YHTEISTOIMINTASOPIMUS HANKINTAYHTEISTYÖSTÄ ERVA- ALUEELLA

Transkriptio

1 LUONNOS YHTEISTOIMINTASOPIMUS HANKINTAYHTEISTYÖSTÄ ERVA- ALUEELLA 1. SOPIJAPUOLET Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, HUS-Logistiikka liikelaitos (HUS-Logistiikka) Stenbäckinkatu 9, PL 441, HUS Yhteyshenkilö: toimitusjohtaja Markku Laakso, p , Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä (Carea) Kotkantie 41, Kotka Yhteyshenkilö: Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (Eksote) Valto Käkelän katu 3, Lappeenranta Yhteyshenkilö: hallintojohtaja Virpi Kölhi p , 2. SOPIMUKSEN TAUSTA JA TARKOITUS Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (HUS), Carea ja Eksote ovat solmineet terveydenhuoltolain (2010/1326) 43 :ssä ja terveydenhuollon järjestämissuunnitelmasta ja erikoissairaanhoidon järjestämissopimuksesta annetun asetuksen (2011/337) 11 :ssä tarkoitetun erikoissairaanhoidon järjestämissopimuksen Helsingin yliopistollisen keskussairaalan erityisvastuualueelle valtuustokaudeksi Järjestämissopimuksessa sovittiin muun ohella hankintapalveluihin liittyvästä yhteistyöstä. Järjestämissopimuksen mukaan sopijapuolten tavoitteena on suunnitella hankinta- ja logistiikkayhteistyö tarkoituksenmukaisella tavalla, kustannustehokkaasti. Lisäksi järjestämissopimuksessa on muun muassa todettu, että HUS-Logistiikka toimii HYKSin erva-alueen hankintarenkaan yhteishankintayksikkönä lääkehankintoja lukuunottamatta. Yhteishankintayksikkö kilpailuttaa yhteishankittavaksi sovitut tuotteet sopijapuolten puolesta, laatii yhteishankintoja koskevat sopimukset, valvoo osaltaan sopimusten noudattamista ja selvittää varastointiyhteistyön toteuttamisen, jonka lisäksi päätökset hankinnasta ja hankintasopimukset tekee yhteishankintayksikkö. HUS-Logistiikka on kunnallinen liikelaitos, joka on osa HUSin organisaatiota. Liikelaitos toimii HUSin yhteishankintayksikkönä ja huolehtii lisäksi mm. HUSin logistiikkapalveluista. Tällä sopimuksella, joka on kuntalain 76 :ssä tarkoitettu yhteistoimintasopimus, sopijaosapuolet sopivat tarkemmin julkisiin hankintoihin liittyvän HYKSin erva-alueen yhteistoiminnan sisällöstä ja ehdoista.

2 Tämän sopimuksen kohteena on ensisijaisesti hankintoihin liittyvä yhteistoiminta. Yhteistoiminnan puitteissa sopijapuolet voivat kuitenkin osana hankintayhteistyötä selvittää mahdollisen varastointi- ja logistiikkayhteistyön kehittämisen. Mahdollisesta tähän liittyvästä yhteistyöstä sovitaan erikseen. 3. YHTEISTOIMINNAN TAVOITTEET Yhteistoiminnan keskeiset tavoitteet ovat o tuottavuuden ja vaikuttavuuden parantaminen o hankintojen laadun parantaminen o hankintaosaamisen lisääminen järjestämällä hankintayhteistyö tarkoituksenmukaisella tavalla, kustannustehokkaasti. Sopijapuolet pyrkivät kehittämään myös omia toimintatapojaan näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Yhteistoiminnassa pyritään mm. volyymietujen saavuttamiseen, tuotekokonaisuuksien yhdenmukaistamiseen ja käytettävää nimikkeistöä standardoimiseen, sairaanhoitopiirien asiantuntemusta hyödyntämiseen luomalla hankinta-asiantuntijamenettely ja asiantuntijaverkostot mahdollisimman rationaalisella tavalla ja hankinnan ammattihenkilöiden koulutuksen ja käyttäjien yhteisten tuotekoulutuksen järjestämiseen. 4. YHTEISHANKINTANA TOTEUTTAVAT HANKINNAT HYKSin erva-alueen hankinta- ja logistiikkatyöryhmä määrittää yhdessä sairaanhoitopiirien muiden asiantuntijoiden kanssa yhteiskilpailutettavat tuoteryhmät. Yhteishankintoja voidaan toteuttaa tarvike-, laite- ja palveluhankinnoissa. Pääpaino yhteishankinnassa on erikoissairaanhoitopainotteiset tuotteet. Yhteishankinnan toimintatapa, kilpailuttaminen, sopimukset ja sopimusten sisältöasiat, kuten sopimuskausien pituudet jne. sovitaan organisaatioiden vastuuhenkilöiden kanssa. Lisäksi sopijapuolet voivat sopia yhteisesti kilpailutettavista erillishankinnoista. Näistä sovitaan aina erikseen. Hankinnat, joiden hankintapäätökset HUSin sääntöjen mukaisesti tehdään muualla HUSin organisaatiossa kuin HUS-Logistiikassa, ovat aina ns. erillishankintoja. 54. TOIMINTAPERIAATTEET JA YHTEISTOIMINNAN JÄRJESTÄMINEN Erityisvastuualueen yhteishankintatoiminta vastaa hankintaan liittyvistä tehtävistä asiantuntevasti ja tehokkaasti ottaen huomioon toimintaympäristön. Toimintaa kehitetään yhdessä erva-alueen kuntayhtymien hankinnan vastuuhenkilöiden sekä niiden asiantuntijoiden kanssa. Yhteistyössä pyritään hyödyntämään sähköisiä menettelyjä kustannusten säästämiseksi. Yhteishankinnat tehdään yhteisen asiantuntijakäsittelyn ja esittelyn pohjalta Hankinta- ja logistiikkatyöryhmä

3 5.2 Asiantuntijaryhmät Yhteistoimintaa varten on perustettu HYKSin erva-alueen hankinta- ja logistiikkatyöryhmä, johon kuuluu edustajia kaikista sopijapuolista. Sopimuksen solmimishetkellä työryhmään kuuluvat HUS-Logistiikan toimitusjohtaja Markku Laakso ja jäseninä hankintapäällikkö Martti Hirvensalo (HUS-Logistiikka), logistiikkapäällikkö Juha Pajunen (HUS-Logistiikka), kehittämispäällikkö Johanna Rasinmäki (HUS-Logistikka), hallintojohtaja Virpi Kölhi ja logistiikkapäällikkö Tiina Purhonen (Eksote) sekä logistiikkapäällikkö Lasse Äijö ja hankintakoordinaattori Vesa Äijö (Carea). Hankinta- ja logistiikkatyöryhmä tukee hankintojen yhteistoimintaa ja määrittelee yhdessä asiantuntijaryhmien kanssa yhteiskilpailutusohjelman. Tuoteryhmien käsittelyä varten sopijapuolet perustavat kilpailukohtaiset asiantuntijaryhmät, joihin jokaisella sopijapuolella on oikeus nimetä edustus HUS-Logistiikka HUS-Logistiikka toimii HYKSin erva-alueen hankintarenkaan yhteishankintayksikkönä lääkehankintoja lukuunottamatta ja siinä ominaisuudessa - kilpailuttaa yhteishankittavaksi sovitut tuotteet ja palvelut sopijapuolten puolesta, - laatii yhteishankintoja koskevat sopimukset, - tekee hankintapäätökset (mukaan lukien mahdolliset hankintaoikaisupäätökset ja päätökset hankinnan mahdollisesta keskeyttämisestä), - tekee yhteishankintoja koskevat hankintasopimukset, ja - valvoo osaltaan sopimusten noudattamista ja koordinoi sopijapuolten yhteishankintoihin liittyvät yhteiset asiat. Tällä sopimuksella Eksote ja Carea valtuuttavat HUS-Logistiikan hoitamaan yhteishankittaviksi sovittujen tuotteiden ja palvelujen kilpailutukset, tekemään niihin liittyvät hankintapäätökset sekä laatimaan ja solmimaan hankintasopimukset. Lisäksi HUS-Logistiikka voi hoitaa myös erillishankintojen kilpailutuksen Carean tai Eksoten erillisestä toimeksiannosta. Erillishankinnoista sovitaan aina erikseen. Erillishankinnoissa jokainen sopijapuoli tekee oman hankintapäätöksensä (taikka antaa erillisen kilpailutuskohtaisen valtuutuksen HUSille tehdä hankintapäätös) ja solmii oman sopimuksensa. 6. YHTEISHANKINTOJEN KILPAILUTUKSET JA HANKINNAT Jokainen sopijapuoli on itse vastuussa omista hankinnoistaan ja omasta toiminnastaan hankintasopimuksiin liittyen. Kukin sopijapuoli tilaa ja hankkii yhteishankittavaksi sovitut tuotteet ja palvelut omassa nimessään ja omalla vastuullaan. Eksoten osalta hankintojen tilauksia tekee myös Etelä-Karjalan hankintapalvelut Eksoten lukuun.

4 Sopijapuoli ei ole vastuussa toisen sopijapuolen tekemistä tilauksista tai ostoista eikä muustakaan toisen sopijapuolen toiminnasta hankintoihin tai hankintasopimuksiin liittyen. HUS-Logistiikka ei toimi myyjänä eikä välittäjänä suhteessa muihin sopijapuoliin. HUS-Logistiikka ei ole korvausvelvollinen toiselle sopijapuolelle kilpailutuksesta, hankintapäätöksestä, hankintasopimuksesta tai hankinnasta aiheutuvista tai näihin liittyvistä valituksista, vaatimuksista, reklamaatioista, kuluista tai vahingoista. Mikäli yksittäisestä kilpailutuksesta tai hankinnasta valitetaan, laaditaan vastineet HUS-Logistiikaan toimesta ellei toisin sovita. Sopijapuolet vastaavat mahdollisista hyvitys- ja muista maksuista ja korvauksista hankintojensa arvioitujen osuuksien mukaisesti. HUS-Logistiikka noudattaa toiminnassaan HUSin ohjeistuksia ja määräyksiä. HUS- Logistiikka on HUSin sisäisen valvonnan alaisuudessa eikä muilla sopijapuolilla ole oikeutta tarkistaa HUS-Logistiikan toimintaa. HUS-Logistiikka raportoi tämän sopimuksen mukaisesta toiminnastaan hankinta- ja logistiikkatyöryhmälle erikseen sovitun mukaisesti. 7. TOIMINNAN TARKEMPI KUVAUS Sopijaosapuolet laativat yhdessä prosessikuvauksen hankintaprosessista, johon kuuluvat ainakin - esityöt: ajantasaisen kilpailutuskalenterin ylläpito, yhteistyötahojen kartoitus/tunnistaminen, markkinatilanteen tunnistaminen, yhteisen aikataulun määrittäminen - määrittely: hankittavien tuotteiden/palvelujen yksilöinti, järjestelmiin liittyvät vaatimukset, valintaperusteet, tuotekokeilut - kilpailutus: tarjouspyynnön julkaiseminen, kysymyksiin vastaaminen, täydennykset, tarjousten avaaminen ja kelpoisuuden tarkistaminen, tarjousten vertailu, koekäyttöjen järjestäminen - hankintapäätös: päätöksen tekeminen ja tiedoksianto, päätöksestä tiedottaminen sidosryhmille - hankintasopimus: sopimusneuvottelut, sopimuksen solmiminen, sopimuksen toteutumisen seuranta, reklamaatiot - seuraavaan hankintakierrokseen valmistautuminen - raportointi sopimuskumppaneille per kilpailutus : - (kilpailutuksen tulos euroina päätöksen jälkeen -, käytetyt työtunnit kilpailutuksittain kerran vuodessa ym. kilpailutuksen kustannukset) Muotoiltu: Luettelomerkit ja numerointi Ellei toisin sovita, HUS-Logistiikka toimittaa lopulliset kilpailutusasiakirjat ja sopimusluonnokset asiantuntijaryhmälle hyväksyttäväksi ennen hankintailmoituksen julkistamista. Asiantuntijaryhmän jäsenet ovat velvollisia antamaan mahdollisia kommentteja viivytyksettä. HUS-Logistiikan uusi logistiikkakeskus on arvioitu valmistuvan vuoden 2015 alussa. Sopijapuolet jatkavat varastointi- ja logistiikkayhteistyön kehittämistä osana hankintayhteistyötä.

5 HUS-Logistiikka voi resurssiensa puitteissa järjestää hankintamenettelyyn ja - lainsäädäntöön liittyvää koulutusta, johon sopijaosapuolten hankinta- ja logistiikkahenkilöstöllä on oikeus osallistua. 8. YHTEISHANKINTOJEN KUSTANNUSTEN JAKO JA TOIMINNAN RAHOITUS Tarvikkeiden hankintaryhmän kilpailuttamisesta yhden tuoteryhmän osalta HUS-Logistiikalla on oikeus periä muilta osapuolilta 4000 suuruisen korvauksen ellei toisin sovita tapauskohtaisesti. Hankintaryhmäkohtainen korvaus määräytyy HUS-Logistiikan ostajan kuukauden keskipalkasta sivukuluineen. Kustannukseen ei ole laskettu muita välittömiä tai välillisiä kustannuksia. Yhden hankintaryhmän keskimääräinen käsittelyaika on arviolta noin 6-8 kuukautta. HUS-Logistiikalla on oikeus tarkistaa korvauksen määrää, mikäli HUS-Logistiikan oma kustannus muuttuu yleisen palkankorotuksen tai uuden tai korotetun veron tai työnantajavelvoitteen johdosta. Lisäksi HUS-Logistiikalla on oikeus tarkistaa maksua korkeintaan vuosittain keskipalkan muutosta vastaavasti ilmoittamalla siitä kaksi kuukautta etukäteen, jolloin tarkennettu maksu koskee vain uusia kilpailutuksia). Sopijapuolella on oikeus pyytää HUS-Logistiikalta tietoa korvauksen ja syntyneiden hankintakustannusten perusteista. Tämä euromääräinen korvaus poistuu siinä vaiheessa, jos osapuolet tulevat HUS logistiikkakeskuksen asiakkaiksi. Tällöin siirrytään HUS-Logistiikan prosentuaalisiin veloituksiin, mitkä sisältävät myös hankintakustannukset. Muiden kuin tarvikehankintojen osalta sovitaan korvaus tapauskohtaisesti. 9. ERIMIELISYYKSIEN RATKAISU Tämän sopimuksen sisältöön liittyvät erimielisyydet käsitellään ensisijaisesti neuvotellen. Mikäli asiasta ei päästä yksimielisyyteen, asia voidaan saattaa hallintoriita-asiana Helsingin hallinto-oikeuden käsiteltäväksi. 10. SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Sopijapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti. Muutokset tulevat voimaan, kun kaikki sopijapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet. Tämän sopimuksen siirtäminen on sallittua vain toisten sopijapuolten kirjallisella luvalla. 11. SOPIMUKSEN VOIMAANTULO JA VOIMASSAOLO Tämä sopimus tulee voimaan kun kaikki sopijaosapuolet ovat allekirjoittaneet sen.

6 Sopimus on voimassa kohdassa 2 mainitun järjestämissopimuksen voimassaoloajan. Sopijaosapuoli voi kuitenkin irtautua sopimuksesta irtisanomalla sen kirjallisesti koska tahansa kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisesta tai sopimuksen päättymisestä huolimatta sopijapuolet sitoutuvat siihen, että a) sopimusaikana tehtyjä hankintasopimuksia noudatetaan niiden päättymiseen asti, ja b) ellei toisin sovita, sopimusaikana vireille pantuja kilpailutuksia viedään loppuun ja niihin perustuvat hankintasopimukset noudatetaan niiden päättymiseen asti. 12. SOPIMUSKAPPALEET JA ALLEKIRJOITUKSET Tätä sopimusta on tehty kolme samansisältöistä kappaletta, yksi jokaiselle sopijapuolelle.