Rahtikirjojen hallintapalvelu

Transkriptio

1 Rahtikirjojen hallintapalvelu

2 Tarjoamme merkkiriippumattomia palveluita ja ratkaisuja, joiden avulla saatte tulostusympäristönne sekä dokumenttiprosessit hallituksi ja tehokkaaksi kokonaisuudeksi. Tiedämme, miten asiakirjat saadaan liikkumaan sujuvimmin, olivatpa ne sitten sähköisessä tai paperisessa muodossa. Teemme asiakkaidemme elämästä helpompaa sekä muutamme toimistotulostuksen hallituksi kokonaisuudeksi. Tämä tarkoittaa monissa tapauksissa jopa tuhansien puhelujen ja sähköpostien vähentämistä suoraan työkuormituksesta. Takaamme Teille merkittäviä kustannussäästöjä nykykustannuksiin verrattuna sekä suoria että epäsuoria. Helpotamme myös budjetointianne, koska hinnoittelumme perustuu ennustettaviin kustannuksiin. Logistiikka-alan yrityksille olemme kehittäneet palvelun, jolla pyrimme vastaamaan alla oleviin kysymyksiin: Miten asiakirjat olisivat vaivatta saatavilla kun niitä tarvitaan? Kuinka arkistoida rahtikirjoja tehokkaasti ja helposti? Kuinka vähentää asiakirjojen etsimiseen käytettävää aikaa? Miten jakaa dokumentteja asiakkaan kanssa molempia palvelevalla tavalla? Miten nopeuttaa laskutusta? Kuinka parantaa tuottavuutta?

3 Suomalaisten yritysten haasteet tiedon hallintaan ja tulostamiseen liittyen Suomessa tulostetaan vuosittain yhteensä 15 miljardia sivua. Yritykset käyttävät tulostamiseen liittyviä resursseja suoraan ja epäsuoraan (mm. työajallisia) yleensä 1-5 % liikevaihdosta. Yritysten tarve vähentää kustannuksia ja tehostaa toimintaansa korostuu erityisesti nyt vaikeampina taloudellisina aikoina. Strategiana on useimmiten toimintojen ja resurssien keskittäminen ydintoimintoihin ja niiden kehittämiseen. Tällä hetkellä pienistä ja keskisuurista yrityksistä vain murto-osa hyödyntää tulostusympäristön hallintapalveluita. Tulostuksen hallintapalveluilla pystytään saavuttamaan merkittäviä kustannussäästöjä ja parempaa tehokkuutta. Yritysten näkökulmasta paperidokumentit ovat olleet pääsääntöisesti välttämättömiä välivaiheita tai arkistointia varten. Paperipohjaiset prosessit ovat kuitenkin yleensä hidastempoisia ja toistuvia, jolloin ne vievät osaavan henkilöstön kallista aikaa yksinkertaisiin, mutta liiketoiminnan kannalta tärkeisiin toimenpiteisiin tiedon siirtämiseen järjestelmiin, asiakirjojen arkistointiin ja tiedon etsimiseen. Yritysten tehostaessa ja sähköistäessä dokumenttiprosessejaan on tulostaminen kokonaisuudessaan vähentymässä, mutta väritulostamisen määrä näyttää jatkavan kasvuaan (kasvua keskimäärin noin 19 % vuodessa). Yritykset haluavat erottautua ja vahvistaa omaa brändiään jatkuvasti alati tiukkenevassa kilpailussa. Tehokkuutta ja säästöjä sekä liiketoiminnan kehittämistä Teemme yhteistyötä asiakkaidemme kanssa löytääksemme heille tapoja tehostaa ja hallita asiakirjoihin sekä tulostamiseen liittyviä prosesseja. Tuotamme siten merkittävintä lisäarvoa asiakkaillemme. Autamme asiakkaitamme leikkaamaan kustannuksia, palvelemaan omia asiakkaitaan paremmin, työskentelemään tehokkaammin ja tekemään parempaa liiketulosta. Haluamme tarjota asiakkaillemme vapauden keskittyä kaikkein tärkeimpään: omaan ydintoimintaan.

4 Rahtikirjojen hallintapalvelu Rahtikirjoihin liittyy aina tavaran tai tuotteiden siirtoa paikasta A paikkaan B. Toimituksen tilaajan toivomukset ja vaatimukset tiedon hallinasta sekä jakamisesta ovat ajan saatossa tiukentuneet ja odotustaso palvelutasolle jatkaa kovenemistaan. Logistiikkayritykset joutuvat siis kehittämään järjestelmiään ja toimintatapojaan, jotta pystyvät tarjoamaan asiakkailleen heidän toivomiaan palveluita sekä varmistamaan oman toimintansa kannattavuuden. Tärkeä osa logistiikkaketjua ovat dokumentit ja se, että oikeat dokumentit ovat niitä tarvitsevien saatavilla nopeasti. Haaste on siis dokumenttien ja dokumentteihin liittyvien prosessien hallinta, jotta toiminta olisi mahdollisimman sujuvaa. Onkin siis tärkeää, että prosessit ovat yksinkertaisia ja toimivia. Tällä on usein merkitystä myös logistiikkayrityksen talouteen, koska kuitattu rahtikirja voidaan tarvita laskutuksen liitteeksi. Palvelun avulla on mahdollista: Tarjota parempaa palvelua Tiedon helpon löytymisen myötä asiakaspalvelunne paranee ja voitte saada lisää tilauksia. Tyytyväisemmät asiakkaat Mahdollisuus saada uusia asiakkuuksia Tehdä työtä kustannustehokkaammin Käyttämällä vähemmän aikaa dokumenttien arkistointiin, etsimiseen ja tiedon välittämiseen, jää enemmän aikaa tuottavampaan työhön. Hyödynnä paremmin nykyisiä henkilöstöresursseja Kasvata liikevaihtoa ja -voittoa Nopeuttaa laskutusta Asiakirjojen nopempi käsittely lyhentää asiakkaalle annettavaa maksuaikaa. Lisää kassavarantoa Parempi mahdollisuus investoida kasvuun Helpottaa ja yksinkertaistaa työtehtäviä Toimivat ja selkeät työtavat vähentävät virheitä ja yksinkertaistavat päivättäistä työntekoa. Mahdollistaa lyhyemmän perehdytyksen työtehtäviin mahdollistaa henkilöstöresurssien kohdistamisen tuottavampaan työhön

5 Tiedon etsiminen ja jakaminen Perinteinen tapa saada tietoa on kysyä sitä operaattorilta, joka etsii tarvittavan tiedon eri lähteistä. Tämä toimintamalli kuormittaa henkilöstöä ja asiakaspalvelu saattaa olla hidasta. Helpompi tapa löytää ja jakaa tietoa Parempi tapa jakaa tietoa on www-pohjainen palvelu, johon on pääsy 24/7. Dokumentit ovat kaikkien tietoa tarvitsevien saatavilla - nopeasti. Helppokäyttöinen järjestelmä takaa, että tieto löytyy vaivatta ilman apua. Operaattorin työaika vapautuu tuottavampiin tehtäviin.

6 Tyypillinen tapa arkistoida asiakirjoja Asiakirjoja saatetaan arkistoida useisiin eri paikkoihin ja monin erilaisin menetelmin. Arkistoina voivat olla esimerkiksi verkkolevyt, sähköpostit ja mapit. Kun asiakirjoja on eri paikoissa, arkistointiin ja arkiston ylläpitoon saattaa kulua paljon aikaa. Helpompi tapa arkistoida asiakirjoja Tehokkaampi tapa arkistoida asiakirjoja on selkeä ja yhdenmukainen, jossa eri dokumentit kootaan yhteen prosessiin. Tällä saavutetaan merkittävästi lisää kontrollia dokumenttien hallintaan, säästetään aikaa ja varmistetaan arkistoinnin sujuvuus.

7 Rahtikirjojen tallentaminen järjestelmään Dokumentteja voidaan tuoda järjestelmään asiakkaan kannalta parasta ja tehokkainta välineistöä hyödyntäen. Usein tässä vaiheessa voidaan hyödyntää jo asiakkaalla olevaa laitteistoa. Tällöin palvelun käyttöönotto ja aloittaminen voidaan tehdä nopeasti ja kustannustehokkaasti. Monitoimilaitteet Mobiiliskannerit Älypuhelinsovellukset Ilmoitukset ja hälytykset Saapuneista dokumenteista saapuu aina tarvitsijoille ilmoitukset, joten henkilöstö pystyy reagoimaan välittömästi uusiin dokumentteihin, jotka vaativat heiltä toimenpiteitä. Ilmoitukseen voi saada suoraan linkin kyseiseen dokumenttiin, jolloin voi välittömästi tarkastaa sen. Tällä saavutetaan tehokkuutta ja dokumentit saadaan nopeasti tarvitsijoille.

8 Automatisoitu tiedonpoiminta rahtikirjasta On tärkeää, että dokumentit tunnistetaan ja luokitellaan oikein, jotta dokumentit ovat oikeiden henkilöiden käytettävissä. Standardisoiduista lomakkeista on usein järkevintä automatisoida tiedonpoimintaa ja minimoida ajankäyttö. Dokumenttien verifiointi Monenmuotoisista ja käsinkirjoitetuista dokumenteista tiedonpoiminta automaattisesti ei ole kustannustehokasta eikä usein riittävän tarkkaa, jolloin manuaalinen dokumenttien verifiointi on tarpeellinen työvaihe. Näin saadaan varmuus siitä että dokumentit ovat oikeiden henkilöiden käytettävissä ja löydettävissä.

9 Dokumenttien löytäminen ja käyttäminen Dokumentit ovat aina löydettävissä nopeasti ja helposti asiakasportaalista, jossa on erinomainen hakutoiminto. Tallennusprosessissa koko asiakirjan sisältö indeksoidaan (OCR), joka mahdollistaa tiedon löytymisen. Tietoa ja asiakirjoja voidaan etsiä usein eri metodein: perinteinen hakemistorakenne ja sen selaaminen Automatisoidut/ennalta määritetyt ja usein toistuvat haut Haut koskien dokumentin nimeä Haut koskien dokumenttien sisältöä Hakuja voidaan myös määritellä koskemaan tiettyjä aikavälejä, jolloin haun tulokset voidaan rajata tarkoin ja haluttu dokumentti löytyy nopeasti.

10 Dokumenttien välittäminen ja jakaminen Järjestelmä tukee erinomaisesti dokumenttien jakamista eri toimijoille. Joskus dokumentaatiota pitää jakaa eri toimijoiden välillä. Eri toimijoita voi olla esimerkiksi loppuasiakas tai Tulli. Dokumentteja voidaan jakaa suoraan järjestelmästä lähetettyinä sähköpostiviesteinä linkkinä asiakirjaan tai liitetiedostoina. Esimerkiksi Tullille dokumentaation voi lähettää liitetiedostona. Tämä nopeuttaa toimintaa, koska tällöin ei tarvitse ladata dokumenttia ensin omalle työasemalle ja lähettää sieltä sähköpostitse eteenpäin. Asiakkaille, joilla on muutenkin paljon dokumentaatiota kanssanne voi antaa myös lukuoikeuden kansioon, jossa on loppuasiakkaan ja logistiikkayrityksen välisiä dokumentteja, kuten rahtikirjoja pidemmän aikavälin osalta. Tämä parantaa todistetusti asiakastyytyväisyyttä ja voi tuoda lisää asiakkuuksia logistiikkayrityksen hoidettavaksi.

11 Näe mitä dokumenteille on tehty Sähköinen järjestelmä mahdollistaa täyden läpinäkyvyyden dokumenttien historiaan, joista esimerkkinä mm. seuraavat asiat: Milloin dokumentti on luotu Milloin ja kenen toimesta dokumenttia on luettu/muutettu Ketkä ovat saaneet sähköpostitse dokumentista tiedon Tällöin voitte varmistua, että dokumentaatiosta on myös informoitu loppuasiakasta tai Tullia. Yhteenveto Palvelun avulla saatte yksinkertaisemman ja nopeamman dokumenttiprosessin, jossa asiakkaanne ja Te käytätte merkittävästi vähemmän aikaa dokumenttien etsimiseen ja tiedon löytämiseen. Saatte tehokkaan järjestelmän, joka tekee liiketoiminnastanne kustannustehokkaamman. Asiakastyytyväisyytenne parantuu. Voitte kasvattaa osuuttanne nykyisten asiakkaidenne keskuudessa. Voitte hakea ja löytää uusia asiakkuuksia - uuden ja paremman palvelunne avulla. Saatte lisää kassavarantoa, koska asiakkaille annettava maksuaika lyhenee merkittävästi.