Toimittajaohje. Opas verkkolaskujen lähetykseen Tammikuu Toimittajat noudattavat toimittajaohjetta.

Transkriptio

1 Toimittajaohje Opas verkkolaskujen lähetykseen Tammikuu 2018 Toimittajat noudattavat toimittajaohjetta. Skanska tehostaa toimintoja ja automatisoi laskujen käsittelyä. Laskut maksetaan ajallaan, säästetään aikaa ja vaivaa.

2 Sivu 1 (4) Skanska on siirtynyt vastaanottamaan vain verkkolaskuja Skanskalla on mahdollisuus vastaanottaa verkkolaskuja ja olemme siksi luopumassa paperilaskujen käsittelystä. Toivomme siksi jatkossa saavamme laskunne pelkästään sähköisessä muodossa verkkolaskuina. Verkkolaskutukseen siirtyminen nopeuttaa laskunkäsittelyä, vähentää virheitä ja laskujen käsittelykustannuksia. Verkkolaskuoperaattorimme on (välittäjätunnus BAWCFI22) ja laskutusvaihtoehdot ovat: 1. Lähetä verkkolasku Lukekaa tämä verkkolaskutusohje. Se sisältää verkkolaskuosoitteet ja muita ohjeita ensimmäisen verkkolaskun lähettämiseen. 2. Lähetä PDF-lasku Käyttämällä maksutonta PDF-palvelua voitte aloittaa verkkolaskujen lähettämisen Skanskalle. Tämä ratkaisu on osa Basware Portaalia. Ennen kuin voitte aktivoida tämän palvelun, teidän tulee luoda käyttäjätili Basware Portaaliin. Katsokaa lyhyt rekisteröintivideo, lukekaa PDF-ohjeet ja aktivoikaa palvelu seuraavan linkin kautta: 3. Lähetä laskut webin kautta Rekisteröitymällä Basware Portaaliin voitte myös kirjata verkkolaskuja suoraan portaalissa. Kun kirjaatte laskut portaaliin, ne toimitetaan Skanskalle verkkolaskuina. Voitte rekisteröityä palveluun seuraavan linkin kautta: 4. Baswaren ratkaisut Basware on Skanskan verkkolaskutuspartneri. Basware tarjoaa useita eri ratkaisuja verkkolaskujen lähetykseen. Tutustukaa vaihtoehtoihin sivulla Mikäli teillä on kysyttävää laskuista, niin nämä kysymykset tulee osoittaa seuraavasti: Skanska Oy Basware Basware Kysymykset laskujen tietosisällöstä Kysymykset ensimmäisen laskun lähettämisestä Puhelintuki reskontra@skanska.fi activation.services@basware.com (Englanniksi) Palvelunumero (vain Suomesta, 3 /min +pvm) Ystävällisin terveisin, Skanska Oy

3 Sivu 2 (4) Verkkolaskujen lähetystä koskevia lisätietoja A. Skanskan verkkolaskutusosoitteet Käyttäkää alla olevia verkkolaskuosoitteita lähettäessänne verkkolaskuja Skanskalle: Yritys Y-tunnus Verkkolaskuosoite Sähköposti (vaatii rekisteröitymisen) Skanska Oy skanska@ .basware.com Skanska Talonrakennus Oy skanska_talonrakennus@ .basware.com Skanska Rakennuskone Oy skanska_rakennuskone@ .basware.com Skanska Industrial Solutions Oy skanska_asfaltti@ .basware.com Skanska Infra Oy skanska_infra@ .basware.com B. Lähetä PDF-lasku Käyttämällä maksutonta PDF-palvelua voitte aloittaa verkkolaskujen lähettämisen Skanskalle. Tämä ratkaisu on osa Basware Portaalia. Ennen kuin voitte aktivoida tämän palvelun, teidän tulee luoda käyttäjätili Basware Portaaliin. Katsokaa lyhyt rekisteröintivideo Lukekaa PDF-ohjeet Aktivoikaa palvelu seuraavan linkin kautta: C. Lähetä verkkolaskut portaalin kautta Jos yrityksellänne ei vielä ole verkkolaskun lähetysratkaisua, pyydämme teitä rekisteröitymään Key-In palveluun Basware portaalissa ja aloittamaan verkkolaskujen lähetys. Rekisteröidy täältä: Portaalin käyttöohje löytyy täältä, ja lisää ohjeita löytyy portaalin sisällä Tuki-osiosta.

4 Sivu 3 (4) D. Verkkolaskujen pakolliset sisältövaatimukset Laskukenttä Kommentti Toimittajan verkkolaskuosoite Toimittajan nimi Toimittajan osoitetiedot Toimittajan organisaationumero Toimittajan y-tunnus Toimittajan arvonlisäverotunniste Toimittajan pankin nimi Toimittajan pankkitilinumero Vastaanottajan verkkolaskuosoite IBAN ja SWIFT Katso osio A Vastaanottajan nimi Vastaanottajan osoitetiedot Laskun numero Laskun päivämäärä Laskun eräpäivä Laskutuksen kohde Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä Laskun bruttosumma Laskun veronmäärä Laskun nettosumma Valuutta Laskun viite Projektinumero Kuvaus mitä ollaan laskuttamassa ja tavaroiden määrä Laskun loppusumma sisältäen ALV Suoritettavan veron määrä tai merkintä myynnin verottomuudesta Laskun veroton loppusumma Valuuttakoodi, esim. EUR Projektinumero Ensisijainen viite. Projektinumero on Skanskan laskuissa välttämätön.

5 Sivu 4 (4) E. Lisätietoja huomioikaa seuraavat kohdat: 1. Projektinumero on Skanskan laskuissa välttämätön, puutteelliset laskut palautetaan toimittajalle. Projektinumeron saatte yhteyshenkilöltänne Skanskassa. Mikäli projektinumeroa ei ole, laskutetaan pelkällä kustannuspaikkanumerolla ja projektinumeron tilalle tulee 0. Kustannuspaikka ja projektinumero erotetaan toisistaan pisteellä (esim. projektinumero tai ). Yhdellä laskulla voi olla vain yhden projektin kuluja. 2. Verkkolaskuosoite on tyypillisesti OVT, DUNS tai EAN -koodi. Suomessa verkkolaskuosoite muodostuu seuraavasti: kahdeksannumeroinen y-tunnus. 3. Hyväksytyt liitteiden tiedostomuodot ovat.tiff,.pdf ja.html. 4. Operaattori on Basware ja operaattoritunnus on BAWCFI22. F. Ohjeet ensimmäisen verkkolaskun lähettämiseen VAIHE 1. Ottakaa yhteyttä verkkolaskuoperaattoriinne Mikäli teillä on jo sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa, pyytäkää operaattorianne reitittämään asiakkaallenne tarkoitetut verkkolaskut Baswaren verkkolaskupalveluun. Voitte käyttää tätä dokumenttia apuna kommunikoidessanne operaattorinne kanssa. Mikäli teillä ei vielä ole sopimusta minkään verkkolaskuoperaattorin kanssa, autamme mielellämme yhteyden rakentamisessa. Ota tässä tapauksessa yhteyttä myyntiimme: VAIHE 2. Laskun tietosisältö Laskun pitää sisältää tässä dokumentissa mainitut tietosisällöt, jotta Skanskan laskunkäsittely automatisoituu (ks. sivut 3-4). VAIHE 3. Aloittakaa verkkolaskujen lähetys Lähettäkää verkkolaskut (tuotantolaskut) verkkolaskuoperaattorinne kautta Baswaren verkkolaskupalvelun, osoitteeseen bt.basware.com. Kun olette lähettäneet ensimmäisen verkkolaskun, lähettäkää aina ensin ilmoitus sähköpostitse Skanskalle. Basware suosittelee, että aloitatte verkkolaskujen lähetyksen suoraan, mikäli olette lähettäneet verkkolaskuja jo jollekin toiselle asiakkaalle. Asiakas tarkistaa laskun ja joko hyväksyy sen tai pyytää teitä lähettämään laskun uudelleen. Testilaskun lähettäminen ei ole tarpeellista. Epäselvissä tilanteissa pyytäkää operaattorianne vahvistamaan, että lasku on välitetty Baswaren verkkolaskupalveluun.