Hankinnasta ja hankintayhteistyösopimuksesta

Transkriptio

1 Hankinnasta ja hankintayhteistyösopimuksesta Kuva: Yhteistyö-karamellipaperi. Helsingin kaupunginmuseo. Lähde: finna.fi Kuva: Helsingin kaupunginmuseo (lähde: finna.fi)

2 Hankinnan vaiheita Mukaan liittyminen hankinnan valmisteluun Järjestäytyminen Hankinnan ja kilpailutuksen valmistelu Esiselvitys Vaatimusmäärittely Hankintamenettelyn valinta Organisoituminen hankintaan Tarjouspyyntöön liitettävän sopimusmallin laadinta Hankintadokumentaation laatiminen Kilpailutus Hankintapäätös ja sopimukset Käyttöönotto Jälkityöt

3 Hankinnan vaiheet ja alustava aikataulu Q1/2016 Q2/2016 Q3/2016 Q4/2016 Q1/2017 Q2/2017 Q3/2017 Q4/2017 Q1/2018 Q2/2018 Q3/2018 Q4/2018 Mukaan liittyminen hankinnan valmisteluun Organisoituminen hankintaan Vaatimusmäärittely ja esiselvitys Kilpailutuksen valmistelu Kilpailutus Hankintapäätös ja sopimus Käyttöönotto

4 Esiselvitysvaihe Vaihtoehtojen kartoitus: Kirjastojen omat tutustumiset eri järjestelmiin Kansalliskirjasto järjestää yhteisiä esittely/keskustelutilaisuuksia eri järjestelmistä ExLibris a Proquest Companyn järjestelmien mahdollisuudet sekä kuvailutyöpaja 6.4. EBSCOn järjestelmäsuunnitelmien esittely Innovativen järjestelmien mahdollisuudet 2.6. OCLC:n järjestelmien mahdollisuudet Kansainvälinen järjestelmätyöpaja Liber-konferenssin yhteydessä kesäkuussa Vierailuja kirjastoihin ja kyselyitä kirjastojen kokemuksista Kansalliskirjaston vastuulla Varmistaa erityisesti kirjastojen yhteisten palveluiden mahdollisuudet uusien järjestelmien arkkitehtuurissa keskustellen järjestelmätoimittajien kanssa Järjestelmien rajapintojen tutkiminen ja testaaminen

5 Organisoituminen hankinnan valmistelua, hankintaa ja järjestelmän käyttöönottoa varten Mukaan liittyvät kirjastot sopivat yhdessä organisoitumisesta Eri vaiheissa tarvitaan erilaista organisoitumista Hankinnan valmistelu Hankinta-asiakirjojen laadinta Oma mallisopimus mukaan hankintaan tärkeä koekäytön ja purkumahdollisuuden kannalta Hankintamenettelyn valinta Hankintavaihe ja neuvottelut Hankintamenettelyn mukaiset osapuolet Järjestelmän käyttöönotto Asennukset, konvertoinnit, koulutukset Järjestelmän käyttöönoton jälkihoito Mahdolliset reklamaatiot ja korjaukset

6 Hankintamenettelyt Hankintalaki on uudistumassa Esimerkiksi neuvottelumenettelyyn tulee muutoksia Hankinnan erityisasiantuntemusta tarvitaan enemmän kuin aikaisemmin Hankinnan aloitusvaiheessa pitää olla tiedossa, mitä kokonaisuudessa on mukana Mukana olevat kirjastot Kilpailutettava kokonaisuus vaatimukset ja valintakriteerit Valmisteluvaihe tärkeä: Hankintailmoituksen julkaisun jälkeen ei voi enää vetäytyä pois ilman, että koko hankinta vaarantuu

7 Yhteishankinta Useampi kuin yksi hankintayksikkö kilpailuttaa yhdessä Hankinnan lopputulos on kaikille sama eli kaikkien mukana olevien tulee tehdä päätös kilpailutuksen voittaneesta järjestelmästä Yhteishankintaa varten solmitaan hankintayhteistyösopimus Hankintayhteistyösopimus koskee hankintavaihetta se ei ota kantaa sen jälkeiseen aikaan Järjestelmän käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvä mahdollinen yhteistyö sovitaan erikseen

8 Sopimuksen voimassaolo ja irtautuminen Sopimus tulee voimaan kaikkien allekirjoitettua sopimuksen ja on voimassa siihen esti, kunnes hankintapäätös on lainvoimainen Sopimuksesta voi irrottautua ennen hankintailmoituksen julkaisemista Irrottautuminen hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen vaarantaa koko kilpailutuksen ja se voidaan joutua aloittamaan kokonaan uudelleen Jos yhteisö haluaa irrottautua hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen, joutuu yhteisö maksamaan keskeyttämiskuluja päävastuulliselle organisaatiolle/hankintayhteisölle X (esim ) euroa

9 Organisoituminen Hankintaa varten muodostetaan projektiorganisaatio, joka huolehtii hankinnan valmistelusta Mukana olevat yhteisöt valtuuttavat päävastuullisen organisaation kilpailuttamaan Päävastuullinen organisaatio vastaa kilpailuttamisesta mukana olevien yhteisöjen nimissä yhdellä tarjouspyynnöllä Mukana olevat yhteisöt tekevät omat hankintapäätöksensä päävastuullisen organisaation laatiman hankintapäätösluonnoksen avulla

10 Hankintayhteistyösopimuksen laatiminen Ehdotetaan perustettavaksi sopimuksen valmisteluryhmä, johon pyydetään sektoreita nimeämään edustajat Jäsenet: 2 yliopistokirjastot, 2 AMK-kirjastot, 1 erikoiskirjastot, 2 Kansalliskirjasto Valmisteluryhmän tehtävänä: laatia hankintayhteistyösopimus allekirjoitusvalmiiksi elokuun loppuun mennessä sopiminen hankintaprojektin organisoitumisesta ja osapuolien vastuista huolehtia yhteistyösopimuksen kommentointikierroksista valmisteluun mukaan ilmoittautuneissa organisaatioissa.

11 Hankinnan projektiorganisaatio - luonnos Projektipäällikkö Johtoryhmä Projektiryhmä Vaatimusmäärittelyn asiantuntijaryhmät Hankinnan toteutuksesta vastaava organisaatio

12 Hankinnan jälkeisestä yhteistyöstä Muutamia ajatuksia yhteistyöstä ylläpitovaiheessa Nykyinen konsortiomalli Kustannusten jakamiseen, yhteisen palvelinympäristön hallintaan ja ohjelmistopäivitysten koordinointiin Kansalliskirjaston vastuulla tarjota kansallista järjestelmätukea kirjastoille Muita malleja yhteistyölle? Yhteisiä asioita tulevaisuudessa voisivat olla: Järjestelmän kehityssuuntiin vaikuttaminen ja järjestelmän muutostoiveiden kokoaminen Järjestelmän kouluttaminen ja osittainen käyttötuki Järjestelmän ja ohjeiden käännöstyö

13 Kiitos!