JOROISTEN KUNTA Kunnanhallitus TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET 2016

Transkriptio

1 1 JOROISTEN KUNTA TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET 2016 Kunnanvaltuusto on hyväksynyt vuoden 2016 talousarvion Kunnan taloudenpitoa ohjaavien kuntalain määräysten ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoksen ohjeiden lisäksi kunnallisena johtosääntönä ja määräyksenä toimivat hallintosääntö, kunnan taloudenhoitoa koskevat ohjeet, sisäisen valvonnan ohje ja kunnan hankintaohje. antaa vuoden 2016 talousarvion täytäntöönpanosta seuraavat ohjeet ja määräykset: Yleistä Talousarvio on kaikkia hallintoelimiä, viranhaltijoita ja työntekijöitä sitova ohje kunnan talouden hoidossa. edellyttää toimijoilta, että nämä suunnittelevat toimintansa siten, että vähintään tavoitteena oleva tuotanto saavutetaan määrärahojen puitteissa. tutustuvat valtuuston asettamiin tavoitteisiin ja päättävät niiden toteuttamisen aiheuttamista toimenpiteistä. tarkistavat tuotteiden asiakashinnat tavoitteena omakustannushintoihin pääseminen. hoitavat viivytyksettä saatavien laskutuksen ja seuraavat, että talousarvio myös tulojen osalta toteutuu. Tarvittaessa huolehditaan riittävän tehokkaista perintätoimista. eivät aloita tai laajenna palveluja ilman, että siihen on saatu valtuuston lupa. eläköitymisen ja muun vaihtuvuuden johdosta tulee aina arvioida tehtävien järjestämistä ilman vapautuvan paikan täyttämistä. Täyttöpäätökset vapautuvien vakinaisesti täytettävien tehtävien ja virkojen osalta tekee kunnanhallitus. huolehtivat määrärahojen riittävyydestä ja raporttien seurannasta säännöllisesti. Sitovaa tasoa ei saa ylittää. Talousarvion muutosta välttämättömästä syystä on haettava heti, kun on käynyt ilmi, ettei määräraha riitä. seuraavat tuotantomääriä heti vuoden alusta lukien kuukausittain. huomioivat, että virkavirkavapauksien ja työlomien ajaksi palkataan sijainen vain, kun se on tehtävien hoidon kannalta ehdottoman välttämätöntä. Välttämättömyyden arvioi se, jolla on oikeus ottaa sijainen.

2 2 Sijaisten palkkaus järjestetään ensisijaisesti käyttäen työvoimatoimiston osoittamia palkkatukeen oikeutettuja henkilöitä. Jos mahdolliset kelpoisuusehdot täyttäviä palkkatukeen oikeutettuja ei ole, voidaan sijaisuus täyttää muuten. Pääsääntöisesti työt on tehtävä säännöllisenä työaikana, ylitöihin tarvitaan aina kirjallinen määräys ja ne korvataan aikana aina kun se on mahdollista. Vuoden 2017 talousarvion ja vuosien taloussuunnitelman laadinta aloitetaan heti tilinpäätöksen 2015 valmistuttua keväällä Joroisten kuntastrategian tavoitteena on, että itsenäinen Joroisten kunta tavoittelee talouden tasapainoa vuoteen 2020 mennessä toteuttamalla yhteisvaikutukseltaan noin miljoonan euron talouden tasapainottamistoimet vuoden 2015 tasoon verrattuna. Talousarvion sitovuus Käyttötalousosa jakautuu toimialoihin (taloudenhallintajärjestelmässä osastotaso 02), jotka on määritelty hallintosäännöissä. Toimiala jakaantuu palvelualueisiin (osastotaso 03) ja ne voivat jakaantua edelleen palveluyksiköihin (osastotasot 04-06). Palveluyksikkö voi jakaantua toiminnasta riippuen toimipisteisiin (kustannuspaikka). Valtuustoon nähden sitova taso on kunnassa osastotasolla ja vesihuollossa osastotasolla 02. Sitovat tasot on määritelty talousarviossa ja listaus niistä on tämän ohjeen liitteenä. Investointiosa jakautuu toimiala/palvelualueittain hankeryhmiin. Hankeryhmiä ovat käyttöomaisuuden taseryhmät kuten maa- ja vesialueet, rakennukset, koneet ja kalusto, kiinteät rakenteet ja laitteet ja osakkeet ja osuudet. Hankeryhmät jaetaan edelleen hankkeisiin. Hankkeet on esitetty investointiosan perusteluissa. Valtuusto voi talousarvion perusteluissa määrätä tulos/palvelualuetta ja hankeryhmää pienemmästäkin määrärahasta. Perusteluihin merkityt rahamäärät ovat sitovia. Raportointi tavoitteista ja taloudesta Lautakunnilla on raportointivelvoite kunnanhallitukselle kolmannesvuosittain toiminnasta ja taloudesta, ensimmäinen huhtikuun lopun mukaisena, toinen elokuun lopun tilanteen mukaisena. Kolmas raportti talouden ja toiminnan toteutumisesta on tilinpäätös. Talouden osalta esitetään toimialan kulujen ja tuottojen toteutuma yhteensä talousarviossa määriteltyjen sitovien tasojen toteutuma Toiminnan osalta esitetään talousarviossa asetettujen sitovien tavoitteiden toteutumatilanne olennaisesti toimintaa kuvaavat tunnusluvut tuotteistetuista toiminnoista toteutuneet tuotantomäärät (kappaleet) raportoidaan informatiivisena tietona erillisessä raportissa. Tilinpäätökseen lasketaan toteutuneiden tuotemäärien perusteella toteutuneet tuotehinnat. Talousarviovuoden aikana ei lasketa eikä raportoida tuotehintoja. Raportit on toimitettava toukokuun ja lokakuun 20. päivään mennessä ilman eri pyyntöä kunnanhallitukselle. Sanalliset tavoiteraporttipohjat, joihin toteutuma täytetään, tallennetaan

3 3 kirjanpidon toimesta maaliskuuhun mennessä verkkoon yhteiset (W)/yhteiset/tilinpäätös/tavoitteet hakemistoon. Ko. hakemistoon tallennetaan myös tuotteiden ja muiden määrärahojen toteutumaseurantalaskelmat. Toteutumisen kuukausitasoraportointi käsitellään johtoryhmässä. Kirjanpidosta Käyttötalousmeno - investointimeno. Kirjanpitolain soveltaminen edellyttää selkeää rajanvetoa kirjauksissa poistonalaiseen käyttöomaisuuteen (investointimeno) tai kertapoistona käyttötalousmenoksi. Pieniä hankintoja ei kirjata poistettavaan omaisuuteen, vaikka ne uushankintaa olisivatkin. Pienen hankinnan rajana on euroa. Sen alle jäävät kirjataan käyttötalousmenoksi. Jos määräraha on otettu investointiosaan ja käy ilmi, että kyseessä onkin käyttötalousmeno, on huolehdittava talousarviomuutoksen tekemisestä. Vuosikorjauksia ei kirjata investointimenoiksi ja siten poistettavaan omaisuuteen. Tässä ei ole rahamääräistä kattoa, vaan kaikki korjaustoiminta kuuluu käyttötalouteen. Kuntalain mukaan talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Valtuusto päättää talousarvion muutoksista tarvittaessa vuoden aikana ja viimeistään marraskuussa. Talousarvion muutostarve on lautakuntien esitettävä perusteluineen kunnanhallitukselle heti syyn tultua tietoon. Syyskuun 2016 loppuun mennessä tulee jokaisen lautakunnan tarkastaa toteuma suhteessa talousarvioon kaikkien yksiköiden osalta ja toimittaa tarvittavat muutosesityksen kunnanhallitukselle. Muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Sitovan tason ylitykset ja alitukset tuodaan kunnanhallituksen ja valtuuston käsittelyyn ja hyväksyttäväksi tilivuoden päätyttyä. Hankinnat ja ostolaskujen käsittely Hankinnoissa on noudatettava säästäväisyyttä ja ne ajoitetaan mahdollisimman tasaisesti koko vuodelle välttäen vuodenvaihteen hankintoja ja tarpeetonta varastointia. Hankintayhteistyö Savonlinnan kaupungin kanssa on päättynyt Kunnanhallituksen päätöksellä kunta on tehnyt uuden sopimuksen IS-Hankinnat Oy:n kanssa, joka on Kuopion kaupungin ja Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin vuonna 2011 perustama yhteishankintayksikkö. Yhtiön osakkaana kunnalla on mahdollisuus hyödyntää yhtiön tekemiä hankintoja liittymällä haluamiinsa hankintasopimuksiin. Kunta voi osakkuudesta huolimatta käyttää jatkossa myös muita yhteishankintayksikköjä tai kilpailuttaa hankintojansa itse. Kunta voi antaa myös toimeksiannon IS-Hankinnat Oy:lle yksittäisten hankintojen kilpailuttamiseksi. Hankintasopimuksia puhelinmyyjien tai kiertelevien myyntiedustajien kautta ei saa suoraan tehdä, vaan hankinnat on kilpailutettava tai ostettava kilpailutetuista liikkeistä. Suullisia sopimuksia ei saa tehdä, vaan kaikki hankintasopimukset on dokumentoitava. Yli 500 euron hankinnoista on tehtävä viranhaltijapäätös.

4 4 Lautakuntien on määriteltävä viranhaltijoiden euromääräiset hankintavaltuudet/hankintarajat käyttösuunnitelmien hyväksymisen yhteydessä siltä osin kuin niitä ei ole määritelty hallintosäännössä. Hallintosäännön 32 :n mukaan kunnanhallitus tai lautakunta määrittelee vuosittain tai tarvittaessa viranhaltijat, joilla on oikeus hyväksyä toimialan laskut. Kunnanhallituksen päätös tehdään toistaiseksi. Hyväksymisoikeus koskee sekä käyttö- että investointimenoja, ellei päätöksessä muuta mainita. määrää kunnan johtamisen, keskushallinnon, ns. kuntalaskujen ja muiden, ei eri toimialoille kuuluvien laskujen hyväksyjät. Ennen hyväksymistä ostolaskun tulee olla tarkastettu ja todettu sisällöltään oikeaksi. Huolellinen tiliöinti vähentää tarpeetonta kirjausten oikaisutyötä. Hyväksyttäessä on varmistettava, että tavara tai palvelu on saatu laskussa tai sen liitteessä olevan vastaanottomerkinnän mukaan tai asia on varmistettu muuten. Vastaanottomerkintä ei tarkoita laskun vastaanottamista, vaan todennusta, että tavara tai palvelu on saatu. Tilattaessa tavaraa tai palveluja tulee toimittajaa informoida tarkasta (yksilöidystä) laskutusosoitteesta (Joroisten kunta/ostolaskut) ja verkkolaskujen vastaanottomahdollisuudesta. Pelkällä kunnan nimellä laskuja ei saa tulla. Laskun viitetietona tulee olla tilaajan nimi tai yksikkö, johon hyödyke/palvelu ostetaan. Laskujen tarkastamisessa ja hyväksymisessä on otettava huomioon, että laskut täyttävät arvonlisäverolain ja kirjanpitolain edellyttämät tietosisältövaatimukset. Hyväksyjä on vastuussa arvonlisäveron oikeasta huomioonottamisesta maksettavissa laskuissa. Aina kun mahdollista, tavaran tai palvelun vastaanottajana ja laskun hyväksyjänä tulee olla eri henkilö. Koulutus Koulutukseen osallistumiseen tulee saada ennakolta esimiehen hyväksyntä. Koulutuslaskut hyväksyy esimies. Koulutuskorvauksen saamisen edellytyksenä on: työnantaja on laatinut ennakkoon koulutussuunnitelman, johon koulutus sisältyy koulutus on työnantajan järjestämää koulutusta, joka ylläpitää ja edistää työntekijän ammatillista osaamista koulutuksen kestoa koskevat edellytykset täyttyvät työnantaja maksaa työntekijälle koulutuksen ajalta palkkaa. Tällaisten koulutusten poissaololomakkeet tulee tilastointia ja korvauksen hakemista varten laatia ja hyväksyä annettujen ohjeiden mukaisesti. Matkalaskut Matkalaskut käsitellään Populus-henkilöstöhallintojärjestelmän kautta ja maksetaan kuukausittain palkanmaksun yhteydessä. Matkakustannusten korvausperusteet julkaistaan työehtosopimuksissa, Kuntatyönantajat-yleiskirjeessä sekä työmarkkinalaitoksen sivuilla -> yleiskirjeet, kun ne on lopullisesti hyväksytty vuodelle Matkakustannusten korvauksen maksamisen edellytyksenä on, että matkalasku esitetään viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä hyväksyjälle.

5 5 Ostopalvelusopimukset ulkopuolisten kanssa Ostopalvelusopimuksia tehtäessä on huomioitava, onko palvelun tuottaja merkitty ennakkoperintärekisteriin ja hoitaako hän eläkemaksunsa esim. YEL:n kautta. Mikäli vakuutukset on laiminlyöty, saattaa kunta joutua maksuvelvolliseksi. Mikäli ennakkoperintärekisterimerkintä ei ole voimassa, maksusuorituksesta on perittävä vero, vaikka kyseessä olisi toiminimi. Ennakkoperintätiedot voi tarkistaa internetistä osoitteesta Eläkevakuutuksen hoitamisesta on syytä pyytää todistus palvelun tuottajalta ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tulojen perintä Toimialat vastaavat oman toimialansa tulojen kertymisestä ja huolehtivat maksujen ja taksojen tarkistamisesta (ks. hallintosääntö 37 ). Toimialat vastaavat myös omien laskutustensa osalta arvonlisäveron oikeellisuudesta. Tulojen perinnässä noudatetaan saatavien laskutus- ja perintäohjetta. Käytettävä yleinen viivästyskorko määritellään puolivuosittain ja se on huomioitava laskutusjärjestelmissä. Yleistä viivästyskorkoa käytetään, ellei muuta ole sovittu. Kirjanpitoon on toimitettava tiedot kuntaan haetuista/tulevista tuloista, joita ei laskuteta erikseen (esim. erilaiset tuet, avustukset, valtionosuudet jne.). Laskutukset Joroisten kunta laskuttaa JJR-kirjastotoimen osalta Juvan ja Rantasalmen kuntia tilivuoden aikana 1/12-osalla budjetoidusta ja raportointikausittain 1-4 kk ja 1-8 kk tehdään tasauslaskutukset kirjanpidon toteutuneiden menojen mukaisesti. Loppulaskutus tehdään tilinpäätöksen perusteella. Sisäiset tukipalvelut laskutetaan toteutuneiden tuotantomäärien mukaan talousarviossa arvioidulla kappalehinnalla. Sisäiset vuokrat laskutetaan kuukausittain 1/12 talousarvioon varatusta määrärahasta. Keski-Savon sote-palveluille vuokrattavien kiinteistöjen osalta otetaan huomioon sovitut vuokranmäärittelyt ja muut ehdot. Sisäiset vuokrat yms. vakiosummat laskutetaan vuoden 2016 alusta alkaen laskutusjärjestelmässä. Laskentayksikkö hoitaa keskitetysti muiden sisäisten menojen ja tulojen kirjaamisen toimitetun aineiston perusteella. Toteutumia seurataan koko tilivuoden ajan kuukausittain, jotta nähdään mahdolliset talousarvion muutostarpeet, jotka vaikuttavat myös laskutukseen. Talousarviomuutos on myös laskutusperusteen muutos. Kunnassa on käytössä ns. Pro Economican laskutusputki, jota kautta kaikki kunnan laskut on mahdollista lähettää sähköisinä sekä yritys- että kuluttaja-asiakkaille. Myös vesilaskut voidaan lähettää sähköisinä. Irtaimen omaisuuden valvonta Sisäiseen tarkkailuun kuuluvana toimintayksiköiden esimiehet pitävät yllä riittävää luettelointia tai muuta seurantaa vastuullaan olevasta käyttöomaisuudesta. Omaisuuden valvonta liittyy myös yksikön henkilöstön oikeusturvaan.

6 6 Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien ostamisesta ja myynnistä päättää kunnanhallitus, lautakunta vastuualueellaan tai näiden päättämä viranhaltija. Lautakunnan päättämät henkilöt pitävät myynneistä päätösluetteloa ja huolehtivat tuloutuksista kunnan kassaan. Irtaimistoluettelot Käyttötalouden määrärahoilla hankitun, irtaimistoluetteloon otettavan omaisuuden vähimmäisarvo on 300 euroa (netto). Yli 300 :n kalustohankinnat tulee kirjata tilille 4581=Kalusto (irtaimistoluetteloitava), jolloin luetteloinnissa voidaan hyödyntää järjestelmää. Sähköisessä laskujen kierrätyksessä laskulle tallennetaan muistilapulle, mitä kalustoa on hankittu ja kenelle. Muu kalusto kirjataan tilille Vanhat irtaimistoluettelot tarkistetaan vähintään tilinpäätösvaiheessa (muutokset, poistot, siirrot). Investointiosa Investointiosassa budjetoidaan pitkävaikutteisten tuotantovälineiden hankinta, rahoitusosuudet ja omaisuuden myynti. Investoinneille asetetaan myös tavoitteet, jotka voivat olla rahamääräisessä mitassa tai investointitavoitteen suunniteltu toteutumisajankohta määrätään. Investointiosasta tulee käydä ilmi, mitkä hanketavoitteet ovat valtuustoon nähden sitovia. Investointiosa jakaantuu toimialoittain hankeryhmiin ja edelleen hankkeisiin. Hanketason määrärahat ja tuloarviot ovat valtuustoon nähden sitovia. Investointiosassa esitetään myös taloussuunnitelmavuosien hankkeet. Investoinnit voivat olla uus- ja laajennusinvestointeja tai korvausinvestointeja. Investoinneista tehdään aina tarveselvitys, joka perustuu toimialan ja kunnan palvelustrategiaan. Mikäli ao. lautakunta hyväksyy tarveselvityksen mukaisen investoinnin tarpeelliseksi, laaditaan yli euron rakennusinvestoinneista hankesuunnitelma. Hankesuunnitelman perusteella laaditaan mm. tarkempi kustannusarvio. Uus- ja laajennusinvestointeja ovat esim. uudisrakennukset ja laajennukset, koneiden ja laitteiden sekä ohjelmistojen hankinnat. Korvausinvestointeja ovat esim. rakennusten peruskorjaukset. Korvausinvestoinnit eritellään kahteen kategoriaan. Ensimmäinen on kiinteistöjen tekninen korjaustarve, joka aiheutuu kiinteistöjen peruskorjaustarpeesta. Nämä investoinnit määrittelee tekninen toimi ja ilmoittaa niistä toimialoille vuotuisen talousarvion laadinnan yhteydessä. Toinen on toiminnallinen korjaustarve, mikä aiheutuu palvelurakenteen tulevien muutosten aiheuttamista muutostarpeista toimialan käytössä olevaan kiinteistöön. Nämä investoinnit määrittelee ao. toimiala. Tämän tyyppisten investointien tarveselvityksiä voi toimittaa tekniselle toimelle ympäri vuoden, mutta viimeistään vuotuisen talousarvion laadinnan yhteydessä. Aikaisempina vuosina valmistuneet investoinnit on ilmoitettu laskentayksikölle vasta tilinpäätöksen tekemisen yhteydessä. Vuoden 2016 aikana käytäntöä muutetaan siten, että valmistuneet investoinnit ilmoitetaan laskentayksikölle välittömästi niiden valmistuttua. Talousarvion käyttösuunnitelma

7 7 Toimivalta talousarvion täytäntöönpanossa on määritelty hallintosäännössä seuraavasti: 32 Talousarvion täytäntöönpano Valtuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle käyttötalousosassa palvelualue- tai palveluyksikkökohtaiset ja investointiosassa hanke- tai tehtäväkohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Tarkemmasta sitovuustasosta päätetään talousarviossa. Käyttötalousmenon ja investointimenon euromääräinen raja määritellään vuosittain talousarviossa. ja lautakunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Hyväksyttyjen käyttösuunnitelmien perusteella toimielimet ja viranhaltijat voivat käyttää muualla tässä hallintosäännössä annettua toimivaltaa. Palveluyksikkötason käyttösuunnitelmat hyväksyvät: Toimiala Kunnan johtaminen Keskushallinto Maaseututoimi Perusturva Sivistys- ja vapaa-aika Ympäristötoimi Tekninen toimi Vesihuoltolaitos Toimielin Sivistyslautakunta Ympäristölautakunta Tekninen lautakunta Tekninen lautakunta Lautakunnat ovat talousarvioehdotuksessaan esittäneet talousarvion alustavan käyttösuunnitelman, joka on talletettu taloussuunnittelujärjestelmään ja valtuuston mahdollisesti päättämin muutoksin siirretään siitä kirjanpitoon toteutumisseurantaa varten. Mikäli on tarvetta muuttaa käyttösuunnitelmia palvelualuetason määrärahan sisällä, ilmoittakaa muutoksista kirjanpitoon mahdollisimman pian. Joroisissa Joonas Hänninen kunnanjohtaja Marjatta Savolainen hallintojohtaja