennessä, päätös raukeaa! Alahankevalinnan teki Viisarin hallitus. Valinnan jälkeen tehtiin kirjalliset sopimukset alahankkeiden toteuttajien kanssa. Sopimuksella varmistetaan tuen myöntämisen ja maksamisen edellytysten täyttyminen sekä tuen ehtojen noudattaminen. Alahankkeiden virallisesta päätöksestä vastaa Keski-Suomen ELY-keskus. Virallisen päätösvalmistelun aikana teemahankkeen vastuuhenkilöt ohjeistivat ja kouluttivat hankkeita kilpailutukseen, kirjanpitoon ja raportointiin liittyvistä asioista tammikuussa Viisarin hallituksen päätöksellä hyväksyttyjen alahankkeiden toteuttajat velvoitettiin osallistumaan koulutukseen.

4 KYLPIEN -teemahanke Hankkeiden toteutus Alahankkeiden toteutus voi alkaa hakijan omalla riskillä sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Alahankkeiden toteutuksesta vastaavat alahankkeiden hakijat tehtyjen hankesuunnitelmien mukaisesti. Alahankkeiden tuki haetaan maksuun yhdessä sovittujen määräaikojen mukaisesti. Alahankkeet tulee olla toteutettuna ja laskut maksettuina mennessä. Viisari hakee ja siirtää hankkeelle myönnettyä tukea alahankkeille toteutuneiden ja hyväksyttävien kustannusten mukaan yhteisesti sovitun aikataulun mukaan, viimeisen kerran toimenpiteiden toteutuksen päätyttyä. Hakija vastaa alahankkeen raportoinnista ja maksuhakemuksen toimittamisesta liitteineen määräaikaan mennessä. Tuki maksetaan jälkikäteen toteutuneiden kustannusten mukaan. Alahankkeiden ei ole mahdollista hakea ennakkoa. Alahankkeiden tuki maksetaan hyväksyttäviä kustannuksia vastaan sen jälkeen, kun Maaseutuvirasto on suorittanut tuen maksun Viisarille. Tästä syystä hakijoiden on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, miten hankkeen aikaiset maksut saadaan hoidettua!

5 Hankkeen vastuut ja velvollisuudet Hankkeesta vastaa aina hakija. Teemahankkeessa useita pieniä hankkeita on laitettu yhteen ja hankkeen hakijana on Viisari. Teemahankkeen toteutustapa kuitenkin eroaa normaaleista hankkeista siten, että tuen saajan (Viisari) ja alahankkeen toteuttajan (teidän yhdistys) välillä tehdään sopimus tuen siirrosta. Toteuttajalla on velvollisuus perehtyä rahoitusehtoihin Hankkeen vetäjän ja hallituksen väliset pelisäännöt on hyvä sopia hankkeen alkuvaiheessa kirjallisesti ja hyväksyä yhdistyksen hallituksessa Esim. laskujen hyväksymiskäytäntö, hankintojen teko yms. asiat on hyvä sopia etukäteen Aineistoa on hyvä kerätä järjestelmällisesti hankkeen alusta lähtien

6 Hankkeen toteuttaminen 1/3 kun hanke on hyväksytty ELY-keskuksessa, alahankkeelle on hyväksytty kustannusarvio ja hankesuunnitelma, joiden mukaisesti hanke tulee toteuttaa tuen maksamisen edellytyksenä on, että tuensaaja on noudattanut tukipäätöksen mukaisia ehtoja jos hankkeen toteutus ja/tai kustannukset poikkeavat tukipäätöksestä, tulee tuen myöntäjältä, Viisarilta hakea aina muutospäätöstä (ennen muutoksen toteuttamista). Muutosta haetaan AINA ETUKÄTEEN!

7 Hankkeen toteuttaminen 2/3 Kustannuksia voi syntyä hankkeen toteutusaikana, toteutusaika alahankkeille on saakka, jatkoaika ei ole mahdollista Ennen sopimuksen kirjoittamista tukikelpoisia kustannuksia ovat luvat ja rakentamisen suunnittelun kustannukset (jos kustannukset ovat hankesuunnitelmassa mukana) Vastikkeeton työ yleishyödyllisissä hankkeissa (talkootyö) Hankkeen toteuttamiseksi tarpeellista työtä, joka kuuluu olennaisesti hankkeen toteutukseen (suunnitelman mukaan)

8 Hankkeen toteuttaminen 3/3 Mikäli hankkeessa on sekä rakentamista että konehankintoja, molemmilla on omat kustannusarvionsa, jonka perusteella tuki aikanaan maksetaan. Näiden välillä ei siis voi olla liukumaa kokonaiskustannusarviossa, vaan molemmista tarkastellaan omaa kustannusarviotaan. Eli kumman tahansa kustannusarvion ylitys jää hakijan omalle kontolle, eikä sitä voida korvata toisen alittumisella. Muutoshakemuksella näitäkin suhteita on toki mahdollista muuttaa, yhteys tässä tapauksessa ennen muutoksen toteutumista Viisariin! Toivomme, ettei muutoksia tehdä kymmenien eurojen takia. Jos hanke on toteutumassa arvioitua pienempänä (kaikki toimenpiteet kuitenkin tehtynä), voidaan muutoshakemuksella myös kohdistaa näitä säästyneitä varoja uudelleen. Huom! Hankkeen alitoteutuminen voi tuoda ongelmia muiden alahankkeiden talkootyön osuuden hyväksymiseen! Korvausvelvollinen on alitoteutuneen hankkeen toteuttaja.

9 Päätöksen yleisehdot Kirjanpito osana tuen saajan kirjanpitoa Kirjanpito, muistiinpanot ja tositteet säilytettävä vähintään 3 vuotta siitä, kun ohjelman ei siis hankkeen - viimeinen maksu suoritetaan, arvion mukaan v loppuun Laki määrää myös pidempiä säilytysaikoja (esim. palkkatositteet) Tuen saajalla ilmoitusvelvollisuus päätöksestä poikkeavasta toteutuksesta Tuen kohteen on oltava vähintään 5 vuotta samassa käytössä hankkeen tuen viimeisen erän maksamisesta

10 Päätöksen yleisehdot Tuki maksetaan jälkikäteen tukikelpoisten kustannusten perusteella tukiprosenttien mukaisessa suhteessa (julkinen 50%, yksityinen 50%) Tukea maksetaan enintään tukitasoa ja myönnetyn tuen määrää vastaava osuus (kustannusten ylitys jää hakijan maksettavaksi) Tuki maksetaan päätöksellä hyväksyttyjen rahoitusosuuksien mukaisessa suhteessa (EU, valtio, kunta, yksityinen rahoitus jakautuen rahalliseen osuuteen ja mahdolliseen talkootyöhön) Sanktiouhka; ei kannata kokeilla menisikö jokin lasku läpi

11 Kirjanpito osana hankkeen toteuttamista Tiivis yhteistyö kirjanpitäjän kanssa. Kopio päätöksistä kirjanpitäjälle (mitkä kulut päätöksen mukaisia). Aina auttaa, jos kirjanpitäjällä on kokemusta hanke-/julkisenrahan kirjauskäytännöistä. Vientiselitteet mahdollisimman informatiivisia, tarvittaessa lisämerkintöjä

12 Allekirjoitukset Maksuhakemuksen, seurantatietolomakkeet sekä talkootyölomakkeet allekirjoittavat aina nimenkirjoitusoikeuden omaava(t) Talkootyölistoissa tulee olla talkootyöntekijän nimi ja allekirjoitus Muista ilmoittaa, mikäli yhdistyksen virallinen nimenkirjoittaja(t) muuttuu!

13 Hanketuen maksamisen hakeminen Maksuhakemukset, aikataulu (punaiset kohdat vielä epävarmoja, tarkennetaan kun tietoa saadaan) tilanteesta hakemus tilanteesta hakemus tilanteesta hakemus (tämä tarvittaessa) mennessä (loppumaksun haku) jokaisen alahankkeen on haettava maksatusta kaikissa maksuhakemuskerroissa (vaikka sitten nollahakemuksella ) loppumaksuhakemukseen saakka, koska maksuhakemukset eivät voi mennä limittäin Tukea ei makseta, mikäli hakemus viivästyy!!! Maksatukseen ei voi hakea jatkoaikaa eikä lisämaksukertoja Teemahanke käsitellään yhtenä hankkeena myös maksatuksessa, huolellisuudella edistätte myös muiden alahankkeiden maksatusta

14 Hyväksyttävät / tuen ulkopuolelle jäävät kustannukset Hyväksyttävät kustannukset (hankesuunnitelman mukaan) Rakennuksen, rakennelman tai rakenteen rakentaminen, korjaaminen tai laajentaminen Koneiden, laitteiden ja välineiden hankinta (vain uudet) Viranomaisluvat Palo- ja talkoovakuutusmaksut hankkeen toteutusajalta Tuen ulkopuolelle jäävät kustannukset Sisäpiirihankinnat ilman kunnollista kilpailutusta Korot ja muut rahoituskulut esim. välirahoituksesta

15 Maksatuksen hakijan muistilista (1/2) lue saamasi hankepäätös huolella ja toteuta hanke suunnitelman mukaan hae maksuun vain hankkeelle kuuluvia kustannuksia älä hae maksuun sellaisia kustannuksia, mitä on jo kerran avustettu tee selkeä kirjanpito numeroi tositteet kirjanpidon mukaisesti (laskut, tiliotteet) muista myös liitelomakkeet

16 Maksatuksen hakijan muistilista (2/2) toimita maksuhakemus Viisarin toimistolle Saarijärvelle vastaa nopeasti mahdollisiin täydennyspyyntöihin varaudu tarkastuksiin niin, että voit esitellä rahoitetun kohteen ja hankkeelle kuuluvat alkuperäiset asiakirjat huolellisesti täytetty, täydellinen hakemus, nopeuttaa maksatushakemuksen käsittelyä muista, että tuetun investoinnin kohdetta ei saa käyttää muuhun kuin tuen kohteena olevaan toimintaan ennen kuin viisi vuotta on kulunut tuen viimeisen erän maksamisesta

17 Maksamishakemuksen liitteet (1/2) kirjanpidon pääkirja tositekopiot (lasku/kassakuitti ja varmennus sen maksusta, esim. tiliote) selvitys kustannusten kohdentumisesta tuettuun toimenpiteeseen, tarvittaessa tositteeseen lisätietoja huom: käteiskuittien osalta on pystyttävä osoittamaan rahan lähde kirjanpitokirjauksilla, tiliotteilla tai muulla vastaavalla tavalla (vältetään käteisostoja) kilpailutusasiakirjat Selvitys kustannusten kohtuullisuudesta dokumentoidaan, mikäli selvityksiä (esim. tarjouksia) ei ole toimitettu jo hakuvaiheessa

18 Maksamishakemuksen liitteet (2/2) seurantatietolomakkeet 3306L ja 3306Dind (loppumaksatuksessa). Lomakkeessa säilytetään hakemushetkellä ollut tavoitetaso sellaisenaan ja täytetään sarake Toteuma hankkeen päätyttyä kopio rakennustarkastajan loppukatselmus- pöytäkirjasta (mikäli rakennuslupa sitä vaatii) palovakuutustodistus (jos ei ole toimitettu jo hakuvaiheessa) talkootyön tuntikirjanpito, lomake 3322L hankkeen ilmoitusten lehtileikkeet, hankkeesta tehdyt lehtijutut valokuvia hankkeesta

19 Talkootyö (vastikkeeton työ) Maksuhakemuksen liitteeksi täytetään Talkootyön tuntikirjanpito, lomake 3322L Voidaan täyttää joko talkookerroittain tai henkilöittäin Työn tekijä väh. 15-vuotias Arvo 15 euroa tunnilta, konetyö + 30 euroa (huomaa lomakkeen täyttö!)

20 Talkootyö (vastikkeeton työ)

21 Raportointi Maksuhakemuksen yhteydessä selvitys suunnitelman toteuttamisesta maksuhakemuksen ajalta (joko lomakkeelle tai liitteenä) Oleellista on, että verrataan suunnitelmaa toteutuneeseen

22 Kilpailutus / hintatason selvitys 1/2 Rakentamisessa useimmiten hakijalta yksikkökustannuslaskelma, jonka ELYkeskus käsittelee viitekustannuksiin perustuen Yli euron hankinnoissa selvitys tavanomaisesta hintatasosta, riittävä määrä tarjouksia tai muu selvitys, jonka perusteella mahdollista arvioida Käytännössä tämä tapahtuu kyselemällä puhelimitse, kiertämällä liikkeissä, tutkimalla netistä tai kuvastoista. Kirjalliset tarjouspyynnöt suositeltavia. Valinta perusteltava! Dokumentoi, dokumentoi ja dokumentoi!!!

23 Kilpailutus / hintatason selvitys 2/2 Jos kilpailutusasiakirjat on toimitettu hakuvaiheessa, niitä ei toimiteta maksatuksen liitteenä uudelleen Dokumentointi hankintojen kilpailutuksesta / hintatason selvityksestä maksuhakemuksen liitteenä. KAIKKI TOIMENPITEET ON KIRJATTAVA YLÖS / TULOSTETTAVA JA SÄILYTETTÄVÄ!!! (lähetetyt tarjouspyynnöt, saadut tarjoukset, tehdyt hankintapäätökset yms.). Kilpailutus / hintatason selvitys on mahdollisten tarkastusten pomminvarmin kohde. Mikäli hankintaperuste on jokin muu kuin halvin hinta, on se aina perusteltava. Tällöin perustelut hankinnan valinnasta on oltava tiedossa jo tarjouspyyntöä laadittaessa.

24 Viestintäohjeet Tiedotuskyltti näkyville, viestinnässä tarkkana logojen yms. tietojen kanssa. Viestintäohjeet löytyvät osoitteesta Tiedotettaessa hankkeesta on mainittava, että hanke on saanut Leaderrahoitusta Viisarilta.

25 Huomioi myös Mikään ei ole niin varmaa kuin muutos lomakkeet tuppaavat matkan varrella muuttumaan, tarkista aina uusin versio lomakepalvelusta suomi.fi Maksuhakemus on laadittava voimassaolevalle (uusimmalle) lomakkeelle, jonka lomakenro Vakuutukset oltava kunnossa, todistus maksuhakemuksen liitteenä mikäli ei ole toimitettu aiemmin Aiemmin kaikki investointihankkeet tarkastettiin ELY-keskuksen toimesta paikan päällä ennen viimeisen erän maksamista. Oletuksena voidaan pitää, että näin menetellään myös nyt. Otantatarkastuksia arvonnan mukaan Tarkastuksia voivat tehdä ELY-keskus, MMM, maaseutuvirasto, komissio ja tilintarkastustuomioistuin

26 Kiinnitä erityistä huomiota: Maksamishakemuksen aikatauluihin Allekirjoituksiin; nimenkirjoitusoikeus Kustannusten kohdentaminen; kustannukset kuuluvat hankkeen toteutukseen, tarvittaessa tositteelle lisätietoja (esimerkki: laskussa lukee lautaa, kirjoittakaa tositteelle esim. terassin lattiaan) Hankkeen ostoissa ei saa käyttää henkilökohtaisia etukortteja (esim.plussa, Bonus tms.) Kustannusten kohtuullisuus, dokumentointi! Investoinnin pysyvyys varmistettava: oltava samassa käytössä 5 vuotta tuen viimeisen erän maksamisesta, alueen omistajan suostumus, riittävän pitkä vuokrasopimus (10 vuotta) ja käyttöoikeuden säilyminen (vuokraoikeuden kirjaaminen maanmittauslaitoksella) Tukikelpoinen ei ole sama asia kuin tuettu. Esimerkki: Kylätalon kattoremontin yhteydessä huomataan, että rännit on vaihdettava. Rännit ovat kyllä tukikelpoisia, mutta jos ei niitä ole esitetty suunnitelmassa ja kustannusarviossa, niitä ei voida tukea!

27 Viisari vinkkaa Vinkkejä yhdistyksille Kylätalot kartalla Jäseneksi Viisariin! Liity osoitteessa

28 Leader VIISARI ry Sivulantie SAARIJÄRVI Arja-Leena Peiponen toiminnanjohtaja Mari Puro hankesihteeri