Resurssien määrittäminen

Transkriptio

1 OPPITUNTI 53 4 Resurssien määrittäminen Tämän oppitunnin jälkeen osaat: ARVOPOTI KESTO 40 min syöttää resurssien perustietoja ihmisistä, jotka työskentelevät projekteissa syöttää resurssien perustietoja laitteista, joita projekteissa käytetään syöttää resurssien perustietoja materiaaleista, joita projekteissa käytetään syöttää resurssien kustannustietoja liittää resursseihin ryhmänimiä syöttää lisätietoja resursseista tekstikenttään. Resurssien määrittäminen Resurssit ovat projektin tehtävien suorittamiseen tarvittavia ihmisiä, laitteita ja materiaaleja. Microsoft Project keskittyy kahteen resursseihin liittyvään näkökohtaan: niiden saatavuuteen ja kustannuksiin. Saatavuus määrittää, voiko tietty resurssi osallistua tehtävään ja miten paljon työtä se pystyy tekemään. Kustannukset kertovat, miten paljon resurssiin kuluu rahaa. Tällä oppitunnilla määritetään joitakin resursseja, joita tarvitaan lyhytelokuvaprojektin tekemisessä. Tehokas resurssien hallinta on yksi tärkeimpiä etuja, joita saavutetaan, kun käytetään Microsoft Projectia tehtäväsuuntautuneiden suunnittelutyökalujen, esimerkiksi paperipohjaisten järjestelmien asemesta. Microsoft Projectissa ei ole pakko määrittää resursseja ja liittää niitä tehtäviin. Ilman näitä tietoja voi kuitenkin olla vaikeampaa ohjata, kuka tekee ja mitä työtä, milloin ja millä hinnalla. Resurssitietojen määrittäminen Microsoft Projectiin vaatii hieman työtä, mutta se kannattaa, jos

2 54 Microsoft Project 2000 Trainer projektia rajoittavat lähinnä aika tai kustannukset. (Jompikumpi tai molemmat näistä liittyvät lähes kaikkiin monimutkaisiin projekteihin.) Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Lyhytelokuvaprojekti 04 (Short Film Project 03). Tiedosto sisältää oppitunnilla 3 syötetyt projektin alkamispäivän ja ominaisuudet. Etsi ennen oppitunnin aloittamista kiintolevyn MSP 2000 SBS Harjoitukset-kansion Osa 1 -kansio. Avaa tiedosto 04A, ja tallenna se perusaikatauluineen Osa 1 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 04. Henkilöresurssien määrittäminen Microsoft Project käyttää kahdenlaisia resursseja: työ- ja materiaaliresursseja. Työresurssit ovat henkilöitä ja laitteita, jotka tekevät työtä projektissa. Materiaaliresursseja käsitellään myöhemmin tällä oppitunnilla. Työresursseja ovat esimerkiksi seuraavat. Työresurssi Yksittäiset henkilöt (nimen perusteella) Yksittäiset ihmiset (tehtävänimikkeen tai toimen perusteella) Ihmisryhmät, joilla on yhteisiä taitoja; kun tällainen resurssi liitetään tehtävään, yksittäisen resurssin henkilöllisyydellä ei ole merkitystä, kunhan henkilö osaa oikeat asiat. Laitteet Esimerkki Jouni Toronen, Janne Mikkonen Ohjaaja, kuvaaja Sähköasentajat, rakennusmiehet avustajat 16 mm kamera; watin valaisin Laiteresurssit eivät välttämättä ole siirrettäviä. Myös esimerkiksi kiinteää paikkaa tai laitetta (esimerkiksi leikkaamoa) voidaan pitää laitteena. Kaikissa projekteissa tarvitaan joitakin henkilöresursseja ja joissakin projekteissa vain henkilöresursseja. Vaikka Microsoft Project ei olekaan täydellinen resurssien tai käyttöomaisuudenhallintajärjestelmä, se voi auttaa tekemään hyviä päätöksiä työresurssien hallinnasta ja niiden kustannuksista. Tässä harjoituksessa määritetään useiden henkilöresurssien tiedot resurssitaulukkonäkymässä. 1 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko (Resource Sheet). 2 Napsauta resurssitaulukossa välittömästi Resurssin nimi -sarakeotsikon (Resource Name) alla olevaa solua.

3 Oppitunti 4 Resurssien määrittäminen 55 VIHJE Jos Resurssitaulukko-painiketta ei näy näkymäpalkissa, napsauta palkin alaosassa olevaa nuolipainiketta, kunnes esiin tulee Resurssitaulukko-painike. 3 Kirjoita Sari Heiskala ja paina sarkainta. 4 Tarkista, että Laji-kentässä (Type) on valittuna Työ (Work) ja paina sarkainta. Resurssilajit ovat työ (henkilöt ja laitteet) ja materiaali. Koska syötät työresurssia, voit ohittaa Materiaaliselite-kentän (Material Label). 5 Paina uudelleen sarkainta. Microsoft Project on täyttänyt Nimikirjaimet-kenttään (Initials) resurssin nimen ensimmäisen kirjaimen. Tässä projektissa halutaan kuitenkin käyttää vähintään kahta kirjainta resurssille. 6 Kirjoita Nimikirjaimet-kenttään SH ja paina sarkainta. 7 Ohita toistaiseksi Ryhmä-kenttä (Group) painamalla jälleen sarkainta. 8 Tarkista, että Enimmäiskäyttöaste-kentässä (Max. Units) on valittuna 100% ja napsauta sitten Resurssin nimi -sarakkeen seuraavaa tyhjää solua. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 4 Resurssien määrittäminen

4 56 Microsoft Project 2000 Trainer Kustannustietoja käsitellään myöhemmin tällä oppitunnilla, mutta Enimmäiskäyttöaste-kenttää on syytä selventää hieman jo nyt. Tämä kenttä edustaa resurssin suurinta kapasiteettia minkä tahansa tehtävän tekemiseen. Kun määritetään, että Sari Heiskalan enimmäiskäyttöaste on 100%, se tarkoittaa, että 100% Sarin ajasta on käytettävissä niihin tehtäviin, joihin hänet varataan. Microsoft Project hälyttää, jos Sarille määrätään enemmän tehtäviä kuin mitä hän pystyy suorittamaan 100% enimmäiskäyttöasteella (eli jos Sari ylivarataan). Ylivaraukseen liittyviä ongelmia ratkotaan oppitunnilla 7. VIHJE Enimmäiskäyttöasteen voi määrittää prosenttilukujen (esimerkiksi 50%, 100% tai 200%) asemesta myös murto- tai kokonaislukujen avulla (0,5, 1, 2). Jos haluat käyttää tätä muotoa, valitse Työkalut-valikosta (Tools) Asetukset (Options) ja valitse sitten Aikataulu-välilehti (Schedule). Napsauta Näytä varatut yksiköt -laatikosta (Show Assignment Units As A) vaihtoehtoa Desimaalimuodossa (Decimal). Nämä resurssit varataan tehtäville oppitunnilla 5. Yksi resurssi voi myös edustaa useita henkilöitä. Seuraavaksi määrität tällaisen resurssin. 9 Kirjoita ensimmäisen resurssin alla olevaan Resurssin nimi -kenttään Sähköasentaja ja paina sitten sarkainta. 10 Tarkista, että Laji-kentässä on valittuna Työ ja paina sitten sarkainta kahdesti. 11 Kirjoita Nimikirjaimet-kenttään SA ja paina sarkainta kahdesti. 12 Kirjoita tai valitse Enimmäiskäyttöaste-kenttään arvo 200% ja paina sitten sarkainta. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Sähköasentaja-resurssi ei edusta yhtä henkilöä vaan keskenään vaihdettavissa olevien henkilöiden luokkaa nimeltä sähköasentajat. Koska Sähköasentaja-resurssin enimmäiskäyttöasteeksi on määritetty 200%, suunnitelmassa voidaan olettaa, että kaksi sähköasentajaa on käytettävissä jokaisena työpäivänä. Tässä suunnitteluvaiheessa ei vielä tiedetä täsmälleen, keitä sähköasentaja ovat, mutta se ei haittaa. Yleissuunnittelua voidaan silti jatkaa.

5 Oppitunti 4 Resurssien määrittäminen Syötä jäljellä olevat resurssitiedot resurssitaulukkoon. Tarkista, että jokaisen resurssin Laji-kentässä lukee Työ. Resurssin nimi Nimikirjaimet Enimmäiskäyttöaste Janne Mikkonen JM 100% Seppo Kuurila SK 100% Johanna Ruskanen JR 100% Kimmo Josia KJ 100% Petri Kelpi PK 100% Joonas Möller JM 50% Jouni Toronen JT 75% 4 Resurssien määrittäminen Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Mikä on paras tapa syöttää resurssien nimiä? Resurssinimet voivat Microsoft Projectissa viitata tiettyihin henkilöihin (esimerkiksi Jouni Toronen tai Janne Mikkonen) tai tiettyihin työnimikkeisiin (esimerkiksi äänittäjä tai ohjaaja). Käytä tapaa, joka sopii parhaiten tarpeisiisi ja projektitietoja käyttävien ihmisten tarpeisiin. Tärkeimmät kysymykset ovat Kuka näkee resurssien nimet? ja Miten he tunnistavat resurssit?. Tämä koskee sekä resurssinimien käyttöä Microsoft Projectissa että Microsoft Projectista julkaistujen tietojen tarkastelemista. Esimerkiksi oletusarvoisessa Gantt-kaavionäkymässä resurssin nimi tulee näkyviin niiden tehtävien palkkien vieressä, joille resurssi varataan ja siinä muodossa kuin nimi on syötetty Resurssin nimi -kenttään.

6 58 Microsoft Project 2000 Trainer Resurssi voi jo kuulua henkilökuntaan tai tehtävä voidaan täyttää myöhemmin. Jos kaikkia resurssien tehtäviä ei vielä ole täytetty, kaikkien ihmisten nimet eivät ehkä ole vielä tiedossa. Laiteresurssien määrittäminen Henkilö- ja laiteresurssit määritetään Microsoft Projectissa täysin samalla tavalla. Näiden kahden resurssilajin ajoittamisessa on kuitenkin merkittäviä eroja. Esimerkiksi useimpien henkilöresurssien työpäivä on enintään 12 tuntia, mutta laiteresurssit saattavat tehdä työtä kellon ympäri. Henkilöresurssit voivat myös olla joustavampia tehtävien suhteen, mutta laiteresurssit soveltuvat usein vain tiettyyn käyttöön. Esimerkiksi elokuvan pääkuvaaja voi tarvittaessa toimia myös kuvaajana, mutta elokuvakamera ei voi korvata leikkaamoa. Jokaista projektissa käytettävää laitetta ei tarvitse seurata, mutta laiteresurssi kannattaa perustaa seuraavissa tilanteissa: " jos monet ryhmät tai henkilöt tarvitsevat jotakin laitetta eri tehtäviin samanaikaisesti ja laite voi tulla ylivaratuksi " jos halutaan suunnitella laitteen kustannuksia. Tässä harjoituksessa syötetään Resurssin tiedot -valintaikkunaan tietoja laiteresursseista. Resurssin tiedot - valintaikkuna avautuu myös kaksoisnapsauttamalla jotakin Resurssin nimi -sarakkeen tyhjää solua. 1 Napsauta resurssitaulukossa Resurssin nimi -sarakkeen seuraavaa tyhjää solua. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Resurssin tiedot -painiketta (Resource information). Esiin tulee Resurssin tiedot -valintaikkuna. 3 Napsauta Yleiset-välilehteä (General). Yleiset-välilehden yläosassa näkyvät samat kentät kuin resurssitaulukkonäkymässä. Monia Microsoft Projectin tietotyyppejä voi käsitellä ainakin kahdella käyttöliittymällä: taulukossa ja valintaikkunassa. 4 Kirjoita Resurssin nimi -kenttään 16 mm kamera ja paina sarkainta. 5 Valitse Resurssin laji -kentästä Työ ja paina sarkainta. 6 Kirjoita Nimikirjaimet-kenttään 16mm. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

7 Oppitunti 4 Resurssien määrittäminen 59 Resurssien määrittäminen 4 Kun resurssi luodaan Resurssin tiedot - valintaikkunassa, sille ei voida määrittää enimmäiskäyttöastetta. Kun resurssi on luotu, tätä arvoa voidaan kuitenkin muokata sekä valintaikkunassa että resurssitaulukossa. VIHJE Resurssin tiedot -valintaikkunassa on Tiedot-painike (Details). Jos sähköpostiohjelmasi käyttää MAPI-liittymää ja ohjelma on asennettu samaan koneeseen kuin Microsoft Project, voit tarkastella valitun resurssin yhteystietoja napsauttamalla Tiedot-painiketta. MAPI-yhteensopivia ohjelmia ovat esimerkiksi Microsoft Outlook ja Microsoft Exchange. Lisätietoja sähköpostiohjelmien integraatiosta on liitteessä D, Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet. 7 Sulje Resurssin tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta, jolloin ohjelma palaa resurssitaulukkoon. Resurssin Enimmäiskäyttöaste-kentässä näkyy arvo 100%. Seuraavaksi muutat sitä. 8 Kirjoita tai valitse 16 mm kameran Enimmäiskäyttöaste-kenttään arvo 300% ja paina sitten sarkainta. Tämä tarkoittaa, että aiot hankkia jokaiselle työpäivälle käyttöön kolme 16 mm kameraa.

8 60 Microsoft Project 2000 Trainer 9 Syötä loput laiteresurssien tiedot valintasi mukaan joko Resurssin tiedot - valintaikkunaan tai suoraan resurssitaulukkoon. Tarkista kummassakin tapauksessa, että jokaisen resurssin Laji-kentässä lukee Työ. Resurssin nimi Nimikirjaimet Enimmäiskäyttöaste 5000 watin valaisin 5000W 400% Jalustavaunu vaunu 200% Kurkinosturi nosturi 100% Leikkaamo leikkaamo 100% Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. PROJ Materiaaliresurssien määrittäminen Materiaaliresurssit ovat kulutustavaroita, jotka käytetään loppuun projektin edetessä. Rakennusprojektissa materiaaliresursseja ovat esimerkiksi naulat, puutavara ja sementti. Tässä projektissa meitä kiinnostaa eniten filmi. Microsoft Projectissa käsitellään materiaaliresursseja lähinnä seuraamalla kulutusta ja kustannuksia. Vaikka Microsoft Project ei olekaan täydellinen kustannustenseurantajärjestelmä, sen avulla voi säilyttää käsityksen siitä, miten nopeasti materiaaliresurssit kuluvat. Tässä harjoituksessa syötetään materiaaliresurssien tietoja. 1 Napsauta resurssitaulukossa Resurssin nimi -sarakkeen seuraavaa tyhjää solua. 2 Kirjoita 16 mm filmi ja paina sarkainta. 3 Valitse Laji-kentästä Materiaali (Material) ja paina sarkainta. 4 Kirjoita Materiaaliselite-kenttään (Material Label) metriä ja paina sarkainta. Metri on mittayksikkö, jonka avulla seurataan filmin kulutusta projektin aikana.

9 Oppitunti 4 Resurssien määrittäminen 61 5 Kirjoita Nimikirjaimet-kenttään Filmi ja paina sarkainta. Materiaaliresurssin kustannukset syötetään myöhemmin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 4 Resurssien määrittäminen Materiaaliresursseja käsitellään enemmän oppitunnilla 8. Resurssien korvausten syöttäminen PROJ PROJ2000E-1-1 PROJ2000E-3-1 Muistat ehkä oppitunnilta 1, että kustannukset tai budjetti ovat yksi projektikolmion sivu. Lähes kaikissa projekteissa on mukana taloudellinen puoli, ja kustannukset ohjaavat monien projektien laajuutta. Kustannustietojen seuraaminen ja hallinta auttavat löytämään vastauksia esimerkiksi seuraaviin tärkeisiin kysymyksiin: " Mitkä ovat tehtävien kesto- ja resurssiarvioiden perusteella projektin odotetut kokonaiskustannukset? " Käytämmekö kalliita resursseja töihin, jotka voisi tehdä myös halvemmilla resursseilla? " Kuinka paljon tietyn lajinen resurssi tai tehtävä maksaa koko projektin aikana? " Kulutammeko rahaa sellaisella nopeudella, että varat riittävät koko projektin ajaksi?

10 62 Microsoft Project 2000 Trainer Työ- ja materiaaliresurssit aiheuttavat useimmissa projekteissa suurimman osan kustannuksista. Jotta projektipäällikkö pystyisi hyötymään täysin Microsoft Projectin monipuolisista kustannushallintaominaisuuksista, hänen pitäisi tuntea kuhunkin työ- ja materiaaliresurssiin liittyvät kustannukset. Henkilöresurssien osalta näitä tietoja voi olla vaikea hankkia. Monissa organisaatioissa vain ylempi johto ja henkilöstöosasto tietävät projektin kaikkien osallistujien palkat ja tiedot voivat olla luottamuksellisia. Organisaation käytäntöjen ja projektin prioriteettien vuoksi resurssien palkkoja ei ehkä pysty selvittämään. Jos projektipäällikkö ei pysty hankkimaan näitä tietoja, hänen tehokkuutensa projektin johtajana voi kärsiä, ja projektien sponsorien pitäisikin ymmärtää tämä. Tässä elokuvaprojektissa sinulle on päätetty antaa kaikkien projektin henkilöresurssien palkkatiedot. Huomaa, että seuraavassa esitetyt kameran, valaisimien ja leikkaamon maksut ovat vuokraushintoja. Koska Industrial Smoke and Mirrors -elokuvayhtiö omistaa jo jalustavaunun ja kameranosturin, se ei laskuta itseään niiden käytöstä. Filmin hintaa on kuitenkin syytä selventää. Kun materiaaliresurssiin liitetään vakiohinta, tarkoituksena on ennustaa tarkasti (ja myöhemmin seurata) materiaalikustannuksia projektisuunnitelmassa. Materiaaliresurssin nimeltä 16 mm filmi Materiaaliselitekenttään syötettiin mittayksiköksi metri. Seuraavaksi sille syötetään vakiometrihinta 3,90. Filmille siis määritetään kustannukseksi 3,90 markkaa metriltä. Kun filmiä käytetään projektin aikana, Microsoft Project laskee käytetyn filmin kokonaishinnan. Jos esimerkiksi kuvataan 12 minuuttia filmiä, jota kuluu 12 metriä minuutissa, filmiä käytetään 144 metriä. Tästä saadaan kustannukseksi 561,60 mk (12 minuuttia 12 metriä 3,90 mk). Tässä harjoituksessa syötetään materiaaliresurssien kustannustietoja. 1 Napsauta resurssitaulukon resurssin 1, Sari Heisala, Normaali korvaus - kenttää (Std. Rate). 2 Kirjoita 5200/vko (800/w) ja paina Enteriä. Sarin normaali viikkohinta näkyy Normaali korvaus -sarakkeessa. 3 Kirjoita resurssin 2, Sähköasentaja, Normaali korvaus -kenttään 143/h (22/ h) ja paina Enteriä. Sähköasentajan normaali tuntihinta näkyy Normaali korvaus -sarakkeessa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

11 Oppitunti 4 Resurssien määrittäminen Syötä resursseille seuraavat normaalikorvaukset. Resurssien määrittäminen Resurssin nimi Normaali korvaus Janne Mikkonen 122,70/h (18.75/h) Seppo Kuurila 5040/vko (775/w) Johanna Ruskanen 122,70/h (18.75/h) Kimmo Josia 61/h (9.40/h) Petri Kelpi 109/h (16.75/h) Joonas Möller 65/h (10/h) Jouni Toronen 100,75/h (15.50/h) 16 mm kamera 1625/vko (250/w) watin valaisin 600/vko (100/w) Jalustavaunu 0/h Kurkinosturi 0/h Leikkaamo 1200/p (200/d) 16 mm filmi 3,90 (.20) Kaikista resursseista ei makseta vain normaalia korvausta. Jotkin resurssit vaativat ylityökorvauksen silloin, kun tietty aikamäärä ylittyy. Jos Kust./ käyttö -kenttä ei ole näkyvissä, vieritä näyttöä oikealle. 5 Napsauta resurssitaulukon resurssin 2, Sähköasentaja, Ylityökorvaus-kenttää (Ovt. Rate). 6 Kirjoita 214,50/h (33/h) ja paina Enteriä. Joistakin resursseista täytyy maksaa joka kerta, kun niitä käytetään. Esimerkiksi konsultille tai laitteelle on voitu määrittää käyttäjäkohtainen lisämaksu tuntikorvauksen lisäksi tai sen asemesta. Tässä projektissa leikkaamo veloittaa jokaista käyttökertaa kohti 162,50 mk valmistelusta ja siivouksesta. Seuraavaksi syötät tämän maksun. 7 Vieritä resurssitaulukkoa oikealle ja napsauta resurssin 14, Leikkaamo, Kust./ käyttö -kenttää (Cost/Use).

12 64 Microsoft Project 2000 Trainer Jos Kertymäkenttä ei ole näkyvissä, vieritä näyttöä oikealle. 8 Kirjoita 162,50 (25) ja paina Enteriä. Joidenkin resurssien kustannukset kertyvät eri tavalla. Esimerkiksi vuokralaitteen kohdalla osan vuokramaksusta joutuu ehkä maksamaan vuokraushetkellä, mutta työntekijöiden palkat kertyvät tavallisesti ajan kuluessa. Kertymä-kenttään (Accrue At) määritetään, miten Microsoft Project käsittelee resurssin kustannuskertymää. 9 Vieritä resurssitaulukkoa oikealle ja napsauta resurssin 10, 16 mm kamera, Kertymä-kenttää. 16 mm kameroiden vuokra on maksettava ennen laitteen käyttöä. Tämän vuoksi Microsoft Projectin pitää kerätä resurssin kustannus välittömästi tehtävän alkaessa. 10 Napsauta Kertymä-kentässä Alussa-vaihtoehtoa (Start). Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Resurssien järjestäminen ryhmiin Resurssit muodostavat useimmissa projekteissa loogisia ryhmiä. Tällaisia ovat esimerkiksi seuraavan taulukon ryhmät. Ryhmän laji Esimerkki Osasto Ohjaajat, taiteellinen Toiminnollinen Tekninen, taiteellinen Aikajärjestys Esituotantohenkilöstö, jälkituotantohenkilöstö Työntekijän asema Vakituiset työntekijät, alihankkijat, tavarantoimittajat Kun projektin työresurssit on jaettu ryhmiin, resursseja voi lajitella, suodattaa tai ryhmitellä resurssiryhmän mukaan. Tässä harjoituksessa määritetään

13 Oppitunti 4 Resurssien määrittäminen 65 resursseja ryhmiin. 1 Vieritä resurssitaulukko takaisin vasemmalle ja napsauta resurssin 1, Sari Heiskala, Ryhmä-kenttää (Group). 2 Kirjoita Ohjaajat ja paina Enteriä. 3 Syötä resursseille seuraavat ryhmänimet. Resurssin nimi Ryhmä Sähköasentaja Janne Mikkonen Seppo Kuurila Apuhenkilöstö Tuotanto Ohjaajat 4 Resurssien määrittäminen Monta seuraavaa resurssia kuuluu samaan ryhmään, joten niiden tiedot syötetään yhdellä kertaa. 4 Kirjoita resurssin 5, Johanna Ruskanen, Ryhmä-kenttään Tuotanto ja paina Enteriä. 5 Napsauta uudestaan Johanna Ruskasen Ryhmä-kenttää. 6 Vedä solun oikeassa alakulmassa olevaa täyttökahvaa resurssin 9, Jouni Toronen, Ryhmä-kenttään saakka. Microsoft Project täyttää Ryhmä-kenttiin arvon Tuotanto. (Jos olet käyttänyt täyttökahvaa Microsoft Excel 2000:ssa, tämä tietojen syöttötapa voi olla tuttu.) 7 Kirjoita resurssin 10, 16 mm kamera, Ryhmä-kenttään Kalusto ja paina Enteriä. 8 Valitse Kalusto ja kopioi sitten Kalusto-arvo täyttökahvan avulla alaspäin resurssiin 14, Leikkaamo asti. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

14 66 Microsoft Project 2000 Trainer Resurssin lisätietojen syöttäminen tekstikenttään PROJ Voit lisätä sarakkeen myös valitsemalla sarakeotsikon ja painamalla Insertnäppäintä. Näkyviin voi saada muitakin kenttiä kuin mitä näkyy oletusarvon mukaan syöttö- tai resurssitaulukossa. Joillakin näistä kentistä, esimerkiksi sähköpostiosoitekentällä on tietty käyttötarkoitus. Toiset ovat yleiskäyttöisiä ja niitä voi mukauttaa omien tarpeiden mukaan. Esimerkiksi tehtävänimikkeet ovat elokuva-alalla niin tärkeitä, että elokuvan lopputekstit järjestetään nimikkeiden mukaan. Resurssien tehtävänimikkeet voi tallentaa lisäämällä ne tekstikenttään. Tekstikenttien avulla resursseihin voi lisätä mitä tahansa tietoja. Yhteen resurssiin voi määrittää jopa 30 tekstikenttää. Resurssin oletuskentät kuvaavat monia resurssien ominaisuuksia, mutta lisätarpeisiin voi käyttää tekstikenttiä. Tässä harjoituksessa lisätään resurssitaulukkoon sarake, johon syötetään henkilöiden tehtävänimikkeet. 1 Napsauta resurssitaulukossa Laji-sarakeotsikkoa. 2 Valitse Lisää-valikosta (Insert) Sarake (Column). Esiin tulee Sarakemääritys-valintaikkuna (Column Definition). Voit valita siitä kentän, jonka haluat näkyviin, ja määrittää näyttötavan. 3 Valitse Kentän nimi -luettelosta (Field Name) Teksti1 (Text1). VIHJE Kentän nimi -luettelon kenttänimiä voi selata kirjoittamalla kentän ensimmäisen kirjaimen. Tässä tapauksessa t-kirjain siirtää valinnan luettelon kohtaan Tarvitaan päiväys, joka on ensimmäinen t-kirjaimella alkava kenttä. 4 Kirjoita Otsikko-ruutuun (Title) Asema. Koska Asema-kenttään tulee tekstiä, tasaa se vasemmalle muiden resurssitaulukon tekstikenttien tapaan. 5 Napsauta Otsikon tasaus- ja Tietojen tasaus -kentissä (Align Title ja Align Data) vaihtoehtoa Vasen.

15 Oppitunti 4 Resurssien määrittäminen Sulje Sarakemääritys-valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta, jolloin ohjelma palaa resurssitaulukkoon. 7 Syötä Asema-kenttään seuraavat resurssien nimikkeet. Resurssin nimi Asema Sari Heisala Sähköasentaja Janne Mikkonen Seppo Kuurila Johanna Ruskanen Kimmo Josia Petri Kelpi Joonas Möller Jouni Toronen Tuottaja (jätä tyhjäksi) Pääkuvaaja Ohjaaja Tuotantopäällikkö Tuotantoassistentti Äänittäjä 2. apulaisohjaaja 1. apulaisohjaaja Resurssien määrittäminen Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Seuraavalla oppitunnilla varataan nämä resurssit tehtäviin.

16 68 Microsoft Project 2000 Trainer Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla määritettiin työ- ja materiaaliresursseja sekä opittiin tallentamaan tietoja esimerkiksi kustannuksista. Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: 1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 04 -tiedostoon tehdyt muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. Tallenna tiedosto ilman perusaikataulua. 2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje. Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta (Exit). Sanasto Enimmäiskäyttöaste Resurssin suurin kapasiteetti tehtävien tekemiseen. Jos resurssi on käytettävissä kokopäiväisesti, enimmäiskäyttöaste on 100% tai 1,0. Materiaaliresurssit Materiaaliresurssit ovat kulutustavaroita, jotka käytetään loppuun projektin edetessä. Myös materiaaliresurssit Materiaaliresurssit ovat kulutustavaroita, jotka käytetään loppuun projektin edetessä. Myös materiaaliresurssit varataan tehtäviin työresurssien tapaan. Materiaaliresurssit eivät kuitenkaan vaikuta tehtävän tekemiseen ajoitetun työn kokonaismäärään. Resurssit Henkilöt, laitteet ja materiaalit (sekä niihin liitetyt kustannukset),joita tarvitaan projektin tehtävän toteuttamiseen. Ryhmä Kenttä, johon voidaan määrittää ryhmän nimi (esimerkiksi osasto), johon resurssi liittyy. Jos resurssit järjestetään ryhmiksi, niitä voidaan lajitella, suodattaa tai ryhmitellä ryhmien perusteella. Sponsori Henkilö tai organisaatio, joka tukee projektia taloudellisesti ja puolustaa projektitiimiä laajassa organisaatiossa. Tekstikentät Lomakkeiden sarakkeita tai kenttiä, joihin voidaan syöttää resurssista mitä tahansa tietoja. Microsoft Projectissa voidaan käyttää jopa 30:a tekstikenttää resurssia kohti. Työresurssit Henkilöt ja laitteet, jotka tekevät työtä projektissa.

17 Oppitunti 4 Resurssien määrittäminen 69 Ylivarattu Resurssin tila, kun se on varattu tekemään enemmän työtä kuin mitä se pystyy enimmäiskäyttöasteensa mukaan tekemään. Microsoft Project yksittäisen resurssin kapasiteettia mitataan yksikköinä. Yhdessä kokopäiväisessä resurssissa on 100% yksikköjä, mikä tallennetaan Enimmäiskäyttöaste-kenttään. Tiivistelmä Nimien ja muiden työresurssien (henkilöt ja laitteet) tietojen syöttäminen 1 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko. 4 Resurssien määrittäminen 2 Kirjoita Resurssin nimi -kenttään resurssin nimi. 3 Valitse Laji-kentästä Työ. 4 Kirjoita tai valitse Enimmäiskäyttöaste-kentästä tämän resurssin enimmäiskäyttöaste tehtävien tekemiseen. 5 Syötä haluamasi muut tiedot. 6 Toista vaiheet 2-5 jokaiselle resurssille. Materiaaliresurssien nimien ja muiden tietojen syöttäminen 1 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko. 2 Kirjoita Resurssin nimi -kenttään materiaaliresurssin nimi. 3 Valitse Laji-kentästä Materiaali. 4 Kirjoita Materiaaliselite-kenttään resurssille käytettävä mittayksikkö. Esimerkiksi sementtiä voidaan mitata kiloina tai tonneina. 5 Kirjoita Normaali korvaus -kenttään materiaaliresurssin normaali kustannus mittayksikköä kohti. 6 Syötä haluamasi muut tiedot. 7 Toista vaiheet 2-6 jokaiselle resurssille. Työresurssien (henkilöt tai laitteet) kustannustietojen syöttäminen 1 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko. 2 Kirjoita Normaali korvaus -kenttään resurssin korvaus sekä maksukauden kesto.

18 70 Microsoft Project 2000 Trainer 3 Jos resurssille kertyy ylityökorvausta, syötä ylityökorvaus Ylityökorvauskenttään. 4 Jos resurssista kertyy käyttökertakohtaisia kustannuksia, syötä ne Kust./ käyttö -kenttään. 5 Valitse Kertymä-kentästä tapa, jolla resurssista kertyy kustannuksia. 6 Toista vaiheet 2-6 jokaiselle resurssille. Resurssien järjestäminen ryhmiin 1 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko. 2 Kirjoita resurssin Ryhmä-kenttään sen ryhmän nimi, johon haluat liittää resurssin. 3 Toista vaihe 2 jokaiselle resurssille. Tekstikentän näyttäminen 1 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko. 2 Napsauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka oikealle puolelle haluat lisätä tekstikentän. 3 Valitse Lisää-valikosta Sarake. Esiin tulee Sarakemääritys-valintaikkuna. 4 Valitse Kentän nimi -luettelosta tekstikenttä (Teksti1 - Teksti30). 5 Kirjoita Otsikko-ruutuun nimi, jonka haluat tämän kentän sarakeotsikkoon. 6 Tee haluamasi muut valinnat ja napsauta OK-painiketta.