Resurssien varaaminen tehtäville

Transkriptio

1 OPPITUNTI 71 5 Resurssien varaaminen ARVIOITU KESTO 40 min Tämän oppitunnin jälkeen osaat: varata resurssin tehtävälle näyttää samanaikaisesti kesto-, yksikkö- ja työarvot varata useita resursseja tehtävälle poistaa käytöstä tehtävän työmäärään perustuvan ajoituksen ja varata resursseja poistaa resurssivarauksen tehtävästä varata materiaaliresurssin tehtävälle luoda resursseja Varaa resurssit -valintaikkunassa ja varata niitä. Resurssien varaaminen Oppitunnilla 3 luotiin tehtäviä ja oppitunnilla 4 resursseja. Nyt nämä resurssit voidaan varta. Varaus tarkoittaa resurssin liittämistä tehtävään työn suorittamiseksi. Tehtävien kannalta tätä voisi sanoa tehtävien varaamiseksi ja resurssien kannalta resurssien varaamiseksi. Asia on kuitenkin sama: tehtävä plus resurssi on varaus. Microsoft Projectissa ei ole pakko varata resursseja. Myös pelkkiä tehtäviä voi käyttää. Resurssien varaamiseen projektisuunnitelmassa on kuitenkin monia hyviä syitä. Jos resurssit varataan, voidaan vastata esimerkiksi tällaisiin kysymyksiin: " Kenen pitäisi tehdä mitä tehtäviä ja koska?

2 72 Microsoft Project 2000 Trainer " Onko resursseja oikea määrä projektin vaatiman työn laajuuteen nähden? " Odotetaanko resurssin tekevän töitä tehtävään aikana, jona resurssi ei ole käytettävissä (esimerkiksi kun resurssi on lomalla)? " Onko resurssi varattu niin monelle tehtävälle, että resurssin kapasiteetti ylittyy eli onko resurssi ylivarattu? " Arvioitko resurssin suoritusta aiemmin tehdyn suunnitelman perusteella? Resurssi, joka vaikuttaa kovin kiireiseltä mutta jolta menee kaksi kertaa kauemmin tehtävän tekemiseen kuin joltakin toiselta resurssilta ei ehkä olekaan kovin tuottava. Tällä oppitunnilla opetellaan eri tapoja varata resursseja. Varaat työresursseja (ihmisiä ja laitteita) ja materiaaliresursseja ja huomaat, milloin resurssivarauksien pitäisi vaikuttaa tehtävän kestoon ja milloin ei. Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Lyhytelokuvaprojekti 05 (Short Film Project 05). Tiedosto sisältää oppitunnilla 3 syötetyt projektin alkamispäivän ja ominaisuudet sekä oppitunnilla 4 syötetyt resurssitiedot. Etsi ennen oppitunnin aloittamista kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset - kansion Osa 1 -kansio. Avaa tiedosto 05A, ja tallenna se perusaikatauluineen Osa 1 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 05. PROJ Yhden resurssin varaaminen tehtävälle Kun resurssi varataan tehtävälle, resurssin etenemistä työssä voidaan seurata. Microsoft Project laskee myös resurssin ja tehtävän kustannukset, jos siihen syötetään kustannustiedot. Muistat ehkä oppitunnilta 4, että resurssin työskentelykapasiteettia mitataan käyttöasteella ja se kirjataan Enimmäiskäyttöaste-kenttään. Resurssin ylivaraaminen on helppoa: resurssi tarvitsee vain varata yhdelle tehtävälle, jossa on enemmän yksikköjä kuin resurssissa on vapaana tai sen voi varata useille, joiden aikataulut menevät päällekkäin ja yksikköjen yhteismäärä ylittää resurssin kapasiteetin. Ellei muuta mainita, Microsoft Project varaa tehtävälle 100 % resurssin enimmäiskäyttöasteesta. Jos resurssin enimmäiskäyttöaste on yli 100 %, Microsoft Project varaa resurssin enimmäiskäyttöasteen mukaisen arvon.

3 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen 73 Näkymäpalkki on Microsoft Project - ikkunan vasemmassa reunassa. Tietoja Microsoft Project - käyttöliittymän eri osista on oppitunnilla 2. Tässä harjoituksessa varataan yksittäisiä resursseja. 1 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio (Gantt Chart). 2 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta (Assign Resources). Esiin tulee Varaa resurssit -valintaikkuna. Siinä näkyvät oppitunnilla 4 syötettyjen resurssien nimet. Jos Varaa resurssit -valintaikkuna peittää syöttötaulukon, vedä valintaikkuna näytön oikeaan alakulmaan. 3 Napsauta syöttötaulukon Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävää 8, Kuvauskaluston varaaminen. 4 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta (Name) Janne Mikkonen ja napsauta sitten Varaa-painiketta (Assign). Janne Mikkosen nimen viereen tulee valintamerkki, joka ilmaisee, että hänet on varattu hoitamaan kuvauskaluston varaamistehtävä. Käyttöastesarakkeesta (Units) näkyy, että hänet on varattu 100-prosenttisesti. VIHJE Voit varata tehtävään yhden tai useita resursseja myös hiiren avulla. Valitse ensin resurssi tai resurssit Varaa resurssit -valintaikkunasta. Voit valita useita resursseja napsauttamalla ensimmäisen resurssin nimeä, pitämällä alhaalla Ctrl-näppäintä ja napsauttamalla sitten muita resurssien nimiä. Osoita resurssin nimen vasemmalla puolella olevaa saraketta. Kun hiiren osoitin muuttuu resurssikuvakkeeksi, vedä resurssikuvake syöttötaulukkoon tehtävän nimen kohdalle. 5 Resurssien varaaminen Seuraavaksi varaat muita resursseja. 5 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 7 nimeä, Kuvauslupien hakeminen. 6 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunasta Kimmo Josia ja napsauta Varaapainiketta. Kimmo Josian nimen viereen tulee valintamerkki, joka ilmaisee, että hänet on varattu valitsemallesi tehtävälle. 7 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 9 nimeä, Äänityskaluston varaaminen. 8 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunasta Petri Kelpi ja napsauta Varaapainiketta.

4 74 Microsoft Project 2000 Trainer 9 Sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. PROJ Ajoituskaava: Keston, käyttöasteen ja työn tarkasteleminen Kun tehtävä on luotu, mutta sille ei vielä ole varattu resurssia, tehtävällä on kesto mutta siihen ei liity työtä. Miksi ei työtä? Työ edustaa työmäärää, joka resurssilta tai resursseilta kuluu tehtävän tekemiseen. Jos yksi henkilö työskentelee kokoaikaisesti, työnä mitattava aikamäärä on sama kuin kestona mitattava aikamäärä. Työmäärä poikkeaa kestosta vain, jos tehtävälle varataan useita resursseja tai ainoa resurssi ei työskentele kokopäiväisesti. Microsoft Project laskee työn ajoituskaavan avulla: Kesto Käyttöaste = Työ Katsotaanpa esimerkkiä asiasta. Tehtävän 8 kesto on yksi viikko. Lyhytelokuvaprojektissamme yksi viikko on 40 tuntia. (Viikon tuntimäärän saa selville valitsemalla Työkalut-valikosta Asetukset ja napsauttamalla sitten Kalenteri-välilehteä (Calendar).) Kun Janne Mikkonen varattiin tehtävään 8, Microsoft Project käytti 100 % Jannen työajasta tähän tehtävään. Tehtävän 8 ajoituskaava näyttää seuraavalta:

5 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen tunnin tehtävän kesto 100% käyttöaste = 40 tuntia työtä Toisin sanoen kun Janne on varattu tehtävään prosenttisella käyttöasteella, tehtävän pitäisi vaatia 40 tuntia työtä. Tämän voi todeta Microsoft Projectissa tarkastelemalla Tehtävän syöttö -näkymän tehtävälomaketta. Tässä harjoituksessa tarkastellaan projektia Tehtävän syöttö -näkymässä. 1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 8 nimeä, Kuvauskaluston varaaminen. 2 Valitse Näytä-valikosta Lisää näkymiä (More Views). 3 Valitse Lisää näkymiä -ruudusta Tehtävän syöttö (Task Entry) ja napsauta sitten Käytä-painiketta (Apply). Tehtävän syöttö -lomake tulee Microsoft Project -ikkunan alaosaan. 5 Resurssien varaaminen VIHJE Saat Tehtävän syöttö -lomakkeen Gantt-kaaviossa näkyviin nopeasti myös valitsemalla Ikkuna-valikosta Jaa (Split).

6 76 Microsoft Project 2000 Trainer Tehtävän syöttö -näkymässä ikkunan yläosassa on Gantt-kaavionäkymä ja alaosassa Tehtävän syöttö -lomake. Tehtävän syöttö -lomakkeessa näkyvät samanaikaisesti ajoituskaavan kaikki kolme muuttujaa: tehtävän kesto Kestokentässä (Duration), resurssin käyttöaste Käyttöaste-sarakkeessa (Units) ja niistä saatava tehtävän varauksen työmäärä Työ-sarakkeessa (Work). Näihin arvoihin viitataan usein tällä oppitunnilla, jotta opit ymmärtämään, miten Microsoft Project luo arvot. PROJ Useiden resurssien varaaminen tehtävälle Seuraavaksi varataan kaksi resurssia yhteen tehtävään, jotta nähdään sen vaikutus tehtävän kokonaiskestoon. Oletusarvon mukaan Microsoft Project käyttää työmäärään perustuvaa ajoitusmenetelmää. Tämä tarkoittaa, että tehtävän työ pysyy vakiona siihen varattavien resurssien määrästä riippumatta. Microsoft Project käyttää työmäärään perustuvaa ajoitusta vain, kun resursseja varataan tai niitä poistetaan tehtävistä. Kuten edellä nähtiin, tehtävän edustaman työn määrä määritetään, kun resurssi tai resurssit alunperin varataan tehtävälle. Jos tehtävään lisätään myöhemmin uusia resursseja, työn määrä ei muutu, mutta tehtävän kesto lyhenee automaattisesti. Päinvastaisessa tilanteessa on ehkä alunperin varattu tehtävälle useita resursseja ja jokin resursseista poistetaan myöhemmin. Jos tämä tehdään, kun käytössä on työmäärään perustuva ajoitus, tehtävän työn määrä pysyy ennallaan, mutta kesto eli aika, joka jäljellä olevilta resursseilta kuluu tehtävän tekemiseen lyhenee. Seuraava esimerkki selventää työmäärään perustuvan ajoituksen vaikutusta, kun tehtävälle varataan resursseja. Olemme lisänneet syöttötaulukkoon Työsarakkeen ja keskitymme tässä taulukon Kesto- ja Työ-sarakkeisiin sekä eri resurssien Käyttöaste- ja Työ-sarakkeisiin Tehtävän syöttö -lomakkeessa. Aloitetaan tehtävällä, jonka kesto on 24 tuntia (3 päivää) ja jolle ei vielä ole varattu resursseja. Koska haluamme, että tehtävän kesto lyhenee, lisäämme siihen uusia resursseja (alkuperäisen varauksen jälkeen), joten pidämme tehtävän työmäärään perustuvan ajoituksen käytössä.

7 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen 77 Seuraavaksi tehdään alkuvaraus: yksi resurssi 100 % käyttöasteella. Muistat ehkä aiemmasta, että tehtävällä on työarvo vasta sen jälkeen, kun tehtävälle on varattu resurssi. Resurssin ensimmäisen varauksen jälkeen sekä tehtävän kesto että työn arvo ovat 24 tuntia. 5 Resurssien varaaminen VIHJE Jos varaat aluksi kaksi resurssia tehtävälle, jonka kesto on 24 tuntia, Microsoft Project ajoittaa kummankin resurssin työskentelemään 24 tuntia ja tehtävän työn määräksi tulee 48 tuntia. Jos kuitenkin varaat ensin yhden resurssin tehtävälle, jonka kesto on 24 tuntia ja lisäät myöhemmin toisen resurssin, Microsoft Project ajoittaa työmäärään perustuvan ajoituksen vuoksi kummallekin resurssille 12 tuntia, jolloin tehtävään tulee yhteensä 24 tuntia työtä. Muista, että työmäärään perustuva ajoitus muuttaa tehtävän kestoa vain, jos tehtävään lisätään tai siitä poistetaan resursseja.

8 78 Microsoft Project 2000 Trainer Seuraavaksi varataan toinen resurssi. Myös se varataan 100 % käyttöasteella. Koska työmäärään perustuva ajoitus on käytössä, tehtävän työn määränä pysyy 24 tuntia, mutta työ on jaettu kahdelle resurssille. Siksi tehtävän kesto lyhenee 24 tunnista 12 tuntiin. Resurssin käyttöastearvot määrittävät, miten Microsoft Project jakaa työn resurssien kesken. Tässä esimerkissä varattiin molemmat resurssit 100 % käyttöasteella, joten ne jakavat työn tasan. Jos jompikumpi resurssi olisi varattu jollakin muulla kuin 100 % käyttöasteella, työ olisi jaettu resurssien kesken suhteessa. Voisimme esimerkiksi varata Sari Heisalan aluksi 24 tunnin tehtävään 100 % käyttöasteella. Jos lisäisimme myöhemmin Seppo Kuurilan 50 % käyttöasteella, Sari käyttäisi tehtävään 16 tuntia ja Seppo 8 tuntia.

9 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen 79 Työ-sarakkeen tai Tehtävien syöttö -lomakkeen ei tarvitse olla näkyvissä, jotta työmäärään perustuva ajoitus olisi käytössä. Olemme ottaneet ne esiin ajoituslaskelmien kuvailemista varten. Työmäärään perustuva ajoitus on oletusarvoisesti käytössä Microsoft Projectissa. Sen voi kuitenkin poistaa käytöstä jollekin tehtävälle tai kaikille projektiin syötettäville uusille. Tässä harjoituksessa varataan useita resursseja yhdelle tehtävälle ja havaitaan sen vaikutus tehtävän kestoihin. 1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 2 nimeä, Käsikirjoituksen tarkistaminen. 2 Napsauta Tehtävän syöttö -lomakkeen Resurssin nimi -saraketta heti sarakeotsikon alapuolella. Napsauta esiin tulevaa pientä nuolta alaspäin. 3 Valitse Resurssin nimi -luettelosta Seppo Kuurila ja napsauta lomakkeen oikeassa yläkulmassa olevaa nuolipainiketta. Seppo Kuurila varataan tehtävälle 2. Ajoituskaava näyttäisi nyt tältä: 80 tunnin (eli 2 viikon) tehtävän kesto 100% käyttöaste = 80 tuntia työtä Seuraavaksi varataan tehtävälle toinen resurssi tehtävälomakkeessa. 4 Napsauta tehtävälomakkeessa välittömästi Seppo Kuurilan nimen alla olevaa kohtaa ja napsauta esiin tulevaa pientä nuolta. 5 Valitse Sari Heisala ja napsauta OK-painiketta. Myös Sari Heisala varataan tehtävälle 2. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 5 Resurssien varaaminen

10 80 Microsoft Project 2000 Trainer Kuten huomaat Kesto-kentästä ja Gantt-kaaviosta, Microsoft Project lyhensi tehtävän 2 kestoa 2 viikosta yhteen viikkoon. Tarvittava työmäärä on yhä 80 tuntia, kuten silloinkin, kun vain Seppo oli varattu tehtävään, mutta työ on jaettu tasan Sepon ja Sarin kesken. Työmäärään perustuva ajoitus toimii näin. Jos tehtävään lisätään resursseja alkuperäisen varauksen jälkeen, kokonaistyömäärä pysyy samana, mutta se jaetaan varattujen resurssien kesken. Myös tehtävän kesto lyhenee vastaavasti. Tehtävälomakkeen Työmäärään perustuva -valintaruutu (Effort Driven) kertoo, että työmäärään perustuva ajoitus on käytössä tehtävälle 2. Ajoituskaava näyttää nyt tältä: 40 tunnin (eli 1 viikon) tehtävän kesto 200% käyttöaste = 80 tuntia työtä Kaavan 200 % käyttöaste on Sepon 100 % ja Sarin 100 % summa. 80 tunnin työmäärä on Sepon 40 tuntia plus Sarin 40 tuntia. Tehtävän 2 keston lyhenemisestä seuraa myös, että seuraajatehtävien alkamispäivät muuttuvat. Oppitunnilla 3 luotiin näiden tehtävien alusta loppuun -riippuvuussuhteita. Tässä esimerkissä huomaat, että riippuvuussuhteiden käyttö on parempi vaihtoehto kuin kiinteiden alkamis-

11 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen 81 ja päättymispäivien käyttö. Microsoft Project muuttaa niiden seuraajien alkamispäiviä, joita ei rajoita kiinteä alkamis- tai päättymispäivä. Seuraavaksi varataan useita resursseja tehtävälle 3. 6 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 3 nimeä, Käsikirjoituksen purkaminen ja aikatauluttaminen. 7 Napsauta tehtävälomakkeessa Resurssin nimi -sarakkeen ensimmäistä riviä. Valitse luettelosta Seppo Kuurila ja napsauta OK-painiketta. 8 Napsauta heti Sepon nimen alapuolella olevaa kohtaa. 9 Valitse Jouni Toronen ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project lyhentää tehtävän 3 kestoa 2 viikosta hieman yli yhteen viikkoon ja muuttaa kaikkien seuraajien alkamispäiviä. Resurssien varaaminen 5 Katsotaan, miten Microsoft Project laski arvot, kun ajoituskaavan arvot eivät tällä kertaa ole kokonaislukuja. " Tehtävän kesto 45,7 tuntia (eli 1,14 viikkoa) saadaan jakamalla 80 tuntia 175 % käyttöasteella. " Sepon työmäärä, 45,7 tuntia edustaa 100 % käyttöastetta kerrottuna 45,7 tunnin tehtävän kestolla.

12 82 Microsoft Project 2000 Trainer " Jounin työmäärä, 34,28 tuntia edustaa 75 % käyttöastetta kerrottuna 45,7 tunnin tehtävän kestolla. Tekeekö Seppo tosiaankin töitä tässä tehtävästä tasan 45,7 tuntia ja Jouni 34,28 tuntia? Tuskinpa. Microsoft Project pystyy tuottamaan tämänkaltaisia lukuja, jotka ovat kyllä matemaattisesti tarkkoja, mutta luultavasti käytännön kannalta liian tarkkoja. Ei se mitään. Tärkeintä on ymmärtää, miten ohjelma muodostaa luvut. Tämän harjoituksen lopuksi varataan useita resursseja tehtävälle Varaa resurssit -valintaikkunan avulla. 10 Napsauta Gantt-kaaviossa tehtävän 5 nimeä, Kuvauspaikkojen etsiminen. 11 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. Esiin tulee Varaa resurssit -valintaikkuna. 12 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta Johanna Ruskanen ja napsauta sitten Varaa-painiketta. Johanna Ruskasen nimen viereen tulee valintamerkki, joka ilmaisee, että hänet on varattu aluksi valitsemallesi tehtävälle. 13 Valitse Nimi-sarakkeesta Janne Mikkonen ja napsauta Varaa-painiketta. Tehtävän 5 kesto lyhenee ja kaikkien seuraajien alkamispäiviä muutetaan sen mukaan. Milloin työmäärään perustuvaa ajoitusta kannattaa käyttää? Kannattaa miettiä, miten paljon työmäärään perustuvaa ajoitusta kannattaa käyttää projektin tehtävissä. Jos esimerkiksi yhdeltä resurssilta kuluu tehtävän tekemiseen 10 tuntia, voisivatko 10 resurssia tehdä sen yhdessä tunnissa? Entä 20 resurssia 30 minuutissa? Tuskinpa. Luultavasti resurssit haittaisivat toistensa toimintaa ja tehtävän tekemiseen tarvittaisiin ylimääräistä koordinointia. Jos tehtävä on kovin monimutkainen, resurssin täysitehoinen osallistuminen saattaa edellyttää huomattavaa määrää harjoittelua. Kokonaistuottavuus voi jopa laskea, jos tehtävälle varataan useita resursseja. Työmäärään perustuvan ajoituksen käytöstä ei ole olemassa ainoaa oikeaa sääntöä. Projektipäällikkönä sinun tehtäväsi onkin analysoida projektin tehtävissä tarvittavaa työtä ja tehdä mahdollisimman hyviä päätöksiä.

13 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen Sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. Resurssien varaaminen PROJ Resurssien varaaminen ilman työmäärään perustuvaa ajoitusta Työmäärään perustuva ajoitus ei ehkä sovi projektin kaikille. Sen voi tarvittaessa poistaa käytöstä. Tehtävä voi olla esimerkiksi viinin seuraaminen sen käymisen aikana. Aikaa kuluu saman verran riippumatta siitä, montako resurssia tehtävälle varataan. Jos tehtävään lisätään resursseja, kun työmäärään perustuva ajoitus on pois käytöstä, tehtävän kesto pysyy vakiona ja tehtävän kokonaistyömäärä kasvaa. Mistä tämä johtuu? Katsotaanpa taas ajoituskaavaa: Kesto Käyttöaste = Työ Jos tehtävälle varattujen resurssien määrän ei kuuluisi vaikuttaa tehtävän kestoon, resurssien lisäämisen täytyy kasvattaa kokonaistyömäärää. Esimerkiksi tiiliseinän rakentamistehtävän keston pitäisi lyhentyä, jos muurarin apuna on hanslankari (työmäärään perustuva ajoitus käytössä). Tehtävän keston ei kuitenkaan pitäisi lyhentyä, jos tehtävälle varataan myös pomo (työmäärään perustuva ajoitus pois käytöstä). Pomo tekee kyllä työtä, mutta hänen työnsä ei suoranaisesti auta muurarien työtä.

14 84 Microsoft Project 2000 Trainer Tässä harjoituksessa otetaan tehtävän työmäärään perustuva ajoitus pois käytöstä ja varataan tehtävälle useita resursseja. 1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 4 nimeä, Tuotantohaitarien tekeminen. 2 Poista tehtävälomakkeessa Työmäärään perustuva -valintaruudun valinta. 3 Napsauta tehtävälomakkeessa Resurssin nimi -sarakkeen ensimmäistä riviä. Valitse luettelosta Seppo Kuurila ja napsauta OK-painiketta. 4 Napsauta Seppo Kuurilan nimen alapuolella Jouni Torsolan nimeä ja napsauta sitten OK-painiketta. 5 Napsauta Jouni Tuurilan nimen alapuolella Kimmo Josian nimeä ja napsauta sitten OK-painiketta. Kuten huomaat, tehtävän kesto pysyy samana sille varattujen resurssien määrästä riippumatta. Microsoft Project varaa jokaisesta resurssista sen oman työmäärän, mikä lisää tehtävän työn kokonaismäärää. Ajoituskaava näyttää nyt tältä: 160 tunnin (eli 20 päivä) tehtävän kesto 275% käyttöaste = 440 tuntia työtä

15 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen 85 " 275 % käyttöaste on Sepon 100 % plus Jounin 75 % plus Kimmon 100 %. " 440 työtuntia on Sepon 160 tunnin, Jounin 120 tunnin ja Kimin 160 tunnin yhteismäärä. Poista harjoituksen lopuksi työmäärään perustuva ajoitus käytöstä ja varaa tehtävälle useita resursseja Tehtävän tiedot -valintaikkunassa. 6 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 6 nimeä, Kuvauspaikkojen valitseminen. 7 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta (Task information). Esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna. 8 Napsauta Lisäasetukset-välilehteä (Advanced). 9 Poista Työmäärään perustuva -valintaruudun valinta ja napsauta sitten Resurssit-välilehteä (Resources). 10 Napsauta heti Resurssin nimi -sarakeotsikon alla olevaa kohtaa. 11 Valitse Resurssin nimi -luettelosta Johanna Ruskanen. 12 Valitse Resurssin nimi -sarakkeessa Johanna Ruskasen nimen alla olevaa kohtaa ja valitse sitten Seppo Kuurila. 13 Valitse Resurssin nimi -sarakkeessa Seppo Kuurilan nimen alla olevaa kohtaa, valitse sitten Sari Heiskalan nimi ja paina Enteriä. 5 Resurssien varaaminen 14 Sulje Tehtävän tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Huomaat Gantt-kaaviosta ja tehtävälomakkeesta, että tehtävälle 6 on varattu kolme resurssia, joiden työmäärään perustuva ajoitus on poistettu käytöstä.

16 86 Microsoft Project 2000 Trainer Työmäärään perustuvan ajoituksen poistaminen ja resurssien varaaminen Tehtävän tiedot -valintaikkunassa on jälleen esimerkki siitä, että saman tehtävän voi tehdä Microsoft Projectissa monella eri tavalla omien mieltymysten mukaan. Resurssivarauksen poistaminen Tehtävästä voi milloin tahansa poistaa resurssin. Siihen on useita syitä, esimerkiksi seuraavanlaisia: " havaitset, ettei resurssia tarvita tehtävän tekemiseen " resurssi ei ole käytettävissä (se on esimerkiksi lomalla), kun tehtävän aika on, ja tehtävälle on varattava toinen resurssi " laiteresurssi särkyy ja tilalle on hankittava toinen laite. Jos tehtävällä on käytössä työmäärään perustuva ajoitus, resurssin poistaminen pidentää tehtävän kestoa ja työ jaetaan uudelleen jäljelle jääneille resursseille. Jos työmäärään perustuva ajoitus ei ole käytössä, resurssin poistaminen vähentää tehtävän työmäärää, mutta ei vaikuta sen kestoon. Työmäärään perustuva ajoitus ei ole käytössä tehtävällä 6. Tehtävän 6 ajoituskaava näyttää ennen resurssivarauksen poistoa tältä: 80 tunnin (eli 2 viikon) tehtävän kesto 300% käyttöaste = 240 tuntia työtä Tässä harjoituksessa poistetaan tehtävälle varattu resurssi. 1 Valitse tehtävälomakkeesta Johanna Ruskanen. 2 Paina Delete-näppäintä ja napsauta sitten tehtävälomakkeen oikeassa yläkulmassa olevaa OK-painiketta. Johanna Ruskanen poistetaan tehtävästä.

17 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen 87 5 Tehtävän 6 ajoituskaava näyttää seuraavalta: 80 tunnin (eli 2 viikon) tehtävän kesto 200% käyttöaste = 160 tuntia työtä Työn kokonaismäärä väheni, kun tehtävästä poistettiin resurssi. Seuraavaksi piilotetaan tehtävälomake. Resurssien varaaminen 3 Valitse Ikkuna-valikosta (Window) Poista jako (Remove Split). Materiaaliresurssien varaaminen Saat demonstraation eri tavoista varata resursseja kaksoisnapsauttamalla Microsoft Project 2000 Step by Step - CD-levyn Multimediakansion Assign Resources - kuvaketta. Oppitunnilla 4 luotiin materiaaliresurssi 16 mm filmi. Tässä elokuvaprojektissa halutaan seurata filmin käyttöä ja sen kustannuksia. Materiaaliresurssin varauksessa voidaan käsitellä kustannuksia kahdella tavalla: " voidaan määrittää kiinteä yksikkömäärä resurssia tehtävälle. Microsoft Project määrittää kokonaiskustannuksen kertomalla resurssin yksikkökustannuksen käytettyjen yksikköjen määrällä. " voidaan määrittää muuttuva yksikkömäärä resurssia tehtävälle. Microsoft Project muuttaa resurssin määrää ja kustannusta, kun tehtävän kesto muuttuu.

18 88 Microsoft Project 2000 Trainer Tässä harjoituksessa varataan materiaaliresurssi 16 mm filmi tehtävälle ja syötetään kiinteähintainen kustannus. Oppitunnilla 8 opitaan käyttämään materiaaliresurssien muuttuvia hintoja. 1 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. Esiin tulee Varaa resurssit -valintaikkuna. Aiot kuvata 60 minuuttia filmiä kuvauspaikkoja etsiessäsi. Koska 16 mm filmiä käytetään 12 metriä minuutissa, 60 minuuttia on 720 metriä filmiä. 2 Napsauta Gantt-kaaviossa tehtävän 5 nimeä, Kuvauspaikkojen etsiminen. 3 Vieritä Varaa resurssit -valintaikkunan materiaaliresurssiluetteloa, kunnes esiin tulee 16 mm filmi -resurssi ja valitse sen Käyttöaste-kenttä (Units). 4 Kirjoita 720 ja napsauta sitten Varaa-painiketta (Assign). Koska 16 mm filmi on materiaaliresurssi, se ei voi tehdä työtä. Siksi resurssin varaaminen ei vaikuta tehtävän kestoon.

19 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen 89 Uuden resurssin luominen ja sen varaaminen tehtävälle Tässä vaiheessa olet luonut resursseja ja varannut niitä kahden eri toiminnon avulla. Varaa resurssit -valintaikkunassa voit tehdä molemmat vaiheet samanaikaisesti. Tässä harjoituksessa luodaan resursseja ja varataan niitä Varaa resurssit -valintaikkunassa. 1 Napsauta Varaa resurssit -valintaikkunassa Nimi-sarakkeen ensimmäistä tyhjää solua, kirjoita Meri Sermanen ja paina Enteriä. 2 Valitse Meri Sermasen nimi ja napsauta sitten Varaa-painiketta. Meri Sermanen on uusi kuvausassistentti, joka lisätään projektin resurssiluetteloon. Seuraavaksi tallennat hänen kustannustietonsa. 3 Kaksoisnapsauta Meri Sermasen nimeä. Esiin tulee Resurssin tiedot -valintaikkuna. 4 Napsauta Kustannukset-välilehteä (Costs). 5 Kirjoita Normaali korvaus -kenttään (Standard Rate) 117/h ja paina Enteriä. 6 Sulje Resurssin tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. 7 Sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. Merillä on oma 16 mm kamera, jota haluat käyttää kuvauspaikkojen etsinnässä. Et kuitenkaan halua, että kameran varaaminen vaikuttaa tehtävän kestoon. Kamera ei tee samanlaista työtä kuin henkilöresurssit. Poistat seuraavaksi työmäärään perustuvan ajoituksen käytöstä tehtävän 5 osalta ja syötät kameraresurssin tiedot. 8 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. 9 Napsauta Lisäasetukset-välilehteä ja poista Työmäärään perustuva - valintaruudun valinta. 10 Napsauta Resurssit-välilehteä. 11 Napsauta Resurssin nimi -sarakkeen ensimmäistä tyhjää solua, kirjoita Merin 16 mm kamera ja paina Enteriä. 5 Resurssien varaaminen

20 90 Microsoft Project 2000 Trainer 12 Sulje Tehtävän tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Meri ja hänen 16 mm kameransa on varattu tehtävälle 5. Koska Meri varattiin, kun työmäärään perustuva ajoitus oli käytössä, hän lyhentää tehtävän kokonaiskestoa. Merin 16 mm kamera ei kuitenkaan vaikuta tehtävän kestoon. VIHJE Microsoft Projectissa voi luoda resursseja monissa paikoissa, joissa resursseja voi varata (esimerkiksi tehtävälomakkeessa ja Varaa resurssit -valintaikkunassa). Tämä harjoitus päättää lyhytelokuvaprojektin esisuunnitteluvaiheen. Seuraavilla oppitunneilla tarkennetaan tehtävien, resurssien ja varausten tietoja. Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla opeteltiin varaamaan resursseja ja selitettiin, miten työmäärään perustuva ajoitus vaikuttaa tehtävän kestoihin, kun tehtävään lisätään resursseja tai niitä poistetaan siitä. Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: 1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 05 -tiedostoon tehdyt muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. Tallenna tiedosto ilman perusaikataulua.

21 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen 91 2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje. Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta (Exit). Sanasto Ajoituskaava Ajatus, jonka perusteella Microsoft Project laskee työmäärän tehtävän keston ja sille varattujen resurssiyksikköjen perusteella. Ajoituskaava on Kesto Käyttöaste = Työ. Kesto Tehtävän koko työajan kesto tehtävän alkamispäivästä sen päättymispäivään. Kesto on yksi ajoituskaavan muuttujista: Kesto Käyttöaste = Työ. Käyttöaste Vakiintunut tapa mitata resurssin kapasiteettia työhön, kun resurssi varataan tehtävälle Microsoft Projectissa. Käyttöaste on yksi ajoituskaavan muuttujista: Kesto Käyttöaste = Työ. Rajoitus Tehtävän alkamis- tai päättymispäivää koskeva rajoittava tekijä, esimerkiksi täytyy alkaa tällöin tai alkaa aikaisintaan. Työ Tehtävän suorittamiseen tarvittavan työn kokonaismäärä. Työtä mitataan henkilötunteita. Se ei aina ole sama kuin tehtävän kesto. Työ on yksi ajoituskaavan muuttujista: Kesto Käyttöaste = Työ. Työmäärään perustuva ajoitus Ajoitusmenetelmä, jossa tehtävän työmäärä pysyy vakiona sille varattujen resurssien määrästä riippumatta. Jos tehtävään lisätään resursseja, sen kesto lyhenee, mutta työmäärä pysyy samana. Työ jaetaan varattujen resurssien kesken. Työmäärään perustuva ajoitus on Microsoft Projectissa oletusarvon mukaan käytössä, mutta sen voi poistaa käytöstä mille tahansa tehtävälle. Varaus Työresurssin (ihmiset tai laitteet) sovittaminen tehtävään työn suorittamiseksi. Myös materiaaliresursseja voi varata tehtävälle, mutta se ei vaikuta työhön tai kestoon. 5 Resurssien varaaminen Tiivistelmä Resurssin varaaminen tehtävälle Varaa resurssi -valintaikkunassa 1 Valitse Näkymä-palkista Gantt-kaavio. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. 3 Valitse syöttötaulukosta sen tehtävän nimi, jolle haluat varata resurssin.

22 92 Microsoft Project 2000 Trainer 4 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta resurssi ja napsauta sitten Varaa-painiketta. Tehtävälomakkeen näyttäminen Gantt-kaavion alla 1 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. 2 Valitse Näytä-valikosta Lisää näkymiä (More Views). 3 Valitse Näkymät-ruudusta Tehtävän syöttö (Task Entry) ja napsauta sitten Käytä-painiketta (Apply). Tehtävälomakkeen piilottaminen, kun Gantt-kaavio on näkyvissä # Valitse Ikkuna-valikosta Poista jako. Resurssin varaaminen tehtävälle tehtävälomakkeessa 1 Valitse syöttötaulukosta sen tehtävän nimi, jolle haluat varata resurssin. 2 Napsauta tehtävälomakkeessa heti Resurssin nimi -sarakeotsikon alla olevaa kohtaa. 3 Valitse Resurssin nimi -luettelosta haluamasi resurssin nimi ja napsauta lomakkeen oikeassa yläkulmassa olevaa OK-painiketta. Työmäärään perustuvan ajoituksen poistaminen käytöstä valitulle tehtävälle # Poista tehtävälomakkeessa Työmäärään perustuva -valintaruudun valinta. TAI 1 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. 2 Napsauta Lisäasetukset-välilehteä. 3 Poista Työmäärään perustuva -valintaruudun valinta. Tehtävän varauksen poistaminen tehtävälomakkeessa 1 Valitse syöttötaulukosta sen tehtävän nimi, jonka resurssivarauksen haluat poistaa. 2 Napsauta tehtävälomakkeessa resurssin nimeä, paina Delete-näppäintä ja napsauta sitten tehtävälomakkeen oikeassa yläkulmassa olevaa OKpainiketta. Kiinteän resurssimäärän varaaminen tehtävälle Varaa resurssi -valintaikkunassa 1 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. 2 Valitse syöttötaulukosta sen tehtävän nimi, jolle haluat varata materiaaliresurssin.

23 Oppitunti 5 Resurssien varaaminen 93 3 Syötä Varaa resurssit -valintaikkunan Käyttöaste-sarakkeeseen materiaaliresurssin käyttöaste ja napsauta sitten Varaa-painiketta. Resurssin luominen ja varaaminen tehtävälle Varaa resurssi -valintaikkunassa 1 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. 2 Valitse syöttötaulukosta sen tehtävän nimi, jolle haluat varata resurssin. 3 Napsauta Varaa resurssit -valintaikkunassa Nimi-sarakkeen ensimmäistä tyhjää solua. Kirjoita uuden resurssin nimi ja paina Enteriä. 4 Kaksoisnapsauta uuden resurssin nimeä, syötä Varaa resurssit - valintaikkunassa haluamasi tiedot ja napsauta OK-painiketta. 5 Napsauta Varaa resurssit -valintaikkunassa Varaa-painiketta. Resurssien varaaminen 5

24