RAKENTAMISEN JA RAKENNUTTAMISEN

Transkriptio

1 RAKENTAMISEN JA RAKENNUTTAMISEN ORGANISOITUMISMALLIT Päivitetty raportti I Tommi Salonen / Oy Swot Consulting Finland Ltd

2 Projektin taustaa ja nykytilanne Lekitek Oy (jatkossa Lekitek ) perustettiin Lempäälän kuntakonsernin kiinteistöpalveluiden uudelleenorganisoinnin myötä noin vuosi sitten. Yhtiön tehtävänä on tuottaa palveluja Lempäälän kunnalle ja Lempäälän kuntakonsernin muille yhtiöille. Lekitekin palveluihin kuuluvat mm. siivouspalvelut, kiinteistöhuoltopalvelut, viherpalvelut, liikuntapaikkapalvelut ja rakentamispalvelut. Lekitekin kunnossapitoyksikkö tuottaa sekä uudis- että ennen kaikkea korjausrakentamispalveluita pääasiassa Lempäälän alueella. Yksikössä työskentelee noin 10 rakennusalan ammattilaista. Yksikkö toteuttaa mm. kunnan kiinteistöjen rakennustöitä, kiinteistöissä tehtäviä purkuja/tai muutostöitä sekä yleisiä kiinteistöjen kunnossapitoon liittyviä töitä tiiviissä yhteistyössä kiinteistöhuoltopalvelun kanssa. Palvelun laadussa ja työnjohdossa on havaittu viime aikoina haasteita. Rakentamista ja rakennuttamista tapahtuu em. yksikön lisäksi myös Lempäälän kunnassa ja kuntakonsernin muissa yhtiöissä. Osaltaan myös tämä aiheuttaa haasteita rakentamisen ja rakennuttamisen laadulle sekä toiminnan systemaattisuudelle ja tehokkuudelle. Em. syistä johtuen Lempäälän kunnassa päätettiin toteuttaa rakentamiseen ja rakennuttamiseen liittyvä osaamiskartoitus sekä vaihtoehtoisten organisoitumismallien määrittäminen ulkoisten asiantuntijoiden tukemana. Tämä raportti ja Swot Consultingin osio kohdistuivat organisoitumismalleihin. 2

3 Projektin tavoitteet Rakentamisen ja rakennuttamisen organisoitumismallit -projektin päätavoitteena oli: kartoittaa ja tunnistaa Lempäälän kuntakonsernin nykyisen rakentamisen ja rakennuttamisen toimintamallin keskeiset ongelmat ja määrittää uudet vaihtoehtoiset organisoitumis- ja toimintamallit sekä valita käyttöönotettava malli. Projektin aikana syvennyttiin erityisesti seuraaviin osa-alueisiin: Nykyisen toimintamallin ja -rakenteen analyysi sekä ongelmakohtien tunnistaminen Tulevaisuuden organisoitumismallille asetettujen vaatimusten ja odotusten tunnistaminen Vaihtoehtoisten organisoitumis- ja toimintamallien määrittäminen Uuden valitun mallin käyttöönotto- ja toteutussuunnitelman määrittäminen Henkilöiden sitouttaminen uuteen organisoitumis- ja toimintamalliin. 3

4 Projektin toteutusaikataulu Projektin käynnistys Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu u Nykytilanteen analysointi Vaihtoehtoisten organisoitumis- ja toimintamallien määrittäminen Projekti-/ohjausryhmän kokous u u u Raportointi u Projekti- / ohjausryhmän kokousten ajankohdat: Vko 10: ke klo Vko 13: ma klo 9.00 Vko 15: ma klo 9 Raportointi: Vko 16: to klo 14 4

5 Projektin toteutus: Haastattelut Projektin aikana haastateltiin seuraavat 21 henkilöä: Projekti- / ohjausryhmän jäsenet: Tiia Levonmaa, tekninen johtaja vs., peruskunta Auli Nevantie, henkilöstöjohtaja, peruskunta Kari Auvinen, talousjohtaja, peruskunta Heidi Rämö, kunnanjohtaja, peruskunta Johanna Heikkilä, toimitusjohtaja, Lekitek ja Sirkkavuori Toni Laakso, toimitusjohtaja, Lempäälän Lämpö Lasse Sampakoski, toimitusjohtaja, Lempäälän Vesi Yksilöhaastattelut: Mervi Järvinen, rakennuttamispäällikkö, peruskunta Ulla Miettinen, rakennusinsinööri, peruskunta Juho Mikkolanniemi, tekninen isännöitsijä, peruskunta Lari Laakso, keskustan kehittämisen hankepäällikkö, peruskunta Nina Tielinen, toimistoarkkitehti, peruskunta Timo Kujanpää, rakentamispalveluesimie, Lekitek (virkavapaalla peruskunnan tilapalvelupäällikön tehtävistä) Tommi Nyrönen, kiinteistöpäällikkö, Lekitek Nina Lehtinen, sivistysjohtaja, peruskunta Päivi Liejumäki, LVI-insinööri, peruskunta Työntekijöiden ryhmähaastattelu: Marko Harmainen, kirvesmies, Lekitek Risto Ahonen, sähköasentaja, Lekitek Sami Ruostila, kaukolämpöyliasentaja, Lempäälän Lämpö Vesa Antikainen, työmaamestari, peruskunta Kimmo Katajamäki, putkiasentaja, Lempäälän Vesi 5

6 HAVAINTOJA NYKYTILANTEESTA 6

7 Nykyisen toimintamallin ongelmakohtia 1/3 Rakenteellisia ja työnjakoon liittyviä ongelmia: Tilaaja-tuottajamallin koetaan teettävän enemmän töitä kuin vanha malli Enemmän välikäsiä sekä laskuttamista ja muuta vastaava lisätyötä Lempäälä on liian pieni tilaaja-tuottajamalliin. Yhteistyö tilatoimen ja Lekitekin välillä ei vielä toimi suunnitellusti Pääasiassa ongelmia on ollut työnjohdossa edellisen työnjohtajan aikana. Timo Kujanpään Lekitekin työnjohtoon siirtymisen jälkeen tilanne on parantunut jonkin verran. Tämä on kuitenkin vain väliaikaisratkaisu, joka toimii ehkä vain siksi, että henkilöt tuntevat toisensa. Tilaaja (peruskunta) puuttuu ajoittain liikaa Lekitekin tekemiseen ja palveluiden tuottamiseen. Lekitekin rakentamisyksikkö on erilainen kuin Lekitekin muut palveluyksiköt eli sen toiminta ei perustu kiinteään vuosi- / palvelusopimukseen. Hankinnat: Tällä hetkellä rakentamisen työntekijät käyvät hakemassa yksittäisiä osia rautakaupasta joka tehtävään erikseen ; tämä liittyy osittain myös palvelujen hinnoitteluun. Hankintojen keskittämisellä saavutettaisiin volyymietujen myötä alhaisemmat hinnat sekä säästettäisiin työntekijöiden työaikaa itse tekemiseen. Roolit ja vastuut ovat osittain epäselviä; esim. ei tiedetä, kuka tilaa, mistä tilaa ja mitä on tilattu ja koska pitäisi toimittaa ja/tai olla valmista. Rakentamispuoli tekee nyt töitä, jotka pitäisi hoitua esim. kiinteistöhuoltopuolelta (esim. seinäkoukkujen asentaminen); osin voi olla kyse osaamispulastakin. 7

8 Nykyisen toimintamallin ongelmakohtia 2/3 Toimintatapoihin ja tekemisen kulttuuriin liittyviä ongelmia: Monissa yksiköissä viralliset kommunikaatiokanavat eivät toimi tai niitä ei käytettä; toiminta perustuu olemassa oleviin henkilösuhteisiin. Myös yhteyshenkilöiden vaihtuvuus on ongelma. Paikoin loppukäyttäjät toimivat ohi tilaajan. Sovitusta kiinnipitäminen ei ole prioriteetti; esim. aikataulut ja työn sisältö sekä budjetti Toiminnan systemaattisuus ja suunnitelmallisuus ovat puutteellisia Etukäteissuunnittelu on haastavaa; esim. tilaajapuolelta ei saada työluetteloa pidemmälle ajalle, jolloin työn suunnittelu vaikeaa Esim. kouluissa ei tilaajapuolella kerätä pieniä tehtäviä, vaan käydään asentamassa yksittäisiä koukkuja seinään. Samassa kohteessa voi tästä johtuen tulla käyntejä useista pienistä tehtävistä, jotka olisi tehokkaampi hoitaa samalla kertaa. Vallalla on vanha toimintakulttuuri, jota on vaikea muuttaa Varsinkin työntekijäpuolella henkilöt eivät toimi tehokkaasti, vaan suuri osa päivästä menee muuhun kuin tehokkaaseen työntekoon Muutoksia ja kehitystoimenpiteitä on suunniteltu, mutta lopulta tehdään aina niin kuin on ennenkin tehty. Usein muutoksia on tehty organisaatioon, mutta varsinaiseen toimintatapaan ja kulttuuriin ei ole kiinnitetty riittävästi huomiota. 8

9 Nykyisen toimintamallin ongelmakohtia 3/3 Osaamis- ja resurssivajeisiin liittyviä ongelmia: Johtaminen ja esimiestyö ovat puutteellisia, mikä näkyy myös henkilöstön työtyyväisyydessä. Vähäisiä resursseja pitäisi koordinoida paremmin, jotta ne olisivat tehokkaassa käytössä; tämä on hankalaa nykyisessä monitoimijamallissa. Lempäälä on kasvukunta, missä eri organisaatioiden kehittyminen ja kasvaminen on jäänyt jälkeen kasvusta Rakentamisen kenttä on muuttunut; resurssi- ja osaamispulaa paikataan ulkoisilla asiantuntijoilla ja konsulttipalveluilla Pitäisi määrittää, mikä on perusresurssi ja mitä sillä tehdään (ja mitä ei tehdä => hankitaan ulkopuolelta). Tämä on yksi tämän projektin keskeisistä tavoitteista. Eri yksiköissä oleva erityisosaaminen (esim. tietomalliosaaminen) pitäisi saada kaikkien tietoon ja käyttöön sekä poistaa turhat päällekkäisyydet (= siiloutumista on tapahtunut). 9

10 Tavoitteita ja toiveita uudelle toimintamallille Yksi selkeä kokonaisuus, joka johtaa, organisoi ja koordinoi toimintaa. Vastuualueet jaetaan selkeästi kahteen: Rakennuttaminen, jonka vastuulla on uudis- ja korjausrakennuttaminen Tilat, jonka vastuulla on rakennusten ennakoiva ja suunnitelmallinen ylläpito. Oma rakentamistoiminto keskittyy nopeasti syntyviin tarpeisiin ja pieniin korjaus- ja rakentamistoimenpiteisiin. Yhteinen suunnittelu loppukäyttäjän, rakennuttamisen ja/tai tilatoimen ja valitun toteuttajan kanssa projektin alkuvaiheesta lähtien. Tämä parantaa sekä laatua että kustannustietoisuutta koko prosessissa. Tavoitteena on muodostaa toimintamalli ja -rakenne, jossa ns. perushankkeet (ennakoitavat tai vuosittain toteutuvat) hoidetaan mahdollisimman pitkälle omalla organisaatiolla ja erikoishankkeet (esim. kuntakeskuksen kehittäminen) toteutetaan erillisin resurssein (joko omia tai ulkoisia resursseja, mutta ovat selkeästi nimettyjä ko. projekteihin). Ydinosaaminen ja projektijohto ovat itsellä; muut osaamisalueet ja resurssit hankitaan valituilta ja/tai tarpeen mukaan kilpailutettavilta kumppaneilta. 10

11 RATKAISUMALLEJA 11

12 Toimintaprosessi Kunnan omistamat kiinteistöt, esim. koulut ja päiväkodit Loppukäyttäjät Toimeksianto (sisältö, aikataulu, budjetti) Oma rakentaminen Pienet rakennustyöt Pienet korjaustyöt Säännöllisesti toistuvat vuosityöt ja -korjaukset Tilat ja rakennuttaminen 12 Muut asiakkaat Tarve Ratkaisuvaihtoehtojen kartoitus Tarjous / budjettiarvio Tilaus / toimeksianto (sisältö, aikataulu, budjetti) Tilaus ja sopimus (sisältö, aikataulu, budjetti) Rakentaminen (alihankkijat ja kumppanit) Isommat rakennustyöt / uudishankkeet Isommat korjaustyöt Erikoisosaamista vaativa rakentaminen

13 Tilat ja rakennuttaminen yksikkö (vaihtoehto 1) Lempäälän tilat ja rakennuttaminen yksikkö (Yksikön päällikkö) Kokonaisvastuu yksikön tehtäväalueesta Uusi tehtävä (henkilö haetaan joko sisäisesti tai ulkoa) Tilat (2 3 henk.) Lempäälän kunnan kiinteistömassan ennakoiva ja suunnitelmallinen ylläpito ja hallinta Tilankäytön suunnittelu Perussuunnittelu 13 Rakennuttaminen (3 4 henk.) Rakennuttamisen johtaminen (rakennukset) Kilpailuttaminen Hankinnat Perusrakentamisen valvonta Infran rakennuttaminen siirretään Lempäälän Vesi liikelaitoksen toteutettavaksi Vastuu Infrainvestoinneista, hankkeiden tilaamisesta ja budjetista on Yhdyskuntalautakunnalla Oma rakentaminen (2 x 2 henk. + työnjohtaja) Pienet rakennustyöt Pienet korjaustyöt Säännöllisesti toistuvat vuosityöt ja -korjaukset Fokus nopeasti syntyvissä tarpeissa Joustavuus pienten alihankkijoiden avulla N. 4-5 henkeä Lekitekistä siirretään peruskuntaan koulumestari -tehtäviin. Henkilöstön siirtymiset neuvotellaan erikseen.

14 Tilat ja rakennuttaminen yksikkö (vaihtoehto 2) Lempäälän tilat ja rakennuttaminen yksikkö (Yksikön päällikkö) Kokonaisvastuu yksikön tehtäväalueesta Uusi tehtävä (henkilö haetaan joko sisäisesti tai ulkoa) Tilat (2 3 henk.) Lempäälän kunnan kiinteistömassan ennakoiva ja suunnitelmallinen ylläpito ja hallinta Tilankäytön suunnittelu Perussuunnittelu 14 Rakennuttaminen (3 4 henk.) Rakennuttamisen johtaminen (rakennukset) Kilpailuttaminen Hankinnat Perusrakentamisen valvonta Infran rakennuttaminen siirretään Lempäälän Vesi liikelaitoksen toteutettavaksi Vastuu Infrainvestoinneista, hankkeiden tilaamisesta ja budjetista on Yhdyskuntalautakunnalla Oma rakentaminen (2 x 2 henk. + työnjohtaja) Pienet rakennustyöt Pienet korjaustyöt Säännöllisesti toistuvat vuosityöt ja -korjaukset Fokus nopeasti syntyvissä tarpeissa Joustavuus pienten alihankkijoiden avulla N. 4-5 henkeä siirtyy Lekitekin sisällä koulumestari -tehtäviin, mikä on jatkossa osa Lekitekin käyttäjäpalveluita

15 Tilat ja rakennuttaminen - tavoitteet ja mittarit Lempäälän tilat ja rakennuttaminen yksikkö Budjetti- ja tulosvastuu (osaamisen vahvistaminen) Kiinteistöjen ja tilojen laatu (sisäilma jne.) Toiminnan laatu (palvelut ja asiakastyytyväisyys) Toimintaprosessin kehittäminen Henkilöstön tyytyväisyys Oma rakentaminen Aikataulupito Budjetti- / kustannuspito Toiminnan tehokkuus 15

16 Toimenpidesuositukset Rakenteelliset ja toimintamalliasiat: Tilat ja rakennuttaminen yksikön päällikön rekrytointi (sisäiset ja ulkoiset hakijat huomioidaan); per heti Osaamisvaatimuksina erityisesti johtamisja esimiestaidot, talous- ja budjetointiosaaminen sekä ymmärrys tilatoimesta ja rakennuttamisesta Päätökset oman rakentamisen uudelleenorganisointiin liittyvistä henkilöstön siirroista Lekitekin sisällä ja/tai peruskuntaan; per heti Infran rakennuttamisen toteuttaminen Lempäälän Vesi liikelaitoksen tehtäväksi; per heti Määritetyn toimintaprosessin systemaattinen käyttöönotto ja sen noudattaminen; per heti Johtamis- ja esimieskoulutus kaikille esimiestehtävissä oleville; per heti Taloudellisen ja kilpailuttamisosaamisen vahvistaminen koulutuksilla ja/tai rekrytoinneilla; per heti 16 Pienemmät korjaavat toimenpiteet: Uuden toimintamallin ja rakenteen selkeä viestintä tavoitteineen ja perusteluineen Hankintojen keskittäminen ja pienen päivittäisvaraston perustaminen Velvoitetaan yhtiöt käyttämään uuden yksikön palveluita Tietojärjestelmien ja työkalujen yhteensopivuuden varmistaminen Kiinnostuksen lisääminen loppukäyttäjien tarpeisiin ja suunnitelmiin, esim. uudet oppimisympäristöt