Projektisuunnitelma kirjastojen taustajärjestelmän hankinta

Transkriptio

1 Projektisuunnitelma kirjastojen taustajärjestelmän hankinta Versiohistoria Pvm Versio Muutos 0.X Ensimmäinen luonnos projektisuunnitelmasta, kommentoitavaksi Projektisuunnitelman ensimmäinen versio Suunnitelman käsittely hankintayhteistyön ohjausryhmässä 1.1 Projektisuunnitelman aikataulun muutos Projektin aikataulua on muutettu Projektisuunnitelman aikataulun muutos Projektin aikataulua on muutettu ja tehtäviä täsmennetty 1 Yleiskuva Tieteelliset kirjastot, jotka käyttävät tällä hetkellä Voyager-kirjastojärjestelmää ovat uusimassa henkilökunnan käytössä olevan järjestelmän. Järjestelmän hankinta tehdään hankintayhteistyönä, jossa Aalto-yliopisto toimii päävastuullisena kilpailuttajana. Hankintayhteistyöstä on laadittu hankintayhteistyösopimus, jossa on kuvattu hankintaan liittyvät vastuut. Tämän projektin tavoitteena on viedä läpi kirjastojen henkilökunnan käyttöön tulevan tietojärjestelmän hankinta. Projekti kattaa hankinnan valmistelun ja toteuttamisen siihen asti, kunnes järjestelmän hankintapäätökset ovat saaneet lainvoiman. 2 Rajaus Tämä projekti koskee järjestelmän hankintaa siihen asti kunnes hankintapäätöksen ovat saaneet lainvoiman. Projektiin ei kuulu tulevan järjestelmän käyttöönotto eikä sen valmistelu, vaan näistä toimista muodostetaan erillinen projekti. Hankinnan kohteena ovat kirjastojen henkilökunnan työkalut. Hankinnan kohteeseen eivät kuulu kirjaston asiakkailleen tarjoamat verkkopalvelut kuten asiakasliittymä. 3 Toteutustapa Projekti toteutetaan mukana olevien organisaatioiden yhteistyönä. Aalto-yliopisto toimii päävastuullisena hankintaorganisaationa ja projektipäällikkö on Kansalliskirjastosta. 4 Projektiorganisaatio Hankinnan projektiorganisaation tehtävänä on huolehtia hankinnan valmistelun ja toteuttamisen läpiviennistä kunnes hankinta on saanut lainvoiman. Hankinnan projektiorganisaatio Projektipäällikkö Johtaa ja organisoi projektin toteutusta Vastaa projektin suunnittelusta, suunnitelmien dokumentoinnista ja ylläpidosta Vastaa projektin edistymisestä Toimii ohjausryhmän esittelijänä Toimii projektiryhmän vetäjänä Raportoi projektin tilanteesta, edistymisestä ja poikkeamista ohjausryhmälle ja hankinnan päävastuulliselle organisaatiolle Viestii projektin tilanteesta projektiryhmälle, ohjausryhmälle ja tarvittaessa muille sidosryhmille

2 Ohjausryhmä Hyväksyy projektisuunnitelman Hyväksyy hankinnan kohteen ja hankinta-asiakirjat sisällöltään Linjaa yhteishankinnan rajaukset Varmistaa kilpailutuksen mukanaolijat ja hyväksyy kilpailutuksen käynnistämisen Linjaa hankkeen viestinnän Ohjausryhmän jäsenet huolehtivat yhteystyössä projektipäällikön kanssa hankkeen yhtenäisestä viestinnästä kaikille hankkeeseen osallistuville tahoille Projektipäällikkö toimii ohjausryhmässä esittelijänä Jäsenet: 2 edustajaa yliopistokirjastoista, 2 edustajaa ammattikorkeakoulukirjastoista, 1 edustaja erikoiskirjastoista, 1 edustaja Kansalliskirjastosta, 1 edustaja projektipäällikön organisaatiosta, 1 edustaja kilpailutuksesta vastaavasta organisaatiosta, 1 edustaja Fuciosta tai Aapasta. Ohjausryhmän jäsenet nimittää kukin sektori keskuudestaan ja Fuciosta tai Aapasta pyydetään edustaja ohjausryhmään. Ohjausryhmässä voi olla edustajia vain sellaisista organisaatioista, jotka ovat mukana hankintayhteistyössä. Mikäli ohjausryhmässä mukana oleva organisaatio irrottautuu hankintayhteistyöstä, tulee sektorin nimittää uusi edustaja. Ohjausryhmä tekee päätökset yksimielisesti tai, mikäli tämä ei ole mahdollista, äänestämällä. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee. Projektiryhmä Vastaa projektin hallinnasta Tuottaa hankinnan kohteen määrittelyn Toiminnallinen vaatimusmäärittely Palvelumalli ja palvelutaso Sopimusmalli Vastaa teknisen vaatimusmäärittelyn toteutuksesta yhdessä korkeakoulujen IT-asiantuntijoiden kanssa Arkkitehtuuri Standardit Rajapinnat Tietoturva ja -suoja Vastaa valintakriteerien ja pisteytyksen tuottamisesta Kutsuu tarvittaessa asiantuntijoita Perustaa tarvittaessa työryhmiä Osallistuu tarjousten käsittelyyn Projektipäällikkö vetää projektiryhmää. Jäsenet: 2 jäsentä yliopistokirjastoista, 2 jäsentä ammattikorkeakoulukirjastoista, 1 jäsen erikoiskirjastoista, 1 jäsentä Kansalliskirjastosta ja 1 jäsen projektipäällikön organisaatiosta, 1 jäsen kilpailutuksesta vastaavasta organisaatiosta, 1 hankinta-asiantuntija. Projektiryhmän jäsenet nimittää kukin sektori keskuudestaan. Projektiryhmässä voi olla edustajia vain sellaisista organisaatioista, jotka ovat mukana hankintayhteistyössä. Mikäli projektiryhmässä mukana oleva organisaatio irrottautuu hankintayhteistyöstä, tulee sektorin nimittää uusi edustaja. Kilpailutuksen päävastuullinen organisaatio Päävastuullisen organisaation vastuut on kuvattu hankintayhteistyösopimuksessa. Mukana olevien yhteisöjen vastuu Mukana olevien yhteisöjen vastuut on kuvattu hankintayhteistyösopimuksessa. Hankinta-asiakirjat ja niihin liittyvät roolit on kuvattu olevassa taulukossa, alustava: Liitenro Dokumentti Päävastuullisen prosessin ja pohjadokumenttien perusteella Päävastuullinen (Aalto-yliopisto) Projektiryhmä Ohjausryhmä Osallistujat (Osallistuvat organisaatiot) 0 Tarjouspyyntö (kilpailutusjärjestelmässä) 1 Tarjoajille asetettavat x R I A I x C R A I 2 Ostettavan palvelun kuvaus Malli saatavilla C R A C 3 Palvelutasot x C R A C 4 Käyttötapaukset Malli saatavilla C R A C

3 5 Toiminnalliset ja tekniset 6 Tietoturva- ja suoja 7 Järjestelmäarkkitehtuuri ja integraatiot Malli saatavilla C R A C x R C A C Malli saatavilla C R A C 8 Tarjottavat asiantuntijat Malli saatavilla C R A I 9 Proof of Consept Malli saatavilla C R A I 10 Esteettömyyden auditointi x C R A I 11 Tarjousten vertailu- ja valintaperusteet x C R A I 12 Käytettävyyden arviointi x C R A I 13 Sopimusluonnos liitteineen x R C A I Taulukon roolien määrittelyt: Role Abbr. Task Responsible R Those who do the work to achieve the task. There is at least one role with a participation type of responsible, although others can be delegated to assist in the work required. Accountable A The one ultimately answerable for the correct and thorough completion of the deliverable or task, and the one who delegates the work to those responsible. In other words, an accountable must sign off (approve) work that responsible provides. There must be only one accountable specified for each task or deliverable. Consulted C Those whose opinions are sought, typically subject matter experts; and with whom there is two-way communication. Informed I Those who are kept up-to-date on progress, often only on completion of the task or deliverable; and with whom there is just one-way communication. Derived from: Ohjausmenettelyt Ohjausryhmän jäsenet Erikoiskirjastojen edustaja Cecilia af Forselles, SKS:n kirjasto Ammattikorkeakoulujen edustajat Hanna Lahtinen, Laurea-ammattikorkeakoulu Sinikka Luokkanen, Hämeen ammattikorkeakoulu Yliopistojen edustajat Kimmo Tuominen, Helsingin yliopisto Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskola Aalto yliopiston edustaja Matti Raatikainen, ohjausryhmän puheenjohtaja Kansalliskirjaston edustajat Kristiina Hormia-Poutanen Irma Reijonen Fucion ja Aapan edustaja Kuno Öhrman, Svenska handelshögskola Ohjausryhmän sihteeri

4 Jussi Piipponen, Helsingin yliopisto Projektipäällikkö (toimii esittelijänä ohjausryhmässä) Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto 4.2 Projektiryhmä Projektiryhmän jäsenet Erikoiskirjastojen edustaja Päivikki Karhula, Eduskunnan kirjasto Ammattikorkeakoulujen edustajat Jussi Kärki Satakunnan ammattikorkeakoulu Pertti Föhr Lahden ammattikorkeakoulu Yliopistojen edustajat Eero Koivula, Tampereen teknillinen yliopisto (TTY) Nicola Nykopp, Helsingin yliopisto Aalto-yliopiston edustajat Anu Karsisto Jukka Katainen, hankinta-asiantuntija Kansalliskirjaston edustajat Tommi Jauhiainen Marja-Liisa Seppälä Projektipäällikkö (toimii ryhmän vetäjänä) Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto Rooli Henkilö Vastuut 4.2 Yhteistyökumppanit ja sidosryhmät Kumppani/ryhmä Intressi Miten intressi huomioidaan? 5 Viestintä Viestinnän tavoite Viestinnän tavoitteena on jakaa projektiin liittyvää tietoa koko projektin ajan mahdollistaen mukana olevien organisaatioiden osallistumisen järjestelmän hankinnan valmisteluun. Viestintäsuunnitelma Mitä Kenelle Miten Kuka Milloin

5 Raportti projektin etenemisestä Hankintayhteistyön organisaatiokohtaisille yhteyshenkilöille Sähköpostitse Projektipäällikkö Jokaisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen sekä tarvittaessa Tilannekatsaus Kansalliskirjaston viestintäkanavissa Kenelle tahansa kiinnostuneille Missä mennään webinaarit ja katsaukset Projektipäällikkö Missä mennään webinaarit (28.2., 27.4., 26.9.) Tilannekatsaukset kirjastojen neuvostoille Neuvostojen kokoukset Projektipäällikkö Seminaari mukana oleville organisaatioille: hankintadokumenttien sisältö hankinnan aikataulu ja lopullinen sitoutuminen hankintaan Hankintayhteistyössä mukana oleville organisaatioille Seminaari Ohjausryhmä/projektiryhmä, projektipäällikkö kutsuu Projektin eteneminen: ohjausryhmän ja projektiryhmän muistiot Kenelle tahansa kiinnostuneelle Wiki-sivuston kautta Jatkuvasti Lisätietopyyntö toimittajille, pyyntö saada tuotetietoja ja hintatietoja Vuorovaikutus toimittajien kanssa Kiinnostuksensa ilmoittaneille toimittajille Sähköpostitse Projektipäällikkö Viikolla 2 Kiinnostuksensa ilmoittaneille toimittajille Tiedotteet hankintayhteistyössä mukana oleville organisaatioille tarkistuspisteissä: Markkinatutkimuksen tulokset - hintatiedot Hankintayhteistyön organisaatiokohtaisille yhteyshenkilöille Sähköpostitse Projektipäällikkö Hankinta-asiakirjojen kommentointikierros mukana oleville organisaatioille Hankintayhteistyön organisaatiokohtaisille yhteyshenkilöille - yhteyshenkilöt huolehtivat hankinta-asiakirjojen kommenttien keräämisestä omassa organisaatiossaan Loppuvuosi 2017 Vuorovaikutteinen viestintä ja keskustelu hankkeesta Kenelle tahansa kiinnostuneelle vai hankintayhteistyössä mukana oleville organisaatioille KK:n keskustelufoorumi Jatkuvasti Projektin keskeisten tietojen vieminen kirjastojen henkilökunnalle ja palautteen tuominen projektille Hankintayhteistyön yhteyshenkilöt organisaatioissa / projektiryhmä / ohjausryhmä Jatkuvasti 6 Tehtävät ja aikataulut Tehtävä Kesto Alkaa Päättyy Ennakkoilmoitus Markkinakartoitus 1. vaihe Markkinakartoitus 2. vaihe 75 pv Määritysten 1. versio 45 pv Määrityksen kommentointi, osallistujat 25 pv Hankinta-asiakirjat 14 pv

6 Vuoropuhelut toimittajien kanssa 15 pv Dokumenttien viimeistely toimittajakommenttien jälkeen 10 pv Materiaalin hyväksyntä osallistujilla ja allekirjoitukset osallistuvilta 15 pv Tarjousaika 25 pv Tarjousten arviointi ja hankintapäätös 40 pv Odotusaika ja sopimusneuvottelut 35 pv Organisaatiokohtaiset sopimukset 20 pv Pilotointi ja testausjakso 48 pv Käyttöönotot (erillinen projekti) 480 pv ID Prioriteetti 1 - kiireellisin Työvaihe Vastuu Aikatauluarvio Tila Tuotos / hyväksymiskriteerit Seuranta 2 - tärkeä 3 - vähiten kiireellinen 1 Ennakkoilmoitus Jukka Katainen Valmis Hilmassa ja EU:n hankintaportaalissa julkaistu hankintailmoitus 1.1 Mahdollinen toinen ennakkoilmoitus jolla lyhennetään tarjousaikaa ja paljastetaan osallistujat Jukka Katainen TBD Hilmassa ja EU:n hankintaportaalissa julkaistu hankintailmoitus jos se päätetään julkaista 2 Markkinakartoitus 1. vaihe Valmis 2.1 Esittelyt ja keskustelut järjestelmätoimittajien kanssa Projektiryhmä (Minna-Liisa Kivinen) Työn 2.2. Referenssien haastattelut ja vierailut Projektiryhmä (Minna-Liisa Kivinen) 2.3 Tietopyyntö toimittajille Jukka Katainen, Minna-Liisa Kivinen Valmis 3 Konsortioiden ja yhteenliittymien muodostaminen 3.1. Seurantapiste 1, markkinakartoituksen tulokset 4.1 Markkinakartoitus 2. vaihe Ohjausryhmä (Minna-Liisa Kivinen) Työn , väliraportin käsittely ohjausryhmässä 4 3 Yleiskuvaus järjestelmäympäristöstä (arkkitehtuurikuvaus, eroteltuna hankittava kokonaisuus muusta ympäristöstä) Pertti Föhr, Tommi Jauhiainen 5. Toiminnalliset Yleiset toiminnalliset Tehdään viimeisenä Aineiston käytönhallinnan toiminnalliset (sisältää sakottamiset, perinnät) Asiakastiedon hallinnan toiminnalliset Asiakkaan itsepalveluun ja verkkopalveluun liittyvät toiminnalliset Nicola, Anu, Päivikki Nicola, Päivikki Nicola, Tommi Kokoelmien hallinnan toiminnalliset Jätetään katsottavaksi onko osa hankintaa ja/tai elektronisen aineiston käsittelyä

7 Kuvailuympäristöjen, metatietovarantojen ja metadatan käsittelyn toiminnalliset Yhteisen metatietovarannon toiminnalliset (Melinda) Marja-Liisa, Jussi Kärki, Ville Huhtala Kansalliskirjasto (Minna Olkinuora-Tauru) Hankinnan toiminnalliset (kuuluuko lehtien saapumisvalvonta osana järjestelmää, kuvataan should tasolle) Sähköisen aineiston hallinnoinnin toiminnalliset (ERM) Analysoinnin ja raportoinnin toiminnalliset Jussi Kärki Jussi Kärki, Eero Koivula Jussi Kärki, Pertti Föhr Kaukolainauksen toiminnalliset Nicola Nykopp, Anu Karsisto, Tommi Jauhiainen Pääkäyttäjän työkalujen toiminnalliset (sisältää käyttäjien hallinnan toiminnalliset ) Pertti Förh, Jussi Kärki, Anu Karsisto Työnkulkujen ja tehtävienhallinnan toiminnalliset Jussi Kärki, Organisaatiokohtaiset toiminnalliset 6 2 Tekniset, standardit, ohjeistukseen liittyvät, jne ei toiminnalliset. Kansalliskirjasto, (varastokirjasto) Järjestelmäarkkitehtuuri ja integraatiot Haka luottamusverkosto Integraatiokuvaus N Integraatiokuvaus 3-N Tietoturva- ja suoja Ostettavan palvelun kuvaus Palvelutasot Määritysten kokoaminen yhteen Seurantapiste 2 määrittelyjen käsittely 11 Määrittelyjen kommentointi mukana olevissa organisaatioissa 11.1 Määritysten muokkaaminen kommentointikierroksen jälkeen Minna-Liisa Kivinen Projektiryhmä Tarjousten vertailu- ja valintaperusteet Projektiryhmä Hankinta-asiakirjat Hankinta-asiantuntija Tarjouspyyntö Hankinta-asiantuntija Tarjoajille asetettavat Hankinta-asiantuntija Tarjottavat asiantuntijat (jos halutaan vaatia että firm on osaavia kavereita) 12.4 Proof of Concept (jos halutaan että toimittaja toteuttaa ensiksi PoCin ja voittajaan sitoudutaan vasta sitten) 12.5 Esteettömyyden auditointi (harkittava millä tasolla vaaditaan) Projektiryhmä Projektiryhmä Hankinta-asiantuntija Tarjousten vertailu- ja valintaperusteiden tarkistaminen 12.7 Käytettävyyden arviointi (jos testataan tarjottujen tuotteiden käytettvyyttä enne valintaa) Hankinta-asiantuntija + projektiryhmä Projektiryhmä Sopimusluonnos liitteineen Hankinta-asiantuntija N Muut mahdolliset esim tarjousten arviointiin liittyvät dokumentit Hankinta-asiantuntija

8 10 Vuoropuhelut Hankinta-asiantuntija / Minna-Liisa Kivinen + neuvotteluryhmä osallistuvista organisaatioista Määrittelyjen ja hankinta-asiakirjojen muokkaaminen toimittajakommenttien pohjalta Hankinta-asiantuntija Seurantapiste 3 Hankinta-asiakirjojen hyväksyminen ohjausryhmässä Materiaalin hyväksyntä osallistujilla Projektipäällikkö Minna-Liisa Kivinen, Ohjausryhmä Tarjousaika Tarjousten arviointi ja hankintapäätöksen luonnos Hankintapäätökset Odotusaika ja sopimusneuvottelut Organisaatiokohtaiset sopimukset Projektiryhmä, hankinta-asiantuntija Projektipäällikkö, hankinnan yhteyshenkilöt organisaatioissa Projektipäällikkö Minna-Liisa Kivinen, Ohjausryhmä Hankinnan yhteyshenkilöt organisaatioissa Riskit Riskin kuvaus Riskin seuraukset Riskin todennäköisyys Riskin vakavuus Varautuminen Vastuutaho Joku ilmoittautuneista organisaatioista irtautuu hankinnan ollessa käynnissä Osallistujilla ei ole selvää käsitystä sitoutumisen tarpeesta Koko hankinta vaarantuu Epätodennäköinen Vakava Varmistetaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista organisaatioiden sitoutuminen. Mahdollinen Vakava Vuorovaikutteinen viestintä useilla eri kanavilla Ohjausryhmä Ohjausryhmä, projektipäällikkö Projektiryhmällä ei ole riittävästi työaikaa hankintadokumenttien laatimiseen Hankinta viivästyy, dokumenttien laatu kärsii Mahdollinen Vakava Projektipäällikkö huolehtii projektiryhmän työnjaosta ja seuraa työskentelyä säännöllisesti. Projektipäällikkö ilmoittaa ohjausryhmälle ongelmista projektiryhmän työskentelyssä. Projektipäällikkö, ohjausryhmä Markkinatutkimus ei ole tarpeeksi kattava Vaatimusmäärittelyssä ei pystytä huomioimaan markkinoiden mahdollisuuksia, mistä seuraa että hyvä järjestelmä saatetaan sulkea vahingossa ulos ja toisaalta saada sellaisia tarjouksia, jotka eivät sovellu Mahdollinen Melko vakava Projektiryhmä, ohjausryhmä Kustannustaso on liian suuri osallistujille Osallistujat eivät voi hankkia järjestelmää ja joutuvat keskeyttämään hankinnan Mahdollinen Vakava Markkinatutkimusvaiheessa pyritään saamaan selkeä käsitys tuotteiden hintatasosta Projektiryhmä Projektipäälliköllä ei ole riittävästi aikaa hankintaprojektin hoitamiseen Hankinta viivästyy Mahdollinen Melko vakava Kansalliskirjastolla on mahdollisuus tarjota 0,5 htkk/kk projektipäällikkötyöhön, jos tämä määrä ei riitä tarvitaan lisäresurssia osallistuvilta organisaatioilta tai on ostettava projektityötä ulkoa. Ohjausryhmä, Kansalliskirjasto

9 Hankinta-asiantuntij ei ole riittävästi aikaa hankintaprojektin hoitamiseen Hankinta viivästyy Mahdollinen Melko vakava Varahenkilöjärjestelyjä ei voi tehdä kun ei ole mahdollista varahenkilöä. Tarvittaessa ostettava hankinta-asiantuntijan työtä ulkoa. Ohjausryhmä, Aalto-yliopisto Hankintadokumenteista ei päästä yhteisymmärrykseen hankinnassa mukana olevien organisaatioiden kanssa Hankinta viivästyy Mahdollinen Vakava Hankinnan valmistelun etenemisestä ja tuloksista viestitään mukana oleville organisaatioille säännöllisesti. Ohjausryhmä toimii päättävänä elimenä hankinta-asiakirjojen hyväksymisessä. Ohjausryhmä, projektipäällikkö Tuote ei vastaa todellisuudessa sen kuvausta Mahdollinen Melko Vakava Projektiryhmä 8 Liitteet Hankintayhteistyösopimus