Johtajan opas: Poista organisaatiosi aika- ja laatusyöpöt automatisoitujen työnkulkujen avulla

Transkriptio

1 Johtajan opas: Poista organisaatiosi aika- ja laatusyöpöt automatisoitujen työnkulkujen avulla Tiedätkö, mitkä kaikki työnkulut organisaatiossasi kannattaa automatisoida Tämän oppaan avulla tunnistat arjen rutiinit, joiden automatisoinnista saat parhaat hyödyt. Toivotamme oivalluttavia lukuhetkiä!

2 Sisällys Onko työnkulkujen automatisoinnista hyötyä organisaatiolleni 3 CASE SPR Veripalvelu: Johdonmukaisuutta ja tehokkuutta työnkulkuun 5 Näin tunnistat työnkulkujen tehostamisen paikat 7 Oppaaseen haastatellut asiantuntijat ja automaatiota hyödyntävät asiakkaat: Kimmo Pyhäjärvi, tuotepäällikkö, CGI Ari Paulin, projektipäällikkö, CGI Mikko Kaasinen, johtaja, ohjelmistorobotiikka CGI Teemu Laakso, Veripalvelujen johtaja, SPR Suomi 2 Johtajan opas: POISTA ORGANISAATIOSI AIKA- JA LAATUSYÖPÖT AUTOMATISOITUJEN TYÖNKULKUJEN AVULLA

3 Onko työnkulkujen automatisoinnista hyötyä organisaatiolleni On, sillä jokaisessa organisaatiossa on lukuisia arkirutiineja, joissa asioita tehdään toistuvasti samalla tavalla. Nämä tehtävät ovat usein niin jokapäiväisiä, etteivät ne tule edes mieleen, kun puhutaan työnkulkujen automatisoinnista. Eräitä tyyppiesimerkkejä ovat tietojen siirto järjestelmistä toiseen tai asiakkaan palveluun liittyvät työvaiheet eri ihmisten tekeminä. Tehtävät vievät kerrallaan vain muutamia minuutteja, eikä kerrannaisvaikutusta aina huomata. Rutiinitehtäviin on totuttu, eikä niitä aina osata edes kyseenalaistaa. Ne, jotka ovat hankaluudet huomanneet, ajattelevat usein, että automatisointi on kallista ja merkitsee uusien järjestelmien käyttöönottoa ja opettelua. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Automatisoinnin voi hyvin aloittaa pienestä ja laajentaa kokonaisuutta sitä mukaa, kun hyödyt arjessa huomataan. Ari Paulin, projektipäällikkö, CGI Jos tietyt peräkkäiset rutiinitehtävät toistuvat päivästä ja vuodesta toiseen, ne kannattaa automatisoida sujuvaksi työnkuluksi. Tämän oppaan vinkeillä tunnistat organisaatiostasi ne tehtävät, joiden automatisoinnista saat parhaat liiketoiminnalliset hyödyt. Kun aloitat näistä, voit olla varma, että teet investoinnin, joka maksaa itsensä nopeasti takaisin. Oppaanasi matkalla ovat CGI:n kokeneet automaatio- ja ohjelmistorobotiikka-asiantuntijat ja vertaisäänen antaa automatisaation avulla paljon hyötyjä saavuttanut ja askel kerrallaan automatisaatiota edistänyt SPR Veripalvelu (sivulla 5). Toivotamme sinulle antoisia lukuhetkiä! Johtajan on tärkeää tunnistaa oman yrityksensä avaintoiminnot, jotka voidaan hoitaa automaatiolla. Automaation tärkein hyöty on ajan ja rahan säästö sekä se, että henkilötyö käytetään tuottavaan tai kehittävään työhön rutiinien sijaan. Kimmo Pyhäjärvi, tuotepäällikkö, CGI 3 Johtajan opas: POISTA ORGANISAATIOSI AIKA- JA LAATUSYÖPÖT AUTOMATISOITUJEN TYÖNKULKUJEN AVULLA

4 Automaation ja robotiikan avulla kohti tehokasta työnkulkua Termit tutuksi Workflow Tehokkaimmillaan työnkulku eli workflow syntyy ihmisen, automaation ja robotiikankin yhdistelmästä, jossa ketju on harkitusti järjestetty: yksittäinen toimenpide käynnistää ketjun ilman pysäytteleviä rutiineja ja manuaalista työtä. Tehokas workflow poistaa turhat pullonkaulat organisaation kokonaisesta prosessista. Sovellusautomaatio Automaatio Sovellusautomaation avulla yksittäisissä järjestelmissä voidaan ohittaa manuaalisia toimenpiteitä ja nopeuttaa työtä. Sovellusautomaation avulla saadaan helposti oiottua turhia manuaalisia työnkulkuja. Sovellusautomaatio poistaa rutiinit jonkin järjestelmän tai ohjelman sisällä ja nopeuttaa järjestelmän sisässä tehtäviä töitä. Robotiikka Robotiikan avulla voidaan yhdistää eri järjestelmiä toisiinsa tai sujuvoittaa järjestelmän ja ihmisten tekemiä vaiheita yhä katkeamattomammaksi ketjuksi. Robotiikka voi tehdä esimerkiksi työvaiheen joka aiemmin oli manuaalinen. Robotiikka poistaa rutiinit useiden järjestelmien kokonaisuuksista ja tarvittaessa järjestelmän ulkopuolella tehtävistä työvaiheista. 4 Johtajan opas: POISTA ORGANISAATIOSI AIKA- JA LAATUSYÖPÖT AUTOMATISOITUJEN TYÖNKULKUJEN AVULLA

5 CASE SPR Veripalvelu: Johdonmukaisuutta ja tehokkuutta työnkulkuun Teemu Laakso, Veripalvelujen johtaja, SPR Suomi SPR:n Veripalvelu oli hyödyntänyt ostolaskujen käsittelyn ja sopimusten arkistoinnin automatisointiin Rondo-palvelua jo useita vuosia samaa työkalua hyödyntäen saatiin ratkaisu myös sidosryhmien viestien ja asiakirjojen automaattiseen dokumentointiin. Aiemmin eri sidosryhmiltä ja viranomaisilta tulleet tiedot makasivat hajautetusti mapeissa tai yksittäisten henkilöiden sähköposteissa. Päätöksentekoketju ei ollut läpinäkyvä. Joudumme työssämme aika ajoin palaamaan näihin dokumentteihin ja ennen automaattista dokumentointia tämä vei paljon aikaa, kuvaa Veripalvelun kehitysjohtaja Teemu Laakso. Työnkulkuja päätettiin lähteä kehittämään, jotta organisaation tietovirrat yhtenäistyvät, tiedon löytyminen helpottuu ja seurattavuus paranee. Automatisoidun prosessin myötä tullaan säästämään paljon aikaa: Esimerkiksi aiemmin manuaalisesti läpikäydyt viestit poimitaan järjestelmällisesti yhteen automaation avulla. Muutoksen myötä tiedot ovat samassa paikassa sähköisessä muodossa, helposti löydettävissä. Yksittäisen asian selvittäminen on nyt aukottomampaa ja nopeampaa ja kaikki tieto koko organisaation käytettävissä. Työnkulkujen automatisointi on pieni panostus, josta organisaatio hyötyy arjessa. Pieni tekemämme panostus työnkulkujen automatisointiin tulee maksamaan itsensä varmasti takaisin. Olemme tunnistaneet myös lisää vastaavanlaisia työnkulkuja, joita voimme lähteä tulevaisuudessa kehittämään - yhteistyö CGI:n kanssa jatkuu!, kertoo Laakso. Työnkulkujen kehittäminen ja sähköiseksi vieminen tekee meistä johdonmukaisempia ja tehokkaampia. Se antaa meille mahdollisuuden tiivistää yhteistyötä esimerkiksi viranomaisten kanssa. Teemu Laakso, SPR Veripalvelu 5 Johtajan opas: POISTA ORGANISAATIOSI AIKA- JA LAATUSYÖPÖT AUTOMATISOITUJEN TYÖNKULKUJEN AVULLA

6 i Rondo-vinkki: Tiesitkö, että aina ei tarvitse aloittaa suunnittelua alusta CGI Rondo -tuoteperheestä löydät valmiin ratkaisun lähes jokaiseen työnkulkuun. Saat palvelukseesi asiantuntijamme ja turvalliset, testatut sekä räätälöitävät työkalut, jotka vastaavat tarpeitasi nyt ja tulevaisuudessa. Ratkaisu voidaan ottaa käyttöön vaiheittain, yrityksellesi sopivalla konseptilla. Jos sinulla on jo Rondo käytössäsi, tehosta sen käyttöä ja laajenna palvelua muihinkin automaation paikkoihin. Lue lisää: Teemu Laakson vinkit automaation hyödyntämiseen työnkuluissa 1. Ideoi Mihin uusiin ja toistuviin asioihin voisimme hyödyntää automaatiota Mitä tarpeita meillä on Etsi konkreettinen kehityskohde, josta saadaan aidosti hyötyä. 2. Kirkasta tavoite Kun kohde on valittu, mieti tarkkaan mitä hyötyjä saamme Mitä olemmekaan tekemässä Mitä haluamme saavuttaa 3. Käytännönläheisyys Tuo toiminnot lähelle käytäntöä, jotta automaatiosta tulee sujuvaa. Oivalluta myös tekninen kumppani siihen, millä tavoin käytännön työtä halutaan palvella automaatiolla. 6 Johtajan opas: POISTA ORGANISAATIOSI AIKA- JA LAATUSYÖPÖT AUTOMATISOITUJEN TYÖNKULKUJEN AVULLA

7 Näin tunnistat työnkulkujen tehostamisen paikat Työnkulkujen automatisointia voi hyödyntää kaikissa työtehtävissä, joiden vaiheet toistuvat samanlaisina kerrasta toiseen. Automaatioprosessi voi käynnistyä asiakkaan vahvistaessa tilauksen, asukkaan ilmoittaessa hukkaamastaan avaimesta tai projektipäällikön merkatessa tehtävän laskutusvalmiiksi. Etuina ovat nopeus, selkeys ja virheettömyys: Tilaus näkyy heti asiakkuutta hoitavan projektipäällikön projektikartalla avoimena tehtävänä, avaimensa hukannutta asiakasta lähinnä oleva talonmies löydetään sekunneissa eikä laskun lähteminen asiakkaalle ole kiinni projektipäällikön aikatauluista ja muistista. Useimmiten pahimmat aika- ja laatusyöpöt ovat syvällä eri funktioiden toiminnoissa, eikä johdolla ole niihin suoraa näkyvyyttä. Tärkeimmät automatisoitavat prosessit löydät seuraavalta sivulta! Automatisointihankkeet lähtevät aina liikkeelle tunnistamalla ne toistuvat työt, joiden automatisoinnista saavutetaan paras liiketoiminnallinen hyöty. Automaation avulla tehostetaan toimintaa, parannetaan asiakas- ja työtyytyväisyyttä. Mikko Kaasinen, johtaja, ohjelmistorobotiikka, CGI Suomi 7 Johtajan opas: POISTA ORGANISAATIOSI AIKA- JA LAATUSYÖPÖT AUTOMATISOITUJEN TYÖNKULKUJEN AVULLA

8 1 Tunnista tilanteesi - Alkukartoitus Organisaatiossasi tehdään paljon sisäisiä rutiininomaisia toimenpiteitä, joista aiheutuu pitkiä työnkulkuja. Aika olisi käytettävä kehittävämpään työhön, mutta sille ei ole aikaa. Asiakasta palvellessa toimenpiteet vaativat manuaalisia työvaiheita eri ihmisiltä, mikä hidastaa palvelua. Asiakkaan palvelua on parannettava. Yritykseesi tuleva tieto makaa yksittäisten henkilöiden sähköposteissa ja mapeissa. Tietoa on vaikea löytää ja seurata 2 Valitse tavoitteesi Tehokkuuden nostaminen Sujuvampi palvelu Tiedon seurattavuus 3 Havaitse automaattisen työkulun tuoma muutos Automaation avulla rutiininomaiset tehtävät poistetaan tai ohitetaan nopeasti. Automaation avulla työnkulun ketjut voidaan yhdistää ja asiakas saa nopeampaa palvelua. Vaiheet ketjuuntuvat hoituvat sähköisesti. Tieto kerätään järjestelmällisesti omaan paikkaansa ja se on koko organisaation hyödynnettävissä. 4 Näe hyöty ja tulokset arjessasi Virheet vähenevät, tarkkuus paranee ja työnjälki on tasalaatuista. Henkilöstö voi keskittyä kehitystehtäviin ja työ on motivoivaa. Palveluprosessi nopeutuu, muuttuu seurattavammaksi ja laadukkaammaksi. Asiakastyytyväisyys paranee. Tieto on helposti löydettävissä ja raportoitavissa ja johdon on helppo myös tarkistaa toiminnan laatu. 8 Johtajan opas: POISTA ORGANISAATIOSI AIKA- JA LAATUSYÖPÖT AUTOMATISOITUJEN TYÖNKULKUJEN AVULLA

9 ! Tunnista tärkeät paikat omassa organisaatiossasi Missä kaikkialla Missä hidas tai epäselvä tiedon siirto tietoa siirretään käsin järjestelmästä toiseen aiheuttaa viivästyksiä Missä tätä työtä on eniten Mikä synnyttää eniten reklamaatioita Mikä työvaihe kestää tai asiakastyytymättömyyttä suhteettoman kauan Mikä työnkulku voi pysähtyä yksittäisten henkilöiden poissaolojen takia Missä prosessissa sattuu eniten inhimillisiä virheitä Valittaako asiakas hitaudesta Mihin työnkulkuun liittyy useita järjestelmiä tai osapuolia Onko jokin työnkulku fyysisesti hajautettu Missä vahvistusten saaminen tai tiedonhaku aiheuttavat viiveitä Missä työnkulussa on vaiheita, joista ei saada riittävästi tietoa! Hyödynnä automaatiota esimerkiksi näissä työnkuluissa Taloushallinnan erilaiset työnkulut esim. laskujen hyväksyntä ja käsittelyt HR-prosessit Dokumentointi- ja sopimusprosessit Face-to-Face myynnin jälkivaiheet Työn ohjaaminen palvelutyössä Hakemusten käsittely Tietojen yhdistäminen eri järjestelmistä Asiakastietojen hallinta Toimitusketjun seuranta 9 Johtajan opas: POISTA ORGANISAATIOSI AIKA- JA LAATUSYÖPÖT AUTOMATISOITUJEN TYÖNKULKUJEN AVULLA

10 i Rondo-vinkki: Lähde helposti eteenpäin yhdellä automatisoitavalla työnkululla. CGI Rondo -tuoteperheen avulla pääset aloittamaan automaatioprosessin helposti. Jos sinulla jo on Rondo käytössäsi vaikkapa taloushallinnon työnkulkujen varmistajana, ota palvelun täysi potentiaali käyttöön palvelua voit hyödyntää lähes jokaiseen työnkulkuun. Aloittaa voi esimerkiksi uuden työntekijän tuloon liittyvän kaikki dokumentaation, kulkuoikeuksien, tilien avaamisten ja hallinnoinnin automatisoinnilla. Jos Rondo ei vielä ole käytössäsi, autamme mielellämme käyttöönotossa ja suunnittelussa. Lue lisää: Ota yhteyttä tunnistetaan yhdessä automaation paikat työnkuluissasi! Lotta Riuttala, Myyntipäällikkö, CGI p CGI Suomi Oy CGI on globaali, Suomessa yli asiantuntijaa työllistävä ICT-palveluyritys, joka konsultoi asiakkaitaan liiketoiminnan sekä ICT-ratkaisujen kehittämisessä ja on luotettu ulkoistuskumppani. CGI:n tavoitteena on toimialan laatujohtajuus toimittamalla palvelut ja projektit sovitun aikataulun ja budjetin mukaisesti. 10 Johtajan opas: POISTA ORGANISAATIOSI AIKA- JA LAATUSYÖPÖT AUTOMATISOITUJEN TYÖNKULKUJEN AVULLA