Kirjastojärjestelmä Voyagerin elinkaari & näkökulmia tulevasta ratkaisusta

Transkriptio

1 Kirjastojärjestelmä Voyagerin elinkaari & näkökulmia tulevasta ratkaisusta SYN Kristiina Hormia-Poutanen

2 Agenda Palvelinympäristön uudistus Ohjelmistopäivitys Kirjastojärjestelmän hankinta Näkökulmia Vaihtoehtoja Kansalliskirjaston mahdollisia rooleja

3 Palvelinympäristön uudistus Palvelinten uudistus ajankohtaista laitteisto vanhenee Uuden laitteiston hankkiminen neljäksi vuodeksi on CSC:n arvion mukaan edullisempaa kuin nykyisellä laitteistolla jatkaminen Hankinta kannattaa tehdä pikaisesti, jotta hyödyt saadaan maksimoitua neljän vuoden sitoutuminen antaisi aikaa varautua tulevaan järjestelmäuudistukseen Laitteiston ostaminen on leasing-vaihtoehtoa edullisempi tapa edetä Mahdollistaa myös käytön jatkamisen neljän vuoden yli ilman lisäkustannuksia Hankinnan voi tehdä HY/KK tai CSC Mahdollinen jälleenmyyntiarvo hyvitetään käytöstä poiston yhteydessä laitteiston hankintaan osallistuneille

4 Voyager päivitys Voyager säilyy tuotannossa vielä vuosia, joten päivitystarve on olemassa Päivityksen deadline riippuu saatavilla olevasta järjestelmätuesta Ex Libris on antanut tiedon, jonka mukaan nykyisen Voyagerversion tuki loppuisi elokuussa 2015 Kansalliskirjasto neuvottelee parhaillaan tuen jatkamisesta Johtopäätös: Voyager-päivitys saattaa olla ajankohtainen jo kesällä 2015 Laitteisto olisi hyvä uusia, ennen kuin päivitykseen ryhdytään

5 Uuden kirjastojärjestelmän hankinta Tarvekartoitus Minkälaisia palveluita halutaan tarjota asiakkaille? Mikä on kirjastojärjestelmän rooli ja mikä muiden ratkaisujen rooli palvelujen tarjonnassa? Mille aikajänteelle ratkaisua haetaan? Mahdollisuus yhteiseen, keskitettyyn ratkaisuun ketkä mukana? Yhteinen ratkaisu SYN/korkeakoulut erilliset ratkaisut - Punnittava vaihtoehtojen merkityksiä Olemassa oleviin, varteenotettaviin järjestelmiin tutustuminen Demot (seuraava kalvo) Vierailut (Leuven 9/2014, raportti työn alla) Kyselyt (kv) kirjastoille, jotka ovat ao. järjestelmien käyttäjiä

6 Demot Kuali OLE, suunnattu johtajille (Porthania P674) Kuali OLE ja KOHA, kirjastoverkkopäivät OCLC WorldShare (Porthania P674) Exlibris Alma klo 10 Innovative Sierra klo (Porthania P674) Missä mennään katsauksessa myös päivämäärät ja tiedot paikoista

7 Uuden kirjastojärjestelmän hankinta Todennäköiset vaihtoehdot Valmisohjelmisto ExLibris Alma Innovative Sierra Avoin lähdekoodi KOHA KualiOle

8 Uuden kirjastojärjestelmän hankinta keskeisiä kysymyksiä 1. Yksi järjestelmä vs. monta järjestelmää Yksi järjestelmä P- ja E-aineistolle tehostaa työskentelyä ja on edullisempi ylläpitää Usean järjestelmän malli (P- ja E-aineistot erikseen) on työläämpi, mutta ei aiheuta yhtä merkittävää riippuvuutta yhdestä järjestelmästä 2. Laitteistokysymys: oma laitteisto vs. pilvipalvelu Oma laitteisto tuo joustavuutta Pilvipalvelut ovat kustannustehokkaita 3. Avoimuuskysymys: kaupallinen tuote vs. avoin lähdekoodi Kaupallisen tuotteen riskejä ovat joustamattomuus, tukipalvelun laatu, toimittajariippuvaisuus Avoimen tuotteen riskit liittyvät tuotehallintaan sekä osaamisen saatavuuteen 4. Yhteinen (SYN/korkeakoulut) vs. erilliset järjestelmät Yhteinen järjestelmä on todennäköisesti edullisempi Erilliset järjestelmät tuovat joustavuutta, mutta vähentävät yhteistyön etuja

9 Kirjastojärjestelmän hankinta - tehtävät Hankintaan osallistuvien organisaatioiden selvittäminen ja sopimuksen laatiminen Sopimus Kustannustenjakomalli Vaatimusmäärittelyt Päätös hankintatavasta Valmisohjelmisto Avoin lähdekoodi Palvelinratkaisut Kirjastojen valmistautuminen uuden järjestelmän käyttöönottoon Asennus Testaukset Käyttöönotto Koulutus, viestintä Tuki

10 Valmisohjelmiston hankintaprosessi (case Primo) Hankintaprosessin vaiheistus karkeasti: Vaatimusmäärittelyjen (toiminnallinen, tekninen) laadinta Menettelyn valinta Neuvottelumenettely/kilpailullinen neuvottelumenettely (Primo 10kk) Tarjouspyyntöasiakirjakokonaisuuden valmistelu yhdessä hankintakonsultin kanssa Hankintaprosessin valmistelu yhdessä hankintakonsultin kanssa. Päätös hankintaa ryhtymisestä Hankintaprosessin toteutus (hankintakonsultti) Neuvotteluryhmän ja tukiryhmän nimeäminen Järjestelmän asennuksen projektisuunnitelman valmistelu Neuvottelut

11 Ohjelmiston hankinta- avoin lähdekoodi Avoimen lähdekoodin toteutuksen hankinta Sopimus toteuttajan ja tilaajan kesken Kustannusten muodostumisperuste Jäsenten roolit ja vastuut kehittämistyössä ja tähän liittyen kustannusten muodostumisperuste - Kehitystyön organisoija / Kehitystyön koordinoija - Kehitystyössä mukana oleva: koodausta, vaativaa määrittelytyötä, testaamista - Ei kehitystyössä mukana oleva jäsen ( mitä edellytetään esim. testaus) Valitun ohjelmiston räätälöinti Työmääräarvio Kustannusarvio

12 Kansalliskirjaston rooli hankinnassa - valmisohjelmisto Kansalliskirjasto ylläpitää nykyisiä järjestelmiä Hankintakonsortion muodostamisen koordinointi Konsortioon liittyvän sopimustyön koordinointi Hankinnan koordinointi Vaatimusmäärittelyt laadinta yhteistyössä kirjastojen kanssa Hankintakonsultin hankinta Ohjelmistosopimuksen laadinnan koordinointi Neuvotteluryhmän ja tukiryhmän muodostamisen koordinointi Neuvottelujen vetovastuu Ohjelmiston asennus - koordinointi Palvelinympäristön hankintaneuvottelut Koulutus, viestintä, tuki

13 Valmisohjelmisto ostopalvelut Sopimusjuridiikka (konsortio) Hankintajuridiikka (ohjelmisto) Ohjelmiston asennus (toimittaja & palvelinympäristön ylläpitäjä)

14 Kansalliskirjaston rooli avoin lähdekoodi Hankintakonsortion muodostamisen koordinointi Konsortioon liittyvän sopimustyön koordinointi Vaatimusmäärittelyn laadinnan koordinointi Kehittämistyön hankinnan koordinointi Ohjelmiston asennus - koordinointi Tuotehallinta - koordinointi Kirjastojen kehittämistoiveet Toimittajayhteistyö Palvelinympäristön hankintaneuvottelut Koulutus, viestintä, tuki

15 Avoin lähdekoodi - ostopalvelut Sopimusjuridiikka (konsortio) Sopimus toimittajan ja tilaajan kesken Ohjelmiston asennus (toimittaja & palvelinympäristön ylläpitäjä)

16 Kiitos!