Projektitietojen julkaiseminen ajantasaisesti

Transkriptio

1 OPPITUNTI Projektitietojen julkaiseminen ajantasaisesti ARVIOITU KESTO 20 min PROJ Tämän oppitunnin jälkeen osaat: ottaa tilannekuvan Gantt-kaavionäkymästä julkaista Microsoft Project -tietoja HTML-muodossa ohjata Microsoft Project -tietojen tallennustapaa HTMLmuodossa vientimallia mukauttamalla. Tällä oppitunnilla käytetään Microsoft Projectin Web-julkaisuominaisuuksia. Niitä ovat esimerkiksi Kopioi kuva, jonka avulla aktiivisesta näkymästä voi ottaa tilannekuvan. Kuvan voi joko kopioida Windowsin Leikepöydälle tai sen voi tallentaa kiintolevylle kuvatiedostona. Microsoft Project -tiedot voi myös viedä HTML-muotoon ja vietyjen tietojen esitysmuotoa voi ohjata. Julkaiseminen HTML-muodossa intranetiin on useissa organisaatioissa tärkein tapa, jolla projektin tietoja välitetään sidosryhmille. Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Lyhytelokuvaprojekti 11. Avaa kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset-kansion Osa 3 -kansio. Avaa tiedosto 11A, ja tallenna se ilman perusaikataulua Osa 3 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 11. Projektitietojen kopioiminen GIF-kuvaksi Kun projektin tietoja välitetään resursseille, projektipäälliköille ja muille sidosryhmille, voidaan joutua kopioimaan tietoja Microsoft Projectista muihin ohjelmiin ja käyttömuotoihin. Microsoft Project tukee useimpien Windowsohjelmien vakiokopiointi- ja leikkaamistoimintoja. Siinä on myös lisäominaisuus nimeltä Kopioi kuva, jonka avulla näkymästä voi ottaa Tietojen julkaiseminen

2 246 Microsoft Project 2000 Trainer tilannekuvia. Kuvan voi ottaa valitsemalla Muokkaa-valikosta Kopioi kuva (Copy Picture) tai napsauttamalla vakiotyökalurivin Kopioi kuva -painiketta. Kopioi kuva -toiminnossa aktiivisen näkymän kuvaamiseen on useita vaihtoehtoja: " voidaan kopioida koko näytössä oleva näkymä tai näytön taulukosta valitut rivit " voidaan kopioida valittu tai näytössä näkyvä aika-alue. Molemmissa tapauksissa voidaan valita, että kopioidaan Windowsin Leikepöydälle kuva, joka liitetään toiseen ohjelmaan tarkasteltavaksi (esimerkiksi Microsoft PowerPointiin) tai tulostettavaksi (esimerkiksi Microsoft Wordiin). Kuva voidaan myös tallentaa GIF-kuvana haluttuun paikkaan. Kun kuva tallennetaan GIF-tiedostona, sitä voidaan käyttää monissa GIFtiedostomuotoa tukevissa ohjelmissa. Kuvan voi myös liittää Web-sivun HTMLsisältöön, kuten tällä oppitunnilla myöhemmin tehdään. VIHJE Jos haluat kopioida tekstiä (esimerkiksi liittää tehtäväluettelon laskentataulukkoon), käytä Muokkaa-valikon Kopioi-komentoa. Lisätietoja aiheesta on oppitunnilla 12, Projektitietojen jakaminen muiden ohjelmien kanssa. Tässä harjoituksessa muutetaan Gantt-kaavionäkymässä näytettäviä tietoja ja tallennetaan sitten kuva näkymästä GIF-tiedostona Kopioi kuva -toiminnon avulla. Aluksi suodatetaan Gantt-kaavioon näkyviin pelkät yhteenvetotehtävät. 1 Valitse Projekti-valikosta Suodatettu: Yhteenvetotehtävät (Summary Tasks). Microsoft Project suodattaa Gantt-kaavioon näkyviin pelkät yhteenvetotehtävät. Seuraavaksi zoomaat aikajanaa niin, että koko projekti näkyy. 2 Valitse Näytä-valikosta Zoomaa. Esiin tulee Zoomaa-valintaikkuna. 3 Valitse Koko projekti (Entire Project) ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project muuttaa Gantt-kaavion aikajanaa siten, että ikkunassa näkyy projektin koko kestoaika. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

3 Oppitunti 11 Projektitietojen julkaiseminen ajantasaisesti Napsauta vakiotyökalurivin Kopioi kuva -painiketta. Esiin tulee Kopioi kuva -valintaikkuna. 5 Valitse Luo kuva -kohdasta (Render Image) GIF-tiedostoon (To GIF Image File). Microsoft Project ehdottaa, että kuva tallennetaan samaan paikkaan kuin harjoitustiedosto ja samalla nimellä, mutta.gif-tiedostotunnisteella. 6 Sulje Kopioi kuva -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Ohjelma tallentaa GIF-kuvan. Voisit avata selaimen tai grafiikkaohjelman ja tarkastella juuri tallentamaasi GIF-kuvaa, mutta voit tarkastella sitä myös Microsoft Projectista käsin. 7 Valitse Näytä-valikosta Työkalurivit ja napsauta sitten Web-vaihtoehtoa. Esiin tulee Web-työkalurivi. 8 Napsauta Web-työkalurivin Siirry-painiketta (Go) ja valitse sitten Avaa (Open). Esiin tulee Avaa Internet-osoite -valintaikkuna (Open Internet Address). 9 Napsauta Selaa-painiketta (Browse). Esiin tulee Selaa-valintaikkuna. 10 Valitse Tiedostotyypit-laatikon (Files Of Type) pudotusluettelosta GIFtiedostot (GIF Files). 11 Etsi Osa 3 -kansiosta GIF-tiedosto nimeltä Lyhytelokuvaprojekti 11. Tietojen julkaiseminen ajantasaisesti

4 248 Microsoft Project 2000 Trainer 12 Valitse GIF-kuva ja napsauta sitten Avaa-painiketta. 13 Napsauta Avaa Internet-osoite -valintaikkunassa OK-painiketta. Microsoft Project avaa GIF-kuvan. Jos GIF-kuvien katselussa käytettävä oletusohjelmasi on Microsoft Internet Explorer, näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Kopioi kuva - toiminto ei ole käytettävissä, kun näkyvissä on lomakenäkymä, esimerkiksi tehtävälomaketai verkkokaavionäkymä. Kuten edellä todettiin, kuva on kuva Gantt-kaavionäkymästä. GIF-kuvassa on Microsoft Projectissa avoimena ollut näkymä lähes täsmälleen sellaisena kuin se on Projectissa. 14 Sulje GIF-tiedoston katseluun käyttämäsi ohjelma ja palaa Microsoft Projectiin. GIF-kuvien luominen Microsoft Projectin näkymistä on jo sinällään kätevää. Voit myös liittää sen muiden Microsoft Project -tietojen tallentamiseen HTMLmuodossa Web- tai intranetjulkaisemista varten. Se tehdään myöhemmin tällä oppitunnilla. Projektitietojen tallentaminen Web-sivuna PROJ Toinen tapa julkaista Microsoft Project -tietoja on tallentaa ne Web-sivuna. Toisin kuin Kopioi kuva -ominaisuus, joka tuottaa GIF-kuvan, Web-sivuna tallentaminen sopii paremmin tekstin julkaisemiseen. Microsoft Project käyttää

5 Oppitunti 11 Projektitietojen julkaiseminen ajantasaisesti 249 vientimalleja, jotka määrittävät täsmälleen, mitä tietoja viedään ja miten tiedot jäsennetään. Vientimallit järjestävät Microsoft Project -tiedot HTMLtaulukoiksi. Esimääritetyt mallit muistuttavat joitakin Microsoft Projectin taulukkoja ja raportteja. Vientimalleja voi käyttää sellaisenaan tai niitä voi mukauttaa sen mukaan, mitä tietoja Microsoft Projectista halutaan viedä. Tässä harjoituksessa tallennetaan Microsoft Project -tiedot Web-sivuna vientimallin avulla ja tarkastellaan tuloksia selaimessa. 1 Valitse Tiedosto-valikosta (File) Tallenna Web-sivuna (Save As Web Page). Esiin tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna. Microsoft Project ehdottaa, että tiedot tallennetaan Web-sivuna samaan paikkaan kuin mistä harjoitustiedosto avattiin. Jos Kohde-laatikossa (Save In) on jokin muu kohde, siirry kiintolevyn Osa 3 -kansioon. 2 Napsauta Tallenna-painiketta (Save). Esiin tulee Vientimääritykset-valintaikkuna (Export Mapping). 3 Valitse Tuonti- ja vientimalli -kohdasta (Import/Export Map) Vie HTMLmuotoon käyttämällä vakiomallia (Export To HTML Using Standard Template) ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Microsoft Project tallentaa tiedot HTML-muodossa. Tämä vientimalli muodostaa kolme taulukkoa, jotka sisältävät lyhytelokuvaprojektin tehtävä-, resurssi- ja varaustiedot. Taulukot näkyvät tallennetulla yhdellä Web-sivulla. Seuraavaksi tarkastelet Web-sivua. 4 Napsauta Web-työkalurivin Siirry-painiketta ja valitse sitten Avaa. Esiin tulee Avaa Internet-osoite -valintaikkuna. 5 Napsauta Selaa-painiketta. Esiin tulee Selaa-valintaikkuna. 6 Valitse Tiedostotyypit-laatikon pudotusluettelosta Web-sivut (Web Pages). 7 Etsi kiintolevyn Osa 3 -kansiosta Web-sivu Lyhytelokuvaprojekti Valitse Web-sivu ja napsauta sitten Avaa-painiketta. 9 Napsauta Avaa Internet-osoite -valintaikkunassa OK-painiketta. Microsoft Project avaa Web-sivun selaimeen. Jos selaimesi on Microsoft Internet Explorer, näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 11 Tietojen julkaiseminen ajantasaisesti

6 250 Microsoft Project 2000 Trainer Web-sivua tallennettaessa vietävät tiedot eivät ole sidoksissa näkymään, jossa ollaan tietoja tallennettaessa. 10 Selaa Web-sivua ja tarkastele Tehtävät-, Resurssit- ja Varaukset-taulukkoja, jotka sisältävät samat tiedot kuin Microsoft Project -tiedosto. 11 Sulje selain ja palaa Microsoft Projectiin. Kun tiedot tallennetaan Web-sivuna, suuria määriä projektitietoja voidaan julkaista HTML-muodossa. Microsoft Projectista julkaistavien Web-sivujen ulkoasua voi säätää parilla tavalla. " Voit muokata vientimallia. Napsauta Vientimäärityksetvalintaikkunan Muokkaa-painiketta (Edit). Esiin tulee Määritä tuonti- ja vientimalli -valintaikkuna (Define Import/Export Map), jossa voi valita monilla tavoin vietävät tehtävä-, resurssi- ja varauskentät sekä määrittää, miten vietävät tiedot järjestetään. " Voit käyttää Web-sivun tallennuksessa toista HTML-mallia. Tätä tapaa käsitellään seuraavassa osiossa. " Jos tunnet HTML:n hyvin, voit muokata valmista Web-sivua sen jälkeen, kun sivun on tallennettu Microsoft Projectissa. Voit esimerkiksi lisätä Web-sivuun erityisiä Microsoft Project -koodeja. Saat luettelon näistä koodeista kysymällä Office-avustajalta Kerro

7 Oppitunti 11 Projektitietojen julkaiseminen ajantasaisesti 251 HTML-vientimalleista ja -koodeista. VIHJE Projektipäälliköt, resurssit ja muut sidosryhmät voivat jakaa projektitietoja organisaation intranetissä tai Webissä Microsoft Project Centralin avulla. Lisätietoja on liitteessä D kohdassa Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet. Projektin ulkoasun muuttaminen Web-sivulla Vaikka vientimallit määrittävät, mitkä Microsoft Project -tiedot tallennetaan Web-sivuna ja miten sivu on koottu, HTML-mallit määrittävät, miten tiedot muotoillaan. Microsoft Projectissa on useita HTML-malleja, joita voi käyttää tietojen tallentamiseen Web-sivuna. Tässä harjoituksessa tallennetaan projektitiedot Web-sivuna, käytetään toista mallia ja lisätään Web-sivulle aiemmin tallennettu GIF-kuva. 1 Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna Web-sivuna. Esiin tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna. Microsoft Project ehdottaa, että tiedot tallennetaan Web-sivuna samaan paikkaan kuin mistä harjoitustiedosto avattiin. 2 Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun Lyhytelokuvaprojekti 11 Gantt-kaavion kanssa ja napsauta Tallenna-painiketta. Esiin tulee Vientimääritykset-valintaikkuna. Jotta alkuperäinen vientimalli pysyisi ennallaan, luot siitä kopion ja mukautat kopiota. 11 Tietojen julkaiseminen ajantasaisesti 3 Valitse Tuonti- ja vientimalli -kohdasta Vie HTML-muotoon käyttämällä vakiomallia ja napsauta sitten Kopio-painiketta (Copy). Esiin tulee Määritä tuonti- ja vientimalli -valintaikkuna. Edellisessä osiossa totesit, että Web-sivulle viedään enemmän tietoja kuin mitä tarvitset. Julkaiset siis tällä kertaa vain tehtävä- ja resurssitiedot. 4 Poista Asetukset-välilehden (Options) Tuotavat tai vietävät tiedot -kohdasta (Data To Import/Export) Varaukset-valintaruudun (Assignments) valinta. Seuraavaksi valitset käyttöön toisen HTML-mallin. HTML-asetukset - kentästä (HTML Options) valitaan Perusta vienti HTML-malliin (Base Export On HTML Template) -valintaruutu. Nykyisen mallin polku tulee näkyviin. 5 Napsauta nykyisen mallin polun vieressä olevaa Selaa-painiketta (Browse). Esiin tulee Selaa-valintaikkuna, jossa näkyvät kaikki Microsoft Projectin

8 252 Microsoft Project 2000 Trainer mukana toimitettavat HTML-mallit. VIHJE Jos Microsoft Project on asennettu oletussijaintiin, HTML-mallit ovat kansiossa C:\Ohjelmatiedostot\Microsoft Office\Mallit\1033\Microsoft Project Web (C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Microsoft Project Web). 6 Valitse malliluettelosta Murattiraidat (Stripes Ivy) ja napsauta OK-painiketta. Ennen Web-sivun luomista täytyy tehdä vielä yksi asia. Aiemmin tällä oppitunnilla luotiin Gantt-kaaviosta GIF-kuva, jonka nimeksi annettiin Lyhytelokuvaprojekti 11.gif. Tämä kuva lisätään Web-sivulle. 7 Valitse Sisällytä HTML-sivun kuvatiedosto -valintaruutu (Include Image File In HTML Page). Jos GIF-kuvan nimi on sama kuin tallennettavan Project-tiedoston ja se on samassa kansiossa, kuvan polku tulee esiin automaattisesti. Jos kuvalle olisi valittu jokin toinen nimi tai kansio GIF-kuvan tallennusvaiheessa, sen voisi etsiä Selaa-painikkeen avulla. 8 Sulje Määritä tuonti- ja vientimalli -valintaikkuna napsauttamalla OKpainiketta. Napsauta Vientimääritykset-valintaikkunan Tallenna-painiketta. Microsoft Project tallentaa tiedot HTML-muodossa. Seuraavaksi tarkastelet juuri luomaasi Web-sivua. 9 Napsauta Web-työkalurivin Siirry-painiketta ja valitse sitten Avaa. Esiin tulee Avaa Internet-osoite -valintaikkuna. 10 Napsauta Selaa-painiketta. Esiin tulee Selaa-valintaikkuna. 11 Valitse Tiedostotyypit-laatikosta Web-sivut (Web Pages). Etsi Osa 3 - kansiosta Web-sivu nimeltä Lyhytelokuvaprojekti 11 Gantt-kaavion kanssa. 12 Valitse Web-sivu ja napsauta sitten Avaa-painiketta. 13 Napsauta Avaa Internet-osoite -valintaikkunassa OK-painiketta. Web-sivu aukeaa selaimeen. Jos selaimesi on Microsoft Internet Explorer, näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

9 Oppitunti 11 Projektitietojen julkaiseminen ajantasaisesti Tarkastele Gantt-kaaviota, tehtävätaulukkoa ja resurssitaulukkoa Web-sivua selaamalla. Uudella Web-sivulla ei ole varaustaulukkoa ja sen muotoilu on toisenlainen kuin aiemmin tehdyllä sivulla. 15 Sulje selain ja palaa Microsoft Projectiin. 16 Napsauta jotakin työkaluriviä hiiren kakkospainikkeella. Valitse aukeavasta pikavalikosta Web. Web-työkalurivi poistuu näytöstä. Tietojen julkaiseminen ajantasaisesti Olet nyt tutustunut hieman Microsoft Projectin Web-julkaisumahdollisuuksiin. Viestintätarpeidesi mukaan vaihdellen voit käyttää näitä ominaisuuksia paljonkin. Voit räätälöidä tarkkaan Webin kautta tarjottavia tietoja mukauttamalla vientitaulukkoja, käyttämällä HTML-malleja tai muokkaamalla valmiita Web-sivuja. Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla opittiin käyttämään Microsoft Projectin Webjulkaisuominaisuuksia. Sillä opittiin tallentamaan näkymien GIF-kuvia, muuttamamaan HTML-muotoon vietäviä tietoja ja muotoilemaan luotavia Web-sivuja.

10 254 Microsoft Project 2000 Trainer Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: 1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 11 -tiedostoon tehdyt muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. Tallenna tiedosto ilman perusaikataulua. 2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje. Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta. Sanasto Aikajana Gantt-kaaviossa ja muissa näkymissä on aikajana näkymän yläosassa. Siinä ovat ajan pää- ja apuyksiköt, esimerkiksi viikot ja päivät. HTML-malli HTML-koodikokoelma, joita käytetään Microsoft Project - tietoihin, kun niitä viedään vientimallin avulla. Microsoft Projectissa on useita HTML-malleja, joita voi käyttää sellaisenaan tai mukauttaa. Kopioi kuva Ominaisuus, jonka avulla näkymän kuvan voi kopioida ja tallentaa tilannekuvana. Näkymä Ensisijainen tapa tarkastella tietoja Microsoft Projectissa. Näkymälajit ovat kaaviot, taulukot ja lomakkeet. Sidosryhmät Kaikki ihmiset tai organisaatiot, joihin projektin toiminnot voivat vaikuttaa. Ryhmään kuuluvat projektissa työskentelevät henkilöt sekä muut projektityön ulkoiset henkilöt (esimerkiksi asiakkaat). Taulukko Laskentataulukkoa muistuttava esitys projektitiedoista, jossa on pystysuoria sarakkeita ja vaakasuoria rivejä. Kukin sarake vastaa jotakin Microsoft Projectin kenttää ja kukin rivi yhtä tehtävää tai resurssia. Vientimalli Microsoft Project -tietojen viemistä muihin muotoihin, esimerkiksi HTLM:ään koskevat määritykset. Microsoft Projectissa on useita vientimalleja, joita voi käyttää sellaisenaan tai mukauttaa. Tiivistelmä Näkymän kuvan kopioiminen Windowsin Leikepöydälle 1 Määritä näkymään haluamasi tiedot (esimerkiksi taulukot, suodattimet tai ryhmät). 2 Napsauta vakiotyökalurivin Kopioi kuva -painiketta.

11 Oppitunti 11 Projektitietojen julkaiseminen ajantasaisesti Valitse Kopioi kuva -valintaikkunasta Näyttöön-valintanappi (For Screen), jolloin kuva optimoidaan näytössä tarkasteltavaksi tai Tulostimelle (For Printer), jolloin kuva optimoidaan tulostettavaksi. 4 Valitse muut haluamasi asetukset ja valitse Sulje. Näkymän kuvan tallentaminen GIF-kuvana 1 Määritä näkymään haluamasi tiedot (esimerkiksi taulukot, suodattimet tai ryhmät). 2 Napsauta vakiotyökalurivin Kopioi kuva -painiketta. 3 Valitse Luo kuva -kohdasta (Render Image) GIF-tiedostoon ja määritä tiedostonimi ja sijainti. 4 Valitse muut haluamasi asetukset ja valitse Sulje. Microsoft Project -tietojen tallentaminen Web-sivuna 1 Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna Web-sivuna. 2 Määritä tiedostonimi ja sijainti ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. 3 Valitse Vientimääritykset-valintaikkunasta Vie HTML-muotoon käyttämällä vakiomallia ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Microsoft Projectin Web-sivun tallennuksen mukauttaminen 1 Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna Web-sivuna. 2 Määritä tiedostonimi ja sijainti ja napsauta Tallenna-painiketta. 3 Valitse Vientimääritykset-valintaikkunasta haluamasi vienti- tai tuontimalli ja tee jompikumpi seuraavista: # Muokkaa olemassa olevaa vientimallia napsauttamalla Muokkaapainiketta. # Luo kopio valitusta vientimallista napsauttamalla Kopioi-painiketta. 4 Valitse Määritä tuonti- ja vientimalli -valintaikkunasta haluamasi asetukset ja napsauta OK-painiketta. 11 Tietojen julkaiseminen ajantasaisesti

12