KIERTOKIRJE KOKOELMA

Transkriptio

1 POSTI- JA LENNÄTINHALLITUKSEN KIERTOKIRJE KOKOELMA 1956 N:o 31 N:o 31 Kiertokirje posti- ja lennätinlaitoksen päävarastossa olevan varastotilitavaran varastoimisesta, kirjanpidosta, laskennasta ja tarkastamisesta. Posti- ja lennätinhallitus on tänään istunnossa tapahtuneessa esittelyssä antanut postija lennätinlaitoksen päävarastossa olevan varastotilitavaran varastoimisesta, kirjanpidosta, laskennasta ja tarkastamisesta seuraavat ohjeet: 1 Yleisiä määräyksiä. 1. Varastossa pidetään posti- ja lennätinlaitoksen hoitamassa posti-, lennätin-, puhelin- ja radioliikenteessä sekä sen autoliikenteessä tarvittavia kalustoesineitä, tarveaineita, tarvikkeita, laitteita, työkaluja yms., joista näissä ohjeissa käytetään yhteistä nimitystä varastotavara (tavara). 2. Tavara hankitaan valtiovarainministeriön posti- ja lennätinhallitukselle myöntämän varastotilioikeuden!) perusteella. Tämä tavara kirjataan varoiksi posti- ja lennätinlaitoksen varastotilille. Varastotilillä olevaa tavaraa saa varastossa olla enintään niin paljon, että sen arvo ei ylitä valtiovarainministeriön varastotiliä varten vahvistamaa enimmäismäärää.1) Tämän enimmäismäärän rajoissa pidetään varastossa erilaista varastotavaraa niin paljon kuin posti- ja lennätinlaitoksen toiminnan säännöllinen jatkuvaisuus välttämättä vaatii. Varastotilin enimmäismäärästä voi postija lennätinhallitus tarvittaessa erottaa osan määrätyn tavaran tai tavararyhmän varaston enimmäismääräksi. 3. Jos varastossa säilytetään muuta tavaraa kuin varastotilillä olevaa, on se varastossa ja varastokirjanpidossa pidettävä erillään varastotilillä olevasta tavarasta. i) i) Tililain (AsK 136/31) 12 a (AsK 150/39). 4. Varasto toimintaa johtaa ja valvoo postija lennätinhallituksessa hankintaosasto sen mukaan kuin posti- ja lennätinhallituksen työjärjestyksessä tai posti- ja lennätinhallituksen antamissa näissä ja muissa ohjeissa määrätään. Hankintaosaston ja ensi sijassa sen varastokonttorin alaisena on posti- ja lennätinlaitoksen päävarasto. Päävarasto jakautuu varastoihin. Varasto voidaan tavararyhmien tai varastosuojien perusteella jakaa osavarastoihin. 5. Pylväsvarastojen, postiautovarikkojen autotarvike varastojen sekä lennätin- ja puhelinpiirien varastojen hoidosta, kirjanpidosta ja tarkastamisesta on voimassa, mitä siitä erikseen on määrätty. Niinikään on erikseen määrätty käytetyn tavaran ja romutavaran käsittelystä, myynnistä, tileistäpoistamisesta yms. 2 Värastotoimen järjestely. 1. Hankintaosastossa hoitaa varastoasiat varastokonttori ja varastojen tarkastukset varastojen tarkastusjaos. 2. Tavaran tilaamisen posti- ja lennätinlaitoksen päävarastosta tulee tapahtua varastokonttorin välityksellä. Päävarastosta annetaan tavaraa vain varastokonttorin määräyksestä. Varastokonttorissa suoritetaan tavaran hinnoittelu ja varastosta lähetetyn tavaran laskutus / 8.

2 2 3. Posti- ja lennätinhallitus määrää postija lennätinlaitoksen päävaraston varastojen sijaintipaikkakunnat. 4) Hankintaosasto määrää varaston jaon osavarastoihin. 4. Posti- ja lennätinlaitoksen päävaraston päällikkönä on varastopäällikkö. Päävaraston varastoja hoitaa varastonhoitaja, varastonesimies tai varastomestari ja varaston osavarastoja tehtävään erityisesti määrätty virkamies. Varaston hoitajalle antaa hankintaosasto ja osavaraston hoitajalle varastokonttori tehtävään kirjallisen määräyksen. Varastopäällikkö johtaa ja valvoo päävarastoa. Varaston ja osavaraston hoitaja on vastuussa hoitamansa varaston järjestelystä ja hoidosta kuin myös sinne sijoitetusta tavarasta. 5. Jokaisella varastotavaralla tulee olla tavaranimi. Muulla tavaralla kuin kulutus- tarvikkeilla *2) tulee lisäksi olla varastonumero. Tavaratilauksissa ja -palautuksissa, tiedusteluissa, selvityksissä tms. on käytettävä näitä nimiä ja numeroita. Tavaroiden nimet ja numerot määrää hankintaosasto. 6. Hankintaosasto julkaisee hakemistot ainakin seuraavista tavararyhmistä: lennätin-, puhelin- ja radio teknillisistä laitteista, tarvikkeista ja työkaluista, konttorikalustosta, autotarvikkeista ja -työkaluista, sekä lomakkeista. 7. Varastotavarasta pidetään varastokirjaa. 3) Varastokirjana on varastokortisto. 3 '. Yleistä varastokirjanpidosta. 1. Varastokirjanpidon muodostavat varastokortisto sekä varastotilin tulo- ja menopäiväkirjat. Varastokortiston muodostavat tavaran hintakortti (lom. 881), tarkkailukortti (lom. 488) ja tavarakortti (lom. 210). 2. Varastokortistossa pidetään varastotilillä oleva tavara erillään määrärahalla hankitusta sekä sellaisesta varastoon otetusta käytetystä tavarasta, jolle ei enää uudelleen määrätä hintaa. H Päävaraston varastoja on seuraavilla paikkakunnilla: Toijala, Helsinki, Seinäjoki ja Kintaus. 2) Kulutustarvikkeista hankintaosasto julkaisee luettelon. 3) Tilisäännön (AsK 72/42) 26 :n 4. ja 5. momentti. Lomakkeet ja kulutustarvikkeet hankitaan suoraan määrärahalla. 3. Varastotilillä olevasta tavarasta pidetään täydellistä varastokortistoa (hinta-, tarkkailu- ja tavarakortteja). 4) Määrärahalla hankituista lomakkeista ja kulutustarvikkeista pidetään ainoastaan tarkkailukorttia. 5) Muusta määrärahalla hankitusta tavarasta pidetään tarkkailukortteja ja tavarakortteja. 4. Varastokortiston hintakorttia (lom. 881) ja tarkkailukorttia (lom. 488) pitää varastokonttori. Tavarakorttia (lom. 210) pidetään siinä päävaraston varastossa tai osavarastossa, jossa asianomaista tavaraa säilytetään. 4 Varastotilitavaran kirjanpito varastokonttorissa. a) Hinta- ja tarkkailukortit. 1. Varastokonttorissa pidetään hintakorttia ja tarkkailukorttia jokaista varastotilitavaralajia varten. Jos samaa tavaralajia säilytetään useassa varastossa, pidetään eri tarkkailukorttia kussakin varastossa olevasta tavarasta. 2. Hinta- ja tarkkailukortteihin tehdään merkinnät niiden painettujen ohjetekstien mukaisesti. Merkinnät hinta- ja tarkkailukortteihin tehdään varastotilin laskujen sekä varaston antamien tavaran saapumisilmoitusten ja varastokonttorissa laadittujen kuljetuslippujen perusteella. 3. Hintakortista tulee ilmetä tavaran nimi, varastonumero ja mittayksikkö, - hankkijan tai tavaran palauttajan nimi, tavaran määrä ja hankintahinta, tavaran keskihinta, keskihinnan laskemisesta johtunut mahdollinen tasoitusrahamäärä ja tasoitustilin sivun numero, tavaran vastaanottaja ja lähetetty määrä, tosikkeen numero ja korttiin merkitsemispäivä, sekä - varastossa kulloinkin olevan tavaran kokonaismäärä. Keskihinnan laskemisesta ja siitä mahdol 4) Varastotilillä olevista autotarvikkeista päävarastossa pidetään, toistaiseksi vain hinta- ja tavarakortteja. 5) Lomakkeiden tarkkailukorttina on lomakekortti (lom. 397).

3 3 lisesti aiheutuvista tasoituseristä on määräyksiä 9 :ssä. 4. Tarkkailukortista tulee käydä ilmi tavaran nimi, varastonumero ja mittayksikkö, varasto, jossa tavara säilytetään, hälytysraja (minimivarasto), jos se on määrätty, varastosta lähetettävästä tavarasta sen määrä ja vastaanottaja, varastoon tulleesta tavarasta sen määrä ja lähettäjä, tosikkeen numero ja korttiin merkitsemispäivä, sekä varastossa kulloinkin olevan tavaran määrä. b) Luettelo tilauksista ja kuljetuslippu. 5. Varastokonttorissa pidetään saapuneista tilauksista (kts. 8 ) luetteloa, johon merkitään tilauksen järjestysnumero, tavaran vastaanottajan nimi ja lyhyt merkintä tilatusta tavarasta. Tilausten tarkastamisessa noudatetaan 8 : n määräyksiä. Tilattu tavara on merkittävä vähennykseksi asianomaiselle tarkkailukortille. Varastokonttorissa laaditaan hyväksyttyjen tilausten perusteella lähetettävästä tavarasta kuljetuslippu (lom. 205) kalkioimalla kuutena kappaleena (A-, B-, C-, D-, E- ja F-kappaleet). Kuljetuslippu täytetään sen painetun ohjetekstin mukaisesti. Kuljetuslipun järjestysnumerona on asianomaisen tilauksen numero. Tilaukset säilytetään varastokonttorissa tilausnumero järjestyksessä. 6. Kuljetuslipusta tulee ilmetä tavaran nimi ja varastonumero, tilaava toimipaikka ja tilaajan nimi, tilauspäiväys ja -numero, tavaran vastaanottaja ja mahdollinen työnumero, momentti, jota tavaran hinnalla veloitetaan, tai maksutapa, jos tavara on varastosta myyty, tavaran mittayksikkö ja lähetettävä määrä, kalustoluettelon pitämistä valvova posti- ja lennätinhallituksen osasto (toimisto) tai lennätin- ja puhelinpiirin konttori, sekä varasto, josta tavara lähetetään. Varastokon ttori lähettää kuljetuslipun kaikki kappaleet siihen varastoon, josta tavara lähetetään vastaanottajalle. Varastossa tehdään kuljetuslippuun ja asianomaiseen tavarakorttiin merkintä tavaran lähettämisestä. Jos varasto ei voi lähettää tavaraa samaa määrää kuin mitä varastokonttorissa on kuljetuslippuun merkitty, tulee varastossa tehdä kuljetuslipun kaikkiin kappaleisiin punaisella asianmukainen muutos. Kuljetuslipun F-kappale lähetetään varastosta tavaran mukana vastaanottajalle. Kuljetuslipun A-, B-, C-, D- ja E-kappaleet varasto palauttaa varastokonttorille päivittäin. Varastokonttorissa lasketaan asianomaisessa hintakortissa olevan keskihinnan perusteella lähetetyn tavaran -hinta. Tavaran hinta merkitään kuljetuslipun A-, B-, C-, D- ja E-kappaleisiin. Kuljetuslipusta tehdään 3. kohdan edellyttämät merkinnät asianomaiseen hintakorttiin. Jos tavaraa on varastosta lähetetty eri määrä kuin mitä kuljetuslippuun on varastokonttorissa merkitty, tehdään kuljetuslipusta myös asianomaiseen tarkkailukorttiin muutosmerkintä. Kuljetuslipun A-kappale jää varastokonttoriin laskutustosikkeeksi (kts. 9. kohtaa). Kuljetuslipun B- ja C-kappaleet lähetetään tavaran vastaanottajalle. Tavaran vastaanottajan on palautettava B-kappale kuitattuna varastokonttorille. Kuljetuslipun C- kappale jää tavaran vastaanottajalle. Jos vastaanottajan on tavara merkittävä kalustoluetteloon, tehdään se kuljetuslipun merkintöjen perusteella. Kuljetuslipun D-kappale lähetetään asianomaiselle posti- ja lennätinhallituksen osastolle (toimistolle) ilmoituksena tavaran toimittamisesta. t) Jos lähetetty tavara on lennätin- tai puhelinliikenteessä tarvittavia laitteita tai tarvikkeita, lähetetään kuljetuslipun E- kappale asianomaiselle lennätin- ja puhelinpiirikonttorille. Jos tavara on radioliikenteessä tarvittavia laitteita tai tarvikkeita, lähetetään kuljetuslipun E-kappale posti- ja lennätinhallituksen radiokonttorille. 2) 1) Jos lähetetty tavara on auto- tai konttori-. kalustoa, merkitään D-kappaleen merkintöjen perusteella autokalusto liankintaosastossa kalustoluetteloon III ja konttorikalusto kiinteistötoimistossa kalustoluetteloon I. 2) Jos tavara on merkittävä kalustoluetteloon II, tehdään radiokonttorissa tai asianomaisessa lennätin- ja puhelinpiirin konttorissa merkinnät tavarasta mainittuun kalustoluetteloon.

4 4 Yarastokonttorissa valvotaan 5. kohdassa tarkoitetun tilausluettelon avulla, että tavaran vastaanottaja palauttaa kuljetuslipun B-kappaleen kuitattuna. Palauttamisesta on tehtävä merkintä tilausluettelon asianomaiseen kohtaan. Kuljetuslippujen B-kappaleet säilytetään varastokonttorissa tilausnumerojärjestyksessä. e) Tulo- ja menopäiväkirjat. 7. Varastotilin tilitapahtumista on pidettävä varastokonttorissa tulopäiväkirjaa (lom. 903) ja menopäiväkirjaa (lom. 902). Merkinnät tilitapahtumista tehdään tulo- ja menopäiväkirjoihin päivittäin. Kumpikin päiväkirja päätetään, päivätään ja allekirjoitetaan kuukausittain. 8. Tulopäiväkirjaan merkitään varastoon saapuneen tavaran hankinnasta aiheutuneet laskut (kts. 7 :n 13. kohtaa) sekä varastoon palautetusta tavarasta aiheutuneet hyvityslaskut. Tulopäiväkirjasta tulee ilmetä merkitsemispäivä, tilitosikkeen järjestysnumero tulopäiväkirjassa, - laskun päiväys, laskun antaja, sekä laskuun merkittyjen tavaroiden yhteenlaskettu hinta. Tulopäiväkirja sisältää siten varastotilin veloitukset. 9. Menopäiväkirjaan tehdään merkinnät kuljetuslippujen A-kappaleiden perusteella varastotililtä tavaraa luovutettaessa. Menopäiväkirjasta tulee ilmetä merkitsemispäivä, kuljetuslipun numero, momentti, jota veloitetaan, sekä kuljetuslippuun merkittyjen tavaroiden yhteenlaskettu hinta. Menopäiväkirja sisältää siten varastotilin hyvitykset. 10. Hanki ntaosasto antaa laitoksen pääkirjanpitoa varten talousosastolle kuukausittain jaottelun tulopäiväkirjan merkintöjen perusteella siitä, millä rahamäärällä varastoon palautetun tavaran johdosta varastotiliä on veloitettava ja eri momentteja hyvitettävä, sekä menopäiväkirjan merkintöjen perusteella siitä, millä rahamäärällä on varastotiliä hyvitettävä ja eri momentteja veloitettava. Jaottelusta on hankintaosaston lähetettävä jäljennös posti- ja lennätinhallituksen asianomaisille muille osastoille (toimistoille). 11. Tulo- ja menopäiväkirja niihin kuuluvine tosikkeineen säilytetään varastokonttorissa. 12. Talousosaston on kirjanpitonsa perusteella kuukausittain annettava hankintaosastolle ilmoitus varastotilin tilasta. d) Luettelo myydystä tavarasta. 13. Varastokonttorissa on pidettävä luetteloa tavarasta, joka on varastosta myyty. Luettelosta tulee käydä ilmi kuljetuslipun järjestysnumero, tavaran vastaanottajan nimi ja tavaran hinta, maksun suoritustapa ja -päivämäärä. Jos tavara on myyty laskuun, on varastokonttorin luettelon avulla valvottava, että maksu suoritetaan. 1. Päävarastossa on jokaisesta tavaralajista pidettävä eri tavarakorttia (lom. 210) varastokonttorin antamien ohjeiden mukaisesti. Tavarakortit säilytetään varaston ja vastaavasti osavaraston hoitajan hallussa. Tavarakorttiin tehdään merkinnät sen ohjetekstin mukaisesti. Tavarakortista tulee käydä ilmi tavaran nimi, varastonumero ja mittayksikkö, tavaran säilytyspaikka, varastosta lähetettävän tavaran määrä ja vastaanottaja, varastoon tulleen tavaran määrä ja lähettäjä, tosikkeen numero ja korttiin merkitsemispäivä, sekä varastossa olevan tavaran kokonaismäärä. Merkinnät tavarakortteihin tehdään tavaran saapumisilmoitusten ja varastokonttorin lähettämien kuljetuslippujen perusteella. 2. Päävarastossa on pidettävä mittaus- ja punnituskirjaa niistä tavaran vastaanottamisista ja luovuttamisista, joiden suhteen saattaa jälkeenpäin olla tarpeen todeta, miten tavaramäärä on laskettu. Päävarastossa pidetään tarvittaessa kirjaa varaston tavaralähetyksiä varten varatuista laatikoista, öljyastioista, tynnyreistä yms. Tämän avulla valvotaan niiden palautuksia.

5 6 Päävaraston tavaratilani een seuraaminen. 1. Varaston suuruuden ja varastoimisajan määräämiseksi on hankintaosaston tarkkailtava hankittavien, kulutettujen ja varastossa olevien tavaroiden määriä. Tällöin on kiinnitettävä huomiota siihen, ettei varaston tavaramäärä ole liian suuri ja ettei tavaraa varastoida tarpeettoman pitkiä aikoja. Osastojen (toimistojen) on hankintaosastolle hyvissä ajoin ilmoitettava sellaisista ennakkosuunnitteluista ja -järjestelyistä, jotka oleellisesti vaikuttavat varastomääriin. 2. Varastokonttorin on ilmoitettava hankintakonttorille varaston täydennyshankinnat niin hyvissä ajoin, että varastossa olevan tavaran lasketaan riittävän uuden tavaraerän saapumiseen asti. 3. Milloin syytä on, varastokonttori määrää neuvoteltuaan hankintakonttorin kanssa tavaralajille sen tavaramäärän suuruuden, johon määrään varaston pienennyttyä on täydennyshankinta suoritettava. Tätä tavaramäärää sanotaan häly tysr a jaksi (minimivarastoksi). Hälytysrajan määräämiseksi on aikaisemman kulutuksen perusteella selvitettävä. asianomaisen tavaran keskimääräinen vuosikulutus. Jos tarve vaihtelee tai muusta syystä ei voida keskimääräistä kulutusta määrätä, on tavaran vuotuinen normaalikulutus arvioitava. Tavaran hälytysraja on yleensä määrättävä niin suureksi, että se riittää pisimmä.ksi toimitusajaksi. Hälytysrajoja on tarpeen mukaan tarkistettava. 4. Hälytysraja on merkittävä asianomaisesta tavarasta varastokonttorissa pidettävään tarkkailukorttiin. 5. Varastokonttorissa on tarkkailukorttien avulla seurattava, milloin tavarajäännös päävarastossa on laskenut hälytysrajaan tai jos tavaralle ei ole määrätty hälytvsrajaa, milloin tavaramäärä on siinä määrin pienentynyt, että sitä on tilattava. 7 Päävaraston tavaratäydennys. a) Tilauspyyntö. 1. Kun varastoon tarvitaan tavaratäydennystä, varastokonttori tekee siitä ilmoituksen hankintakonttorille tilauspyyntölomakkeella (lom. 203). Ennen uuden tavaran tilaamista on kuitenkin tutkittava, onko varastossa jotakin lähimittaista tavaraa tai toista tavaraa, jota voitaisiin tilaajalle lähettää tilatun tavaran sijasta. 2. Tavaran tilauspyyntö (lom. 203) laaditaan kalkioimalla kahtena kappaleena. Tilauspyyntölomakkeeseen tehdään merkinnät ohjetekstin mukaisesti. Tilauspyynnöstä tulee käydä ilmi hakemiston mukainen tavaran numero ja nimi, tavaran mittayksikkö, tilattava tavaramäärä, varastossa oleva tavaramäärä tilauspyyntöä tehtäessä, tavaran vuosikulutus, sekä minne tavara on lähetettävä. Tilauspyynnöt numeroidaan jatkuvalla j är j estysnumerosar j alla. Hankintakonttorille lähetetään tilauspyynnön alkuperäinen kappale. Tilauspyyntöjen jäljennöskappaleet säilytetään varastokonttorissa numerojärjestyksessä. Varastokonttorissa on valvottava tilausten toimituksia jäljennöskappaleiden avulla. 3. Tilauspyynnön saatuaan hankintakont- tori hankkii tavaran noudattamalla, mitä tavaran hankinnasta on erikseen määrätty. Hankintakonttori lähettää hankinta- tai ostotilauksesta jäljennöksen asianomaiselle varastolle. Jäljennökset säilytetään varastossa tavaran hankkijoiden nimien mukaisessa järjestyksessä. 4. Hankintakonttori palauttaa varastokonttorille tilauspyynnön merkinnöin tavaran tilaamisesta. Jos hankintakonttori jostakin syystä ei tilaa sitä tavaraa, josta varastokonttori on lähettänyt tilauspyynnön, merkitsee hankintakonttori palauttamaansa tilauspyyntöön syyn siihen, miksi tavaraa ei ole tilattu. b) Vastaanottotarkastus ja saapumisilmoitus. 5. Asianomaisessa varastossa on tilatun tavaran saavuttua sinne suoritettava tavaran vastaanottotarkastus. Tarkastus on pyrittävä järjestämään tavaran varastoon purkamiseen yhteyteen tai ainakin mahdollisimman pian purkamisen jälkeen. Tavaraa seurannut kuormakirja on verrattava saapuneeseen tavaraan. Lisäksi on tarkastettava, että tavara määrältään ja laadultaan on sen mukainen, kuin asianomainen osto- tai hankintatilaus edellyttää. Vastaanottotarkastuksen suorittamiseen on käytettävä ammattitaitoista henkilökuntaa ja tarvittaessa myös asiantuntijoita. 5

6 6 6. Hyväksytystä tavarasta on varaston kirjoitettava saapumisilmoitus (lom. 209) kalkioimalla kahtena kappaleena. Merkinnät saapumisilmoitukseen tehdään sen ohjetekstin mukaisesti. Saapumisilmoituksesta tulee käydä ilmi tavaran lähettäjä, ostotilauksen numero, kuljetustapa, kuormakirjan numero, tavaran saapumispäivä, sekä jokaisen tavaralajin kohdalla hakemiston mukainen tavaran numero ja nimi, mittayksikkö, saapuneen tavaran määrä, sekä varastossa oleva tavaramäärä ennen uuden tavaraerän kortille merkitsemistä. Saapumisilmoitukset on varastossa numeroitava jatkuvalla, kalenterivuosittain uusittavalla numerosarjalla. 7. Hyväksytty tavaraerä merkitään varastossa saapumisilmoituksen merkintöjen perusteella asianomaiseen tavarakorttiin. Tällöin on erityisesti tarkistettava, että saapumisilmoituksen ja asianomaisen tavarakortin merkinnät ovat yhtäpitävät. Saapumisilmoituksen alkuperäinen kappale lähetetään varastosta varastokonttorille. Saapumisilmoitusten jäljennöskappaleet säilytetään varastossa numerojärjestyksessä. 8. Vastaanotettu tavara on viipymättä sijoitettava asianomaiseen säilytyspaikkaansa varastossa. Tavara on mahdollisuuksien mukaan varastoitava siten, että aiemmin varastossa ollut vastaava tavara voidaan ensin käyttää loppuun. 9. Tavara, jota ei ole hyväksytty vastaanotettavaksi, on hankkijan lukuun säilytettävä varastossa erillään muusta tavarasta ja varustettava lipukkeella, johon merkitään tavaran nimi, hankkijan nimi, ostotilauksen numero, syy tavaran hylkäämiseen sekä tarkastuksen toimittaneen virkamiehen nimi. Tästä tavarasta on varaston viipymättä ilmoitettava varastokonttorille enempiä toimenpiteitä varten. 10. Varastossa on tehtävä tavaran saapumisesta merkintä asianomaiseen hankintatai ostotilausjäljennökseen. Tällaiset jäljennöskappaleet on varastossa säilytettävä erillään niistä hankinta- tai ostotilausjäljennöksistä, joiden tarkoittama tavara ei ole vielä varastoon saapunut. c) Saapumisilmoitusten ja laskujen käsittely hankintaosastossa. 11. Saapumisilmoitusten perusteella tehdään varastokonttorissa merkinnät saapuneesta tavarasta asianomaisiin tarkkailukortteihin. Samalla tarkistetaan, että saapumisilmoituksessa mainittu ennen uuden tavaran saapumista varastossa ollut tavaramäärä täsmää tarkkailukortin osoittaman vastaavan tavaramäärän kanssa. 12. Tavaran hankkijan lähettämä lasku on hankintaosastossa verrattava varaston lähettämään saapumisilmoitukseen ja asianomaiseen hankinta- tai ostotilausjäljennökseen. Tällöin on tarkastettava, että saapunut tavara on hankinta- tai ostotilauksen mukainen,, sekä toimitettava tilaushinta- ja määrätarkistus ja tarkistettava mahdollisesti suoritettu ennakkomaksun määrä. Tarkastuksen suorittamisesta on tehtävä merkintä asianomaiseen laskuun, saapumisilmoitukseen sekä hankinta- tai ostotilausjäljennökseen. Laskun hyväksymisestä on määrätty postija lennätinhallituksen hankintatoimesta antamissa ohjeissa. 13. Kun laskn on hyväksytty, numeroidaan ja merkitään se varastokonttorissa tulopäiväkirjaan 4 :n 8. kohdan määräysten mukaisesti. Laskun alkuperäinen kappale toimitetaan talousosastolle maksutoimenpiteitä varten. Asianomaiseen hintakorttiin on laskun ja saapumisilmoituksen perusteella varastokonttorissa merkittävä saapunut tavaramäärä ja sen hankintahinta sekä uusi keskihinta. Tavaran lannoittamisesta on määräyksiä 9 :ssä. 14. Kun 12. kohdan tarkoittama tarkastus on suoritettu, arkistoidaan hankintaosastossa asianomainen hankinta- tai ostotilausjäljennös tai hankintasopimusjäljennös sekä tavaran saapumisilmoitus ja tavaralaskun jäljennöskappale hankkijain nimien mukaisessa aakkosjärjestyksessä. 8 Tavaran tilaaminen ja lähettäminen päävarastosta. 1. Posti- ja lennätinhallituksessa tekee tavaran tilauksen varastosta osaston johtaja (toimiston toimistopäällikkö) tai osaston (toimiston) muu tilaamaan oikeutettu virkamies. Tavaran tilaus tehdään suoraan varas-

7 7 tokonttorille lukuunottamatta konttorikaluston tilausta, joka on tehtävä kiinteistötoimiston kautta. 2. Posti- ja lennätinlaitoksen linjahallinnossa on tavaran tilauksen varastosta oikeutettu tekemään posti- ja lennätinpiirin postitarkastaja, ylitoimipaikan hoitaja sekä lennätin- ja puhelinpiirin konttorin hoitaja. Tavaran tilaus on linjahallinnosta lähetettävä sen mukaan kuin alempana 3 5 kohdissa määrätään a) suoraan posti- ja lennätinhallituksen varastokonttorille, b) posti- ja lennätinhallituksen asianomaiselle osastolle (toimistolle), tai c) asianomaisen lennätin- ja puhelinpiirin konttorille. 3. Tavaran tilaus lähetetään suoraan posti- ja lennätinhallituksen varastokonttorille, jos tilattava tavara on lennätin- ja puhelinliikenteessä tarvittavaa teknillistä tavaraa ja sen tilaajana on lennätin- ja puhelinpiirin konttorin hoitaja tai hänen määräämänsä virkamies1), taikka puhelinkonttorin, lennätinkonttorin, radioaseman tai ilmailuviestiaseman hoitaja. Jos jotakin posti- ja lennätinlaitoksen työtä johdetaan suoraan posti- ja lennätinhallituksesta käsin, tilaa työhön tarvittavat laitteet ja tarvikkeet suoraan varastokonttorista se henkilö, jolle on annettu määräys työn suorittamisesta. 4. Jos lennätin- ja puhelinliikenteessä tarvittavien laitteiden ja tarvikkeiden tilaajana on posti- ja lennätinkonttori, tulee tilaajan lähettää tilaus asianomaisen lennätin- ja puhelinpiirin konttorille, joka tilauksen hyväksyttyään ja määrärahan tilatun tavaran maksamiseen osoitettuaan lähettää tilauksen varastokonttorille. 5. Muissa kuin edellä 3. ja 4. kohdissa mainituissa tapauksissa lähetetään tavaran tilaus linjahallinnosta sille posti- ja lennätinhallituksen osastolle (toimistolle), jolla on oikeus hyväksyä tilaus ja osoittaa määräraha tilatun tavaran maksamiseen. Tilauksen tarkastaa ja hyväksyy osaston (toimiston) johtaja (toimistopäällikkö) tai osaston (toimiston) muu tilausten hyväksyjäksi määrätty virkamies. Hyväksymisen jälkeen H Määräyksestä on kirjallisesti ilmoitettava varastokonttorille. osasto (toimisto) lähettää tilauksen varastokonttorille. 6. Tavaraa tilattaessa käytetään vahvistettua tilauslomaketta. 2) Tilauslomakkeeseen tehdään merkinnät ohjetekstin mukaisesti. Tilauksesta tulee käydä ilmi tavaran numero ja nimi asianomaisen tavarahakemiston mukaisesti, tavaran mittayksikkö, tavaran määrä, tavaran vastaanottaja, liikennehaara (posti-, lennätin-, puhelin- tai radio- taikka autoliikenne), jonka käyttöön tavara tilataan, sekä momentti, jolla olevaa määrärahaa tavaran hinnalla rasitetaan. Jos asianomainen posti- ja lennätinhallituksen osasto (toimisto) on jollekin työlle antanut erityisen työnumeron, on myös työnumero merkittävä tilaukseen. Jos tavara on merkittävä kalustoluetteloon, on tilaajan tehtävä tilaukseen merkintä siitä, mihinkä kalustoluetteloon (kalustoluettelo I, II tai III) tavara on merkittävä. Kun kysymys on 4. tai 5. kohdan edellyttämästä tilauksesta, kuuluu tämän merkinnän tekeminen tilauksen hyväksyjälle. Tilaukseen merkityn momentin oikeellisuudesta vastaa tavaran tilaaja, kuitenkin niin, että milloin kysymys on 4. tai 5. kohdan tarkoittamasta tilauksesta, on tilauksen hyväksyjä vastuussa momentin oikeellisuudesta. Momentti on tilaukseen merkittävä tili-ilmoituksen osoittamalla jaottelutarkkuudella. Tilaajan on allekirjoitettava ja päivättävä tilaus. Tilauksen alkuperäinen kappale on 3. kohdan edellyttämässä tapauksessa lähetettävä suoraan varastokonttorille ja 4. ja 5. kohdan tarkoittamissa tapauksissa tilauksen hyväksyjälle. 7. Varastokonttorissa on saapuneesta tilauksesta tarkastettava, että siinä on tarpeelliset tiedot. Jos tilauksessa on muotovirheitä tai puutteellisuuksia, on tarvittaessa tilausta niiden osalta täydennettävä. Jos tilaukseen ei ole merkitty momenttia, palautetaan tilaus suoraan tilaajalle ja 4. tai 5. kohdan edellyttämässä tapauksessa tilauksen hyväksyjälle. 2) Konttorikalusto tilataan lomakkeella 327, kulutusaineet lomakkeella 204, lomakkeet lomakkeella 119 ja muu tavara lomakkeella 202.

8 8 Jos varastokonttorissa harkitaan, että tavaraa on tilattu liian paljon tai jos syntyy epäselvyyttä tilatun tavaran tarpeellisuudesta, on varastokonttorin ennen tavaran lähettämistä selvitettävä lähetettävän tavaran määrä. Jos tilatun tavaran lähettäminen viivästyy sen johdosta, että sitä on ensin varastoon hankittava, ilmoittaa varastokonttori tarvittaessa siitä tilaajalle. Samalla on tilaajalle mikäli mahdollista ilmoitettava arvioitu toimitusaika, jolloin tavara voidaan toimittaa. Jos tilattua tavaraa ei voida toimittaa ollenkaan tai sitä tavaran vähyyden vuoksi voidaan toimittaa vain osa, tulee varastokonttorin myös siitä ilmoittaa tavaran tilaajalle. Toimittamatta jäänyt tavaraerä lähetetään tilaajalle ilman uutta tilausta. 8. Tilauksen hyväksymisestä toimitettavaksi on varastokonttorissa tehtävä merkintä tilaukseen. 9. Varastokonttorissa pidetään tilauksista luetteloa 4 :n 5 kohdan määräysten mukaisesti. 10. Hyväksytyn tilauksen perusteella laaditaan varastokonttorissa kuljetuslippu noudattaen 4 :n 5. ja 6. kohdan määräyksiä. 11. Varaston saatua varastokonttorista kuljetuslipun on tavara viivytyksettä tilaajalle luovutettava tai lähetettävä. Lähetettävä tavara on varastossa merkittävä asianomaiseen tavarakorttiin vähennykseksi (kts. 5 :n 1. kohtaa). 12. Tavaran käsittelyssä ja pakkaamisessa on varastossa noudatettava asianmukaista huolellisuutta ja varovaisuutta. Tavarapakkaukset on varustettava selvillä osoitemerkinnöillä ja tarvittaessa varotusmerkeillä tai muilla tarpeellisilla huomautuksilla. 9.. Tavaran hinnoitus. Tasoitustili. 1. Varastossa olevalle tavaralle määrätään varastokonttorissa hankintahinta. Tavaran hankintahinta on asianomaisen tavaran ostohinta, josta on vähennetty myönnetyt alennukset ja johon on lisätty veloitetut pakkauskustannukset ja mahdolliset rahti-, huolinta-, tullaus- jms. maksut. 2. Jokaiselle tavaralle määrätään mittayksikön keskihinta. Keskihinta lasketaan jakamalla hankintahinta tavaran paljousmäärällä. Keskihintaa käytetään tavaran laskutuksessa luovutettaessa tavaraa varastosta laitoksen omaan käyttöön. Jos tavaran uusi yksikköhinta eroaa entisestä keskihinnasta, määrätään uusi keskihinta siten, että uuden tavaraerän hankintahinta ja ennen tämän uuden tavaraerän saapumista varastossa olevan tavaran rahaarvo yhteenlaskettuina jaetaan uuden tavaraerän ja varastossa olevan määrän yhteenlasketulla paljousmäärällä. Jos tavaran tuottaja ostaa takaisin tavaran pakkaukset kuten kaapelikelat91), öljytynnyrit tms,, on palautetuista pakkauksista tavaran tuottajan suorittama rahamäärä otettava hyvitykseksi kyseisen tavaralajin uutta keskihintaa laskettaessa. Markan osat, jotka syntyvät keskihintaa laskettaessa, tasataan täydeksi markaksi. Tasoituksesta aiheutuva hinnan eroavaisuus merkitään tämän pykälän 5. kohdassa mainitulle tasoitustilille. 3. Tavaran hankintahinta ja keskihinta merkitään asianomaiseen hintakorttiin. 2) 4. Kun varastosta joudutaan lähettämään sellaista tavaraa, jonka hankintahintaa ei vielä tiedetä, laskutetaan tavara aikaisemman keskihinnan mukaan. Jos näyttää siltä, että tavaran uusi hankintahinta tulee oleellisesti eroamaan aikaisemmasta hankintahinnasta, tai jos kysymys on sellaisesta tavaralajista, jota aiemmin ei ole ollut varastossa, laskutetaan tavara hankintakonttorin ilmoittaman ennakkohinnan mukaan. Senjälkeen kun tavaran hankintahinta on saatu tietää, lasketaan tavaralle 2. kohdan määräysten mukaisesti lopullinen keskihinta. Lopullisen keskihinnan erotessa käytetystä keski- tai ennakkohinnasta otetaan erotus huomioon keskihintaa määrättäessä. Jos kuitenkin erotus rahamäärältään on vähäinen, merkitään erotus seuraavassa kohdassa mainitulle tasoitustilille. Jos taasen erotus on huomattava, kirjoitetaan siitä veloitus- tai hyvityslasku. 1) Varastokonttorissa pidetään keloista kelakorttia (lom. 619). Kelakortista tulee käydä ilmi kelan numero, lähetysaika ja -paikka sekä tavaran tuottajalle palauttamisaika ja palautetusta kelasta hyvitetty rahamäärä. Lennätin- ja puhelinpiirin konttorissa pidetään piirin keloista myös kelakorttia (lom. 619), johon merkitään kelan numero, varastopaikka, palauttamisaika ja -paikka. 2) Kts. 4 }:n 3. kohtaa.

9 9 5. Hintaeroavaisuuksista pidettävään tasoitustiliin tulee merkitä merkitsemispäivä, tavaralajin numero, ja rahamäärä. Jos keskihintaa laskettaessa markan osat on koroitettu tai jos lopullinen keskihinta on laskuttaessa käytettyä keski- tai ennakkohintaa suurempi, merkitään tasoituksen määrä tasoitustilille tuloksi, päinvastaisessa tapauksessa menoksi. Tasoitusmäärän siirtämisestä tasoitustilille on myös tehtävä merkintä asianomaiseen hintakorttiin kirjoittamalla siihen tasoituksen rahamäärä ja tasoitustilin sivun numero. Vuoden päättyessä tasoitustilin erotuksella alennetaan tai koroitetaan yhden tai useamman tavaralajin keskihintaa. Tasoitustiliin on tehtävä merkintä, minkä tavaranimikkeen tai -nimikkeiden hintaa on tasoitustilin erotuksella muutettu. 6. Tavaran hinnoittamisessa tavaraa varastosta myytäessä noudatetaan siitä erikseen annettuja määräyksiä. 10. Tavaran laskenta. 1. Päävarastossa oleva tavara on vuosittain laskettava sen tarkistamiseksi, täsmäävätkö varastossa olevat tavaramäärät varastossa pidettäviin tavarakortteihin merkittyjen tavaramäärien kanssa. 2. Tavaran laskenta toimitetaan tavaran vastaanottotarkastuksen1) yhteydessä. Tällöin lasketaan ja asianomaisen tavarakortin merkintöihin verrataan se tavaramäärä, joka varastossa on ennen vastaanottotarkastuksessa hyväksytyn tavaran lisäämistä tavaramäärään. Jos jotakin tavaralajia ei ole kalenterivuoden aikana syyskuun loppuun mennessä tullut varastoon lisää, lasketaan näiden eri tavaralajien varastossa olevat määrät ja verrataan asianomaisten tavarakorttien merkintöihin hyvissä ajoin ennen kalenterivuoden loppua. Laskennasta laaditaan tarkistuslaskentailmoitus (lom. 211). 3. Jokaisen tavaralajin laskennasta on lähetettävä ilmoitus varastokonttorille. Kun kysymyksessä on edellä 2. kohdan 1. kappal) Tavaran vastaanottotarkastuksesta on määrätty 7 :n 5-7 kohdissa. leessa tarkoitettu laskenta, on varastokonttorille lähetettävänä laskentailmoituksena tavaran vastaanottotarkastuksessa laadittu saapumisilmoitus. 2) Jos laskenta toimitetaan mainitun kohdan 2. kappaleen mukaan, lähetetään varastokonttorille laskennasta tarkistuslaskentailmoitus. Saapumis- ja tarkistuslaskentailmoitusten perusteella tarkistetaan varastokonttorissa laskennan tulos asianomaisten tavarain tarkkailukorttien merkintöihin. 4. Laskennan suorittamisesta on varastossa tehtävä merkintä asianomaiseen tavarakorttiin. 5. Jos varastopäällikkö tai varaston hoitaja ei itse osallistu 2. kohdassa tarkoitettuun laskentaan, tulee hänen tarpeellisen laajoin pistokokein tarkistaa tavaran laskennan oikeellisuus. 6. Jos laskennan tai muun seikan perusteella on tullut ilmi varastossa epäselvyyksiä tai väärinkäytöksiä, on varastopäällikön niistä oman lausuntonsa ohella viipymättä ilmoitettava varastokonttorille. 7. Kun varastossa olevan tavaran laskenta on asianomaiselta kalenterivuodelta loppuun suoritettu, on varastopäällikön siitä ilmoitettava varastokonttorille. H Päävaraston tarkastus. 1. Päävaraston tarkastus3) toimitetaan varastontarkastusjaoksen toimesta vähintään kerran vuodessa. Tarkastus käsittää kaiken varastossa olevan tavaran. Varastontarkastajille voidaan määrätä tarkastukseen aputyövoimaa, milloin se tarkastuksen kannalta on tarpeellista. 2. Tarkastuksessa tulee varastontarkastajien riippuen tavaran laadusta laskea, punnita tai mitata varastossa olevat tavaramäärät lajeittain ja tarkastaa, että niiden määrät ovat yhtäpitävät asianomaisten tavarakorttien osoittamien määrien kanssa. Varastontarkastajien tulee lisäksi harkintansa mukaan tarpeellisessa määrin verrata tavarakortteja varastokonttorissa pidettäviin tarkkailukortteihin. 2) Kts. 7 :n 6. kohtaa. 3) Tässä pykälässä määrätyllä varaston tarkastuksella tarkoitetaan valtion tilisäännön (As K 72/42) 57 :ssä edellytettyä tarkastusta.

10 10 3. Varastoa tarkastettaessa tulee tarkastajien tavaroiden määrien tarkastuksen ohella kiinnittää huomiota myös eri tavarain säilytystapaan, varaston työtapaan ja hoitoon sekä palo- ja muihin turvallisuustoimenpiteisiin. Milloin aihetta on, tulee varastontarkastajien lisäksi tehdä asianomaisen varaston hoitajalle ehdotuksia uusiksi työmenetelmiksi ja muiksi tarpeellisiksi parannuksiksi, ellei asia ole senluontoinen, että siitä on mainittava jäljempänä 5. kohdassa mainitussa tarkastuskertomuksessa. Varastontarkastajilla on oikeus vaatia asianomaisilta selvitys tarkastuksen aiheuttamien huomautusten johdosta. Varastontarkastajien tulee valvoa, että tarkastuksessa huomatut virheet, jotka tarkastustilaisuudessa voidaan korjata, viipymättä korjataan. 4. Jos tarkastuksessa on käynyt ilmi väärinkäytöksiä tai niihin viittaavia seikkoja, on havainnoista viipymättä ilmoitettava hankintaosastolle. 5. Varaston tarkastuksesta on varastontarkastajien laadittava tarkastuskertomus. Tarkastuskertomuksessa on ilmoitettava kaikki tarkastuksessa ilmenneet olennaiset seikat. Siitä tulee myös käydä ilmi tarkastuksessa selvittämättä jääneet vajaukset ja ylijäämät. Niinikään tarkastuskertomuksen tulee sisältää tarkastajien ehdotus toimenpiteistä, joihin niiden johdosta on ryhdyttävä. Ellei asianomainen varasto ole ryhtynyt sille kuuluviin toimenpiteisiin tarkastajien huomautusten johdosta eikä varasto myöskään ole asiassa antanut tyydyttävää selvitystä, on siitäkin tarkastuskertomuksessa ilmoitettava. Tarkastuskertomuksen tulee sisältää myös tarkastajien ehdotus siitä, miten varastossa mahdollisesti olevan pilaantuneen tai muuten kelpaamattoman tavaran suhteen on meneteltävä. Varaston hoitajan lausunto asiasta on liitettävä tarkastuskertomukseen. Samoin on myös meneteltävä, jos varastossa on käyttökelpoisia tavaroita, joita syystä tai toisesta ei voida käyttää posti- ja lennätinlaitoksessa. Helsingissä, tammikuun 19 päivänä Pääjohtaja S. J. Ahola. 6. Tarkastuskertomus siihen ehkä liittyvine asianomaisten antamine selvityksineen on varastontarkastajien annettava hankintaosastolle. Tarkastuskertomuksen jäljennöskappale on toimitettava asianomaiselle varastolle. 7. Jos tarkastuksen toimittamisen kannalta on välttämätöntä, on varastontarkastajilla oikeus edeltä käsin ilmoittaa varaston hoitajalle, milloin tarkastus toimitetaan. Varaston hoitajan tai hänen määräämänsä on oltava läsnä varastossa tarkastusta toimitettaessa. Varastohenkilökunnan tulee muunakin kuin määrättynä työaikana avustaa tarkastuksessa. 12. Varastokirjanpidon ja varastotilin tarkistus. 1. Varastokonttorissa on vuoden aikana tarkistettava, että tarkkailukorttien osoittamat tavaramäärät ovat yhtäpitävät vastaaviin hintakortteihin merkittyjen määrien kanssa. 2. Joka toisen kalenterivuoden päätyttyä on varastokonttorissa laskettava hintakorteista varastotilillä olevan tavaran rahaarvo. 1) Varastokirjanpidon mukaan näin laskettu varastotilitavaran kokonaisarvo on varastokonttorin toimesta verrattava talousosastossa pidettävän varastotilin tilaan vastaavana ajankohtana. Jos varastotilin ja varastokirjanpidon osoittamat varastotilitavaran rahamäärät eivät keskenään täsmää, on eroavaisuus selvitettävä. Tarkistuksen tuloksesta on varastokonttorin ilmoitettava hankintaosastolle. Tässä kiertokirjeessä annetut määräykset tulevat voimaan maaliskuun 1 päivänä Samalla lakkaavat olemasta voimassa posti- ja lennätinhallituksen huhtikuun 16 päivänä 1929 antamien posti- ja lennätinlaitoksen varasto-ohjesäännön sekä posti- ja lennätintoimipaikkojen varasto-ohjeiden ne määräykset ja posti- ja lennätinhallituksen antamat muut ohjeet ja määräykset, jotka ovat ristiriidassa tämän kiertokirjeen kanssa. 1) Tässä tarkoitettu tarkastus on suoritettava ensimmäisen kerran viimeistään kahden vuoden kuluttua näiden ohjeiden voimaantulosta. Johtaja A. H eliö. H elsinki V altioneuvoston kirjapaino