Opas tehokkaan yritysperinnän suunnitteluun

Transkriptio

1 Opas tehokkaan yritysperinnän suunnitteluun Tästä oppaasta saat vinkit tehokkaan B2B perintäprosessin suunnitteluun ja tietoa käytössä olevista perintäkeinoista

2

3 Johdanto Tämä opas on tehty kaikille yrityksille, jotka myyvät laskulla tuotteita tai palveluita yritysasiakkailleen. Selkein ero yritys- ja kuluttajasaatavan perinnässä on se, että yritysperinnässä on mahdollista edetä nopeammin ja käytettävissä olevien perintäkeinojen valikoima on monipuolisempi kuin kuluttajaperinnässä. Perinnän termit herättävät usein paljon kysymyksiä ja tämä opas antaa vastauksen osaan näistä kysymyksistä. Mikä on tratta? Mitä keinoja yrityssaatavan perintään on? Miten nopeasti kannattaa edetä perinnässä? Tehokkaasti hoidettu perintä on keskeinen osa hyvin hoidettua liiketoimintaa. Tehokkaalla perinnällä varmistat hyvän tuloksen yrityksellesi. SISÄLLYS Tehokkaan perinnän elementit... 4 Lasku on erääntynyt, miten yritysperintä aloitetaan?... 5 Trattamenettely vaiheittain... 6 Vapaaehtoisesta perinnästä oikeudelliseen... 7 B2B perintäprosessi kaaviona... 8 Suunnittele oma B2B perintäprosessi!... 9 Erilaisia vaihtoehtoja yhteistyöhön perintäkumppanin kanssa VISMA DUETTO OY Visma Duetto Oy on perintätoimisto, joka yhdistää edistykselliset luotonhallinnan sähköiset työkalut henkilökohtaiseen asiantuntijapalveluun. Palvelumme on seurattavissa reaaliaikaisesti Duetto asiakasliittymästä. Asiantuntijamme ovat erikoistuneet luottokaupan kaikkiin vaiheisiin. Lakimiehiltämme saat apua esimerkiksi riitaisten saatavien perintään tai muihin yritysjuridiikan asioihin. Olemme luotettava ja aikaansaava perintäkumppani. Muista maksuttomat perintäwebinaarimme! Tutustu monipuolisiin aiheisiin osoitteessa: PALVELUMME OVAT KÄYTETTÄVISSÄ HETI: Huomautuspalvelu Perintäpalvelu Jos tarvitset ulkopuolista näkemystä yrityksesi perintäprosessin tehostamiseen, ole yhteydessä! Puhelin tai myynti.duetto@visma.com

4 Tehokkaan perinnän elementit Tehokkaan perinnän voisi kiteyttää yhteen sanaan ja se on nopeus. Laajemmin tarkasteltuna voidaan kuitenkin tuoda esille ainakin kolme tärkeää seikkaa: etenevä perintäprosessi oikein valitut perintäkeinot tilannekohtainen harkinta Tässä oppaassa kerrotaan keskeiset seikat yritysperinnän keinoista ja suositeltavasta perintäprosessista. Perintä sisältää kuitenkin aina tilannekohtaista harkintaa, johon vaikuttavat tiedossa olevat taustatiedot. Joskus on syytä joustaa, jos pitkäaikainen asiakas on ajautunut tilapäisiin maksuvaikeuksiin. Toisinaan taas hälytyskellojen tulisi soida ja auttaa etenemään nopeasti tehokkaampiin perintäkeinoihin, kuten tratta- tai konkurssiperintään. Perinnässä on syytä edetä vaiheesta toiseen siihen asti, kunnes suoritus näkyy tilillä tai yritys tekee itse päätöksen siitä, että luottotappiokirjaus on välttämätön ja järkevä toimenpide. Samaa keinoa ei kannata jäädä toistamaan ja pelkkä suoritusten odottelu tuottaa harvoin tulosta. Käytettävien perintäkeinojen tulee olla oikein valittuja suhteessa saatavan laatuun. Pienissä saatavissa käytetään erilaista keinovalikoimaa kuin suurissa. Suuren saatavan perinnässä voidaan tarvittaessa käynnistää useampikin toimenpide samanaikaisesti. Taustatiedot yrityksen aiemmasta maksukäyttäytymisestä tai luottotiedoista vaikuttavat valittaviin keinoihin. VINKKI: Älä jää toistamaan samaa perintäkeinoa liian pitkäksi aikaa. Kun aikaa kuluu laskun eräpäivästä, lisääntyy samalla luottotappioriski. 4

5 Lasku on erääntynyt, miten yritysperintä aloitetaan? Olemme tilanteessa, jossa yritysasiakkaasi lasku on erääntynyt. Missä vaiheessa ja miten perintä kannattaa aloittaa? MAKSUMUISTUTUS YRITYKSELLE Sopiva hetki lähettää ensimmäinen maksumuistutus yritysasiakkaallesi on siinä vaiheessa, kun voit todeta, että laskua ei ole maksettu eräpäivänä. Oikea hetki voi olla esim. 5 7 päivää laskun erääntymisen jälkeen. Ensimmäinen maksumuistutus on samalla asiakaspalvelua; tuoreeltaan on helpompi tarttua asioihin ja hoitaa ne kuntoon. Maksumuistutuksen lähettämistä ei siis kannata arastella vaan se on normaali jatkumo laskun lähettämiseen. KANNATTAAKO LÄHETTÄÄ TOINEN MAKSUMUISTUTUS? Yrityssaatavan perinnässä riittää yksikin maksumuistutus, mutta osa yrityksistä käyttää kahta muistutusta. Toisen maksumuistutuksen tulisi olla sisällöltään erilainen kuin ensimmäisen, jotta vastaanottajan on helppo havaita, että perinnässä on edetty seuraavaan vaiheeseen. Useampaa kuin kahta maksumuistutusta ei kannata käyttää. VINKKI: Maksumuistutus on erittäin tärkeä vaihe perinnässä. Maksumuistutus on yritysperinnässä edellytys esimerkiksi perinnän jatkamiseksi tehokkaalla trattaperinnällä. PUHELINSOITTO ASIAKKAALLE Osana alkuvaiheen ns. vapaaehtoista perintää voidaan käyttää puhelinperintää. Puhelinperintä on tehokas tapa nopeuttaa maksujen kertymistä, mutta samalla myös kallista ja aikaa vievää. Jos saatavan koko on kovin pieni ja asiakkaita paljon, ei säännönmukainen puhelinperintä useinkaan ole mahdollista tai järkevää. Puhelinperintää voi hoitaa joko yritys itse tai yrityksen perintäkumppani. Jos yrityksessäsi on resursseja puhelinperintään, tässä muutama vinkki: ole kohtelias, mutta käy suoraan asiaan pidä tavoitteena puhelinsoitolle aina joku konkreettinen tavoite, esimerkiksi osasuoritus tai selkeä maksusuunnitelma pyri ohjaamaan keskustelua haluamasi tavoitteen suuntaan ja tee puhelun lopuksi sitouttava yhteenveto sovituista asioista Olemme käyneet läpi ensimmäiset toimenpiteet yrityssaatavan perimiseksi. Seuraavaksi tutustutaan trattaperintään. 5

6 Trattamenettely vaiheittain Tratta on tehokas yrityssaatavien perintäkeino, jota käytetään yleisesti ja hyvillä tuloksilla. Tratan käytössä on huomioitava, että: tratta soveltuu vain yrityssaatavien perintään saatavan on oltava riidaton, eli asiakkaasi ei ole saanut reklamoida laskusta ennen tratan lähettämistä on lähetettävä vähintään yksi maksumuistutus (ks. kaavio s. 8) Trattaperinnän vaiheita ovat: 1. trattaa edeltävä maksumuistutus 2. trattakirjeen lähettäminen -- tässä yhteydessä muodostuu ns. maksuviive yrityksen maksutapatietoihin 3. mahdollinen puhelinperintä ja maksuneuvottelut -- HUOM! Suurin osa tratan saaneista yrityksistä maksaa viimeistään tässä vaiheessa! 4. tratan protestointitavan valinta ja protestointipyyntö -- hiljainen protestointi = aiheuttaa yrityksen luottotietoihin maksuhäiriömerkinnan protestoinnista -- julkinen protestointi = aiheuttaa yrityksen luottotietoihin maksuhäiriömerkinnan protestoinnista, lisäksi protestointi julkaistaan ns. protestilistalla (Kauppalehti) 5. perinnän jatkaminen, jos trattaperintä ei ole tuottanut tulosta Tratan teho perustuu sen julkisuusuhkaisuuteen, eli jos tratta jää maksamatta, tratan protestointi voi aiheuttaa yritykselle maksu häiriö merkinnän. Jotta trattaa voidaan käyttää, on tratan lähettävällä taholla (tyypillisesti perintätoimisto) oltava sopimus luottotietoyhtiön kanssa (Suomen Asiakastieto Oy tai Bisnode Finland Oy). Edellä on kuvattu keskeiset ns. vapaaehtoisen yritysperinnän keinot. Näitä keinoja sääntelee perintälaki (Laki saatavien perinnästä /513). VINKKI: Trattaperintä on erittäin tehokas ja nopea yrityssaatavan perintäkeino. 6

7 Vapaaehtoisesta perinnästä oikeudelliseen Vapaaehtoisen perinnän rytmiin ja keinoihin yritys tai yrityksen valitsema perintäkumppani pystyvät itse vaikuttamaan. Sen sijaan oikeudelliseen perintään tarvitaan yhteistyötä viranomaisten (käräjäoikeus, ulosotto) kanssa ja tällöin velkojalla ei ole samanlaista mahdollisuutta vaikuttaa perinnän nopeuteen. Tämän takia onkin tärkeää, että järkevät vapaaehtoisen perinnän toimenpiteet on tehty ennen oikeudellisen perinnän aloittamista. OIKEUDELLINEN PERINTÄ JA ULOSOTTO MITÄ TARKOITTAA KONKURSSIPERINTÄ? Riidatonta yrityssaatavaa voidaan periä normaalisti summaarisella haastehakemuksella. Oikeudellisen perinnän vaiheet ovat: laaditaan haastehakemus toimitetaan haastehakemus oikeaan käräjäoikeuteen käräjäoikeus huolehtii haastehakemuksen tiedoksiannosta käräjäoikeus antaa asiassa yksipuolisen tuomion ja toimittaa sen velkojalle (tai yrityksen käyttämälle perintäkumppanille) yksipuolinen tuomio toimitetaan ulosottoon, joka aloittaa omat toimenpiteensä saatavan perimiseksi Ulosotolla on velkojaa tai perintätoimistoa laajemmat valtuudet tutkia velallisen tuloja ja varallisuutta. Jos saatava on riitainen, on oikeudellisen perinnän prosessi alusta alkaen riitainen. Jos asiakkaasi on reklamoinut laskusta, kannattaa kysyä asiantuntijalta neuvoja oikeaan etenemistapaan. Visma Dueton palveluihin kuuluu maksuton alkuneuvottelu lakimiehen kanssa. Oikeudellisen perinnän ja vapaaehtoisen perinnän välimaastossa sijaitsee perintäkeinojen kokonaisuus, josta käytetään nimeä konkurssiperintä. Konkurssiperintä on tehokas perintäkeino hieman suurempien yrityssaatavien perinnässä (n euroa tai sitä suurempi saatava). Konkurssiperinnän vaiheet ovat: laaditaan konkurssiuhkainen maksukehotus lähetetään maksukehotus tiedoksi annettavaksi käräjäoikeuden haastemiehille tiedoksiannettu asiakirja palautuu velkojalle tai perintätoimistolle käydään mahdolliset maksuneuvottelut velallisen kanssa harkitaan, kannattaako konkurssiperintää jatkaa konkurssihakemuksella laaditaan konkurssihakemus tai jatketaan perintää muilla keinoilla, esim. edellä kuvattu oikeudellinen perintä Konkurssiperinnän hoitaminen vaatii tyypillisesti lakiasiantuntemusta, erityisesti siinä vaiheessa, jos on tarvetta harkita perinnän jatkamista konkurssihakemuksella. VINKKI: Konkurssiperintä on tehokas perintäkeino suurehkoihin yrityssaataviin ja esimerkiksi tilanteisiin, joissa on ollut vaikeuksia tavoittaa asiakastasi. 7

8 B2B perintäprosessi kaaviona Alla olevassa kaaviossa on kuvattu B2B perinnän keskeiset vaiheet. LASKU ERÄÄNTYY Yleisesti käytetty maksuehto Suomessa on 14 päivää, mutta monia muitakin maksuehtoja on käytössä. MAKSU MUISTUTUS Yritysasiakkaalle 5 7 vrk laskun erääntymisen jälkeen, yksikin maksumuistutus riittää (maksuaikaa väh. 7 päivää), voidaan harkita myös puhelinsoittoa. PERINNÄN ALOITUS, TRATTA PERINTÄ Trattakirje, vaihtoehtoisesti maksuvaatimus, myös puhelinperintää ja maksuneuvotteluja. ASTETTA KOVEMMAT PERINTÄ KEINOT Tratan protestointi, aikaisintaan 10 vrk tratan lähettämisestä, käytettävissä myös konkurssiperintä. Toimeksiannon siirtäminen perintätoimistolle voi tapahtua esimerkiksi heti laskun lähettämisen jälkeen tai muistutuskirjeen lähettämisen jälkeen. OIKEUDELLI NEN PERINTÄ ULOSOTTO JA JÄLKIPERINTÄ Haastehakemus käräjäoikeuteen, käräjäoikeuden yksipuolinen tuomio. Yksipuolinen tuomio ulosottoon, huolehditaan vanhenemisen katkaisusta. 8

9 Suunnittele oma B2B perintäprosessi! Alla on käyttöösi tyhjä kaavio, johon voit suunnitella omalle yrityksellesi sopivan perintäprosessin. Lisää päivämäärät ja valitse keinot, joita haluat käyttää. LASKU VINKKI: Jos haluat tehostaa prosessia, voit lähteä liikkeelle pienin askelin ja vaiheittain, esimerkiksi nopeuttamalla rytmiä muutamalla päivällä jossakin kohdassa prosessia tai vähentämällä käytettyjen perintäkeinojen, esim. maksumuistutusten määrää. Heräsikö kysymyksiä yritysperinnästä? Neuvomme mielellämme: puhelin MAKSUMUISTUTUS PERINNÄN ALOITTAMINEN PÄÄTÖS PERINTÄ TOIMISTOON SIIRROSTA OIKEUDELLISEN PERINNÄN KEINOT 9

10 Erilaisia vaihtoehtoja yhteistyöhön perintäkumppanin kanssa Perintätoimiston palvelut on tarkoitettu tehostamaan ja tukemaan yrityksesi liiketoimintaa. Perintätoimiston palveluita voi käyttää monipuolisesti ja siinä laajuudessa, jonka itse koet parhaiten tukevan omaa liiketoimintaasi. Mitä hyvältä yhteistyöltä perintätoimiston kanssa voi odottaa? Ainakin seuraavia seikkoja: tehokkuutta ja nopeutta toimeksiantojen hoidossa apua ja neuvoja erikoistilanteissa, esimerkiksi jos asiakas reklamoi lähettämästäsi laskusta mahdollisuutta seurata ja hallinnoida omia toimeksiantojaan reaaliaikaisesti palveluiden helppokäyttöisyyttä ja läpinäkyvyyttä tiedotusta ja koulutusta, joilla voit koko ajan tehostaa myös niitä toimia, joita haluat tehdä itse Yrityksen puolestaan on hyvä kertoa toimeksiantoihin liittyen mahdollisia taustatietoja, joilla voi olla vaikutusta perintään (esimerkiksi käytössä olevat vakuudet tai mahdolliset reklamaatiot). Perintätoimiston puoleen kannattaa kääntyä, jos oma liiketoiminta on muuttumassa; voit saada arvokkaita vinkkejä ja ulkopuolista näkemystä. 10

11 11

12 Odotamme jo ensimmäistä toimeksiantoasi! Lähetä se osoitteessa Visma Duetto Oy Yliopistonkatu 31, PL 735, Turku Puh