1. Palvelusopimuskokonaisuuden valmistelu

Transkriptio

1 Kunnanhallitus Sosiaali- ja terveyslautakunta KIINTEISTÖPALVELUJEN UUDELLEENORGANISOINNIN VÄLIRAPORTTI KHAL Kunnanvaltuusto on päättänyt , että kiinteistöpalveluihin liittyvät resurssit keskitetään Kiinteistö Oy Sirkkavuoren alle perustettavaan tytäryhtiöön. Kunnanvaltuuston päätöslauselma ja sitä seurannut kunnanhallituksen jatkovalmistelua ohjaava täytäntöönpanopäätös on koottu esityslistan litteeksi. Alkuvuoden kuluessa valmistelua on viety eteenpäin usealla eri osa-alueella. Niistä tärkeimmät ovat: 1. Palvelusopimuskokonaisuuden valmistelu Kunnanjohtaja on nimennyt kiinteistöhuollon organisointiin työryhmän Työryhmän puheenjohtaja on Johanna Heikkilä, jäsenet Lempäälän Lämmön kiinteistöhuollon yksikönpäällikö Arto Yltiö, tilapalvelupäällikkö Timo Kujanpää ja siivouspäällikkö Miia Heiskanen. Työryhmän tehtävänä on pohtia esitustä siitä, miten uuden yhtiön tuotanto, tilaaminen ja laadunvalvonta organisoidaan. Työryhmän tulee kuulla käyttäjäpalveluiden edustajia tarvittavassa laajuudessa sekä muita asiantuntijoita ja viranhaltijoita jotta tehokkaat, tarkoituksenmukaiset ja laadukkaat sopimusmallit saadaan laadittua. Organisointityöryhmä on laatinut konsulttia apuna käyttäen palvelusopimusmallin, johon suunniteltu kuntakonsernin yhteistyö perustuu. Lisämateriaalina on esitetty palvelusopimuksen tiivistelmä sisällysluettelona. Toimitusjohtaja Johanna Heikkilä esittelee laajaa palvelusopimusta ja myös sen liitteiden sisältöä ja merkitystä suunnitellussa toimintamallissa tarvittavilta osin kokouksessa. Tavoitteena on, että palvelusopimus liitteineen on kokonaan valmis syksyllä Yhtiön perustamistoimet ja uudelleenorganisointiin liittyvien Lempäälän kunnan ja Lempäälän Lämpö Oy:n eri tuotantoyksiköiden henkilöstön ja toimintojen siirto LEKITEK OY:öön Lempäälän kiinteistöhuolto ja tekniikka LEKITEK Oy (ent. Majaus- Huolto Oy) on merkitty kaupparekisteriin Lempäälän Lämpö Oy omistaa LEKITEK Oy:n. Yhtiön omistuspohja siirretään Kiinteistö Oy Sirkkavuorelle vuoden 2015 aikana. Deloitte & Touche selvittää liiketoiminnan siirron järjestämistä Lempäälän Lämmön osalta. Yhtiön toimialana on tuottaa kiinteistöjen huoltoon ja kunnossapitoon liittyviä palveluja pääsääntöisesti Lempäälän kuntakonsernille ja pääsääntöisesti Lempäälän kunnan alueella. Lisäksi yhtiö saa omistaa ja hallita kiinteistöjä ja arvopapereita ja käydä niillä kauppaa ja harjoittaa muuta laillista liiketoimintaa.yhtiöllä on velvollisuus raportoida toiminnastaan suoraan Lempäälän kunnalle erikseen määrättävällä tavalla.

2 Yhtiöllä on hallitus, jonka puheenjohtaja on Jukka Patakangas, jäseniä ovat Kari Kanarva (kunnanhallituksen edustaja), Sanna Oikarinen, Päivi Söderström ja Kari Virtanen. Toimitusjohtaja on Johanna Heikkilä. Hallitus on kokoontunut kuukausittain vahvistettuna asiantuntijoilla: Toni Laakso, Kari Auvinen, Jaakko Hupanen ja Olli Viitasaari. Liikkeenluovutuksen ja siihen liittyvien yksityiskohtien valmistelua Lempäälän kunnan osalta esittelee kokouksessa henkilöstöpäällikkö Auli Nevantie. Lempäälän Lämmön ja LEKITEK Oy:n osalta asiaa esittelevät kokouksessa toimitusjohtajat Toni Laakso ja Johanna Heikkilä. 3. Uudelleenorganisointiin liittyvien tilaaja- ja tuottajaorganisaatioiden toiminnan suunnittelu ja resursointi Asiaa on yhteisvalmisteltu konsernijohdon, LEKITEK Oy:n ja tilaaja- ja tuottajaorganisaation avainhenkilöiden kanssa. Organisaatioluonnokset ja niihin liittyvät perustelut esitellään kokouksessa sekä LEKITEK Oy:n että kunnan teknisen toimen ja tilapalvelun toimesta. 4. Uudelleenorganisoidun kiinteistöpalvelun vaikutukset palveluhinnoitteluun, kuntakonsernin eri yksiköiden tulevaan talousarviosuunnitteluun loppuvuonna 2015 sekä taloudenhoitoon ja -seurantaan vuonna Tuotettavan kiinteistöpalvelun hinnoittelu tarkoittaa aiempaa laajempaa kustannuserien aukilaskentaa ja kustannuslaskennan periaatteiden vakioimista. Lisäksi toimintamalli muuttaa oleellisesti etenkin kunnan talousarvioon varattavien määrärahojen budjetointiperiaatteita. Kuten vuonna 2014 laaditusta työryhmäraportistakin ilmenee, tavoittena on vuodesta 2016 lähtien budjetoida ja kohdistaa kiinteistö- ja käyttäjäpalvelujen kustannukset käytön mukaan eri tehtäväalueille talousarvion sitovina erinä. Kaikkian kiinteistöistä aiheutuvia kustannuksia ja muuta tietoa on jo kerrytetty tietojärjestelmään (Haahtela), jota jatkossa voivat hyödyntää sekä kunnan tilapalvelu, tytäryhtiöt että LEKITEK Oy. Edellä todettujen toimenpiteiden jatkovalmistelua varten on perustettu erillinen taloustyöryhmä, jonka tehtävänä on valmistella asiaa edelleen LEKITEK Oy:n, kunnan tilapalvelun ja käyttäjätehtäväalueiden käytettäväksi tilivuodelle Lisäksi työryhmän tulee valmistella esitys LEKITEK Oy:n taloushallinnon organisoimiseksi konserniyhteistyönä. LEKITEK Oy:n tarvitseman henkilöstöhallinnon osalta valmistelu tehdään niin ikään konserniyhteistyönä ja siihen osallistuu myös kunnan henkilöstöpäällikkö. 5. Edellä todetun valmistelun ja toimintamuutosten yleisinformointi Lempäälän kuntakonsernin eri yksiköille keväällä 2015, syksyllä 2015 ja myös toiminnan käynnistymisen jälkeen vuonna Kunnanvaltuuston päätöksen mukaisesti kunnanhallitus on velvoitettu määrittämään konserniohjauksella LEKITEK Oy:lle tarvittavan toiminta-ajatuksen ja palveluvelvoitteen sekä toiminnan taloudelliset

3 tavoitteet. Osittain asia ilmenee yhtiöjärjestyksen toimialapykälän ja palvelusopimukseen kirjatun toiminnan tarkoituksen kautta, mutta etenkin toiminnan taloudellisten ja muiden tavoitteiden määrittämiseksi konserniohjausta olisi perusteltua täydentää viimeistään kesäkuussa, jolloin myös kunnanvaltuusto käsittelee asiaa. LEKITEK Oy:n tavoitteena on jatkaa yhtiöön siirtyvän henkilöstön sitouttamista uuteen työhön ja toimintatapaan välittömästi henkilöstösiirtoja koskevien lopullisten päätösten jälkeen. Edellä todettu toiminnan tavoitteiden esittely edistää sekä LEKITEK Oy:n tulevan henkilöstön sitoutouttamisprosessia että uuden toimintatavan tiedottamista tilaajaorganisaatioissa ja kunnassa yleisemminkin. Valmistelutilanne esitellään toukokuun aikana ensin väliraportointina kunnanhallitukselle Tämän jälkeen esittelykierros jatkuu toukokuussa sosiaali- ja terveyslautakunnalle kasvatus- ja opetuslautakunnalle, tekniselle lautakunnalle ja vapaa-aikalautakunnalle mahdollisimman yhdenmukaisin väliraportointitilaisuuksin. Lisäksi väliraportointi annetaan myös yt-komitealle ja asiaan liittyvien tytäryhtiöiden hallituksille. Väliraportointikierros toteutetaan LEKITEK Oy:n johdon, tilaaja- ja tuottajaorganisaation avainhenkilöiden ja konsernijohdon yhteisesiintymisenä. Valmistelun on tarkoitus edetä raportointikierroksen jälkeen siten, että kunnanhallitus esittää asian tiedoksi ja arvioitavaksi pidettävän kunnanvaltuston kokoukseen. Esityslistan liitteenä on toimitettu väliraportointiin liittyvää materiaalia. Asiaa selostetaan tarkemmin kokouksessa. Ehdotus Päätös KUNNANHALLITUS merkitsee annetun väliraportoinnin tiedoksi. KUNNANHALLITUS hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti. Merkittiin, että otsikkoasiaa selostettiin kokouksessa selostusosassa todetuilta osin. Merkittiin, että tämän pykälän aikana kokouksessa olivat kutsuttuina läsnä LEKITEK Oy:n toimitusjohtaja Johanna Heikkilä ja hallituksen puheenjohtaja Jukka Patakangas, Lempäälän Lämpö Oy:n toimitusjohtaja Toni Laakso, otsikkoasiaa valmistelleen työryhmän jäsenet: tilapalvelupäällikkö Timo Kujanpää ja siivouspäällikkö Miia Heiskanen Lempäälän kunnasta ja Arto Yltiö Lempäälän Lämpö Oy:stä. Lisäksi paikalle on kutsuttu kunnan henkilöstöpäällikkö Auli Nevantie sekä Kiinteistö Oy Sirkkavuoren hallituksen jäsenet Juhani Ojala ja Sanna Kanerva. Lisäksi merkittiin, että sosiaali- ja terveysjohtaja Vesa Helin poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn aikana klo 19:25. HALL /KA

4 KHAL Kunnanvaltuusto on päättänyt , että kiinteistöpalveluihin liit ty vät resurssit keskitetään Kiinteistö Oy Sirkkavuoren alle pe rus tet ta vaan tytäryhtiöön. Kunnanvaltuuston päätöslauselma ja sitä seurannut kun nanhal li tuk sen jatkovalmistelua ohjaava täytäntöönpanopäätös on koottu esityslistan litteeksi. Alkuvuoden kuluessa valmistelua on viety eteenpäin usealla eri osa-alu eella. Niistä tärkeimmät ovat: 1. Palvelusopimuskokonaisuuden valmistelu Kunnanjohtaja on nimennyt kiinteistöhuollon organisointiin työryhmän Työryhmän puheenjohtaja on Johanna Heikkilä, jäsenet Lempää län Lämmön kiinteistöhuollon yksikönpäällikö Arto Yltiö, ti la pal ve lu päällik kö Timo Kujanpää ja siivouspäällikkö Miia Heiskanen. Työ ryh män tehtävänä on pohtia esitustä siitä, miten uuden yhtiön tuotanto, ti laa mi nen ja laadunvalvonta organisoidaan. Työryhmän tulee kuulla käyt tä jä pal ve luiden edustajia tarvittavassa laajuudessa sekä muita asian tun ti joi ta ja viranhaltijoita jotta tehokkaat, tarkoituksenmukaiset ja laa duk kaat sopimusmallit saadaan laadittua. Organisointityöryhmä on laatinut konsulttia apuna käyttäen pal ve lu so pimus mal lin, johon suunniteltu kuntakonsernin yhteistyö perustuu. Li sä ma teri aa li na on esitetty palvelusopimuksen tiivistelmä sisällysluettelona. Toi mitus joh ta ja Johanna Heikkilä esittelee laajaa palvelusopimusta ja myös sen liitteiden sisältöä ja merkitystä suunnitellussa toimintamallissa tar vit ta vil ta osin kokouksessa. Tavoitteena on, että palvelusopimus liit tei neen on kokonaan valmis syksyllä Yhtiön perustamistoimet ja uudelleenorganisointiin liittyvien Lem pää län kunnan ja Lempäälän Lämpö Oy:n eri tuotantoyksiköiden hen ki lös tön ja toimintojen siirto LEKITEK OY:öön Lempäälän kiinteistöhuolto ja tekniikka LEKITEK Oy (ent. Majaus- Huolto Oy) on merkitty kaupparekisteriin Lempäälän Lämpö Oy omistaa LEKITEK Oy:n. Yhtiön omistuspohja siirretään Kiinteistö Oy Sirkka vuo rel le vuoden 2015 aikana. Deloitte & Touche selvittää lii ke toi min nan siirron järjestämistä Lempäälän Lämmön osalta. Yhtiön toimialana on tuottaa kiinteistöjen huoltoon ja kunnossapitoon liit tyviä palveluja pääsääntöisesti Lempäälän kuntakonsernille ja pää sään töises ti Lempäälän kunnan alueella. Lisäksi yhtiö saa omistaa ja hal li ta kiinteistöjä ja arvopapereita ja käydä niillä kauppaa ja harjoittaa muu ta laillista liiketoimintaa.yhtiöllä on velvollisuus raportoida toi min nas taan suoraan Lempäälän kunnalle erikseen määrättävällä tavalla. Yhtiöllä on hallitus, jonka puheenjohtaja on Jukka Patakangas, jäseniä ovat Kari Kanarva (kunnanhallituksen edustaja), Sanna Oikarinen, Päivi Sö der ström ja Kari Virtanen. Toimitusjohtaja on Johanna Heikkilä. Hallitus on kokoontunut kuukausittain vahvistettuna asiantuntijoilla: Toni Laak so, Kari Auvinen, Jaakko Hupanen ja Olli Viitasaari.

5 Liikkeenluovutuksen ja siihen liittyvien yksityiskohtien valmistelua Lem päälän kunnan osalta esittelee kokouksessa henkilöstöpäällikkö Auli Ne van tie. Lempäälän Lämmön ja LEKITEK Oy:n osalta asiaa esittelevät ko kouk sessa toimitusjohtajat Toni Laakso ja Johanna Heikkilä. 3. Uudelleenorganisointiin liittyvien tilaaja- ja tuottajaorganisaatioiden toimin nan suunnittelu ja resursointi Asiaa on yhteisvalmisteltu konsernijohdon, LEKITEK Oy:n ja tilaaja- ja tuotta ja or ga ni saa tion avainhenkilöiden kanssa. Organisaatioluonnokset ja niihin liittyvät perustelut esitellään kokouksessa sekä LEKITEK Oy:n et tä kunnan teknisen toimen ja tilapalvelun toimesta. 4. Uudelleenorganisoidun kiinteistöpalvelun vaikutukset pal ve lu hin noit teluun, kuntakonsernin eri yksiköiden tulevaan talousarviosuunnitteluun loppu vuon na 2015 sekä taloudenhoitoon ja -seurantaan vuonna Tuotettavan kiinteistöpalvelun hinnoittelu tarkoittaa aiempaa laajempaa kus tan nus erien aukilaskentaa ja kustannuslaskennan periaatteiden va kioimis ta. Lisäksi toimintamalli muuttaa oleellisesti etenkin kunnan ta lous ar vioon varattavien määrärahojen budjetointiperiaatteita. Kuten vuon na 2014 laaditusta työryhmäraportistakin ilmenee, tavoittena on vuo des ta 2016 lähtien budjetoida ja kohdistaa kiinteistö- ja käyt tä jä pal ve lu jen kustannukset käytön mukaan eri tehtäväalueille talousarvion si to vi na erinä. Kaikkian kiinteistöistä aiheutuvia kustannuksia ja muuta tietoa on jo ker rytet ty tietojärjestelmään (Haahtela), jota jatkossa voivat hyödyntää se kä kunnan tilapalvelu, tytäryhtiöt että LEKITEK Oy. Edellä todettujen toimenpiteiden jatkovalmistelua varten on perustettu eril linen taloustyöryhmä, jonka tehtävänä on valmistella asiaa edelleen LE KI- TEK Oy:n, kunnan tilapalvelun ja käyttäjätehtäväalueiden käy tet tä väk si tilivuodelle Lisäksi työryhmän tulee valmistella esitys LE KI TEK Oy:n taloushallinnon organisoimiseksi konserniyhteistyönä. LE KI TEK Oy:n tarvitseman henkilöstöhallinnon osalta valmistelu tehdään niin ikään konserniyhteistyönä ja siihen osallistuu myös kunnan hen ki lös tö pääl lik kö. 5. Edellä todetun valmistelun ja toimintamuutosten yleisinformointi Lempää län kuntakonsernin eri yksiköille keväällä 2015, syksyllä 2015 ja myös toiminnan käynnistymisen jälkeen vuonna Kunnanvaltuuston päätöksen mukaisesti kunnanhallitus on velvoitettu määrit tä mään konserniohjauksella LEKITEK Oy:lle tarvittavan toi min ta-aja tuksen ja palveluvelvoitteen sekä toiminnan taloudelliset ta voit teet. Osittain asia ilmenee yhtiöjärjestyksen toimialapykälän ja pal ve lu so pi muk seen kirjatun toiminnan tarkoituksen kautta, mutta etenkin toi min nan taloudellisten ja muiden tavoitteiden määrittämiseksi kon ser ni oh jaus ta olisi perusteltua täydentää viimeistään kesäkuussa, jolloin myös kunnanvaltuusto käsittelee asiaa. LEKITEK Oy:n tavoitteena on jatkaa yhtiöön siirtyvän henkilöstön si tout ta-

6 mis ta uuteen työhön ja toimintatapaan välittömästi henkilöstösiirtoja kos kevien lopullisten päätösten jälkeen. Edellä todettu toiminnan tavoitteiden esittely edistää sekä LEKITEK Oy:n tulevan henkilöstön sitoutouttamisprosessia että uuden toi min ta ta van tiedottamista tilaajaorganisaatioissa ja kunnassa yleisemminkin. Valmistelutilanne esitellään toukokuun aikana ensin väliraportointina kunnan hal li tuk sel le Tämän jälkeen esittelykierros jatkuu tou ko kuussa sosiaali- ja terveyslautakunnalle kasvatus- ja ope tus lau ta kun nal le, tekniselle lautakunnalle ja vapaa-aikalautakunnalle mah dol li sim man yhdenmukaisin väliraportointitilaisuuksin. Lisäksi väliraportointi an ne taan myös yt-komitealle ja asiaan liittyvien tytäryhtiöiden hallituksille. Väliraportointikierros toteutetaan LEKITEK Oy:n johdon, tilaaja- ja tuot ta jaor ga ni saa tion avainhenkilöiden ja konsernijohdon yh teis esiin ty mi se nä. Valmistelun on tarkoitus edetä raportointikierroksen jälkeen siten, että kunnan hal li tus esittää asian tiedoksi ja arvioitavaksi pi det tä vän kunnanvaltuston kokoukseen. Esityslistan liitteenä on toimitettu väliraportointiin liittyvää materiaalia. Asiaa selostetaan tarkemmin kokouksessa. Ehdotus Päätös KUNNANHALLITUS merkitsee annetun väliraportoinnin tiedoksi. KUNNANHALLITUS hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti. Merkittiin, että otsikkoasiaa selostettiin kokouksessa selostusosassa to detuil ta osin. Merkittiin, että tämän pykälän aikana kokouksessa olivat kutsuttuina läs nä LEKITEK Oy:n toimitusjohtaja Johanna Heikkilä ja hallituksen pu heen joh taja Jukka Patakangas, Lempäälän Lämpö Oy:n toimitusjohtaja To ni Laakso, otsikkoasiaa valmistelleen työryhmän jäsenet: ti la pal ve lu pääl lik kö Timo Kujanpää ja siivouspäällikkö Miia Heiskanen Lempäälän kun nas ta ja Arto Yltiö Lempäälän Lämpö Oy:stä. Lisäksi paikalle on kut sut tu kunnan henkilöstöpäällikkö Auli Nevantie sekä Kiinteistö Oy Sirk ka vuo ren hallituksen jäsenet Juhani Ojala ja Sanna Kanerva. Lisäksi merkittiin, että sosiaali- ja terveysjohtaja Vesa Helin poistui ko koukses ta tämän pykälän käsittelyn aikana klo 19:25. HALL /KA SOSTE Talousjohtaja Kari Auvinen, henkilöstöpäällikkö Auli Nevantie ja toi mi tusjoh ta ja Johanna Heikkilä selvittävät kiinteistöpalvelujen uu del leen or ga nisoin nin valmistelutilannetta lautakunnan kokouksessa. Esityslistan oheismateriaalina on toimitettu väliraportointiin liittyvää ma te riaa lia.

7 Ehdotus SOSIAALI- JA TERVEYSLAUTAKUNTA merkitsee annetun vä li ra por toinnin tiedoksi. Talousjohtaja Kari Auvinen ja toimitusjohtaja Johanna Heikkilä sel vit ti vät asiaa kokouksessa. Päätös SOSIAALI- JA TERVEYSLAUTAKUNTA hyväksyi ehdotuksen yk si mie lises ti. Merkittiin, että Kari Auvinen ja Johanna Heikkilä poistuivat kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo SOSTE /AP/ap