eopetussuunnitelmat ja tutkinnot

Transkriptio

1 eopetussuunnitelmat ja tutkinnot Käyttöönottosuunnitelma Versio 0.1 Hakaniemenranta 6, PL 380, Helsinki, puhelin , faksi , Hagnäskajen 6, PB 380, Helsingfors, telefon , fax ,

2 KÄYTTÖÖNOTTO- 2 (14) VERSIOHISTORIA versio pvm tekijä Muutos hyväksyjä 0.1 Ulla Angervo

3 KÄYTTÖÖNOTTO- 3 (14) Sisällys 1 Dokumentin tarkoitus Lähtökohdat Käyttöönoton tavoitteet Käyttöönoton asiakkaat Käyttöönoton laajuus, rajaukset ja kriittiset edellytykset Laajuus Rajaukset Riippuvuudet Käyttöönoton kriittiset edellytykset Käyttöönoton onnistumisen mittarit Organisaatio Organisointi Organisaatioiden roolit ja vastuut Käyttöönoton vaiheistus, tehtävät ja aikataulu Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton ohjaus ja valmistelu Käyttöönoton tuotteistus Koulutukset Pilotointi Käyttöönoton aikataulut Hyväksyminen Käyttöönoton seuranta ja raportointi Palautteen anto tiedotus ja viestintä Viestinnän toteutussuunnitelma Poikkeustilanneviestintä ja hallinta Riskien arviointi ja varautuminen Käyttöönoton kustannukset Messut, seminaarit ja muut tapahtumat Suunnittelun kannalta avoimet asiat... 13

4 KÄYTTÖÖNOTTO- 4 (14) 12 Liitteet... 13

5 KÄYTTÖÖNOTTO- 5 (14) 1 DOKUMENTIN TARKOITUS Tämä dokumentti on Opintopolku palveluun kuuluvan eopetussuunnitelmat ja tutkinnot palvelun käyttöönoton suunnitteludokumentti, joka kuvaa käyttöönoton tavoitteet ja toteutuksen. Käyttöönoton kohteena oleva palvelukokonaisuus kuvataan luvussa 2 Lähtökohdat. Tämä dokumentti on tarkoitettu jaettavaksi kaikille henkilöille, joille on osoitettu vastuutehtäviä käyttöönotossa. Roolit ja vastuut eritellään tarkemmin luvussa 5 ja käyttöönoton tehtävät kuvataan luvussa 6 Käyttöönoton vaiheistus, tehtävät ja aikataulu. Tämä käyttöönottosuunnitelma kattaa kuvauksen käyttönoton tavoitteista, kohderyhmistä, tehtävistä, vastuista ja rooleista. Dokumenttia tukevat: Käyttöönottosuunnitelman tehtäväluettelo, jossa kuvattu tarkemalla tasolla tehtävät, aikataulut ja vastuut Erillinen koulutussuunnitelma, jossa kuvataan kohderyhmäkohtainen koulutusaikataulu sisältöineen Viestinnän toteutussuunnitelma Dokumentti liittyy kiinteästi Hakeutujan palveluiden ja todennetun osaamisen rekisterin käyttöönottosuunnitelmaan, ja noudattaa siinä kuvattuja yleisiä käyttönoton prosesseja, tavoitteita ja periaatteita. 2 LÄHTÖKOHDAT SADe-ohjelman Oppijan verkkopalvelu hankkeen toteuttaminen on käynnistetty Opetus- ja kulttuuriministeriön asettamispäätöksellä (Dnro 10/040/2011). Hankkeessa syntyvän Opintopolku palvelun tavoitteena on tuottaa kansalaisille kattavasti opiskelua ja siihen hakeutumista, oppimista ja urasuunnittelua tukevia palveluita elinikäisen oppimisen perusteella. Tavoitteena on kehittää asiakaslähtöinen yhtenäinen ja kustannustehokas palvelukokonaisuus, joka tukee sektorirajat ylittävien työ- ja toimintatapojen kehittämistä ja syntyy olemassa olevista ja kehitettävistä uusista palveluista sekä niiden tuottamista tukevista tietojärjestelmistä. eopetussuunnitelmat ja tutkinnot projekti liittyy kiinteästi SADe kokonaisuuden todennetun osaamisen rekisterin projektiin, vastaten ammatillisen koulutuksen tutkintojen perusteiden rakenteistamisesta sekä opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteiden käsittelyn ja julkaisun mahdollistavan tietojärjestelmän luomisesta. eopetussuunnitelmat ja tutkinnot projektin tavoitteena on: rakenteistaa sähköiseen muotoon ammatillisen koulutuksen tutkintojen perusteet ja luoda opetussuunnitelmille ja tutkintojen perusteille rakenteinen tietomalli,

6 KÄYTTÖÖNOTTO- 6 (14) luoda opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteiden julkaisu- ja valmistelujärjestelmä, joka soveltuu myös yleissivistävä koulutuksen opetussuunnitelmien julkaisuun ja valmisteluun, luoda edellytykset Oppijan verkkopalvelukokonaisuudessa toteutettaville opintojen suunnitteluun, etenemiseen ja seurantaan liittyville palveluille (mm. HOPS-työkalu) ja integroida tutkintojen perusteet osaksi todennetun osaamisen rekisterin luomaa etodistusta. Valtakunnallinen Opintopolku palvelu otetaan käyttöön vaiheittain vuosina Käyttöönotto jakautuu valtakunnalliseen ja hajautettuun käyttöönottoon. Hajautetulla käyttöönotolla tarkoitetaan sitä, että asiakkaat ottavat palvelukokonaisuuden käyttöönsä itselleen sopivalla aikataululla. Hajautettu käyttöönotto koskee mm. aikuiskoulutuksen hakukokonaisuuden käyttöönottoa sekä opetuksen ja koulutuksen järjestäjille tarjottavaa paikallisen opetussuunnitelman luontialustaa, sillä nämä palvelut ovat opetuksen ja koulutuksen järjestäjille vapaaehtoisia. 3 KÄYTTÖÖNOTON TAVOITTEET Käyttöönoton tavoitteena on: ottaa toteutettava palvelukokonaisuus käyttöön vaiheittain ja suunnitelman mukaisesti viedä läpi koulutussuunnitelman mukaiset koulutukset laadukkaasti aikataulussa viestittää käyttöönotosta viestintäsuunnitelman toteutussuunnitelman mukaisesti toteuttaa toiminnalle asetetut määrälliset ja laadulliset tavoitteet. Palvelukokonaisuus pitää olla käyttöönotettavissa syksyllä 2013 niiltä osin kuin rakenteistettuja tutkintojen perusteita halutaan hyödyntää osana koulutustarjontaa sekä todennetun osaamisen rekisterin haku- ja valintapalveluille tarjoamaa osuutta. Keväällä 2014 julkaisu- ja valmistelualustan tulee olla opetussuunnitelmien uudistusprosessin hyödynnettävissä osana prosessin kommentointikierrosta. Tästä syystä kukin käyttöönottovaihe on kuvattava riippuvuuksineen ja aikataulutettava kokonaisaikataulun puitteissa osaksi Hakeutujan palveluiden ja todennetun osaamisen rekisterin käyttöönottoa. 3.1 Käyttöönoton asiakkaat Käyttöönoton pääasiallisina kohderyhminä ovat opetuksen ja koulutuksen järjestäjät sekä Opetushallituksen opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteiden laadintaan osallistuvat virkamiehet. Käyttöönotto kohdistuu kansalaisiin osana opintojen suunnitteluun, etenemiseen ja seurantaan liittyvien palveluiden käyttöönottoa 4 KÄYTTÖÖNOTON LAAJUUS, RAJAUKSET JA KRIITTISET EDELLYTYKSET 4.1 Laajuus

7 KÄYTTÖÖNOTTO- 7 (14) 4.2 Rajaukset 4.3 Riippuvuudet 4.4 Käyttöönoton kriittiset edellytykset Käyttöönottovaihe voidaan aloittaa, jos käyttöönotettavien palveluiden testauksen tuloksena ei ole avoinna kriittisiä tai toiminnan estäviä vikoja ja hankejohto on hyväksynyt toteutusvaiheen päättyneeksi palveluiden käyttöönottoaikataulun mukaisesti. Käyttöönoton kriittisimmät edellytykset on kuvattu alla olevassa taulukossa: Edellytys Edellytyksen kuvaus Lainsäädäntö Tarvittavat lakimuutokset on tehty. Tekninen ympäristö Asiakkaat Tiedotus Liittymät Asiakaspalvelu Poikkeustilanteet Tekninen laiteympäristö on käyttövalmis sovitun mukaisesti, ympäristöön asennetut palvelut ovat käytössä suunnitellussa aikataulussa ja laajuudessa, tarvittavat tietoliikenneyhteydet on avattu. Koulutustoimijat ovat toteuttaneet tarvittavat tiedonsiirtorajapinnat omiin järjestelmiinsä. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät ovat valmiita ottamaan uudet palvelut käyttöön (oma käyttöönotto on budjetoitu, aikataulutettu ja resurssoitu ja vastuuhenkilöt on nimetty). Riittävä kohdennettu, oikea-aikainen tiedotus muutoksista, aikatauluista ja tehtävistä joita käyttöönottoon tai toimintaprosesseihin liittyy käyttöönoton onnistumisen varmistamiseksi Muissa hankkeeseen liittyvissä projekteissa tuotettavat palvelut ovat käyttövalmiita. Opetushallituksen omat virkailijat osaavat käyttää uusia palveluja ja ovat valmiina neuvomaan ja opastamaan virkailijoita käyttöönoton aikana Poikkeustilanteisiin ja kriisiviestintään on varauduttu ajoissa. Toimintatavat on suunniteltu ja vastuutettu etukäteen. 4.5 Käyttöönoton onnistumisen mittarit Käyttöönottoon liittyvät onnistumisen mittarit on kuvattu alla olevassa taulukossa:

8 KÄYTTÖÖNOTTO- 8 (14) Kriteeri Tavoite Mittari Tiedottaminen keskiarvoa parempi arvosana palautteessa Opetushallituksen virkamiehet, opetuksen ja koultuksen järjestäjät tietävät tavoitteet ja aikataulut ja toimivat niiden mukaisesti Palautekysely kentälle käyttöönoton arvioinnin yhteydessä tiedotuksen onnistumisen näkökulmasta Sitoutuminen Koulutus Käyttäjätyytyväi syys Toimijat motivoituneena mukana käyttöönotossa Riittävä koulutus on saatu ja annettu Kentän palaute käyttöönotetuista palveluista. Toteutetut palvelut koetaan halutuiksi ja ne otetaan käyttöön, vaikka palveluiden käyttö perustuisi vapaaehtoisuutee n Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät tuottavat aktiivisesti palautetta käyttöönotosta ja ovat sitoutuneita toimittamaan käyttöönottoraportit määritellyn mukaisesti. Raporttien 90% toimitus. Käyttäjät osaavat käyttää palveluja. Koulutus on tuotteistettu myös uusia käyttäjiä ja tuklevia vuosia varten. Kentältä kerätty palaute käyttöönotetuista palveluista on analysoitu, kriittiset ja mahdolliset toiminnallisuus puutteet on saatu korjattua ja ylläpidolle on viety tiedoksi mahdolliset kehitystarpeet Käyttäjä-tyytyväisyyden mittaus: käyttäjätyytyväisyys mittaus vuonna 2013 mittamaan lähtötilannetta, kysely toteutetaan samoilla kysymyksillä käyttöönoton jälkeen (2014, 2015.) 5 ORGANISAATIO 5.1 Organisointi Roolien kuvaukset: - käyttöönottoryhmä ja sen koostumus (millainen edustus, myös tekninen) - yhteistyötahot (ulkoiset sidosryhmät) 5.2 Organisaatioiden roolit ja vastuut :

9 KÄYTTÖÖNOTTO- 9 (14) rakentaa Opintopolku palvelun vastaa palveluun tulevan opetussuunnitelmien ja tutkintojen rakenteistamisesta ja rakenteistettua perusteaineistoa hyödyntävien sähköisten palveluiden tuottamisesta vastaa käyttöönoton suunnittelusta ja toteutuksen läpiviennistä vastaa käyttöönottovaiheessa järjestelmään kuuluvan teknisen infran käyttöönotosta ja siihen liittyvistä tehtävistä sekä ylläpidosta ja kehittämisestä järjestää käyttöönottovaiheessa riittävän koulutuksen palvelua käyttäville virkailijoille valtakunnallisesti huolehtii riittävästä valtakunnallisesta tiedottamisesta palvelun käyttöönottoon liittyen Opetus- ja kulttuuriministeriö: vastaa Oppijan palvelukokonaisuuden johtamisesta ja resursoinnista huolehtii kehitettävien palveluiden kytkemisestä muuhun koulutusjärjestelmän kehittämistyöhön sekä julkisen hallinnon tietojärjestelmäuudistuksiin. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät: osallistuttaa virkailijansa tulemaan järjestettäviin tiedotus- ja koulutustilaisuuksiin saattaa omat tietojärjestelmänsä siihen kuntoon, että tarvittavat tiedonsiirrot ovat mahdollisia laatii oman organisaationsa sisällä tiedotus, viestintä- ja koulutus- ja käyttöönottosuunnitelma raportoi käyttöönotosta Opetushallitukselle sovittujen käytäntöjen mukaisesti. 6 KÄYTTÖÖNOTON VAIHEISTUS, TEHTÄVÄT JA AIKATAULU Palvelun käyttöönotto jakautuu seitsemään vaiheeseen (Kuva 6-1) Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton ohjaus ja valmistelu Koulutukset Käyttöönoton tuotteistus Koulutukset Käyttöönotto Hyväksyminen Kuva 6-1, käyttöönoton vaiheistus ja tarkistuspisteet Käyttöönoton vaiheet on esitetty peräkkäisinä, mutta käytännössä niitä toteutetaan osittain päällekkäin. Suunnittelu esimerkiksi kattaa kahteen eri vaiheeseen jaetun koulutuksen suunnittelun, vaikka toinen koulutus sijoittuukin myöhäisempään ajankohtaan. Käyttöönoton tuotteistusta tehdään myös toisen koulutusvaiheen jälkeen tarvittaessa. Vaiheiden jälkeiset käyttöönoton tarkistuspisteet on esitelty seuraavassa.

10 KÄYTTÖÖNOTTO- 10 (14) Tarkistuspiste Kuvaus Alustava aikataulu 1 Käyttöönoton toteutussuunnitelma on valmis. Kentälle suunnattu kysely nykykäytöstä arvioitu ja määrittelyn käytössä. 2 Valmistautuminen ensimmäiseen koulutukseen ja tiedotuskampanjaan valmis. Ensimmäisessä koulutuksessa koulutetaan Opetushallituksen oma virkamiehistö julkaisu ja valmistelualustan käyttöön. 3 Käyttöönoton ensimmäinen vaihe valmiina. Rakenteiset tutkintojen perusteet koulutustarjonnan ja todennetun osaamisen rekisterin hyödynnettävissä. 4 Julkaisu ja valmistelualusta opetussuunnitelmien uudistusprosessin käytössä. Paikalliselle tasolle tuotettavista palveluista tiedotettu, valmiudet kentän koulutuksiin olemassa. 5 Käyttöönotto on hyväksytty Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton suunnittelu aloitetaan syyskuussa 2012 ja suunnittelun tarkennusta jatketaan saakka. 6.2 Käyttöönoton ohjaus ja valmistelu Käyttöönottokokonaisuuden hallinnasta ja koordinoinnista vastaa kokonaisuuden käyttöönottoryhmä projektipäällikön johdolla. Käyttöönoton hallinnan tarkoituksena on koordinoida käyttöönottoa, varmistaa tiedonkulku käyttöönoton aikana, seurata käyttöönoton etenemistä sekä tuloksia ja ylläpitää käyttöönoton läpiviennissä tarvittavia yhteisiä työkaluja, ohjeistuksia ja menetelmiä. 6.3 Käyttöönoton tuotteistus Käyttöönoton tuotteistuksen tavoitteena on valmistella käyttöönottomalli ja tuottaa sitä tukemaan koulutusohjelma, joka on jatkossa jatkuvan ylläpidon hyödynnettävissä. Tuotteistus viimeistellään Opetushallituksen virkamiesten koulutuskierroksesta saatujen kokemusten perusteella. Tuotteistus sisältää mm. koulutusmateriaalin päivityksen, käyttöohjeiden päivityksen, käyttöönottoon liittyvän oheismateriaalin päivityksen sekä koulutusohjelman suunnittelun. 6.4 Koulutukset Osana käyttöönottosuunnittelua tehdään erillinen koulutussuunnitelma koulutusten valtakunnalliseen läpivientiin. vastaa koulutuksen sisällöstä. Koulutukset toteutetaan kahdessa vaiheessa siten, että ensin koulutetaan Opetushallituksen oma virkamiehistö ammatillisen koulutuksen sekä yleissivistävän koulutuksen yksiköistä palvelun käyttäjiksi. Kentän koulutuksissa hyödynnetään kouluttajina em. yksiköiden virkamiehiä. Opetushallituksen oman väen koulutukset ajoittuvat elo-syyskuulle 2013, kentän koulutukset huhti-toukokuulle 2014.

11 KÄYTTÖÖNOTTO- 11 (14) 6.5 Pilotointi Mikäli palvelun käyttöön halutaan pilotointi voidaan ajatella, että tietyt paikallisen tahon toiminnallisuudet avataan kokeiltaviksi esim. joukolle opettajakoulutuksessa olevia. Tästä vaiheesta tehdään erillinen suunnitelma. 6.6 Käyttöönoton aikataulut Palveluiden käyttöönotto toteutetaan vaiheittain siten, että palveluita otetaan käyttöön ja käyttäjät koulutetaan seuraavasti: Käyttöönoton kohde / tehtävä Kuvaus Tavoiteaikataulu 6.7 Hyväksyminen Palvelut voidaan siirtää ylläpitovaiheeseen kun käyttöönotolle asetetut tavoitteet on saavutettu, eikä järjestelmän suorituskyvyssä ole havaittu käytön estäviä ongelmia. 7 KÄYTTÖÖNOTON SEURANTA JA RAPORTOINTI Käyttöönoton seurannassa ja raportoinnissa noudatetaan Hakeutujan palveluille ja todennetun osaamisen rekisterin hankesuunnitelmassa määritettyjä käytäntöjä. Seuranta kohdistuu asetettujen mittareiden, tunnistettujen tehtävien ja riskien seurantaan, ja muutoksenhallinnassa noudatetaan hankesuunnitelmassa kuvattua muutoksenhallintaprosessia.

12 KÄYTTÖÖNOTTO- 12 (14) Käyttöönoton etenemisestä raportoidaan säännöllisesti projekissa sovittujen ohajuskäytäntöjen mukaisesti, siitä tiedotetaan Oppijan projektiryhmän kokouksissa ja eopsjaoksessa. Käyttöönoton eri vaiheista laaditaan niiden päätyttyä lisäksi erillinen raportti, johon liitetään vaiheen toteutuksesta ja onnistumisesta saadut palautteet. 7.1 Palautteen anto Palautteen antoa varten tuotetaan peruslomake, jota voidaan muokata sopivaksi eri tilaisuuksia varten. Palautetta käyttöönoton eri vaiheista voi antaa myös käyttöön tueksi tuotettavalle sosiaalisen median yhteisöalustalle, samalla alustalla on mahdollista jatkaa koulutuksissa esiin noussutta keskustelua. 8 TIEDOTUS JA VIESTINTÄ Hankkeessa noudatetaan SADe-ohjelman Palvelujen yhteiset viestintälinjaukset -opasta (SADeviestintätiimi ) ja opetus- ja kulttuuriministeriön Oppijan Verkkopalvelu -hankkeelle laatimaa viestintäsuunnitelmaan sekä opetus- ja kulttuuriministeriön verkkopalvelulle hyväksymää visuaalista ilmettä. eopetussuunnitelmat ja tutkinnot palvelun keskeiset sidosryhmät on määritelty erillisessä viestinnän toteutussuunnitelmassa. 8.1 Viestinnän toteutussuunnitelma eopetussuunnitelmat ja tutkinnot palvelun on laadittu erillinen viestinnän toteutussuunnitelma, jossa kuvataan keskeisten sidosryhmien lisäksi käyttöönoton ja tulevan palvelun tiedotuksen ja viestinnän kannalta tärkeimmät vuosille ajoittuvat tapahtumat. Viestinnän kannalta on tärkeää tunnistaa palvelun tuottamat hyödyt ja rakentaa ydinviestit niiden ympärille. Tällöin tiedotus ja viestintä on johdomukaista, ja antaa kuulijalleen realisten ja oikeat lupaukset siitä mitä ollaan toteuttamassa. 8.2 Poikkeustilanneviestintä ja hallinta Poikkeustilanne viestinnän tarkoituksena on kuvata yleisimmät poikkeustilanteen, poikkeustilanteiden laajuus, vaikuttavuus ja mahdolliset kohderyhmät sekä määritellä, miten poikkeustilanteisiin voidaan varautua sekä kuvata poikkeustilanteiden toipumissuunnitelma. Käyttöönotossa noudatetaan Haketujan palveluiden ja todennetun osaamisen rekisterin käyttöönottosuunnitelmassa kuvattuja käytäntöjä ja SADe ohjelmassa määritettyjä kriistiviestinnän linjauksia. 9 RISKIEN ARVIOINTI JA VARAUTUMINEN Käyttöönottoon liittyvien riskien arviointiin ja varautumiseen käytetään hankesuunnitelmassa kuvattua riskienhallintamenetelmää. Riskejä tunnistetaan ja arvioidaan säännöllisesti. Käyttöönottoon liittyvät riskit

13 KÄYTTÖÖNOTTO- 13 (14) kuvataan hankkeen riskitaulukossa käyttöönottovaiheen riskeinä KÄYTTÖÖNOTON KUSTANNUKSET Käyttöönoton kustannukset muodostuvat pääasiassa koulutusten läpivientien sekä viestintään ja tiedotukseen liittyevien tapahtumien kustannuksista. Tapahtuma Kuvaus kustannuksista Yhteensä Koulutusten läpivienti tilavuokra tarjoilut (2xkahvi/koulutus) koulutusmateriaali virkamatka1 (2-4 hlö/koulutus) virkamatka2 (todennäköisesti tarvitaan ostona koulutusmateriaalin tuottaminen) Messut Seminaarit + muut tapahtumat Pilotointi Yhteensä virkamatka1 = matkat+päiväraha (280 ) virkamatka2= matkat+majoitus+päiväraha (400 ) 10.1 Messut, seminaarit ja muut tapahtumat Palveluiden käyttöönotto vaatii moninaista esillä oloa, jolla voidaan lisätä palvelun näkyvyyttä. Erilaisissa messu-tapahtumissa ja seminaareissa voidaan myös toteuttaa kohdennettua markkinointia huomioiden osallistujien kohderyhmä. - esimerkkejä tärkeimmistä tapahtumista kun ne on tunnistettu ja kartoitettu 11 SUUNNITTELUN KANNALTA AVOIMET ASIAT Käyttöönottosuunnitelmaa tarkentavat asiat, kuvattu liitteissä. 12 LIITTEET Viestinnän toteutussuunnitelma Tehtäväluettelo Koulutussuunnitelma

14 KÄYTTÖÖNOTTO- 14 (14) (Pilotointisuunnitelma)