VNK009:00/ PTJ2008-KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMA. Asiakirjan tiedot. Hanke PTJ2008 HAREnro VNK009:00/2007 Laatija

Transkriptio

1 VALTIONEUVOSTON KANSLIA VNK009:00/ PTJ2008-KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMA Asiakirjan tiedot Hanke PTJ2008 HAREnro VNK009:00/2007 Laatija Terja Ketola Versio 0.4 Pvm Luottamuksellisuus Ei määritelty Tila Kesken Tarkastanut Tarkastajan nimi Pvm Hyväksynyt Hyväksyjän nimi Pvm Luotu Päivitetty Tulostettu :43, Terja Ketola :57, Terja Ketola :00, Terja Ketola Versiohistoria Versio Pvm Laatija Muutokset Terja Ketola Käyttöönottoajankohdan muutoksen vaikutukset suunnitelmaan päivitetty Terja Ketola Johtoryhmän käsittelyssä sovitut muutokset, lisätty varasuunnitelma-luku otsikkotasolla Terja Ketola täsmennetty aikatauluja ja tehtäviä kokouksen pohjalta sekä eri osapuolilta saatujen selvitysten pohjalta Terja Ketola kerätty eri lähteistä käyttöönottoon liittyvät asiat yhteen Liitteet Nro Asiakirja Versio Pvm Laatija 1 Käyttöönoton tehtävät Valtioneuvoston kanslia Terja Ketola 2 Käyttöönoton tehtävät - Ministeriöt Terja Ketola 3 Käyttöönoton tehtävät VNTHY Terja Ketola 4 Käyttöönoton tehtävät Fujitsu Terja Ketola

2 2(7) Käyttöönottosuunnitelman tavoitteet Käyttöönoton malli Käyttöönoton kriittiset reunaehdot Käyttöönottosuunnitelmassa esitellään käyttöönottoon liittyvät tehtävät, vastuuhenkilöt ja aikataulut yleisellä tasolla siten, että sen perusteella voidaan arvioida käyttöönoton valmistelun aste. Eri toimijoiden käyttöön on laadittu yksityiskohtaiset aikataulut ja tehtäväluettelot, joita täsmennetään kohti käyttöönottoa. Käyttöönoton malliksi esitetään vaiheittaista käyttöönottoa siten, että PTJ2008-ohjelmisto siirretään tuotantoon , jonka jälkeen perustetaan uusi työ- ja elinkeinoministeriö. Käyttäjätietojen päivitys juurihakemistoon aloitetaan jo Asioiden siirrot, käyttöoikeuksien kiinnitykset sekä KTM:n ja TM:n passivointi tehdään Ohjelmiston tuotantoon siirron ajankohdan etuna on mahdollisuus hyödyntää PTJ:n uusia (mm. asioiden siirron hakutoiminnallisuus) ja korjattuja toimintoja (Kaikki ministeriön asiat, vapaan asiatyypin asioiden lopettaminen) vireillä olevien asioiden lopullisessa määrittelyssä. Myös uudessa versiossa mahdollisesti esiintyviä virheitä on mahdollista korjata ennen vuodenvaihdetta. Riskinä voidaan pitää sitä, että ohjelmisto otetaan tuotantoon liian raakana, koska testausaika jää lyhyeksi ja aika ennen vuodenvaihdetta voi kulua lähes yksinomaan virheiden korjaukseen ja uudelleen testauksiin Istuntojen ajankohdat Käyttöönoton kriittisiä reunaehtoja ovat valtioneuvoston ja eduskunnan istuntojen ajankohdat. Tämän käyttöönottosuunnitelman aikatauluehdotus perustuu seuraaviin istuntoaikatauluihin: v viimeinen v ensimmäinen eduskunta tasavallan presidentin esittely valtioneuvoston yleisistunto raha-asiainvaliokunnan istunto PTJ:n käyttökatko PTJ pidetään suljetaan yleiseltä käytöltä maanantaina , jotta asioiden siirtäminen ja käyttöoikeuksien antaminen saadaan tehdyksi ennen

3 3(7) Käyttökatko merkitsee sitä, että kaikkien viikon 1 istunnoissa käsiteltävien asioiden esittelylistat on jaettava viimeistään perjantaina On selvitettävä, miten järjestelmän käyttöä rajoitetaan, koska esim. pääkäyttäjien ja ministeriöiden PTJ-ylläpitäjien pitää päästä järjestelmään mutta ei muiden. o vastuuhenkilö: Tanja Rönn, VM/VNTHY Käyttöönoton vaiheet PTJ:n ja juurihakemiston päivitysten tekeminen hallitusti ja suunnitellusti Käyttöönoton vaiheistusmalli edellyttää, että sekä juurihakemiston että PTJ:n päivitykset tehdään suunnitellusti ottaen kummankin sovelluksen asettamat vaatimukset huomioon. PTJ:n tietyt toimet vaativat onnistuakseen juurihakemiston ajantasaisuutta ja vastaavasti juurihakemistoon ei voi tehdä tiettyjä päivityksiä, ellei PTJ:ssä ole valmistauduttu niihin. Käyttöönottolupa Edellytykset: ohjelmistossa ei ole käyttöönottoa estäviä virheitä PTJ:n tulee toimia häiriöttömästi, jotta voimaantulevat säädökset saadaan käsiteltyä normaalisti. Eduskunta on luvannut, että kaikki voimaan tulevat säädökset ovat PTJ:ssä PTJ2008-ohjelmistoversion asennus esittelysihteerille varataan riittävästi aikaa istunnon asioiden päätös- ja pöytäkirjaukseen ennen asennusta ennen asennusta varmistettava, että PTJ:stä otetaan full backup, o vastuuhenkilö: Tanja Rönn, VM/VNTHY asennus virka-ajan jälkeen o vastuuhenkilö: Fujitsu, Antero Oikkonen asennuksen tarkka aika sovitaan myöhemmin o vastuuhenkilö: Fujitsu, Antero Oikkonen ja VNI, Ilkka Hakoniemi Ohjelmiston tarkastus asennuksen jälkeen ohjelmiston toiminnan tarkastaminen pääosiltaan o vastuuhenkilö: Ilkka Hakoniemi ja Tanja Rönn Käyttäjätietojen päivitys juurihakemistoon käyttäjälistat on toimitettava VNTHY:öön mennessä kuitenkin siten, että TEM:n listat ehdottomasti o vastuuhenkilö: ministeriöiden IM-ylläpitäjät

4 4(7) viimeiset päivitysajot ( massa-ajot ) suoritetaan viikolla 51, jonka jälkeen kaikki uudet käyttäjät ovat hakemistossa. Ajossa on annettu myös tunnusten aktivoitumispäivämäärä valmiiksi o vastuuhenkilö: Fujitsun hakemistovastaava tunnukset aktivoituvat , jotta käyttöoikeuksien antaminen uusiin ministeriöihin siirretyille asioille on mahdollista alkaen o vastuuhenkilö: Fujitsun hakemistovastaava, VNTHY tunnusten passivointi voidaan aloittaa heti, kun siirretyille asioille on annettu uudet käyttöoikeudet uudessa ministeriössä. Tarvittaessa tunnukset voidaan passivoida ennen oikeuksien antamista. o vastuuhenkilö: ministeriöiden IM-ylläpitäjät tunnusten poisto aloitetaan helmikuussa 2008 o vastuuhenkilö: Fujitsun hakemistovastaava Asioiden lopetus on sovittu, että pöytäkirjat merkitään tarkastetuiksi jo ennen niiden palautumista oikeuskanslerilta, sillä asioiden lopetus vaatii pöytäkirjan tarkastettu -merkinnän. Merkintä on luonteeltaan tekninen ja se voidaan perua, jos oikeuskanslerin tarkastuksen tuloksena pöytäkirjaa on muokattava eduskunnan kanssa on sovittu edellisen vaalikauden aikaisten rauenneiden hallitusten esitysten käsittelystä. VNI päivittää asioille Ei vastausta tilan, jolloin esittelijä voi lopettaa asian PTJ:ssä (eduskunnan käyttäjillä ei ole ko. toimintoa). testauksessa löytynyt asian lopettamista koskeva sovellusvirhe (ns. vapaan asiatyypin asiaa ei voi lopettaa) korjataan ennen käyttönottoa ja se on mukana ohjelmistoversiossa o vastuuhenkilö: Fujitsu asioiden lopetus o vastuuhenkilö: asian esittelijä, asian avaaja tai ministeriön PTJ-ylläpitäjä tehtäväksiannon kautta Siirrettävien asioiden valinta vireillä olevia asioita seurataan sekä ministeriöissä että VNK:ssa siirrettävien asioiden valinta kuuluu ministeriön tehtäviin o vastuuhenkilö: esittelijä lista siirrettävistä asioista toimitetaan VNK/VNI:öön mennessä o ministeriön PTJ-ylläpitäjä ohje siirrettävien asioiden listasta (mitkä tiedot sisältää, esim. asianumero, asian otsikko, esittelijä, avauspäivämäärä) lähetetään ministeriöihin siten, että se on käytettävissä viimeistään o vastuuhenkilö: Ilkka Hakoniemi, VNK

5 5(7) TEM:n perustaminen työ- ja elinkeinoministeriö perustetaan (nimi, lyhenne, asianumero) ministeriö sijoittuu ministeriölistalla KTM:n paikalle o vastuuhenkilö: VNI (pääkäyttäjä) Asioiden siirto ministeriöstä toiseen: edellyttää, että lista siirrettävistä asioista on toimitettu mennessä VNI:öön, poikkeuksien ilmoitus mahdollista vielä asti o vastuuhenkilö: PTJ-ylläpitäjä ministeriössä ennen asioiden siirron aloittamista varmistetaan, että o kaikki viikon 52 pöytäkirjat on laadittu o kaikista voimaan tulevista säädöksistä on tehty onnistuneet julkaisumääräykset PTJ:n kautta Editaan o kaikkien viikon 1 istuntojen listat on jaettu (TEM:n osalta voidaan joutua poikkeusaikatauluun) vastuuhenkilö: Ilkka Hakoniemi o PTJ:stä on otettu full backup vastuuhenkilö: Tanja Rönn asioiden siirto o vastuhenkilö: VNI (pääkäyttäjä) Käyttöoikeuksien antaminen asioille uudessa ministeriössä: oletuksena on, että asian alkuperäinen käsittelijä jatkaa käsittelyä uudessa ministeriössä käsittelijä määriteltävä o vastuuhenkilö: ministeriön PTJ-ylläpitäjä uuden käyttäjätunnuksen on oltava aktiivinen juurihakemistossa toiminnon suorittamisen aikana, vanha tunnus voi olla passiivinen suunniteltu toteutusaika alkaen o vastuuhenkilö: ministeriön PTJ-ylläpitäjä, tarvittaessa VNI (pääkäyttäjä) Esittelijöiden järjestäminen uutta tilannetta vastaavaksi uudet esittelijät uudessa ministeriöissä järjestetään omille paikoilleen vanhoissa ministeriöissä ministeriötä vaihtaneet esittelijät on järjestettävä esittelijäluettelon loppuun, jotta esittelijäluettelon järjestys ja numerointi vastaavat tilannetta tai käyttäjätunnus on passivoitava (poistaa esittelijän listalta) voidaan tehdä asioiden siirron jälkeen (otettava huomioon kuitenkin viikolla 1 jaettavat listat) o vastuuhenkilö: ministeriön PTJ-ylläpitäjä KTM:n ja TM:n passivoiminen tehtävä tai muuna aikana siten, ettei alkaen ole enää mahdollista perustaa asioita em. ministeriöihin

6 6(7) o vastuuhenkilö: VNI (pääkäyttäjä) Tiedossa olevat ongelmat Käyttöönottoon liittyvät tukitoimet Jos/kun asia on jaettu viikon 1 istuntoon mennessä ja asia on toimialajärjestelyjen takia siirretty toiseen ministeriöön tämän jälkeen, listojen kansilehdillä on vanhan ministeriön nimi ja esittelijän numero. Kansilehtien tulostus- ja esikatseluversiot (pdf ja html) eivät päivity automaattisesti vaan listasta on tehtävä korjausjakelu kansilehden uudelleen muodostamiseksi. Esittelijöitä (ja avustajia) on muistutettava tästä erikseen viimeistään Ohjeistus Käyttöönottoon mennessä on ministeriöillä oltava ohjeet PTJ:n uusista toiminnoista (voivat olla väliaikaisia, esim. näyttökuvia), asioiden lopettamisesta, siirrettävien asioiden määrittelemisestä, esittelijäluetteloiden järjestämisestä sekä ministeriö- ja esittelijä muutosten päivittämisestä korjausjakeluilla o vastuuhenkilö: Ilkka Hakoniemi PTJ:n päivitetty käyttöohje tulee asentaa PTJ:ään viimeistään o vastuuhenkilö: Fujitsu, Antero Oikkonen Käyttäjätietojen toimitukseen ja päivityksiin liittyvät ohjeet o vastuuhenkilö: Tanja Rönn Tiedottaminen Loppuvuoden istuntoaikataulusta laaditaan tiedote, jonka yhteydessä ohjeistetaan mahdollisista poikkeusmenettelyistä (esim. listojen jakeluajat). Tiedote lähetetään viikon 50 alkupuolella. o vastuuhenkilö: VNI Senaattoriin ja muille sidosryhmille (esim. Edita) laaditaan tiedote päivitysten aikatauluista ja vaikutuksista PTJ:n käyttöön. Tiedotteet tiedoksi myös Fujitsulle (Sari, Pekka, Antero) o vastuuhenkilö: Terja Ketola PTJ:n tiedotetaululla hyödynnetään samoja pohjia o vastuuhenkilö: Ilkka Hakoniemi Käyttäjätiedoista, niiden muutoksista tai muutoksiin liittyvistä aikatauluista tiedottaminen o vastuuhenkilö: Tanja Rönn Käyttöönotosta tiedottaminen VNK:n johdolle o vastuuhenkilö: Marika Paavilainen, Terja Ketola

7 7(7) Käyttöönoton tuki Varautuminen esim. kiireellisiin virhekorjauksiin ohjelmiston tuotantoon asennuksen yhteydessä ja uusien toiminnallisuuksien ensikäytön ajalle o vastuuhenkilö: Fujitsu Käyttöönoton varasuunnitelmat Varautuminen PTJ-ylläpitäjien neuvontaan o vastuuhenkilö: VNI Varautuminen käyttäjätietojen päivitysten neuvontaan o vastuuhenkilö: VM/VNTHY Jos PTJ:n toiminnassa havaitaan niin vakavia ongelmia, että normaalitoimintojen arvioidaan vaarantuvan, siirrytään toimimaan varasuunnitelman mukaan. Jos PTJ:ssä havaitaan asennuksen jälkeen vakavia, käyttöä estäviä ongelmia, varasuunnitelmina ovat: a. laatia viikon 1 istuntojen esittelylistat manuaalisesti (työasemilla, kirjoituskoneella) ilman PTJ:tä, monistaa ja jakaa listat manuaalisesti b. peruuttaa viikon 1 istunnot