Tehtävien syöttäminen ja järjesteleminen

Transkriptio

1 OPPITUNTI 31 3 Tämän oppitunnin jälkeen osaat: syöttää tehtävätietoja ARVIOITU KESTO 45 min arvioida, miten kauan kukin tehtävä kestää ja syöttää tehtävien kestoja jakaa pitkiä tehtäviä lyhyempikestoisiin tehtäviin luoda tehtävien välisiä suhteita linkittämällä tehtäviä määrittää projektin keston lisätä tehtäviä tehtäväluetteloon poistaa tehtäviä tehtäväluettelosta järjestää tehtäviä vaiheisiin luoda välitavoitteen tärkeän tapahtuman seuraamiseksi. Tällä oppitunnilla käsitellään tehtäviä. Tehtävät ovat projektin perusrakennuspalikoita. Ne edustavat töitä, jotka on tehtävä projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Tehtävät kuvailevat projektin töitä järjestyksen, keston ja resurssitarpeen avulla. Tällä oppitunnilla keskitytään lähinnä tehtävien luomiseen ja järjestämiseen oikeaan järjestykseen sekä oikeiden kestojen määrittämiseen. Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Lyhytelokuvaprojekti 03. Tiedosto sisältää oppitunnilla 2 syötetyt projektin alkamispäivän ja ominaisuudet. Etsi ennen oppitunnin aloittamista kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset -kansion Osa 1 -kansio. Avaa tiedosto 03A, ja tallenna se perusaikatauluineen kanssa Osa 1 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 03.

2 32 Microsoft Project 2000 Trainer PROJ Tehtävien syöttäminen Microsoft Projectissa eräs paikka, jossa voidaan syöttää tehtäviä, on Ganttkaavionäkymä. Gantt-kaavion oletusnäkymässä palkki näkyy näkymän oikeassa reunassa ja taulukko vasemmassa. (Syöttötaulukko on näkyvissä oletusarvon mukaan, mutta näkyviin voidaan valita muitakin taulukkoja.) Vaikka syöttötaulukko näyttää samalta kuin Microsoft Excel - laskentataulukko, se toimii paremminkin tietokantataulukon tapaan. Kukin syöttötaulukon rivi kuvailee yhden tehtävän, jolle on määritetty tehtävätunnus. Tehtävätunnukset näkyvät tehtävän rivin vasemmalla puolella. Sarakeotsikot, esimerkiksi Tehtävän nimi ja Kesto ovat kenttätunnuksia. Rivin (eli tehtävän) ja sarakkeen risteyskohtaa sanotaan soluksi tai kentäksi. Microsoft Project - tiedoston sisäinen rakenne muistuttaakin itse asiassa paljon enemmän tietokantaohjelman, esimerkiksi Microsoft Accessin tiedostoa kuin taulukkolaskentaohjelman, esimerkiksi Excelin tiedostoa. Tässä harjoituksessa syötetään ensimmäiset elokuvaprojektissa tarvittavat tehtävät. 1 Napsauta syöttötaulukossa heti Tehtävän nimi -sarakeotsikon (Task Name) alla olevaa solua. 2 Kirjoita Käsikirjoituksen tarkistaminen ja paina Enteriä. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 3 Syötä seuraavat tehtävien nimet Käsikirjoituksen tarkistaminen -kohdan jälkeen. Paina Enteriä jokaisen tehtävän nimen jälkeen. Käsikirjoituksen purkaminen ja aikatauluttaminen Tuotantohaitarien tekeminen Kuvauspaikkojen valitseminen

3 Oppitunti 3 33 Koekuvausten järjestäminen Kuvauskaluston varaaminen Äänityskaluston varaaminen Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Projektinhallintaa: Oikeiden tehtävien määrittäminen oikealle lopputuottelle Jokaisella projektilla on lopullinen tavoite tai tarkoitus ja syy projektin aloittamiseen. Sitä sanotaan projektin lopputuotteeksi. Lopputuote on tavallisesti tuote, esimerkiksi lyhytelokuva, tai palvelu tai tapahtuma, esimerkiksi ohjelmistokoulutuspäivä. Oikeiden tehtävien määrittäminen oikean lopputuotteen on välttämätön taito projektipäällikölle. Microsoft Projectiin luotavien tehtävälistojen pitäisi kuvata kaikkia tarvittavia töitä ja vain tarvittavia töitä, jotta projektin valmistuminen taataan. Tehtäväluettelojen tekemisessä voi auttaa, jos pystyy erottamaan tuoteen laajuuden projektin laajuudesta. Tuotteen laajuus kuvailee projektin lopputuotteen laadun, ominaisuudet ja toiminnot. Esimerkiksi tämän kirjan harjoituksissa lopputuote on lyhytelokuva ja tuotteen laajuuteen voi kuulua esimerkiksi pituus, aihe ja yleisö. Projektin laajuus taas kuvailee työtä, joka tarvitaan tällaisen tuotteen tai palvelun toimittamiseen. Tämän kirjan harjoituksissa projektin laajuus sisältää eritellyt alkutuotannon, tuotannon ja jälkituotannon tehtävät, jotka liittyvät lyhytelokuvan luomiseen. Project Management Instituten A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) kuvailee tehtävien määrittämistä ja järjestämistä tietoalueella 5, Project Scope Management ja tietoalueella 6, Project Time Management. 3

4 34 Microsoft Project 2000 Trainer Oppitunnilla 6 käytetään projektikalenteria enemmän. Kestojen arvioiminen Tehtävän kesto on aikamäärä, jonka odotetaan kuluvan tehtävän tekemiseen. Projektin kokonaiskesto määritetään laskemalla aikaisimman alkamispäivän ja viimeisen päättymispäivän välinen ero tehtävistä, jotka muodostavat projektin. Projektin kestoon vaikuttavat myös muut tekijät, esimerkiksi suhteet, joita käsitellään myöhemmillä oppitunneilla. Koska Microsoft Projectissa erotetaan työaika ja vapaa-aika, tehtävän kesto ei välttämättä vastaa kulunutta aikaa. Projektin projektikalenterissa voidaan esimerkiksi määrittää työajaksi maanantaista perjantaihin, jolloin vapaa-aikaa ovat illat ja viikonloput. Jos tehtävän arvioidaan kestävän 16 tuntia työaikaa, sen kestoksi voidaan syöttää 2pv (2d), jolloin työ ajoitetaan tehtäväksi kahden kahdeksantuntisen työpäivän aikana. Silloin tehtävä, joka alkaa kello yhdeksältä perjantaiaamuna tulee valmiiksi vasta seuraavana maanantaina kello 17. Työtä ei ajoiteta viikonloppuna tehtäväksi, koska lauantai ja sunnuntai on määritetty vapaaajaksi. Tehtävät voidaan kuitenkin ajoittaa tapahtuviksi sekä työ- että vapaa-ajan aikana. Sen voi tehdä määrittämällä tehtävälle kulunut kesto. Rakennusprojektissa voi esimerkiksi olla tehtävät Perustusten sementin valaminen ja Perustusten muottien poistaminen. Tässä tapauksessa voidaan käyttää myös tehtävää Sementin kovettumisaika, koska muotteja ei voi poistaa ennen kuin sementti on kovettunut. Tehtävälle Sementin kovettumisaika pitää määrittää kuluneena kestona, koska sementti kovettuu peräkkäisten päivien kuluessa riippumatta siitä, ovatko päivät työ- vai vapaapäiviä. Jos sementin kovettumiseen kuluu 48 tuntia, sen kestoksi voidaan määrittää 2kpv (2ed), ajoittaa tehtävä alkamaan perjantaina klo 9.00 ja odottaa, että se on valmis sunnuntaina klo Microsoft Projectissa ei kuitenkaan useimmiten käytetä kuluneita kestoja. Microsoft Project pystyy käsittelemään minuuteista kuukausiin vaihtelevia tehtävien kestoja. Projektin laajuuden mukaan vaihdellen tehtävien kestona käytetään tavallisimmin tunteja, päiviä ja viikkoja. Tehtävien kestoja arvioitaessa kannattaa muistaa kaksi perussääntöä: " Projektin kesto on usein suhteessa tehtävien kestoon. Pitkien projektien tehtävät kestävät usein pidempään kuin lyhyiden projektien. " Jos etenemistä seurataan suhteessa projektisuunnitelmaan (kuvattu osassa 4), kannattaa miettiä, miten yksityiskohtaisesti projektin tehtävät kannattaa esittää. Jos esimerkiksi projekti kestää useita vuosia, ei välttämättä ole järkevää tai edes mahdollista seurata

5 Oppitunti 3 35 tehtäviä, joiden kesto on vain minuutteja tai tunteja. Yleensä tehtävien kestoa kannattaa mitata alimmalla merkitsevällä yksityiskohtaisuuden tasolla, ei kuitenkaan sitä alemmalla tasolla. VIHJE Tässä kirjassa ei käsitellä PERT-analyysiä (Program Evaluation and Review Technique), josta voi olla hyötyä tehtävien keston arvioinnissa. Lisätietoja PERTanalyysista saat kysymällä Office-avustajalta Microsoft Projectissa Tehtävien keston arvioiminen PERT-analyysilla. Mistä saadaan tehtävien täsmälliset kestot? Tämän kirjan projektiharjoituksissa kestot annetaan valmiiksi. Oikeissa projekteissa täytyy kuitenkin usein arvioida tehtävien kestoja. Hyviä tietolähteitä tehtävien keston arviointiin ovat muun muassa seuraavat: " tiedot aiemmista, samanlaisista projekteista " tehtävät tekevien ihmisten antamat arviot " aiemmin samanlaisia projekteja johtaneiden ihmisten asiantuntemus " ammatti- tai alajärjestöt, joilla on tietoja samantapaisista projekteista. Monimutkaisissa projekteissa joudutaan usein yhdistelemään edellä olevia menetelmiä ja muita tapoja arvioida tehtävien kestoja. Koska epätäsmälliset arviot tehtävien kestosta ovat kaikissa projekteissa merkittävä riskin lähde, hyvien arvioiden tekeminen on vaivan arvoista. 3

6 36 Microsoft Project 2000 Trainer Microsoft Projectissa voidaan käyttää kestoista lyhenteitä. Tämä lyhenne Näkyy tällaisena Tarkoittaa tätä Microsoft Project 2000 tukee kuukausikestoja. m min minuuttia t (h) h (hr) tuntia p (d) päivä (day) päivää vko (w) viikko (wk) viikkoa kk (mo) kuukausi (mon) kuukautta km (em) kmin (emin) kulunutta minuuttia kt (eh) kh (ehr) kulunutta tuntia kp (ed) kpäivää (eday) kulunutta päivää kvko (ew) kviikkoa (ewk) kulunutta viikkoa kkk (emo) kkuukautta (emon) kulunutta kuukautta Microsoft Project käyttää kestoissa minuuttien ja tuntien vakioarvoja: yksi minuutti on 60 sekuntia ja yksi tunti 60 minuuttia. Projektiin voidaan kuitenkin määrittää päivien, viikkojen ja kuukausien kestot. Avaa Työkalut-valikko, valitse Asetukset ja valitse sitten Kalenteri-välilehti (Calendar), joka näkyy seuraavassa kuvassa. Tämän kirjan harjoituksissa käytetään seuraavia oletusarvoja: 8 tuntia päivässä, 40 tuntia viikossa ja 20 päivää kuukaudessa.

7 Oppitunti 3 37 Tässä harjoituksessa syötetään kestot aiemmin tällä oppitunnilla luoduille tehtäville. Kun tehtävät luotiin, Microsoft Project syötti jokaiselle niistä yhden päivän arvioidun keston. (Kesto-kentän kysymysmerkki ilmaisee, että kesto on nimenomaan arvio, vaikka kaikkia tehtävien kestoja pitäisikin pitää arvioina, kunnes tehtävä on suoritettu.) 1 Napsauta syöttötaulukossa välittömästi Kesto-sarakeotsikon (Duration) alla olevaa solua. Ohjelma valitsee ensimmäisen tehtävän, Käsikirjoituksen tarkistaminen kestokentän. 2 Kirjoita 2vko (2w) ja paina Enteriä. Kesto-kenttään tulee näkyviin arvo 2 viikkoa. 3 Syötä muille tehtäville seuraavat kestot. Tehtävä Tehtävän nimi Kesto 2 Käsikirjoituksen purkaminen ja aikatauluttaminen 2vko (2w) 3 Tuotantohaitarien tekeminen 1kk (1mo) 4 Kuvauspaikkojen valitseminen 6vko? (6w?) 5 Koekuvausten järjestäminen 1vko (1w) 6 Kuvauskaluston varaaminen 1vko (1w) 7 Äänityskaluston varaaminen 5p (5d) 3 Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Muistatkin ehkä aiemmasta, että oletusarvon mukaan viikossa on 40 tuntia, samoin kuin 5 päivässä. Huomaat, että tehtävän 6 (jonka kesto on yksi viikko) ja tehtävän 7 (jonka kesto on viisi päivää) Gantt-palkit ovat yhtä pitkät.

8 38 Microsoft Project 2000 Trainer VIHJE Kysymysmerkin kirjoittaminen keston jälkeen (esimerkiksi 6vko?) on hyvä tapa merkitä arvioidut kestot, joita päivitetään myöhemmin, kun tehtävän laajuudesta on enemmän tietoja. Myöhemmin voidaan suodattaa tehtävät, joiden kesto on arvioitu. Valitse Projekti-valikosta Suodatettu: (Filtered For) ja valitse sitten Tehtävät, joilla on arvioitu kesto (Tasks With Estimated Durations). Lisätietoja suodattamisesta on oppitunnissa 9. Pitkän tehtävän jakaminen lyhyempiin tehtäviin Kun tarkastelet tehtävien kestoja, huomaat, että tehtävän 4, Kuvauspaikkojen valitseminen kesto on paljon pidempi kuin muiden tehtävien. Kun arvioit tehtävän tekemiseen vaadittavaa työtä, päätät jakaa tehtävän kahteen, helpommin hallittavaan tehtävään. Tässä harjoituksessa nimetään tehtävä uudelleen, lyhennetään sen kestoa ja lisätään uusi tehtävä. 1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 4 nimeä, Kuvauspaikkojen järjestäminen. 2 Napsauta tekstiä järjestäminen, jolloin hiiren osoitin muuttuu I- kohdistimeksi. 3 Valitse solusta sana järjestäminen, kirjoita etsiminen ja paina sarkainta. Teksti korvautuu ja valintakohta siirtyy seuraavaan kenttään oikealle, tehtävän 4 kestoon. 4 Napsauta alanuolipainiketta, kunnes kesto on 4 viikkoa ja paina Enteriä. Valintakohta siirtyy yhden rivin alas tehtävään 5. Seuraavaksi syötät uuden tehtävän. 5 Valitse Lisää-valikosta (Insert) Uusi tehtävä (New Task). Tehtävän 4 alapuolelle tulee uusi tehtävä. Muiden tehtävien tunnisteet numeroidaan uudelleen. 6 Kirjoita uuden tehtävän Tehtävän nimi -kenttään (Task Name) Kuvauspaikkojen valitseminen ja paina sitten sarkainta. 7 Kirjoita Kesto-kenttään 2vko (2w) ja paina Enteriä. Uusi tehtävä, Kuvauspaikkojen valitseminen saa tunnuksen 5 ja sen kesto on kaksi viikkoa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

9 Oppitunti 3 39 Tehtävien linkittäminen Projektien tehtävät on tehtävä tietyssä järjestyksessä. Esimerkiksi kohtauksen kuvaamistehtävä on suoritettava loppuun asti ennen kuin kuvattuja kohtauksia voidaan editoida. Näillä tehtävillä on lopusta alkuun -riippuvuus, johon liittyy kaksi näkökohtaa. PROJ Saat demonstraation eri tavoista linkittää tehtäviä kaksoisnapsauttamalla Microsoft Project 2000 Step by Step - CD-levyn Multimediakansion Link Tasks - kuvaketta. " Toisen tehtävän täytyy tapahtua ensimmäisen jälkeen. Tämä on järjestys. " Toinen tehtävä voi tapahtua vasta ensimmäisen tehtävän valmistumisen jälkeen. Tämä on riippuvuus. Microsoft Projectissa ensimmäistä tehtävää ( Kohtauksen kuvaaminen ) sanotaan edeltäjäksi, koska se edeltää tehtäviä, joilla on siihen riippuvuussuhde. Toista tehtävää ( Kuvatun kohtauksen editoiminen ) sanotaan seuraajaksi, koska seuraa tehtäviä, joihin sillä on riippuvuussuhde. Mikä tahansa tehtävä voi olla yhden tai usean seuraajatehtävän edeltäjä. Samoin mikä tahansa tehtävä voi olla yhden tai usean edeltäjätehtävän seuraaja. Tämä saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta tehtävillä voi olla vain jokin neljästä mahdollisesta tehtäväsuhteiden tyypistä: Näyttää Tämä Gantt-kaaviossa riippuvuus Tarkoittaa tältä Esimerkki Alusta loppuun (AL) Edeltäjätehtävän Kohtaus täytyy Finish-to-start (FS) päättyminen kuvata ennen kuin määrittää sitä voi leikata. seuraajan alkamispäivän. Alusta alkuun (AA) Edeltäjätehtävän Käsikirjoituksen tar- Start-to-start (SS) alkaminen kistaminen ja määrittää purkaminen sekä seuraajatehtävän aikatauluttaminen alkamispäivän. liittyvät toisiinsa läheisesti, joten ne tehdään samanaikaisesti. 3

10 40 Microsoft Project 2000 Trainer Näyttää Tämä Gantt-kaaviossa riippuvuus Tarkoittaa tältä Esimerkki Lopusta loppuun (LL)Edeltäjätehtävän Erityislaitteita Finish-to-finish (FF) päättyminen vaativien tehtävien määrittää täytyy päättyä seuraajan laitteiden vuokrapäättymispäivän. ajan päättyessä. Alusta loppuun (AL) Edeltäjätehtävän Käytetään harvoin; Start-to-finish (SF) alkaminen sopii joskus määrittää esimerkiksi seuraajan tiliöintitehtävien päättymispäivän. seurantaan. Tehtävien suhteet näkyvät Microsoft Projectissa useilla tavoilla. Tehtävien suhteet näkyvät tavallisimmin " Gantt-kaavio- ja verkkokaavionäkymässä tehtävien välisinä viivoina Oletusarvon mukaan vakiotyökalurivi on välittömästi valikkorivin alapuolella. Tietoja Microsoft Project - käyttöliittymän eri osista on oppitunnilla 2. Linkitä tehtävät - painike luo alusta loppuun (AL) - tehtäväriippuvuuden. Tietoja muiden tehtäväriippuvuustyyppien luomisesta on oppitunnilla 6. " taulukoissa, esimerkiksi syöttötaulukossa, edeltäjätehtävien tunnukset näkyvät seuraajatehtävien Edeltäjät-kentissä. Tehtävien suhteet luodaan luomalla tehtävien välille linkkejä. Tässä harjoituksessa käytetään eri menetelmiä linkkien luomiseen ja luodaan tehtävien välille lopusta alkuun -riippuvuussuhteita. 1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 1 nimeä Käsikirjoituksen tarkistaminen ja vedä hiirellä tehtävän 2 nimeen, Käsikirjoituksen purkaminen ja aikatauluttaminen. Tehtävät 1 ja 2 valitaan. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta (Link Tasks). Tehtävät 1 ja 2 linkitetään lopusta alkuun -riippuvuudella. Huomaa, että Microsoft Project on muuttanut tehtävän 2 alkamispäivän tehtävän 1 valmistumista seuraavaksi työpäiväksi. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

11 Oppitunti 3 41 VIHJE Voit poistaa tehtävien linkityksen valitsemalla tehtävät, joiden linkityksen haluat poistaa ja napsauttamalla sitten Poista tehtävien linkki -painiketta (Unlink Tasks). Jos linkitys poistetaan yhdestä tehtävästä, joka kuuluu toisiinsa lopusta alkuun -riippuvuudella linkitettyjen tehtävien ketjuun, Microsoft Project muodostaa linkit uudelleen jäljellä olevien tehtävien välille. Seuraavaksi linkität kaksi tehtävää toisella tavalla. 3 Valitse tehtävän 3 nimi Tuotantohaitarien tekeminen. 4 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta (Task information). Esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna. 5 Napsauta Edeltäjät-välilehteä (Predecessors). 6 Napsauta Tehtävän nimi -sarakeotsikon alla olevaa tyhjää solua ja napsauta sitten esiin tulevaa alanuolipainiketta. 7 Napsauta Tehtävän nimi -luettelosta Käsikirjoituksen purkaminen ja aikatauluttaminen ja paina Enteriä. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 3 8 Sulje Tehtävän tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Tehtävät 2 ja 3 linkitetään lopusta alkuun -riippuvuudella. Seuraavaksi tarkistat tehtävien suhteen tarkastelemalla Edeltäjät-saraketta. 9 Vedä syöttötaulukon alaosan vieritysruutua oikealle, kunnes näkyviin tulee Edeltäjät-sarake.

12 42 Microsoft Project 2000 Trainer Tehtävä 2 näkyy tehtävän 3 Edeltäjät-kentässä. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Voit valita tämän tehtäväalueen napsauttamalla ensin tehtävän 3 nimeä, pitämällä alhaalla vaihtonäppäintä ja napsauttamalla sitten tehtävän 8 nimeä. 10 Vedä syöttötaulukon alaosan vieritysruutua vasemmalle, kunnes näkyviin tulee jälleen vasemmanpuoleinen sarake. Seuraavaksi linkität jäljellä olevat tehtävät yhdellä kertaa. VIHJE Jos tehtävän nimi tai jokin muu kenttä ei mahdu kokonaan sarakkeen leveyteen, osoita saraketta jonkin aikaa. Koko nimi tulee näkyviin työkaluvihjeenä. 11 Valitse tehtävät Napsauta vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta. Jäljellä olevat tehtävät linkitetään lopusta alkuun -riippuvuuksin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

13 Oppitunti 3 43 VIHJE Voit myös luoda lopusta alkuun -riippuvuuden tehtävien välille Gantt-kaaviossa. Osoita edeltäjän palkkia, kunnes osoitin muuttuu nelisakaraiseksi tähdeksi. Vedä sitten seuraajatehtävän palkkia ylös tai alas. Projektin keston tarkistaminen Tässä vaiheessa haluat ehkä tietää projektin keston. Et ole syöttänyt ohjelmaan projektin kokonaiskestoa, mutta Microsoft Project on laskenut sen eri tehtävien ja niiden välisten suhteiden perusteella. Projektin kokonaiskeston voi helposti tarkistaa Projektin tiedot -valintaikkunasta (Project Information). Päättymispäivää ei voi muokata suoraan, koska projekti on määritetty ajoitettavaksi alkamispäivän perusteella. Tässä harjoituksessa tarkastellaan projektin kokonaiskestoa, joka perustuu syöttämiisi tehtävien kestoihin ja suhteisiin. 1 Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista (Project Information). Huomaa Päättymispäivämäärä-kenttä (Finish date): Katsotaan seuraavaksi kestotietoja yksityiskohtaisemmin. 2 Napsauta Tilastot-painiketta (Statistics). Esiin tulee Projektitilastot-valintaikkuna. 3 Kaikkiin näihin lukuihin ei vielä tarvitse kiinnittää huomiota. Huomaa kuitenkin nykyinen päättymispäivä ja nykyinen kesto. Voit varmistaa nämä luvut visuaalisesti Gantt-kaaviosta. 3 Sulje Projektitilastot-valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. Seuraavaksi tarkastelet koko projektia muuttamalla Gantt-kaavion aikajanaa.

14 44 Microsoft Project 2000 Trainer Voit muuttaa Gantt-kaavion aikajana myös napsauttamalla Lähennä- ja Loitonnapainikkeita. 4 Valitse Näytä-valikosta (View) Zoomaa (Zoom). Esiin tulee Zoomaa-valintaikkuna. 5 Valitse Koko projekti (Entire Project) ja napsauta OK-painiketta. Koko projekti tulee näkyviin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Projektin kokonaiskesto näkyy Gantt-kaaviossa. Uusien tehtävien lisääminen Voit lisätä uuden tehtävän myös painamalla Insertnäppäintä. Alkuperäistä suunnitelmaa tarkasteltuasi muistat, että lupien saaminen kuvauksiin yleisillä paikoilla voi kestää jonkin aikaa ja luvat pitäisi hakea ajoissa. Päätät lisätä tehtävän tämän seuraamista varten. Tässä harjoituksessa lisätään uusi tehtävä. 1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 6 nimeä, Koekuvausten järjestäminen. 2 Valitse Lisää-valikosta Uusi tehtävä. Tehtävän 5 alle tulee tyhjä rivi uutta tehtävää varten.

15 Oppitunti Kirjoita uuden tehtävän Tehtävän nimi -kenttään Kuvauslupien hakeminen ja paina sitten sarkainta. 4 Kirjoita Kesto-kenttään 1 vko (1w) ja paina Enteriä. Koska lisäsit tehtävän lopusta alkuun -riippuvuudessa olevien tehtävien väliin, Microsoft Project linkitti uuden tehtävän sen ylä- ja alapuolella oleviin tehtäviin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Tässä yhteydessä tapahtui pari tärkeää asiaa, joita et ehkä huomannut. Ensinnäkin kun uusi tehtävä lisättiin, kaikki sitä seuraavat tehtävätunnukset numeroitiin uudelleen. Toiseksi kaikkien edeltäjien tehtävien tunnukset muuttuivat. Tehtävien poistaminen Saatat todeta, että tarvitset enemmän tietoja käsikirjoituksesta elokuvassa tarvittavista näyttelijänlahjoista, joten päätät odottaa koekuvausten järjestämisessä. Tässä harjoituksessa poistetaan tehtävä. 1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 7 nimeä, Koekuvausten järjestäminen. 2 Valitse Muokkaa-valikosta (Edit) Poista tehtävä (Delete Task). Tehtävä Koekuvausten järjestäminen poistetaan ja kaikki sitä seuraavat tehtävätunnukset numeroidaan uudelleen. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 3

16 46 Microsoft Project 2000 Trainer VIHJE Huomasit ehkä Muokkaa-valikosta, että tehtävän poistamisen pikanäppäin on Delete-näppäin. Kun Delete-näppäintä painetaan syöttötaulukossa, koko tehtävä poistuu, ei vain aktiivisen kentän arvo. Jos poistat tehtävän vahingossa, valitse Muokkaa-valikosta Kumoa Poista (Undo Delete) ennen kuin teet jotakin muuta. Voit poistaa pelkästään aktiivisen solun arvon painamalla Ctrl+Delete. PROJ Tehtävien järjestäminen vaiheisiin Jos tehtäviä on paljon, ne kannattaa ehkä järjestää vaiheisiin, toisiinsa liittyvien tehtävien ryhmiin. Microsoft Projectissa vaiheita edustavat yhteenvetotehtävät. Yhteenvetotehtävä käyttäytyy toisin kuin muut tehtävät. Sen kestoa, alkamispäivää tai muita laskettuja arvoja ei voi muokata suoraan, koska ne on johdettu yksittäisten tehtävien tiedoista. Yhteenvetotehtävät ovat hyödyllisiä tietojen hankkimisessa projektityön vaiheista. Oppitunnilla 6 käsitellään projektijäsennyksiä järjestämällä uudelleen yhteenvetotehtävät ja alitehtävät. Tässä harjoituksessa luodaan yhteenvetotehtävä ja lisätään uusia tehtäviä. Projektinhallintaa: alhaalta ylös- ja ylhäältä alas -suunnittelu Yleisimmät tavat suunnitella tehtäviä ja vaiheita ovat ylhäältä alas- ja alhaalta ylös -suunnittelu. Ylhäältä alas -suunnittelu Alhaalta ylös -suunnittelu Tunnistaa projektin tärkeimmät Tunnistaa mahdollisimman monta vaiheet tai tuotteet ennen vaiheiden alimman tason yksityiskohtaista suorittamiseen tarvittavien tehtävien tehtävää ennen niiden järjestämistä täyttämistä. Monimutkaisissa projek- loogisin ryhmiin eli vaiheisiin teissa voi olla monia kerroksia tai yhteenvetotehtäviin. vaiheita. Suunta yleisestä eriteltyyn Suunta eritellystä yleiseen Projektin tavoitteet tulevat usein ylhäältä alas ja projektisuunnittelun yksityiskohdat virtaavat alhaalta ylös. Täsmällisten tehtävien ja vaiheiden luomiseen monimutkaisimmissa projekteissa tarvitaan sekä ylhäältä alas- että alhaalta ylös -suunnittelua. (jatkuu)

17 Oppitunti 3 47 jatkuu Joistakin projektin töistä tiedetään valmiiksi alimman tason tehtävät ja joidenkin toisten osalta voi olla tietoa vain projektin laajemmista tavoitteista. Microsoft Project Central, Microsoft Projectin kumppanituote sallii alhaalta ylös -suunnittelun, sillä resurssit voivat luoda uusia tehtäviä, jotka voidaan lisätä yhteenvetotehtävien alle Microsoft Projectissa. Lisätietoja Project Centralista on liitteessä D, Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet. 1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 1 nimeä, Käsikirjoituksen tarkistaminen. 2 Valitse Lisää-valikosta Uusi tehtävä. 3 Kirjoita uuden tehtävän Tehtävän nimi -kenttään Esituotanto ja paina sitten Enteriä. Vielä täytyy lisätä kaksi ylemmän tason toimintoa, joiden tiedot täytetään myöhemmin. 4 Syötä seuraavat tehtävien nimet tehtävän 9 ( Äänityskaluston varaaminen ). Paina Enteriä jokaisen tehtävän nimen jälkeen. Tuotanto Jälkituotanto Tee lopuksi tehtävästä 1, Esituotanto, yhteenvetotehtävä sisentämällä sen alla olevat alitehtävät. 5 Valitse tehtävät Napsauta muotoilutyökalurivin Sisennä-painiketta (Indent). Tehtävästä 1 tulee yhteenvetotehtävä ja sen yhteenvetotehtäväpalkki näkyy Gantt-kaaviossa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 3

18 48 Microsoft Project 2000 Trainer Esituotanto-yhteenvetotehtävän kesto on 85 päivää. Microsoft Project on laskenut keston alitehtävien ensimmäisen alkamispäivän ja viimeisen päättymispäivän perusteella. VIHJE Jos organisaatiosi käyttää jäsennysrakennetta (WBS) projektin-suunnitteluvaiheessa, Microsoft Projectissa kannattaa ehkä tarkastella WBS-jäsennysnumeroita. Saat lisätietoja WBS-koodien käytöstä Microsoft Projectissa kysymällä Office-avustajalta WBS-koodien näyttäminen. PROJ Välitavoitteen syöttäminen Projektin alkusuunnittelun päättämiseksi haluat ehkä seurata projektin kannalta tärkeää tapahtumaa, esimerkiksi projektin esituotantovaiheen päättymistä. Tämän vuoksi luot välitavoitteen. Välitavoitteet ovat merkittäviä tapahtumia, jotka joko saavutetaan projektissa (esimerkiksi työvaiheen valmistuminen) tai jotka asetetaan projektille vaatimuksina (esimerkiksi määräaika, johon mennessä rahoitusta on haettava). Koska itse välitavoitteeseen ei tavallisesti sisälly työtä, välitavoitteet esitetään tehtävinä, joiden kesto on nolla. Tässä harjoituksessa luodaan välitavoite. 1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 10 nimeä, Tuotanto. 2 Valitse Lisää-valikosta Uusi tehtävä. 3 Kirjoita Esituotanto valmis! ja paina sitten sarkainta. 4 Kirjoita Kesto-kenttään 0pv (0)d ja paina Enteriä. 5 Valitse tehtävät 9 ja 10 ja napsauta sitten Linkitä tehtävät -painiketta. Välitavoite lisätään tiedostoon. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

19 Oppitunti 3 49 Myös välitavoitteita voi suodattaa. Valitse Projektivalikosta Suodatettu ja valitse sitten Välitavoitteet. VIHJE Välitavoite merkitsee tavallisesti merkittävää tapahtumaa tai työvaiheen valmistumista. Välitavoitteeseen itseensä ei liity työtä ja siksi sen kesto on nolla päivää. Voit kuitenkin määrittää halutessasi minkä tahansa keston välitavoitteeksi. Kaksoisnapsauta tehtävän nimeä, jolloin esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna ja napsauta Lisäasetukset-välilehteä (Advanced). Valitse Merkitse tehtävä välitavoitteeksi -valintaruutu (Mark Task As Milestone). Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla opeteltiin syöttämään tehtäviä ja kestoja, luomaan tehtävien suhteita ja luomaan yhteenvetotehtäviä. Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: 1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 03 -tiedostoon tehdyt muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. Tallenna tiedosto ilman perusaikataulua. Kun tallennat harjoitustiedoston, Ohjattu suunnittelutoiminto (Planning Wizard) kysyy, haluatko tallentaa tiedoston perusaikataulun kanssa vai ilman sitä. Oppitunnilla 14 tallennetaan projektitiedoston kanssa perusaikataulu. Siihen saakka tämän kirjan oppitunneilla käytettävät projektitiedostot tallennetaan ilman perusaikataulua. 3 2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje. Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta (Exit). Sanasto Alhaalta ylös -suunnittelu Projektisuunnitelman tekeminen aloittamalla alimman tason tehtävistä ennen niiden järjestämistä laajempiin vaiheisiin. Edeltäjä Tehtävä, jonka alkamis- tai päättymispäivä määrää toisen tehtävän tai tehtävien (seuraajien) alkamisen tai päättymisen. Järjestys Tehtävien tapahtumisen aikajärjestys. Järjestys on useimmissa aikajanan sisältävissä näkymissä vasemmalta oikealle, esimerkiksi Ganttkaavionäkymässä.

20 50 Microsoft Project 2000 Trainer Kenttä Alimman tason tieto tehtävästä, resurssista tai varauksesta. Sanotaan myös soluksi. Kesto Tehtävän suorittamiseen kuluva työajan kokonaismäärä. Kulunut kesto Tehtävän suorittamiseen kuluva työajan ja vapaa-ajan kokonaismäärä. Linkki Tehtävien välinen looginen suhde, joka ohjaa järjestystä ja riippuvuutta. Gantt-kaavionäkymässä ja verkkokaavionäkymässä linkki näkyy tehtävien välisenä viivana. Lopputuote Lopullinen tuote, palvelu tai tapahtuma, joka projektissa on tarkoitus luoda. Ohjattu suunnittelutoiminto Käytönaikaisen Ohjeen vuorovaikutteinen työkalu, joka opastaa tietyissä tehtävissä, esimerkiksi perusaikataulun tallentamisessa. Perusaikataulu Alkuperäinen projektisuunnitelma, joka tallennetaan myöhempää vertailua varten. Perusaikatauluun kuuluvat tehtävien ja varauksien suunnitellut alkamis- ja päättymispäivät sekä niiden suunnitellut kustannukset. Jokaisella Microsoft Project -tiedostolla voi olla enintään yksi perusaikataulu. Projektin laajuus Työmäärä, joka tarvitaan tuotettaessa lopputuote, jolla on sovittu laatu, ominaisuudet ja toiminnot. Riippuvuus Linkki edeltäjätehtävän ja seuraajatehtävän välillä. Riippuvuus ohjaa yhden tehtävän alkua tai päättymistä suhteessa jonkin toisen tehtävän alkuun tai päättymiseen. Yleisin riippuvuus on lopusta alkuun, jossa edeltäjätehtävän päättymispäivä määrittää seuraajatehtävän alkamispäivän. Riippuvuussuhde Kahden tehtävän välisen riippuvuuden laji, jota kuvataan visuaalisesti linkkiviivalla. Riippuvuussuhteita ovat lopusta alkuun, alusta alkuun, lopusta loppuun ja alusta loppuun. Riski Tapahtuma, joka saattaa vaikuttaa kielteisesti projektin aikatauluun, budjettiin ja määrityksiin. Seuraaja Tehtävä, jonka alkamis- tai päättymispäivän määräävät toinen tehtävä tai tehtävät, joita sanotaan edeltäjiksi. Syöttötaulukko Oletusarvoisen Gantt-kaavionäkymän vasemmassa reunassa oleva ruudukko. Tehtävä Projektin jonkin osan suorittamiseen tarvittavan työn kuvaus.

21 Oppitunti 3 51 Tehtävätunnus Yksilöivä numero, jonka Microsoft Project antaa jokaiselle projektin tehtävälle. Tehtävätunnukset näkyvät syöttötaulukossa vasemmanpuoleisessa sarakkeessa. Tuotteen laajuus Projektin lopputuotteen laatu, ominaisuudet ja toiminnot (joita sanotaan usein määrityksiksi). Vaihe Toisiinsa liittyvien tehtävien joukko, joka muodostaa merkittävän osan kokonaisprojektissa. Microsoft Projectissa vaiheita edustavat yhteenvetotehtävät. Välitavoite Merkittävä tapahtuma, joka voidaan saavuttaa projektissa tai joka voidaan antaa ulkoa. Microsoft Projectissa välitavoitteet esitetään tavallisesti nollakestoisina tehtävinä. Yhteenvetotehtävä Tehtävä, joka koostuu alitehtävistä ja joka sisältää alitehtävien yhteenvedon. Microsoft Projectissa projektin vaiheita edustavat yhteenvetotehtävät. Ylhäältä alas -suunnittelu Projektin suunnitteleminen siten, että perustana käytetään ylimmän tason vaiheita tai yhteenvetotehtäviä, jotka myöhemmin jaetaan alemman tason komponenteiksi tai alitehtäviksi. Tiivistelmä Tehtävien syöttäminen 1 Napsauta syöttötaulukossa Tehtävän nimi -sarakkeessa olevaa tyhjää solua. 2 Kirjoita tehtävän nimi ja paina Enteriä. Tehtävien kestojen syöttäminen 1 Napsauta syöttötaulukossa Kesto-sarakkeessa olevaa solua. 2 Kirjoita tehtävän kesto ja paina Enteriä. Tehtävän nimeäminen uudelleen 1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän nimeä. 2 Kirjoita uusi nimi. Voit muokata osaa nimestä napsauttamalla nimeä ja osoittamalla sitten nimeä, jota haluat muuttaa. Kun hiiren osoitin muuttuu I- kohdistimeksi, valitse nimen korvattava osa ja kirjoita uusi teksti. 3 Tehtävien linkittäminen 1 Napsauta syöttötaulukossa edeltäjätehtävän nimeä. 2 Pidä alhaalla Ctrl-näppäintä ja napsauta seuraajatehtävän nimeä.

22 52 Microsoft Project 2000 Trainer 3 Napsauta vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta. Projektin keston ja muiden tietojen tarkasteleminen 1 Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista. 2 Napsauta Tilastot-painiketta. Gantt-kaavion aikajanan muuttaminen, jotta koko projekti mahtuu ikkunaan 1 Valitse Näytä-valikosta Zoomaa. 2 Valitse Koko projekti ja napsauta sitten OK-painiketta. Uuden tehtävän lisääminen tehtäväluetteloon 1 Napsauta syöttötaulukossa sen tehtävän nimeä, jonka yläpuolelle haluat lisätä uuden tehtävän. 2 Valitse Lisää-valikosta Uusi tehtävä. 3 Napsauta uuden tehtävän Tehtävän nimi -kenttää, kirjoita tehtävän nimi ja paina sitten Enteriä. Tehtävän poistaminen tehtäväluettelosta 1 Napsauta syöttötaulukossa poistettavan tehtävän nimeä. 2 Valitse Muokkaa-valikosta Poista tehtävä. Yhteenvetotehtävän luominen 1 Napsauta syöttötaulukossa luotavan yhteenvetotehtävän ensimmäisen alitehtävän nimeä. 2 Valitse Lisää-valikosta Uusi tehtävä. 3 Napsauta uuden tehtävän Tehtävän nimi -kenttää, kirjoita tehtävän nimi ja paina sitten Enteriä. 4 Valitse tehtävät, jotka haluat juuri luodun yhteenvetotehtävän alitehtäviksi. 5 Napsauta muotoilutyökalurivin Sisennä-painiketta. Välitavoitteen luominen 1 Kirjoita syöttötaulukkoon välitavoitteen nimi ja paina sitten sarkainta. 2 Kirjoita Kesto-kenttään 0pv (0d) ja paina Enteriä. 3 Jos haluat määrittää välitavoitteelle päivämäärän, valitse Alku-kenttä, kirjoita haluamasi päivämäärä ja paina Enteriä. 4 Jos haluat linkittää välitavoitteen tehtävään, valitse tehtävä ja napsauta sitten vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta.